Основы теории организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Введение в понятия: зависимость, закон, закономерность

Существуют разные подходы к изучению принципов и закономерностей организации на теоретическом уровне.

Один подход ограничивает свою сферу только или преимущественно организациями людей в различных областях практической деятельности. Этот подход больше уклоняется в сторону теории управления. Он имеет хорошо выраженную прагматическую или даже рекомендательную направленность и носит характер прикладной теории гуманитарного плана.

Другой подход тяготеет к фундаментальным универсалиям, опираясь на теорию систем, теорию управления, на системологию и даже на философию, он пытается прийти к обоснованию практических приложений, исходя из общей теории организации, относящейся ко всем уровням организации материального мира. Этот подход в большой степени использует современные достижения естествознания и поэтому имеет внушительную теоретическую базу. Основы такого понимания заложены еще А.А. Богдановым в его «Всеобщей организационной науке», в которой он говорит о необходимости рассмотрения «триединой организации -- вещей, людей и идей». Там же приводит ряд законов, которые называет «организационными», предполагая, что законы строения, функционирования и развития в разных отраслях знаний имеют много общего.

Форсированию работ в этом направлении мешает характерная на нынешнем этапе раздробленность, разобщенность разных наук и отраслей. Изучение закономерностей развития сложных систем ведется, как правило, узкими специалистами на материале конкретных знаний, без соотнесения полученных результатов с достижениями в других, соседних областях, хотя само существо поставленной проблемы требует синтеза знаний.

Существует две категории законов: законы природы, в том числе природы человеческого общества, и законы, придуманные людьми. Законы природы абсолютно объективны, непротиворечивы и нерушимы. А законы, придуманные людьми, так переменчивы, непоследовательны и противоречивы, будто специально предназначены для нарушения или для наказания за нарушение, что в сущности одно и то же. Люди чувствуют или знают, что законы природы выше обычаев или постановлений власти, но иногда бессознательно или осознанно путают их. С одной стороны, обозвав какой-нибудь из придуманных законов непреложным или, пуще того, объективным, пытаются придать ему абсолютный статус. С другой стороны, известны бесчисленные посягательства на законы природы со стороны барона Мюнхгаузена, изобретателей вечного двигателя, а также мистика новоявленных «биоэнергетиков» и злая шутка -- предложение отменить «скопом» все законы Ньютона на съезде депутатов России.

Кроме писаных законов, определяющих жизнь в обществе, существуют сотни неписаных, существующих в виде принципов, пословиц, поговорок, афоризмов, просто изречений, интуитивных догадок, они -- плод многовекового опыта народов и его самозванных законодателей, который и есть коллективная мудрость человечества. Например: что позволено Юпитеру -- не позволено быку; по одежке протягивай ножки; не зная броду -- не суйся в воду; всяк сверчок -- знай свой шесток; выше головы не прыгнешь, и т.д., и т.п. Многие из неписаных законов были сформулированы известными мыслителями: «Целое важнее суммы частей, его составляющих» (Аристотель); «Нельзя дважды вступить в одну и ту же реку» (Гераклит); «Власть развращает, абсолютная власть развращает абсолютно» (Актон); «Чтобы управлять Природой, надо подчиниться ей» (Бэкон) и т.п. Одни законы изменяются со временем, так как изменяется сама система, для которой предназначены все эти законы, другие -- кажутся вечными, неизменными.

Жизнь современного общества определяется не только в рамках законов, но и многочисленных кодексов, деклараций, инструкций. Как правило, такие законы объясняют, чего не следует делать, но не могут помочь ответить на вопросы, как устроена сложная система и как избежать очередного кризиса. Сложная динамическая система всегда остается в значительной степени «черным ящиком». Исследования таких систем нацелено на выявление важнейших связей, зависимостей, законов, т.е. цель любого исследования -- это попытка заглянуть в «черный ящик» и попытаться превратить его в «белый»: определить закономерности поведения.

Каждый менеджер должен постоянно помнить, что любая организация действует в поле единых законов природы и общества.

Напомним, что закон -- это объективно существующая, необходимая, существенная, устойчивая, повторяющаяся связь между явлениями в природе и обществе.

На основе знания закона возможно достоверное предвидение течения процесса. Познать закон означает раскрыть ту или иную сторону сущности исследуемого предмета, явления. Познание законов организации является важнейшей задачей теории организации. Применительно к организации закон -- это необходимая, существенная и устойчивая связь между элементами внутренней и внешней среды, обусловливающая их упорядоченное изменение.

Понятие закона близко к понятию закономерности, которая может рассматриваться как некоторое «расширение закона» или «совокупность взаимосвязанных по содержанию законов, обеспечивающих устойчивую тенденцию или направленность изменений системы».

Между этими категориями существует постоянная взаимозависимость: вновь открытые законы и закономерности, в свою очередь, служат очередной ступенью познания новых зависимостей и законов (см. рисунок).

Законы различаются по степени общности и сфере действия. Всеобщие законы выражают взаимосвязь между наиболее универсальными свойствами и явлениями природы, общества и человеческого мышления. Это область философии. Частные, или специфические, законы изучаются частными естественными науками (физикой, химией, биологией и др.) или науками об обществе (историей, социологией, экономикой и др.). В этом контексте законы организации можно представить схемой: 

Выявление законов и закономерностей развития организационных систем может идти, в основном, двумя путями: а) анализ большого количества конкретных организационных систем (исследование этапов их развития, факторов общности и различия, формулирование закономерностей развития на основании статистической обработки полученного материала, апробация полученных закономерностей на вновь выбранных системах); б) перенос закономерностей, известных в других областях развития на базе принципа универсальности развития сложных систем. Такой перенос должен производиться не механически, а в результате серьезной работы по сопоставлению, выявлению факторов общности и различия, проверке действенности переносимых закономерностей, их корректировки.

Поскольку в данном курсе мы приняли широкое понимание сущности, процессов и явлений организации, было бы логичным и целесообразным попытаться подойти к конкретным законам организации дедуктивным путем, отталкиваясь от философских универсалий, от всеобщих законов. Это может показаться вполне реальным, тем более что до основополагающих законов организации цепь дедукции не может быть большой и сложной.

Законы организации.

Законы организации имеют в своем составе общее и особенное. Общая часть закона имеет механизм действия независимо от географического расположения, страны, сферы деятельности организации, а особенное - это та часть закона, которая не меняет его сути и отражает особенности организации как социальной системы. (Например, общий уровень культуры и профессиональной подготовки).

Законы играют решающую роль в теории организации, в том числе образуют теоретический фундамент, способствуют переходу от эмпирического подхода к профессиональному, позволяют правильно оценить возникающую ситуацию и анализировать зарубежный опыт.

Законы организации по важности делятся на 2 уровня:

основополагающие (законы синергии, самосохранения, развития)

менее важные (информативности-упорядоченности, единства синтеза и анализа, композиции и пропорциональности, специфические законы социальной организации).

Основополагающие законы организации.

Закон синергии.

Любая организация характеризуется следующими элементами: производительность, заинтересованность, научный потенциал, отношение к внешней среде, микроклимат в коллективе, кадровый потенциал, технический потенциал, перспективы развития, имидж. Они определяют потенциал организации, ее способность к деятельности. Процесс существенного усиления или ослабления потенциала материальной системы называется синергией.

Закон: Для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов (людей, компьютеров), либо существенно меньше.

Задача руководителя заключается в том, чтобы найти такой набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный характер. (Пример: Можно ли создать молодую семью, потенциал которой всегда будет в области созидательной энергии? Ответ: Очень трудно, так как на все элементы необходимые для синергии, находятся в сфере управления семьи - пьющие родители, влияние внешней среды.)

Заранее спроектировать условия достижения синергии достаточно трудно. Также трудно оценить возможное увеличение общего потенциала организации. Измерение синергетического эффекта пока не производится. Однако проводятся накопления статистических данных о влиянии синергии, формируются простейшие модели условий ее достижения.

Для успешной реализации закона синергии существует ряд методов. Метод «вопросы и ответы» наиболее прост в организационном исполнении, его реализация может быть частично формализована с помощью компьютера путем создания информационной базы возможных вопросов, ответов и последствий их реализаций. Весьма перспективен метод «конференция идей», в основе которого лежит стимулирование процесса мышления на уровне сознания. С обычной конференцией здесь мало общего. Основные принципы данного метода: число участников 4-12; запрещаются насмешки, критика, даже позитивная; для обсуждения формулируются 1-2 зависимые друг от друга задачи; продолжительность конференции 30-50 мин; ведется запись всех предложений, в том числе и абсурдных. В США распространен метод «мозговой атаки», в его основе лежит стимулирование подсознания, который является неиссякаемым источником человеческого духа, появления блестящих идей.

Все методы должны быть направлены на усиление действий закона синергии.

Закон самосохранения.

Теоретической основой для анализа общего состояния организации является закон самосохранения. 

Закон: каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для этого весь свой потенциал (ресурс).

В аналитическом виде данный закон имеет следующий вид:

? Ri > ? (V1i + V2i);

где Ri - потенциал (ресурс) организации в области i (экономика, политика, финансы и так далее), способствующий ее развитию.

V1i - ресурс внешнего разрушительного воздействия.

V2i - ресурс внутреннего воздействия, стремящегося ликвидировать организацию или нанести ей ощутимый вред.

Таким образом , общая сумма созидательных ресурсов организации должна быть больше суммы внешних и внутренних разрушительных ресурсов.

Левая часть в формуле называется “энергией удержания”, а 

правая - “энергией. ликвидации”. Энергия удержания должна быть больше, чем энергия ликвидации.

Для анализа положения организации очень важен показатель «уровень самосохранения» (УР). Он вычисляется по формуле: разность ресурсов удержания и ликвидации поделить на суммарный объем ресурсов удержания.

УР= (У-Л / У) * 100%. 

Представляют практический интерес 7 уровней самосохранения. (В них встречаются такие характеристики как: «организацию следует немедленно ликвидировать» или же «Нормальная, благоприятная ситуация в рыночной экономике».)

Как поддерживать на достаточном уровне или увеличить положительный ресурс организации (то есть ресурс удержания)? Этого можно добиться за счет правильной работы с внешней средой. Здесь существуют и используются 4 стратегии.

Пассивно-индивидуальная. Основана на ожидании партнеров и предложений для заполнения свободных ниш в деятельности сторонних организаций. Эта стратегия предполагает проведение умеренной рекламной кампании.

Основная особенность такой стратегии - предпринимательский риск. Ведь по сути, руководитель просто сидит и ждет, потребуются ли кому-нибудь услуги или товары его организации. Эту стратегию стоит применять, когда у предпринимателя уже есть иной стабильный источник доходов, ведь здесь довольно велик риск быть невостребованным и обанкротиться.

Пассивно-коллективная. Основана на заинтересованности государства или какого-либо общества в развитии определенной сферы производства товаров, услуг, информации, знаний в какой-либо области, то есть государство каким-либо образом поддерживает организацию, руководители же опять довольно пассивны.

Активно-индивидуальная. Стратегия постоянного поиска фирмы своей ниши в науке, технологии и информации.

Активно-коллективная. Предполагает создание руководителем собственной инфраструктуры под собственную организацию (организацию-лидер). 

Удержаться на заданных уровнях самосохранения компании помогает страхование ресурсов и рисков. Уменьшая потенциал организации на сумму страховых взносов, руководитель существенно увеличивает стабильность (постоянство) этого потенциала.

Страхование рисков по всей управленческой и производственной цепочке деятельности фирмы может существенно увеличить страховое поле и уменьшить количество конечных рисков. Для комплексного страхования юридического лица необходимо реализовать 9 отраслей страхования (среди них такие как страхование имущества, транспортное страхование, страхование профессионализма персонала, страхование интеллектуальной собственности.)

Закон Развитие -- это процесс закономерного качественного изменения. В главе 6 мы уже говорили о законах диалектики, которые образуют базис универсальной теории развития: закон единства и борьбы противоположностей, закон перехода количественных изменений в качественные и закон отрицания отрицания; они, по существу, с разных сторон характеризуют процесс развития. Закон единства и борьбы противоположностей показывает источник, причину движения (изменения); закон перехода количественных изменений в качественные объясняет, как и каким образом происходят изменения в ходе развития; закон отрицания отрицания характеризует направленность и обосновывает прогрессивный характер развития.

Развитие свойственно любой открытой динамической системе. Различают две формы развития: эволюционную и революционную. При эволюционной -- развитие можно охарактеризовать как процесс постепенного, непрерывного количественного изменения, подготавливающий качественные изменения; революционная форма характеризуется скачкообразным переходом от одного качественного состояния к другому, от старого -- к новому.

Обычно, когда говорят о развитии, предполагают прогрессивное развитие, при котором качественные изменения системы, организации положительны. Это состояние объективно может быть более совершенным или казаться таковым по критерию новизны. Развитие ассоциируется с прогрессом, потому что такова (или кажется таковой) универсальная тенденция эволюции природы и общества. И именно в этом смысле можно говорить о развитии как о переходе от простого к сложному, от низшего к высшему. Однако не все так гладко, когда речь идет не об эволюции в биологическом понимании, не о филогенезе, а об индивидуальном развитии, об онтогенезе организации как системы, особенно человеческой организации.

Развитие бывает не только прогрессивным, но и регрессивным, когда происходит деградация, переход от высшего к низшему, менее совершенному. Рассматривая выше жизненный цикл организации, мы убедились, что этапы ЖЗО включают в себя как прогрессивное (создание, рост, зрелость), так и регрессивное (упадок, ликвидация) развитие. И прогресс, и регресс содержат свои противоположности: при быстром прогрессе можно «зарваться» -- потерять устойчивость и осторожность; при регрессе можно избавиться от груза отмерших частей организации. В данном случае развитие выступает наиболее ярко именно как проявление диалектического закона единства и борьбы противоположностей. Любая организация постоянно находится между стремлением к прогрессу и регрессивными остановками и отступлениями, вызванными внутренними и внешними деструктивными помехами, между постоянно идущей работой по организации и дезорганизующими обстоятельствами и рутиной. Развитие происходит через неустойчивость, изменчивость, бифуркации. Нестабильность способствует отбору лучшего. Сам процесс организации -- это развитие и самый главный импульс развития. Статичная организация возможна лишь как плохая модель. Одним словом, любая организация (компания, фирма, министерство, государство) находится в процессе постоянного изменения -- развития, и цель этого развития -- оптимальная самореализация.

Закон развития: каждая организация в процессе своего развития стремится к оптимальной самореализации как целого, так и составных своих элементов на основе их активности и динамического равновесия.

К оптимальной самореализации стремится любая организация, от таких солидных фирм, как «Сони», «Рокфеллер-бэнк», «Дженерал моторс» или «Митцубиси», до таких организаций, как боливийская наркоимперия, пирамиды Мавроди и «Властилины» или шайка наперсточников.

Развитие организации определяется не только ее потенциалом, но и совокупностью внешних факторов: жизнь деревьев, тигров и китов в зонах активной хозяйственной деятельности человека; судьба фирмы в обстановке лихорадящей экономики (прыгают валютные курсы, кредитные и налоговые ставки, «законы для организаций» меняются каждый месяц); жизнь людей во время войны, революции, природных катастроф и репрессий; строительство хранилища ядерных отходов на острове Симушир у подножья вулкана Прево -- все это явления одного порядка, когда из-за большой изменчивости внешних условий и высоких значений риска трудно рассчитывать на спокойный и устойчивый жизненный цикл или на поступательное развитие.

Не всякую последовательность изменений можно назвать развитием. Особенно, если в этих изменениях невозможно усмотреть закономерность, цикличность. Само по себе течение времени не является организующим началом. Вместе с тем, при исследовании процессов развития организации необходимо учитывать фактор времени и «тактовую частоту» качественных изменений в ходе развития, этапы жизненного цикла организации. Индивидуальная жизнь бактериальной клетки (это ведь тоже организация!) может продолжаться 20 минут. Весь цикл индивидуального развития у некоторых насекомых -- от начала развития яйца до созревания, откладывания яиц и смерти -- занимает несколько часов. Человек может прожить 100 лет и пережить десятки организаций, с которыми ему приходилось соприкасаться, и оказаться представителем третьего поколения владельцев очень респектабельной и живучей 100-летней компании. Современный темп сменяемости технологий в мировом производстве имеет в среднем 8--9-летний период, он значительно опережает сменяемость поколении, чем и доводит очередное поколение до футурошока. Если речь идет о таких организациях, как государство, этнос или биосфера, то приходится оперировать уже историческими масштабами времени.

Закон развития реализуется через совокупность принципов. Основные из них:

1. Принцип динамического равновесия выступает как обязательное условие функционирования организации. Он требует: а) оптимального соотношения между элементами системы, а также между целым и ее частями; б) оптимального соответствия между устойчивостью и изменчивостью, самоорганизацией и беспорядком; в) оптимального соотношения системы с внешней средой.

2. Принцип преимущественного развития. Организационные системы стремятся обеспечить оптимальное развитие посредством переключения материальных ресурсов с менее важных на более важные и перспективные направления. При недостатке материальных ресурсов в организации, как в природе или в голодающем организме, средства переключаются на обеспечение наиболее важных направлений и сфер деятельности.

3. Принцип сменяемости. Согласно этому принципу развитие материальных систем осуществляется не непосредственно и прямо, а посредством смены их составных элементов. Как индивидуальное развитие организма может происходить только на фоне постоянного химического состава вещества клеток, клеточного состава организма, а развитие экологического сообщества возможно лишь благодаря репродуктивной сменяемости состава входящих в нее популяций, так и кажущийся процесс случайных преобразований в организации находится в рамках принципа сменяемости. На рынке один товар сменяет другой не только по причине своего преимущества, но и в соответствии с этапом развития всей системы.

4. Принцип разумного консерватизма или инерции. Изменение потенциала системы, способствующего развитию, происходит с некоторым запаздыванием, обусловленным темпом смены ресурсов или технологий.

5. Принцип адаптации (эластичности). Каждая система-организация стремится сгладить последствия внутренних и внешних возмущающих воздействий. Здесь, по существу, речь идет о гомеостазе системы (относительном постоянстве ее существенных параметров, от которых зависит благоприятное развитие) и о характере гомеостатических (восстанавливающих гомеостаз) реакций. Реакция системы на возмущающие воздействия вызывает функциональное напряжение -- стресс. Высокая эластичность гомеостатических реакций означает их антистрессовый, адаптивный характер.

6. Принцип стабилизации. Стремление к стабилизации (максимальному продлению) наиболее эффективных этапов жизненного цикла -- этот принцип реализуется совместно со всеми вышеперечисленными принципами.

Знание основных законов и принципов развития организации, безусловно, способствует ее успеху. Образец относительно устойчивого развития дает эволюция природы, но не человеческое общество и его институты. Экспоненциальный количественный рост, перемежаемый спадами, революциями и войнами, -- это наихудшая из качественных характеристик развития общества.

В контексте всего, что сегодня известно о реальном состоянии системы «человек -- биосфера», провозглашенный лозунг устойчивого развития мира звучит как наивно-оптимистическая надежда. Эта концепция пытается примирить непримиримое: сохранить природу в рамках цивилизации, уничтожающей природу. Это невозможно.

А.А. Богданов отмечал, что прогресс всегда больше регресса, что математическое равенство противоположностей в статике превращается в тектологическое неравенство в процессе развития. А.А. Богданов пишет: «Всякий процесс, идущий в сторону организации, увеличивает дальнейшие организационные возможности; идущий в сторону дезорганизации, напротив, уменьшает дальнейшие дезоргани-зационные возможности. Если 100-миллионное население страны в год благодаря перевесу рождений над смертностью умножилось на 1 000 000, то при тех же условиях оно в следующий год возрастет на 1 010 000, а в последующий затем -- на 1 020 100. Если в другой стране создался такой же точно перевес смертности, то во второй год при неизменных прочих условиях население уменьшится не на миллион, а на 990 000, в третий -- на 980 100 и т.д. Одна прогрессия -растущих, другая -- убывающих величин. Это можно сравнить с нисходящей и восходящей геометрическими прогрессиями. Первая имеет ограниченную сумму, т.е. исчерпывается конечной величиной; сумма второй бесконечна, т.е. принципиально она не исчерпывается вовсе... Это тектологическое неравенство математически равных: прогресс больше регресса, когда величина их одна и та же».он развития.

Законы организации второго уровня.

Закон информированности-упорядоченности.

Классическая теория информации определяет информацию через меру уменьшения неопределенности знания о чем-либо. Ранее мы уже говорили об информации как о сложной многоплановой категории. Универсального определения информации не может быть в силу неотделимости информации от свойств субъекта, который нуждается не в информации вообще, а в конкретной информации и отбрасывает ненужную. В основе понятий «информация» и «информационное взаимодействие» лежат сигнал и субъект, принимающий этот сигнал и формирующий соответствующую реакцию на него. Субъект, принимающий сигнал, способен к селекции сигналов, выделению того, что ему «интересно», и игнорированию сигналов, которые в данный момент не влияют на его жизнедеятельность. На уровне селекции сигнала появляется понятие о ценности информации, как степени полезности сведений для обеспечения главных целей системы: самосохранения и развития. В системе проявляются самостоятельные законы, имеющие информационную природу. По мере развития организации усложняются набор целей, структура; непрерывно растет потребность в сведениях; усложняются информационные взаимодействия.

Субъективное восприятие информации (компанией, коллективом, человеком) необходимо при изучении процессов организации и самоорганизации, при изучении поведения и развития целенаправленных систем, коими и являются организационные системы. В контексте наших задач будем понимать под информацией совокупность сведений, необходимых субъекту для выполнения цели.

Весь процесс -- от поступления сигнала до выработки соответствующего решения -- относится к числу информационных процессов, а связь между сигналом и реакцией на него является информационной связью.

В последние годы уже никто не сомневается, что информация стала важнейшим неистощимым, стратегическим ресурсом. В промышленно развитых странах непрерывно расширяется сеть общедоступных баз и банков данных и вкладываются огромные инвестиции в создание глобальной сети банков данных.

Происходит расширение научных исследований в области информации: объем инвестиций на информационные исследования составляет приличную долю в общих расходах на науку. Происходит интенсификация информационных процессов: возрастают скорость передачи информации и скорость обработки информации, расширяются возможности увеличения объема передаваемой информации, степень использования обратных связей, методы наглядного отображения информации, развитие оргтехники.

Информатизация жизнедеятельности человечества имеет длительную предысторию. Напомним, что понятие информации вошло уже в первое упоминание о гомеостазе: система получает оперативную информацию о внешней среде, одновременно отбирая наиболее ценное, накапливая опыт, формирует банк структурной информации, решает вопросы оптимизации своей организационной структуры, т.е. стремится к самоорганизации. Значение активной информации неуклонно возрастало и для самого человека, пока 25-30 тысяч лет тому назад мозг человека не достиг высочайшего совершенства. Именно появление человека привело в конечном счете к сильному перекосу в триаде «вещество -- энергия -- информация», которая до этого была превосходно сбалансирована в природе. Перекос в сторону информации и знаменует становление информационной цивилизации. Концепции «культурного слоя» и «информационной деревни» по существу уже реализуются с помощью единой информационной сети Интернет.

В управлении компаниями, организациями применяется экономическая, научно-техническая, общественно-политическая информация и другие виды информации. В крупных организациях создаются системно-аналитические отделы, которые призваны готовить стратегическую информацию, т.е. информацию о поведении системы в целом, а не только ее подразделений.

Экономическая информация -- это информация об общественных процессах производства, обмена, распределения, накопления и потребления материальных благ. Это те сведения и знания, которые извлекаются из экономических данных. Данные «сами по себе» не представляют ценности для решения какой-либо задачи, если не являются информацией.

Очень важно в организационных системах учитывать, что реакция на сигнал неоднозначна и зависит от степени обученности и компетентности принимающего сигнал.

В зависимости от возможности использования и ценности информации для принятия управленческого решения она подразделяется на полезную и ложную. Полезная -- характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью для обработки; ложная -- возникает при ошибках в сборе, обработке и передаче данных.

Система экономической информации в организации охватывает как управляющую информацию (плановую и нормативную), так и осведомляющую: оперативный производственный учет, бухгалтерский учет, банковскую информацию, статистику. В экономической системе обращается множество самых разных данных. Задача органа управления -- извлечь максимум полезной информации для принятия оптимальных и адекватных решений.

С увеличением объема информации, развитием информационных связей, процессов растут скорости развития, скорость эволюции системы. Система, владея информацией о поведении своих элементов и их взаимодействиях, стремится к реализации единой цели -- цели своего целого. Здесь важно понимать, что главная цель (или функция) системы реализуется не только с помощью целенаправленной организации, с помощью ЛПР, но в значительной степени с помощью процессов самоорганизации, которые присущи любой сложной динамической системе, имеющей цель.

Количество информации определяет меру организованности системы, поэтому чем больше поток перерабатываемой качественной информации, тем устойчивее и эффективнее организация.

Закон информированности-упорядоченности: чем большей информацией о внутренней и внешней среде владеет система, тем эффективнее ее стремление к упорядоченности и самоорганизации.

Следствия из закона:

1. Чем четче сформулированы задачи управления и организована база данных об объектах управления, тем устойчивее функционирует организация.

2. По мере роста сложности системы количество необходимой информации растет экспоненциально -- гораздо быстрее, чем сложность самой управляемой системы.

3. Неупорядоченная под конкретные задачи управления информация приводит к дезинформации, к тому же возрастают проблемы хранения, переработки и передачи информации, увеличиваются затраты.

Для руководителя не упорядоченная под конкретные задачи информация вместо пользы приносит вред. Задачи директора по логистике требуют одного набора данных, финансовому директору нужны другие сведения, а руководителю, отвечающему за филиалы, -- третьи. Чтобы грамотно пользоваться информацией, необходимо знать систему параметров, с помощью которых ведется управление. Нужны не только грамотные менеджеры, но и грамотные программисты и информационные технологи. Если исходить из потребностей экономического управления, то все те сведения, знания, сообщения, которые помогают решить управленческую задачу, и есть полезная экономическая информация, с помощью которой снижается уровень неопределенности ее исходов. И чем ценнее и полезней информация, тем скорее и с меньшими затратами будет получен результат.

Информационные потоки в организации можно разделить на два основных типа: информационный обмен с окружающей средой и коммуникативные потоки внутри организации.

Качество информации. В руководстве по теории организации названы определяющие критерии: объем, ценность, достоверность и насыщенность. Поскольку «насыщенность» -- это плотность информации, умноженная на ее разнообразие, то объем и насыщенность лишь с натяжкой могут быть отнесены к качественным критериям. Так как ценная информация может оказаться ложной, а достоверная может не представлять никакой ценности, то оба эти критерия должны быть сопряжены в один качественный показатель полезной информации.

Ценность информации зависит от очень многих факторов, даже если речь идет о простом трехмерном информационном пространстве типа «Что? Где? Когда?», и в первую очередь -- от источника и приемника информации, их природы и характера. Наиболее простой случай, когда ценность информации может быть измерена, -- это проведение мероприятий по «снижению затрат материальных или интеллектуальных ресурсов (материалов, времени, денег) или, например, повышением прибыли в ответ на принятие правильного управленческого решения».

Следует помнить, что качество и значение информации не зависят от способа ее передачи, но в большой степени определяются целью системы. Например, для успешного поиска полового партнера не имеет значения, передается ли информация посредством радиоволн с помощью спутниковой системы и Интернета (у человека) или посредством нескольких молекул полового феромона (у ночной бабочки).

С целью упорядоченности, структурирования и распределения информации ее классифицируют по степени важности, целям и задачам.

При обработке и структурировании информации обычно используют характеристики, представленные в таблице:

Достоверность информации -- это отношение объема истинной информации к общему объему воспринятой информации. Источники информации должны быть надежными, не вызывать сомнений. В зависимости от конкретных требований достоверность информации абсолютизируется (100-процентная достоверность) или допускает вероятностную доверительность: доверительный интервал -- 80--90%, недостоверный, негативный -- менее 70%. Достоверность зависит от метода сбора, передачи и времени передачи. В практике менеджмента зачастую в базы данных вводится ложная информация для дезинформации конкурентов. Следует уточнять полученную информацию.

Ценность информации тесно связана с источником информации и ее интерпретатором. Достаточный уровень ценности может обеспечить высокопрофессиональный специалист компании.

Насыщенность информации характеризуется соотношением профессиональной и фоновой информации. Выделяют три уровня насыщенности:

высокий -- на 100% профессиональная информация, фоновая -- отсутствует;

нормативный -- профессиональной информации около 70%, фоновой -- 30%;

низкий -- менее 50% профессиональной информации.

Нормативный уровень насыщенности рекомендуется как наиболее приемлемый: полное отсутствие фоновой информации приводит к быстрой утомляемости.

Открытость информации характеризуется тремя уровнями: публичная, секретная, конфиденциальная. К публичной информации можно отнести газеты, выставки, лекции, радио, телевидение и пр.

К конфиденциальной (служебной) относят информацию, которая защищает корпоративные потребности и интересы. К ней не должно быть доступа третьим лицам, если она составляет служебную или коммерческую тайну. К такой информации обычно относят: сведения о кадрах, партнерах и клиентах; сведения об инвестиционных планах и конкретных инновациях, новых технологиях и т.п. Считается, что 20-процентная утечка служебной информации может привести к кризису организации.

К секретной относится информация, не подлежащая разглашению, предназначенная для ознакомления узкого круга поименованных лиц, содержащая сведения особой важности, составляющая государственную тайну, касающаяся обороноспособности страны, а также содержащая сведения о результатах научных исследований, не защищенные в установленном порядке, и др. Распространение секретной информации преследуется законом.

На современных предприятиях, как правило, система организации сбора, обработки и выдачи информации носит интегрированный характер (см. рисунок).

В интегрированных системах обработки данных (ИСОД) интегрируются сама информация, каналы информации, память системы, ИСОД упорядочивают потоки информации, повышают эффективность ее использования. Собранная из различных источников в единой памяти системы информация может быть многократно переработана и использована для конкретных задач управления.

Современное общество все чаще называют информационным. Что это означает с точки зрения организационного управления? То, что информация превратилась в такой же важнейший фактор функционирования компании, как и три главных фактора: люди, машины и материалы, деньги. Отсутствие необходимой информации нельзя восполнить. В дальнейшем лидирующая роль будет принадлежать предприятиям, которые делают информацию основным орудием своей деятельности. Это требует знания основных информационных правил менеджмента.

Ниже мы приводим двенадцать информационных правил из книги М. Огавы «Практический менеджмент».

1. Информация появляется в результате изменения ситуации и является известием об этом изменении. Информация есть самопроявление изменений. Проблема заключается в восприимчивости и наличии способностей улавливать события -- предвестники перемен.

2. Степень усвоения информации определяется величиной потребности в ней и опытом получателя информации. Та или иная информация бесполезна для того, у кого нет потребности в ней.

3. Ценность информации зависит от скорости ее получения и точности.

4. Ценность информации повышается при ее целевом отборе и упорядочении. Группировка и обработка данных создает новые возможности их применения.

5. Чем информация концентрированнее, тем лучше.

6. Практическое использование информации зависит от восприимчивости, опыта и знаний ее получателя.

7. Человек склонен, отбирая удобную для себя информацию, недооценивать и оставлять без внимания нежелательную.

8. В организации существует тенденция роста желательной информации и сокращения, иногда до полного исчезновения, нежелательной. Многие руководители призывают подчиненных сообщать им плохие новости, но лишь некоторые из этих руководителей создают атмосферу, в которой это было бы возможно.

9. Избыток информации бывает так же вреден, как и ее недостаток, -- необходим отбор. Нужно выработать систему упорядочения и использования информации.

10. Свою истинную ценность информация проявляет тогда, когда попадает к людям, ее понимающим и использующим.

11. Информация, становясь общим достоянием многих людей, проявляет большую силу воздействия. Менеджеры должны ставить своей целью построение целостного коллектива на основе обладания информацией всеми работниками компании. Выигрыш от этого гораздо больше, чем возможный ущерб от более вероятной в этом случае утечки информации.

12. Приобретение информации происходит по принципу «брать и давать». Тому, например, кто во время учебы все выспрашивает о других компаниях, а когда доходит дело до своей -- рот на замок, информации не собрать. Информация собирается пропорционально ее передаче.

2. Закон единства анализа и синтеза

организация закон управление

Анализ и синтез - основные методы познания. Все формы человеческой деятельности - производственной, научной, художественной, как бы ни были они сложны и своеобразны, всегда представляют эти два аспекта познания - аналитический и синтетический, в их взаимной смене и сплетении. Сами понятия "система", "комплекс" предполагают разложение их на элементы, части, которые образуют целое. Анализ - исследовательский метод, состоящий в том, что объект исследования, рассматриваемый как система, мысленно или практически расчленяется на составные элементы (признаки, свойства, отношения и т.п.) для изучения каждого из них в отдельности и выявления их роли и места в системе. Синтез - исследовательский метод, имеющий целью объединить отдельные части изучаемой системы, ее элементы в единую систему. Целевая организация компаний обеспечивается постоянным циклическим процессом анализа и синтеза: изученные в процессе анализа элементы подвергаются синтезу, что позволяет на новом уровне знания продолжить и углубить исследование системы. Синтез переводит знания с одного уровня на другой, более высокий. Анализ поведения различных частей системы (анализ связей с поставщиками, потребителями, анализ спроса и предложения, анализ продаж, анализ уровня технологий и пр.) проводится для того, чтобы оценить систему (организацию) как единое целое, выявить причины отклонения от главной цели.

Большой проблемой экономической науки является излишняя специализация, порой абсолютно необоснованная дифференциация экономических знаний, растаскивание знаний о едином целом на части. Эти части дробятся, распадаются на узкие дисциплины и в конце концов превращаются в огромный свод маловразумительных течений, понятных лишь узкому кругу так называемых "специалистов-теоретиков". Овладение узкопрофессиональной терминологией не равно пониманию единых законов развития целого.

Менеджер любого уровня должен обладать методами системного анализа и синтеза как необходимым инструментом для принятия управленческих решений.

Закон единства анализа и синтеза: каждая управляющая система стремится к наиболее эффективной функциональной и организационной структуре за счет постоянного циклического процесса анализа-синтеза (дедукции-индукции).

Иными словами, каждая материальная система: живой организм, социальная организация (предприятие, учебное заведение, политическая партия) - стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Эти изменения идут в следующем цикле: разделение - преобразование - объединение - преобразование. 

Дифференциация знаний должна сопровождаться их интеграцией, анализ - синтезом, иначе произойдут монополизация отделов, элементов, потеря чувства единой системы, потеря единой цели системы. С другой стороны, жесткая интеграция может задушить свободу, творчество элементов системы, их способность к внутреннему саморазвитию.

В сложной самоорганизующейся системе с помощью бесконечного циклического процесса анализа и синтеза происходит структурная оптимизация системы; система отказывается от устаревших неэффективных элементов, заменяя их более прогрессивными. Одним словом, неразрывность и взаимодействие анализа и синтеза обеспечивают стремление системы к оптимальной самореализации.

На основании методов анализа-синтеза при моделировании экономических систем широко используются декомпозиционные и композиционные подходы к решению задач оптимизации. Деком-позиционный подход применяется к построению системы моделей, при котором цели нижних уровней иерархической структуры выводятся из целей верхнего уровня. При синтетическом, композиционном подходе, напротив, цели верхнего уровня иерархии выводятся путем согласования целей нижних уровней иерархии с помощью некоторых экономических механизмов.

Закон единства анализа и синтеза тесно взаимодействует с законами развития, информированности-упорядоченности, самосохранения и синергии. Важнейшую роль закон играет при стремлении системы к достижению соразмерности, пропорциональности элементов между собой и в соотношении к целому, с его помощью реализуются принципы композиции, пропорциональности и гармонии.

Закон единства анализа и синтеза имеет следствия.

Следствие 1. При отсутствии внешних возмущающих воздействий все созидательные ресурсы организации тратятся на внутренние потребности организации, что ведет к перерождению хозяйственной организации в общественную.

Следствие 2. При отсутствии внешних и внутренних возмущающих воздействий все созидательные ресурсы организации оказываются не востребованы. Это ведет организацию к деградации. 

Следствие 3. При отсутствии внутренних возмущающих воздействий все созидательные ресурсы организации тратятся на внешние потребности, что с одной стороны, способно сплотить коллектив вокруг общих проблем, но с другой стороны, ввиду некритической внутренней атмосферы, ведет к застою, неэффективной работе.

Из следствий 2 и 3 вытекает парадоксальный вывод о том, что для организации и человека необходимы внешние потрясения и внутренние противоречия, конечно, не доводящие до патологических проблем.

Закон композиции и пропорциональности.

Закон гармонии -- один из основных законов Природы. В Природе царит гармония. Гармония -- соразмерность, соединение компонентов объекта в единое органичное целое. В древнегреческой философии гармония понималась как организованность космоса, мировой порядок, изначально установленный Богом. Все должно подчиняться этому установленному порядку.

Все законы природного мира обеспечивают в конце концов реализацию закона гармонии. Вспомним, например, закон динамического равновесия, который базируется на оптимальном соотношении между элементами системы, а также между целым и ее частями, т.е. обеспечивает стабильность и жизнеспособность системы с помощью создания необходимых композиций и пропорций как между системой и внешней средой, так и внутри самой системы.

А.А. Богданов, рассуждая о сущности хорошо организованного комплекса, утверждал, что главной особенностью такого комплекса является «гармоническое сочетание частей, т.е. такое объединение их функций -- специфических активностей-- сопротивлений, при котором они взаимно усиливают друг друга, отчего реальная их сумма и возрастает».

Не случайно в эстетике и искусстве гармония рассматривается как существенная характеристика красоты, а то и ее синоним, а многие ученые считают красоту (гармонию) важнейшим критерием правильности научной теории. У экономистов, управленцев, менеджеров стремление к гармонии ассоциируется со стремлением к оптимальной организации и эффективности. О роли красоты и гармонии в современном производстве основатель и бывший президент компании «Вакол» сказал так: «Стремление к красоте присуще всем сердцам, всему обществу, всему мировому сообществу. Оно является естественным желанием любого человека. Это касается и меня. До тех пор, пока я буду жив, я буду стремиться к красоте».

В своей книге «Сделано в Японии» А. Морита, президент фирмы «Сони», описывает случай, который произошел с ним в 1975 г. во время его пребывания в Советском Союзе. На одной из встреч в Госкомитете по науке и технике его попросили высказать мнение о продемонстрированном тут же транзисторном телевизоре советского производства, который предполагалось продавать в Европе. А. Морита, уточнив, может ли он высказать свое личное мнение, и получив разрешение, сказал: «В Советском Союзе есть замечательные, талантливые мастера искусств. У вас великие музыканты, балет -- великое художественное наследие, а ваши исполнители славятся во всем мире. Это счастье, что ваша страна обладает и техникой, и искусством. Но почему же этого не видно в вашем телевизоре? Если у вас в Советском Союзе есть и искусство, и техника, почему же вы не сочетаете их, чтобы делать прекрасные вещи? Если говорить откровенно, господа, судя по тому, что мы знаем о рынке и вкусах потребителей, мы не думаем, что такой некрасивый телевизор можно будет продать».

Гармония -- это согласованность, стройность, соразмерность в сочетании чего-либо. Каждая сложная система стремится к гармонии -- состоянию, когда композиция и пропорции оптимальны. Говоря о композиции, имеем в виду соотношение и взаимное расположение частей исследуемого целого. Пропорциональность -- это определенное количественное соотношение, соответствие с чем-либо (например, размер ноги по отношению к росту человека или количество управленцев по отношению к общему количеству работающих в фирме). Пропорциональность часто понимается как соразмерность. Закон композиции и пропорциональности в наиболее явной форме применяется в архитектуре и искусстве. Художник, работая над картиной, стремится к гармонии, используя известные приемы, например, «правило золотого сечения». В экономике использование закона помогает решать проблемы планирования, производства, распределения, учета, стимулирования и пр. Хороший менеджер через достижение композиции и пропорциональности стремится создать гармоничное предприятие. В каждодневной деятельности мы наблюдаем это всеобщее стремление к гармонии: каждый человек хочет достичь определенной композиции благ (заработная плата, дом, жена, дети, машина и пр.). Машину он выбирает пропорционально или соразмерно доходам, жену -- согласно со своими внутренними духовными или физическими потребностями и т.п. Так же поступает и руководитель организации: в соответствии с финансовыми возможностями, поставленными целями и задачами подбираются офис, кадры, транспорт и пр. Зачастую в офисах можно видеть богатую роскошную мебель и устаревшую оргтехнику, плохо организованные профильные для фирмы процедуры. В таком случае можно говорить о кризисе руководства.

В природе все гармонично: все, что не работает на высшую цель, отсекается; все, что избыточно, постепенно отмирает, достигая оптимальной композиции и пропорциональности. Посмотрите на дерево: корни, ствол, ветви, листья -- все находится в идеальной пропорции и композиции.

Закон композиции и пропорциональности (гармонии): каждая система стремится к оптимальному взаимному расположению частей и к оптимальному количественному соотношению между ними.

Закон композиции и пропорциональности в организации отражает необходимость согласования целей элементов системы с ее главной целью, а также необходимость определенного соотношения между частями целого -- их соответствие, соразмерность или зависимость. Достижение необходимых пропорций, соразмерности и соответствия в границах организации равнозначно повышению жизнеспособности, повышению уровня самосохранения системы.

Несоответствие между частями, элементами системы называется диспропорцией. Диспропорции снижают эффективность организации и способствуют ее разрушению.

Реализации закона композиции и пропорциональности способствуют разработанные на основании научных исследований и организационного опыта нормы и правила. Например, уровни иерархии связаны с нормами управляемости. Диапазон контроля и норма управляемости -- это максимальное число непосредственно подчиненных, которыми эффективно может управлять руководитель. Считается, что у руководителей низшего уровня норма управляемости может достигать 30 человек (для высшего уровня управления, как правило, -- не более 7 человек).

Имеются нормативы для создания рабочих мест, нормативы соотношений численности работников и оборудования и пр. В каждой организации идет естественный процесс гармонизации. Дисбаланс, диспропорцию менеджер должен исправлять с помощью планирования, координирования, опираясь на нормы и правила, ограничения, поощрения и т.д. К сожалению, в современных организациях можно наблюдать самые уродливые структуры и формы: раздутые управленческие отделы, технологически слабое основное производство, огромный штат охраны, отсутствие организационной культуры. Важно понимать: зачастую кризис в компании напрямую связан с нарушением закона гармонии в самой организации или в ее взаимоотношениях с внешней средой.

В настоящее время можно говорить о нарушении закона гармонии в отношениях общества и Природы. Человечество переживает решающий момент в истории. Противоречия, дисгармония между сложившимся характером развития человечества и Природой достигли предела. Дальнейшее движение по этому пути ведет к кризису макросистемы, к глобальной катастрофе. Природа отплатит человечеству за нарушение закона гармонии, за надругательство над ней глобальными ответными реакциями -- изменением климата, опустыниванием, засухами, усилением проникновения через атмосферу жесткого ультрафиолетового излучения, генетическими изменениями, эпидемиями и голодом.