Реферування документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Анотація - це стислий коментар чи пояснення щодо документа чи його змісту, а іноді навіть його короткий опис. В іншому визначенні анотації зазначається, що це коротка характеристика документа з погляду його змісту, призначення, форми та інших особливостей. Анотація містить узагальнену характеристику первинного документа, вона не вказує його зміст, а розкриває тематику твору, його адресата, інші ознаки, які можуть цікавити користувачів. Більшість анотацій дають оцінку первинному документу, вказують на його значення, місце серед інших. Складання анотацій - найбільш суб'єктивний процес з усіх процесів аналітико-синтетичної обробки документів, він найменше формалізований і тому вимагає найвищого професіоналізму [2].

Основне призначення анотації - повідомлення читачам про існування документів певного змісту й характеру, орієнтація у великій кількості документів. Завдяки анотаціям значно полегшується пошук потрібних документів, оскільки користувач заздалегідь одержує відомості про зміст, форму і призначення, особливості, цінність інформаційного тексту.

Реферування - процес аналітично-синтетичного опрацювання інформації, що полягає в аналізі первинного документу, знаходженні найвагоміших у змістовому відношенні даних (основних положень, фактів, доведень, результатів, висновків). Як анотування, так і реферування має на меті скорочення фізичного обсягу первинного документу при збереженні його основного смислового змісту. Це складний процес, що вимагає застосування не тільки власних розумових здібностей, а й певного часу. Як правило, той, хто береться за реферування, повинен бути хоча б частково обізнаним у тій ділянці знань, до якої належить первинний документ.

Реферування широко використовується у науковій, видавничій, інформаційній та бібліографічній діяльності. Особливе місце тут належить галузевим органам інформації, що ведуть підготовку і випуск реферативних журналів, реферативних збірників, експрес-інформації. У бібліотеці документи реферують при укладанні реферативних покажчиків літератури, підготовці реферативних оглядів, тематичних підбірок і дайджестів.

1. Анотування наукового тексту

Анотація наукового тексту - це скорочений виклад змісту первинного документа з основними фактичними відомостями і висновками. Вона має повну змістову й частково формальну залежність від первинного документа. Анотацію наукового тексту розглядають як інтегральну модель документа, семантичні особливості якого подаються в максимально ущільненому вигляді без інтерпретації чи критичних зауважень. Анотація наукового тексту подає основні відомості й висновки, потрібні для початкового ознайомлення з документом.

Анотування - процес аналітично-синтетичного опрацювання інформації, мета якого - отримання узагальненої характеристики документу, що розкриває логічну структуру та найсуттєвіший зміст. Анотації використовуються для короткої характеристики наукової статті, монографії, дисертації тощо, а також у видавничій, інформаційній та бібліографічній діяльності.

Як і при реферуванні, тут відбувається фізичне скорочення первинного документу при збереженні його основного смислового змісту. Насамперед важливо подати коротку узагальнюючу характеристику анотованого тексту з погляду його призначення, змісту, виду, форми та інших особливостей. [3]

Таким чином, анотації виконують дві основні функції:

· сигнальну (подається важлива інформація про документ, що дає можливість встановити основний його зміст і призначення, вирішити, чи варто звертатися до повного тексту праці);

· пошукову (анотація використовується в інформаційно-пошукових, зокрема, автоматизованих системах, для пошуку конкретних документів).

За функціональним призначенням анотації бувають довідкові та рекомендаційні. Основна відмінність полягає у відсутності чи наявності оцінки документу.

Довідкова анотація уточнює нечіткість (неконкретність) заголовку і повідомляє з довідковою метою відомості про автора, зміст, жанр та інші особливості документу, що відсутні в бібліографічному описі.

Рекомендаційна анотація покликана активно пропагувати документи, зацікавлювати, притягувати увагу, переконувати в необхідності прочитання документу. Тому в рекомендаційних анотаціях присутні дидактична спрямованість, педагогічні рекомендації, методичні поради тощо. Такі анотації пишуться живою і зрозумілою мовою, за обсягом вони ширші, аніж довідкові анотації.

За способом характеристики первинного документу анотації бувають загальні та аналітичні (або спеціалізовані).

Загальна анотація характеризує документ загалом і подається, як правило, на документи, зміст яких стосується передусім теми бібліографічного покажчика (або його розділу). Загальні анотації використовуються також при підготовці універсальних бібліографічних посібників.

Аналітична анотація розкриває лише частину змісту документу. Її використання доцільне тоді, коли документ лише частково стосується теми бібліографічного посібника. Аналітична анотація може подавати тільки окремий аспект змісту документу або ж виділяти якусь його окрему частину (розділ, параграф, статтю).

За кількістю документів, що анотуються, розрізняють анотації монографічні та зведені (групові).

Монографічна анотація складається на один документ.

Групова анотація об'єднує кілька близьких за змістом (чи за якоюсь іншою ознакою, напр., жанром) документів, що дозволяють показати в них загальне й особливе. Групова анотація може подавати характеристику кількох творів одного або різних авторів, одного виду документів чи одного жанру. До групових також належать анотації на один документ, якщо в них подані дані про інші джерела, так чи інакше пов'язані з документом, що анотується.

За обсягом та глибиною розрізняють анотації пояснюючі, описові та реферативні.

Пояснюючі анотації, що складаються із кількох слів чи одного-двох речень, тільки розкривають недостатньо інформативний заголовок документу.

Описові анотації, узагальнено характеризуючи зміст первинного документу і подаючи перелік основних тем, що в ньому відображені, відповідають на питання: «Про що повідомляється у документі?». [5]

Реферативні анотації не тільки подають перелік основних тем, а й розкривають їх зміст. Вони відповідають на два питання: «Про що повідомляється в основному документі?» і «Що саме з даного приводу повідомляється?». За глибиною подачі інформації реферативні анотації наближаються до рефератів.

Анотація складається з двох частин: бібліографічного опису і власне тексту. Анотація не розкриває зміст наукового джерела, а лише інформує про наукове джерело певного змісту й характеру. Анотація дозволяє користувачеві скласти достатнє й об'єктивне попереднє уявлення про незнайому для нього наукову публікацію і тим самим допомагає в пошуку, відборі та систематизації потрібної інформації.

Об'єктами анотування, на відміну від об'єктів реферування, можуть бути будь-які документи. Практично на будь-який документ можна подати анотацію. Вибір виду анотації залежить передусім від призначення та виду документу, галузі знань, особливостей жанру, доступності, обсягу та інших факторів. Наприклад, для характеристики офіційних, наукових, довідкових, виробничо-практичних видань доцільно подавати довідкові анотації. Для розкриття змісту науково-популярних, художніх, дитячих книг, масово-політичної літератури, розважальних видань тощо найчастіше подають рекомендаційні анотації.

Текст анотації вирізняється лаконічністю, високим рівнем узагальнення інформації, що представлена в первинному документі. В тексті анотації не подаються дані, що наявні в бібліографічному описі анотованого документу, зокрема в заголовку. Не варто використовувати складні синтаксичні конструкції, громіздкі речення, що перешкоджають сприйняттю тексту.

Процес написання анотації передбачає здійснення трьох етапів:

· оцінки інформаційної значимості документу й вибору виду бібліографічної характеристики;

· аналізу змісту з метою виявлення найсуттєвіших даних;

· узагальнення суттєвої інформації для складання анотації.

Якщо для наукових досліджень анотації часто подають стандартні формулювання (автор розповідає, стаття присвячена, у монографії розглядаються), то для текстів науково-популярних, художніх, публіцистичних тощо варто подбати про оригінальні конструкції: доцільно використовувати різноманітні варіанти подачі матеріалу: запитання до читача, порівняння з іншими документами, виділення головної ідеї тощо. Бажано, щоб у кількох рядках тексту існувала часова відповідність та однотипність дієслівних форм. Наукова термінологія, що використовується в анотації, має бути загальноприйнятою, відповідати сучасному рівню знань.

Текст бібліографічного опису не повинен зливатися з анотацією. Анотація починається з нового рядка.

анотування документ науковий текст

План-макет поаспектного аналізу документу при складанні анотації

Відомості про автора (професія, науковий ступінь, вчене звання)	Автор статті (монографії, брошури) - … Стаття (монографія) відомого вченого (науковця, дослідника…) Автори посібника висококваліфіковані фахівці в галузі… Академік… присвятив свою працю… Автор, доктор філологічний наук, професор…
Форма (жанр) анотованого твору	Видання (монографія, стаття, посібник, підручник, брошура, практикум, словник…) присвячено… У збірник (антологію) увійшли праці з проблем… Довідник містить…
Системний виклад	У монографії всебічно проаналізовано. Збірник - результат комплексного дослідження…
Притаманні особливості, новизна поданого матеріалу	Уперше введено в науковий обіг… Збірник присвячено маловивченій проблемі… У монографії вперше представлено…
Характеристика довідкового апарату видання	Завершується монографія післямовою… спискам ілюстрацій, додатками… Полегшить користування посібником довідковий апарат, короткий словник, допоміжні покажчики Автор наводить переконливі приклади…
Цільова аудиторія (призначення)	Книга адресована (розрахована, орієнтована, призначена) Видання може зацікавити. Стаття корисна для… Варто рекомендувати посібник…

Не прикрашають анотацію повтори, штампи, громіздкі словосполучення, складні підрядні речення, туманні визначення, невдалі вислови. Бажано, щоб у кількох рядках тексту існувала часова відповідність та однотипність дієслівних форм. [8]

Наукова термінологія, що використовується в анотації, має бути загальноприйнятою, відповідати сучасному рівню знань. Маловідомі чи застарілі терміни вимагають пояснення.

Обсяг анотації для заміток і коротких повідомлень - 500 друкованих знаків, для більшості статей - 1000, для документів великого обсягу - 2500 друкованих знаків. Рекомендований середній обсяг анотації наукового тексту - 850 знаків (приблизно 0,5 сторінки формату А-4 через 1,5 інтервали).

Анотація подається паралельно українською, російською та англійською мовами.

2. Реферування наукового тексту

Реферат - це вторинний документ, результат аналітично-синтетичного опрацювання інформації, поданий у вигляді короткого викладу змісту первинного документу (всього твору або його частини), включаючи основні фактичні дані й висновки з метою ознайомлення з сутнісними акцентами первинного документу.

Основні функції реферату:

· Інформаційна - реферат подає інформацію про певний документ, позбавляє необхідності знайомитися з повним текстом документу в тому разі, коли цей документ для читача має другорядне значення;

· пошукова - реферат використовується в інформаційно-пошукових, зокрема й автоматизованих системах для пошуку конкретних тематичних документів та інформації.

Реферування являє собою такий складний процес аналітико-синтетичної переробки інформації наукового джерела (або джерел), результатом якої і стає реферат (нім. Referat, від лат. refero - доповідаю) - короткий виклад (перед аудиторією або в письмовій формі) наукової праці, вчення, змісту джерела (або джерел) із зазначенням характеру, методики, результатів дослідження та збереженням його мовностилістичних особливостей. [7]

На відміну від анотації, яка відповідає на запитання, про що йдеться в науковому джерелі, і подає загальне об'єктивне уявлення про це джерело, його стислу характеристику (найчастіше через перелік основних проблем), реферат відповідає на запитання, що саме нове й суттєве є в першоджерелі, і викладає основний його зміст, нову проблемну інформацію. Отже, в рефераті обов'язково акцентуеться увага на новій інформації, яка є в першоджерелі.

Процес реферування - це низка таких логічних операцій:

Мета реферування - скорочення фізичного обсягу первинного документа при збереженні його основного змісту. Стиснення, згортання інформації в процесі реферування здійснюється в ході наукової обробки документів і безпосередньо пов'язане з його аналізом та вилученням найбільш важливих змістовних відомостей: основних положень, фактичних даних, результатів, висновків [1, с. 173].

Слід зазначити, що референт повинен володіти вмінням правильного тлумачення первинного тексту, для цього він мусить, по-перше, пройти спеціальну інформаційно-аналітичну підготовку, а по-друге, бути професіоналом тієї галузі, до якої належать документи, що реферуються. Крім того, від знання законів загальної логіки і, зокрема, логіки наукового дослідження залежить ступінь оволодіння методикою реферування.

Логічна грамотність - необхідна риса освіченості. Референт у своїй діяльності повинен широко користуватися такими логічними категоріям, як поняття, судження, умовивід, дедукція, індукція, аналогія, версія, доказ і заперечення. Ці логічні категорії значно підвищують культуру мислення та професійний рівень. Культура мислення необхідна умова культури дослідження, пізнання, культури обґрунтування отриманих висновків, висунутих положень. Референт повинен мати також чітке уявлення про кінцеву мету виконання процесу реферування, про інформаційні потреби визначеного контингенту користувачів реферативних документів, про вимоги до реферату як вторинного документа.

Дослідники аналітико-синтетичної переробки інформації Г. Власова, В. Лутовинова, Л. Титова пропонують таку графічну модель процесу реферування. [1, с. 174].

Отже, як видно з графічної моделі процесу реферування, основною дією референта в складанні реферату є читання тексту первинного документа з глибоким його усвідомленням. При цьому референт повинен володіти трьома основними видами читання: ознайомлювальним, вивчальним, реферативним.

Під ознайомлювальним (пошуковим) читанням розуміють загальне ознайомлення з інформацією, яку містить документ, без настанови на подальше відтворення.

Під вивчальним читанням розуміють інтенсивне, вдумливе читання, спрямоване на запам'ятовування змістовної інформації тексту та використаних мовних засобів, якими вона представлена.

Реферативне читання спрямоване на те, щоб референт міг коротко викласти зміст первинного документа, тобто узагальнити й викласти найбільш суттєву інформацію.

Отже, процес реферування проходить такі етапи:

· попереднє загальне ознайомлення з первинним документом (ознайомлювальне та вивчальне читання), коли виявляються формальні ознаки документа (назва, підзаголовок, прізвище автора, колективу авторів, назва організації, причетної до створення документа, тощо), переглядається зміст, резюме, визначається тематика, наукова цінність документа, його інформативність, приймається рішення про доцільність його реферування та вирішується питання про вид майбутнього реферату;

· реферативний аналіз змісту документа, коли документ читають повторно, виявляють основні ознаки його змісту, а точніше аспекти змісту (не лише погляд, а й питання, проблему, напрям). На цьому етапі виявляється основна інформація, яка стосується об'єкта розгляду, його властивостей, переваг, недоліків, мети і методів роботи, отриманих результатів, висновків. аспектів.

При реферативному аналізі відомості, що містяться в першоджерелі, можна поділити на три групи:

1) нові ідеї, гіпотези, експериментальні дані, нові методики, оригінальні конструкції механізмів;

2) фактичні дані, цифрові дані, формули;

3) ілюстративний матеріал та аргументація, внаслідок чого визначаються різні рівні згортання інформації:

- узагальнення здобутої інформації, в результаті чого складається остаточний план або схема викладу матеріалу в рефераті з урахуванням виявлених під час реферативного аналізу змістовних аспектів, тобто реферативне читання переходить у реферативний виклад, який передбачає можливість переказу інформації в короткій і зрозумілій формі [1, c. 191-192];

- складання й оформлення реферату передбачає складання тексту реферату з трьома основними частинами: заголовною, власне реферативною та довідковим апаратом. Заголовна частина - це бібліографічний опис документа, складений відповідно до державного стандарту. Власне реферативна частина передбачає основну інформацію про зміст документа. Використовується стандартизована, загальноприйнята термінологія, допускається заміна термінологічних словосполучень загальноприйнятими абревіатурами або скороченнями (їх зміст обов'язково розкривається у тексті). Для скорочення тексту і полегшення розуміння тексту первинного документа наводяться формули, графіки, таблиці, креслення й ілюстрації, що визначається вимогами інструктивно-методичних матеріалів, які розробляють спеціальні інформаційні служби і редакції реферативних видань.

Щодо обсягу рефератів, то єдиних вимог немає. Однак провідні реферативні служби світу дотримуються таких загальноприйнятих норм:

1) короткі повідомлення, дописи - 500-600 знаків;

2) статті, описи винаходів - 1000-1500 знаків;

3) монографія, збірки, наукові звіти, дисертації - 2500-3000 знаків.

До довідкового апарату належать:

- класифікаційні індекси;

- шифр (номер) реферату;

- довідки про кількість ілюстрацій і таблиць у тексті першоджерела, про наявність пристатейних та прикнижкових бібліографічних списків, посилань;

- примітки референта або редактора;

- прізвище референта або назва установи, де складено реферат [4].

План-макет поаспектного аналізу документа при реферуванні включає: мету дослідження; запропонований варіант вирішення проблеми (або об'єкт і предмет розгляду); специфіку запропонованого варіанта вирішення проблеми; призначення чи галузь застосування дослідження; місце проведення дослідження; методи дослідження; експериментальну перевірку; результати; висновки; переваги застосування запропонованого варіанта вирішення проблеми; рекомендації.

При реферуванні документів певні аспекти з переліку можуть бути відсутні, але послідовність викладу повинна зберігатися.

На сьогодні системі реферування української наукової літератури приділяється велика увага. Мета створення системи реферування української наукової літератури - досягнення якісно нового рівня повноти й оперативності інформування суспільства про наукові напрацювання вітчизняних учених і фахівців. Основними учасниками корпоративного проекту виступають:

- Інститут проблем реєстрації інформації НАН України;

- Національна бібліотека України ім. В.І. Вернадського;

- Національна наукова методична бібліотека України;

- Державна науково-педагогічна бібліотека України імені В.О. Сухомлинського.

Одним з ключових елементів національних інформаційних ресурсів, інтеграційною основою наукової інфосфери України залишається загальнодержавна реферативна база даних «Україніка наукова».

Система реферування української наукової літератури дає можливість:

1) вичерпно ознайомитись з результатами діяльності українських учених і фахівців. (Так, у базі даних «Україніка наукова» відображаються 0,5 тис. серіальних видань, а їх загальна кількість становить 1,5 тис.);

2) рейтингувати серіальні видання за критерієм інтегрованості в систему наукової комунікації на основі проведення бібліометричних та інфометричних досліджень;

3) виділити галузеві фрагменти бази даних «Україніка наукова» та їх наступну передачу до відповідних міжнародних реферативних баз даних для включення вітчизняної наукової інформації до світової системи документальних комунікацій [6].

Список літератури

1. Власова Г.В. Аналітико-синтетична переробка інформації / Г.В. Власова, В.І. Лутовинова, Л.І. Титова. - К.: ДАККК, 2006. - 291 с.

2. Кушнаренко Н.М. Наукова обробка документів: підручник / Н.М. Кушнаренко, В.К. Удалова. К.: Вікар, 2003. - 328 с.

3. Лазаренко О.В. Моделювання процесу узагальнення в системі автоматичного реферування / О.В. Лазаренко, А.А. Яковенко. - Х.: Вид-во НАУ, 2007. - 123 с.

4. Парсяк О.Н. Реферування й анотування професійного тексту / О.Н. Парсяк. // Наукові праці: науково-методичний журнал. Вип. 1'2001. Педагогічні науки / Нац. ун-т «Києво-Могилянська академія», Миколаївська філія; редкол. Л.П. Клименко (гол. ред.) та ін. - Миколаїв, 2001. - С. 136-140.

5. Система управління української наукової літератури [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http: // www.nbuv.gov.ua.

6. Словник іншомовних слів / За ред. чл.-кор. АН УРСР О.С. Мельничука. - К., 1977. - С. 587.

7. Шамурин Е.И. Методика составления аннотаций: методические указания / Е.И. Шамурин. - М.: Всесоюзная книжная палата, 1959. - 232 с.

Размещено на Allbest.ru