Кібернетична система управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

13

План

Вступ

1. Система управління та наочний приклад кібернетичної системи управління

2. Науковий метод управління

3. Трьохрівнева система управління

Література

Вступ

Система управління (СУ) організації становить особливий інтерес для керівника, а її вивчення й удосконалювання -- його постійне завдання. Управління повинно забезпечувати:

збереження структури системи;

підтримку режиму діяльності;

реалізацію програм, цілей функціонування цих систем в умовах різних зовнішніх і внутрішніх впливів, що супроводжують їх.

Потреба в управлінні, тобто в необхідності прийняття того чи іншого рішення, виникає тільки при виникненні проблеми. Проблема в загальному випадку визначається двома станами: що задається (бажаним); фактичним (прогнозованим).

Неузгодженість між цими станами визначає необхідність вироблення управлінського рішення чи керуючого впливу з метою приведення фактичного стану до бажаного. Для забезпечення достатньої ефективності управління повинен бути контроль за його реалізацією.

Стійкість управління як властивість системи зберігати свій первісний стан спокою чи руху в умовах зовнішніх впливів є одним з найважливіших чинників для будь-якої системи, у тому числі і для систем управління.

Для забезпечення стійкості важливі:

- безперервність управління;

- виключення помилок в оцінці стану об'єкта управління;

- виключення затримок в оцінці стану об'єкта управління;

- дії персоналу.

Системи, захищені від різних впливів, що збурюють, тобто несанкціонованих дій, називаються системами з функціональною стійкістю.

Оперативність управління характеризує тривалість циклу управління. Чим оперативність управління вища, тобто відповідно тривалість циклу управління менша, тим ефективніший вплив системи управління на поведінку об'єкта.

Під гнучкістю управління розуміється здатність системи пристосовуватися до умов управління, що змінюються. Гнучкість управління забезпечується застосуванням відповідних алгоритмів управління, а також різними технічними й організаційними заходами.

Система управління базується на трьох основних складових:

інформаційній підтримці процесів розробки і реалізації рішень;

наборі типових бізнес-процедур для розв'язання поставлених завдань;

системі активізації персоналу.

Оптимізація даних складових і є основним напрямком удосконалювання системи управління. Ці складові дуже важливі, але фіксують деякий етап стану СУ і, на нашу думку, відбивають лише частину сучасної системи управління, що повинна включати елементи розвитку, у тому числі методологічну (управлінську) підтримку при розробці і реалізації рішень.

Аналіз існуючих підходів до СУ дозволяє сформувати її загальне визначення: система управління являє собою сукупність усіх елементів, підсистем і комунікацій між ними, а також процесів, що забезпечують задане функціонування організації.

Метою функціонування системи управління є вироблення і реалізація управлінських впливів чи рішень для формування необхідної поведінки керованої системи (чи об'єкта управління) в умовах різних впливів навколишнього середовища для досягнення сформульованих цілей.

СУ -- це складне утворення процесів і явищ, удосконалювання якого може йти з різним ступенем деталізації.

1. Система управління та наочний приклад кібернетичної системи управління

Реальна економічна, організаційна і психологічна ефективність такого удосконалювання залежить від методики і часу проведення, інтуїції і професійної підготовки керівника чи фахівця. Можна запропонувати розширений набір елементів, що входять у СУ і складаються з чотирьох підсистем: методології, структури, процесу і техніки управління (рис. 1)

Рис. 1

Методологія управління включає: мету і завдання, принципи, закони і закономірності, функції і методи управління.

Процес управління являє собою: систему комунікацій, технологію управління (розробку і реалізацію управлінських рішень), представництво, інформаційне забезпечення.

Структура управління включає: функціональну й організаційну структуру, схему організаційних відносин, конкретні схеми взаємодій вищих органів управління і структуру персоналу.

Техніка управління включає: комп'ютерну й організаційну техніку, офісні меблі, мережі зв'язку (внутрішні чи зовнішні типу Інтернет), систему документообігу.

У свою чергу, методологія і процес управління формують управлінську діяльність, а структура і техніка управління -- механізм управління. Стан елементів системи управління організації безпосередньо відбивається на ефективності її функціонування в цілому. Основне завдання системи управління -- формування професійної управлінської діяльності (ПУД), що може розглядатися як процес і як явище.

Як процес ПУД -- це сукупність дій (виконання функцій, використання методів та ін.), що ведуть до утворення й удосконалювання взаємозв'язків між частинами цілого. Як явище ПУД -- це об'єднання елементів (мети, програми, засобу й ін.) для реалізації місії організації на підставі визначених правил і процедур. Узаконені чи загальноприйняті правила і процедури переростають у стандарти.

Поширеною є думка, що немає потреби в стандартах для ПУД, тому що це істотно знижує гнучкість (швидку перебудову) елементів системи управління. У теорії управління ПУД розглядається як поєднання науки і мистецтва управління, де наука -- це прагматизм, а мистецтво -- творчість. У результаті переваги в практичній управлінській діяльності (менеджменті) мистецтва управління в ряді публікацій її називають особливим чи специфічним видом праці. У теорії управління важко знайти грань, що відокремлює науку від мистецтва. Таким індикатором може стати стандарт на той чи інший процес чи явище в ПУД (рис. 2)



Рис. 2

Однак, суспільна свідомість не сприймає твердої системи стандартизації в діяльності соціальної системи, хоча формалізація багатьох процесів і явищ у системі управління організації, буде продовжуватися, тому що це неминучий процес розвитку науки. Наочним прикладом сказаному є кібернетична система управління, представлена на рис. 3

рис. 3

Жодна організація ніяк не може здійснювати свою діяльність без інформації. В процесі нормального функціонування організації, управління нею в різноманітному роді інформації потребують всі її робітники, від простого робітника до директора. В даному рефераті розглядаються різноманітні вигляди інформації, шляхи її передачі і багато іншого.

Дана модель являє собою формалізацію взаємин суб'єкта управління (СУ), об'єкта управління (ОУ) і зв'язків із зовнішнім середовищем.

Вхід у кібернетичну модель представлено у вигляді вектора вхідних перемінних x(t) на кожен проміжок часу: характеризують сукупність усіх ресурсів, використовуваних в об'єкті.

Вихідні параметри (види продукції, що випускається) описуються вектором y(t):

Параметри керуючих впливів описує вектор z(t) (накази, розпорядження, стандарти, норми і нормативи): які характеризують умови протікання процесу і можуть нести в собі стабілізуючі і дестабілізуючі дії.

Керуюча система при своєму функціонуванні обробляє масу вхідної з зовнішнього і внутрішнього середовища інформації, сортує її, вибирає релевантну, аналізує і використовує в якості складової вихідних даних для прийняття рішень і дій, необхідних для діючої роботи структурних підрозділів і окремих працівників з вироблення і досягнення цілей підприємства як єдиної системи.

Важливими поняттями, що характеризують систему управління, є також наведені зв'язки, якість здійснення яких не може бути байдужою для системи і, що особливо важливо, для результатів діяльності підприємства в цілому.

2. Науковий метод управління

Теорія і цілі управління. Досліджуються два трансформаційних процеси:

- Матеріальні процеси;

- Інформаційні процеси, в якому управління розглядається як інформаційний вплив.

- Ці два процеси відбивають дві сторони управління:

- Вміст;

- Форма або засіб вивчення процесу.

Змістовною стороною процесу займаються прикладні науки, а формою процесу управління займаються управлінські науки -- менеджмент.

Інформаційні процеси є не самоціллю, вони закликані в кінцевому підсумку управляти матеріальними потоками, взаємодією матеріальних і інформаційних потоків.

Управлінський цикл

Управлінський цикл містить в собі чотири функції, -- це планування, організація, мотивація, контроль. Дані функції охоплюють всі види управлінської діяльності по створенню матеріальних цінностей, фінансуванню, маркетингу і т. д.

Планування. Ця функція являє собою по суті процес підготовки рішень. Етапи планування:

А) порушення мети;

Б) визначення вхідних передумов;

В) виявлення альтернатив;

Г) вибір найкращої альтернативи;

Д) введення і виконання плану.

Організація. Функція організації націлена на упорядкування діяльності менеджера і виконавців. Це передусім оцінка менеджером своїх можливостей, вивчення підлеглих, визначення потенційних можливостей кожного робітника, розстановка сил і т. д. Вся ця організаторська діяльність протікає на тлі прояв цілком конкретних структур підприємства.

Мотивація. Після проведення підготовчих заходів менеджер повинен забезпечити успішне виконання роботи. В цих меті використовуються:

а) стимулювання, тобто заохочення робітників до активної діяльності за допомогою зовнішніх чинників (матеріальне і моральне стимулювання);

б) власне мотивування, тобто створення у робітників внутрішніх (психологічних) заохочень до праці.

Головним тут є: зацікавленість в праці, потреба в трудовій активності, переживання почуття задоволення від трудової діяльності. Менеджер, щоб успішно здійснити цю функцію управління повинен бути компетентний в різноманітних аспектах комунікації, він зобов'язаний розвивати у себе відповідні вміння і навики.

Контроль. Ця функція, як говорив Г. Файоль, “полягає в підтвердженні того, що все йде в відповідності з прийнятим планом, існуючими директивними документами і прийнятими принципами управління”. Іншими словами, контроль -- це процес перевірки і зіставлення фактичних результатів з завданнями.

Круговорот управлінського циклу. Як відомо, менеджер постійно зайнятий здійсненням управлінських функцій. Якщо він хоче забезпечити майбутнє своєму підприємству (організації), йому потрібно по серйозному включатися у всі деталі управління. І починати потрібно з планування. Кожен професіонал планує свою роботу:

- керуючий з олівцем в руках і з звичайною канцелярською гумкою проводить більшість годин над бюджетом;

- продавець ретельно обмірковує свій процес спілкування з покупцями;

- плотник перш ніж зробити надріз на шматку дерева, виробляє розмітку. Він слідує мудрій приказці: “Сім раз відмірь, один раз відріж”.

Якщо робота спланована, то вона повинна бути організована, а робітники підготовлені для цілеспрямованої діяльності. Вони повинні мати чітку лінію поведінки і розуміти, що їх чекає попереду. Робітники тягнуться до детального усвідомлення своєї роботи, вони відкриваються для ділового контролю своїх виробничих операцій. Звідси, необхідність в контролі. Він включає:

а) простий і зрозумілий план діяльності;

б) ефективні і ненав'язливі засоби контролю;

в) зворотний зв'язок, тобто надійну інформацію про прогрес в роботі;

г) дії,що корегують.

Досить часто корекція забезпечується без будь-яких зусиль: підлеглому достатньо почути від керівника яку-небудь побуджуючу фразу або навіть слово: “Так тримати!” “Будь уважнішим!” “Добре!” І т. д. Все це впливає на емоційну сферу робітника. Реакція робітника тут миттєва. Значно складніше здійснювати корекцію, якщо потрібно звертатися до організаційних чинників. Скажемо, робітник виявив суть своєї діяльності, включився в роботу, але успіху не було.

Проблема може полягати в тому, що роботи виявилося більше, ніж очікувалося. Тут вимагається відоме перегрупування зусиль, а може бути і відповідна допомога. Інколи виникає необхідність вступу змін в планування.

Як видно, всі чотири функції управління (планування, організація, мотивація і контроль) знаходяться в певному круговороті. Вони взаємно зв'язані і взаємообумовлені: жодної ланка з цього ланцюга не викинеш.

Ключові проблеми:

А) діяльність менеджера укладена в чотирьох основних функціях (планування, організація, мотивація, контроль). Будь-які інші види діяльності працюють на ці ключові функції, що відрізняють менеджера від інших осіб бізнесу;

Б) оскільки менеджер досягає мети організації за допомогою своїх підлеглих, то функція мотивації сьогодні є самою істотною;

В) мета організації може бути досягнута тільки за умови добре налагодженого зворотного зв'язку, тобто при здійсненні надійного контролю. Однак контроль -- це не опіка. Ефективний контроль -- це рада, допомога, сучасна підказка, заохочення, схвалення і т. д. Контроль не несе в собі відплати за недогляди;

Г) всі основні функції менеджменту цементуються діями менеджера по прийняттю рішення. Ефективні рішення, підкреслює американський теоретик менеджменту К. Кіллен -- “застава існування комерційного підприємства”. Вони є істотним елементом кожної з розглянутих вище чотирьох функцій управління.

Схема інформаційної системи

В АСУ можна виділити дві основні підсистеми:

- Функціональну, що виконує функції, пов'язані з управлінням виробництва;

- Забезпечуючу, що виконує власні процеси (математичне і програмне забезпечення).

Схема АСУ уособлює кібернетичну систему.

кібернетичний менеджер управління

3. Трьохрівнева система управління

Управлінська інформація і закономірності її руху

Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.

Інформація може бути класифікована по ряду позицій, в частковості:

1.По призначенню (одноцільова зв'язана з рішенням однієї конкретної проблеми; багатоцільова використовується при рішенні декількох найрізноманітніших проблем);

2.По можливості зберігання (інформація, що фіксується, може зберігатися практично нескінченно, не підлягаючи при цьому викривленню, чому свідчать написи і малюнки на склі; не інформація, що фіксується, використовується в момент отримання; вона також може зберігатися деякий час, але при цьому поступово викривляється і зникає);

3.По ступеню готовності для використання (первинна інформація являє собою сукупність отриманих безпосередньо з джерела несистематизованих даних, що містять багато зайвого і непотрібного; проміжна інформація складається з відомостей, пройшовших через процес попередньої “очистки” і систематизації, що дозволить вирішити питання про конкретні напрямки і засоби їхнього подальшого застосування; кінцева інформація дасть можливість приймати обґрунтовані управлінські рішення);

4.По повноті інформація буває частковою або комплексною (остання дасть всебічні вичерпні відомості про об'єкт і можливість безпосередньо приймати будь-які рішення; перша на практиці може використовуватися тільки в сукупності з іншою інформацією);

5.По ступеню надійності інформацію можна поділити на достовірну і вірогідну (вірогідний характер може бути зумовлений принциповою неможливістю отримати від існуючого джерела надійні відомості, оскільки наявні засоби не дозволяють цього зробити; неминучими скривленнями при їхній передачі, особливо в умовах ієрархії управлінської структури; завідомим розповсюдженням початково неправдивих відомостей).

Специфічною формою такого роду управлінської інформації є чутки. Вони являють собою продукт творчості колективу, що намагається пояснити складну, емоційно значущу для нього ситуацію за відсутності або недоліку офіційних відомостей. При цьому вхідна версія, кочуючи від одного члена колективу до іншого, доповнюється і корегується до тих пір, доки не сформується варіант, в цілому влаштовуючий більшість. Вірогідність цього варіанту залежить не тільки від істинності вхідного, але і від потреб і очікувань аудиторії, а тому може коливатися в діапазоні від 0 до 80-90%.

Оскільки люди в основному схильні вважати, що чутки виходять з джерел, що заслуговують довіри, керівництво фірм часто користується цією обставиною, розповсюджуючи з їхньою допомогою відомості, що по тим або іншим причинам не можуть бути підвергнуті офіційному розголосу. В той же час необхідно мати на увазі, що довірою до чуток користуються і учасники конфліктів, що бажають несумлінними засобами схилити навколишніх на свою сторону.

Інформація може бути також класифікована по обсягу, джерелам, зросту, засобам передачі і розповсюдження (про останні в даній темі ми будемо говорити спеціально).

Дослідження показують, що від 50 до 90% робітничого часу сучасний менеджер витрачає на обмін інформацією, що відбувається в процесі нарад, зібрань, зустрічей, бесід, переговорів, прийому відвідувачів, складання і читання різноманітних документів і т. п. І це -- життєва необхідність, оскільки інформація сьогодні перетворилася в найважливіший ресурс соціально-економічного, технічного, технологічного розвитку будь-якої фірми.

В таких умовах володіння інформацією означає володіння реальною владою, тому особи, причетні до неї, часто прагнуть її приховувати, щоб згодом на ній спекулювати -- адже нестача інформації дезорієнтує будь-яку господарську діяльність. Щоправда, точно так же її дезорієнтує і надлишок інформації, тому завжди необхідно вміти відділити потрібну інформацію від непотрібної, корисну від даремної.

Рух інформації від відправника до одержувача складається з декількох етапів. На першому відбувається її відбір, що може бути випадковим або цілеспрямованим, вибірковим або суцільним, предписаним або ініціативним, довільним або що засновується на певних критеріях і т. п.

На другому етапі відібрана інформація кодується, тобто вливається в ту форму, в якій вона буде доступна і зрозуміла одержувачу, наприклад, письмову, табличну, графічну, звукову, символічну і т. п., і відповідно підбирається подібний засіб її передачі -- усний, письмовий, за допомогою різноманітного роду штучних сигналів, умовних знаків.

Література

1. Association of Information and Dissamination Centers, 1987, Spring Meeting. Information Service and Use. V. 7, 1997.

2. Кричевский Р.Л. «Если Вы -- руководитель...», М. - 1996.

3. Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента, М. - 1995.

4. Шекшля С.В., Управление персоналом современной организации, М. - 1996.

Размещено на Allbest.ru