Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Культура ділового спілкування менеджера

Формування високої культури мовлення є невід'ємною ознакою загальнолюдської культури. Зокрема для спеціаліста економічного профілю культура усного й писемного мовлення є не лише відображенням його вихованості, інтелігентності, чистоти помислів та вчинків, а й визначає в цілому культуру його праці й, що особливо важливо, культуру взаємин у щоденному спілкуванні в найрізноманітніших сферах мовленнєвої діяльності: від приватного спілкування ? до спілкування на державному рівні.

Мова обслуговує комунікативні потреби людей у різних галузях: науці, техніці, виробництві, ділових стосунках, освіті, культурі, побуті. Мовою користуються соціально і професійно неоднорідні групи. Кожна з груп має свої мовні інтереси і виробляє свою власну систему спілкування. Так виникають соціальні, професійні діалекти, жаргони, різновиди загальнонародної мови, так звані субкоди мови.

Невід'ємною складовою культури організацій є культура менеджменту, оскільки сам менеджмент є складовою організації. Йому теж властиві поверхневий і ціннісний рівні культури. Культура менеджменту має певні особливості вияву, зумовлені його специфічною роллю в організації та особливостями управлінської праці.

Суть і роль культури менеджменту в культурі організації

Культура менеджменту є основою всієї культури організації. Світобачення і стосунки працівників менеджменту, система цінностей, якими вони керуються, матеріально-технічне оснащення управлінських процесів, умови праці управлінців як концентрація політики її формування свідчать про загальну культуру організації.

Культура менеджменту - сукупність досягнень в організації і здійсненні процесу менеджменту, налагодженні управлінської праці, використанні техніки в менеджменті, а також вимог, які висуваються до систем менеджменту і працівників, зумовлених нормами й принципами суспільної моралі, етики, естетики, права.

Культура менеджменту формується з культури працівників менеджменту, культури процесу менеджменту, культури умов праці, культури документації, які є взаємопов'язаними і взаємозалежними.

Визначальним елементом культури менеджменту є культура його працівників. Її зумовлюють рівень загальної культури, ділові якості, необхідні для виконання роботи відповідно до посади працівника, глибокі та всебічні знання науки менеджменту, вміння використовувати їх (мистецтво управління), стиль роботи працівника.

Кожний менеджер, працюючи і спілкуючись у процесі діяльності зі співробітниками, керується правилами поведінки, які відображають суть взаємовідносин між людьми в суспільстві. Однак особливості діяльності працівників менеджменту визначають і специфічні вимоги до їх культури. Вони передбачають уважне, зацікавлене ставлення до потреб і запитів інших працівників колективу, повагу до людини, ефективне володіння різноманітними комунікативними засобами, в тому числі й державною мовою.

На культурі менеджменту позначається рівень культури організації процесу менеджменту, тобто використання сучасних прогресивних процесів менеджменту. Збирання і оброблення інформації повинні відбуватися відповідно до спеціальної послідовності операцій і процедур, переважно з використанням технічних засобів управління. Не менш важливим є і те, щоб кожний працівник менеджменту чітко знав свою мету, зміст, організацію, складові своєї роботи, порядок і методи її виконання.

Суттєвим компонентом культури процесу менеджменту є раціональна організація управлінської праці. Вона передбачає обґрунтований поділ, кооперацію й регламентацію праці в менеджменті, нормування складу, чисельності працівників, правильну розстановку й використання кадрів, застосування прогресивних методів і засобів праці. Основою раціональної організації управлінської праці повинно бути чітке визначення обсягу і складу робіт з управління. Усе це забезпечує значно кращі економічні показники. Водночас потрібно подбати про забезпечення управлінців необхідними технічними засобами (їх склад, можливості, сфери й напрями використання), оскільки комплексна автоматизація й механізація процесу менеджменту безпосередньо впливає на рівень його культури. Уважного ставлення потребують такі елементи культури менеджменту, як уміння приймати відвідувачів, вести телефонні розмови, наради, засідання, збори та ін.

Культура умов праці теж належить до елементів культури менеджменту, оскільки зручне приміщення і робоче місце працівника, які відповідають санітарно-гігієнічним вимогам, поліпшують продуктивність праці.

Рівень культури менеджменту залежить і від культури документації (оформлення, руху й зберігання документів, зручності користування, надійності й довговічності). Це сприяє економії засобів, оскільки використання інформації, яка міститься в документах, пов'язане з великим обсягом робіт і операцій.

Загальна культура менеджменту поліпшує його організацію, спрощує і здешевлює його процес, забезпечує злагодженість і чіткість роботи працівників, підвищує трудову дисципліну в організації.

Культура менеджменту є визначальним чинником формування загальної культури організації, безпосередньо впливає на результати її діяльності. Символьні елементи культури визначає і запроваджує в організації її менеджмент. Система цінностей, якими керуються працівники менеджменту, формується, з одного боку, в руслі самозародження основних загальних цінностей організації, а з іншого - впливає на їх склад і суть. Усі цінності організації менеджмент відбирає і оцінює, і тільки після такої селекції впроваджує їх, дбаючи, щоб вони оволоділи свідомістю працівників.

Загальносистемні та часткові показники оцінки рівня культури менеджменту

Культура менеджменту за особливостями відрізняється від інших видів і форм культури. Це проілюструють вимоги до неї та показників оцінки її стану.

Рівень культури менеджменту оцінюють, орієнтуючись на загальносистемні показники, найважливішими з яких є:

- цілеспрямованість (здатність системи досягати цілей);

- цілісність (наявність і використання системою властивостей, відсутніх у компонентів системи);

- зв'язність (наявність оптимальних технологічних, інформаційних, виробничих та інших зв'язків);

- відкритість (взаємодія з іншими системами і сприйняття зовнішньої інформації);

- динамізм (швидкість змін системи під впливом будь-яких факторів);

- прагнення до розвитку (ускладнення змісту системи, зв'язків, продукції, зростання обсягів виробництва та ін.).

Однак на практиці оцінити культуру менеджменту за цими показниками проблематично через недостатню розвинутість кількісних методів їх вимірювання. Рівень культури менеджменту можна оцінити показниками для окремих елементів системи. До них належать показники, які характеризують дотримання системою та її частинами моральних, юридичних, економічних, організаційних, технічних, естетичних норм.

Моральні норми регулюють поведінку людини у сфері моралі, відносини в суспільстві, в тому числі відносини управління.

Юридичні норми, якими керується менеджмент, містяться в державно-правових і організаційно-правових нормативних актах. Державні органи встановлюють межі управління на кожному рівні, місце організації в системі суспільного виробництва, права й повноваження осіб у різних формах діяльності з управління.

Організаційно-правові нормативні акти розроблюються безпосередньо в організаціях і містять регламенти поведінки менеджменту всередині і поза їх межами.

Економічні норми встановлюють значення економічних показників, які повнені бути досягнуті в процесі господарської діяльності. До них належать фінансово-кредитні й вартісно-калькуляційні норми, норми рентабельності й взаємовідносин із бюджетом, норми економічного стимулювання.

Організаційні норми стосуються структури організації, складу і порядку діяльності окремих підрозділів і осіб, а також їх взаємовідносин: і взаємодії, правил внутрішнього розпорядку, послідовності й періодичності виконання різноманітних операцій та різних видів діяльності у менеджменті. У процесі розроблення та використання організаційних норм повинен чітко встановлюватися та фіксуватися обов'язку працівників, обсяг, напрями, періодичність і місця формування інформації, процеси її перероблення та використання.

Технічні норми використовують пропорції між живою та уречевленою працею. У системі менеджменту застосовують обґрунтовані науковими рекомендаціями норми оснащення підрозділів організації, які виконують управлінські функції, відповідними технічними засобами.

Естетичні вимоги та норми поширюються на технічні засоби, пристрої і на зовнішнє середовище працівників менеджменту. Цими проблемами переймається технічна естетика.

Дотримання вимог культури менеджменту в процесі різноманітної діяльності органів та апарату менеджменту дає змогу підвищити рівень організації управлінської праці, спростити різні управлінські операції і сам процес менеджменту, поліпшити умови праці управлінських кадрів, забезпечити узгоджену роботу персоналу, підвищити загальну ефективність організації.

«…Особистості людей не входять готовими в цей світ, а є продуктами культури і обставин, так як і спадковості», - пише філософ К. Ламонт у книзі «Ілюзія безсмертя» [4, с. 100].

Що таке культура? Це слово перекладається з латини як вирощування, виховання, освіта, розвиток, шанування й означає історично визначений рівень розвитку суспільства, творчих сил і здібностей людини. Кожна епоха розвитку людства характеризується певним типом культури. Так само характеризується і кожна сфера життя та діяльності людини.

Уже в ранньому віці в дитині закладаються основи її культури, у тому числі й культури поведінки та спілкування. Маючи такий базис, людина протягом свого життя прагне її підвищувати. До цього її стимулює бажання постійно відкривати для себе щось нове в навколишньому світі з тим, щоб адекватно в ньому орієнтуватися. Базис особистісної культури відповідає загальнолюдським моральним цінностям, які не підвладні часові і є надбанням всіх людей, бо створені протягом всієї історії людства. Те, що ми називаємо культурою, є людяність світу, яка зашифрована в усьому багатстві цінностей, норм, традицій, звичаїв тощо. І саме це, нагромаджене людством багатство, кожна окрема людина може і хоче зробити своїм надбанням і бути її носієм. Тому цей процес є олюдненням людини.

Культура, до якої людина приєднується з дитинства, багатогранна. Це художня культура, культура життєвого самовизначення, економічна культура, політична та правова, інтелектуальна та моральна, екологічна та фізична, культура спілкування та культура сімейних взаємин, професійна культура. Аналіз свідчить, що саме культура спілкування тісно переплітається з усіма іншими названими компонентами, а культура психічної діяльності безпосередньо зв'язана з культурою життя особистості загалом [14.с. 224].

Найбільш яскраво людина виявляється в діяльності з іншими під час виконання професійних обов'язків. Від культури поведінки, говоріння, слухання та мови часто залежать результати професійної діяльності. Саме в цьому аспекті можна говорити про професійну культуру, тобто про відповідність поведінки, говоріння, слухання, мови у професійній діяльності загальноприйнятим нормам і принципам, насамперед моральним, а також вимогам, що ставляться саме до цієї професії. Людина, займаючись якимось видом діяльності, не тільки виявляє свої моральні якості, а й впливає через них на інших, йдучи до поставленої мети. Діяльність - це процес, за допомогою якого реалізується те чи інше ставлення людини до навколишнього світу, до завдань, які ставить перед нею життя, до інших людей.

Є цілий ряд професій, представникам яких треба не тільки знати, а й діяти відповідно до моральних принципів, бо об'єктом їхньої діяльності є людина. Можна назвати професії лікаря, вчителя, судді, священнослужителя. Ці професії виникли дуже давно, і з їх появою пов'язане поняття професійної моралі. І хоч деякі професії, скажімо, менеджера або маркетолога, з'явилися не так давно, проте успішність їх діяльності теж цілком залежить від дотримання ними моральних норм та принципів.

Професійна мораль - це те, що конкретизує загальнолюдські моральні цінності (норми, принципи, поняття) у конкретних професіях. Особливості професійної моралі вивчає професійна етика. Коли говорять про професійну етику, мають на увазі, що це такі моральні обов'язки, в яких відбивається ставлення представника певної професії до об'єкта праці, до колег за професією, до партнерів, до суспільства загалом. Це насамперед усвідомлення своєї моральної відповідальності й готовність виконувати свій професійний обов'язок [10. с. 123]. Центральним поняттям професійної моралі є поняття професійного обов'язку, яке поєднується з поняттям відповідальності. Проаналізувати результати своєї праці з позицій загальнолюдських моральних цінностей спеціалісту допомагає професійна совість. Вона пересікається з такими поняттями як професійна честь, професійна гідність, професійна справедливість. Від професійного такту залежать взаємини з іншими людьми, вирішення з ними під час спілкування ділових проблем. Ділова етика регулює відносини бізнесмена з партнерами, керівника організації з підлеглими. На жаль, серед тих, хто сьогодні займається бізнесом, є люди, дії яких вступають у суперечність з чинним законодавством і моральними цінностями.

За останні десятиріччя моральні цінності у професійній діяльності змінилися - раніше вищими були суспільні інтереси, тепер - індивідуальні. Кожний прагне власного самозбагачення, більше того - досягти успіху за рахунок інших. Це - шлях у нікуди. Професійна діяльність має бути спрямована на досягнення двох цілей: індивідуального і суспільного блага, які перебувають у взаємодії. Так і діє справжній професіонал. Він розвиває свою справу, і це сприяє розвитку суспільства. За свою працю він має отримувати добру платню, користуватися повагою, відчувати, що цінують його професійний талант. Тоді людина відчуватиме задоволення життям. І, навпаки, незадоволеність професійною діяльністю може призвести до появи в людини негативних рис, навіть до душевного розладу. Розуміючи це, багато компаній, фірм, організацій вживають заходи щодо створення в колективах такого морально-психологічного клімату, який би сприяв професійному зростанню працівників, встановленню довірчих відносин у спілкуванні між колегами, з партнерами та клієнтами, приділяють багато уваги дотриманню працівниками службового етикету.

Культура спілкування має не тільки внутрішню (моральну, психологічну), а й зовнішню сторону - етикет, норми якого досить значущі в моральному плані.

Попри універсальний характер етикету, є певні особливості його прояву в сім'ї, у громадських місцях, на роботі. Далі розглянемо особливості ділового етикету в єдності з етикою, оскільки лише за такої умови вони є плідними, бо сприяють ефективній взаємодії керівника і підлеглих, співробітників між собою, працівників будь-якої установи з клієнтами. Коли говорять про діловий етикет, мають на увазі встановлений порядок поведінки, що задовольняла би всіх учасників, які обговорюють певну проблему. В офіційній сфері діє міжнародний принцип, за яким ставлення до особи визначається її чином чи посадою, яку вона займає. У цій сфері кожна особа є представником фірми, організації, навіть держави, і тому етикетні правила вимагають ставитися до неї з повагою, незалежно від віку чи статі. Молода людина може бути керівником великої фірми, а підлеглий бути за віком таким, як його батько. Тому діловий етикет передбачає, що на рівних спілкуються ті, хто займає однакове становище, скажімо, в бізнесі чи в політиці. Ділова жінка, яка хоче мати успіх у бізнесі, не може розраховувати на якесь особливе ставлення до себе.

Є певні особливості етикету в організаціях, де працюють люди. Тут різновидом етикету є службовий. Службовий етикет - це сукупність найдоцільніших правил поведінки людей там, де відбувається їхня професійна діяльність - на виробництві, в будь-якій організації (тут і далі під словом організація в сучасній етиці, психології, науці управління розуміють будь-які форми спільної діяльності людей - фірму, завод, установу, інститут, концерн, фабрику тощо). Дотримання правил і вимог етикету є обов'язковим для всіх, адже це сприяє створенню сприятливого клімату для людей, зайнятих загальним виробничим процесом. Доведено, що добрий настрій позитивно впливає як на здоров'я людини, так і на продуктивність її праці. Не випадково великі фірми та корпорації створюють власні Кодекси честі чи Правила поведінки, в яких передбачено етичні норми взаємин та правила службового етикету.

У книзі англійських консультантів з управління М. Вудії кока та Д. Френсіса («Раскрепощенный менеджер») наводиться такий епізод з роботи однієї англійської компанії: «Атмосфера засідання була складною і напруженою. Присутні на ньому керівники підрозділів були розгублені. Вони сподівалися, що їхня філія принесе хороший прибуток, але натомість зазнали істотних збитків. Виконавчий директор філії сказав: «Наше становище гіршим вже не може бути. Я готовий розірвати винних, але все ж, мабуть, треба проаналізувати проблему. У чому наші помилки?» Присутні довго мовчали, а потім один із них сказав: «Річ у тім, що ми погано організовані, а у взаєминах колег недостатньо щирості та «відкритості, порушуються етичні норми». Усі погодилися з чим, що етичними та соціально-психологічними проблемами керівництво філії не займалося. Дійшли висновку: щоб забезпечити стабільні прибутки, усі мають працювати як одне і ціле, а не як зібрання окремих особистостей; крім того, всі мають виконувати встановлені етичні правила поведінки на службі» [2, с. 241-242]. Цей приклад свідчить, що в міру ускладнення виробничих завдань, які доводиться розв'язувати, керівникам дедалі більше уваги треба приділяти дотриманню всіма працівниками, незалежно від посади, загально прийнятих етичних норм, службового етикету. Звичайно, дотримання етикету не є самоціллю. Він не повинен заважати роботі, виконанню виробничих завдань.

На роботі людина проводить більшу частину свого життя, а відтак їй приємніше працювати там, де панує взаємоповага й усі дотримуються етичних норм та правил етикету. У службових стосунках доречною формою спілкування є звертання до всіх на «Ви». Вихований співробітник завжди пропустить жінку поперед себе, притримає перед нею двері. Якщо вони в однакових умовах, то чоловік не буде сідати, якщо жінка стоїть. У гардеробі чоловік допоможе жінці одягтися, хоч у службових умовах він цього може й не робити. Жінка на роботі також має дотримуватися певних правил (зокрема, на її столі мають бути лише речі, потрібні для роботи). Чепуритися краще в спеціально встановленому місці, а не в кабінеті, де знаходяться колеги, а тим більше клієнти.

Інтелігентна людина, помітивши помилку, якої припустився інший працівник, вкаже на неї тактовно та ввічливо, до того ж наодинці. Краще, коли людина ставиться нетерпляче не до чужих, а до власних помилок - у цьому разі буде менше підстав для неприязні співробітників, для виникнення конфліктів.

У багатьох зарубіжних фірмах багато уваги приділяється саме створенню сприятливого морально-психологічного клімату шляхом упровадження і дотримання правил етикету. У багатьох японських фірмах, офісах працівники сидять обличчям один до одного, аби легше було спілкуватися. У цьому самому приміщенні працює їхній керівник, з яким у таких умовах легше розв'язувати ділові проблеми. Керівники та пересічні працівники тут не мають жодних відмінностей щодо умов праці та відпочинку. Це дає їм не лише відчуття рівноправності, а й однакової відповідальності. Працівників часто збирають разом, щоб обговорити питання політики фірми, етики бізнесу. При цьому не стільки даються рекомендації зверху, скільки вислуховується думка підлеглих [10.с. 135].

Багато великих фірм та корпорацій на Заході вводять до штатного розкладу психологів та спеціалістів з етики. Зараз це вже норма, а не виняток. Досвід США, Німеччини, Японії у цьому напрямку показує, що витрати на морально-психологічну підтримку персоналу є не тільки об'єктивно необхідними, а й такими, що окуповуються. Для фірми набагато дешевше створити нормальні умови для продуктивної діяльності своїх працівників, аніж компенсувати додаткові витрати на навчання та перепідготовку нових людей або на відшкодування витрат через конфлікти й страйки.

Окремі організації в Україні також вже мають певний досвід етико-психологічної підтримки працівників. У деяких вищих навчальних закладах, наприклад, створено психологічні служби, завданням яких є сприяння повноцінному особистісному й інтелектуальному розвитку студентів, профілактика і корекція відхилень у ньому. На окремих підприємствах України створено протокольні служби. Проте такий досвід поки що впроваджується дуже повільно. Більшість керівників ще не усвідомили необхідності морально-психологічної підтримки людей. Не вистачає відповідних методичних розробок, немає коштів для розв'язання цієї проблеми.

Звичайно, усі працівники повинні мати загальну культуру, інтелект, порядність. Але особливе значення має їхній моральний потенціал. Основною етичною нормою, якої слід дотримуватися у службових взаємовідносинах, є збереження гідності людини незалежно від того, яке місце вона посідає в ієрархічній структурі. Спілкуючись, люди часом травмують одне одного, а моральні травми часто страшніші за фізичні. Морально-психологічний стан в організації багато в чому залежить від керівника, визначається його особистою поведінкою і моральними якостями.

Одна з японських газет свого часу провела інтерв'ю з президентами великих компаній стосовно якостей і стандартів поведінки, необхідних керівникові. Було названо такі: широта поглядів і глобальний підхід до проблем; перспективне передбачення та гнучкість; ініціативність та рішучість, особливо в умовах ризику; завзятість у роботі та безперервне самовдосконалення. Серед особистісних якостей зазначалися такі: вміння чітко формулювати цілі та установки; готовність вислуховувати думки інших; неупередженість, безкорисливість і лояльність; здатність повністю використовувати можливості підлеглих правильною їх розстановкою та справедливим ставленням до них; особиста привабливість; здатність згуртовувати людей і створювати їм сприятливу атмосферу для роботи [16.с. 88].

Керівник перебуває в центрі уваги, його знають усі, про нього говорять, з нього беруть приклад інші. Не випадково американці кажуть, що краще витратити десять тисяч доларів на пошуки розумного, вихованого менеджера, який вміє працювати з людьми, аніж потім витрачати сто тисяч доларів через поганого керівника, який не може встановити формальних стосунків з працівниками та клієнтами.

Керівник не повинен виявляти особистих симпатій, провокувати ситуації, що можуть призвести до міжособистісних ексцесів (пересудів, взаємних випадів, істерик тощо). Вихований, інтелігентний керівник завжди перший вітається з підлеглими. Якщо він зустрічається з жінкою або людиною, старшою за віком, він теж вітається першим. Якщо до керівника в кабінет заходить інша людина, яку він викликав (або навіть не викликав), він пропонує їй сісти. Якщо керівник веде бесіду з підлеглим, він не повинен довго розмовляти по телефону чи мовчки переглядати папери. Якщо розмову закінчено, керівник може першим встати з-за столу, щоб дати це зрозуміти іншому. Керівник не повинен припускатися грубощів, принижувати людську гідність свого підлеглого.

Якщо керівник пообіцяв щось зробити, то обов'язково і своєчасно мусить це зробити, а якщо щось не виходить, то слід вибачитися і пояснити причину. Керівник має завжди пам'ятати, що недоброзичливе або образливе слово боляче вражає людину і вона ще довго через це страждатиме. Саме образа нерідко провокує виникнення конфлікту. Але якщо це вже сталося, то інтелігентна людина-керівник не забуде вибачитися перед підлеглим. Поведінка керівника, його ставлення до роботи та до людей є прикладом для підлеглих. Добре, якщо керівник вміє посміхнутись іншому, має почуття гумору, вміє гарно вдягатися, говорить чітко і дохідливо. Якщо керівник не береже свого часу, то його підлеглі тим паче не цінують свого та його часу. Керівникові доводиться не тільки заохочувати підлеглих до роботи, а й накладати на них стягнення. Якщо він при цьому керується справедливістю, підлеглий - хоча йому і не подобається бути покараним - поважатиме керівника. Якщо керівник не вміє слухати підлеглих, то навряд чи вони захочуть звернутися до нього з якоюсь пропозицією, підтримають його у важкій ситуації.

На ранній стадії створення установи правила поведінки в ній встановлюються легко й просто. Коли діяльність організації розширюється, у ній значно збільшується кількість працівників, зростає кількість партнерів, з якими встановлюються певні відносини. За таких умов стандарт поведінки керівника повинен відповідно змінюватися в напрямку деталізації етичних норм та правил.

Люди, які прийшли до керівництва організаціями, мають, звичайно, різні підготовку, попередній досвід, моральні якості, але їх умовно можна поділити на:

- «системознавців», які відмінно організовують взаємодію служб, працівників, налагоджують управління до точності годинникового механізму. У спілкуванні вони не знають пощади іншим людям, бо для них неухильне виконання рішень понад усе. У людях бачать тільки відповідність їх створеній системі;

- «людинознавців», які вважають найважливішим звертатися до інтересів і мотивів людей, до їхнього розуму і почуттів. Спілкуючись з підлеглими, вони «роздмухують» у них іскри ініціативи, завдяки чому підлеглі розмірковують, шукають, вносять ідеї, які керівник всіляко підтримує.

У світовій практиці менеджменту є правила, які забороняють певні дії управлінців, що порушують етичні або морально-психологічні вимоги до спілкування. Серед них такі:

- не можна впливати на підлеглих нищівною критикою;

- не слід шукати винних, краще шукати причини і шляхи подолання недоліків;

- не принижуй гідності працівника, краще проаналізуй його дії;

- не пред'являй претензій до працівника у присутності інших, краще висловлюй їх наодинці;

- не треба боятися хвалити підлеглого, бо успіх окрилює;

- якщо треба висловити негативну оцінку, то мову слід вести лише про результати діяльності, а не про особистість працівника;

- не обмежуй самостійність і свободу людей, треба їм довіряти і сприяти їх ініціативі, бажанню генерувати ідеї та ін. [13. с. 126].

Є певні етичні вимоги до керівника, який приймає відвідувачів, зустрічається з клієнтами. Він може варіювати свою поведінку, місцезнаходження в кабінеті залежно від рангу та мети візиту відвідувача:

- якщо візит офіційний - господар кабінету, сидячи за робочим столом, відповідає на вітання відвідувача і запрошує його сісти перед своїм столом. Час візиту, характер спілкування та його підсумки визначає господар кабінету;

- якщо візит неофіційний - зустрічаючи гостя, господар, відповідаючи на його вітання, виходить з-за столу і запрошує його в зону колегіальної роботи, а сам сідає напроти нього. час зустрічі залежить від взаємної попередньої домовленості; - якщо візит дружній - господар кабінету зустрічає відвідувача, стоячи в центрі приміщення, а після обміну вітаннями запрошує його сісти в крісло за журнальним столом. Спілкування характеризується повною відкритістю, готовністю до взаємовигідних рішень.

Має, звичайно, значення і те, в якому приміщенні відбувається зустріч, як розташовані меблі, чи дотримано єдиного стилю, в якому облаштовано кабінет. Ще давньокитайські філософи говорили про те, що речі, які оточують людину, впливають на її справи. Приймаючи відвідувачів, не можна фамільярно розмовляти з підлеглими та критикувати їх. Якщо своєчасно господар не зміг прийняти відвідувача, треба вийти до нього і перепросити, пам'ятаючи, що час - це гроші. Є ще багато інших етичних вимог і особливостей в роботі керівника, і як правило, він їх набуває у процесі своєї ділової діяльності.

Морально-психологічний портрет вітчизняного керівника в Україні ще формується. Риси, які мали так звані номенклатурні керівники за минулих часів, у нових ринкових умовах змінюються. А молоді керівники, які з'явилися після перебудови, працюють методом пошуку та помилок, набуваючи власного досвіду. Вже є перші спроби узагальнення якостей та стандартів їх поведінки, проте етичний бік їхньої роботи, правила етикету в стосунках з підлеглими поки що опрацьовано недостатньо.

Однією зі сторін службової етики є взаємовідносини установи з клієнтами та партнерами по бізнесу. «Знаєте, чому я пішов з цього банку?» - сказав керівник однієї з київських фірм. - «Тому що там до мене ставилися як до такого, на якому можна заробити. А я хочу, щоб на мене дивилися як на ділового партнера, з яким треба працювати». Сталося це тому, що в цьому банку не завжди дотримувалися етичних норм спілкування. Не випадково деякі банки України останнім часом почали вводити Кодекс банківської етики, де визначаються жорсткі правила «м'якої поведінки» з клієнтами, якими мають керуватися службовці. При цьому скористалися досвідом англійських комерційних банків, які мають найбагатшу історію й добропорядні традиції в організації та регулюванні відносин з клієнтами. Основний принцип їхньої роботи - повага до прав людини. Правила етикету обов'язково закладаються в тій установі, яка хоче мати ділові стосунки з іншими організаціями, залучити їх до ефективного співробітництва і, врешті-решт, мати від цього прибутки. Етика та етикет службових взаємин зобов'язують працівників бути однаково ввічливими і уважними до будь-якого клієнта, щиро готовими взяти участь у вирішенні його справ. Від того, як кожний працівник ставиться до людей, з якими він має справу, залежить імідж установи. Думка клієнта або партнера по бізнесу про окремого працівника може стати думкою про фірму взагалі.

У відомій фірмі IBM будь-який керівник щонайменше 25% свого робочого часу відводить зустрічам з клієнтами, а ділові обов'язки деяких працівників в основному передбачають роботу з ними. У фірмі все спрямоване на те, щоб кожний працівник, контактуючи з клієнтом, усвідомлював себе в його очах єдиним представником компанії й до того ж знав, що від його поведінки і від враження, яке він справить, залежатиме думка клієнта про компанію взагалі. Байдуже ставлення до відвідувача з боку працівника фірми викличе у першого роздратування та неприязнь, а це може призвести до втрати вигідного замовлення. Майже 85% проблем, про які повідомляється по телефону, співробітники IBM вирішують одразу. Основне правило фірми - дати зрозуміти кожному клієнту, що його цінують незалежно від розміру компанії та обсягів замовлення.

Віце-президент компанії IBM з маркетингу Ф. Роджерс пише: «Мати справу з компанією, яка не зорієнтована на клієнта, - це втрачені час і нерви. Ви зателефонували і ще не встигли представитися та привітатися, а вам кажуть: «Зачекайте». У приймальній офісу вас лають за те, що ви своїм запитанням перервали приватну бесіду, і змушують шукати якогось працівника на іншому кінці коридору чи на інших поверхах. Повз вас пройде десяток працівників, але жоден не запропонує допомоги. Якщо ви зробили ненароком якийсь промах, тут з вами будуть розмовляти так, начебто ви їх пограбували. Якщо ви не відповідаєте на телефонні дзвінки та на листи, якщо в останню хвилину і без Поважних причин відміняєте зустріч або спізнюєтесь, то якої думки про вас буде клієнт? Він не буде впевнений, що ви своєчасно виконаєте його замовлення. З такою компанією він більше не буде мати справу» [13, с. 93-223].;

Як свідчать психологічні дослідження, у 85 випадках із 100 люди після першого знайомства складають для себе образ людини за її зовнішнім виглядом. Перша хвилина зустрічі є вирішальною у створенні соціального і психологічного портрета, вона визначає характер подальших взаємин. Змінюється така думка потім важко.

Будь-які зустрічі мають починатися вчасно. На всі телефонні дзвінки та листи клієнтів треба обов'язково і своєчасно давати відповідь. Прийняті рішення мають виконуватись, у встановлений строк. Кожна дія, навіть незначна, врешті-і решт, матиме результат. Звичайно, такі вимоги стосуються як працівників установи, так і її клієнтів. Якщо таке ставлення буде однаковим з обох сторін, то й результати від спілкування будуть ефективними для кожної з них.

Неабияке значення у взаємовідносинах з клієнтами має зовнішній вигляд працівника установи. На роботі треба бути) в діловому костюмі (і чоловікам, і жінкам) спокійного кольору. Гарний та охайний одяг будь-якого працівника підкреслює повагу фірми до тих, з ким вона спілкується.

Наведені приклади свідчать, що застосування етики та етикету дає практичний результат - встановлення надійних і довготривалих взаємин з клієнтами. Це сприятиме збільшенню обсягів замовлення, розширенню діяльності організації, зростанню її прибутків.

Використана література

культура етичний керівник мовлення

1. Бандурка А.М., Бочарова СЛ» Землянская Е.В. Психология управлення. - X., 1998.

2. Вудкок М., ФренсисД. Раскрепощенньїй менеджер. Для ру-ководителя-практика: Пер. с англ. - М., 1991.

3. Деловой зтикет. - 2-е изд., перераб. и доп. - К., 2001.

4. Ламонт К. Иллюзия бессмертия. - М., 1984.

5. ЛозницяВ.С. Психологія менеджменту: Навч. посіб. - К., 1997.

6. Льюис Ричард Д. Деловьіе культури в международном бизнесе. От столкновения к взаимопониманию: Пер. с англ. - М., 1999.

7. Малахов В. Етика: Курс лекцій. - К., 1996.

8. Монахов Г.А. Мелочи создают совершенство. Деловой и светский зтикет. Благоприятньїй персональний имидж. - К., 2001.

9. Нравственная культура личности. - К.₍1986.

10. Нравственная культура: сущность, содержание, специфика. - Вильнюс, 1981.

11. Попов Л.А. Десять лекций по зтике: Учеб. пособие для студентов вьісш. учеб. заведений. - М., 2001.

12. Поуст Е. Американський етикет. - К.; Тернопіль, 1991.

13. Роджерс Ф. IBM. Взгляд изнутри. Человек, фирма, маркетинг: Пер. с англ. - М., 1990.

14. Степаненко В. Етика в проблемних і аналітичних задачах: Навч. посіб. - К., 1998.

15. Сохань ЛЯ., Донченко Е.А., Соболева Н.И. Культура жизни личности // Психол. журн. - 1986. - №5.

16. Такаянаги Сатору. Японская система управлення трудовими ресурсами: Как работают японские предприятия: Сокр. пер. с англ. - М., 1989.

17. Тоехиро Коно. Стратегия и структура японских предприя-тий: Пер. с англ. - М., 1987.

18. Феофилов ЛТ. Умеете ли ви себя вести? - К., 1990.

19. ФормановскаяНЛ. Ви сказали «Здравствуйте!» - К., 1989.

20. Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и етикет для делових людей. - М., 1995.

21. Шеломенцев В.Н. Зтикет и культура общения. - К., 1995.

22. Ягер Д. Деловой зтикет: как вижить и преуспеть в мире бизнеса. - М., 1994.

Размещено на Allbest.ru