Правила создания и оформления документов в ООО "Пивстар"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Местом прохождения практики явилось Общество с ограниченной ответственностью «Пивстар» (далее ООО «Пивстар»).

Практика длилась в течение 11-ти дней, начиная с 04 апреля 2011 года, по 5 дней в неделю.

Основной целью практики является ознакомление с деятельностью торговой организации, работой ее отделов, выявление основных функций организации, изучение особенностей оформления отдельных видов документов, трафаретных текстов, анализ бланков и др.

В течение всей практики я перемещалась практически по всем отделам организации.

Основным заданием явилась изучение состава видов служебных документов, использующихся при документировании управленческой деятельности современных государственных структур и негосударственных организаций на примере ООО «Пивстар».

ООО «Пивстар» является торговой организацией - юридическим лицом, участником общества является ООО «Пивстар», находящееся по адрему: г.Белгород, ул.Коммунальная, д. 18.

Основной целью деятельности фирмы, в соответствии с Уставом ООО «Пивстар», является расширение рынка товаров и услуг, а также получение прибыли.

Основными видами деятельности являются:

Торгово-закупочная деятельность, в том числе оптовая, розничная, комиссионная торговля продовольственными, промышленными, подакцизными товарами, открытие торговых точек;

Посредническая деятельность.

Полиграфическая и рекламная деятельность;

Согласно свидетельства о государственной регистрации ООО «Пивстар» присвоен индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) 3128045000, и поставлено на учет в налоговом органе в качестве налогоплательщика.

Основным видом реализуемой продукции ООО «Пивстар» является розничная реализация алкогольной продукции на территории г.Белгорода.

Данная деятельность осуществляется на основании:

Лицензии № 122 от 15 сентября 2003г. на право закупки, хранения и поставок алкогольной продукции на территории г. Белгорода;

Лицензии № 1028 от 25 июня 2002г. на право розничной торговли алкогольной продукции на территории г. Белгорода.

Высшим органом управления обществом является общее собрание акционеров, проводимое 1 раз в год. Деятельностью общества в периоды между собраниями руководит Совет директоров. Исполнительным органом является генеральный директор, который избирается на общем собрании акционеров на срок 5 лет, который исполняет решения общего собрания акционеров и Совета директоров общества.

Согласно штатного расписания в фирме работает 17 человек.

Большую часть помещения занимает торговый зал, имеется большое складское помещение, с отдельным входом, удобным подъездом для транспорта.

Надо отметить. что в последнее время упор был сделан на обновление и модернизацию оборудования. Ввод новых мощностей проводится как за счет собственных средств, так и при участии партнеров на взаимовыгодных условиях.

Управление предприятием осуществляется в соответствии с его Уставом. Предприятие является юридическим лицом, пользуется правами и выполняет обязанности, связанные с его деятельностью. Управление предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной структуры управление необходимо обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям.

Структура управления может изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления .

Предприятие возглавляет директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

В соответствии с Положением об организационной структуре ООО «Пивстар», для эффективной реализации стратегии развития предприятия и обеспечения устойчивой работы общества в условиях рыночной экономики, организационно - управленческая структура Общества строится с учетом нижеперечисленных принципов:

возможности гибкого реагирования на изменения рынка,

обеспечения оптимального уровня децентрализации управленческих решений,

исключения дублирования службами выполнения одних и тех же функций,

персонификации ответственности за организацию и выполнение возложенных функций.

В соответствии с действующей линейно - функциональной структурой управления предприятием утверждается следующий состав основных функций и служб, обеспечивающих их реализацию:

директор и зам. директора - по основным вопросам руководства фирмой;

организация производства - технолог и заместитель директора;

финансы и экономика, бухгалтерский учет: главный бухгалтер и заместитель главного бухгалтера,

информационное обеспечение и вопросы снабжения и сбыта: заведующая магазином и менеджер.

Для обеспечения выполнения основных функций сохраняются также вспомогательные функции:

охрана окружающей среды;

охрана объекта;

хозяйственное обеспечение.

Единство и взаимосвязь выполнения поставленных задач реализуется через качественное и оперативное исполнение всеми службами возложенных на них обязанностей.

Так, например, менеджер ответственен за разработку перспективных и текущих планов работы предприятия и его подразделений; за обеспечение и координацию работ по инвестиционному проектированию, экспертизу и реализацию проектов; главный бухгалтер - за разработку штатных расписаний, трудовых нормативов, систем оплаты труда.

1. Организационные документы организации

Предприятие ООО «Пивстар» по организационно-правовой структуре является обществом с ограниченной ответственностью. (Общество с ограниченной ответственностью - это хозяйственной общество, учрежденной одним или несколькими лицами, которое отвечает перед кредиторами только своим объявленным капиталом, размер которого определяется законом; типичная форма компании одного лица.)

Главным документам предприятия является Устав.

Устав предприятия - это зарегистрированный и утвержденный в установленном порядке документ, свод положений, правил деятельности юридического лица, определяющий его структуру, устройство, виды деятельности, отношения с другими лицами и государственными органами, права и обязанности.

Устав общества содержит п.2 ст.12 закона РФ «Об ООО»:

- Полное и сокращенное фирменное наименование общества;

- Сведения о месте нахождения общества;

- Сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным (т.е. 2/3 голосов от общего числа голосов участников) большинством голосов;

- Сведения о размере уставного капитала общества;

- Сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

- Права и обязанности участников общества;

- Сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;

- Сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;

- Сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;

- Иные сведения, предусмотренные Законом «Об ООО».

Устав общества может также содержать, на усмотрение участников, иные положения, не предусмотренные Законом «Об ООО», от них требуется только, чтобы они не противоречили действующему законодательству.

Устав обязателен для всех участников общества и третьих лиц (например, контрагентов).

Также я ознакомилась с должностной инструкцией секретаря, данная инструкция состоит из четырех разделов:

Общие положения

Должностные обязанности

Права

Ответственность

2. Нормативно-методические документы, регламентирующие правила создания и оформления документов

В своей деятельности ООО «Пивстар» использует Инструкцию по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.

Для организации создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, т.к. она позволит:

- регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации;

- закрепить в организации наиболее рациональную технологию делопроизводства;

- сделать систему работы с документами стабильной;

- обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов;

- установить ответственность за работу с документами.

Инструкция содержит следующие разделы:

Общие положения;

Правила составления и оформления документов;

Организация работы с документами;

Документация по личному составу;

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера действия инструкции, ответственность за несоблюдение ее положений; указывается должность работника, ответственного за делопроизводство в организации; приводится перечень законодательных и нормативных правовых актов, нормативно-методических документов межотраслевого действия, которые были использованы при разработке инструкции по делопроизводству, а также внутренние организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция.

Раздел «Правила составления и оформления документов» включает несколько подразделов:

- «Виды и разновидности документов, используемых в организации для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности»;

- «Виды бланков организации и порядок их использования»;

- «Общие правила подготовки и оформления документов» (на основе ГОСТ Р 6.30-2003);

- «Правила подготовки распорядительных документов» (включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания);

- «Правила подготовки писем, докладных записок, иных информационных документов»;

- «Порядок изготовления и размножения документов»;

- «Правила оформления и заверения копий и приложений»;

- «Порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов»;

- «Порядок работы исполнителей с документами»;

- «Оформление документов, передаваемых по факсимильной связи».

Раздел «Организация работы с документами» традиционно начинают с подраздела «Организация документооборота», в котором отражают следующие вопросы:

- порядок приема, обработки, распределения входящих документов, организация их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое (от одного исполнителя к другому);

- основные инстанции движения документов;

- порядок подготовки и отправки исходящих документов (включая все виды связи, которые используются в организации (почтовая; телеграфная, факсимильная, курьерская и др.));

- порядок учета объема документооборота.

Раздел «Документация по личному составу» имеет следующую структуру:

- «Порядок оформления приема на работу»;

- «Порядок оформления перевода на другую работу»;

- «Порядок оформления увольнения»;

- «Порядок оформления отпусков»;

- «Порядок оформления командировок»;

- «Порядок оформления поощрений»;

- «Порядок оформления дисциплинарных взысканий»;

- «Порядок оформления и ведения трудовых книжек»;

- «Учет кадров».

3. Особенности оформления управленческих документов

Основной целью деятельности организации, в соответствии с Уставом ООО «Пивстар», является расширение рынка товаров и услуг, а также получение прибыли. В процессе деятельности организации издаются приказы, указания, договоры и т.п. Они фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Гражданский Кодекс РФ, ч. 1, разд. III.

К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках, предусмотренные главой 9 ГК РФ. К договорам, заключаемым более чем двумя сторонами, общие положения о договоре применяются, если это не противоречит многостороннему характеру таких договоров.

Граждане и юридические лица свободны в заключении договора.1 Стороны могут заключить договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами.

Стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). К отношениям сторон по смешанному договору применяются в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора.

Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (статья 422).1

Договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент его заключения.

Договор, по которому сторона должна получить плату или иное встречное предоставление за исполнение своих обязанностей, является возмездным. Безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления.

Исполнение договора оплачивается по цене, установленной соглашением сторон. Изменение цены после заключения договора допускается в случаях и на условиях, предусмотренных договором, законом либо в установленном законом порядке.

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Окончание срока действия договора не освобождает стороны от ответственности за его нарушение.

При толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. Буквальное значение условия договора в случае его неясности устанавливается путем сопоставления с другими условиями и смыслом договора в целом.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы федерального органа исполнительной власти.

Приказы подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа - приказ;

- дата и номер;

- заголовок (должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, например: О командировании работников в...

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции организации.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Служебные письма готовятся:

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- как инициативные письма.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

4. Анализ бланков

Документы в организации ООО «Пивстар», как правило, оформляются на бланках.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. - должны создаваться на бланках документов.

Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм). организационный документ бланк

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

Заключение

Учебная практика проходила в ООО «Пивстар».

Правила создания и оформления документов в ООО «Пивстар» установлены Инструкцией по делопроизводству. Отмечено, что оформление документов соответствует требованиям нормативно-методической документации.

В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления.

Изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение.

Можно сделать вывод, организация документооборота ООО «Пивстар» имеет некоторое своеобразие, однако порядок выполнения большинства делопроизводственных операций соответствуют нормативно-методическим требованиям.

1. Размещено на www.allbest.ru