Формирование личных дел работников

Размещено на http://www.allbest.ru/

«Санкт-Петербургский Государственный Университет Сервиса и Экономики»»

Контрольная работа

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

Санкт- Петербург

2012

Формирование личных дел работников

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности, помещенных в специальную папку.

Цель формирования личного дела - сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. При формировании личного дела в него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы об образовании - аттестат, диплом, сертификат, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака и другое). При оформлении личного дела работника можно руководствоваться нормами указа Президента РФ «Об утверждении положения «О персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» от 30.05.2005 № 609.

В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

- личный листок по учету кадров или анкета;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- автобиография;

- копии документа об образовании;

- трудовой договор (экземпляр работодателя);

- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

- характеристики (рекомендательные письма);

- заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

- выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).

К личному делу работника приобщаются иные документы, предусмотренные Федеральными законами (Федеральный закон N 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. "О персональных данных") и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку. Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии работников и т.п. Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки.

Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации; заголовок текста; фамилия, имя отчество работника в именительном падеже; порядковый номер дела (как правило, это табельный номер); дата начала личного дела (день поступления); дата окончания личного дела (день увольнения); количество листов (указывается из листа-заверителя дела); срок хранения. На корешке личного дела указывается номер дела, фамилия и инициалы служащего. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел, предусматривающей следующие графы: порядковый номер; фамилия, имя, отчество работников; дата постановки дела на учет; дата снятия с учета. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются (отдельно нумеруются листы описи) и только после этого документ подшивается. В конце личного дела помещается лист-заверитель личного дела по установленной форме.

Ведение личных дел работников

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого работника организации (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами ведения личных дел конкретной организации). Ведение личного дела предусматривает:

- ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

- помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дела;

- изъятие документов, надобность в которых миновала;

- периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов. В том числе во внутренней описи. Как правило, в хронологическом порядке, т.е. по мере их поступления. Это касается, в частности, справок с устаревшими сведениями. Такая проверка производится с целью установления наличия и физического состояния документов.

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица кадровой службы и печатью предприятия или кадровой службы. Не рекомендуется использовать гелиевые ручки, т.к. написанные ими тексты очень быстро выцветают.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование штампов установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри «дела» они располагаются в хронологической последовательности. Отдельные наиболее важные документы при необходимости могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Листы документов, приобщенных к личному делу, но не подшитых в него, не нумеруются и учитываются во внутренней описи на общих основаниях с отметкой в графе «Примечание» о фактическом местонахождении документа в составе «дела». Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения оригиналов и копий документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях копии документов заверяются и приобщаются к «делу».

Общий порядок организации работы с исходящими документами на предприятии

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р51141-98, это официальные документы, отравляемые из учреждения.[11] ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998.

Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге форматом А 4.

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа;

- согласование проекта;

- проверка правильности оформления документа;

- подписание или утверждение (если необходимо);

- регистрация корреспонденции;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра в дело.

Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководители или специалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Инициативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.

Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурных подразделений, другими организациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согласований должно определяться деловой необходимостью.

Согласованный проект документа представляют руководителю организации или структурного подразделения для подписания вместе с материалами, на основании которых проект готовился.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы возвращают на доработку исполнителям.

Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.

После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.

При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, нарочным и т.д.

Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные документы передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.

Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.

Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный экземпляр, направляют адресату, второй (отпуск) - помещают в дело.

Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).

личное дело документ приказ

Об выделение средств

Сообщаем Вам, что на основании представленного плана ремонта фасада здания который соответствует постановлению Администрации города Кириши № 111-пк от 25.10.2010 «Об утверждении Порядка и условий составления, изменения и согласования паспорта фасадов зданий, строений, сооружений на территории города Кириши».

Выделяем Вам средства из городского бюджета.

Глава В.А. Мухин

Уважаемый Павел Алексеевич!

В связи с реконструкцией торговых павильонов и задержкой поставки оборудования. Нужно ускорить отгрузку оборудования, для сдачи павильонов в срок. Мы понимаем, что срочный заказ будет стоить дороже, но мы согласны на такие условия.

С уважением,

Директор Д.Г. Стыркина

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСВЕННОСТЬЮ «САЙЛ»

ПРИКАЗ

25 января 2012 года № 245

г. Кириши

Об итогах ревизии по проверке финансового учета

В связи с нарушениями ведения бухгалтерского и налогового учета, полного отсутствия учета и отчетности по командировкам, отсутствия журнала учета доверенностей. Нарушением п. 4.1. должностной инструкции, а именно ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Объявить замечание Бурло А.В. - заместителю гл. бухгалтера;

Подвергнуть административному наказанию в виде штрафа 1000 рублей Игнатьева А.В. - главный бухгалтер, за нарушения финансового учета.

Завести журнал учета доверенностей.

Устранить грубые нарушения финансового учета, отчетности по командировкам.

Назначить ответственным за устранение нарушений Игнатьева А.В.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание:

Объяснительная записка от зам.гл. бухгалтера Бурло А.В.

Директор М.Д. Галкин

Главный инженер П.Р. Жаров

Список используемой литературы

1. Кабашов С.Ю. Делопроизводство кадровой службы: учебно-методический комплекс - Уфа: БАГСУ, 2009. 81 с.

2. Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. 160 с.

3. Сиганова Т.В. «Делопроизводство и документооборот» учебное пособие (для студентов экономического факультета) издание ОмГУ Омск 2004. - 60 с.

4. Янковая В.Ф. «Документооборот организации» секретарь-референт. - 2005.- №7.

Размещено на Allbest.ru