Организация труда руководителя

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Нижегородский государственный университет им. Н.И. Лобачевского

Экономический факультет

Кафедра менеджмента

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему: «Организация труда руководителя»

Студент 3 курса 31 группы

Дерябина А.В.

Руководитель:

Асс. Тихонов С.В.

Нижний Новгород 2011



Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические данные, необходимые для правильного толкования понятия «труд руководителя»

1.1 Понятие и содержание труда руководителя

1.2 Отличительные особенности труда руководителя

1.3 Функции, принципы и методы руководства

Глава 2. Организация работы магазина «Colin's»

2.1 Характеристика предприятия

2.2 Основы трудовой деятельности руководителя магазина «Colin's»

2.3 Основные пути улучшения труда руководителя магазина «Colin's»

Заключение

Список использованной литературы



Введение

Девяностые годы, наряду с социально-политическими и экономическими переворотами и кризисами, внедрением в постсоветский образ жизни многих элементов западной культуры, этики, морали, могут быть отмечены употреблением в обиходе понятий предпринимательство, бизнес, коммерция, менеджмент. В учреждениях и организациях появились должности менеджеров. Созданы самодеятельные школы менеджеров. Во многих вузах страны появились факультеты, группы, новые специальности, опирающиеся на менеджмент.

Становление и развитие новой для отечественной науки дисциплины связано с рядом особенностей:

Во-первых, появление новой дисциплины говорит о важности области человеческого знания, ориентированной на удовлетворение качественно новых требований к организации и управлению в условиях рыночных отношений, конкурентной борьбы, поиска новых источников доходов, подходов к потребителю; необходимости выполнения новых, нетрадиционных, плановых, организационных, координационных, распределительных функций.

Во-вторых, низкая культура менеджмента в нашем обществе заставляет обращаться за опытом в страны с развитыми рыночными отношениями. Но и в этих странах к понятию и феномену менеджмента отношение неоднозначное. Даже в США зачастую менеджмент отождествляют с «индустриальной социологией». Вероятно, с этим связан тот факт, что абсолютное большинство программ по дисциплине рассматривают менеджмент как управление. Возникает естественный вопрос: зачем нужна еще одна дисциплина об управлении, если их и так много: теория управления, социология управления, психология управления, управление персоналом, введение в управление, управленческие решения, теория и социология организаций, организация управления и т.п.

В-третьих, в научной литературе по менеджменту практически отсутствуют главные признаки самостоятельной научной дисциплины: идентификация в структуре знаний, определение предмета, наличие собственного метода, особенных законов, категорий, стиля мышления.

В-четвертых, большая часть западной литературы по менеджменту, декларируя ее как творческую научную дисциплину, по сути, ограничивается конкретными советами, рекомендациями по решению локальных, оригинальных ситуаций.

В-пятых, в нашей стране и ранее и сейчас есть должности и работы, которые можно было бы подвести под понятие «менеджмент».

Под руководством понимается управление, проявляющееся в организации взаимоотношений между звеньями «руководитель-подчиненный» и основывающееся на воздействии как на группы работающих, так и на отдельные должностные лица. Субъектом этого воздействия выступает руководитель-единоначальник, полностью отвечающий перед звеньями вышестоящего уровня управления за деятельность вверенной ему системы.

Руководитель-менеджер должен, прежде всего:

а) четко представлять цель деятельности возглавляемой системы и те вытекающие из нее задачи, решение каждой из которых служит промежуточным результатом на пути к ее достижению;

б) системно выделять с необходимой на данном уровне управления детализацией все существенные для решения данные, факторы, условия и обстоятельства;

в) определять, какую задачу следует решать самому, а какие конкретно поручить подчиненным. Далее, распределять людские, финансовые, материальные и другие виды ресурсов, требуемые для решения задач, и установить время их выполнения, осуществлять контроль за ходом и сроками решения задач; разрабатывать меры, обеспечивающие практическую реализацию в производстве найденных решений. Умело соединять экономические, организационные и социально-психологические методы управления; не падать духом при неудачах, уметь объединять, вдохновлять людей, не полагаться автоматически лишь на силу приказа, а убеждать работников в его правильности и своевременности, в необходимости выполнения.

Трудно перечислить, да и вряд ли в этом есть необходимость, многообразные области и уровни руководства на производстве. Важнее, уяснить то особое место, которое занимает руководитель-менеджер в системе управления среди других образующих ее элементов.

Элементы, наделенные функцией руководства, играют решающую роль в системе управления. С одной стороны, они исполняют возложенные на них вышестоящими элементами функции (задания, поручения), т.е. являются объектами управления. С другой - сами налагают определенные функции на нижестоящие элементы, определяют их состав и порядок взаимодействия, выступают субъектами управления. В связи с этим содержание задач руководителя вытекает из состояния объективных условий его работы. Еще в 1970 г. Г.Х. Попов, исходя из реальных производственных факторов, предложил схему основных направлений руководства в промышленности. Теория руководства, построенная им по объективному критерию, должна включить следующие четыре раздела 1) учение о механизме руководства производством (системология). Сюда включаются цели управления, способы воздействия на объект управления, принципы построения функционирования управляющей системы; 2) учение об управляющей системе (структурология), которое включает: функцию управляющей системы, кадры и технику управления формирование органов управления; 3) учение о функционировании управляющей системы (процессология), включающее: динамику процесса управления, технологию операций управления, формализацию управления; 4) учение о непрерывной самоорганизации управления (эволюциология), состоящее из системы управления, рационализации управления, перспективы управления.

Если перевести эту схему на язык руководства, то концепция оптимального руководства предполагает соединение производственного и человеческого аспектов, а сам руководитель должен быть одновременно специалистом в области производственных и социальных вопросов. Содержанием руководящей работы определяются ее практические операциональные моменты. Для менеджера руководство представляет собой процесс управления поведением других людей в интересах достижения определенной цели. В этом смысле управление означает стимулирование людей действовать определенным образом или же следовать определенному курсу. Руководство, как один из элементов менеджмента, концентрирует внимание главным образом на поведенческих аспектах (хотя не все менеджеры являются одновременно и руководителями).

Цель моей курсовой работы - рассмотреть организации труда руководителей. То есть, как организовать работу руководителя, чтобы его труд был наиболее эффективным. Но следует помнить, что труд руководителя настолько специфичен, что правильно организовать его довольно проблематично. Умение эффективно руководить, что это, наука или искусство? Однозначного ответа на этот вопрос, наверное, не даст никто. Можно лишь предположить, что это некий синтез науки и искусства управления. И поэтому в данной курсовой работе будут по возможности рассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности работы руководителя.



Глава 1. Теоретические данные, необходимые для правильного толкования понятия «труд руководителя»

1.1 Понятие и содержание труда руководителя

Для того чтобы оценить функциональность системы Бизнес-менеджер, для начала необходимо разобраться с обязанностями руководителя. Руководитель - это человек, который выполняет следующие функции: ставит задачи, контролирует их выполнение и принимает решения. На первый взгляд, ничего сложного в этом нет. Но давайте разбираться в тонкостях работы руководителя дальше. На основании чего он принимает решения? На основании различных отчетов и информации о достигнутых результатах. Как ставит задачи? Однозначно и четко, учитывая взаимодействие между отделами и сотрудниками. С помощью чего контролирует выполнение работы? Основываясь на критериях оценки сделанной работы поставленной задаче. И эти функции остаются неизменными, вне зависимости от того, осуществляется ли управление небольшой фирмой или крупной компанией. Бизнес-процессы в любой организации основаны на одних и тех же принципах.

Добавим в уравнение несколько неизвестных, вернее, сделаем ситуацию более реалистичной. Есть некоторое количество клиентов, некоторое количество задач и некоторое количество сотрудников. Сотрудники решают задачи, задачи удовлетворяют потребности клиентов, клиенты приносят прибыль компании. Схема организации управления производством понятна. Для четкой и продуктивной работы необходимо одно условие: контроль со стороны руководства, то есть с вашей стороны. То есть важна ещё и грамотная организация труда руководителя. В крупных компаниях, в которых выполняются серьёзные задачи, без наличия специальных инструментов сложно представить эффективное управление и слаженную работу коллектива. Точно также как невозможно при беглом осмотре оценить рентабельность проекта и финансовое положение компании. Управление даже небольшой фирмой требует применения различных инструментов. Все организации существуют в одной системе координат -- сотрудники, клиенты и деньги. Так при чем здесь Бизнес-менеджер?

Бизнес-менеджер представляет собой комплекс удобных инструментов, позволяющий максимально эффективно решить все ежедневные бизнес-задачи и наладить рабочие процессы внутри самой организации. Самое важное здесь слово -- комплекс. Так, для решения каждой задачи отдельно можно использовать свой инструмент: отдельно считать прибыль, отдельно ставить задачи (по электронной почте или телефону) и контролировать их выполнение, отдельно заниматься распределением сотрудников по отделам. Но при таком управлении даже на небольшой фирме сложно держать под контролем все бизнес-процессы. А потому такая организация управления производством неэффективна. Каждая задача тесно связана с клиентом, а клиент -- с прибылью. И нельзя эти три составляющие рассматривать отдельно, как нельзя рассматривать систему координат как три отдельных графика. Бизнес-менеджер -- это комплексная система, состоящая из трех, взаимодополняющих друг друга частей. Это продукт, позволяющий поднять организацию управления любой компанией и любым производством на новый уровень. Бизнес-менеджер никак нельзя назвать программой тотального контроля. Скорее, это удобная и гибкая платформа для совместной работы. Каждый сотрудник является важной её частью и точно знает, какие задачи должен выполнять и какую ответственность несет. А начальник может легко проследить, что делают его подчиненные в данный момент. В любое время руководитель может быстро оценить реальное положение вещей в компании и сделать правильные выводы. То есть - быть в курсе всех бизнес-процессов в компании. При этом для руководителя это очень удобная и гибкая система организации своего труда. Используя, Бизнес-менеджер, обычный сотрудник может решить все свои коммуникационные вопросы и получить четкие задания с определением сроков, руководитель отдела -- спланировать работу по проекту, учитывая взаимосвязь между сотрудниками и отдельными задачами. А руководитель компании получает возможность оценить результаты работы и сделать вывод об их эффективности. Если для организации совместного труда внутри компании вы используете одну программу, для ведения финансов -- другую, для клиентской базы -- третью, и при этом вы прибегаете к дополнительным каналам коммуникации, при помощи Бизнес-менеджера вы можете объединить все эти процессы в одну удобную и простую систему. С ней управление любой крупной или небольшой фирмой станет гораздо проще. Бизнес-менеджер -- это организация труда руководителя на качественно новом уровне.

Что можно делать в Бизнес-менеджере?

-- Ставить задачи и назначать ответственных за них, указывать сроки выполнения задач и взаимосвязь с другими задачами и их исполнителями. Используя для этого Бизнес-менеджер, вы исключаете вероятность того, что сотрудник может забыть о задаче, неправильно её понять или переложить ответственность на коллегу. Кроме того, это удобный инструмент и для организации труда руководителя. Данная функция значительно облегчает управление даже небольшой фирмой.

-- Объединять задачи в проекты, планировать осуществление сложных проектов, в которых необходимо задействовать несколько работников или отделов. Полностью контролировать выполнение задач, поставленных подчиненным, и вносить коррективы в работу команды. Это эффективная система управления временем -- вы точно будете знать, когда будут выполнены те или иные задачи, что позволит не только осуществлять управление фирмой, но и прогнозировать её дальнейшее развитие.

-- Упорядочить структуру организации, создать отделы, отнести каждого сотрудника к одному из них, определить его обязанности и установить иерархию между отделами и работниками. Собрать воедино все регламенты и определить зону ответственности каждого работника в компании. Каждый сотрудник в фирме будет знать, у кого в подчинении он находится и к кому может обратиться с тем или иным вопросом, а многие вопросы отпадут сами собой.

-- Планировать отпуска и командировки, отслеживать прогулы, назначать штрафы и контролировать выплату заработной платы и бонусов.

-- Обеспечить коммуникацию внутри компании, используя личные сообщения, внутрикорпоративный форум и возможность добавлять комментарии к любой задаче или проекту. Такая организация взаимодействия между сотрудниками позволит не только корректно и максимально эффективно выполнять все поставленные задачи, но и поспособствует сплочению команды. А руководителю позволит сконцентрировать внимание на важных для компании бизнес-процессах.

-- Создать базу контрагентов и указать контактные лица, привязать к ним проекты и отдельные задачи. Программа предусматривает возможность предоставления гостевого доступа к просмотру задач, связанных с конкретным контрагентом.

-- Составлять расписание собственных дел, встреч и совещаний, используя электронный ежедневник. При этом, не выходя из системы, вы сразу сможете соотносить планы с текущими задачами, связанными с управлением производством. Так, без лишних усилий, вы сможете держать под контролем все бизнес-процессы в компании и помнить обо всех своих делах и задачах.

-- Создать полную базу документов, в которой будет храниться информация, необходимая для работы компании. К примеру, промо-материалы или шаблоны договоров.

-- Планировать и отслеживать финансовое положение компании при помощи модуля «Финансы». Предусмотрена возможность управления денежными потоками, оперативного получения отчётов о доходах, расходах и рентабельности организации.

Можно привязывать финансовые операции к проектам или контрагентам, что позволяет отследить прибыль от каждого конкретного клиента или оценить баланс контрагента. Такое управление финансами фирмы снизит вероятность возникновения ошибок к нулю.

-- Организовать единое информационное пространство, позволяющее и руководителям, и сотрудникам эффективно выполнять свою работу. Даже управление небольшой фирмой связано с трудностями коммуникационного характера, а если в вашей компании несколько сотен человек? Как наладить процесс общения внутри компании и соотнести его с текущими задачами бизнеса? Данная возможность позволит решить все проблемы взаимодействия производства и менеджмента, руководства и подчиненных.

Бизнес-менеджер содержит все необходимые модули, обеспечивающие слаженную работу команды и эффективное управление небольшой фирмой или крупным бизнесом. Разрабатывая программу, мы учитывали, что она может использоваться для управления различным бизнесом, от небольших дизайнерских студий и агентств недвижимости до крупных строительных компаний и типографий.

И у нас это получилось - Бизнес-менеджер можно использовать для управления бизнес-процессами в любой организации. Не имеет значения, сколько человек работает в вашей фирме -- десять или несколько сотен.

Проверенные и удобные инструменты для продуктивного труда, возможность оперативно оценить положение дел в организации, интуитивно понятный интерфейс, продуманная организация труда руководителя, легкость в освоении и бесплатный доступ к Бизнес-менеджеру в течение месяца -- всё это позволяет начать управлять бизнес-процессами в компании уже с момента регистрации. Мы непрерывно улучшаем свой продукт, делая его ещё совершеннее.



1.2 Отличительные особенности труда руководителя

Для эффективного осуществления функций планирования, организации, мотивации, контроля необходимо эффективное руководство.

Руководство - процесс социальной организации и управления деятельностью членов группы. Управлять деятельностью людей - значит оказывать на них влияние, побуждая работать на достижение целей организации.

Влияние - поведение одного лица, которое вносит изменения в поведение другого. Влиять на других людей можно через просьбу, пожелание, угрозу, шантаж, приказ, мнение, идею и т.д. Возможность влиять появляется в том случае, если одно лицо находится в определенной зависимости от другого. Эти отношения зависимости определяются как властные отношения. Руководитель имеет возможность влиять на других потому, что он наделен властью. Но руководитель должен быть способным оказывать влияние на своих подчиненных, эффективно ими управлять в целях выполнения ими поставленных задач. Реализация такой способности есть лидерство. Лидер эффективно осуществляет формальное и неформальное руководство. Итак, определим еще одно понятие. Лидерство это способность оказывать влияние на отдельные личности, группы, направляя их усилия на достижение целей организации.

Неформальные группы и организации возглавляются лидерами, которые в отличие от формальных не назначаются, а завоевывают признание работников. Формальный лидер действует в рамках делегируемых ему полномочий. Действия неформального лидера определяются интересами группы или организации и могут выходить за рамки формальных отношений.

Руководство (или лидерство) в формальной организации осуществляется субъектом (руководителем), который наделен определенной властью.

Власть определяется как возможность влиять на поведение других людей.

С понятием «власть» связано понятие властные полномочия. Это объем прав, которыми располагает руководитель при принятии решений по финансовым, кадровым, материально-техническим вопросам без согласования с высшим руководством.

В теории менеджмента существует не один подход к проблеме лидерства (руководства):

- подход с позиции личных качеств лидера, согласно которому эффективные руководители обладают определенным набором личных качеств. Сформировав в себе эти качества, можно стать эффективным руководителем;

- поведенческий подход, который основной акцент делает на определение наиболее эффективного поведения лидера, стиля руководства;

- ситуационный, в рамках, которого ученые пытаются определить, какое поведение и личные качества лучше всего соответствуют определенным ситуациям.

Приведем основные положения теории личных качеств, которую разработал У. Беннисом:

1. Управление вниманием - способность лидера представить результат деятельности так, чтобы это было привлекательным для других.

2. Управление значением - способность так передать значение созданного образа, идеи и видения, чтобы они были поняты и приняты.

3. Управление доверием - способность построить свою деятельность так, чтобы получить полное доверие своих сотрудников.

4. Управление собой - способность знать и вовремя признавать сильные и слабые стороны своей деятельности, умение привлекать для исправления слабых сторон ресурсы других людей Казначевская Г.Б. Менеджмент. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. - с.- 218..

Кроме того, У. Беннисом сделал существенный вклад в использование теории в практике, сформулировал качества лидера на основе интеллектуальных способностей, черт характера я профессиональных навыков.

Организация «пронизана» отношениями власти. Без власти нет организации и нет порядка.

Власть определяется не уровнем формальных полномочий, а степенью зависимости от другого лица. В этой связи руководитель обладает властью над своими подчиненными, так как они зависимы от него в вопросах заработной платы, удовлетворения социальных потребностей, предоставления работы и т.п. По существу власть держится на потребностях исполнителя или его ожиданиях в отношении удовлетворения потребностей, если подчиненный выполнит указания (поручения) руководителя.

Власть начальника над подчиненными - это только одна сторона власти -- видимая сторона. Но есть и другая - власть подчиненных над начальником. Ведь руководитель зависит от подчиненных в вопросах получения необходимой качественной информации для принятия решений, ответственности за результаты работы, которую выполняют подчиненные, способности подчиненных выполнять работу, неформальных контактов.

Таким образом, власть - процесс двусторонний, поэтому эффективный руководитель будет поддерживать баланс власти в организации: использовать свою власть над подчиненными в разумных пределах, достаточных для достижения целей, но не вызывающих непокорности подчиненных. Власть проявляется в определенных формах. Американские ученые выделили следующие пять форм власти:

1. Власть, основанная на принуждении. При этой форме подчиненный убежден в том, что руководитель может помешать удовлетворению какой-либо его потребности. Это влияние через страх. Данная форма власти приводит к определенному результату, но она не способствует раскрытию потенциала работников. Эта форма власти требует значительных затрат на жесткий контроль, который в условиях научно-технического прогресса не всегда возможен. Кроме того, в условиях жесткого контроля у работников появляется желание обманывать руководителей, искажать отчетные данные и т.д.

2 Власть, основанная на вознаграждении. Подчиненный верит, что руководитель имеет возможность удовлетворить его потребности. Рассматривается как наиболее эффективная форма власти. Однако ее применение возможно в том случае, если руководитель обладает достаточными ресурсами. Кроме того, руководитель должен хорошо знать потребности подчиненных, а они могут сильно различаться у разных работников.

3. Традиционная (законная) власть. В данном случае человек реагирует на должность, т. е. выполняет рекомендации начальника, потому что так принято, сложилось исторически.

4. Экспертная власть. Подчиненный верит в руководителя и ценность его знаний. Подчиненный убежден, что специальные знания руководителя позволят удовлетворить его потребности.

5. Эталонная власть (или власть, основанная на харизме). Харизма - это власть, построенная не на логике, традиции, а на силе личных качеств и способностей лидера. Подчиненный выполняет распоряжения руководителя, потому что хочет ему подражать.

Предполагается, что лидер должен обладать привлекательной внешностью, иметь хорошие риторические способности, уметь хорошо держаться и т.д. Однако исследования показали, что харизматические лидеры не имеют стандартного набора характеристик, т. е. так называемая теория «великих людей» не нашла практического подтверждения. Если подчиненные видят в лидере идеальные в их понимании черты, достойные подражания, они подчиняются ему беспрекословно.



1.3 Функции, принципы и методы руководства

В условиях современного производства руководитель-менеджер является одновременно администратором, специалистом, организатором, воспитателем и общественным деятелем.

Как администратор он действует на основе право-властных отношений владения, пользования и распоряжения применительно к объекту управления в целом.

Специалист-менеджер, ставя задачи перед подчиненными, со знанием дела определяет не только в общем, но и конкретно, что надо сделать, как методически выполнить работу, сколько потребуется для этого времени и т.п. проверяет, верно ли понято его задание, интересует ли оно подчиненных.

Как организатор он обеспечивает постоянную жизнеспособность производственной системы, ее готовность к достижению поставленных целей. Принимает меры к улучшению организации системы, уточняя состав элементов: Требования, предъявляемые к ним; порядок их взаимодействия.

Важно, уметь практически организовать работу подчиненных.

Как воспитатель он не только прививает подчиненным высокие морально-этические качества, развивает в трудовой группе отношения взаимопомощи, сознательность, активность, принципиальность, нетерпимость к недостаткам и др., но и сам показывает образец высоконравственного поведения.

Как общественный деятель руководитель-менеджер активно взаимодействует с населением, окружающим организацию, с профсоюзами и другими общественными организациями по вопросам, касающимся всех подчиненных или работников организации.

Разговор о том, кем является современный менеджер-руководитель полностью сочетается с тем подходом к работе менеджера, о котором мы вели речь в теме четвертой. Нет необходимости повторять названные там функции менеджера-руководителя. Но некоторые моменты относительно его служебных обязанностей отметить необходимо.

Должности менеджеров различных ступеней служебной иерархии, начиная с рядовых и кончая высшими, отличаются друг от друга существенным образом. С каждой ступенью открываются иной вид и, иные перспективы. Вместе с изменением ступени изменяется диапазон и формы контактов, меняются средства деятельности, область полномочий и... возможностей. Каждая должность может в переносном (а очень часто и в буквальном) смысле рассматриваться, как конкретное рабочее место, которое приспособлено для определенной работы. Функции для которых была предусмотрена и к которым приспособлена данная должность, являются служебными функциями. Каждая должность должна обеспечивать для предусмотренной работы определенные условия и возможности.

В этой связи перед теорией менеджмента стоит ряд проблем, четыре из которых мы рассмотрим.

Первая. Сходство, даже идентичность руководящих функций, о которых часто пишут в литературе, являются поверхностными, поэтому скорее следует говорить о типах руководящих функций, а не о самих функциях, т.к. последние поддаются определению только в отнесении к конкретно существующим должностям.

Из этого вытекает вторая проблема, разрешение которой могут приблизить к определению типов руководящих функций. Имеется в виду наличие признаков специфики руководящих должностей менеджмента. К ним можно отнести:

- руководитель данного организационного целого является в этом целом единственным человеком, обладающим двойной принадлежность;

- он является единственным человеком в подведомственной ему организации, которому вверено это подразделение. Каждому из остальных работников вверен какой-то (больший или меньший) участок целого. А потому каждый из них лично связан только с какой-то частью организационного целого;

- человек, занимающий эту должность, имеет большую, чем другие люди, возможность завоевания и сохранения в данной организации наиболее высокого авторитета (это, конечно, не означает, что он в действительности его имеет).

Каждый руководитель должен постоянно обращаться к перечню руководящих функций своей должности. Ни одна из функций, которые легче выполнить на его должности, не должна передаваться подчиненным. В противном случае пострадает функционирование организации. Поэтому руководитель, вступив в должность прежде всего должен составить перечень функций, чтобы знать, что он должен делать сам, а что передавать другим, уменьшив свою нагрузку.

Третья проблема состоит в том, что функции менеджера-руководителя хотя в разной степени жесткости, но должны быть закреплены. Теория организации предусматривает необходимость составления для каждой должности перечня обязанностей. Основные функции должности не являются перечнем обязанностей данной должности. Перечень обязанностей является актом формальным, имеющим конкретную правовую силу. Такой перечень может существовать, его может и не быть, но чтобы он имел реальный смысл, то должен быть согласован с основными функциями. Этот формальный акт может являться уточнением основных функций, однако не должен противоречить им. Закрепление функций необходимо в целях улучшения структур организационных единиц, для организации оплаты, определения рабочего места, статуса в структуре организации и т.п.

Отсутствие основных функций руководящей должности указывает на бесполезность должности, Руководящую должность следует организовать таким образом, чтобы в сфере основных функций могла найти место определенная часть таких работ, органичность которых вытекает не из специфики их локализации на данной ступени иерархии, а из сознания, что для полной ориентировки в деятельности своих подчиненных руководитель должен какую-то долю времени посвящать работе, выполняемой остальными сотрудниками.

Четвертая проблема: как поступать современным менеджерам-руководителям под воздействием постоянно изменяющихся факторов?

Прагматическое направление менеджеризма в США предлагает отказаться от общих рекомендаций, заменив их разбором конкретных случаев, происходящих в действительной практике. Предполагается, что таким образом у руководителя будет выработано чутье к ситуации, и он уже самостоятельно, по аналогии или интуиции, будет находить правильные решения. В американской практике широко используется так называемый ситуационный подход к руководству, который основывается на тезисе о том, что в каждом конкретном случае успешное руководство имеет свои особенности и требует особой комбинации руководителей, подчиненных и конкретной ситуации руководства. Само руководство является функцией руководителя, подчиненного ситуации. При таком подходе предлагаются следующие разновидности поведения менеджера-руководителя:

- принимает решение и объявляет об этом. Прежде он определяет проблему, анализирует доступные альтернативные шаги ее решения, останавливает свой выбор на одной из альтернатив, а потом требует от подчиненных ее использовать. Подчиненные лишены какой-либо возможности непосредственно участвовать в процессе принятия решений;

- принимает решение и пытается убедить подчиненных согласиться с предлагаемым им решением;

- предоставляет свои идеи и приглашает подчиненных к их обсуждению, а приняв решение, предлагает подчиненным поднять встречные вопросы;

- выдвигает пробное решение, подлежащее изменению, оставляя формулирование проблемы за собой; фактически дает подчиненным возможность в той или иной степени участвовать в процессе принятия решения. После консультаций окончательное решение принимается самим менеджером;

- представляет проблему, собирает предложения и советы и затем принимает решение (сначала формулирует проблему, устанавливает рамки, в которых группой должно быть принято решение, и дает знать группе, что он ей партнер в деле принято решения);

- предоставляет группе возможности для принятия решения в заранее установленных границах, выступая равноправным членом группы, принимающей решение.

Поскольку далеко не всегда возможно предусмотреть, как будут развиваться мириады конкретных ситуаций, то следует попытаться выделить некоторые общие черты или признаки содержания и типов руководства. Также невозможно рассмотреть все аспекты руководства менеджера и дать рекомендации о том, что, когда и как должен или не должен делать менеджер.

Говоря о руководящих функциях менеджеров, необходимо рассмотреть еще один вопрос, по которому не прекращаются дискуссии еще от Файоля: существует ли специфика руководящих функций менеджера? Прав ли был Файоль, определивший для всех руководителей живущих, умерших и еще не родившихся, пять основных функций: предвидение, организацию, приказание, контроль, координацию? В настоящее время в концепции Файоля внесено много коррективов. К сформулированным функциям добавились: мотивация, повышение квалификации персонала, планирование, вопросы развития, стимулирование инициативы, создание деловой атмосферы, представительство, принятие решений, передача решений, кадровые вопросы.

Тем не менее, оснований не много для того, чтобы все эти функции считать исключительно преимущественно руководящими. Не выручают ни деловые требования к руководителю, ни понимание менеджмента как искусства. Достаточно только одного факта, что менеджер должен быть руководителем, выполнять эти функции, чтобы опровергнуть «исключительность» руководящих функций. Что же касается их выполнения в изменяющихся условиях, под влиянием переменных факторов, то менеджерам всех уровней предоставляется прекрасная возможность проявить себя, отнюдь не обладая монополией в этой области. А функции, которые необходимо выполнять на той или иной должности менеджера, должны быть всего лишь следствием организации должности, которая (организация) в свою очередь должна отвечать требованиям производственного процесса, для осуществления которого создана данная организация.

Каждый менеджер, если он хочет руководить на научной основе, должен иметь возможности и уметь применять различные методы управления: экономические, социально-психологические, психологические и т.д. Наличие этих групп методов обусловлено действием объективных закономерностей, зависимостей, определяющих соотношение между значениями входных и выходных параметров производства. Не рекомендуется противопоставлять методы руководства, делая упор на один из них. Использование методов должно опираться на определенные принципы работы менеджеров. К ним относятся:

- распределение обязанностей с учетом максимальных возможностей исполнителя;

- реальность и конкретность в постановке задач:

- равномерность заданий, непротиворечивость их друг другу;

- степень ответственности при распределении заданий;

- сочетание ближайших и дальних целей;

- наличие прогрессивных элементов и заданий;

- принцип единоначалия;

- принцип технической связи;

- пропорциональность распределения средств;

- соответствие заданий органическим функциям.

Принципы и методы работы менеджеров при выполнении руководящих обязанностей требуют от них соблюдения следующих правил:

- к процессу руководства необходимо привлекать всех членов трудовой группы посредством их участия в подготовке и осуществлении решений, контроля за их реализацией;

- использовать совещания как важнейшую форму коммуникации с членами группы и демократическими совещательными и контрольными органами работников;

- чем значительнее принимаемое решение, тем больше времени требуется на его разработку;

- предварительно информировать подчиненных о необходимости принятия решения по тому или иному вопросу, о критериях его принятия;

- после принятия решения необходимо поставить перед подчиненными четкие задачи;

- последовательно проводить в жизнь принятые решения:

- избегать многочисленных частных решений, рекомендаций;

- достаточно небольшого числа принципиальных решений. Делегирование полномочий нижестоящим руководителям расширит поле их деятельности при реализации принятых решений:

- целесообразно поручать ответственные задания тем членам группы, способности, навыки, деловые качества, знания которых требуют совершенствования; это повышает у них интерес, активность и сознательность действий;

- обеспечивать реализацию решений путем создания хорошей организационной структуры, четкого планирования и контроля;

- постоянное стремление создавать стимулирующие ситуации, т.е. условия, повышающие интерес членов группы к работе. Для этого необходимо использовать личный пример, целенаправленную информацию, научную организацию труда, сочетание поощрения и порицания и т.д.;

- между руководителем и подчиненными должен быть деловой контакт, исключающий панибратство, высокомерие, предвзятость. Руководителю необходимо прислушиваться к критике подчиненных, проявлять интерес к их личной жизни:

-уважать сотрудников, стараться понять причины их поступков, прислушиваться к их мнению, советам; постоянно быть поборником нового; с должным вниманием относиться к выдвинутым идеям; убедительно мотивировать отказ, наглядно демонстрируя возможные последствия реализации выдвинутого предложения: информировать подчиненных о реализации выдвинутых предложений.

В конечном итоге принципы и методы руководства, а также правила, которых придерживаются менеджеры-руководители, определяют их стиль работы и типы самих менеджеров.



Глава 2. Организация работы магазина «Colin's»

2.1 Характеристика предприятия

руководство управление менеджер должность

Объектом данного анализа является торговое предприятие - ООО «Прайм Ритэйл» магазин молодежной одежды «Colin's». Организационно-правовая форма магазина - индивидуальное предприятие.

Магазин находится - Ниж. Обл. д. Федяково ТЦ «Мега». Основной вид деятельности - розничная торговля непродовольственными товарами, специализируется на продаже одежды. Основной целью предприятия является получение прибыли, а также удовлетворение запросов потребителей. В торговом зале выставлены образцы мужской и женской одежды. Магазин располагается не далеко от города, что очень удобно для жителей. Перед ТЦ предусмотрена большая автомобильная парковка, что очень удобно для покупателей. Магазин работает с 10-00 до 22-00, без перерыва, и без выходных. Режим работы магазина позволяет охватить широкий сегмент потребителей. В перспективе предполагается реконструкция в соответствии с расширением ассортимента и увеличением пропускной способности торгового зала. Поставки производятся из города Москвы, который является посредником производственного завода в Турции. Поставки по договорам производятся прямым назначением силами магазина и поставщика. Это дает возможность снизить продажную цену от 10 до 15%, что делает этот магазин более привлекательным.

Численность работающих 11 человек: 1 - менеджер, 1- администратор, 2 - кассира, 6 - продавцов-консультантов , 1 - мерчендайзер. Предприятие почти не пользуется кредитами. Товары берут по условиям договоров на реализацию. Задолженности перед бюджетом, внебюджетными органами нет, заработная плата выдается вовремя. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Учет движения имущества и обязательств ведется с применением рабочего Плана счетов, форм бухгалтерской отчетности, методов оценки имущества и обязательств, форм отчетности. ООО «Прайм Ритэйл» применяет упрощенную систему учета хозяйственных операций.

2.2 Основы трудовой деятельности руководителя магазина «Colin's»

Трудовая деятельность руководителя, ее особенность.

Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.

В целом трудовую деятельность руководителя можно разделить на 4 функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует полагать, что только руководитель выполняет эти функции. Ему активно помогают остальные работники. Цель работы руководителя - выработать направление развития и правильно организовать работу.

Руководитель как было отмечено выше - особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:

Руководители непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;

Работа руководителя в основном умственная;

Нелимитированность работы руководителя;

Повышенные нервно-психические усилия руководителя связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;

  Труд руководителей не подается количественному учету;

Необходимость принятия большого количества решений за короткий период;

Если рабочий в течении своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то руководитель в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций;

Работа руководителя в основном не имеет четкого завершения.

Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организации труда руководителя и рассматривать их все вместе и взаимосвязано друг с другом. 

Содержание труда руководителя.

Мы рассмотрели особенности работы руководителя, но для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что руководитель в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников):

Запланированные заседания, встречи » 60 - 65% ;

Разговоры по телефону » 3 - 6% ;

Работа с документами » 17 - 22% ;

Поездки, осмотры » 3 - 7% ;

Незапланированные встречи » 7% ;

Отдых » 2% ;

Потери времени » 2%.

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

Целевое планирование труда руководителя.

Целевое планирование представляет собой планирование, направленное на достижение определенных, за ранее известных целей. Целью в планирование организации труда руководителя является повышение эффективности труда при минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в виде следующей схемы: Формулирование цели Анализ текущего состояния Выявление слабых сторон Проведение наблюдения Проведение мероприятий по улучшению труда Сравнение результатов до и после проведения мероприятий

Формулирование цели представляет собой важный процесс. От того правильно ли будет выбрана цель зависит, что будет подвергнуто исследованию и какие результаты будут получены.

Анализ текущего состояния необходим в первую очередь для того, чтобы иметь эталон. Сравнение этого эталона с результатом проведения мероприятий по организации труда покажет эффективность проведенных мероприятий. 

После проведения анализа, необходимо выявит слабые стороны в организации труда руководителя. В организации труда руководителя, как правило, несколько слабых сторон и именно их необходимо выявить и очень тщательно проанализировать. Если не выявить основные направления работы, то затраты времени и усилий окажутся значительными, а результат плохим. 

Следующий этап - проведение наблюдений - требует тщательной проработки и организации. Сначала необходимо решить какие наблюдения необходимо провести. Например при организации рабочего места необходимо провести замеры объема рабочего кабинета, уровня шума, освещения и другие. Для улучшения документооборота необходимо проанализировать документы по различным признакам - степень важности, возможность решения некоторых вопросов другими служащими и другое.

Затем необходимо решить, кто будет проводить наблюдения. Это может быть либо сам руководитель, либо исследователь. В любом случае руководитель должен помогать в проведение исследования и быть заинтересованным в результатах.

После проведения наблюдений необходимо решить вопрос о необходимости проведения мероприятий по улучшению организации труда. Если затраты по проведению этих мероприятий окупятся, то необходимость их проведения очевидна.

Затем проводятся непосредственно мероприятия по улучшению труда руководителя (подробнее см. гл. 2). И в заключении необходимо сравнить полученные результаты с предшествующими. Если труд руководителя улучшился и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно.

В заключении хотелось бы отметить, что в настоящее время окружающий мир настолько быстро меняется, что необходимо постоянно анализировать труд руководителя и пытаться его улучшать.

2.3 Основные пути улучшения труда руководителя магазина «Colin's»

Основные направления, которые будет рассмотрены в этой главе, являются важными составляющими в организации труда руководителя. Необходимо отметить также, что все рекомендации носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает руководитель. В процессе организации труда руководителя не нужно доходить до абсурда - труд руководителя очень специфичен и неповторим (см. стр. 5). При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

Организация рабочего места.

Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того какой это будет кабинет зависит и то как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

  Антропометрические показатели. Имеется введу рост, длину корпуса, длину рук и другое;

Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

Рациональная планировка и компоновка мебели;

Мебель должна выглядеть эстетично.

Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь :

Канцелярские принадлежности.

Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.

Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличие: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

Ежедневник. Очень необходимая вещь, позволяющая руководителю незабывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

Санитарно-гигиенические условия труда. Основные нормативы приведены в таблице № 1.

Т а б л и ц а 1 Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий труда служащих

Показатели	Значение показателей
Микроклимат (СН 245 - 71)
1. Температура (оС)
1.1. Теплый период года	22 - 25
1.2. Холодный период года	20 - 22
2. Относительная влажность воздуха (%)	60 - 90
3. Скорость движения воздуха (м/с)	до 0,3
Уровень освещенности (СНиП 11А.9 - 71)
Общий	300 люкс
Всеми источниками света	750 люкс
Уровень шума (звука) (СН 245 - 71)
Нижний	60 дБ
Верхний	75 дБ

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

На рисунке № 1 показан один из возможных вариантов организации рабочего места руководителя. Отметим некоторые особенности.

Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха руководителя.

Рабочий кабинет можно также дополнить стендом где будут располагаться производимая продукция. Также необходимы большие настенные часы с боем, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит помогает в работе.

Работа с документами и корреспонденцией.

Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить не большие исправления.