Размещено на http://www.allbest.ru/

ОГЛАВЛЕНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ 2
• 1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 3
• 1.1 Схема построения номенклатуры дел организации 3
• 2. ГРАФЫ НОМЕНКЛАТУРЫ 4
• 2.1 Графа 1 4
• 2.2 Графа 2 4
• 2.3 Графа 3 6
• 2.4 Графа 4 6
• 2.5 Графа 5 7
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ 8


ВВЕДЕНИЕ

В целях правильного формирования и учета дел в ОО составляется номенклатура дел. Номенклатурой дел является систематизированный список наименований дел, образующихся в процессе деятельности ОО с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе документационное обеспечение управления (ДОУ), второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый в государственном архиве. Первый экземпляр является документом постоянного хранения. Он регистрируется и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют ДОУ. Номенклатуры структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив.

1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

1.1 Схема построения номенклатуры дел организации

номенклатура дело управление документационное

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу.

Дела с протоколами, приказами по основной деятельности, уставами, положениями, свидетельствами о регистрации включаются в первый раздел Руководство. Внутри разделов номенклатуры дела располагаются по степени важности документации в логической последовательности.

2. ГРАФЫ НОМЕНКЛАТУРЫ

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:

Название раздела

2.1.Графа 1

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.

Пример: 02-01, 02-02, 02-03 и т. д.

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия.

Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных индексов для незапланированных дел в течение года.

2.2 Графа 2

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования дел. Заголовки дел по вопросам, которые решаются более одного года, вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.

Заголовки дел

Заголовок дела должен быть кратким, четким и полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в дело.

Заголовок включает:

1. название рода дела или разновидности документов;

2. указание автора документа;

Пример: Приказы директора Отчет комитета

указание адресата или корреспондента документа;

Пример: Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь

краткое содержание документов дела (название темы дела);

Пример: Отчет комитета о

В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки, определения, в которых вид документа заменен неким действием.В заголовках термин дело используется при заведении личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении различных документов, связанных последовательностью решения какого-либо вопроса.

Пример: Выездные дела специалистов, командированных за границу.

Термин документы используется:

при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства;

Пример: Документы о проведении Республиканских соревнований школьников-инвалидов;

в делах, содержащих приложения к основному документу или группе документов.

Пример: Документы к протоколам №№ заседаний Правления.

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами, названия указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются.

Пример: Переписка об информационном обмене...

В заголовках с перепиской необходимо указывать название корреспондента и содержание переписки.

Пример: Переписка с Министерством труда Республики Беларусь о составлении отчетов по загранкомандировкам.

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами, названия корреспондентов указывается обобщенно.

Пример: Переписка с зарубежными общественными организациями об образовательных программах...

Последовательность расположения

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов: распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов.

2.3 Графа 3

Графа 3 номенклатуры дел Количество дел (томов) заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел определенной категории, заведенных в организации в течение года. Более того, нужно помнить, что в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.

2.4 Графа 4

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному или типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом наименование должности руководителя службы ДОУ.

2.5 Графа 5

В графе 5 Примечание проставляются отметки о заведении дел, передаче дел в другие организации или структурные подразделения для продолжения, о незаведении дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел, и др.

На последнем листе номенклатуры дел помещаются виза заведующего архивом, подпись руководителя службы ДОУ, гриф согласования номенклатуры дел ЦЭК (ЭК) организации, гриф согласования с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения, а также итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется в конце календарного года и подписывается руководителем службы ДОУ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Работу по составлению номенклатуры дел организует руководитель ОО. Номенклатура дел составляется лицами, ответственными за делопроизводство, на основе предложений, подготавливаемых структурными подразделениями или сотрудниками (членами) ОО. Номенклатура дел подписывается руководителем ОО, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) ОО и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом (распоряжением). Номенклатура дел согласовывается с государственным архивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Ежегодно номенклатура уточняется, и, в случае необходимости, в нее вносятся изменения.

Размещено на Allbest.ru