Модели-планирования бизнес-процессов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Уральский социально-экономический институт

Академии труда и социальных отношений

Кафедра менеджмента

Контрольная работа

по дисциплине: Стратегический менеджмент

Тема: «Модели-планирования бизнес-процессов»

Выполнила

Студентка IV курса

МЗ-401 группы

Заочного отделения

Колесникова Ксения Александровна

Челябинск 2012

Содержание:

Введение

Формы планирования и факторы влияющие на выбор форм планирования

Виды моделей, применяемых при бизнес-планировании

Особенности разработки моделей бизнес-процессов. Информационные технологии для разработки бизнес-планов

Выбор организации. Основные характеристики

Описание действующих бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов, необходимые для правильного функционирования компании

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Данная контрольная работа направлена на описание и оптимизацию бизнес-процессов компании-разработчика программного обеспечения (далее - ПО).

В настоящее время отрасль информационных технологий в России вообще, и разработки ПО в частности, развивается высокими темпами. При этом на основании богатого зарубежного и отечественного опыта уже выработан ряд стандартов, подходов и методов для организации процесса, направленного в первую очередь на высокое качество получаемого конечного продукта - программного обеспечения.

Рассматриваемая в данной работе компания-разработчик ПО прошла стандартный путь от разработки небольших приложений малыми ресурсами до систем промышленного масштаба, и сейчас она находится в стадии активного роста. Однако большинство бизнес-процессов компании практически не претерпели видоизменений за последние несколько лет. Вследствие этого серьезно страдает производительность работы, качество получаемого результата, доходы и прочие ключевые показатели деятельности компании.

Целью данной работы является выработка стандартов работы компании и оптимизация существующих бизнес-процессов. В работе необходимо выполнить следующие задачи:

описание существующих бизнес-процессов;

анализ и оптимизация бизнес-процессов

Формы планирования и факторы влияющие на выбор форм планирования

Форма планирования складывается из набора применяемых в конкретном случае видов и методов планирования.

Виды планирования различают по нескольким признакам.

В зависимости от гибкости планов выделяют два основных вида планирования:

1) директивное - планирование сверху вниз с четко заданными показателями;

2) индикативное - направляющее планирование с нечеткими рамками и возможностью лавирования.

В зависимости от горизонта и уровня планирования выделяют три вида планирования:

1) стратегическое - комплекс долгосрочных решений, которые вырабатываются в рамках политики достижения поставленных целей;

2) тактическое - среднесрочное планирование, направленное на реализацию стратегических планов. Задачи тактического планирования: выбор оптимальных средств для реализации стратегии, обеспечение пропорционального развития и скоординированнос-ти действий организационных звеньев;

3) оперативное планирование - краткосрочное планирование, направленное на реализацию тактических планов. Объекты оперативного планирования: объем выпуска и продаж, контроль качества, кадры, товарно-материальные запасы и др.

Выделяют несколько основных методов планирования:

экономический анализ - расчленение экономического процесса (явления) на отдельные составные части, исследование этих частей, их взаимодействия между собой и влияния в целом на весь процесс. Определяются факторы, влияющие на цель, в результате чего можно разрабатывать мероприятия;

балансовый - согласование между потребностями и возможностями. Балансы могут создаваться по разным видам ресурсов: трудовым, материальным и т. д.;

прогнозный - планирование на основе прогнозирования;

программно-целевой - увязывание целей с ресурсами через программы действий;

нормативный - количественное обоснование плановых показателей на основе норм и нормативов. Норма - регламентируемая величина абсолютного расхода ресурсов на одну единицу продукции. Норматив - относительный показатель расхода какого-либо ресурса на другие ресурсы;

экономико-математический - применение методов теории вероятности, сетевого планирования, линейного программирования и других математических методов.

Выбор формы планирования зависит во многом от стадии развития фирмы. Если фирма зрелая, то бизнес-планы масштабны. На начальной стадии развития фирмы бизнес-планы нечеткие и небольшие.

Другие факторы, которые влияют на выбор формы планирования:

* квалификация персонала;

* возможности организации планирования;

* особенности деятельности фирмы.

Виды моделей, применяемых при бизнес-планировании

При бизнес-планировании могут применяться разные виды финансовых, экономических и бизнес-моделей. Выбор конкретной модели зависит от целесообразности и возможности ее использования для данного бизнес-плана. Многие модели оформлены в виде компьютерной программы, или, наоборот, многие программы содержат в себе встроенные модели.

Любая применяемая модель должна отвечать общепризнанным принципам экономического моделирования.

Для создания модели необходимо выделить типовые агрегированные показатели (статьи) отчетов и детализированные показатели (статьи) отчетов в соответствии с особенностями компании (проекта), а также определить входящие параметры, формулы расчета целевых показателей в зависимости от значений переменных факторов и форму представления конечной (исходящей) информации для пользователя модели.

Входящие и исходящие данные модели могут находиться в разных комбинациях. Главное - создать взаимоувязанную динамическую комплексную картину компании или проекта на установленный срок, спрогнозировать финансовые показатели и финансовое состояние. Заданный период планирования разбивается на отчетные периоды, по каждому из которых можно увидеть требуемые показатели.

Понятие модели бизнеса (бизнес-модели) в широком смысле используется для обозначения способа получения прибыли от деятельности компании.

Формально модель бизнеса компании связана с экономической составляющей стратегии, с соотношением доходы - издержки - прибыль, с фактическими и планируемыми доходами от сбыта товаров компании, со стратегией конкуренции, со структурой издержек, уровнем доходов, потоками прибыли и окупаемостью инвестиций. Бизнес-модель компании призвана обеспечить эффективность стратегии с точки зрения получения прибыли. Следовательно, понятие модели бизнеса уже, чем понятие стратегии бизнеса. Стратегия определяет методы конкуренции и ведения бизнеса компании (не касаясь конкретных финансовых результатов и последствий конкурентной борьбы), а бизнес-модель на основании показателей прибыли и издержек, получаемых в результате применения данной стратегии, обеспечивает жизнеспособность компании. Длительный срок работы в своей сфере бизнеса и стабильная удовлетворительная прибыль говорят о наличии у компании успешной бизнес-модели, подтверждающей рентабельность и жизнеспособность ее стратегии.

Особенности разработки моделей бизнес-процессов. Информационные технологии для разработки бизнес-планов

Бизнес-процесс - преобразование входных элементов в выходные или несколько связанных работ или процедур, в совокупности реализующих конкретную цель текущей деятельности в рамках существующей организационной структуры (С. Ковалев). По сути, бизнес-процессы - это движение материальных, информационных и финансовых потоков. Особым видом бизнес-процессов являются проекты - бизнес-процессы развития. Проект - разовый уникальный процесс, направленный на осуществление изменений.

Для управления бизнес-процессами разрабатываются модели. Выделяют следующие основные этапы по разработке моделей бизнес-процессов:

1. Выделение бизнес-процессов:

начинать выделение необходимо с определения видов (направлений) деятельности;

затем необходимо определить начальные и конечные точки процессов;

длинные и крупные процессы можно разделить на несколько подпроцессов;

распределение процессов по видам (основные, обеспечивающие, управленческие, развивающие);

увязка начальных и конечных точек процессов.

2. Ранжирование бизнес-процессов с целью их оценки по следующим признакам:

важность бизнес-процесса;

проблемность бизнес-процесса;

возможность проведения изменений бизнес-процесса.

3. Описание бизнес-процессов, которое проводится горизонтально и вертикально в следующей последовательности:

определение целей описания бизнес-процессов;

описание окружения бизнес-процессов;

описание функциональной структуры бизнес-процессов;

описание потоков бизнес-процессов;

построение диаграмм потоков бизнес-процессов;

построение диаграмм алгоритмов бизнес-процессов;

построение оргструктуры бизнес-процессов.

4. Для правильного описания необходимо определить формат (стандарт) описания. Наиболее распространены следующие методологии описания: DFD, IDEF0, IDEF3, SADT, ORACLE, BAAN, ARIS. Многие методологии встроены в соответствующие программные продукты.

5. Для построения модели бизнес-процессов желательно использовать компьютерную программу. Наиболее известными программами моделирования бизнес-процессов являются: ARIS; BPwin; BAAN EME; Design/IDEF; Visio; Бизнес-инженер (программа сайта www.betec.ru).

На российском рынке присутствует несколько производителей инструментов финансового моделирования: «Эксперт Системс» (программа Project Expert); Alt Invest; MS Project; калькуляторы финансового аналитика (разработаны А. Васиной); сайт www.finmodel.ru.

Разработанные программы позволяют осуществлять в короткие сроки сложные процессы моделирования и анализа инвестиционных проектов, анализ финансового состояния компании, оперативно получать необходимую информацию.

Выбор организации. Основные характеристики

В качестве исследуемой организации выбрана ООО «Кварта».

Основными направлениями деятельности компании являются:

разработка программного обеспечения (ПО);

внедрение и сопровождение программного обеспечения;

поставка аппаратного обеспечения;

техническая поддержка.

При этом разработка ПО ведется в двух направлениях - ПО сферы бухгалтерского учета разрабатывается на одной платформе, а ПО остальных направлений - на другой (т.н. ИИС).

Одной из значительных проблем компании является хаотичное распределение ролей и функций, приводящее к дублированию различных функций в разных подразделениях, а также отсутствию четко определенных зон ответственности за ту или иную функцию.

В данный момент в компании начинается процесс реорганизации. Также начинают внедряться корпоративные системы управления, что также приведёт к изменениям в системе управления компанией.

Описание действующих бизнес-процессов

Бизнес-процессы в компании совершенно не формализованы. Для начального описания текущего состояния бизнес-процессов приводятся диаграммы. В случае, если деятельность является хотя бы отчасти формализованной, приводятся также диаграммы деятельности в нотации UML, отражающие входную и выходную информацию для процессов, деятельность и роли исполнителей, участвующих в процессе.

Разработка

Процесс разработки новых прикладных систем, как правило, состоит из следующих видов деятельности:

постановка задачи;

разработка;

тестирование;

документирование.

В стадии постановки задачи (например, написание ТЗ) участвуют как представители заказчика, так и сотрудники компании. При этом постановкой занимаются не профессиональные аналитики, а все, кто имеет хотя бы косвенное отношение к тематике: разработчики, внедренцы, документаторы.

Входной информацией для процесса является основание для проведения работ: это может быть уже заключенный контракт, объявленный конкурс, устное соглашение о необходимости работ и пр.

Выходной информацией является документ-постановка задачи (например, техническое задание), согласованный с заказчиком и готовый для передачи разработчикам. Однако за счет низкого уровня квалификации специалистов, участвующих в подготовке данного документа, чаще всего его качество оставляет желать лучшего, многие вопросы являются непроработанными либо вообще не попадают под рассмотрение.

Процессы непосредственно разработки, а также последующего тестирования и документирования не формализованы. Чаще всего выбираются минимально необходимые свободные ресурсы, которым и передается ТЗ. Разработкой могут заниматься не только разработчики, но и специалисты по внедрению, чья квалификация позволяет выполнять какие-либо дополнительные задания по разработке. Процедура тестирования является необязательной, модульное тестирование осуществляется по желанию и инициативе разработчика. Тестирование конечного продукта чаще всего проводится в процессе документирования, либо уже непосредственно при внедрении и обучении пользователей. Документирование также проводится по инициативе разработчика, однако, если условия контракта требуют предоставления комплекта документации, документированием может заниматься также документатор (при наличии свободных ресурсов) либо специалист по внедрению.

Контроль над процессом является эпизодическим, осуществляется в основном уже непосредственно перед сдачей проекта. Официальная оценка результатов разработки продукта отсутствует.

Внедрение и сопровождение

Процесс внедрения, а также последующего сопровождения прикладных систем, как правило, состоит из следующих видов деятельности:

установка ПО;

обучение пользователей;

сбор замечаний;

устранение замечаний;

модернизация ПО.

Все вышеуказанные процессы не формализованы; взаимодействие с пользователями осуществляют не только специалисты по внедрению, но и представители разработчиков - т.к. при условии отсутствия качественной документации на большинство вопросов ответить может только непосредственный разработчик функционала. В процессах сбора и устранения замечаний также необходимо участие разработчика, т.к. именно он является наиболее сильным специалистом в предметной области и разговаривает с заказчиком «на одном языке».

В таблице 7 приведены сводные данные по ролям и функциям.

Таблица 7.Сводная таблица ролей и функций

Функция	Роль	Итого
	разработчик	специалист по внедрению	документатор	сотрудник тех. поддержки	пользователь
постановка задачи	+	+	+		+	4
разработка	+	+				2
тестирование	+	+	+		+	4
документирование	+	+	+			3
сбор замечаний	+	+		+	+	4
устранение замечаний	+	+				2
модернизация ПО	+	+				2
обучение	+	+			+	3
установка ПО		+		+	+	3
Всего	8	9	3	2	5

Описание бизнес-процессов, необходимые для правильного функционирования компании

модель форма планирование бизнес процесс

Создание Устава проекта

Устав проекта - официальный письменный документ, который формально признает и подтверждает факт существования проекта. Создание Устава проекта позволяет достичь следующих целей:

официальное подтверждение начала реализации проекта;

выделение проектных ресурсов;

обеспечение единства целей;

назначение руководителя проекта;

изложение общего содержания и целей проекта;

определение масштаба проекта и количества итераций.

Документы на входе:

имеющаяся исходная документация по проекту (контракт, постановка задачи, общее описание и пр.).

Документы на выходе:

Устав проекта.

Временной регламент:

длительность этапа зависит от масштабов проекта, его срочности и прочих факторов, индивидуальных для каждого нового проекта.

Операции:

определение общего содержания проекта;

определение целей и задач проекта;

определение требований;

коммерческое обоснование;

оценка затрат и ресурсов;

определение функций и обязанностей.

Участники:

руководитель проекта;

заинтересованные лица.

Определение плана итераций

При определении масштаба проекта обязательно должно быть определено количество итераций, необходимых для завершения проекта. Для каждой итерации на основании данных о масштабе проекта определяются сроки завершения и приблизительный объем конечного продукта после каждой итерации.

Документы на входе:

Устав проекта.

Документы на выходе:

План итераций.

Временной регламент:

1-5 дней.

Операции:

определение сроков завершения каждой итерации;

определение результатов каждой итерации.

Участники:

руководитель проекта;

заинтересованные лица.

Планирование итерации

Итерации планируются последовательно, в каждый момент времени известен план текущей итерации. При высокой степени определенности проекта возможно планирование текущей и следующей итераций. Для каждой итерации определяются проводимые стадии и сроки их завершения. Следует учесть, что желательно на разработку выделить около 1/6 общей длительности итерации, наиболее длительная стадия - проектирование.

Документы на входе:

Устав проекта;

План итераций.

Документы на выходе:

План следующей итерации.

Временной регламент:

1-5 дней.

Операции:

определение выполняемых стадий (анализ, проектирование, реализация, тестирование);

определение сроков завершения каждой стадии;

определение результатов каждой стадии;

определение ресурсов и ответственных.

Участники:

руководитель проекта;

заинтересованные лица.

Планирование каждой стадии

При известном сроке завершения стадии планируется объем работ из первоначально обозначенного объема итерации, который будет выполнен за указанное время выделенными ресурсами.

Документы на входе:

План текущей итерации;

Результаты предыдущей итерации;

Результаты предыдущей стадии.

Документы на выходе:

План текущей стадии.

Временной регламент:

1-2 дня.

Операции:

декомпозиция стадии на задачи;

определение сроков завершения каждой задачи;

определение ресурсов и ответственных.

Участники:

руководитель проекта;

заинтересованные лица.

Выполнение каждой стадии

Выполнение каждой стадии происходит параллельно с планированием следующей стадии (при ее наличии).

Документы на входе:

План текущей стадии.

Документы на выходе:

для стадии анализа:

постановка задачи (ТЗ и пр.) (образец документа приведен в Приложении 1);

тестовый пример (образец документа приведен в Приложении 1);

для стадии проектирования:

технический проект (образец документа приведен в Приложении 1);

для стадии реализации:

описание реализации (образец документа приведен в Приложении 1);

краткое руководство (образец документа приведен в Приложении 1);

для стадии тестирования:

отчет о тестировании (образец документа приведен в Приложении 1);

ведомость замечаний (образец документа приведен в Приложении 1);

отчет об устранении замечаний (образец документа приведен в Приложении 1).

Временной регламент:

срок выполнения каждой задачи должен соответствовать сроку, указанному в плане текущей стадии;

срок выполнения каждой стадии должен соответствовать сроку, указанному в плане текущей итерации.

Операции:

выполнение задачи;

подготовка и согласование результирующих документов.

Участники:

руководитель проекта;

исполнители задач.

Контроль исполнения

В каждый момент времени руководителю проекта должна быть известна итерация и стадия проекта. Должен обеспечиваться контроль над исполнением сроков, указанных в плане проекта, любые сдвиги сроков должны обязательно отслеживаться и отражаться в общем плане.

Документы на входе:

Устав проекта;

План итераций;

План текущей итерации;

План текущей стадии;

Результаты выполнения задач:

постановка задачи;

тестовый пример;

технический проект;

описание реализации;

краткое руководство;

отчет о тестировании;

ведомость замечаний;

отчет об устранении замечаний.

Документы на выходе:

Устав проекта;

План итераций;

План текущей итерации;

План текущей стадии.

Временной регламент:

контроль исполнения должен производиться постоянно по завершении стадий и итераций, а также с заданной периодичностью в течение всего хода проекта.

Операции:

контроль сроков;

контроль качества результатов;

перераспределение ресурсов;

внесение изменений в планы;

внесение изменений в Устав проекта;

подготовка и согласование результирующих документов.

Участники:

руководитель проекта;

исполнители задач.

Завершение проекта

Процесс завершения проекта предполагает закрытие финансовых документов, проведение расчетов, документирование окончательных результатов проекта и их оценку.

Документы на входе:

полный объем проектной документации.

Документы на выходе:

архив проектных документов;

замечания и предложения по проекту.

Временной регламент:

5-10 дней; также зависит от сроков окончательных расчетов.

Операции:

финальные процедуры контроля проекта;

закрытие контрактов, проведение расчетов;

формирование замечаний и предложений по проекту;

архивирование проектной документации.

Участники:

руководитель проекта;

проектная группа и прочие заинтересованные лица.

Заключение

Поставленная задача оптимизации бизнес-процессов была решена в полном объеме; оптимизации подверглись основные процессы деятельности организации, а именно разработка, внедрение и сопровождение программного обеспечения.

Выработан и регламентирован стандарт планирования и управления жизненным циклом проектов, в том числе процессы перехода между стадиями и итерациями в ходе проектов.

Определен ряд направлений, перспективных для последующей комплексной автоматизации с помощью системы управления предприятием.

Список используемой литературы

1. Липунцов Ю.П. Управление процессами. Методы управления предприятием. М.: Компания АйТи, 2003

2. Хэлдман Ким. Модели планирования. М.: ДМК Пресс; Академия АйТи, 2007

Размещено на Allbest.ru