Международные стандарты в управлении документацией

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО «Нижневартовский государственный гуманитарный университет»

Гуманитарный факультет

Отделение управления

Кафедра документоведения и всеобщей истории

Курсовая работа

МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ В УПРАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Студента II курса

дневного отделения

Гордеевой Екатерины Владимировны

Научный руководитель:

О.А. Кайда, ст. преп.

Нижневартовск 2010

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

ГЛАВА 1. Международная организация по стандартизации (ИСО)

1.1 Понятие международной стандартизации

1.2 Деятельность и организационная структура ИСО

1.3 Порядок разработки стандартов в сфере информации и документации

ГЛАВА 2. Базовые Международные стандарты в области управления документацией

2.1 Стандарты серии 9000

2.2 Стандарт MoReq Европейского Союза

2.3 Стандарт ISO 15489

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложение

международный стандарт документация

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Не вызывает сомнения тот факт, что вопросы международной стандартизации управления документацией, актуальны на сегодняшний день.

Россия интенсивно проходит путь интеграции в мировое сообщество, и в этой связи все острее встает проблема установления единых требований (стандартов), в том числе в сфере документационного обеспечения управления.

Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности. Самостоятельным направлением совершенствования управления документацией является международная стандартизация.

В ряде стран основным нормативным документом, регламентирующим работу с документами, является национальный стандарт по управлению деловой документацией, эквивалентный международному стандарту ИСО 15489:2001 «Информация и документация - Управление документами».

В 2007 году на основе ISO 15489-1:2001, Information and Documentation -- Records Management разработан ГОСТ ИСО 15489-1-2007, полностью соответствующий содержанию международного аналога.

Цель работы - изучить сущность стандартизации в области управления документацией в международном масштабе, а также проследить особенности унификации и приведения в соответствие с западными нормами и стандартами российского законодательства.

Задачи данной работы отражены в следующих пунктах:

Определение понятия международной стандартизации.

Дать характеристику деятельности, структуре и порядку разработки стандартов Международной организации по стандартизации (ИСО).

Изучение международной стандартизации в области управления документацией.

Анализ проблемного подхода в области международной и отечественной стандартизации информационных технологий.

Стандарты регулируют процессы управления документами. Все положения стандартов являются рекомендациями по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным характеристикам.

В научной работе автора в основном использовались международные стандарты, а также статьи характеризующие их содержание, таких авторов как Л. Варламовой, А.Н. Соковой, О.Ю. Митченко, Д.В. Волковой, О.И. Рысков. В своих статьях они раскрывали суть применения, сложности в использовании, цели и задачи стандартов. В данной работе рассмотрены структура и деятельность Международной организации по стандартизации(ИСО), а также раскрыта раскрыть сущность отдельно взятых стандартов управления документацией.

В своей статье Сокова А.Н. Сокова, А.Н. Делопроизводство предприятия в системе управления качеством на основании стандартов ИСО серии 9000 и стандартов России/А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2001. - № 2. - С. 34-3 даёт краткую характеристику стандартам серии 9000, проводит анализ системы документации и особенности делопроизводственных операций, которая формируется с учетом рекомендаций данных стандартов, также анализирует их применение на практике.

Митченко О .Ю. и Рысков О.И. Митченко, О.Ю. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001/О.Ю. Митченко, О.И. Рысков//Делопроизводство. - 2003. - № 3. - С.62-64. в совместной работе рассмотрели деятельность Международной организации по стандартизации, также описали деятельность комитетов, которые непосредственно занимается разработкой стандартов в области управления документаций. Был проанализирован стандарт ISO 15489, а в частности его предназначение и положения касающиеся организации работы с документами.

Назначение и организационную структуру организации ИСО, а также порядок разработки самих стандартов были освещены в статье Д.В. Волковой. Волкова, Д. В. Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО) /Д.В. Волкова//Делопроизводство. - 2006. - № 2. - С. 9-15.

Деятельность технического комитета № 46, в организационной структуре ИСО, была проанализирована О.Ю. Митченко. Митченко, О.Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации/О.Ю. Митченко//Секретарское дело. - 2005. - № 2. -С. 46-49.

Л.В. Варламова Варламова, Л. В. Новый стандарт в области делопроизводства/Л.В. Варламова//Секретарь-референт. - 2007. - № 6. - С.21-24. рассмотрела в соей статье непосредственно ГОСТ Р ИСО 15489-2007, проводя аналогии со стандартом ISO 15489, также его раскрыла назначение .

Источниковую базу составили стандарты, их можно разделить на две группы:

международные стандарты;

национальные стандарты.

Степень научной изученности данной темы недостаточно велика, так как она остается открытой до настоящего времени.

Методологическую основу курсовой работы составили общие и специальные методы. Были использованы следующие общие методы:

анализ - при рассмотрении литературы;

синтез - при написании выводов к разделам и главам работы.

Использованные специальные методы:

сравнительный анализ - при анализе международных стандартов и эквивалентных им национальных стандартов;

контент-анализ -применён при изучении содержания стандартов.

ГЛАВА 1. МЕЖДУНАРОДНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ (ИСО)

1.1 ПОНЯТИЕ МЕЖДУНАРОДНОЙ СТАНДАРТИЗАЦИИ

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, сведения множества видов изделий к небольшому числу типовых образцов Гасникова, С. Ю. Словарь терминов и понятий по документоведческим дисциплинам. Нижневартовск: НГГУ, 2008 С.88. Стандартизация является инструментом обеспечения качества продукции, работ и услуг - важного аспекта многогранной коммерческой деятельности.

Цель стандартизации - достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач.

Аспект стандартизации - направление стандартизации выбранного объекта стандартизации, характеризующее определенное свойство (или группу свойств) данного объекта.

Стандартизация осуществляется на разных уровнях:

международная стандартизация;

региональная стандартизация;

национальная стандартизация - в одном конкретном государстве;

административно-территориальная стандартизация;

локальная.

Международная стандартизация - это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности - стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции. Таких организаций три: Международная организация по стандартизации - ИСО (ISO), Международная электротехническая комиссия - МЭК (IEC), международный союз электросвязи - МСЭ (ITU).

Международная организация по стандартизации (ИСО) - самая крупная и авторитетная из вышеназванных. Основная ее цель сформулирована в Уставе ИСО: “…содействие развитию стандартизации в мировом масштабе для обеспечения международного товарообмена и взаимопомощи, а также для расширения сотрудничества в областях интеллектуальной, научной, технической и экономической деятельности Устав ИСО ст.2.1[Электронный ресурс] Режим доступа: www.iso.ru, свободный.”.

О масштабе деятельности организации свидетельствуют следующие факты: свыше 30 тыс. экспертов участвуют в технической работе, которая осуществляется в рамках 187 технических комитетов, 576 подкомитетов, 2057 рабочих групп. Ежегодно в разных странах мира проводятся более 800 заседаний упомянутых выше технических органов. Парк стандартов ИСО превышает 14 тыс. единиц, ежегодно публикуется свыше 800 новых и пересмотренных стандартов.

Основная задача международных стандартов - это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества и их сертификации.

Международные стандарты ИСО носят рекомендательный характер. Любая страна мира вправе приспособлять либо не приспособлять их. Решение вопроса о применении международного стандарта ИСО связано в основ-ном со степенью участия страны в международном разделении труда и состоянием ее внешней торговли. В россий-ской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО.

1.2 ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ И ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ИСО

Международная организация по стандартизации, ИСО (International Organization for Standardization, ISO) - это глобальная сеть, определяющая, какие стандарты требуются для функционирования коммерческих, государственных и общественных организаций. Она официально была учреждена 23 февраля 1947 г.

ИСО объединяет 64 страны. ИСО - негосударственная организация: ее члены не являются правительственными делегатами, как, например, в Организации Объединенных Наций. Тем не менее, ИСО занимает особую позицию между государственными и негосударственными организациями. Это происходит оттого, что, с одной стороны, многие из учреждений ИСО являются частью государственных структур в своих странах или находятся под опекой своего государства. С другой стороны, другие члены ИСО являются абсолютно частными, созданными местными союзами промышленных организаций Д.В.Волкова Деятельность Международной организации по стандартизации (ИСО)//Делопроизводство. - 2006. - №2. - С. 9.

Международная организация по стандартизации имеет довольно сложную организационную структуру См. приложение.

Организационно в ИСО входят руководящие и рабочие органы. Руководящие органы:

- Генеральная ассамблея (высший орган);

- Совет;

- Техническое руководящее бюро.

Рабочие органы:

- технические комитеты (ТК);

- подкомитеты;

- технические консультативные группы (ТКГ).

Генеральная ассамблея - это собрание должностных лиц и делегатов, назначенных комитетами-членами. Всего в составе ИСО более 80 комитетов-членов. Комитеты-члены имеют право принимать участие в работе любого технического комитета ИСО, голосовать по проектам стандартов, избираться в состав Совета ИСО, быть представленными на заседаниях Генеральной ассамблеи.

Совет руководит работой ИСО в перерывах между сессиями Генеральной ассамблеи. Совет имеет право, не созывая Генеральной ассамблеи, направить в комитеты-члены вопросы для консультации или поручить комитетам-членам их решение. На заседаниях Совета решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании комитетов - членов Совета. В период между заседаниями и при необходимости Совет может принимать решения путем переписки.

Совету ИСО подчиняются семь комитетов:

ПЛАКО (Техническое бюро);

СТАКО (Комитет по изучению научных принципов стандартизации);

КАСКО (Комитет по оценке соответствия);

ИНФКО (Комитет по научно-технической информации);

ДЕВКО (Комитет по оказанию помощи развивающимся странам);

КОПОЛКО (Комитет по защите интересов потребителей);

РЕМКО (Комитет по стандартным образцам) Волкова, Д.В. Деятельность Международной организации по стандартизации (ИСО)//Делопроизводство. - 2006. - №2. - С. 10.

ПЛАКО подготавливает предложения по планированию работы ИСО, по организации и координации технических сторон работы. В сферу работы ПЛАКО входят рассмотрение предложений по созданию и роспуску технических комитетов, определение области стандартизации, которой должны заниматься комитеты.

СТАКО обязан оказывать методическую и информационную помощь Совету ИСО по принципам и методике разработки международных стандартов. Силами комитета проводятся изучение основополагающих принципов стандартизации и подготовка рекомендаций по достижению оптимальных результатов в данной области. СТАКО занимается также терминологией и организацией семинаров по применению международных стандартов для развития торговли.

КАСКО занимается вопросами подтверждения соответствия продукции, услуг, процессов и систем качества требованиям стандартов, изучая практику этой деятельности и анализируя информацию. Комитет разрабатывает руководства по испытаниям и оценке соответствия (сертификации) продукции, услуг, систем качества, подтверждению компетентности испытательных лабораторий и органов по сертификации. Важная область работы КАСКО -- содействие взаимному признанию и принятию национальных и региональных систем сертификации, а также использованию международных стандартов в области испытаний и подтверждения соответствия. Также занимается вопросами создания общих требований к аудиторам по аккредитации испытательных лабораторий и оценке качества работы аккредитующих органов; взаимного признания сертификатов соответствия продукции и систем качества и др.

ИНФКО главная цель этого комитета информационное обеспечение работ по стандартизации.

ДЕВКО изучает запросы развивающихся стран в области стандартизации и разрабатывает рекомендации по содействию этим странам в данной области. Главные функции ДЕВКО: организация обсуждения в широких масштабах всех аспектов стандартизации в развивающихся странах, создание условий для обмена опытом с развитыми странами; подготовка специалистов по стандартизации на базе различных обучающих центров в развитых странах.

КОПОЛКО изучает вопросы обеспечения интересов потребителей и возможности содействия этому через стандартизацию; обобщает опыт участия потребителей в создании стандартов и составляет программы по обучению потребителей в области стандартизации и доведению до них необходимой информации о международных стандартах. Этому способствует периодическое издание Перечня международных и национальных стандартов.

РЕМКО оказывает методическую помощь ИСО путем разработки соответствующих руководств по вопросам, касающимся стандартных образцов (эталонов). Так, подготовлен справочник по стандартным образцам и несколько руководств: "Ссылка на стандартные образцы в международных стандартах", "Аттестация стандартных образцов. Общие и статистическое принципы" и др. Кроме того, РЕМКО -- координатор деятельности ИСО по стандартным образцам с международными метрологическими организациями, в частности, с МОЗМ -- Международной организацией законодательной метрологии Деятельность ИСО//[Электронный ресурс] http://www.xumuk.ru/ssm/29.html Режим доступа, свободный.

ИСО трактует понятие «стандарт», как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов, соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. - М.: «Дело», 1999, С.180

Эффективная деятельность ИСО, а непосредственно разработка и создание стандартов, зависеть напрямую от организационной структуры организации. Только благодаря слаженной работе всех семи комитетов возможна деятельность по международной стандартизации.

1.3 ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СТАНДАРТОВ В СФЕРЕ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТАЦИИ

Разработка международных норм и стандартов в сфере информации и документации в ИСО поручена техническому комитету № 46 «Информация и документация», в работе которого принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России, Ростехрегулирование.

Этот комитет занимается стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, архивов.

Он имеет в своей структуре четыре подкомитета: подкомитет № 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет № 8 «Качество - Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет № 9 «Идентификация и описание»; подкомитет № 11 «Управление архивами/документами».

Подкомитетом № 11, созданным в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела, разработаны 3 международных стандарта: две части ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами» (ISO 15489-2001, Information and Documentation - Records management) и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов» (ISO/TS 23081-1:2004 Information and Documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1:Principles). Митченко О.Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации//Секретарское дело. - 2005. - № 2 - С. 46

Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001//Делопроизводство. - 2003- № 3. - С 63.

Стандарт ИСО 23081 посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.

В марте 2005 г. был опубликован стандарт ИСО 22310 «Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах» (ISO/DIS 22310, Information and Documentation - Requirements for records/documents management in standards).

Технический комитет №46 в своей деятельности связан с комитетом № 154 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении», которым были разработаны такие широко используемые стандарты, как ИСО 8439-1990 «Бланки. Основная схема составления» (ISO 8439:1990, Forms design - Basic layout) и ИСО 8601- 2000 «Элементы данных и форматы обмена данными - Обмен информацией - Представление дат и времени» (ISO 8601:2000, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times).

Среди стандартов, разработанных ТК № 46, следует отметить международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация - Словарь» (ISO 5127:2001, Information and documentation - Vocabulary), содержащий основные термины и понятия, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными документами.

В 2003 году был принят также международный стандарт ИСО 14416-2003 «Информация и документация - требования к переплету книжных, периодических, серийных изданий и других бумажных документов для использования в архивах и библиотеках - Методы и материалы» (ISO 14416:2003, Information and documentation - Requirements for binding of books, periodicals, serials and other documents for archive and library use - Methods and materials).

Разработка международных стандартов предусматривает несколько этапов.

Первый этап. Рассматриваются предложения о включении в программу тех.комитете(ТК) разработки того или иного международного стандарта. Все предложения рассылаются секретариатом ТК или подкомитетом(ПК) в сем комитетам-членам, принимающим активное участие в работе данного комитете(подкомитета) вместе с обоснованием целесообразности разработки стандарта.

Второй этап. Рабочие проекты стандартов рассматриваются специально созданными для этого рабочими группами, членами которых являются, как правило, ведущие специалисты в данной области из заинтересованных стран.

Третий этап. Проект предложения рассылается секретариатом ТК или ПК всем активным членам этого органа для замечаний. После их получения созывается международное заседание, на котором обсуждается техническое содержание проекта.

Четвертый этап. При общем одобрении проект стандарта направляется в центральный секретариат для регистрации уже в качестве проекта международного стандарта и его рассылке на голосование активным членам данного ТК или ПК. После одобрения проекта он направляется на голосование комитетам-членам ИСО, т.е. национальным организациям по стандартизации.

Пятый этап. Проект международного стандарта считается одобренным, если за него проголосовало две трети голосов активных членов данного ТК или ПК.

Шестой этап. Издание международного стандарта осуществляет центральный секретариат ИСО на английском и французском языках(рабочие языки ИСО).

Ряд стандартов, в том числе терминологические издаются на руссом языке Д.В.Волкова Деятельность Международной организации по стандартизации (ИСО)//Делопроизводство. - 2006. - №2. - С. 12..

Полный перечень стандартов ИСО находится в Каталоге ИСО, к которому открыт доступ через Интернет. На сайте также есть доступ к Сети мировых стандартов и услуг (ВССН), в которой собрана информация, поступающая с серверов всех организаций по стандартизации мира. Волкова Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО) //Делопроизводство. - 2006. - № 2. - С. 10

Таким образом, порядок разработки стандартов носит строго систематизирующий характер.

ГЛАВА 2. БАЗОВЫЕ МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1 СТАНДАРТЫ СЕРИИ 9000(СЕМЕЙСТВО СТАНДАРТОВ 9000)

ISO серии 9000 - международные стандарты на требования к системам менеджмента качества (СМК), принципиально отличающиеся от предшественников своей универсальностью: они применимы для любой организации вне зависимости от численности персонала, формы собственности, занимаемых рынков, характера выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Кроме того, стандарты ISO 9000 применимы и для государственных административных органов и их департаментов, а также общественных организаций. Эти стандарты служат одновременно и гарантией потребителю в смысле качества получаемой продукции, и методическими указаниями компаниям-производителям по улучшению своей деятельности Стандарты серии 9000 [Электронный ресурс] http://www.leanzone.ru Режим доступа, свободный.

ИСО 9000 - это комплект из трёх международных стандартов:

ISO 9000:2000. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

ISO 9001:2000. Системы менеджмента качества. Требования

ISO 9004:2000. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности.

Этим стандартам должна соответствовать система менеджмента качества на предприятии, разработанных Международной организацией по стандартизации (ISO). Подтверждение соответствия (сертификация) при этом проводится только по одному из этих 3 стандартов, по ИСО 9001.

Стандарты ISO по управлению качеством продукции и услуг серии 9000 изменили организацию функционирования современных организаций, в том числе и в Российской Федерации. После внедрения систем управления качеством и процедурами сертификации, такие организации поднимаются на существенно более высокую ступень бизнес-надежности. В основу требований серии 9000 заложено тщательное документирование всех производственных и бизнес-процессов, контроль за документами на всех стадиях их «жизненного цикла». Силков, С.В., Международные стандарты, регулирующие управление документацией в организациях // [Электронный ресурс] www.sekretariat.ru Режим доступа, свободный.

В России действует абсолютный аналог ISO 9001 - ГОСТ Р ИО 9001. Именно по ГОСТ Р ИСО 9001 проходят сертификацию в России.

Последняя версия стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 - ГОСТ Р ИСО 9001-2008 - официально вступила в силу 13 ноября 2009 года. Он был принят взамен устаревшего. Начиняя с 13 ноября 2009 года все Органы по сертификации вправе выдавать сертификаты только на соответствие новому - ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Сертификаты, выданные на соответствие по устаревшему стандарту - ГОСТ Р ИСО 9001-2001, утрачивают свою силу 13 ноября 2009 года.

Сертификат ИСО 9000 ( ГОСТ Р ИСО 9001-2008) вправе выдаватьтолько специально аккредитованные в ФАТРИМе ( Федеральное агенство по техническому регулированию и метрологии, бывший Госстандарт) организации Стандарты ИСО серии 9000// [Электронный ресурс] http://1iso.ru Режим доступа, свободный.

2.2 СТАНДАРТ MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS (MOREQ)

Собственный стандарт в области управления документами Европейский Союз принял в 2001 г. вынужденно, после вызова США успехами в области электронного документооборота (ЭДО), активно поддерживаемых правительством США (в первую очередь, министерством обороны). Разработка стандарта финансируется правительством Евросоюза.
Храмцовская Н.А., член Гильдии Управляющих Документацией, считает, что проводимое в стандарте MoReq главное отличие систем электронного документооборота заключается в том, что они не только обеспечивают сохранность информации, но также целостность и аутентичность электронных документов. После регистрации информационного материала в качестве документа, тот не может быть изменен или уничтожен (только если он не имеет ации; статуса документа временного срока хранения). В современной мировой практике основным направлением развития в области управления документами становится все более тесная интеграция информационных систем (EDMS) с системами ЭДО (СЭД).
Стандарт MoReq содержит основные требования к:

самой СЭД;

классификационной схеме (электронной номенклатуре дел);

средствам обеспечения безопасности документов;

хранению документов в течение установленного срока, их передаче и уничтожению;

вводу документов в систему;

идентификаторам объектов;

поиску, извлечению и выводу документов;

метаданным и эталонной модели.В требованиях MoReq также рассмотрены:

автоматическая защита аутентичности документа;

экспертиза ценности, сроки хранения документов, уничтожение документов;

организация долговременного хранения электронных документов Силков, С.В., Международные стандарты, регулирующие управление документацией в организациях // [Электронный ресурс] www.sekretariat.ru Режим доступа, свободный..

Стандарт MoReq требует практического слияния в организациях служб ИТ и ДОУ. Все пользователи системы делятся на администраторов и пользователей. Функции делопроизводства переданы администратору, а роли непривилегированного пользователя не придано никакого значения. Это идет несколько вразрез с наблюдающимся в мире усилением роли работников ДОУ в качестве системных технологов при администрировании СЭД (для сравнения - стандарт минобороны США DoD 5015.2 делит пользователей системы на администратора, управляющего документами, привилегированного пользователя, непривилегированного пользователя).
Завершена разработка 2-й версии стандарта MoReq (MoReq2). Приоритетные направления при разработке MoReq2:

разработка программы сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта;

переработка уже существующих базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO 15489;

эффективное управление гибридными досье и внеэлектронной (физической) документацией;

интеграция с системами управления контентом (управление информационными материалами на веб-сайтах).

Каждая страна-член ЕС самостоятельно решит, что войдет в ее нулевую главу - национальное введение в MoReq. Эта глава отражает влияние особенностей национального законодательства и традиций в области управления документами (например, в отношении документирования транзакций, регистрации и т.п.), гармонизированный перевод терминов и др.
Для облегчения использования требований стандарта в различных национальных условиях они разбиваются на новые опциональные модули:

расширенные средства поиска;

организация хранения документов;

распределенные СЭД и режимы работы с ними- работа с тематическими делами и др.Для обеспечения проверяемости требований будет разработан пакет документации для сертификации программных средств на соответствие требованиям стандарта. Там же.

Терминология и система понятий MoReq выстроены таким образом, чтобы они была одинаково понятны как документоведу, так и ИТ-специалисту. Требования изложены простым и понятным языком Международные стандарты // [Электронный ресурс] www.bytemag.ru Режим доступа, свободный

Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных СЭД (рис. 2). Здесь стоит еще раз четко определить, какие вопросы находятся в ведении MoReq, а какие к ней не относятся, поскольку англоязычные понятия в русском переводе несколько непривычны.

Итак, MoReq покрывает вопросы делопроизводства и ведомственного хранения документов, т. е. сбора, учета, регистрации, хранения и уничтожения или передачи документов -- иначе говоря, жизненного цикла документа.

MoReq не рассматривает вопросы согласования, контроля исполнения, отчетности, управления договорами, интеграции с бизнес-приложениями и т. д. -- все, что можно отнести к управлению бизнес-процессам.

2.3 СТАНДАРТ ISO 15489 «INFORMEMATION AND DOCUMENTATION - RECORDS MANAGEMENT»

Стандарт ISO 15489 «Information and documentation - Records management» («Информация и документация - Управление документами», 2001 г.) содержит общие требования и четкую методологию управления любыми документами на всех видах носителей и во всех форматах, создаваемых и получаемых разнообразными организациями в процессе их деятельности, разработки и внедрения систем документооборота. Стандарт был подготовлен на основе стандарта Австралии AS 4390 «Records management». Определяющей идеей при разработке явилось то, что управление документацией организации является важнейшей частью управления ее деловой деятельностью, так как документ по своей сути является не только входом и (или) выходом одной или нескольких деловых операций, но также свидетельством выполнения таких операций.

Данный стандарт состоит из двух частей. Первая часть - ISO 15489-1 «Information and documentation - Records management - Part 1: General» («Информация и документация - Управление документами. Часть 1: Общие принципы») - собственно стандарт ISO 15489, где сформулированы наиболее общие требования и принципы управления документацией (создания, сбора и управления любыми документами на любых носителях) и информационными ресурсами, и создаваемые и получаемые организациями любой формы собственности в процессе их деятельности.

К этим принципам относятся установление и документальное закрепление:

основных правил и стандартов работы с документацией в организации;

распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации;

делопроизводственных процессов и технологий.

Вторая часть - ISO/TR 15489-2 «Information and documentation - Records management - Part 2: Report» («Информация и документация - Управление документами. Часть 2: Отчет») - технический отчет, оформленный в виде приложения к стандарту ISO 15489-1. В нём гописан практический вариант внедрения положений ISO 15489 на основе опыта организации «Стандарты Австралии». Даны объяснения к этому варианту, приведена библиография. Эта часть содержит описание этапов создания системы управления документацией, отвечающей мировым требованиям к делопроизводственным процессам. В стандарте даны определения двадцати одного основного термина, включая базовые - «документ» и «управление документами». Являясь средством общения профессионалов различных сфер деятельности, ISO 15489 предполагает несколько иное понимание документа, иную терминологию.

Термин «документ (record)» в стандарте определен как «информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности». Термин «управление документами (records management)» трактуется следующим образом как «область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов».
В отличие от устоявшейся десятилетиями терминологии действующих в советских ГОСТах, в ISO 15489 основная нагрузка в термине «документ» приходится на те функции, которые документы реализуют в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа.

В целом стандарт ISO 15489-1:

регламентирует управление документами на любых носителях в любом формате и информационными ресурсами, создаваемыми, созданными или полученными организациями любой формы собственности в процессах их деятельности, а также лицами, профессиональными обязанностями которых является создание и (или) обработка документов;

облегчает разработку и внедрение в организациях систем управления документацией или их совершенствование;

закрепляет наиболее важные виды работ в процессе создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации.

содержит рекомендации по управлению документами организации для соответствия требованиям международных стандартов управления качеством ISO 9001, а также ISO 14001;

не регулирует управление архивными документами в организациях (архивных учреждениях).

Многие положения ISO 15489 непосредственно связаны с защитой информации и ее носителей, с обеспечением безопасности самой организации, ее работников и ее внешней среды в связи с хранением и санкционированным уничтожением информации в соответствии с требованиями действующего национального законодательства.
Такие положения применяются при выработке в любых организациях регламента системы безопасности информации Силков, С.В., Международные стандарты, регулирующие управление документацией в организациях // [Электронный ресурс] www.sekretariat.ru Режим доступа, свободный..

Несмотря на то что на основе международного стандарта был принят национальный, ГОСТ Р ИСО 15489-2007 он не достаточно используется в делопроизводственной сфере . Это можно объяснить тем что российская система делопроизводства ещё далека от совершенства.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Стандартизация является ключевым фактором поддержки ряда направлений государственной политики, таких как конкуренция, внедрение инноваций, устранение торговых барьеров, расширение торговли, защита интересов потребителей, защита окружающей среды и многих других направлений.

Стандартизация, совмещаемая с законодательством, способствует более эффективному техническому регулированию на государственном уровне.

Международная стандартизация позволяет сэкономить время и средства необходимые для разработки национальных стандартов. Таким образом, развитие международной стандартизации предопределяет развитие мировой торговли.

Достижение соответствия требований международных и национальных стандартов позволит расширить границы сотрудничества и облегчить процессы информационного взаимообмена между государствами.

Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности.

Международная организация по стандартизации - это глобальная сеть государственных и негосударственных организаций, занимающаяся разработкой стандартов для функционирования различных организаций.

Один из основополагающих стандартов по управлению документацией - ИСО 15489 "Информация и документация -- Управление документацией" был разработан в 2001 году. Это стало важным событием в области создания и сохранения единого экономического пространства и поддержания международного сотрудничества. Одним из следствий процесса интеграции ИСО стала разработка в 2007 году Национального стандарта РФ 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Данный стандарт идентичен международному ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Стоит лишь отметить, что в российском аналоге отсутствует понятие «запись», наличествует только «документ».

В настоящее время не выявлено сколько-нибудь значимых и эффективных результатах внедрения настоящего стандарта. Тем не менее, нельзя не отметить это значимое событие в области стандартизации информации и документации. Появление национального стандарта доказывает участие Российской Федерации в международном информационном обмене, подчеркивает стремление занять твердую позицию в экономическом пространстве и укрепиться в качестве полноправного члена формирующегося информационного общества. Но, так же нужно отметить, что существенным недостатком является то, что положения как международных, так и российских носит всего лишь рекомендательный характер. И тем самым это тормозит работу документационного обеспечения управления в Российской Федерации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ИСТОЧНИКИ

ISO 9000:2000. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

ISO 9001:2000. Системы менеджмента качества. Требования.

ISO 9004:2000. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности.

ISO 15489-1 «Information and documentation - Records management - Part 1: General».

ISO/TR 15489-2 «Information and documentation - Records management - Part 2: Report».

Стандарт Европейского Союза Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq).

Устав ИСО [Электронный ресурс] Режим доступа: www.iso.ru, свободный.

ЛИТЕРАТУРА

Варламова, Л. В. Новый стандарт в области делопроизводства/Л.В. Варламова//Секретарь-референт. - 2007. - № 6. - С.21-24.

Волкова, Д. В. Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО) /Д.В. Волкова//Делопроизводство. - 2006. - № 2. - С. 9-15.

Гасникова, С. Ю. Словарь терминов и понятий по документоведческим дисциплинам/С.Ю. Гасникова. Нижневартовск: НГГУ , 2008.- 110с.

Митченко, О.Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации/О.Ю. Митченко//Секретарское дело. - 2005. - № 2. -С. 46-49.

Митченко, О.Ю. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001/О.Ю. Митченко, О.И. Рысков//Делопроизводство. - 2003. - № 3. - С.62-64.

Рысков, О.И. Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы /О.И. Рысков// Делопроизводство. - 2006. - № 4. - С. 8-14;

Сокова, А.Н. Делопроизводство предприятия в системе управления качеством на основании стандартов ИСО серии 9000 и стандартов России/А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2001. - № 2. - С. 34-39;

Чуковенков, А.Ю. Оформление документов/А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. - М.: «Дело», 1999 - 210 c.

ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ

Деятельность ИСО// [Электронный ресурс] http://www.xumuk.ru Режим доступа, свободный.

Стандарты серии 9000// [Электронный ресурс] http://www.leanzone.ru Режим доступа, свободный.

Стандарты ИСО серии 9000// [Электронный ресурс] http://1iso.ru Режим доступа, свободный.

Силков, С.В., Международные стандарты, регулирующие управление документацией в организациях // [Электронный ресурс] www.sekretariat.ru Режим доступа, свободный член.

Международные стандарты // [Электронный ресурс] www.bytemag.ru Режим доступа, свободный.

Приложение

Организационная структура Международной организации стандартизации Деятельность ИСО// [Электронный ресурс] http://www.xumuk.ru Режим доступа, свободный.

1. Размещено на www.allbest.ru