Статистика человеческих ресурсов на предприятии

Размещено на http://allbest.ru/

Введение

Эффективное управление персоналом организации невозможно без адекватной информации. Поэтому отделы человеческих ресурсов регулярно собирают данные, характеризующие различные аспекты состояния персонала организации, и проводят их детальный анализ. Часто такие данные называют статистикой человеческих ресурсов. Статистика человеческих ресурсов предоставляет информацию о различных сторонах управления персоналом - производительности, издержках на рабочую силу, профессиональном обучении, динамике рабочей силы. Каждая организация использует собственные показатели, отражающие специфику ее деятельности и традиции. Ниже приводятся наиболее общие и распространенные показатели статистики человеческих ресурсов.

1. Структура и динамика рабочей силы организации

Многие производственные и сервисные организации используют приведенную в данном примере классификацию, подразделяя рабочую силу на три категории: производственный персонал (называемый так же основными рабочими или производительными рабочими), непроизводственный персонал и административный персонал (включая сотрудников отдела продаж). К производственному персоналу относятся рабочие, непосредственно занятые в основном производстве компании (вступающие в прямой контакт с продукцией, производимой организацией, или клиентом, которому оказываются услуги). Для авиационной компании производственным персоналом являются рабочие, занятые сборкой, испытанием и обслуживанием самолетов, для организации по техническому обслуживанию автомобилей - слесари-ремонтники, для страховой компании - страховые агенты. К непроизводственному персоналу относятся вспомогательные рабочие (незанятые в основном производстве) и руководители первого звена в основном производстве - прорабы, бригадиры, начальники участков и цехов. К административному персоналу относятся все остальные сотрудники компании - руководители, технические сотрудники, специалисты по продажам. Существенное различие состоит в том, что издержки на производственный и непроизводственный персонал относятся на себестоимость продукции (услуг), в то время как затраты на административный персонал покрываются из валовой прибыли всей компании (до уплаты налогов).

Компании отслеживают следующие соотношения, характеризующие структуру рабочей силы:

1. число производственных работников на одного непроизводственного (рассчитывается как отношение производственных работников к непроизводственным работникам)

2. число производственных работников на одного административного (рассчитывается как отношение производственных работников к административным работникам)

3. доля административных работников в общей численности (рассчитывается как отношение административных работников к общей численности работников).

Естественно, что сами по себе эти соотношения не имеют никакого смысла, поэтому их нужно рассматривать либо в исторической динамике, либо в сравнении с показателями конкурентов (средним по отрасли).

Динамика показателей ОДО «Юлайн» г. Молодечно 2008-2011 гг.

Динамика первого показателя (соотношения производственных и непроизводственных работников) демонстрирует тенденцию к увеличению доли непроизводственных работников по отношению к производственным, что в самом общем виде нежелательно для организации. Динамика показателя складывается из сокращения производственных работников и увеличения непроизводственных. Оба эти явления могут быть вызваны рядом событий - внедрением новых технологий, требующих меньших затрат производственного труда и повышенных затрат труда на обслуживание и наладку, увеличением потребностей в вспомогательных операциях, снижением объемов производства. В данном конкретном случае снижение численности производственных рабочих вызвано увольнениями рабочих по собственному желанию, а возрастание численности непроизводственных - приобретением легковых автомобилей (шоферы) и увеличением потребности в обслуживании оборудования.

Доля административного персонала сокращалась в течение последних трех пет в следствие политики руководства не принимать новых сотрудников в административный аппарат, т.е. не заполнять освобождающиеся рабочие места.

2. Возрастная структура рабочей силы

возрастной рабочий текучесть персонал

Традиционным показателям статистики человеческих ресурсов является средний возраст сотрудников организации, рассчитываемый как сумма возрастов всех сотрудников, разделенная на число занятых в организации. Однако этот показатель не является достаточно информативным, поскольку средний возраст в 40 лет может получится при наличии в компании десяти 20-летних и десяти 60-летних сотрудников.

Гораздо более продуктивным является представление возрастной структуры путем группировки:

Возрастная структура ОДО «Юлайн» г. Молодечно

ОДО «Юлайн» г. Молодечно имеет достаточное число сотрудников во всех возрастных группах кроме первой (моложе 20 лет), на старшую возрастную группу приходится большая процентная доля, причем она продолжает увеличиваться за счет сокращения доли группы 20 - 30-летних.

Многие организации отслеживают динамику возрастной структуры по категориям сотрудников, отдельным подразделениям, специальностям. Знание этой динамики позволяет более эффективно управлять процессами планирования потребностей организации в рабочей силе, подготовки резерва, профессионального обучения, компенсации.

3. Образовательная структура

Аналогично возрастной структуре организации анализируют состав рабочей силы по уровню полученного образования.

Уровень образования на ОДО «Юлайн» г. Молодечно медленно, но постоянно растет за счет сокращения доли сотрудников, не имеющих среднего образования. В то же время, доля работников с высшим образованием остается практически постоянной.

4. Стаж работы

Важным показателем стабильности рабочей силы и преданности сотрудников организации является показатель продолжительности работы в компании (стаж). Для стажа средний показатель имеет больший смысл, чем для возрастной структуры, однако и в этом случае предпочтительнее использовать метод группировки.

Половая структура организации - процентное соотношение мужчин и женщин - является еще одним традиционно отслеживаемым показателем статистики человеческих ресурсов. Однако практическая польза этого показателя ограничена теми случаями, когда по законодательству женщины пользуются определенными льготами, как-то дополнительная компенсация или укороченный рабочий день.

Текучесть кадров - важнейший показатель динамики рабочей силы организации. Существует несколько методов расчета текучести, наиболее распространенный - отношение числа покинувших организацию сотрудников (за исключением уволенных по сокращению штатов) к среднему числу занятых в течение года. Чем выше показатель текучести, тем ниже стабильность персонала организации. Для руководства организации важен не только сам показатель текучести кадров, но и причины, по которым люди покидают организацию - неудовлетворительные условия труда, неинтересная работа, отсутствие перспектив профессионального роста и т.д. Поэтому отдел человеческих ресурсов проводит анализ причин текучести и выявляет наиболее серьезные из них.

Показатель абсентеизма рассчитывается как отношение рабочего времени, пропущенного сотрудниками в течение периода (года), к общему балансу рабочего времени организации за период. В данном показателе учитываются все пропуски рабочего времени -по болезни, отгулы за свой счет, прогулы, кроме отпусков и вынужденных отгулов по инициативе организации. В 2011 г. на ОДО «Юлайн» г. Молодечно общий годовой баланс рабочего времени составил 798 000 часов, пропущено было 97 240 часов. Соответственно абсентеизм в 2011 г. составил 12%. Коэффициент абсентеизма показывает, какой процент производительного времени теряется в течение периода из-за отсутствия сотрудников на рабочем месте. Для снижения абсентеизма отдел человеческих ресурсов должен провести детальный анализ причин неявки сотрудников и может подсчитать отдельные коэффициенты абсентеизма по основным причинам - болезням, прогулам и т.д.

Коэффициент внутренней мобильности персонала рассчитывается как отношение числа сотрудников, сменивших должности в течение периода, к среднему числу сотрудников организации за период. Коэффициент мобильности рассчитывается за год, три года, пять лет. В 2011 году 5 сотрудников ОДО «Юлайн» г. Молодечно заняли новые должности внутри организации, следовательно коэффициент мобильности составил 0.8% (5: /(416 - 399)12).

При анализе показателей внутриорганизационной мобильности большое значение имеет историческая динамика и сравнение со средними показателями для отрасли. Помимо коэффициента мобильности отделы человеческих ресурсов производят разбивку рабочей силы в соответствии с продолжительностью работы в данной должности - определяют какой процент работает в настоящей должности менее 1 года, от 1 года до 3 пет, от 3 лет до 5, от 5 до 10 и т.д. Такой анализ позволяет лучше понять динамику внутриорганизационных перемещений и выявить узкие места, требующие вмешательства руководства.

Производительность труда является источником процветания любой организации и ее сотрудников, поэтому руководство уделяет повышенное внимание измерению и контролю за динамикой производительности. Используемые для анализа показатели производительности труда должны отражать специфику производственной деятельности организации, однако существует несколько наиболее общих показателей, применяемых практически во всех компаниях.

1. ОБЪЕМ РЕАЛИЗАЦИИ НА ОДНОГО СОТРУДНИКА. Рассчитывается как отношение объема реализации (продаж) компании за период к численности сотрудников. Банки используют вместо объема реализации суммарную величину активов или привлеченных средств, страховые компании - сумму страховых премий. В 2011 г. объем реализации ОДО «Юлайн» г. Молодечно составил 9 млрд. рублей, работало 100 человек, следовательно объем реализации на одного сотрудника составил 90 млн. рублей. Показатель реализации на одного сотрудника является наиболее общим показателем производительности компании' и имеет смысл исключительно в сравнении с историческими данными компании или со средними показателями по отрасли.

2. ОБЪЕМ ПРИБЫЛИ ДО УПЛАТЫ НАЛОГОВ НА ОДНОГО сотрудника. Данный показатель, в отличие от предыдущего, характеризует эффективность работы деятельности компании - сколько прибыли приносит каждый сотрудник, и рассчитывается как величина прибыли до уплаты налогов (прибыль до уплаты налогов используется для нейтрализации изменений в ставках налогов при проведении исторических сопоставлений) разделенная на число сотрудников. В 2011 г. ОДО «Юлайн» г. Молодечно получило прибыль в 450 млн. рублей, показатель прибыли на одного сотрудника составил 450 млн./100= 4,5 млн. рублей.

Причина прибыли на одного сотрудника представляет собой важнейший индикатор эффективности работы компании, поскольку получение прибыли является одной из основных целей функционирования большинства современных организаций. Так же как показатель объема реализации, величину прибыли на одного сотрудника следует анализировать в сравнении с историческими данными компании или средними показателями по отрасли.

3. Классическим показателем производительности является показатель ПРОИЗВОДИМОЙ ПРОДУКЦИИ ЗА ЧАС ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОГО труда. Он может рассчитываться как в денежных, так и в натуральных единицах. В первом случае, этот показатель он определяется как результат деления себестоимости произведенной за период продукции (иногда используется показатель рыночной стоимости произведенной продукции) на общее число отработанных производительных часов за период. В последнее время популярным стал показатель добавленной стоимости за один производительный час, рассчитываемый как частное от деления разницы между рыночной стоимостью и издержками произведенной за период продукции и отработанными производительными часами. При использовании натуральных показателей - частное от деления единиц произведенной за период продукции на общее число отработанных за этот период производительных часов.

Организации, занимающиеся сервисом, используют показатель обслуживаемых в течение одного часа клиентов, рассчитываемый как отношение общего числа обслуженных в течение периода клиентов к производительным часам за период.

К производительным относятся те часы производственных работников, в течение которых они заняты непосредственной производственной деятельностью - изготовлением продукции или оказанием услуг. Производительными часами не считаются часы, потраченные на профессиональное обучение, простои, занятия по охране труда и т.п.

Показатель выпускаемой продукции за единицу времени является индикатором производительности основных сотрудников компании; его так же следует рассматривать в исторической динамике или сравнении с конкурентами. Многие организации рассчитывают показатели производимой продукции за час отдельно по подразделениям и видам продукции, сопоставляя производительность различных участков и производства различных изделий.

4. Обратным показателю производительности за один час является показатель ЧИСЛА производительных часов, затрачиваемых НА ПРОИЗВОДСТВО ЕДИНИЦЫ ПРОДУКЦИИ. Этот показатель является в определенной степени более наглядным и широко применяется компаниями, выпускающими однородную объемную продукцию - станки, экскаваторы, самолеты, корабли и т.д. Сервисные организации используют показатель числа производительных часов, затрачиваемых на обслуживание одного клиента или единицы оборудования.

5. ПОТЕРЯННАЯ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ. Этот показатель рассчитывается как произведение добавленной стоимости в час производительного труда на число потерянных часов (абсентеизма) производственных рабочих и показывает, что теряет организация в виде недополученной стоимости от неявки сотрудников на рабочее место. Показатель потерянной производительности является очень наглядным и убедительным аргументом, который отдел человеческих ресурсов может эффективно использовать в борьбе с абсентеизмом.

5. Издержки на рабочую силу

Показатели производительности дают представление о вкладе, который сотрудники организации вносят в достижение стоящих перед ней целей. Не менее важно детально знать и контролировать другую сторону вопроса - во что обходятся организации ее сотрудники. Существует несколько широко используемых сегодня показателей статистики издержек на рабочую силу.

1. общие ИЗДЕРЖКИ ОРГАНИЗАЦИИ НА РАБОЧУЮ СИЛУ ЗА ПЕРИОД. Каждая компания должна с максимальной точностью знать размер своих расходов на рабочую силу. Как это ни парадоксально, определение общей величины издержек является достаточно сложным делом. Они складываются из множества статей, которые не всегда на первый взгляд связаны с наймом рабочей силы. Основными составляющими издержек на рабочую силу являются:

* базовая заработная плата. Эта категория включает должностные оклады и выплаты по часовым тарифным ставкам;

* переменная заработная плата. К этой категории относятся выплаты рабочим-сдельщикам, комиссионные, аккордная заработная плата;

* все виды премиальных выплат, включая премии по итогам года, квартала, месяца, разовые премии за выполнение отдельных заданий;

* выплаты по участию в прибылях и сокращению издержек, издержки организации на предоставление сотрудникам права приобретения акций;

* стоимость социальных льгот, включая взносы организации в страховые фонды, затраты на медицинское обслуживание, бесплатное питание, предоставление бесплатных услуг работникам и т.д. К данной категории относятся издержки на все льготы как установленные законодательством, так и предоставляемые организацией в дополнение к требованиям закона;

* издержки на спецодежду, обувь, оборудование бытовых помещений;

* взносы организации в фонды государственного социального страхования;

* издержки организации на уплату государственных и местных налогов на заработную плату и занятость,

2. ДОЛЯ ИЗДЕРЖЕК НА РАБОЧУЮ СИЛУ В ОБЪЕМЕ РЕАЛИЗАЦИИ. Показатель величины издержек на рабочую силу является абсолютным, поэтому его использование в управленческом анализе и при принятии решений достаточно ограничено. Более информативным является показатель доли издержек на рабочую силу в объеме реализации компании, дающий представление о том, какая часть валовой выручки компании расходуется на персонал. Этот показатель рассчитывается как частное от деления общей величины издержек на рабочую силу на объем реализации за период.

Показатель доли издержек на рабочую силу следует анализировать в исторической динамике и в сравнении со средними данными по отрасли. Рост этого показателя является негативной тенденцией, поскольку означает сокращение доли средств, которые организация может потратить на покрытие других видов издержек и реализовать в качестве прибыли.

3. ИЗДЕРЖКИ НА ОДНОГО СОТРУДНИКА. Этот показатель рассчитывается путем деления общей величины издержек на рабочую сипу за период на численность только производительные сотрудников организации. Показатель издержек на одного сотрудника дает представление о том, во сколько в среднем обходится один сотрудник в течение периода. Многие организации рассчитывают подобные показатели для различных категорий занятых.

4. издержки на ОДИН производительный час. Этот показатель, применяемый производственными компаниями, дает представление о том, во сколько организации в среднем обходится один час производительного труда с точки зрения расходов на рабочую силу. Он рассчитывается как общие издержки на рабочую силу деленные на общее число производительных часов за период.

Необходимо подчеркнуть, что в данном показателе учитываются все издержки, но а не все отработанные часы. Это является отражением того факта, что добавленная стоимость создается только в течение производительных часов, однако из нее покрываются все издержки организации.

Показатель издержек на один час производительного труда широко используется не только для анализа эффективности использования рабочей силы, но и при планировании, например, определении издержек на выпуск нового вида продукции или оказание нового вида слуг.

6. Статистика профессионального обучения

Бюджет профессионального обучения является второй по величине статьей расходов (после заработной платы) современных компаний, поэтому сбор и обработка детальной информации об этом аспекте деятельности организации является важной функцией отдела человеческих ресурсов. Статистика профессионального обучения ведет учет числа обученных сотрудников, бюджета времени и издержек на профессиональное обучение.

1. общее ЧИСЛО СОТРУДНИКОВ, ПРОШЕДШИХ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ В ТЕЧЕНИЕ ПЕРИОДА, ОБЩЕЕ ЧИСЛО ЧАСОВ, ЗАТРАЧЕННЫХ НА ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ, И ЧИСЛО ПРОГРАММ ПО ПРОФЕССИОНАЛЬНОМУ ОБУЧЕНИЮ ЯВЛЯЮТСЯ абсолютными показателями и не несут в себе содержательной информации. Тем не менее, эти данные важны, поскольку на их основе рассчитываются другие, более информативные показатели.

2. ДОЛЯ СОТРУДНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ, ПРОШЕДШИХ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ В ТЕЧЕНИЕ ПЕРИОДА, рассчитывается как отношение числа сотрудников, прошедших профессиональное обучение в течение периода, к численности-организации. Это важный показатель, демонстрирующий, какая часть сотрудников повысила квалификацию в течение года, т.е. описывающий масштабы профессионального обучения. С помощью этого показателя можно так же определить как часто, в среднем, сотрудник организации повышает свою квалификацию с отрывом от производства.

3. ДОЛЯ ЧАСОВ, ЗАТРАЧЕННЫХ НА ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ, В ОБЩЕМ БАЛАНСЕ ВРЕМЕНИ ОРГАНИЗАЦИИ показывает относительные масштабы программы профессионального обучения организации.

Величина данного показателя говорит о том, какое внимание уделяет организация профессиональному обучению. В современных условиях глобальной конкуренции компания обязана следить за этим показателем, соотнося его с аналогичным показателем в других организациях, в противном случае она рискует потерять свою конкурентоспособность.

4. среднее ЧИСЛО ЧАСОВ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБУЧЕНИЯ НА ОДНОГО ОБУЧЕННОГО рассчитывается как отношение всех затраченных на профессиональное обучение часов к числу прошедших обучение сотрудников.

Показатель среднего числа часов дает косвенное представление о средних масштабах обучения сотрудника организации.

5. общая ВЕЛИЧИНА ИЗДЕРЖЕК НА ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ. Так же как и в случае с издержками на рабочую силу, организации нужно точно знать величину издержек на профессиональное обучение, которые складываются из трех основных статей:

* прямых издержек на обучение. К данной статье относятся - затраты на подготовку учебных материалов, проведение занятий, компенсацию инструкторам, оплату посещения сотрудниками семинаров, курсов, средних и высших учебных заведений;

* косвенных издержек - транспортных и командировочных расходов, затрат на проживание и питание обучающихся сотрудников;

* потерянной производительности, связанной с отсутствием сотрудников на рабочем месте во время профессионального обучения. Существует несколько методов подсчёта потерянной производительности. Согласно наиболее консервативным методам, она определяется как произведение часов, затраченных на профессиональное обучение, и показателя добавленной стоимости за один час. Также используется метод подсчета, в соответствии с которым количество часов умножается на средние издержки на рабочую силу за один час.

Поскольку абсолютный показатель величины издержек не является достаточно информативным, организации используют относительные показатели, аналогичные тем, которые применяются для анализа издержек на рабочую силу.

6. ДОЛЯ издержек В объеме реализации показывает, какая часть валового дохода компании расходуется на профессиональное обучение, или сколько копеек от одного рубля реализации тратится на обучение персонала.

7. величина ИЗДЕРЖЕК ПО ОБУЧЕНИЮ НА ОДНОГО РАБОТНИКА организации рассчитывается как отношение общей суммы издержек к численности сотрудников. Данный показатель дает представление о том, сколько организация тратит средств на обучение одного сотрудника, и широко используется при сравнении компании с конкурентами.

8. издержки НА ОДИН ЧАС ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБУЧЕНИЯ определяются как отношение общих издержек на обучение к числу часов, потраченных на профессиональное обучение в течение периода. Величина издержек на один час обучения важна для оценки эффективности затрат на профессиональное обучение и планирования обучения (подготовки бюджета на следующий период).

Современные организации отслеживают динамику приведенных выше показателей не только применительно к профессиональному обучению в целом, но и по отдельным видам обучения, категориям работников, подразделениями, что позволяет им иметь детальную информацию о различных качественных и количественных аспектах профессиональной подготовки персонала и эффективно управлять этим процессом.

Эффективное управление невозможно без достоверной количественной информации. Линейные руководители и специалисты по человеческим ресурсам постоянно нуждаются в свежей, детальной, аналитической информации о состоянии и динамике человеческих ресурсов организации для принятия множества стратегических и тактических решений. Отдел человеческих ресурсов должен организовать сбор и обработку таких данных, часто называемых статистикой ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ. Показатели, динамику которых отслеживает отдел человеческих ресурсов, должны учитывать специфику организации - вид и масштабы деятельности, стратегические цели, организационную структуру и культуру. Однако, при всем значении статистических показателей каждая организация должна уделить особое внимание динамике ключевых параметров персонала организации - демографическим данным, производительности труда, издержкам на рабочую силу, профессиональному обучению.

Сегодня существует огромное количество методов анализа статистических данных, которые могут и должны использоваться для управления человеческими ресурсами. Однако, проводящие анализ сотрудники должны помнить, что в основе всех этих методов лежат два принципа - сравнение с внешней средой (конкурентами, отраслью, страной) и с собственной исторической динамикой. Эти простые приемы составляют основу управленческого анализа, без них он не существует.

Размещено на Allbest.ru