Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация делопроизводства в деятельности хозяйствующих субъектов

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности государственных структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих подразделений, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих предприятий внутренняя система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Соответственную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает предприятию высокий уровень налаженности работ.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- по объекту и качеству - краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;

- по целенаправленности - удовлетворение конкретных потребностей;

- по точности и достоверности - правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Общие требования и задачи, решаемые системами документооборота

Вначале рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так, и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

Рассмотрим общий спектр задач электронного документооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Вообще жизненный цикл состоит из двух основных стадий.

1. Разработка документа, которая может включать собственно разработку содержания документа, оформление документа, утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может содержать: активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа приведем шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеют дело архивные системы, они подразделяются на следующие типы.

Статические архивы документов (либо просто архивы) - системы, которые обрабатывают только опубликованные документы.

Динамические архивы (либо системы управления документами) работают как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке.

Структурная организация управления информатизации

В соответствии с положением об Управлении, было создано в 1998 году «Управление информатизации». Целью Управление информатизации явилось объединение в единую корпоративную компьютерную информационную сеть Министерства Транспорта и Коммуникаций и организовать обучение и работу в компьютерной сети интернет руководителей и сотрудников управлений.

Основными задачами управления являются:

- создание необходимых условий для наиболее полного удовлетворения информационных потребностей государственных органов, предприятий, учреждений, организаций и граждан путем предоставления им доступа к информационным ресурсам на основе внедрения средств вычислительной техники и телекоммуникаций;

- подготовка проектов нормативных правовых актов, определяющих права и обязанности юридических и физических лиц по формированию и использованию информационных ресурсов, средств их обработки и доставки;

- интеграция с мировым информационным пространством;

- создание и развитие информационной инфраструктуры.

Центр компетенции

В связи с «Проблемой 2000 года», по постановлению правительства №117 при Министерстве Транспорта и коммуникаций был создан Центр компетенции, в его функции входит поддержка контактов с обществом для ответа на технические вопросы, повышение осведомленности, сбор и анализ данных, подготовка и распространение отчетов по Y2K прогрессу. Центр компетенции также разрабатывает методы анализа рисков, сертифицирует тесты для ПО и инструментарии, проводит консультации по оценке ИС, а также делает рекомендации по решению проблемы. Центр компетенции организовывает семинары, готовит материалы для средств массовой информации и поддерживает Y2K web-site. Он также готовит все формы для утверждения Техническим советом и Межведомственным комитетом, и отвечает за распространение утвержденных форм. Также, Центр компетенции готовит способы координации и сотрудничества между министерствами, и перед объявлением представляет на рассмотрение Технического совета для утверждения.

На базе Центра компетенции по «Проблеме 2000 года» при управлении информатизации был организован «Проектно-исследовательский «Центр информатизации Министерства транспорта и коммуникаций». «Проектно-исследовательский «Центр информатизации Министерства транспорта и коммуникаций» является проектно-исследовательским учреждением, предназначенным для проведения проектных, исследовательских, образовательных и других работ в области информационных, компьютерных технологий. Центр информатизации в установленном законодательством порядке осуществляет прямые связи с международными организациями, научно-исследовательскими, проектными, учебными и другими юридическими и физическими лицами по всем вопросам сотрудничества.

Документирование управленческой деятельности.

В целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения управления и улучшения организации делопроизводства. Правительство Кыргызской Республики постановило утвердить типовую инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике. Данная инструкция устанавливает совокупность принципов и правил, регламентирующих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное исполнение документа.

Для организационно-распорядительных документов устанавливается 31 реквизит в соответствии с ГОСТ 6.38-90.

Обязательными реквизитами документов являются: наименования учреждения - автора документа, название вида документа, текст, заголовок к тексту, дата и индекс документа, подпись, отметка об исполнении документа, место создания или издания документа, код организации - автора, код формы документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.

2. Бланк документа.

Применение бланков при подготовке документов повышает культуру управленческого труда, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Служебные документы составляются на бланках форматов А-4 и А-5, отпечатанных типографским способом, в соответствии с ГОСТ 9327-60. Для отдельных видов документов допускается применение формата А-3.

Установлено два вида бланков: бланк письма и общий бланк для всех других видов организационно-распорядительных документов.

Бланк письма состоит из следующих реквизитов, отпечатанных типографским способом. Для каждого из этих видов бланков допускает два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. При продольном расположении реквизитов наименование учреждения размещается вдоль верхнего поля документов. При угловом - границы левого края в верхнем углу.

3. Заголовок документа.

Заголовок - краткое изложение содержание документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста, грамматически согласовываться с названием документа. Если в документе отражается несколько вопросов, то заголовок формируется обобщенно. К документам большого объема, или отражающим несколько вопросов, наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их располагают в левой части листа.

4. Датирование.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год.

5. Согласование.

Подготовленные проекты документов перед подписанием в ряде случаев согласовывается с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для подтверждения их согласия с содержанием документа. Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Внутреннее согласование обычно оформляется визой, состоящей из должностей визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Визируются экземпляры документов, которые остаются в учреждении.

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, листом согласования. Гриф согласования состоит из слова «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, и располагается после реквизитов «Подпись» в левой части бланка.

Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот.

Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться. Следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документов должно быть оправданным.

Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется в централизованном порядке экспедицией или работниками служб делопроизводства. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствие документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

документооборот информатизация бланк корреспонденция

Список литературы

Шапиро И.Д., «Управление проектами». СПБ, 1996 «Два-Три»

Вендров А.М. «Один из подходов к выбору средств проектирования баз данных и приложений. «СУБД»». 1995, №3.

Методическое пособие по дисциплине «Информационные технологии в экономике»

Панащук С.А. «Разработка информационных систем с использованием CASE-системы Silverrun. «СУБД»», 1995, №3.

Бэрри Н. «Компьютерные сети» Пер. с англ. - М. БИНОМ, 1995.

6. «Типовая инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике» утверждена Постановлением Правительства Кыргызской Республики от «» №

7. Андреева В.И. «Делопроизводство» - М. «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 1997.

8. Стенюков М.В. «Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению)» - М. «ПРИОР», 1996

Размещено на Allbest.ru