Анализ работы кадровой службы ЗАО "Кредит Европа Банк"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Цели: анализ работы кадровой службы ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК»

Задачи: 1. Собрать и проанализировать информацию о работе службы персонала ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК».

2. Собрать и проанализировать информацию о документообороте ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК».

3. Собрать и проанализировать информацию об организации архивного хранения документов в ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК».

4. Определить проблемы и противоречия, имеющиеся в работе службы персонала ЗАО «КРЕДИТ ЕРОПА БАНК».

5. Наметить пути решения, выявленных проблем и противоречий.

Место прохождения практики

Закрытое акционерное общество ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК»

Юридический адрес - ул. Вайнера, 19, Екатеринбург, Россия.

Адрес места прохождения практики - ул. Вайнера 19, Екатеринбург, Россия. Закрытое акционерное общество ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК».

Сфера деятельности предприятия: кредитно- финансовая деятельность. Численный состав: в Уральском регионе - около 350 человек. Организационно-правовая форма: закрытое акционерное общество.

1. Структура службы персонала

1. Возглавляет данное предприятие наблюдательный совет (владелец банка).

2. Президент банка в России непосредственно подчиняется владельцу банка.

3. Вице-президент находится в подчинении у Президента банка.

4. Начальник департамента является непосредственным руководителем департамента по работе с персоналом и подчиняется владельцу банка.

5. Департамент по работе с персоналом является уполномоченным органом в управлении персоналом.

6. Отдел компенсаций и льгот устанавливает льготы сотрудникам предприятия.

7. Отдел подбора персонала занимается подбором персонала для организации.

8. Отдел поддержки иностранных граждан занимается поддержкой и адаптацией в организации иностранных граждан.

9. Специалист отдела кадров оформляет кадровую документацию.

10. Отдел обучения, развития и оценки персонала занимается обучением и оценкой уровня профессиональных навыков сотрудников организации.

Задачами кадровой службы являются:

- обеспечение высококвалифицированным персоналом;

- создание комфортных условий для работы;

- создание и поддержка комфортного психологического климата в коллективе;

- поддержка в работниках заинтересованности в повышении результата работы организации в целом.

Функциями кадровой службы являются:

- ведение кадрового делопроизводства (отдел кадров);

- вопросы управления персоналом (руководители разных уровней).

Ввести и утвердить Положение о кадровой службе:

Нормативная папка кадровой службы

В нормативную папку кадровой службы должны входить следующие виды документов:

1.1 Нормативные документы

- Устав;

- Штатное расписание;

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- Положение о структурном подразделении;

- Инструкция по делопроизводству;

- Положения;

- Коллективные соглашения.

Документы по приему:

- Трудовой договор;

- Автобиография;

- резюме;

- рекомендательное письмо;

- характеристика;

- описание вакансии;

- приказ о назначении на должность;

- протокол собеседования;

- представление к назначению на должность;

- опросный лист.

Учетные документы:

- личные дела и учетные карточки;

- личные дела;

- трудовые книжки;

- справки;

- табель учета рабочего времени.

Документы по аттестации:

- приказ об аттестации;

- представление к аттестации;

- заявление об аттестации;

- служебная характеристика;

- протокол об аттестации;

- аттестационный лист.

Документы по передвижению персонала:

- приказ о передвижении;

- приказ о предоставлении отпуска;

- приказ о командировках;

- командировочное удостоверение;

- служебное задание для направления в командировку;

- заявление о переводе;

- докладная записка о переводе.

Документы по поощрениям и взысканиям:

- объяснительная записка;

- приказ о вынесении поощрений и наложении взысканий;

- сводный план о поощрении и взыскании;

- представление о поощрении;

- докладная записка о должностном проступке.

Документы по увольнению:

- приказ об освобождении от должности;

- заявление работника;

- должностная записка руководителя структурного подразделения;

- письмо обращение в профсоюзный орган;

- выписка из протокола о согласии на увольнение;

- обходной лист;

- акт о приеме о работника материальных ценностей и документов.

В нормативную папку ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» включены следующие виды документов: организационные документы, нормативные документы, приказы по личному составу, личное дело, протоколы, документы по подбору персонала.

Правила внутреннего трудового распорядка оформлены в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, отсутствует отметка о ознакомлении сотрудника.

1.2 Анализ Должностной Инструкции Приложение 01

В ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» у старшего специалиста отдела кадров С.О.Чембарцевой Должностная Инструкция не разработана.

1. Что представляет собой документ?

Вид документа - Должностная Инструкция, форма документа - текстовая.

2. Каков контекст - старшего специалиста Группы кредитного Мониторинга отдела Мониторинга по задолженности.

3. Кто автор?

ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК».

4. Какова цель создания данного документа?

Определить должностные права и обязанности старшего специалиста Группы кредитного мониторинга Отдела мониторинга задолженности ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК».

5. Какова надежность документа?

Отсутствие всех необходимых реквизитов: наименование вида документа записывается прописными буквами, отсутствует реквизит наименование организации, справочные данные об организации, регистрационный №.

Гриф утверждения оформлен прописными буквами. В грифе согласования реквизит расшифровка подписи оформлен не в соответствии со стандартом.

Правильно: М.В. Барсукова.

Качество бумаги: бумага качественная ровных тонов, качество печати: текст документа оформлен не четко, копия или подлинник: копия.

Каково фактическое содержание документа: сообщение о том, что данная Инструкция регламентирует должностные права и обязанности, в своей профессиональной деятельности сотрудник руководствуется нормативными документами Центрального Банка РФ.

В результате анализа должностной инструкции можно сделать следующие выводы: не для каждого сотрудника организации разрабатывается должностная инструкция.

Каково оформление документа: Размеры полей неправильно оформлены, бумага качественная светлых тонов, текст документа оформлен не четко.

В результате анализа должностной инструкции можно сделать следующие выводы об авторе документа: автор документа не знает ГОСт Р 6.30-2003, на предприятии отсутствует инструкция по кадровому делопроизводству, в должности секретаря работает человек, который по специальности не делопроизводитель.

Сведения в документе достаточно полные.

Прочитав данный документ, можно сделать вывод о том, что данная Инструкция регламентирует должностные права и обязанности старшего специалиста Группы кредитного мониторинга.

Анализ Положения об оплате труда Приложение 02:

1. Что представляет собой документ?

Вид документа - Положение, форма документа - текстовая.

2. Каков контекст - об оплате труда, системе премирования и социальному обслуживанию сотрудников.

3. Кто автор?

ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК».

4. Какова цель создания данного документа?

Определить систему премирования и социального обслуживания ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК».

5. Какова надежность документа?

Отсутствие всех необходимых реквизитов: наименование вида документа записывается прописными буквами, отсутствует реквизит наименование организации, справочные данные об организации, регистрационный №.

Гриф утверждения оформлен прописными буквами.

Качество бумаги: бумага качественная ровных тонов, качество печати: текст документа оформлен не четко, копия или подлинник: копия.

Каково фактическое содержание документа: сообщение о том, что данное Положение регламентирует условия начисления и выплаты основной и дополнительной оплаты труда сотрудников.

В результате анализа Положения можно сделать следующие выводы: каждый сотрудник предприятия под роспись знакомится с данным Положением.

Каково оформление документа: Размеры полей неправильно оформлены, бумага качественная светлых тонов, текст документа оформлен не четко.

В результате анализа должностной инструкции можно сделать следующие выводы об авторе документа: автор документа не знает ГОСт Р 6.30-2003, на предприятии отсутствует инструкция по кадровому делопроизводству, в должности секретаря работает человек, который по специальности не делопроизводитель.

Сведения в документе достаточно полные.

Прочитав данный документ, можно сделать вывод о том, что данная Инструкция регламентирует должностные права и обязанности старшего специалиста Группы кредитного мониторинга.

В ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» Инструкция по кадровому делопроизводству отсутствует, предлагаю ввести и утвердить данный документ.

2. Документационное обеспечение кадровой службы

2.1 Ведение личных дел

Анализ личного дела сотрудника ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК».

Документы в личном деле располагаются в определенном хронологическом порядке:

- внутренняя опись документов дела;

- трудовой договор;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- личный листок по учету кадров;

- автобиография;

- направление на работу или представление к назначению на должность;

- заявление о приеме на работу;

- характеристика, резюме, медицинская справка;

- копии документов об образовании;

- копии документов о награждениях и присуждении ученых званий;

- список научных трудов и изобретений;

- копия приказа о назначении на должность;

- копии других приказов.

Таким образом нарушений в комплектности личного дела не выявлено.

Книга учета личных дел в ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» отсутствует, в нее должны быть включены следующие разделы:

№ дела	ФИО работника	Дата постановки дела на учет и дата снятия с учета	Роспись работника	ФИО сотрудника, ответственного за ведение личных дел

Инструкции по ведению личных дел в ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» отсутствует.

Описание технологии хранения и учета личных дел

Личные дела хранятся в папках в службе персонала и ведется работником этой службы, назначенным приказом первого руководителя организации.

Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам.

Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке, на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.

В ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» используется журнал учета личных дел.

2.2 Ведение трудовых книжек

Для анализа записей в трудовой книжке взята трудовая книжка старшего специалиста отдела кадров С.О.Чембарцевой.

Трудовая книжка оформлена в присутствии работника в течение 5 рабочих дней.

При оформлении трудовой книжки внесены следующие сведения:

- ФИО сотрудника;

- дата рождения (на основании паспорта);

- образование (на основании документа об образовании).

В трудовую книжку внесены записи о выполняемой работе, о переводе, об увольнении, о награждениях за успехи в работе.

Записи в трудовой книжке точно соответствуют тексту приказа.

Все записи произведены без сокращений и имеют свой порядковый номер. кадровый служба персонал трудовой

С каждой вносимой в трудовую книжку записью сотрудник ознакомлен под роспись в личной карточке.

Анализ выполнения инструкции по ведению трудовых книжек

Инструкция по заполнению трудовых книжек в ЗАО « КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» отсутствует, при заполнении трудовых книжек старший специалист отдела кадров руководствуется Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. № 63 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», Трудовым кодексом РФ.

Предлагаю ввести и утвердить Инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Технология хранения и учета трудовых книжек

Трудовые книжки в ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» хранятся в несгораемом сейфе. Сейфовые двери обладают тройным уровнем защиты (кодовый замок и 2 ключа). Приказом первого руководителя назначается лицо, ответственное за хранение, учет трудовых книжек. На предприятии ведется «Книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним», «Приходно- расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее». Приложение 03

На обложке трудовой книжки оформлена маркировка с указанием фамилии, № трудовой книжки. Трудовые книжки в сейфе ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» хранятся по городам. Чтобы найти необходимую трудовую книжку смотрят ее номер.

2.3 Контент - анализ приказов по личному составу Приложение 04

В ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» применяются унифицированные формы приказов по личному составу. В приказе о приеме на работу, о переводе, об увольнении отсутствует реквизит подпись. Документы оформляются не в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

3. Формирование, учет и хранение дел в кадровой службе

В ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» номенклатура дел отсутствует. Предлагаю ввести и утвердить номенклатуру дел отдела кадров, в которую будут включены следующие разделы:

- организация управления кадрами;

- прием, перемещение (перевод), увольнение работников;

- установление квалификации работников;

- профессиональная подготовка и повышение квалификации работников;

- награждение;

- отчетность.

3.1 Описание условий хранения дел в кадровой службе

Личное дело- это систематизированный комплекс персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника в данной организации.

Формирование личного дела.

Личные дела заводятся на руководящих работников, специалистов и работников, владеющих материальными и информационными ресурсами. На рабочих и технический персонал личные дела обычно не заводятся: все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы Т-2.

Технологическая цепочка формирования личного дела выглядит следующим образом:

- получение разрешения от руководителя кадровой службы на формирование личного дела;

- внесение в журнал учета личных дел записи о заведении нового дела;

- оформление обложки: №, дата заведения, № на корешке дела;

- подшивка чистого листа для описи, заполнение контрольной карты выдачи личного дела и помещение ее в конверте на оборотной стороне обложки;

- получение от руководителя кадровой службы первоначального комплекта документов для личного дела;

- систематизация полученных документов и внесение их в опись дела;

- нумерация листов документов и обозначение их страниц в описи;

- подшивка документов в папку с соблюдением нумерации;

- помещение личного дела в шкаф для хранения;

- получение последующих документов и помещение их в дело;

- ведение личного дела;

- выдача личного дела руководителям, имеющим доступ к личным делам с отметкой в регистрационном журнале;

- закрытие личного дела: проверка наличия документов и подготовка к сдаче в архив;

- сдача личного дела в архив.

Личное дело заводится после издания приказа о приеме на работу и включает в себя первоначальные документы, сопровождающие процедуру приема на работу. Документы в личном деле располагаются в определенном порядке (начиная сверху):

- внутренняя опись документов дела;

- трудовой договор;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- личный листок по учету кадров;

- автобиография;

- направление на работу или представление к назначению на должность;

- заявление о приеме на работу;

- характеристика, резюме, медицинская справка;

- копии документов об образовании;

- копии документов о награждениях и присуждении ученых званий;

- список научных трудов и изобретений;

- копия приказа о назначении на должность;

- копии других приказов.

Ведение личных дел.

В процессе трудовой деятельности в личное дело работника в хронологическом порядке располагаются документы, подтверждающие изменения анкетных данных, аттестационные материалы и характеристики, копии приказов о перемещении, о поощрениях и взысканиях. При увольнении работника в личное дело подшивается копия приказа о прекращении действия трудового договора.

Все изменения анкетно-биографических данных вносятся в личный листок по учету кадров, а передвижение по службе - в дополнение к нему. Во внутреннюю опись дела включаются все документы по мере их поступления: наименование документа, дата документа, № страницы в деле. Внутренняя опись имеет свою нумерацию.

При закрытии личного дела ниже перечня документов проставляется цифрами и прописью количество листов внутренней описи документов дела. Ниже ставится подпись руководителя кадровой службы и дата.

В личное дело не включаются документы временного срока хранения: различные справки, черновики документов, неправильно оформленные документы.

Личные дела регистрируются в журнале учета личных дел, который имеет следующую табличную форму:

№ дела	ФИО работника	Дата постановки личного дела на учет и дата снятия с учета	Подпись работника, ответственного за ведение личных дел

Ежегодно специальная комиссия проводит проверку состояния личных дел, Факт проверки фиксируется в каждом личном деле в дополнении к листку по учету кадров. Для выявления утраты или порчи документов составляется акт и проводится служебное расследование.

В ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» личные дела хранятся в отделе персонала и ведутся работником этой службы, назначенным приказом первого руководителя организации ответственным за эту работу.

Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам.

Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (папке- регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по фамилиям работавших, расположенных в алфавитном порядке.

Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека. Личные дела хранятся в металлическом шкафу. В конце рабочего дня сотрудник службы персонала, ответственный за личные дела, проводит проверку наличия личных дел, запирает и опечатывает шкафы с личными делами.

Ежегодно специально назначенная комиссия проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.

3.2 Анализ регистрационных форма кадровых документов

Журналы регистрации входящих документов, приказов, поощрений и других кадровых документов разработаны в соответствии с унифицированными формами.

3.3 Описание технологии подготовки и передачи дел кадровой службы в архив

При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (завершительный лист) дела. В листе заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, особенности нумерации (литерные листы, пропущенные листы) и отдельное количество листов внутренней описи. Ниже характеризуются особенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист - заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись, ниже подписи указывается дата. Перечисленные сведения не допускается помещать на обложке дела.

Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

4. Обеспечение защиты персональных данных сотрудников организации

4.1 Разработка положения о защите персональных данных Приложение 05

В ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» положение о защите персональных данных отсутствует, предлагаю ввести и утвердить данное положение.

4.2 Анализ приказов о допуске к работе с документами, содержащими персональные данные Приложение 06

Данные приказы в ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» отсутствуют, предлагаю ввести и утвердить приказы о допуске к работе с документами, содержащими персональные данные.

4.3 Анализ исполнения закона «О персональных данных»

Защита персональных данных ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» обеспечивается в соответствии с законом «О персональных данных».

Согласно статье 7. Конфиденциальность персональных данных

Операторами и третьими лицами, получающими доступ к персональным данным должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. При передаче персональных данных в ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» обеспечивается защита персональных данных.

Согласно статье 18. Обязанности оператора при сборе персональных данных

Персональные данные должны быть получены от субъекта персональных данных. При получении персональных данных старший специалист отдела кадров запрашивает персональные данные у претендента на должность.

Заключение

При прохождении практики в ЗАО «КРЕДИТ ЕВРОПА БАНК» были выполнены следующие виды работ:

- оформление личных дел уволенных сотрудников.

Были выявлены следующие достоинства работников, работающих с документами:

- документооборот в электронной форме и печатной форме, применяются журналы регистрации документов, нужные документы можно быстро найти;

- применяются унифицированные формы приказов;

- используются специализированные программы по работе с документацией.

Были выявлены недостатки организации работников, работающих с документами:

- в приказах о приеме на работу отсутствуют подписи работника, работодателя, отсутствует дата документа;

- 2-ой экземпляр трудового договора не всегда отдается работнику;

- в личном деле отсутствуют некоторые документы, необходимые для приема на работу;

- документы, подшиваемые в личные дела печатаются на черновиках;

- в документации применяется сокращенное название предприятия, неуважительное отношение к партнеру;

- на предприятии отсутствует номенклатура дел;

- не проводится экспертиза ценности документов;

- отсутствует Инструкция по кадровому делопроизводству, документы оформляются не в соответствии с ГОСТом Р 6.30- 2003;

- личную карточку заполняет человек, принимаемый на работу, происходит потеря данных.

Рекомендации по повышению эффективности работников, работающих с документами:

- личную карточку должен оформлять специалист кадрового делопроизводства, а не работник;

- 2-ой экземпляр трудового договора необходимо отдавать работнику;

- при приеме на работу проверять наличие всех необходимых документов для оформления работника;

- ввести и утвердить инструкцию по делопроизводству;

- документы необходимо хранить в напечатанном и электронном варианте;

- все документы, необходимо печатать на чистом листе бумаге формата А 4;

- во всех документах применять вначале полное наименование предприятия, затем в скобках указывать расшифровку;

- ввести и утвердить номенклатуру дел;

- проводить экспертизу ценности документов;

- ввести службу защиты кадровой информации;

- передавать дела на хранение в архив согласно установленным правилам;

- ввести в действие инструкцию по делопроизводству в соответствии с ГОСТом Р 6.30- 2003, ознакомить всех сотрудников, ведущих делопроизводство.

Размещено на Allbest.ru