Анализ бизнес-процессов компании ООО "Аист", внедрение информационной системы и ее адаптация

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Информационные системы и малый бизнес

1.1 Сущность малого бизнеса

1.2 Информационная система малого предприятия

1.3 Описание ООО «Аист»

Глава 2. Внедрение BBPCRM на предприятие и оценка эффективности

2.1 Модули SAP системы для малого бизнеса

2.2 Выбор программы для внедрения в компанию «Аист»

2.3 Внедрение системы BBPCRM

2.4 Оценка результатов внедрения

Заключение

Список литературы

Введение

Актуальность темы дипломной работы. По целям автоматизации и кругу ответственных пользователей основные функции систем автоматизации малого бизнеса можно разделить на следующие основные группы:

анализ и управление эффективностью работы предприятия (эти функции ориентированы на решение задач руководителя предприятия и на управленцев, отвечающих за рентабельность бизнеса, его развитие);

управление оперативной деятельностью предприятия (эта функциональность решает задачи менеджеров и работников, непосредственно занимающихся торговой, производственной деятельностью или деятельностью в области оказания услуг);

регламентированный учет и отчетность (эти функции систем автоматизации решают задачи бухгалтеров и расчетчиков зарплаты. Их цель

обеспечить ведение учета в полном соответствии с требованиями законодательства).

Достоинство специально разработанных для малого бизнеса решений состоит не только в том, что за счет отсутствия избыточных функций, благодаря своей компактности и простоте они могут быть быстро запущены в работу и эффективно поддерживаться. Их внедрение обогащает автоматизируемую фирму обобщенным опытом успешной автоматизации предыдущих предприятий.

Развитый малый бизнес является залогом стабильности и устойчивости экономики страны. Внедрение SAP системы позволит сократить издержки, ускорит работу бизнес процессов, увеличит рентабельность фирмы.

Цели и задачи дипломной работы. Целью прохождения дипломной практики является изучение и анализ бизнес-процессов компании ООО «Аист», а так же внедрение информационной системы и ее адаптация.

Исходя из целей, можно выделить следующие задачи:

Рассмотрение структуры и специфики компании ООО «Аист»;

Описать и анализировать бизнес-процессы предприятия;

Выявить основные проблемы в работе данной компании;

Подобрать программное решение;

Внедрить информационную систему и оценить результаты.

Объектом данной дипломной работы является ООО «Аист», а предметом модуль SAP системы: как формула повышения эффективности деятельности предприятия.

Степень научной разработанности темы. При написании данной работы мы использовали следующие программные продукты: SAP, Мегаплан, amoCRM, CRM система Microsoft Dynamics CRM.

Структура и содержание теоретической и практической частей дипломной работы. Диплом состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений. В первой главе рассматриваются теоретические вопросы. Мы рассматриваем теорию малого бизнеса, особенности этого класса предприятий. Далее следует рассмотрение теории информационных систем в особенности SAP систем. В заключении первой главы нами проводится полное рассмотрение ООО «Аист», в том числе основных бизнес-процессов.. Во второй главе диплома мы рассматриваем информационные системы для малого бизнеса, далее выбор определенного программного решения и его внедрение. В четвертом разделе мы оцениваем результаты от внедрения данной программы и делаем выводы об эффективности системы.

Положения выносимые на защиту:

структура, бизнес-процессы компании ООО «Аист»;

анализ проблем работы компании, выявление подходящей для внедрения информационной системы;

выбор программного продукта, внедрение его на предприятие;

оценка результатов от внедрения: затраты, прибыль.

Глава 1. Информационные системы и малый бизнес

1.1 Сущность малого бизнеса

Одним из ключевых элементов рыночных преобразований выступает малый бизнес. В развитых странах малое предпринимательство является важной частью рыночного хозяйства. Он, как источник прогрессивных экономических изменений, приобрел актуальность в 90-х годах, так как малые предприятия (МП) оказывают содействие развитию конкуренции, создают новые рабочие места, интенсивно занимаются научными разработками, и т.п.

Малый бизнес - гарант демократизации экономики и общественной жизни, фактором поддержания социальной справедливости в обществе. Зарубежный опыт подтверждает эффективность существования сектора малых предприятий в современной экономике. Любая "здоровая" экономическая система не может обойтись без баланса между большим и малым бизнеса. Малые предприятия играют ведущую роль в изменении структуры форм собственности, так как фактически представляют частные интересы предпринимателей. В условиях массового закрытия государственных предприятий и стремительного роста безработицы развитие малого предпринимательства должно создать много возможностей для трудоустройства населения страны. В большинстве стран малыми считают предприятия, которые отвечают определенным признакам, таким как предприятие есть независимым, им руководят владельцы или совладельцы, его деятельность имеет преимущественно локальный характер и не может существенно влиять на цены и объемы выручек в своей области, и количественным: законодательно установленным критериям.[1]

Значительный плюс малых предприятий состоит в том, что многие из них оказались более приспособленными, чем крупные компании, к условиям развития в кризисные периоды для экономик стран Запада. Крупные фирмы не столь чувствительно и быстро реагируют на какие-либо изменения в экономике. Не случайно в политике правительств Германии, США и многих других развитых капиталистических стран помощь мелкому бизнесу занимает особое место. Небольшие предприятия наиболее чутко реагируют на изменение в экономике, на падение или повышение нормы прибыли в отраслях экономики. Разорения и образование новых компаний происходит, прежде всего, в немонополизированном секторе и лишь позднее, набрав силу, происходят и на более крупных фирмах, отражаясь на их деятельности. В таких условиях крупные компании экспортируют капитал. Мелкие же фирмы, как правило, не имеют такой возможности. Для выживания мелкие фирмы вынуждены пересматривать свою производственную и сбытовую деятельность. Те их них, кто в обстановке 70-х начала 80-х годов сумели приспособиться - выжили, другие - просто разорились. Однако, развитие малых предприятий при преодолении этого кризиса послужило важным средством для оздоровления экономики. И объясняется это прежде всего ролью и функциями, которые малый бизнес выполняет.

Роль малого бизнеса в экономике

Значение малого бизнеса в рыночной экономике очень велико. Без малого бизнеса рыночная экономика ни функционировать, ни развиваться не в состоянии. Становление и развитие его является одной из основных проблем экономической политики в условиях перехода от административно-командной экономики к нормальной рыночной экономике. Малый бизнес в рыночной экономике - ведущий сектор, определяющий темпы экономического роста, структуру и качество валового национального продукта; во всех развитых странах на долю малого бизнеса приходится 60 - 70 процентов ВНП.

Поэтому абсолютное большинство развитых государств всемерно поощряет деятельность малого бизнеса. В мировой экономике функционирует огромное количество малых фирм, компаний и предприятий. Например, в Индии число МП превышает 12 млн., а в Японии 9 млн. Этот малый бизнес, например, только в США дает почти половину прироста национального продукта и две трети прироста новых рабочих мест. Но дело не только в этом. Малое предпринимательство, оперативно реагируя на изменение конъектуры рынка, придает рыночной экономике необходимую гибкость. Существенный вклад вносит малый бизнес в формирование конкурентной среды, что для нашей высокомонополизированной экономики имеет первостепенное значение.

Нельзя также забывать, что малые предприятия оказывают меньше воздействие и на экологическую обстановку.

Немаловажна роль малого бизнеса в осуществление прорыва по ряду важнейших направлений НТП, прежде всего в области электроники, кибернетики и информатики. В нашей стране эту роль трудно переоценить, имея в виду, развернувшийся процесс конверсии. Все эти и многие другие свойства малого бизнеса делают его развитие существенным фактором и составной частью реформирования экономики России.

Во всех зарубежных странах с нормально развитой рыночной экономикой существует мощная государственная поддержка малого бизнеса. Например, в Германии субсидии малым предприятиям составляют около 4 млрд. марок ежегодно.

В конгрессе США проблемами малого бизнеса заняты два комитета. Во главе стоит Администрация по делам малого бизнеса. В каждом штате есть региональные отделения по 30-40 человек. Цель Администрации - поддержка малого бизнеса на государственном уровне.

В Японии, где особенно высоко количество малых предприятий, специально выделены те из них, которые в условиях рыночной экономики без помощи государства развиваться не могут.

Стимулирующим фактором в развитии малого бизнеса является налоговая политика государства. Суть налоговой политики заключается в поэтапном уменьшении предельных ставок налогов и снижении прогрессивности налогообложения при достаточно узкой налоговой базе и широкой сфере применения налоговых льгот. Уменьшение ставки налогов в зависимости от размеров предприятия является одним из методов налогообложения малых предприятий.

Малые предприятия выполняют в капиталистической экономике разнообразные функции. Как правило, они специализируются на изготовлении отдельных узлов и деталей, а крупные предприятия ведут сборку готовых изделий. Иногда малые предприятия осуществляют промежуточную сборку.[2]

Коммерческая организация -- организация (юридическое лицо), деятельность которой направлена на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Юридические лица, которые являются коммерческими организациями, могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных предприятий. Основными организационно-правовыми субъектами малого бизнеса являются хозяйственные товарищества и общества, функционирующие в разных отраслях экономики. Основными же организационно-правовыми формами субъектов малого бизнеса являются полные товарищества, товарищества на вере, ограниченное товарищество, а так же открытые и закрытые акционерные общества.

Полное товарищество

Полное товарищество -- это вид хозяйственных товариществ, участники которого занимаются предпринимательской деятельностью от имени товарищества и несут ответственность по его обязательствам не только в размере вкладов в складочный капитал, но и всем принадлежащим им имуществом, то есть «полную» ответственность. В настоящее время данная организационно-правовая форма практически не используется.

Полное товарищество создается и действует на основании учредительного договора. Учредительный договор подписывается всеми его участниками. Он содержит следующие сведения:

наименование полного товарищества;

место нахождение товарищества;

порядок управления деятельностью товарищества;

условия о размере, составе складочного его капитала;

условия о размере и порядке изменения долей каждого из участников в складочном капитале;

условия о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов участниками;

условия об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Минимальный и максимальный размеры складочного капитала не ограничены.

Прибыль и убытки полного товарищества распределяются между его участниками пропорционально их долям в складочном капитале, если иное не предусмотрено учредительным договором или иным соглашением участников. Не допускается соглашение об устранении кого-либо из участников товарищества от участия в прибыли или в убытках. [3]

Коммандитное товарищество

Товарищество на вере -- коммерческая организация, основанная на складочном капитале, в которой две категории членов: полные товарищи и вкладчики-коммандитисты. Полные товарищи осуществляют предпринимательскую деятельность от имени товарищества и отвечают по обязательствам товарищества всем своим имуществом. Вкладчики-коммандитисты отвечают только своим вкладом. В настоящее время данная организационно-правовая форма практически не используется.

Товариществом на вере (коммандитным товариществом) признается товарищество, в котором наряду с участниками, осуществляющими от имени товарищества предпринимательскую деятельность и отвечающими по обязательствам товарищества своим имуществом (полными товарищами), имеется один или несколько участников -- вкладчиков (коммандитистов), которые несут риск убытков, связанных с деятельностью товарищества, в пределах сумм внесенных ими вкладов и не принимают участия в осуществлении товариществом предпринимательской деятельности.

Товарищество на вере создается и действует на основании учредительного договора. Учредительный договор должен содержать следующие сведения:

наименование товарищества;

место его нахождения;

порядок управления деятельностью товарищества;

условия о размере и составе складочного капитала товарищества;

условия о размере и порядке изменения долей каждого из полных товарищей в складочном капитале;

условия о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов полными товарищами, их ответственности за нарушение обязанностей по внесению вкладов;

условия о совокупном размере вкладов, вносимых вкладчиками.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Полными участниками товарищества на вере могут быть только индивидуальные предприниматели и (или) коммерческие организации. Количество участников не должно быть меньше двух. Вкладчиками могут быть граждане, юридические лица, учреждения (если иное не установлено законом).

Полный товарищ вправе:

участвовать в управлении делами товарищества;

получать информацию о деятельности товарищества;

принимать участие в распределении прибыли;

получать в случае ликвидации товарищества часть имущества, оставшегося после расчета с кредиторами, или его стоимость;

в любое время выйти из товарищества.

Полный товарищ обязан:

вносить вклады в порядке, размерах, способами и в сроки, которые предусмотрены учредительными документами;

не разглашать конфиденциальную информацию о деятельности товарищества;

участвовать в деятельности товарищества в соответствии с условиями учредительного договора;

воздержаться от совершения от своего имени и в своих интересах или в интересах третьих лиц сделок, однородных с теми, которые составляют предмет деятельности товарищества.

Вкладчик в товариществе на вере вправе:

получать часть прибыли товарищества, причитающуюся на его долю в складочном капитале, в порядке, предусмотренном учредительным договором;

знакомиться с годовыми отчетами и балансами товарищества;

по окончании финансового года выйти из товарищества и получить свой вклад в порядке, предусмотренном учредительным договором;

передать свою долю в складочном капитале или ее часть другому вкладчику или третьему лицу.

Вкладчик обязан:

внести вклад в складочный капитал. Внесение вклада удостоверяется свидетельством об участии, выдаваемым вкладчику товарищества.

Управление деятельностью товарищества на вере осуществляется полными товарищами. Вкладчики не вправе участвовать в управлении и ведении дел товарищества на вере, выступать от его имени иначе, как по доверенности. Они не вправе оспаривать действия полных товарищей по управлению и ведению дел товарищества.

Высшим органом управления является собрание полных товарищей. На собрании каждый полный товарищ имеет один голос, если учредительным договором не установлено иное, а решения принимаются единогласно (если учредительным договором не установлено иное).

Каждый полный товарищ вправе действовать от имени товарищества, если учредительным договором не установлено, что все полные товарищи ведут дела совместно, либо ведение дел поручено отдельным участникам. При совместном ведении дел товарищества его полными товарищами для совершения каждой сделки требуется согласие всех участников товарищества.

Если ведение дел товарищества поручается его участниками одному или некоторым из них, остальные участники для совершения сделок от имени товарищества должны иметь доверенность от участника (участников), на которого возложено ведение дел товарищества.

Минимальный и максимальный размер складочного капитала не ограничены. Прибыль и убытки товарищества на вере распределяются между его участниками пропорционально их долям в складочном капитале, если иное не предусмотрено учредительным договором или иным соглашением участников. Не допускается соглашение об устранении кого-либо из участников товарищества от участия в прибыли или в убытках.

Если вследствие понесенных товариществом убытков стоимость его чистых активов станет меньше размера его складочного капитала, полученная товариществом прибыль не распределяется между участниками до тех пор, пока стоимость чистых активов не превысит размер складочного капитала. Товарищество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. В случае недостаточности имущества общества кредитор вправе предъявить требование к любому полному товарищу или ко всем сразу для исполнения обязательства (субсидиарная ответственность).

Полный товарищ, не являющийся его учредителем, отвечает наравне с другими полными товарищами по обязательствам, возникшим до его вступления в товарищество.

Полный товарищ, выбывший из товарищества, отвечает по обязательствам товарищества, возникшим до момента его выбытия, наравне с оставшимися участниками в течение двух лет со дня утверждения отчета о деятельности товарищества за год, в котором он выбыл из товарищества.[4]

Ограниченное товарищество

Омбщество с ограниченной ответственностью (общепринятое сокращение -- ООО) -- учрежденное одним или несколькими юридическими и/или физическими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделён на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества.

Общество с ограниченной ответственностью наряду с иными видами хозяйственных обществ, а также хозяйственных товариществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий является коммерческой организацией, то есть организацией, преследующей извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности и распределяющей полученную прибыль между участниками.

В отличие от государственных и муниципальных унитарных предприятий, на имущество которых их учредители имеют право собственности или иное вещное право, общества с ограниченной ответственностью (равно как и иные виды хозяйственных обществ, хозяйственных товариществ и производственных кооперативов) характеризуются тем, что их участники имеют в отношении них обязательственные права.

В частной экономической практике ООО является наиболее востребованной организационно-правовой формой среди коммерческих организаций.

При этом общество с ограниченной ответственностью характеризуется тем, что текущее (оперативное) управление в обществе (в отличие от товариществ) передается исполнительному органу, который назначается учредителями либо из своего числа, либо из числа иных лиц. За участниками общества сохраняются права по стратегическому управлению обществом, которые осуществляются ими путем проведения периодических общих собраний участников. В отличие от акционерных обществ компетенция общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью может быть расширена по усмотрению самих участников; также отдельным участникам могут быть предоставлены дополнительные права.

В отличие от акционерных обществ прибыль общества с ограниченной ответственностью может делиться между участниками общества не только пропорционально их долям в уставном капитале общества, но и иным образом в соответствии с Уставом общества (если иной порядок предусмотрен Уставом).

В отличие от участников акционерного общества (акционеров) участник общества с ограниченной ответственностью может не только продать (или иным образом уступить) свою долю в уставном капитале общества, но и выйти из общества, потребовав выплаты стоимости части имущества, соответствующей его доле в уставном капитале общества, если это предусмотрено Уставом общества. Участники общества с ограниченной ответственностью, а также само общество имеют преимущественное право покупки доли одного из участников, в случае его намерения продать свою долю третьим лицам. Также Уставом общества может быть предусмотрен запрет на отчуждение доли участников третьим лицам.[5]

Акционерное общество

Акционерное общество АО -- одна из разновидностей хозяйственных обществ. Акционерным обществом признаётся коммерческая организация, уставный капитал которой разделён на определённое число акций, удостоверяющих обязательственные права участников общества (акционеров) по отношению к обществу. Деятельность акционерного общества в Российской Федерации регулируется Федеральным законом «Об акционерных Обществах».

Участники акционерного общества (акционеры) не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций.

Выделяются открытые и закрытые акционерные общества. Иногда также выделяют общества с дополнительной ответственностью.[6]

Частное предприятие

Из гражданского законодательства не вытекает, что индивидуальные (частные) предприятия также можно отнести к субъектам малого бизнеса, однако в зависимости от численности занятых работников они должны относиться к малым предприятиям

Частное предприятие - это предприятие, имеющее в одном лице и учредителя и собственника. Все остальные в нем являются наемными работниками.

Анализируя практику функционирования субъектов рыночной экономики в отдельных развитых странах, можно привести следующие организационно-правовые формы субъектов малого бизнеса, которые представлены в Таблице 1.1.

Таблица 1.1 Основные организационные формы субъектов малого бизнеса

Страна	Организационно-правовые формы предприятия
Великобритания	Индивидуальное предприятие Ассоциированные владельцы Ограниченные компании
Франция	Индивидуальное предприятие Акционерная компания Ограниченное товарищество
США	Единоличное владение Товарищество Корпорация
Германия	Индивидуальная трудовая деятельность Партнерство Малые акционерные общества

Как видно из таблицы, наиболее распространенной организационной формой малого бизнеса является индивидуальное предприятие.

Преимуществами этой организационно-правовой формы коммерческих организаций являются:

полная самостоятельность, свобода и оперативность действий, не требующая для принятия решений получения согласия партнеров;

заинтересованность в упорной работе, в тщательном собственном контроле над делами, в принятии обдуманных решений, так как все доходы поступают к единому владельцу предприятия;

конфиденциальность деятельности.

Но наряду с достоинствами этой организационной формы ей свойственны и недостатки, которым относятся:

ограниченность привлечения значительных финансовых средств;

полная имущественная ответственность за долги в случае банкротства;

недоверие со стороны государственных учреждений и крупных предприятий;

слабость управления. Обычно владелец является управляющим по всем вопросам: экономическим, финансовым, кадровым и др. Как правило, владельцам не хватает профессиональных знаний и опыта;

трудность в получении кредита;

высокий уровень банкротства.

1.2 Информационная система малого предприятия

Информационная система предприятия аккумулирует в общем случае технические средства, программное обеспечение, а также ресурсы, накопленные предприятием за время его деятельности. Основа системы -- компьютеры, объединенные локальной вычислительной сетью (ЛВС). Простейшая сеть -- одноранговая: все компьютеры соединяются между собой на «равных правах». Более эффективная организация -- клиент-серверная, когда рабочие станции группируются вокруг одного или нескольких «главных» компьютеров -- серверов, управляющих процессом обмена данных внутри ЛВС, а также доступом во внешние сети (например, в Интернет).

В основе функционирования всей информационной системы лежит программная платформа, включающая серверную операционную систему и операционную систему рабочих станций (остальных компьютеров). Основной рабочий инструмент сотрудников предприятия -- бизнес-приложения -- программы, позволяющие работникам выполнять их непосредственные задачи.

Новые информационные технологии ориентированы на автоматизированные банки данных (АБД) - системы специальным образом организованных данных, программных, технических, языковых и организационно - методических средств, предназначенных для централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования этих данных.

Основными особенностями данной технологии являются:

предоставление пользователю только информационных услуг, а не информационных продуктов, в результате чего он получает только ту информацию, которая ему действительно нужна;

высокая скорость получения информации;

относительно развитое программное обеспечение, позволяющее не только находить и получать информацию, но и, при необходимости, осуществлять ее графическую, научную и экономическую обработку.

Основными отличиями информационного ресурса общества от других видов национальных ресурсов состоит, в следующем:

во-первых, информатизация экономики, непосредственно влияя на рост социально-экономических показателей и повышение эффективности общественного производства, в качестве основного ресурса имеет информацию, которая не всегда может быть представлена в материально-вещественной форме, как другие традиционные виды ресурсов. Это касается, прежде всего, различных видов незапатентованной информации, "ноу-хау", знаний, которые не опубликованы и передаются в процессе повышения квалификации специалистов, их подготовки и переподготовки;

во-вторых, информационный ресурс, отвечающий современным требованиям развития общественного производства и организованный в соответствии с последними достижениями науки и техники, способствует формированию прогрессивной структуры экономики, развитию межотраслевых и территориальных связей между производителями, сбытовыми организациями и потребителями, упрощая эти взаимосвязи, оптимизируя их, что в конечном счете позволяет приблизить структуру национальной экономики к современным общемировым стандартам;

в-третьих, информационный ресурс представляет собой базу для интеллектуального развития трудовых ресурсов общественного производства, для качественного их совершенствования, формируя при этом новое, более грамотное поколение людей с высоким образовательным и культурным уровнем развития.

Постепенно информационный ресурс включается в сферу товарно-денежных отношений, что является одной из наиболее характерных черт современного информационного комплекса экономики. При этом формы присвоения информации сочетаются со способами ее отчуждения от первоначального обладателя. Информация становится доступной все большему количеству субъектов общественно-экономической системы, что имеет как положительные, так и отрицательные стороны. В целом, общедоступность информационного ресурса следует расценивать как положительный результат общественного развития. Однако отдельные виды информации, по-прежнему, должны защищаться государством и носить строго конфиденциальный характер. Основой "информационного общества" является информационный бизнес. Информационный бизнес, с одной стороны, входит в инфраструктуру всей системы предпринимательской деятельности совместно с банками, биржами, аудиторскими компаниями и т.д., а с другой стороны, является самостоятельной сферой бизнеса.

Информатизация и предпринимательство взаимосвязаны, взаимосвязь происходит, через бизнес-коммуникации (биржи, банки, компьютерные сети, рекламу и т.д.), которые объединяют отдельные локальные предпринимательские структуры между собой и мировым бизнесом.

Бизнес-коммуникации, или связи в бизнесе играют важнейшую роль в развитии предпринимательства.

Бизнес-коммуникации - это взаимодействие субъектов системы информатизации в процессе решения задач предпринимательства. Под взаимодействием понимается общение на основе информации.

Данное определение более точно отражает процесс, происходящий в условиях перехода к рыночным отношениям предпринимательских структур по сравнению с другими определениями, которые характеризуют сущность коммуникаций как процесс передачи информации.

Коммуникация рассматривается как процесс обмена информацией и ее смысловым значением между двумя и более людьми.

В концепции информатизации предпринимательства важная роль отводится системному подходу в определении цели и функций предприятия.

Рассмотрим предприятие как систему обработки информации, которая производит два вида продукции: информация (данные, документы и т.д.) и решения (оперативные и стратегические).

Производственный процесс данной фирмы может включать перекомпоновку информации, объединение данной информации с другой, накопление информации. К фирмам, основным видам продукции которых является информация, можно отнести финансово-бухгалтерские подразделения, издательства, рекламные конторы и т.п. Однако следует отметить, что глобальная информатизация бизнеса так или иначе модифицирует все фирмы и подразделения в информационные системы. Инженерные подразделения, конструкторские бюро, отделы кадров, отделы снабжения вырабатывают как информацию, так и решения.

В основу классификации задач можно, например, положить степень их сложности.

Наиболее простые задачи образуют класс полностью формализованных (или хорошо структурированных) процедур.

К таким задачам относятся: учет и контроль, оформление документов, их тиражирование и рассылка и т.п. Следует отметить, что подобного рода задачи в настоящее время решаются и автоматизированными информационными системами ("Бухгалтерский учет", "Подготовка производства", "Складской учет", "Кадровая система" и т.п.).

Второй класс задач составляют слабо структурированные задачи, содержащие неизвестные или количественно не оцениваемые параметры. Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решений.

Третий класс задач содержит неформализуемые процедуры, базирующиеся на неструктурированной информации, которая определяется высокой степенью неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, стратегического планирования и т.п.

Анализ распределения времени решения задач показывает большой объем информационной составляющей в деятельности бизнесмена. В этой ситуации применение новых информационных технологий (текстовых и табличных процессоров, систем управления базами данных, компьютерных сетей, экспертных систем, мультимедиа, АРМ, электронных офисов и т.д.), позволяющих повысить эффективность работы, не вызывает сомнений.

Следует при этом отметить, что для формирования информационного комплекса необходимы соответствующие условия и предпосылки. Прежде всего, это касается экономических и материально-технических предпосылок, отсутствие которых не позволяет финансово - неустойчивым предприятиям в полной мере и на должном уровне использовать все преимущества информационного продукта и услуг.

Другой немаловажной предпосылкой развития информационного комплекса является, обеспеченность высококвалифицированными трудовыми ресурсами для создания информационного продукта.

Немаловажную роль при создании условий развития информационного комплекса играет наличие адекватной законодательной основы. Как свидетельствует мировой опыт, информационное общество обязательно должно быть правовым обществом.

Следует отметить тот факт, что отечественная законодательная база в сфере "информационного права" требует значительного совершенствования. В настоящее время пакет правовых документов, регламентирующих проблемы интеллектуальной собственности, включает в себя законодательные акты по промышленной собственности на изобретения, товарные знаки, промышленные образцы, а также по авторскому праву на литературные, музыкальные и художественные произведения. Особенно слабо проработанной остается правовая основа защиты прав интеллектуальной собственности, и в частности, в сфере информационных продуктов и услуг. Несмотря на то, что отечественное информационное право постепенно совершенствуется и углубляется, сфера его регулирования распространяется в основном на программы, используемые в электронных системах.

Совокупность сведений, циркулирующих в предпринимательской деятельности, в целях их уяснения, можно условно сгруппировать по направлениям:

предпринимательская (коммерческая) информационная система (сведения о состоянии экономической системы, факторах, положительно или отрицательно влияющих на ту сферу хозяйствования и коммерции, в которой действует предприниматель);

правовая информационная система (сведения о действующем законодательстве, регулирующем и охраняющем деятельность предпринимательских (коммерческих) структур);

специально оперативная информационная система (сведения о способах, силах и средствах обеспечения безопасности предпринимательской информации от доступа третьих лиц).

Предпринимательская информация, циркулирующая в рыночно-конкурентной сфере деятельности, подразделяется на техническую, организационную, коммерческую, финансовую, рекламную, о спросе -предложении, конкурентах, криминальной обстановке и др. Прежде чем принимать меры к защите определенной информации, необходимо уточнить следующие вопросы:

какие сведения нельзя скрывать, защищать от доступа к ним;

какие сведения невыгодно скрывать;

какие сведения подлежат охране.

Ответ на первый вопрос дало российское правительство в своем постановлении "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну". К ним относятся:

организационные сведения (устав и учредительные документы предприятия, регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

финансовые сведения (документы об исчислении и уплате налогов, других платежей, предусмотренных законом, документы о состоянии платежеспособности);

сведения о штате и условиях деятельности (число и состав работающих, их заработная плата, наличие свободных мест, влияние производства на природную среду, реализация продукции, причиняющей вред здоровью населения, участие должностных лиц в предпринимательской деятельности, нарушение антимонопольного законодательства);

сведения о собственности (размерах имущества, денежных средствах, вложениях платежей в ценные бумаги, облигации, займы, в уставные фонды совместных предприятий).

Вторая группа сведений характеризуется тем, что ее невыгодно скрывать от окружения самому предпринимателю. Это касается, прежде всего, рекламной информации. Без рекламы в хозяйственной деятельности трудно добиться эффективного результата, особенно в условиях жесткой конкуренции. Практически реклама широко начинает входить в нашу жизнь.

К третьей группе сведений относятся те, которые представляют хозяйственную ценность для предпринимателя и на них не распространяется законный доступ третьих лиц.

При определении ценности предпринимательской информации необходимо руководствоваться такими критериями (свойствами), как полезность, своевременность и достоверность поступивших сведений.

Для предпринимателя также важны специализированные информационные службы, позволяющие решить конкретную задачу в целом. Их отсутствие сегодня - основной изъян информационного обеспечения предпринимательской среды в России. Например, для большинства российских предпринимателей актуальна задача поиска надежного партнера. Технология анализа экономической информации включает:

проверку адресных данных и личности партнера, предложившего сделку;

установление возраста компании и показателей объема производства (для российского рынка анализ этой информации затруднено по объективным причинам);

проверку информации об участии фирмы в конфликтах, судебных процессах, а также о штрафах, закладных и прочих долговых обязательствах. На Западе такая информация, как правило, является открытой и может быть получена из общедоступных источников;

изучение кредитной истории фирмы, исполнения платежей.

Подобной методикой пользуются практически все компании, специализирующиеся на предоставлении кредитной информации, в том числе старейшая и крупнейшая информационная корпорация в мире Dun & Bradstreet. Ее технология сбора, обработки и подачи информации является фирменным ноу-хау и рекомендована ООН как международный стандарт. Помимо вышеуказанных сведений бизнес-справка фирмы включает в себя специально разработанный рейтинговый коэффициент, индекс платежеспособности, общую оценку состояния компании, на которую пришел запрос, а также сумму максимально рекомендованного кредита, который можно предоставить ей без большого риска. Реальная потребность в достоверной информации о финансовом и материальном положении западных партнеров определила спрос на эти услуги и появление специализированных как зарубежных, так и отечественных фирм.

Например, совместное предприятие РУСС-ИГ оказывает следующий перечень услуг: предоставление коммерческой справки о фирме; подбор экономических партнеров в западных странах по видам деятельности; юридические и экономические консультации по западным странам; размещение рекламы в странах Общего рынка; открытие счетов в западных банках и оказание помощи при регистрации фирмы на Западе; проведение экономического анализа по различным запросам заказчика; получение дебиторской задолженности с западных фирм-должников.

Стоимость услуги по предоставлению коммерческой справки о фирме в зависимости от региона (страны ближнего зарубежья, Западная Европа, США, Канада, Азия) и срока исполнения колеблется от 40 до 720 долл. США.

В настоящее время узнать о зарубежном партнере значительно проще, чем получить даже общие сведения о российском предприятии.

Среди фирм-производителей и распространителей справочно-ана-литической информации о предприятиях можно отметить Dun & Bradstreet (проверка и поиск партнеров, маркетинговые услуги), Evro info (проверка и подбор партнеров по базам данных Европейского информационного центра), АДИ (базы данных по коммерческим предложениям, отраслям промышленности и регионам), МБИТ (абонементное информационное обслуживание, широкий спектр баз данных в области бизнеса и коммерции).

В соответствии с Федеральной программой разрабатывается система информационного обеспечения малого и среднего предпринимательства (СИОМП).

СИОМП строится на базе существующих общедоступных сетей. Сеть обеспечивает взаимодействие центров и абонентов и решение следующих задач: доступ предпринимателей к информации, необходимой предприятиям малого и среднего бизнеса (законодательной, коммерческой, информации по отечественным и зарубежным фирмам и т.д.); выход на российские и международные телекоммуникационные сети (для работы в режимах доступа к удаленным базам данных, телеконференциям, электронной почте).

Виртуальная сеть позволяет регламентировать использование ресурсов и проводить соответствующие финансовые расчеты. В перспективе связь центров может быть развернута на базе сети Internet.

Основной формой обобществления информационного ресурса является рынок, когда информационный продукт, как и любой другой товар, обладающий потребительной стоимостью и стоимостью, находит свое общественное признание на основе соотношения спроса и предложения. При этом на информационный продукт и услуги распространяются законы рыночной конкуренции, которые формируют структуру информационного комплекса, влияют на ценообразование, определяют основные тенденции в совершенствовании информационной техники и технологии.

В сфере рыночных отношений реализуется взаимосвязь между присвоением и отчуждением информационного ресурса, информационного продукта и услуг. Товарные отношение при этом опосредуются денежной формой, при этом на информационный продукт распространяются все законы рыночной экономики. Информация является товаром и, следовательно, формируется рынок информационных продуктов, услуг и технологий. Практически все ученые, анализирующие эту проблему, единодушно утверждают, что информационный рынок представляет собой самостоятельный сектор национального рынка товаров и услуг. Однако особенности этого специфического сектора рынка все анализируют по-разному.

Общеэкономическая трактовка информационного комплекса как объекта рыночных отношений должна содержать две стороны. С одной стороны информационный комплекс следует рассматривать как процесс производства информационных продуктов, услуг и технологий, как информационную индустрию. Здесь правомерны различные термины: информационная отрасль, информационный сектор экономики, индустрия обработки и передачи информации, информационный бизнес и другие.

С другой стороны, как свидетельствует международный опыт, экономические отношения по поводу производства и обмена информацией на международном уровне выделяются в отдельные сектора: сектор информационных продуктов, сектор информационных услуг и сектор информационных технологий. Они тесно взаимосвязаны между собой, и каждый из них имеет свои специфические характеристики.

В основе формирования отрасли информационных услуг, как любого другого сектора экономики лежат процессы разделения труда, специализации и кооперирования, оптимальное сочетание которых позволяет создавать рациональную экономическую структуру. Информационный комплекс следует рассматривать как единую систему взаимосвязанных элементов, эффективное взаимодействие которых позволяет удовлетворять потребности общества в информационных услугах. Основным продуктом информационного рынка является информация самого различного назначения.

Весь комплекс информации, следует разделить на четыре категории:

деловая информация, включающая биржевую, финансовую, экономическую, статистическую, коммерческую информацию, а также деловые новости;

научно-профессиональная информация, в частности, научно-техническая, юридическая, медицинская и т.д.;

потребительская (массовая) информация, например, развлекательная информация, реклама, прогноз погоды, справочные данные и др.;

социально-политическая информация, которая обслуживает органы государственной власти и управления статистической, социальной, архивной и специальной информацией.

Наибольшую долю на этом рынке занимает научно-техническая информация (НТИ), состав потребителей которой в условиях перехода к рыночной экономике постоянно возрастает. Информация о направлениях научно-технического прогресса, сырьевой базе, патентах и ноу-хау особенно актуальна при разработке инвестиционных программ. 60-70% новой, оригинальной НТИ аккумулируется в ВИНИТИ, который считается лидером в ее сборе и накоплении.

Сегодня действует около 90 систем НТИ, однако, только небольшая часть из них может быть использована пользователем в режиме удаленного доступа. В государственных информационных службах ВНТИцентр, НПО "Поиск", НИИКИ, ИНИОН, ВИМИ и других сосредоточено документальных баз НТИ, доступных для удаленного пользователя общим объемом 20 млн. записей, в том числе свыше 10 млн. неповторяющихся записей, причем 30-40% из них составлены по отечественным первоисточникам.

Рынок НТИ является монопольным по сравнению с рынками информации других видов, то есть здесь традиционно лидируют крупные центры НТИ, которые определяют ситуацию в этом секторе рынка.

Анализ основных производителей, функционирующих на мировом компьютерном рынке, позволяет классифицировать их по трем группам:

крупные фирмы с мировым именем, вкладывающие значительные средства в разработку и освоение новых технологий (Hewlette-Packard, Apple, Compag, IBM, DEC и другие, так называемые, мировые brand name);

крупные фирмы новых индустриальных стран (Асег, DTK, Hyundai, Samsung). Сюда можно отнести и некоторые российские фирмы - ИВК, ЛЭНД, КАМИ, ASI и другие так называемые brand name;

сомнительные поставщики.

Анализ отечественного компьютерного рынка показывает, что здесь сравнительно долгое время доминируют производители компьютеров первой группы. Импорт компьютеров мировых brand name растет, но ненамного быстрее, чем отечественное производство. Доля импорта прочих фирм сокращается, прежде всего, из-за уменьшения ввоза персональных компьютеров малоизвестных зарубежных фирм. В целом, по мнению экспертов авторитетной аналитической службы IDC, установившееся в настоящее время для поставок отечественных и зарубежных сборщиков соотношение 1:2 сохранится и в обозримом будущем.

В целом, проведенный анализ информационного комплекса показал, что:

формирование информационного общества позволяет повысить производительность общественного труда за счет внедрения высокопроизводительной информационной техники и использования передовых информационных технологий;

информация становится одним из основных стратегических видов ресурсов экономики;

основой "информационного общества" является информационный бизнес;

для развития эффективности бизнеса необходимо создавать системы, которые могут "коллекционировать" опыт, идеи предпринимателей и работать в режиме информационно-советующей системы;

информационный комплекс следует рассматривать и как информационную индустрию, и как отдельные сектора информационных продуктов, услуг и технологий.

Таким образом, информатизация становится одним из наиболее ярких признаков современной системы общественных отношений. Широкое развитие информационного комплекса на базе эффективного использования компьютеров и телекоммуникаций обеспечивает принципиально новые возможности экономического развития.

Цели и задачи информационных систем

Предприятие - это единый организм, и улучшение чего-либо одного в нем приведет к малейшему сдвигу в сторону успеха либо ухудшения. Руководителям необходимо принимать комплексные решения, которые касаются всего предприятия, а загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.

Для более простого управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную систему, которая включает функции планирования, управления и анализа. Что может дать внедрение информационной системы:

снижение общих затрат предприятия в цепи поставок;

повышение скорости товарооборота;

сокращение излишков товарных запасов до минимума;

увеличение и усложнение ассортимента продукции;

улучшение качества продукции;

выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков.

КИС выполняет технические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации предприятия. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, а так же реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Основные цели автоматизации деятельности предприятия:

сбор, обработка, анализ, хранение и представление данных о деятельности организации, внешней среде в формате, удобном для принятия управленческих решений;

автоматизация выполнения бизнес операций, которые составляют целевую деятельность предприятия;

автоматизация процессов, которые обеспечивают выполнение основной деятельности.

Классификация информационных систем

Предлагается, что используется следующая классификация систем и подсистем ИС. В зависимости от уровня обслуживания производственных процессов на предприятии сама КИС или его составная часть могут быть отнесены к различным классам:

Класс A: системы (подсистемы) управления технологическими объектами и процессами.

Класс B: системы (подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия.

Класс C: системы (подсистемы) планирования, анализа производственной деятельности предприятия.

Первые системы класса А, разработанное для решения задач управления процессами, в основном охватывали сферу складского, бухгалтерского или материального учета на предприятии. Их появление связано с тем, что учет материалов (сырья, готовой продукции, товаров) является извечным источником различных проблем для руководства предприятия, однако так же (на предприятии относительно крупного размера) одной из самых трудоемких областей, требующих к себе постоянного внимания. Основной «деятельностью» такой системы является учет материалов.

Системы характеризуются следующими свойствами:

достаточно высоким уровнем автоматизации выполняемых функций;

наличием явно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;

наличием контура обратной связи;

объектами контроля и управления такой системы выступают;

не большим временным интервалом обработки данных;

несущественной временной зависимостью между динамически изменяющимися состояниями объектов управления и системы (подсистемы) управления.

Следующим этапом усовершенствования материального учета был ознаменован системами планирования производственных или материальных ресурсов, они причисляются к классу В.

Данные системы, вошедшие в два стандарта (MRP - Material Requirements Planning и MRP II - Manufacturing Requirements Planning), очень широко распространены на Западе и давно, и успешно используются предприятиями, в первую очередь отраслей по производству.

Основные принципы, лежащие в основе систем стандарта MRP, включают:

описание производственной деятельности, в виде потока взаимосвязанных заказов;

учет ограничения ресурсов при выполнении заказов;

минимизацию производственных циклов и запасов;

формирование заказов снабжения и производства на основе заказов реализации и производственных графиков.

Разумеется, есть и другие функции MRP системы, например: планирование цикла технологической обработки, планирование загрузки оборудования. Следует отметить, что системы стандарта MRP решают проблему управления материальными ресурсами предприятия.

Одна из причин возникновения подобных систем - это необходимость выделить отдельные задачи управления на уровне технологического подразделения предприятия.

Наиболее популярным в данное время новым видом информационных систем являются системы стандарта ERP - Enterprise Resource Planning - системы класса С.

В соответствии со Словарем APICS (American Production and Inventory Control Society), термин «ERP-система» (Enterprise Resource Planning - Управление ресурсами предприятия) может употребляться в двух значениях: