Приказ по основной деятельности: этапы подготовки, правила оформления

Размещено на http://www.allbest.ru/

РАЗДЕЛ 1 СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ ООО «Электромикс»

Данная письменная работа написана на основании производственной практики, на предприятии «Электромикс». Данные по этому предприятию были заполнены с 1 сентября 2011 по 22 июня 2012 гг.

Тема данной работы: «Приказ по основной деятельности: этапы подготовки, правила оформления». Этот вид документа является самым распространенным видом распорядительного документа применяемого в практике управления.

Целью курсовой работы является отслеживание и раскрытие таких вопросов как

? Вследствие чего и каких причин возникают организационно распорядительные документы.

? Цели издания приказов по основной деятельности.

? Какие требования предъявляются к составлению и оформлению документов. При написании работы были использованы так как ГОСТРФ 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. ГОСТ РФ 6.30-2003.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000. №68. было прочитано и просмотрено много литературы по делопроизводству.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания Электромикс», расположенный по адресу: 390000, Рязанская область, Рязанский район, Рязань г., Чапаева ул., 57 д. Это предприятие - самостоятельный хозяйственный субъект, созданный в порядке, установленный законом, для реализации электрической продукции, производства электрощитового оборудования, электромонтажных работ.

Компания «Электромикс» осуществляет комплексные поставки электротехнической продукции от лампочки до подстанции. Специалисты оказывают квалифицированную помощь в подборе электроматериалов и оборудования. Компания «Электромикс» имеет собственное электромонтажное подразделение, которое осуществляет сборку щитового оборудования и нестандартных комплектных устройств. Офис и складские помещения расположены в одной точке в центре города.

Управление предприятием осуществляется в соответствии с его Уставом. Предприятие самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы развития исходя из спроса на различные группы электротоваров и услуг по монтажу электрического оборудования и производству электрощитового оборудования в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли. Одна из ветвей деятельности - это договорные отношения, работа со «Строительно-промышленной компанией «Зеленый Сад», которая возводит жилые дома на территории города Рязани и Рязанской области. Сотрудничество длится более 5 лет и является основным поставщиком электрооборудования, электроматериалов, а также сотрудничество с объектами: гипермаркет «МЕТРО Кеш энд Керри»; «Приовнешторгбанк», центральный офис; Торговый центр «Барс-Премиум»; ОАО «Центртелеком», филиал в Рязани.

Компания «Электромикс» осуществляет торговлю широким спектром электрощитового оборудования, производит низковольтные комплектные устройства, осуществляет электромонтажные работы.

Компания «Электромикс» - официальный дилер всемирной корпорации «Nexans» в Рязани. Системы теплых полов, снеготаяния и антиобледенения от мирового лидера в области кабельного обогрева теперь доступны и в нашем городе. Данное предприятие - официальный дилер в Рязанском регионе Курского предприятия ОАО «Электроаппарат» - Российского лидера в производстве низковольтной аппаратуры, автоматических выключателей, плавких предохранителей и электроустановочных изделий. Продукция завода отвечает передовым европейским требованиям, а ее надежность и функциональность получили международное и всероссийское признание. Компания «Электромикс» - официальный дистрибьютор концерна «Moeller» в Рязанском регионе. ООО предлагает современные решения в области промышленной автоматизации, низковольтных распределительных установок и оборудования, автоматизации зданий. Продукция фирмы сертифицирована для применения в России. Основа современных решений составляют инвестиции в НИОКР и внедрение новинок в производство. Организация не просто предлагает поставку оборудования, но самым активным образом участвует в проектах на всех стадиях развития от постановки задачи до проектирования, монтажа и сдачи в эксплуатацию. Необходимым условием деятельности предприятия являются хозяйственные связи, так как они обеспечивают бесперебойное снабжение и своевременную реализацию продукции. Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым осуществляются поставки.

Четкая структура управления позволяет каждому элементу предприятия заниматься своими обязанностями, которые определяются должостными инструкциями.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Непосредственно через торговый зал осуществляется продажа продукции и nоваров с применением кассовых аппаратов.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

1. Общая часть

1.1. Секретарь является техническим исполнителем по обеспечению и обслуживанию работы своего непосредственного руководителя.

1.2. Секретарь административно подчинен руководителю предприятия, а методически - начальнику канцелярии.

1.3. На должность секретаря назначаются лица, имеющие среднее образование, а также окончившие курсы секретарей и работы на персональном компьютере.

1.4. Секретарь назначается от занимаемой должности руководителя предприятия по согласованию с начальником канцелярии.

Секретарь в своей деятельности руководствуется:

- уставом данной организации; приказами и директивными материалами по организации;

- инструкций по документационному обеспечению управления;

- правилами пользования средствами механизации и автоматизации управленческого труда;

- нормами орфографии и пунктуации;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Основные задачи и обязанности

2.1 Основной задачей секретаря является обеспечение правильного и своевременного выполнения возложенных на него поручений.

2.2 Для выполнения этой задачи секретарь обязан:

- обеспечить рабочее место руководителя всем необходимым для работы;

- просматривать, проставлять входящий номер и дату поступления корреспонденции и передавать на доклад руководителю;

- регистрировать на карточке поступающую корреспонденцию с резолюцией руководителя и передавать исполнителям;

- вести контроль за исполнением документов и докладывать руководителю о невыполнении их в срок;

- регистрировать исходящую корреспонденцию, проверять наличие приложений, правильность их выполнения в срок;

- принимать и передавать телефонограммы;

- давать справки в устной форме по документам, проходящим через секретарит;

- подшивать исполненные документы в дела согласно номенклатуре дел;

- печатать на пишущей машинке, персональном компьютере тексты объемом не более 2-3 страниц;

- подготавливать и оформлять законченные документы для сдачи в архив;

- давать сведения в отдел кадров о явке на работу работников аппарата управления.

3. Права

3.1 Секретарь имеет право

- не печатать большие по объему тексты без указания на это руководителя;

- не принимать от исполнителя материалы в печать, оформленные

не в соответствии с инструкцией по документационному обеспечению управления и с отступлениями от требований ГОСТ РФ 6.30-2003.

РАЗДЕЛ II СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ

2.1 ПРИКАЗ КАК РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕН: ПОНЯТИЯ, ВИДЫ, НАЗНАЧЕНИЯ

Одной из основных управленческих функций является функция регулирования деятельности. Регулирование обеспечивает бесперебойность и непрерывность процесса управления, согласованность в работе всех органов и звеньев управления. Как правило, «регулирующие» решения подлежат либо немедленному выполнению, либо выполнению в строго установленное время.

Решения, принимаемые в ходе регулирования деятельности, фиксируются в распорядительных документах. В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу - руководителю (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и т. д.), - это приказ.

Приказ - правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководством организации в целях решения текущих и перспективных задач, стоящих перед организацией, и обладающий юридической силой.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. По средством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли

Оформлению приказами подлежат:

· Решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные исполнению, а также с проведением важных организационных мероприятий; Утверждение и введение положений, уставов, правил, инструкций и т. п. и при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;

· Вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;

· Итоги работы предприятия, объявления результатов проверок и ревизий;

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производится только приказами.

Юридическим основанием для создания приказов являются

· Законы Российской Федерации;

· Указы, распоряжения Президента Российской Федерации;

· Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;

· Необходимость правового регулирования и решения основных задач, стоящих перед предприятием.

Приказы предприятия делятся на две основные группы :

· по основной деятельности;

· по личному составу

К приказам по основной деятельности относятся приказы:

· по организации работы предприятия;

· финансированию;

· планированию;

· отчетности;

· снабжению;

· реализации продукции;

· другим производственным вопросам, например:

о распределении служебных помещений;

о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;

о нарушении правил транспортировки грузов;

о создании рабочей группы по проекту;

о премировании сотрудников коммерческого отдела;

о мерах по улучшению пожарной безопасности.

реквизит документ приказ

2.2 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В целом нормативную и законодательную базу подготовки управленческих документов, в том числе приказов, составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов, регламентирующих вопросы подготовки, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д. Организация делопроизводства условно делится на две части:

- организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);

- организация работы с документами: получение - передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Приведем краткую характеристику важнейших законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформления распорядительных документов, так и целиком посвященных этим вопросам.

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановления Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержат отдельные частные нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы и т.д.

Остановимся далее на некоторых нормативных актах, имеющих для оформления приказов и других распорядительных документов первостепенное значение.

Государственная система документационного обеспечения управления. (ГСДОУ).1991г. - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ являются:

· упорядочение документооборота;

· сокращение количества документов.

· повышение качества документов;

· нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности.

· совершенствование работы аппарата управления.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68. Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации - особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только в министерствах и ведомствах, она также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.

* ГОСТ РФ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ РФ 6.30-2003. является важнейшим нормативным документом, оговаривающим требования к оформлению деловых документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, которой закрепляются решения по вопросам управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий и организаций независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

ГОСТ РФ 6.30-2003. устанавливает: состав реквизитов организационно-распорядительной документации; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов в целом, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Правила и требования ГОСТ РФ 6.30-2003. носят универсальный характер. Знание их позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, сэкономить время на их составление и обработку.

2.3 СОСТАВ И ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Распорядительные документы являются наиболее распространенным видом документации. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность заключается в разработке и последующей реализации управленческих решений документируемых в распорядительных документах - приказах, постановлениях, указаниях, распоряжениях, решениях.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.

Состав реквизитов организационно распорядительной документации установлен ГОСТ РФ 6.30-2003. для подготовки приказов используются не все предусмотренные стандартом реквизиты поскольку ГОСТ РФ 6.30-2003. распространяется и на другие виды документов (протоколы, письма, акты и др.)

Приведем полный перечень реквизитов оговоренных стандартом.

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер документа и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск, печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Все реквизиты распорядительных документов можно разделить на постоянные и переменные.

Постоянные - в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов данного именования.

Переменные - наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник. дубликат, копия).

ГОСТ РФ 6.30-2003. устанавливает в площади формата места расположения для всех реквизитов с учетом последовательности оформления и прочтения документов.

Каждый лист документа оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля, не менее:

20 мм- левое;

10 мм- правое;

20 мм- верхнее;

20 мм- нижнее.

Бланки распорядительных документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов стандартных размеров (А-4 и А-5).

Требования к оформлению реквизитов распорядительных документов предоставлены в ГОСТ РФ 6.30-2003.

В качестве примера рассмотрим некоторые из них:

01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

02 - Герб субъекта Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 - Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) - помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен

Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 - Код организации - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

07 - Код формы документа - проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - Наименование организации - являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают его сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Например:

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или после него.

Например:

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО

РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(Минтруд России)

103706, Москва, Биржевая пл., 1

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

17 - Резолюция - Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

18 - Заголовок к тексту - включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например:

Приказ о создании аттестационной комиссии чего? кого? например:

Должностная инструкция ведущего эксперта

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнителе; слова «В дело»; номер дела, в

котором будет храниться документ подпись ответственного исполнителя. дату.

Например:

Направлено письмо

от 23.05.2006 № 32

В дело 01-05

Личная подпись 25.05.200

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - Отметка о поступлении документа в организацию - содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Например:

Вх. №145

25.05.2006 14 ч. 15 мин.

Состав реквизитов в конкретном документе зависит от его вида и будет гораздо меньше. Обязательными для большинства документов являются: наименование организации- автора документа, наименование вида документа (кроме письма), дата документа, его регистрационный номер, текст, подпись.

Документ становиться недействительным, то есть утрачивает свою юридическую силу при отсутствии даже одного из таких реквизитов.

2.4 ХАРАКТЕРИСТИКА ЭТАПОВ ПОДГОТОВКИ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения включает в себя следующие этапы:

· Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания;

· Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме;

· Подготовка проекта распорядительного документа;

· Согласование текста документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами;

· Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами;

· Подписание документа;

· Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Необходимость издания приказа возникает в связи с текущей деятельностью организации, в связи с выходом в свет новых законодательных актов, постановлений Правительства, нормативных документов, решений органов власти или вышестоящих организаций.

Собираемая информация для выработки и принятия качественного решения должна быть полной и объективной с тем, чтобы обеспечить реальное решение возникшей проблемы или устранения противоречия, затрудняющего эффективную работу организации.

Проект приказа подготавливается на стандартном листе бумаги по правилам, предусмотренным для окончательного оформления документа с грифом «Проект». Проект документа готовится ведущими специалистами структурных подразделений по поручению руководства организации.

Согласование текста распорядительного документа может производиться со сторонними организациями (внешнее согласование) и визирование его заинтересованными должностными лицами, -руководителями подразделений, отдельными специалистами, юрисконсультом организации (внутреннее согласование).

Оформление проекта документа по результатам согласования осуществляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ РФ 6.30-2003.. На этапе подписания документа руководителем организации принимается решение о подписании документа, что превращает проект документа в правовой акт.

На этапе доведения приказа до подчиненных организаций, структурных подразделений, исполнителей проводится тиражирование документа, подготавливаются при необходимости выписки из него, осуществляется рассылка или передача под расписку исполнителям.

Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами подразделений по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Наименование подразделения, подготовившего проект приказа, с визой его руководителя располагается после реквизита «подпись» перед визами.

Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения:

* Были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, компетенции подразделения предприятия;

* Обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием;

* Исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Подготовка проекта приказа в зависимости от важности управленческого действия предусматривает изучение законодательных актов, правительственных документов, ведомственных нормативных актов, распорядительных документов, ранее издававшихся по этому вопросу, а также различных справочно-информационных документов предприятия: отчетов, справок, докладных записок, служебной переписки.

К составлению текста приказа следует приступать только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задач издания приказа. Текст вначале пишется вчерне, на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями.

Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечиванию предусматриваемых приказом мероприятий материально- техническими и финансовыми средствами решаются на уровне руководства организации.

2.5 Правила оформления приказа по основной деятельности

Приказ по основной деятельности оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов. Для приказа, как и для любого другого вида документов, характерен свой набор реквизитов.

Для приказа по основной деятельности характерны такие реквизиты как:

Наименование организации - автора документа, является обязательным реквизитом и поэтому должен обязательно указываться на всех документах- внутренних, исходящих, составляемых на бланках документов или чистом листе бумаге. Наименование организации должно соответствовать наименованию, приведенному в учредительных документах, и всегда приводится в именительном падеже. Оно включает в себя наименование вышестоящей организации (оно может быть сокращенным) и полное наименование организации- автора документа ниже приводится сокращенное наименование, которое указывается в скобках.

Наименование вида документа - ПРИКАЗ проставляется после наименования организации - автора документа.

Дата приказа - это дата его подписания, она как правило оформляется цифровым способом, элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности день месяца, месяц, год. например:

08.03.2007.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты : С 8 марта 2007г.

Регистрационный номер - помешается справа от даты и представляет собой порядковый номер, который присваивается ему после подписания.

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Заголовок начинается с предлога «О», «Об»:

«Об итогах….»

«О введении…»

«О мерах….» и т.д.

Заголовок располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» печатается через один интервал, в кавычки не ставится, точка в конце заголовка не ставиться.

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально -деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

Содержащиеся в проекте приказ поручения должны быть указаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать их корректировку. Упоминание в тексте наименование органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их описанием.

Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей констатирующей (вводной) и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо вопроса. Она призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки:

«В соответствии...»,

«Во исполнение...»,

«В целях...».

Распространенными вариантами констатирующей части приказа по организации могут быть следующие:

1. Когда основанием для создания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления. Например:

«В целях выполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 04 апреля 2006 г. № 304 «О внесении изменений и дополнений в Положение о лицензировании деятельности по заготовке, переработке и реализации лома цветных металлов», ПРИКАЗЫВАЮ: ...»

2. Когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводится дата, номер и заголовок соответствующего документа. Например:

«Во исполнение приказа Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 г. № 34н о признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 26.12.1994 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» ПРИКАЗЫВАЮ:...»

3. Когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации. Например:

«В порядке финансовой поддержки животноводства, руководствуясь Областным законом «Об областном бюджете на 2001 год» ПРИКАЗЫВАЮ: ...»

Возможен вариант издания приказа без констатирующей части. Делается это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого объяснения, являются очевидными.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. Она содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа.

Пример оформления приказа- это пример оформления приказа на стандартном бланке, предусмотренном ГОСТ РФ 6.30-2003..

Так же приведем пример приказа с угловым расположением постоянных реквизитов, оформление флаговым методом. Документ оформлен в упрощенном варианте поскольку предназначен для решения сугубо внутренних задач.

В формулировках распорядительной части следует избегать неконкретных выражений, таких как «улучшить», «повысить», «активизировать» и т.д.

В распорядительной части приказа следует учесть также следующие:

· Каждый пункт (подпункт) приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер.

· Число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако при этом один из исполнителей назначается ответственным за исполнение поручения.

· Если приказ отменяет или заменяет в какой-либо части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу, то в распорядительной части они перечисляются.

Признать утратившим силу:

Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 2004 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации;

· Пункт 3 Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 3 февраля 2004 г. № 8 «О квартальной бухгалтерской отчетности организации».

· Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнению, то в проекте нового приказа предусматривается откорректированная формулировка соответствующего пункта.

«Пункт 3 приказа от 06.04.2006 г. № 74 дополнить изложить в следующей редакции:...»;

«В пункте 8 Положения о бухгалтерии слова: «Министерство труда Российской Федерации» заменить словами: «Министерство труда и социального развития Российской Федерации».

· В приказе по основной деятельности не следует приводить указания, касающиеся кадровых вопросов (трудовых отношений).

Согласование документа - это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителями, заинтересованными в документе должностными лицами, заместителем руководителя, курирующим данный вопрос. Виза включает должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Проставляется виза в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа. Например:

Заместитель директора по УВР

(подпись) Л.С. Иволгина

21.05.2001

При наличии замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Зам. директора по АХР

(подпись) И.С. Сосницкая

22.08.2001

Замечания излагаются на отдельном листе, подписывают прилагаются к приказу.

Передача руководству приказа на подпись без необходимых виз не допускается.

Подпись - обязательный реквизит приказа, как и любого другого документа.

Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях и должностных инструкциях.

В состав реквизита «подпись» входят:

- наименование должности подписавшего приказ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Например:

Директор подпись Н.Н. Луговой

Не допускается подписывать приказ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа отсутствует, то он перепечатывается.

В случае обнаружения в подписанном документе неточностей или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение изменений и дополнений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

К проекту приказа исполнитель составляет список на рассылку, который должен включать те подразделения и организации, которых он касается. Подписанные приказы по основной деятельности передаются в общий отдел (канцелярию) для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

Размещено на Allbest.ru