Характеристика деловых документов
Общая характеристика и назначение документов коллегиальных органов, документов личного происхождения, организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Анализ трудового договора организации: правила оформления и необходимые реквизиты.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 12.09.2012 |
| Размер файла | 24,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ПЛАН
1 Документ коллегиальных органов
2 Документ личного происхождения
3 Организационно-распорядительный документ
4 Информационно-справочные документы
5 Анализ трудового договора из своей организации
Список литературы
Приложения
1 ДОКУМЕНТ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ
Документом, фиксирующим ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях является протокол. Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует или записывает на диктофоне выступление участников заседания. Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года. В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ…. Заседания Совета директоров. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Председатель - фамилия и инициалы; Секретарь - фамилия и инициалы; Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих больше десяти, указывается их общее количество. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с красной строки и отвечает на вопрос «О чем?». Основная часть протокола состоит из разделов соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПАЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: После двоеточия на следующей строке, с абзаца, пишутся фамилии и инициалы выступивших, и через тире - краткое изложение текста выступления. Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Постановление или решение указывается в протоколе полностью и строится по образцу распорядительной части приказа. Протокол подписывается председателем и секретарем. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения. Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
2 ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.
Доверенность должна содержать:
- указание на место ее совершения (село, поселок, район, город, край, область, республика полностью);
- дату совершения доверенности (число, месяц, год) прописью; [11]
- фамилию, имя, отчество физических лиц (представителя и представляемого), [15] их даты рождения и место постоянного жительства или преимущественного пребывания, реквизиты документов, удостоверяющих их личность, а если представителем или представляемым является иностранный гражданин - его гражданство: указываются полностью;
- полное наименование юридического лица (представителя и представляемого), сведения о его государственной регистрации, индивидуальный номер налогоплательщика, юридический адрес и адрес фактического места нахождения, место нахождения руководящего органа, для иностранных юридических лиц - сведения об аккредитации;
- сведения о представителе юридического лица (основание полномочий, фамилия, имя, отчество, возможно - дата рождения и место постоянного жительства или преимущественного пребывания, реквизиты документа, удостоверяющего его личность);
- объем полномочий представителя;
- срок, на который выдается доверенность;
- подпись физического лица, выдающего доверенность;
- подпись руководителя юридического лица или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами юридического лица, выдающего доверенность, с указанием должностного положения;
- подпись руководителя и главного (старшего) бухгалтера, если доверенность выдается от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, и связана с получением или выдачей денег и других имущественных ценностей;
- печать юридического лица, выдающего доверенность.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. Дата составления доверенности, как и срок ее действия, обозначаются прописью.
3 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ
В нем фиксируются решения администрации, организационные вопросы управления, регулируется деятельность органов власти, учреждений, предприятий их подразделений и должностных лиц.
Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ. Другими словами штатное расписание - это внутриорганизационный нормативный документ, четко отражающий структуру предприятия, в него включен перечень подразделений предприятия, наименования должностей, информацию о количестве единиц в штате, размеры всех должностных окладов, дополнительных выплат и надбавок, а так же месячный фонд заработной платы.
Для подготовки штатного расписания применяют унифицированную форму Т3, утвержденную постановлением Госкомстата Российской Федерации и 05.01.04 г. Данным документом устанавливаются все формы первичных документов, т.е. тех документов, на основе которых ведется бухгалтерский учет организации (пункт.1 статья 9 Федерального закона от 21.11.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Поэтому в форме имеется графа, где нужно проставить дату и номер приказа, а так же количество единиц в штате и месячный фонд заработной платы.
В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Здесь указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятие должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.
Штатная единица - это должностная единица, предусмотренная штатным расписанием. Обычно количество штатных единиц, особенно это касается организаций, которые финансируются из регионального или федерального бюджета, определяют вышестоящие организации исходя из потребностей предприятия и экономической целесообразности.
Далее следует заполнить графу «Профессия\Должность» Эта графа должна заполняться строго в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками, общероссийским классификатором должностей служащих, профессий рабочих и прочих нормативных документов.
Профессии располагают в строго иерархическом порядке.
Документ составляется на бланки предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.
Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия. В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем.
4 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Письмо - одно из основных средств связи между гражданами, учреждениями, организациями и предприятиями.
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту, имеющих установленный комплекс обязательных элементов (реквизитов) и определенный порядок их расположения.
Реквизитами официального письма являются: наименование организации - адресата письма, ее почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, заголовок, текст, подпись, отметка об исполнении письма. Если предприятие имеет эмблему, то она помещается на бланке писем. Наименование организации сокращается только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.
Адресатом документа могут быть организация, структурное подразделение, должностное или частное лицо. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.
Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты входящего документа. Этот реквизит бывает только на бланке для писем и располагается ниже индекса и даты исходящего документа:
Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты входящего документа. Этот реквизит бывает только на бланке для писем и располагается ниже индекса и даты исходящего документа:
5 АНАЛИЗ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА ИЗ СВОЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Трудовой договор является двусторонним соглашением. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.
Работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем.
Работодатель - юридическое лицо либо индивидуальный предприниматель или физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником.
Содержанием трудового договора признаются взаимные обязательства (условия), оговариваемые сторонами при его заключении.
Состав реквизитов трудового договора в соответствии с предписаниями раздела 2 ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (принят Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст) и положениями статьи 57 ТК РФ выглядит следующим образом:
- наименование организации (предприятия, учреждения) - автора (разработчика) документа;[08]
- наименование вида документа;[07]
- дата документа;[11]
- регистрационный номер документа;[12]
- место составления или издания документа - указывается в случае, если определение места составления (издания) затруднено по реквизиту;[14]
- заголовок к тексту - указывается для отдельных видов трудовых договоров;[18]
- текст документа, в обязательном порядке включающий весь объем сведений, предусмотренный статьей 57 ТК РФ;
- подпись (подписи);[25]
- гриф согласования документа - указывается, если трудовой договор подлежит внешнему согласованию;[24]
- визы согласования документа - указываются, если трудовой договор подлежит внутреннему согласованию;[23]
- оттиск печати;[19]
Наименования предприятий, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации[08]
Дата документа - это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения (подписания и т. п.) документа (см. ГОСТ Р51141-98). В рассматриваемом нами случае это дата подписания трудового договора работодателем, который в соответствии со сложившейся практикой делает это вслед за работником.
Для обозначения даты подписания трудового договора применен один из следующих способов:
- словесно-цифровой, в соответствии с которым для обозначения даты используется упорядоченная последовательность цифр (двузначное - для обозначения числа месяца, четырехзначное - для обозначения года, с добавлением через пробел сокращения «г.») в сочетании со словесным обозначением наименования месяца, например, 26 июля 2007 г.
Последний способ датирования документа - с учетом специфики функционального назначения трудового договора - является предпочтительным. Дата документа указывается непосредственно после его подписания работодателем (представителем работодателя с соответствующими полномочиями). Дата документа располагается одним-двумя интервалами ниже реквизита «Наименование вида документа» с учетом вида бланка, на котором производится оформление трудового договора.
Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера «N» и указывается на одной строке с реквизитом «Дата документа» (правее последнего) непосредственно после подписания трудового договора работодателем.
Наименования населенных пунктов (иных административно-территориальных единиц), указываемые в качестве места составления трудового договора, дополнен общепринятыми сокращениями - «г.» (город), «пос.» (поселок) и т. п.
Заголовок к текстуре является обязательным реквизитом. Как правило, его имеют трудовые договоры, заключаемые с отдельными категориями работников.
Заголовок к тексту располагается одним-двумя интервалами ниже реквизита «Место составления (издания) документа». При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление трудового договора.
Для трудового договора наиболее типично изложение его основного смыслового содержания в виде тщательно структурированного связного (сплошного) текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о сторонах трудовых отношений, условиях трудового договора и т. п. При этом основные элементы структуры текста документа - разделы - должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами.
Для отображения названий разделов, как это предусмотрено Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.), может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА. Точки в конце заголовков не проставляются. Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в пределах разделов арабскими цифрами. Например, пункты в составе первого раздела трудового договора будут иметь следующую нумерацию: 1.1, 1.2 и т. д. Соответственно подпункты, относящиеся к первому пункту первого раздела, будут иметь следующую нумерацию: 1.1.1, 1.1.2 и т. д.
Текст трудового договора располагается одним-двумя интервалами ниже последней строки реквизита «Заголовок к тексту» («Наименование вида документа») с выравниванием по ширине. Как правило, текст является наиболее объемным реквизитом трудового договора.
Бланк трудового договора предварительно снабжен отметкой, обозначающей место расположения оттиска печати М. П, оттиск печати следует располагать непосредственно поверх такой отметки. В том случае, если бланк не содержит такой отметки, оттиск печати проставляется в пределах зоны расположения реквизита, установленной ГОСТ Р6.30-2003.[25]
Подпись - реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную подпись лица, уполномоченного подписать соответствующий документ (см. ГОСТ Р51141-98). В нашем случае такими лицами являются работник и работодатель.[25]
Реквизиты работодателя и работника являются: наименование организации - адресата письма, ее почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, ИНН, документ, подтверждающий личность работника подпись.[09]
Подписи работника и работодателя располагаются на одном уровне, симметрично, одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
документ реквизит распорядительный трудовой
1. Секретарское дело / Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. - Спец. выпуск журнала «Секретарское дело», М. 2003. - С.135.
2. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - 3 - е изд., перераб., доп. - М.: Приор, 2006.
3. Организация работы с документами: Учебник, 2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. проф. В.А. Кудряева. М.: ИНФРА-М, 2005. С.86.
4. http://www.termika.ru/dou/enc/razd2/rasp4.html.
5. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.
6. Кудряшев В.А. «Организация работы с документами». М.: ИНФРА М , 2002.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002.
8. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. М.: ИНФРА-М, 2002.
9. http://old.delo-press.ru/magazines/issue/2011/05/16221.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ОАО «РЕАЛ-КОНТРАКТ»
ПРОТОКОЛ №1
общего собрания акционеров
Председатель: Серов А.Р.
Секретарь: Розова И.В.
Присутствовали: акционеры ОАО «РЕАЛ-КОНТРАКТ» (72 чел., что составляет 95% голосов, см. приложение 1 «Список присутствующих акционеров»).
Повестка дня: Об увеличении уставного капитала ОАО «РЕАЛ-КОНТРАКТ».
Докладчик - Президент ОАО Александров И.В.
СЛУШАЛИ:
Александров И.В. - краткое изложение содержания выступления.
ВЫСТУПИЛИ: Караев И.С. - поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества.
Яров М.А. - предложил перенести время проведения годового отчета Правления с января на февраль после аудиторской проверки.
РЕШИЛИ:
Увеличить уставной капитал общества на 240000 (двести сорок тысяч) рублей.
Утвердить представленный Правлением общества проспект эмиссии акций.
Внести изменения в Устав ОАО «РЕАЛ-КОНТРАКТ» в части увеличения уставного капитала до 680000 (шестисот восьмидесяти тысяч) руб. (Отв. Шувалов М.И.) Собрание акционеров проводить в первых числах февраля после аудиторской проверки. (Отв. Александров И.В.)
В голосовании приняли участие 72 акционера. Решение принято единогласно.
Председатель Подпись А.Р. Серов
Секретарь Подпись И.В. Розова
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ДОВЕРЕННОСТЬ
Село Шестаково Слободского района Кировской области, Российская Федерация
Я, Кротова Элла Витальевна, зарегистрирована по адресу: Кировская область, Слободской район, с.Шестаково, ул.Олимпийская 10, имеющая паспорт серия 33 02 № 726785,выдан 09.07.02 Слободским РОВД настоящей доверенностью уполнономочила гражданку Стрелкову Ольгу Александровну, 1964 года рождения, зарегистрирована по адресу с.Шестаково, ул.Мира, д.8, паспорт 33 09 №962337 выд. 17.11.2009 г.отделением УФМС России по Кировской области в Слободском районе, код 430-030 получать в бухгалтерии МУ РЦКД льготы по коммунальным услугам, в получении за меня расписываться и выполнять все иные действия, связанные с настоящим поручением.
Подпись __________
Село Шестаково Слободского района Кировской области, Российская Федерация. Настоящая доверенность удостоверена мной, Стрелковой Ольгой Александровной, директором Дома культуры с. Шестаково.
Доверенность подписана гр. Кротовой Эллой Витальевной в моем присутствии.
Директор ДК ______________ О.А. Стрелкова
М.П.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.
курсовая работа [37,9 K], добавлен 29.10.2014Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.
контрольная работа [26,7 K], добавлен 26.05.2013Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.
дипломная работа [550,1 K], добавлен 16.10.2013Разновидности и функции информационно-справочных документов кадровой документации. Современные требования к составлению и оформлению информационно-справочных документов. Анализ требований к оформлению служебной записки и протокола в ООО "Фулгранд".
курсовая работа [388,5 K], добавлен 12.05.2019Образцы составления студенческих, распорядительных, справочно-информационных документов, приказов по личному составу и деловых писем. Обзор методических рекомендаций по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций.
контрольная работа [40,5 K], добавлен 20.08.2015Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.
учебное пособие [37,5 K], добавлен 24.11.2010Классификация информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Виды докладных и объяснительных записок, правила их составления.
контрольная работа [38,8 K], добавлен 18.08.2009Работа с входящими, исходящими и внутренними документами. Составление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Передача документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. Система электронного документооборота.
отчет по практике [37,0 K], добавлен 11.08.2015Ознакомление с отдельными видами документов, правила их оформления, подготовки. Особенности составления и оформления деловых документов. Требования и правила написания приказа. Распоряжение и решение как правовой акт. Оформление протокола, указания.
контрольная работа [14,3 K], добавлен 27.11.2010Понятие и содержание, значение и функции распорядительных документов. Теоретические и методические основы, основные этапы составления и принципы оформления, а также основное содержание некоторых реквизитов распорядительных документов на примере приказа.
контрольная работа [18,2 K], добавлен 27.10.2014
