Выявление факторов влияющих на управление в фирме

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Актуальность данной темы обусловлена тем, что наибольших успехов в любой деятельности, в частности в предпринимательской, можно достичь лишь при условии грамотного управления и делегирования полномочий.

Цель:

Выявление факторов влияющих на управление.

Задачи:

1) изучить деятельность фирмы;

2) проанализировать среду фирмы;

3) изучить структуру организации;

4) изучить основные функции организации;

5) описать основные процессы и объект исследования.

Объектом исследования является типографическая фирма именуемая в дальнейшем ООО «Коллаж М».

В своей курсовой работе я использовала книги известных теоретиков:

«Основы менеджмента» Н.И.Кабушкин;

«Маркетинг» Т. Д. Маслова, С. Г. Божук, Л. Н. Ковалик;

«Полиграфия России - шаг в третье тысячелетие».

А так же был использован устав фирмы «Коллаж М»

Данная курсовая работа состоит из:

-Введение

-Глава 1, в которой дана характеристика управленческой деятельности.

-Глава 2, в которой представлены основные управленческие функции.

-Заключение, в котором сделаны выводы по теме исследования.

Глава 1. Характеристика фирмы

1.1 Характеристика процесса управления

Управленческий труд выделился в особую категорию общественного труда. Вследствие этого работа по управлению отделяется от неуправленческой работы, поскольку управление как вид деятельности присуще всякому совместному труду. В широком понимании управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформировать и достичь целей организации.

Т.е. управленческий труд - это вид общественного труда, основной задачей которого является обеспечение целенаправленной, скоординированной деятельности, как отдельных участников совместного трудового процесса, так и трудовых коллективов в целом.

Можно выделить специфические особенности управленческого труда:

1) умственный труд работников аппарата управления, состоящий из трех видов деятельности:

-организационно-административная и воспитательная работа (прием и передача информации, доведение решений до исполнителей, контроль исполнения);

-аналитическая и конструктивная работы (восприятие информации и подготовка соответствующих решений);

-информационно-техническая работа (документационные, учебные, вычислительные и формально-логические операции);

2) участие в создании материальных благ не прямо, а опосредованно (косвенно через труд других лиц);

3) предмет труда - информация;

4) средства труда - организационная и вычислительная техника;

5) результат труда - управленческие решения.

В зависимости от функциональной роли в процессе управления организацией выделяют: руководителей, специалистов и вспомогательный персонал. Труд руководителей представляет собой наиболее высокую ступень управления. Они принимают решения по важнейшим вопросам деятельности организации, направляют и координируют работу низших звеньев.

Специалисты выполняют функции по подготовке и реализации управленческих решений. В их деятельности сочетаются функции управления и исполнения.

Вспомогательный персонал (технические исполнители) осуществляет информационное обслуживание аппарата управления. Лиц, занятых управленческой деятельностью, классифицируют и по другим признакам, в частности по составу и профилю возглавляемых ими коллективов, уровню и месту, занимаемому в системе управления. По данному признаку руководители могут быть высшего, среднего и низшего уровней.

Несмотря на то что все руководители организации выполняют управленческие действия, нельзя сказать, что все они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые в свою очередь координируют работу менеджеров более низкого уровня и т.д. до уровня руководителя, который координирует работу неуправленческого персонала - людей, физически производящих продукцию или оказывающих услуги. Такое вертикальное развертывание разделения труда и образует уровни управления.

Высший уровень управления организацией может быть представлен председателем Совета директоров (наблюдательным советом), президентом, вице-президентом, правлением. Эта группа управленческих работников обеспечивает интересы и потребности владельцев акций, вырабатывает политику организации и способствует ее практической реализации. В связи с этим в высшем руководстве можно выделить два подуровня: полномочное управление и общее руководство.

Руководители среднего уровня управления обеспечивают реализацию политики функционирования организации, разработанной высшим руководством, и отвечают за доведение более детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение. Специалисты, входящие в эту группу, имеют, как правило, широкий круг обязанностей и обладают большой свободой принятия решений. Это руководители отделений, директора предприятий, входящих в состав организации, начальники функциональных отделов.

Низший уровень управления представлен младшими начальниками. Это руководители, находящиеся непосредственно над рабочими и другими работниками (не руководителями). Это могут быть мастера, бригадиры, контролеры и другие администраторы, ответственные за доведение конкретных заданий до непосредственных исполнителей. Соотношение затрат времени на выполнение основных функций менеджмента различается по уровням управления.

Следует отметить, что на всех уровнях управления руководители выполняют не только чисто управленческие, но и исполнительские функции. Однако с повышением уровня руководства удельный вес исполнительских функций понижается.

Такое распределение общего бюджета времени связано с тем, что менеджеры всех трех уровней имеют две области заданий: задания по менеджменту и задания по специальности. Это значит, что руководитель любого уровня управления определенный процент времени тратит на принятие управленческих решений и определенный - на принятие решений по специальности.

Следовательно, с повышением уровня управления удельный вес заданий по специальности падает, а по менеджменту возрастает.

В зависимости от размера и вида организации, ее отраслевых и территориальных особенностей, других факторов характеристика состава и функций менеджеров на каждом из трех уровней управления может существенно меняться.

И так процесс управления предполагает наличие управляемого объекта и субъекта (управляющего органа). Это значит, что любая организация представляет собой единство двух подсистем управления: управляемой и управляющей. В обоих случаях отношения между управляемой и управляющей подсистемами - это взаимоотношения людей.

Таким образом, под объектом управления следует понимать отдельную структуру организации либо организацию в целом, на которую направлено управляющее действие. Субъект управления - орган либо лицо, осуществляющее управляющее действие. В связи с этим одна и та же структура организации может быть и объектом и субъектом управления.

К примеру, в универмаге управляющей подсистемой является управленческий аппарат во главе с директором, а управляемой - отделы (секции). В отделе (секции) в свою очередь управляющей подсистемой будет управленческий аппарат во главе с заведующим отделом (секцией), а управляемой - продавцы. В то же время администрация (директор) универмага трансформируется из управляющей подсистемы в управляемую тогда, когда выполняет приказы (указания, распоряжения, решения), поступающие от вышестоящих органов руководства (управления торговли либо министерства торговли).

Повседневная работа менеджера затрагивает целый ряд управленческих функций, т.е. управление необходимо рассматривать как циклический процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ, называемых функциями управления.

Функции менеджмента - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работы и контроль деятельности.

Как видно, одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции. Т.е. для выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления. Хотя со временем техника управления и совершенствовалась, основополагающие управленческие функции остались сравнительно неизменными.

Функции управления имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как несвязанными между собой, так и неразрывно связанными, более того, они как бы взаимопроникают друг в друга. Например, информация, собранная посредством выполнения функции контроля, "говорит" менеджерам, как выполняются их планы (функция планирования). В то же время контроль должен быть надлежащим образом мотивирован и организован (функция мотивирования и организации). Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс.

Если менеджер желает обеспечить "безоблачное" будущее своей организации, он постоянно должен осуществлять все управленческие функции. И начинать нужно с планирования. Если работа спланирована, то она должна быть и организована, а работники подготовлены для ее выполнения. Качество труда в большой степени зависит от побуждающих мотивов, предложенных менеджером. Наконец, чтобы определить точность выполнения планов, нужно проконтролировать процесс труда. Как видно, все четыре функции взаимосвязаны и взаимообусловлены.

Таким образом, функции управления можно представить как виды управленческого труда, связанные с воздействием на управляемый объект. Ведь управление - это искусство создавать вещи посредством людей. Принято считать, что в процессе управления выполняются следующие основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

Каждая из четырех функций менеджмента является для организации жизненно важной. Вместе с тем планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций и считается главнейшей из них, функции же организации, мотивации и контроля ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов организации.

1.2 Характеристика исследуемого объекта

Зависимость от внешней и внутренней среды - это одна из самых значительных характеристик организации. Ни одна организация не может функционировать изолированно, вне зависимости от внешних ориентиров. Они во многом зависимы от внешней среды. Это условия и факторы, возникающие в окружающей среде не зависимо от деятельности организации, так или иначе воздействующие на неё.

Рассматривая влияние внешней среды на организацию, следует отметить, что их воздействие не одинаково. Поэтому важно уметь выявлять наиболее существенные факторы внешнего влияния и вырабатывать эффективные способы регулирования на него.

Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы внутри организации. Так как организации представляют собой созданные людьми системы, то их внутренние факторы в основном являются результатом управленческих решений. По сути это хозяйственный организм организации, её структура.

Общество с ограниченной ответственностью «Коллаж М», именуемое в дальнейшем ООО «Коллаж М», образовано на основании решения общего собрания учредителей, протокол № 1 от 25 ноября 2002 года, в соответствии с главой 4 Гражданского кодекса РФ и Федеральным законом «Об Обществах с ограниченной ответственностью».

Наименование общества: Общество с ограниченной ответственностью «Коллаж М», сокращенное официальное наименование - ООО «К-М».

Место нахождения общества, почтовый адрес и адрес, по которому общество хранит документы, предусмотренные пунктом 11.2. устава фирмы: Россия, 109544, город Москва, улица Рогожский вал, дом 6, корпус 2, строение 1.

Для осуществления основного вида деятельности - изготовление полиграфической продукции, фирме необходимы материалы. Закупку данных материалов типография «К-М» осуществляет у фирм - поставщиков полиграфических материалов (сырья). Вот перечень постоянных поставщиков :

- фирма «Берег» - крупный поставщик полиграфической бумаги;

- фирма «Комус» - поставщик бумаги, конвертов и канцелярских товаров;

- фирма «Дубль V» - поставщик бумаги;

- фирма «Регент» - поставщик бумаги.

ООО «Коллаж М» занимает одно из лидирующих мест среди других типографий расположенных в Москве и ближнем Подмосковье. Однако в связи с тем, что полиграфическая деятельность довольно распространена и востребована, на данном рынке существует жесткая конкуренция. Наиболее крупным конкурентом ООО «К-М» является ООО «Ларсон центр» - на сегодняшний день ведущий производитель календарей, и потому - законодатель цен на данную продукцию.

Фирмами - конкурентами также являются: ООО «Вся полиграфия» и ООО «ЛВТ».

Глава 2. Характеристика управленческих функций

2.1 Планирование в системе менеджмента

Функция планирования. По сути в процессе планирования принимается решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей. Это подготовка сегодня к завтрашнему дню, определение того, что требуется и как этого добиться.

План представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния организации. Стадии процесса планирования в основном универсальны. Что же касается конкретных методов и стратегии, то они существенно различаются. Обычно организация формирует единый план для управления ее общей деятельностью, но в ее рамках отдельными менеджерами применяются для достижения конкретных целей и задач организации различные методы. Таким образом составляется карта пути, по которому должна пройти организация за конкретный период времени.

Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Тип планирования и акцент, который делает менеджер в процессе планирования, зависит от его положения в организационной иерархии фирмы, т.е. процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации. Так, стратегическое планирование (высший уровень) - это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов. Главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет себя вести в своей рыночной нише.

На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач. Тактическое планирование по своей сути сходно со стратегическим. Разница лишь в том, что если в организации, к примеру, три начальника различных подразделений, то каждый из них должен координировать или интегрировать свою деятельность с другими. И это должно быть отражено в плане. Поэтому их ответственность с точки зрения тактического планирования состоит в том, чтобы в основу планирования положить идеи, которые были рождены при стратегическом планировании.

Планирование осуществляется и на нижнем уровне организации. Оно называется оперативным планированием. Это -основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.

Однако никто в одиночку не устанавливает свои цели, не выбирает собственные пути их достижения. Каждый менеджер на основе оперативного плана разрабатывает повседневную краткосрочную тактику для того, чтобы обеспечить правильность всех действий, определить сильные и слабые стороны функционирования организации. Такой подход создает благоприятные условия для постоянного самосовершенствования личности.

Все три типа планирования составляют общую систему, которая называется генеральным, или общим планом, или бизнес-планом функционирования организации.

Принципы и техника планирования. Эффективность планирования как функции управления во многом зависит от того, какими принципами (руководящими правилами) руководствуются при составлении планов.

1. Полнота планирования - при планировании должны учитываться все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.

2. Точность планирования - при составлении планов используются современные методы, средства, тактики и процедуры, обеспечивающие точность прогнозов.

3. Ясность планирования -- цель и меры планирования должны иметь простые и легкие при воспроизводстве формулировки, доступные всем членам организации.

4. Непрерывность планирования - это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.

5. Экономичность планирования - расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым от планирования выигрышем.

Планирование предполагает использование всех методов, тактик и процедур, которые менеджеры используют для планирования, прогнозирования и контроля будущих событий. Все виды техники планирования варьируются от таких традиционных методов, как бюджетные методы, до более сложных - моделирование, разработка планов или отдельных его разделов на основе теории игр и проектов сценариев. Использование такой техники планирования позволяет уменьшать неопределенность, повышает точность прогноза, помогает менеджерам отслеживать или анализировать факторы, влияющие на план.

Один из наиболее распространенных инструментов, который используется при планировании, - это бюджетный метод. С его помощью можно наглядно представить приток и отток наличности, капитала и других ресурсов.

Другой прием техники планирования - это анализ окупаемости. При помощи аналитических данных об окупаемости можно наиболее точно просчитать и соотнести затраты, доходы и производственные мощности. При простых проектах анализ окупаемости используется для прогноза количества единиц товара, которое должно быть продано, чтобы доходы сравнялись с расходами либо превысили их.

В 60-е гг. широко применялась такая техника планирования, как оперативное исследование. Речь идет об использовании ночной техники управления для анализа проблемы и оценки возможных решений. Сюда входят теория очередей, игр, имитационное моделирование. Применение той или иной модели в процессе планирования зависит от накопления и анализа объективной информации. Предполагается, что информация должна поступать в каналы управления в достаточном объеме и в нужное время. Это самый ценный актив организации.

Названные модели, хотя и носят количественный характер, успешно применяются для решения качественных вопросов планирования.

Существует и другая техника планирования, однако следует иметь в виду, что все методы планирования имеют одну общую цель -- помочь менеджеру наиболее точно предсказать будущее в развитии организации, поскольку в управленческой жизни постоянно присутствуют случайности и неопределенное развитие событий. Именно поэтому организации и разрабатывают долгосрочный план, в котором делаются попытки определить элементы решения альтернатив.

С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно на нее реагировать. Поэтому следует помнить, что неопределенность - это одна из основных причин, по которой планирование может помочь организации лучше управлять в условиях неопределенности, более эффективно реагировать на изменения внешней среды.

Планирование фирмы ООО «Коллаж М».

Фирма « Коллаж - М» выступает в качестве товаропроизводителя полиграфической продукции. Следовательно, решает ряд взаимосвязанных задач: получение прибыли, обеспечение потребителей продукции, выполнение своих обязательств перед государством, соблюдение стандартов, нормативов. На основе решения руководства о структуру, каждая должность на фирме включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Непосредственной целью и побудительным мотивом деятельности предприятия ООО «Коллаж - М» является получение максимальной величины прибыли. Реализуя непосредственно цель производства - получение прибыли, предприятие реализует и цель общества - наиболее полного удовлетворения постоянно растущих потребностей общества. Принадлежность фирмы по капиталу и контролю: национальная.

Основным видом деятельности фирмы ООО « Коллаж - М» является изготовление полиграфической продукции.

В ассортимент продукции входит:

· Календари карманные (любых видов и размеров);

· Календари квартальные (на 1 или 3-х пружинах);

· Календари настенные перекидные (любых форматов);

· Календари настольные (перекидные, «домики», «пирамидки»);

· Плакаты до формата А-1;

· Листовки;

· Буклеты;

· Бланки;

· Брошюры;

· Визитки;

· Вобблеры;

· Планинги;

· Стикеры и другое….

· А также фирма оказывает услуги по выполнению отдельных видов работ: ламинация, перфорация, вырубка, навивка.

2.2 Функция организации

Функция организации. В любом плане всегда есть этап создания реальных условий для достижения запланированных целей. Организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности любой организации. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей. Поскольку всю работу выполняют люди, функция управления как организация позволяет определить, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества потребуются средства.

Если функция планирования отвечает на вопрос что (что включать в план? что предпринять? что предвидеть? и т.д.), то функция организации ставит вопросы кто и как (т.е. кто и как будет реализовывать план организации?).

Через организаторскую деятельность, т.е. через распределение и объединение задач и компетенций, должно целенаправленно происходить управление отношениями в каждой организации. Организация - это средство достижения целей организации.

Таким образом, организация - это вторая функция управления. Из всего множества значений термина "организация" в смысле управленческой функции чаще всего используются два:

1) организация - это структура системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;

2) организация -- это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации.

В зависимости от характера связей между подразделениями организации различают следующие типы организационных структур: линейную, функциональную, линейно-функциональную (штабную) и матричную.

Линейная организационная структура управления - это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному единовременному каналу проходят все команды управления. В этом случае управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых объектов. Речь идет о пообъектном выделении руководителей, каждый их которых выполняет все виды работ, разрабатывает и принимает решения, связанные с управлением данным объектом.

Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке "сверху вниз", а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого над ним уровня, формируется своего рода иерархия руководителей данной конкретной организации.

Линейная структура управления является логически более стройной и формально определённой, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно не большими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний.

Функциональная организационная структура управления организацией. Функциональное управление осуществляется некоторой совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в системе линейного управления.

Идея состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов деятельности.

В организации, как правило, специалисты одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы), например отдел маркетинга, плановый отдел, бухгалтерия и т.п. Таким образом, общая задача управления организацией делится начиная со среднего уровня по функциональному критерию. Отсюда и название - функциональная структура управления.

Функциональное управление существует наряду с линейным, что создает двойное подчинение для исполнителей.

Линейно-функциональная (штабная) структура управления. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов, бюро и т.п.).

Функциональные структуры подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.

Таким образом, линейно-функциональная структура включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации.

Матричная организационная структура управления. Матричная структура управления создается путем совмещения структур двух видов: линейной и программно-целевой. При функционировании программно-целевой Структуры управляющее воздействие направлено на выполнение определенной целевой задачи, в решении которой участвуют все звенья организации.

Вся совокупность работ по реализации заданной конечной цели рассматривается не с позиций существующей иерархии подчинения, а с позиций достижения цели, предусмотренной программой. Основное внимание при этом концентрируется не столько на совершенствовании отдельных подразделений, сколько на интеграции всех видов деятельности, создании условий, благоприятствующих эффективному выполнению целевой программы. При этом руководители программы несут ответственность как за ее реализацию в целом, так и за координацию и качественное выполнение функций управления.

В соответствии с линейной структурой (по вертикали) строится управление по отдельным сферам деятельности организации: НИОКР, производство, сбыт, снабжение и т.д.

В рамках программно-целевой структуры (по горизонтали) организуется управление программами (проектами, темами).

В установившуюся линейно-функциональную структуру вводятся (временно или постоянно) особые штабные органы (лица или группа лиц), которые координируют существующие горизонтальные связи по выполнению конкретной программы (проекта), сохраняя при этом вертикальные отношения, свойственные данной структуре. Основная часть работников, занятых реализацией программы, оказывается в подчинении не менее как двух руководителей, но по разным вопросам.

Управление программами осуществляется специально назначенными руководителями, которые несут ответственность за координацию всех связей по программе и своевременное достижение ее целей. При этом руководители высшего уровня освобождаются от необходимости принимать решения по текущим вопросам. В результате этого на среднем и нижнем уровнях повышается оперативность управления и ответственность за качество исполнения конкретных операций и процедур, т.е. заметно повышается роль руководителей специализированных подразделений в организации работ по четко определенной программе.

При матричной структуре управления руководитель программы (проекта) работает не со специалистами, которые подчинены не непосредственно ему, а линейным руководителям, и в основном определяет, что и когда должно быть сделано по конкретной программе. Линейные же руководители решают, кто и как будет выполнять ту или иную работу.

Создание матричной организационной структуры управления организацией считается целесообразным в случае, если существует необходимость освоения ряда новых сложных изделий в сжатые сроки, внедрения технологических новшеств и быстрого реагирования на конъюнктурные колебания рынка.

Матричные структуры управления, дополнившие линейно-функциональную организационную структуру, открыли качественно новое направление в развитии наиболее гибких и активных программно-целевых структур управления. Они нацелены на подъем творческой инициативы руководителей и специалистов и выявление возможностей значительного повышения эффективности производства.

Организационная структура управления фирмы ООО « Коллаж М».

Данная организация является централизованной (структура управления - линейно-функциональная рис.1.), так как руководство высшего звена (генеральный директор) оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений.

Линейно-функциональная структура управления наиболее оптимальна для данной организации, так как ООО « Коллаж М» небольшое типографическое предприятие. Её преимущества:

1. Улучшает контроль и координацию специализированных независимых функций, уменьшает количество и масштабы ошибочных решений, принимаемые менее опытными руководителями.

2. Позволяет более экономно и легко использовать опыт и знания персонала центрального административного округа.

3. позволяет избежать ситуации, при которой одни отделы организации растут и развиваются за счет других или организации в целом.

Структура управления фирмой ООО «Коллаж М».

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.1.

2.3 Мотивация

Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивировано. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Всегда следует искать мотив поведения.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

Традиционный подход к мотивации основывается на вере в то, что сотрудники - всего лишь ресурсы, активы, которые мы должны заставить эффективно работать.

Со времени промышленной революции наше общество становилось все более сложным. Технический прогресс радикально изменил отношение к труду и повседневному существованию. В результате менеджер ежедневно сталкивается с проблемой мотивации деятельности сотрудников, т.е. как направить их энергию на имеющуюся работу.

Личное удовлетворение от хорошо выполненной работы и гордость за плоды своего труда привили работникам чувство цели. Это не менее важно, чем деньги (с точки зрения мотивации труда). Менеджеров всегда интересовало, в каких условиях человек мотивирован к работе по чужому заданию. Этот интерес возрастал по мере расширения личных свобод подчиненного, его превращения в частичного сопредпринимателя. Чем свободнее становился человек, тем важнее осознание того, что им движет, что заставляет приносить больше пользы.

Человек, получивший в процессе обучения и повышения квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень его удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цели организации своими целями.

Стремление человека реализовать себя в своем деле бесспорно. Так уж он устроен. Там, где управление и организация труда предоставляют сотрудникам такие возможности, их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду - высокими. Значит, мотивировать сотрудников - затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

Процесс стимулирования сотрудников ООО «Коллаж М».

Кроме основного дохода (установленной заработной платы и аванса) сотрудники фирмы ООО «Коллаж М» получают денежные поощрения и другие вознаграждения за выполненную качественно и своевременно работу.

Заработная плата менеджера прямопропорционально зависит от размера и стоимости заказа. Сумма заказа определяется сложностью и масштабом работ. За оформленный заказ менеджер ООО «Коллаж М» получает фиксированный процент от общей стоимости всех работ сопряженных с выполнением данного заказа.

Доход для менеджера является основным побуждением к деятельности.

Немаловажным аспектом в успешной работе фирмы является коммуникабельность менеджеров, учтивость в общении с клиентами и высокая степень квалификации. Данные качества сотрудников являются своеобразной мотивацией для клиентов фирмы, побудительным мотивом для новых обращений именно в эту организацию, а также влияют на формирование репутации ООО «Коллаж М» в еще неосвоенных сегментах полиграфического рынка.

Также в организации «Коллаж М» возможен быстрый карьерный рост. Если сотрудник ответственно подходит к своим обязанностям, то он быстро повышает свою квалификацию и должность.

Подводя итоги всего вышесказанного можно сделать следующие выводы:

1) функция мотивации представляется более важной, чем может показаться на первый взгляд, т.к. она оказывает влияние на деятельность не только отдельных сотрудников, но и на эффективность работы организации в целом;

2) для успешного функционирования фирмы необходимо не только её, но и стимулирование клиентов.

2.4 Контроль

Контроль как одна из функций управления представляет собой процесс проверки и сопоставления того, что есть, с тем, что должно быть достигнуто. Необходимость контроля определяется тем, что процесс достижения целей находится под воздействием множества факторов, которые могут воспрепятствовать достижению целей. Контроль позволяет выявить заранее неблагоприятное развитие событий и скорректировать работу подчиненных с тем, чтобы обеспечить достижение целей. Отсутствие контроля или недостаточное внимание к нему приводят к дезорганизации и нарушению взаимодействия людей по достижению общих целей. Контроль -- первейшая обязанность управляющего любого уровня. Объектом контроля могут быть принятые решения, качество продукции, деятельность персонала и т. д.

Существуют различные виды контроля. По времени осуществления различают предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала работ по достижению целей. Он используется по отношению к человеческим ресурсам (анализ деловых и профессиональных знаний и навыков работников, которые необходимы им для выполнения тех или иных должностных обязанностей), материальным ресурсам (контроль качества сырья и материалов) и финансовым ресурсам (составление бюджета, который гарантирует наличие средств, необходимых для достижения намеченных целей).

Текущий контроль осуществляется в процессе реализации планов по достижению поставленных целей. Такой контроль позволяет своевременно выявлять возможные проблемы и предпринимать корректирующие действия.

Заключительный контроль проводится после того, как работа завершена. На этом этапе обычно фактические результаты сопоставляются с запланированными.

Подведение итогов в процессе заключительного контроля обеспечивает менеджеров информацией, необходимой им для дальнейшего планирования и мотивации труда работников.

Таким образом, контроль позволяет не только выявлять и предупреждать возникновение проблем, но и помогает управляющим вносить коррективы в деятельность организации.

Основной процесс контроля состоит из трех этапов:

1) установление нормативов (стандартов);

2)сопоставление нормативов (стандартов) с фактической деятельностью;

3)корректировка действий.

Стандарты, нормативы можно определить как критерии эффективности деятельности. Они заранее устанавливаются в процессе планирования.

Самые лучшие нормативы -- это поддающиеся проверке цели и задачи (количественные или качественные). Цели-нормативы могут быть сформулированы в натуральном выражении (объем продукции или услуг, количество человеко-часов) и денежном (объем продаж, текущие или единовременные затраты, прибыль).

На третьем этапе возможны три варианта поведения менеджера:

- ничего не предпринимать;

- устранить отклонение;

- пересмотреть норматив, стандарт.

Менеджеры могут корректировать отклонения путем пересмотра планов или кадров, более детального разъяснения заданий, пересмотра стиля руководства.

Для того, чтобы контроль обеспечивал достижение целей организации, он должен обладать следующими важными свойствами:

1)Иметь стратегический характер, т. е. ориентироваться на приоритет организации.

2)Контроль должен быть нацелен на то, чтобы решить стоящие перед организацией задачи.

3)Соответствовать контролируемому виду деятельности.

4)Контроль должен быть своевременным, гибким, простым и экономичным.

Таким образом, контроль -- одна из важнейших функций управления. С помощью контроля менеджеры могут выявить и предупредить возникающие проблемы, а значит, достигнуть наибольшей эффективности в работе.

Контролирующие органы фирмы ООО «Коллаж М».

Общество осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством о деятельности предприятий, организаций и объединений.

Основным контролирующим органом фирмы «Коллаж М», как и большинства Российских предприятий, является Министерство по налогам и сборам Российской Федерации.

Каждый отчетный период ООО «Коллаж М» предоставляет в данный регулирующий орган финансовую отчетность о своей деятельности, а также отчет о прибылях и убытках, который подтверждает достоверность данных отраженных в финансовой отчетности.

На основании вышеуказанных документов, предприятие отчисляет в государственный бюджет и внебюджетные фонды налоговые платежи. К ним относятся:

1. единый социальный налог в размере 35,6 % от общей суммы начисленной заработной платы работникам фирмы. Сюда входят отчисления в Пенсионный фонд Российской Федерации - 28%, в Фонд социального страхования - 4%, и в Обязательный Фонд Медицинского страхования - 3,6%.

2. налог на прибыль организации в размере 24 % от всей суммы прибыли предприятия. Под прибылью организации мы понимаем выручку от основной деятельности фирмы, т.е производство и выпуск печатной продукции, за вычетом издержек.

Помимо контроля со стороны государства, контроль за деятельностью ООО «Коллаж М» осуществляется самим обществом, а точнее говоря специально созданной Ревизионной комиссией. Данный орган проверяет и подтверждает достоверность отчета годовому собранию акционеров фирмы. Общество и его члены несут ответственность за достоверность информации, содержащейся как в данном отчете, так и в годовой финансовой отчетности, предоставляемой государственным регулирующим органам.

Еще одним регулирующим органом деятельности Общества является Общее собрание участников ООО «Коллаж М», которое собирается в соответствии с уставом фирмы.

Следует отметить, что финансовый год для Общества устанавливается с 1 января по 31 декабря.

Заключение

управленческий функция мотивация контроль

На основе проведённого мною исследования можно сделать следующие выводы:

1) Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформировать и достичь целей организации.

Анализ функций управления организации «Коллаж М» позволяет сделать вывод:

Функция планирования. По сути в процессе планирования принимается решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей. Это подготовка сегодня к завтрашнему дню, определение того, что требуется и как этого добиться.

Функция организации. Организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности любой организации. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей.

Функция мотивации. Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации. Традиционный подход к мотивации основывается на вере в то, что сотрудники - всего лишь ресурсы, активы, которые мы должны заставить эффективно работать. Менеджер ежедневно сталкивается с проблемой мотивации деятельности сотрудников, т.е. как направить их энергию на имеющуюся работу.

Функция контроля. Контроль как одна из функций управления представляет собой процесс проверки и сопоставления того, что есть, с тем, что должно быть достигнуто. Необходимость контроля определяется тем, что процесс достижения целей находится под воздействием множества факторов, которые могут воспрепятствовать достижению целей. Контроль позволяет выявить заранее неблагоприятное развитие событий и скорректировать работу подчиненных с тем, чтобы обеспечить достижение целей.

2)Организация - это открытая система, которая функционирует в тесной связи с внешней средой.

3) Внешнюю среду организации ООО «Коллаж М» составляют:

На сегодняшний день основными партнерами типографии ООО «Коллаж М» являются компании:

ь Фирма «Берег» (крупный поставщик полиграфической бумаги).

ь Фирма «Комус» (Поставщик бумаги, конвертов, канцелярских товаров).

ь Фирма «Александр Браун» ( Поставщик бумаги и картона).

ь Фирма «Дубль V» (поставщик бумаги).

ь Фирма «Регент» (поставщик бумаги).

ь Фирма «Инаполи» (поставщик расходных материалов для полиграфии) и другие.

Основными конкурентами фирмы «Коллаж М» являются типографии Москвы и Подмосковья, которые специализируются на изготовлении карманных календарей и листовой продукции. Основным законодателем цен на календари в Москве является ООО «Ларсон центр», так как это практически единственная фирма, которая также вплотную занимается карманными календарями, как и ООО «Коллаж М». Конкуренты: «Ларсон центр», «Вся полиграфия», « ЛВТ» и другие.

4) Для эффективного функционирования организации менеджеры должны сформировать внутреннюю среду фирмы, состоящую из взаимосвязанных элементов.

5) Важнейшим элементом внутренний среды организации является ее организационная структура управления.

Линейно-функциональная структура управления. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений. Функциональные структуры подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.

Таким образом, линейно-функциональная структура включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации.

Линейно-функциональная структура управления наиболее оптимальна для данной организации, так как ООО « Коллаж М» небольшое типографическое предприятие. Её преимущества:

1.Улучшает контроль и координацию специализированных независимых функций, уменьшает количество и масштабы ошибочных решений, принимаемые менее опытными руководителями.

2.Позволяет более экономно и легко использовать опыт и знания персонала центрального административного округа.

3.Позволяет избежать ситуации, при которой одни отделы организации растут и развиваются за счет других или организации в целом.

6) Полиграфическая фирма ООО «Коллаж М» появилась на рынке Росси летом 1999 года. Это было нелегкое время для рынка услуг, прошло только полгода после кризиса августа 1998 года. Тогда это был небольшой офис. Тем не менее, типография заняла свою нишу, первоначально позиционируясь в секторе изготовления карманных календарей. Типография быстро развивалась, завоевывая твердые позиции. Сформировался хороший клиентский портфель. Это, в свою очередь, позволило расширить производство и приобрести дополнительное оборудование. Все это является результатом успешной управленческой деятельности и грамотного руководства. Размещено на Allbest.ru