Основные законы документоведения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Основные законы документоведения

Документоведение изучает: как живет документ и как он функционирует в социальной сфере. Объектом документоведения является документ, а предметом - особенности его функционирования в социальной среде.

Основные законы документоведения.

- Закон обязательного документального сопровождения деятельности.

- Закон соответствия содержания и весового состава документов, потребностям общества.

- Закон соответствия объёмам документной информации, циркулирующей в обществе пропускной способности каналов коммуникации.

Документоведение тесно связано с многими научными дисциплинами, объектом изучения которых так же является документ, а предметом различные аспекты его существования.

Связи документоведения с научными дисциплинами

Наименование смежной дисциплины.	Изучаемые аспекты существования документов.
Библиотековедение	Изучает процессы комплектов обработки, расстановки, хранения и выдачи в пользование документов.
Библиография	Занимается описанием документов и свертыванием информации о нём.
Архивоведение	Осуществляет экспертизу ценности документов и даже определенных сроков их хранения.
Информатика	Разрабатывает методы и способы машинной обработки, содержащейся в документах информации.
Киноведение	Изучает историю книги, её издание и оформление.
Текстология	Изучает правило построения текста и его структуру.
Палеография	Изучается материалы и орудия письма.
Филигранология	Определяет историю возникновения и существования водяных знаков на бумаге.
Сфрагистика	Изучает печати, матрицы и оттески.
Делопроизводство	Изучает приёмы и правила работы с деловыми документами.
Естественные науки	Решают проблемы сохранности документов на бумажной основе.

Место и роль документов в системе социальных коммуникации.

На пути к современному информационному обществу человечество прошло через 4 информационные революции, связанных с кардинальными изменениями в сфере обработки информации:

1) Изобретение письменности (появилась возможность передачи знаний от поколения к поколению)

2) Изобретение книгопечатания (позволило распространить информацию в пространстве)

3) Изобретение электричества (обеспечение телефоном, телеграфом и радио, позволяющие оперативно передавать и накапливать неограниченные объёмы информации)

4) Изобретение микропроцессорной и техники и появление персонального компьютера.

В современном информационной обществе на первый план выходит работа с социальной информацией. Она отражает те фрагментны действительности, на которые направлена деятельности человека.

Основные виды социальной информации.

- По цели создания информации

- Массовая информация (для всех и исполняется всеми)

- Групповая информация (для целевых социальных групп)

- Межличностная информация (для узкого круга людей)

Вид социальной деятельности	Вид социальной информации
Наука (научный вид деятельности)	Производственная, техническая
Искусство	Эстетическая
Спорт	Спортивная
Политика	Политическая
Образование	Педагогическая
Управление	Управленческая
Быт	Бытовая
Досуговая	Популярная

Свойства социальной информации.

- Имеет смысловой характер

- Имеет языковую природу

- Способность к старению (уменьшение ценности информации со временем)

- Способность кумуляции (оценка «обобщение» информации)

Социальная информация передается в обществе различными средствами и способами. Способы и методы передачи социальной информации называются социальными коммуникациями.

Социальные коммуникации бывают 2-х видов:

1) Неформальный способ:

канал Код - правила языка, на котором выражено

ДОНОР - РЕЦИПИЕНТ сообщение.

код Контекст - ситуация в которой сообщение

контекст. приобретает всю полноту смысла

Недостатки неформальной коммуникации:

- Ограниченный круг распространения информации

- Отсутствие достоверной оценки передаваемой информации

- Невозможность хранения и использования информации в будущем

2) Формальный способ (документный):

Осуществляется через специально созданные обществом организации.

Достоинства формальной коммуникации:

- Возможность долговременного хранения коммуникации

- Возможность передачи информации широкому кругу лиц

К недостаткам относят отсутствие быстрой обратной связи.

Определение понятия «документ». Функции и свойства документов.

В Библиотечно-информационной сфере под документом понимается социальная информация, зафиксированная на материальном носителе в целях её преобразования, хранения, распространения и использования.

Свойства документов:

1) Атрибутивность - наличие у документа 2-х неотъемлемых слагаемых, без которых он не может существовать. (Информация и материальный носитель)

2) Функциональность - предназначенность документа для передачи информации.

3) Структурность - тесная взаимосвязь всех элементов документа.

Функции документа:

1) Информационная - способность документа удовлетворять потребности общества в информации.

2) Коммуникативная - способность документа быть средством общения.

3) Функция памяти - закрепление, хранение и передачи во времени и в пространстве знаний социального опыта и культурных традиций.

4) Правовая - способность документа подтверждать какие-либо факты или события.

Документ не может выполнять следующие функции:

- Полностью отражать частную жизнь людей

- Документ не может полностью фиксировать личное знание специалиста

- Плохо поддаются документоведению умение и навыки делать что-либо

Классификация документов.

I. Классификация с точки зрения особенностей языковой формы, закрепления информации.

1) Читаемые документы на естественном и искусственном языках.

2) Конические документы (документы, в которых знак подобен отражаемому объекту)

3) Символьные документы (документы, существующие в 3-х измерениях, например: издания, паллетники)

4) Аудиальные документы (документы, которые фиксируют и передают информацию в виде звуков)

5) Матричные документы (документы, состоящие из кодовых ячеек с помощью которых осуществляется кодирование информации в форме доступной для прочтения машиной)

II. Классификация документов по материальному носителю информации.

1) Бумажные

2) Плёночные

3) Пластиночные

III. Классификация документов по способу распространения в обществе.

1) Опубликованные (документы, которые прошли редакционно-издательский цикл)

2) Неопубликованные (документы, которые не прошли редакционно-издательский цикл и существуют в небольшом кол-ве экземпляров)

3) Непубликуемые (документы, предназначенные для узкого круга пользователей, и имеющие распространение в рамках отдельных организаций и фирм, например: служебная записка, штатное расписание и т.д.)

IV. Классификация с точки зрения регулярного выхода в свет.

1) Непериодические (документы, выходящие однократно и не имеющие распространения)

2) Продолжающиеся (документы, выходящие через неопределенные промежутки времени по мере накопления материала)

3) Периодические или сериальные (документы, выходящие через определенный промежуток времени, например: газеты, журналы, книги)

V. Классификация документов в зависимости от отношения к фиксируемой информации.

1) Первичные документы (непосредственно фиксируют результат профессиональной деятельности, новое знание)

2) Вторичные документы (результат аналитико-синтетической переработки содержания первичных документов, направленной на свертывание информации из первичного документа, например: реферат, библиографическое описание)

Типизация первичных документов - разделение их по типам литературы.

Тип литературы - исторически сложившиеся основные совокупности произведений, отличающиеся друг от друга по характеру материала, особенностям языка и композиции.

В профессиональной сфере выделяют 6 основных типов литературы:

- Научная

- Производственно - практическая

- Учебная

- Официально - документальная

- Справочная

- Научно - популярная

Внутри каждого типа литературы выделяется определенные виды документов. Вид документа - это форма, представления в нём информации. Для определенного типа литературы, к которому относится документ, существуют Типообразуюшие признаки:

1) Макродокументы (документы с очень широкой тематикой, например: журналы, энциклопедии). Микро документы (документы по узкой проблеме, например: статьи, патенты)

2) Структура документа.

- Документы со свободной структурой (научная литература, художественная)

- Документы с жесткой структурой (автор пишет строго по инструкции; вся официальная документальная литература)

- Документы с полужесткой структурой, которые пишутся на определенной программе (научно-популярная литература)

3) Сложности языка.

- Язык бывает сложным (вся научная литература)

- Язык бывает простым (научно-популярная литература, официальная)

- Язык бывает средней сложности (учебная литература для вузов и производственно - практическая литература)

Характеристика типов литературы.

Научная литература - содержит результаты теоретических и экспериментальных исследований, а так же подготовленные к публикации памятники культуры, исторические документы и литературные тексты.

Особенностями научной литературы являются:

1) Строгое логическое изложение материала

2) Наличие большого количества специальных терминов, вводимых в текст без объяснений.

Основные виды научных документов

Вид	Характеристика
Монография (относится к теме)	Это научное издание, содержащее полное и всестороннее одной проблемы или темы.
Диссертация	Это неопубликованный документ, содержащий описание научного исследования, проведенного одним автором и представленного на соискание ученой степени кандидата или доктора наук.
Автореферат к диссертации	Научное издание в виде брошюры, содержащее, составленный автором реферат проведенного им исследования.
Отчет о научно-исследовательской разработке	Это описание научного исследования, проведенного коллективом научных работников в научно-исследовательском институте или вузе.
Статья в научном журнале или сборнике	Это сочинение небольшого размера, описывающее состояние одного из аспектов проблемы.
Научный журнал	Это периодическое издание, позволяющее наиболее оперативно доводить инструкцию до потребителя.
Депонированная рукопись	Рукопись, отправленная автором в центр депозитария, где она регистрируется, и сведения о ней попадают в специальные базы данных. В РФ существует 2 крупных центра депонирования: Всероссийский институт научной и технической информации (депонирующий рукописи по естественным, точным и прикладным наукам), Институт научной информации по общественным наукам (депонирующие рукописи по социальным и гуманитарным наукам). Обычно депонируются либо статьи большого объема, либо сборник и другие работы, на издание которых отсутствует финансирование.
Научный доклад	Это научное произведение, которое публично доложено перед соответствующей аудиторией и опубликовано в сборнике докладов.
Научный обзор	Это сжатое обобщенное сообщение о ряде однородных фактов, исследований, явлений, событий. Научный обзор содержит как первичную информацию, т.е. личные знания автора, так и вторичную информацию, извлеченную из литературных источников.

Производственно-практическая литература (ППЛ) - это совокупность произведений, служащих для осуществления производственной и другой практической деятельности.

ППЛ содействует овладению профессией, повышению квалификации кадров, освещает современное состояние производства. ППЛ используется как научная, так и техническая терминология и имеется большое количество иллюстраций (чертежи, схемы). ППЛ отличается четким читательским адресом.

По читательскому назначению ППЛ делится на:

1) Литературу для специалистов с высшим образованием

2) Литературу для среднего технического звена

3) Литература для специалистов массовых профессий

По целевому назначению ППЛ делится на:

1) Научно-производственная литература, содержит экспериментальные исследования и конкретные рекомендации по их внедрению в практику (производственная монография, сборники научно-практических статей, доклады на научно-практических конференциях)

2) Собственно ППЛ, содержит сведения о технике и технологии, об организации производства, распространение передового опыта. А) Практические пособия - издания, предназначенные для овладения навыками какой-либо работы. Б) Практическое руководство - издания для самостоятельного овладения приемами и навыками какой-либо профессии.

3) Нормативно-производственная литература, содержит нормы, правила и требования в разных сферах производственной жизни (неопубликованные документы, нормы, нормали, нормативы, технический паспорт)

Официально-документальная литература (ОДЛ) - издания юридического характера, обязательные для использования.

В социальной сфере к ОДЛ относят: конституцию, законы, указы, постановления, правила, положения, инструкции и так далее.

В научно-технической сфере вся ОДЛ делится на 2 группы: патентная документация и нормативная.

1). Патентная документация - документы, охраняющие промышленную собственность.

Характеристика основных видов патентных документов

Объект (промышленности, собственности)	Вид охранного документа
Изобретение - это новая, и обладающая существенными отличиями техническое решение задачи, дающее положительный эффект.	Патент на изобретение - это документ, удостоверяющий чьё-либо изобретение и право изобретателя на него.
Полезная модель - это конструктивное выполнение средств производства и предметов потребления.	Свидетельство на полезную модель.
Промышленный образец - защита внешнего вида изделия. Художественно-конструкторское решение внешнего вида какого-либо объекта.	Патент на промышленный образец. Одновременно с патентами и свидетельствам к ним создается описание изобретения, промышленного образца, полезной модели. Оно является неотъемлемым приложением к охранному документу и содержит суть изобретения и границы прав владельца патента.
Товарный знак, знак обслуживания - обозначение, предназначенное для того, чтобы отличить товары одних фирм от других.	Товарный знак.
Наименование места происхождения товара - это название географического объекта, используемого для обозначения товара, ев-ва которого связаны либо с природными условиями, либо с человеческим фактором.	Охраняется свидетельством на наименование мечта происхождения товара.
НОУ-ХАУ - полезные технические и технологические сведения, применяемые в производстве.	Охраняется законом о коммерческой тайне и уголовным кодексом РФ.

2). Нормативная документация - устанавливает правила, общие принципы и характеристики, касающиеся разных видов деятельности.

Виды нормативных документов.

А) Стандарт - это документ, содержащий комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации.

Основные виды стандарта:

- международные (принятые международной организацией постандартизации)

- межгосударственные (принятые государствами, присоединившимися к определенным соглашениям)

- государственный стандарт (ГОСТ) (основной нормативный документ по стандартизации в стране, подлежащий безусловному выполнению всеми предприятиями и гражданами)

- отраслевые (ОСТЫ) (утверждаются ведомствами и создаются если нет ГОСТА или если требуется его повысить)

- стандарты предприятия (утверждаются и используются только на конкретном предприятии)

Б) Технические условия - документ, регулирующий отношение между поставщиком и потребителем продукции.

В) Промышленные каталоги - это систематизированные перечни промышленной продукции предприятия или отрасли.

Г) Прейскурант - справочник цен или товаров на продукцию, товары и услуги.

Учебная литература - это система печатных изданий педагогического назначения. Создается специально для учебных целей и отличается доступностью изложения для учащихся определенного уровня обучения.

По читательскому интересу делится на 3 группы:

1) Для общеобразовательных школ

2) Для средних специальных учебных заведений

3) Для высших учебных заведений

Особенности учебной литературы:

1) Широкий тематический диапазон

2) Отражение научных и прикладных сведений только в виде законов и выводов

3) Соответствие объёма материала учебной программе

Виды учебной литературы:

1) Учебники - издания, содержащие систематизированное изложение учебной дисциплины, соответствующее учебной программе и официально утвержденное в качестве данного вида учения.

2) Учебные пособия - издания, заменяющие или дополняющие учебник. Материалы учебных пособий не всегда соответствуют изданию (хрестоматия, практикум, лекции)

Справочная литература - содержит краткие сведения научного или прикладного характера, изложенные в порядке удобном для быстрого нахождения и непредназначенные для сплошного чтения.

Виды справочной литературы:

1) Энциклопедия - справочное издание, содержащее в обобщенном виде основные сведения по одной или нескольким областям знания. Они предназначены для истолкования слов и сообщения сведений по существу вопроса. А) универсальные - (сведения по широкому кругу проблем). Б) отраслевые - (сообщают сведения по отдельным отраслям)

2) Словари (языковые, толковые и т.д.)

3) Собственно справочники (телефонные, адресные и т.д.)

Научно-популярная литература - смотр., справочник библиографа.

Первичные документы и их информационная ценность.

Оценивание осуществляется с помощью атрибутивной оценки, т.е. оценки по за ранее определенным признакам (ценностным свойствам).

Ценностные свойства документа:

1) Актуальность - общественная значимость в соответствии тематики интересов пользования.

2) Оригинальность (новизна) - бывает двоякой, может быть локальной (для конкретного лица) и всеобщей (означает, что в литературе ранее такой информации не было).

3) Достоверность - наличие объекта, описываемого в документе.

4) Точность - минимум искажения информации о реальности положения дел.

5) Полнота информации - степень детализации данных, изложенных в документе.

6) Оперативность - предполагает появления сообщений в максимально короткий срок с момента описания разработки.

Факторы, определяющие ценность первичных документов:

1) Заинтересованность и подготовленность общества к восприятию документа.

2) Уровень развития отрасли знания в той стране, где работает автор.

3) Потенциал конкретных организаций, где выполняется работа.

4) Предшествующий опыт автора документа.

5) Предшествующий опыт пользователя документа.

6) Наличие и сила языковых барьеров.

документ коммуникация научный информация

Размещено на Allbest.ru