Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• 1. История формирования архивов и архивного дела
• 2. Архивный фонд Российской Федерации и учет документов
• 3. Учет документации в архиве организации
• Заключение
• Список использованной литературы

Введение

Любая организация за период своего существования накапливает огромное количество документации, которую согласно российскому законодательству необходимо хранить определенное количество лет. Для того чтобы в документации был порядок, необходимо проводить учет и ревизию на предмет уничтожения или сдачи в архив документов, которые отслужили свой срок.

Все документы со сроком их хранения приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. (с изм. от 27 октября 2003 г.) Информация по хранению и архивации документации содержится также в Федеральном законе РФ от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами (ч. 9 ст. 23 Закона об архиве).

Объект исследования - документы в архиве.

Предмет исследования - учет документов в архиве.

Цель исследования - выявить алгоритм учета документов в различных архивах.

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:

1. Рассмотрена история формирования архивов и архивного дела

2. Исследованы особенности формирования Архивного фонда Российской Федерации и учета в нем.

3. Проанализированы особенности учета документации в архиве организации.

1. История формирования архивов и архивного дела

Архивное дело может отмечать несколько "дней рождения" в зависимости от точки зрения конкретного историка. Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят к Х в., появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и "скреплявший" их, может считаться первым архивистом.

С появлением системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских. В 1836 г. опубликована неполная рукопись 70-х гг. XVI в. под,; названием "Опись Царского архива", так как в подлиннике заголовок и точная дата составления отсутствовали, о полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, так как генеральные описания стали проводиться после освобождения Москвы от интервентов 1614-1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям.

В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления" информацией. Места хранения документов не были стабильными,, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности".

Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшей от работы с подлинными документами.

16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и "приговоров" правительствующего Сената первого в государстве архива: "...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждой дела" и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах развиты в 44-й главе "Генерального регламента", например впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность устанавливался в 3 года. Тем самым создавались самостоятельны структурные подразделения - архивы, документы текущего делопроизводства были отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность - архивариус.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления. Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. поручили разработку и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге; он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России (получил штаты из шести сотрудников, печать и собственного руководителя -- асессора П. Курбатова) - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающих на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц - фондообразователей. Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений "не в близости". Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г., категорически запрещался.

В течение XVIII - XIX вв. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Закон "Учреждение губернских правлений" 1845г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению.

Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета Его Императорского Величества Николай I .оставил резолюцию "Разобрать, что важно - отобрать, прочее можно и уничтожить". Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором даны аналогичные указания о том, что "несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить", что было началом экспертизы ценности дел и документов.

В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категорий документов и .сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: "всегдашнее", временное <5-20лет), кратковременное (1--3 года). Первоначально описи дел, подлежащих уничтожению, представлялись на рассмотрение (согласование? утверждение?) Комитета министров. Дела могли уничтожаться только с его санкции. Однако с середины XIX в. ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Секретные документы уничтожались путем их сжигания, а несекретные продавались в качестве вторсырья на бумажные фабрики.

Следствием непоследовательной политики в области архивного дела в XIX в. явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII--XIX вв., потерявших практическую ценность и рассредоточенных по самостоятельным архивохранилищам отдельных департаментов. Документы за более ранние периоды концентрировались в исторических архивах, подчиненных различным ведомствам.

Очередная попытка спроектировать государственную систему архивного дела поддержана правительством только в XX в. В апреле 1918 г. создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров принят декрет "О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР", вобравший в себя многое из ранее готовившихся проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела. Одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ создан правительственный орган -- Главное управление архивным делом.

С образованием 10 апреля 1929 г. общесоюзных органов управления архивным делом местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восстановлены Советом Министров РСФСР только 28 октября 1971 г.

В связи с прекращением существования Союза ССР государствами - участниками Содружества Независимых государств 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР, по которому взаимно признается переход под участников Соглашения государственных архивов и других архивов союзного уровня, включая государственные отраслевые архивные фонды бывшего Союза ССР, находящиеся на их территории, а возникающие вопросы с возвращением документов, другие вопросы взаимного сотрудничества должны быть в каждом случае предметом двусторонних соглашений. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров ССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.

2. Архивный фонд Российской Федерации и учет документов

архив документ систематизация централизация

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. "совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации" образуют Архивный фонд Российской Федерации.

В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается "совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

Государственное хранение этой части Архивного фонда страны осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевые фонды). Временное хранение осуществляется городскими и районными госархивами с переменным составом, а также архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными И не входящих в Государственную архивную службу. Не входят в нее также архивы академий наук и академических институтов. Они, как и другие ведомственные архивы, контролируются Государственной архивной службой.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда в государственных организациях ограничено сроками, .устанавливаемыми Правительством дифференцировано, в зависимости от категории организации и вида документов:

- документы федеральных органов государственной власти, ГенПрокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - в течение 15 лет;

- документы органов государственной власти и прокуратур краев, Областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организации краевого и областного подчинения -- в течение 10 лет;

- документы органов местного самоуправления, предприятии сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения - в течение 5 лет;

- записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу - в течение 75 лет;

- документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, - в течение 10 лет;

- научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет;

- конструкторской документации - в течение 15 лет;

- проектной документации по капитальному строительству - в течение 25 лет;

- телеметрической документации - в течение 5 лет;

- кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм -- не более 3 лет со времени изготовления;

- фотодокументы - в течение 3 лет;

- документы на машинных носителях - в течение 5 лет.

Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях. В течение установленных сроков организации обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.

При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы приватизации не подлежат.

Независимо от места хранения, вида носителя и способа закрепления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использования всем юридическим и физическим лицам. Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности:

- общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, с момента их официальной регистрации;

- религиозных объединений и организаций;

- негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

- физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.

В случае ликвидации негосударственных объединений и организаций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. Документы могут быть переданы в собственность государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия передачи документов в государственные архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора. В случае подготовки документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации государство имеет преимущественное право на их приобретение.

Кроме документов, являющихся по своему содержанию, авторству, месту и времени создания и другим критериям частью историко-культурного наследия и подпадающих под определение памятников истории и культуры и подлежащих сохранению в силу их значимости для общества, имеется гораздо более многочисленная группа документов, представляющая индивидуальную ценность для конкретных собственников и в силу этого также подпадающих под понятие "архивные документы".

Архив осуществляет государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат:

- хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

- документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов. Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета. Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом руководителя (заведующего) архива(ом).

Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета. Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.

Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят:

- книга учета поступлений документов - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

- список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

- лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

- лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

- опись дел, документов - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

- реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

- инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

- паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

- лист учета и описания уникального документа;

- список фондов, содержащих особо ценные документы;

- опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);

- реестр описей особо ценных дел, документов;

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

- опись страхового фонда;

- дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;

- лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле;

- внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель. Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

- акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- акта о неисправимых повреждениях документов;

- акта приема-передачи документов на хранение;

- акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акта возврата документов собственнику;

- акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Архивные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ.

3. Учет документации в архиве организации

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.)

- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения)

Дела выдаются из хранилищ:

- для использования работниками организации

-для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований

- во временное пользование для других организаций

- для проведения архивных работ с документами

- для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов

Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:

1 месяц для использования работниками организации

1 месяц для использования документов в читальном зале

3 месяца во временное пользование для других организаций

6 месяцев для экспонирования документов

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

- заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам организации

- актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов

- заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов

Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов.

Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, а все прочие - до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшем дела.

Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче во временное пользование другой организации.

Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования.

При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.

При перемещении документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля над их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии), описи дел и документов.

Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение. Основанием каждой записи в основных учетных документах является:

при поступлении документов в архив организации:

а) сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; б) сводная номенклатура дел организации или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел; в) акт приема-передачи документов из другой организации, от юридического или физического лица, в том числе на депозитарное хранение;

при выбытии документов из архива организации:

а) акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив или архив другой организации; б) акт возврата документов собственнику; в) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; г) акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны д) акт о неисправимых повреждениях документов

Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.

На титульном листе описи помещаются: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись.

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.

В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям. При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории учреждения-фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи. К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета.

Заключение

Архив - это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют приём и хранение документ о в с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарём или в канцелярий.

Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело. Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

При, подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дел -- отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела, определяемая, установленными правилами подготовка к хранению документов.

В настоящее время негосударственные организации составляют примерно 25% от общего количества организаций, входящих в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов по всей территории Российской Федерации. В соответствии с действующим законодательством работа с ними ведется на основании договоров. Вместе с тем, учитывая, что многие из коммерческих организаций образовались сравнительно недавно, срок ведомственного хранения архивных документов во многих из них еще не истек. Поэтому включение таких документов в состав Архивного фонда еще сравнительно невелико. Если, конечно, исключить "форс-мажор" (ликвидация в случае банкротства), поскольку это отдельный вопрос.

Список использованной литературы

1. Артизов. А.Н. Интервью с руководством Росархива "О состоянии делопроизводства и архивного дела в России" \\ Справочник секретаря и офис-менеджера. №7 2010 г.

2. О состоянии делопроизводства и архивного дела в России \\ Справочник секретаря и офис-менеджера №7 2010 г.

3. Основные правила работы архивов организаций: Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Москва - 2003. 32с.

4. Сокова А.Н. Архивы и управление документацией за рубежом: Основные проблемы: Аналитический обзор. -- М., 1989.

5. Стенгоков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. -- М., 1998. 318с.

Размещено на Allbest.ru