Современные требования к организационно-распорядительной документации (на примере ОАО "РЖД" ремонтно-локомотивного депо)

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

2.2 Общее положение

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.

В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами и контроля над их исполнением в аппарате управления и структурных подразделениях Восточно-Сибирской железной дороги - филиале открытого акционерного общества "Российские железные дороги" с учетом специфики их деятельности и особенностей структуры.

Настоящая Инструкция подготовлена с учетом требований, установленных ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», положений устава открытого акционерного общества «Российские железные дороги», Инструкции по делопроизводству аппарата управления ОАО «РЖД» и рекомендаций по составлению и оформлению документов ОАО «РЖД», и сложившейся практики делопроизводства на железнодорожном транспорте в Российской Федерации

В Инструкции применяются следующие сокращенные наименования, определения и понятия:

- «общество» - открытое акционерное общество "Российские железные дороги", сокращенное наименование - ОАО «РЖД»;

- «общее собрание акционеров» - общее собрание акционеров открытого акционерного общества "Российские железные дороги" (высший орган управления ОАО «РЖД»);

- «совет директоров» - совет директоров открытого акционерного общества "Российские железные дороги" (орган управления, осуществляющий общее руководство деятельностью ОАО «РЖД»);

- «президент общества» - президент открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (единоличный исполнительный орган ОАО «РЖД»);

- «правление» - правление открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (коллегиальный исполнительный орган ОАО «РЖД»);

- «ревизионная комиссия» - ревизионная комиссия открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (орган контроля ОАО «РЖД»);

- «вице-президенты общества»- первый вице-президент, старшие вице-президенты и вице-президенты открытого акционерного общества «Российские железные дороги»;

- «обособленные структурные подразделения общества» - железные дороги и другие филиалы, иные структурные подразделения ОАО «РЖД»;

- «филиал» - Восточно-Сибирская железная дорога - филиал открытого акционерного общества «Российские железные дороги»;

- «подразделения аппарата управления дороги» - службы, самостоятельные отделы аппарата управления Восточно-Сибирской железной дороги - филиала ОАО «РЖД»;

- «структурные подразделения дороги» - депо, дистанции, ж.д. станции и др. обособленные структурные подразделения Восточно-Сибирской железной дороги - филиала ОАО «РЖД»;

- «ответственный работник за делопроизводство подразделения» - работники (работник) подразделения аппарата управления дороги, на которых возложены функции по ведению делопроизводства в соответствующем подразделении;

- «канцелярия»- работники отдела документационного обеспечения службы управления делами, осуществляющие регистрацию входящих и исходящих документов (корреспонденции);

- «распорядительные документы»- постановления, решения, приказы, указания, поручения;

- «справочно-информационные документы» - докладная записка, объяснительная записка, представление, предложение, заявление, служебное письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, протокол заседания, акт, справка, правила, инструкции и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации;

- «внутренний документ» - документ, составленный (изданный) в аппарате управления филиала ОАО "РЖД" для использования в деятельности дороги;

- «перечень типовых документов Росархива» - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;

- «перечень документов общества» - перечень документов, образующихся в деятельности ОАО «РЖД», железных дорог и других филиалов, иных структурных подразделений ОАО "РЖД", с указанием сроков их хранения. Для составления и утверждения перечня документов общества применяется «Перечень документов МПС СССР и подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения, утвержденный МПС СССР и Главархивом СССР 24 июля 1986 года»;

- АС "Регистрация документов" - автоматизированная система учета, сопровождения и контроля документов;

- АС «АСКИД» - автоматизированная система учета контроля исполнения документов;

- «РКФ» - регистрационно-контрольная форма;

- «"РКК» - регистрационно-контрольная карточка;

- «АЕСД» - система контроля исполнения ОАО «РЖД».

Выполнение требований Инструкции является обязательным для работников всех подразделений дороги при подготовке, оформлении и исполнении организационно-распорядительных документов начальника дороги.

Методическое руководство организацией делопроизводства, совершенствование системы документационного обеспечения, контроль над соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в аппарате управления дороги - служба управления делами, в отделениях - административно-хозяйственные отделы.

Инструктивные письма службы управления делами дороги по улучшению работы с документами, устранению выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения подразделениями аппарата управления дороги.

Делопроизводство в аппарате управления дороги осуществляется службой управления делами с использованием АС "Регистрация документов", предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов в обязательных для исполнения потоках входящей корреспонденции.

Автоматизированные технологии обработки документов должны отвечать требованиям Инструкции.

Ответственными за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях аппарата управления дороги являются руководители этих подразделений, делопроизводство осуществляется секретарями (делопроизводителями) или другими штатными единицами подразделения, на которых приказом начальника подразделения возложены обязанности по ведению делопроизводства.

Делопроизводство в обособленных структурных подразделениях дороги организуют руководители этих подразделений с учетом специфики их деятельности и особенностей структуры органов управления (аппаратов управления).

Подразделения аппарата управления дороги, органы управления отделений дороги могут разрабатывать методические документы, конкретизирующие организацию делопроизводства в подразделениях, не противоречащие настоящей Инструкции.

Работники (работник) подразделения аппарата управления дороги, на которых возложено ведение делопроизводства (далее - секретарь (делопроизводитель) подразделения), выполняют следующие основные функции:

- прием и регистрация входящих документов вАС "Регистрация документов" (документов, поступивших в аппарат управления дороги и подразделения) в обязательных для исполнения потоках регистрации;

- регистрация исходящих документов вАС "Регистрация документов" (документов, отправляемых из аппарата управления дороги и подразделений), в обязательных для исполнения потоках регистрации исходящей корреспонденции, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

- контроль над прохождением документов в подразделениях;

- ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

- выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

- подготовка для руководства подразделения справок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

- контроль над своевременным списанием в дела исполненных документов;

- ведение регистрации исходящих от руководителя подразделения телеграмм, хранение первых экземпляров с отметкой телеграфа;

- разработка номенклатуры дел подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив;

- ознакомление работников подразделения с копиями федеральных законов и иных нормативных актов Российской Федерации, нормативными документами Общества, а также с информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

- инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.

Работники подразделений аппарата управления дороги персонально отвечают за сохранность полученных ими документов.

В случае утраты документа работник обязан немедленно сообщить об этом руководителю подразделения аппарата управления дороги, который должен провести расследование обстоятельств утраты документа.

О результатах расследования руководитель подразделения информирует начальника службы управления делами, если документ зарегистрирован в этой службе, а в необходимых случаях, с учетом важности содержащейся в документе информации - руководство дороги.

Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку работник подразделения аппарата управления дороги должен передать через службу делопроизводства подразделения находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику. При переходе на другую работу или увольнении он обязан сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства подразделения.

При переходе на другую работу или увольнении работника, возглавляющего службу делопроизводства подразделения, составляется совместно с работником, на которого возлагается исполнение этих функций, акт приема-передачи дел, печатей, штампов и журналов регистрации документов.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, только в служебных целях.

Предоставление сведений о деятельности дороги органам государственной и исполнительной власти, в средства массовой информации осуществляется в соответствии с порядком, устанавливаемым начальником дороги.

Не допускается переписка между подразделениями аппарата управления дороги по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены путем личных переговоров.

Основные требования настоящей Инструкции по подготовке документов, формированию дел и отбору документов на постоянное хранение распространяются также на документы, содержащие сведения, составляющие государственную, коммерческую тайну, и содержащие информацию ограниченного распространения.

Порядок учета, регистрации, хранения, использования и уничтожения документов с грифом «Коммерческая тайна» регламентируется «Инструкцией о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в ОАО «РЖД», утвержденную приказом ОАО «РЖД» от 27.12.2010г. № 240 и указания начальника дороги от 26.02.2010г. № 8-8/66. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, регламентируется «Инструкцией о порядке обращения с конфиденциальной информацией», утвержденной указанием МПС от 24.05.1999г №Л-906у/сп.

Порядок работы с секретными документами регламентируется соответствующими Инструкциями. Прием пакетов с секретными вложениями осуществляется только в Первой и Специальной службах, Первых секторах и Специальных отделах отделений дороги, на станциях - в специальных подразделениях.

Категорически запрещается прием секретных отправлений и вскрытие пакетов, кроме указанных подразделений.

При приеме корреспонденции осуществлять проверку реквизитов, указанных на отправлениях. При наличии в реквизитах отправителя грифа секретности незамедлительно ставить в известность Первую службу или Первый сектор отделения дороги.



3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

3.1Приказы

(бланки - приложения № 2, 3.)

Приказы, распоряжения, являются основными организационно-распорядительными документами Восточно-Сибирской железной дороги, которыми документируются принятые управленческие решения.

Приказами начальника Восточно-Сибирской дороги - филиала ОАО «РЖД» оформляют организационно-распорядительные решения по наиболее важным и комплексным вопросам функционирования филиала ОАО "РЖД" и регулирования хозяйственной деятельности структурных подразделений дороги, которые имеют, как правило, нормативный характер и рассчитаны на длительный срок действия и широкий круг лиц, а также решения по кадровым вопросам.

Приказы дороги могут издаваться для организации исполнения решений органов государственной власти, органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров правления, руководства ОАО «РЖД».

Приказ должен отвечать следующим основным требованиям:

-оформляться на бланке установленной формы;

-соответствовать законодательству Российской Федерации, а также документам общества и дороги, если в нем не предусматривается их отмена или изменение;

-содержать все необходимые реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа (бланк, заголовок, дата, номер, согласования, подпись, подписной №, исполнитель, телефон);

-решения должны быть конкретными, чтобы исключить необходимость издания других документов.

В проекты приказов не следует включать:

- нормы и поручения, дублирующие ранее принятые руководством дороги. Каждое новое решение готовят в тех случаях, когда выполнены предыдущие решения по данному вопросу или возникли новые обстоятельства;

- вопросы, которые относятся к компетенции других организаций, в том числе структурных подразделений, подразделений аппарата управления дороги, за исключением случаев, когда необходимо дать определенное направление для решения конкретных вопросов или указание о пересмотре принятых ими решений.

Проекты приказов подготавливают подразделения аппарата управления дороги по поручению начальника, заместителей начальника дороги или в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, их оформление и согласование с причастными подразделениями аппарата управления дороги (структурными подразделениями) возлагается на руководителя подразделения аппарата управления дороги, в котором разрабатывается документ.

Заголовок приказа должен кратко отражать содержание текста приказа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатают через 1 межстрочный интервал (12 пт). Кавычки и точку в конце заголовка не ставят. Заголовок формулируется исполнителем документа, как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает на вопрос «о чем». В заголовке обычно применяются общепринятые сокращенные наименования Общества, филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД», а также иных организаций. Заголовок печатается жирным шрифтом размером № 14.

Исполнители нередко составляют слишком общий заголовок, который не дает необходимой информации. Например, из заголовков распоряжений «О продаже недвижимости», «Об образовании рабочей группы» или «О проведении совещания» не ясно, о какой недвижимости, рабочей группе или совещании идет речь.

Вместе с тем не следует перенасыщать заголовок излишними деталями, например многочисленными определениями, характеристиками и т.д.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной.

Текст отделяют от заголовка 2-3 (24-36 пт) межстрочными интервалами и печатают шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала (18 пт) от левой границы текстового поля и выравнивают по левой и правой границам текстового поля. Первую строку абзаца начинают на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывают наименование этого документа, его дату, номер и заголовок. Допускается приводить текст (извлечения из текста) документа или решения органов государственной власти, органов исполнительной власти, руководства ОАО «РЖД» и иных органов управления.

Констатирующая часть приказа может начинаться словами:

"В целях", "в соответствии", "Во исполнение", "Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 18 сентября 2011 г . № 585 «О создании открытого акционерного общества «Российские железные дороги», приказываю:»

Если приказ издается по результатам проверки, ревизии или в связи с аварийным происшествием, нарушением установленных правил технической эксплуатации, что оформляется соответствующим документом (актом, заключением, протоколом), то в констатирующей части приказа обстоятельства и причины необходимо излагать в сжатой форме (не более 1,5 страниц).

Констатирующая часть приказа завершается разделительным словом «приказываю», которое печатают строчными буквами вразрядку, и знаком препинания "двоеточие" - приказываю:

Распорядительная часть текста должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием конкретного исполнителя каждого действия и реальных сроков исполнения. В качестве исполнителей определяют должностных лиц филиала, с указанием их фамилий и инициалов.

Иногда исполнители безадресно излагают распорядительные действия. Например:

«Организовать опытный участок и провести с 26 марта по 27 апреля 2011 г. испытания …», при этом не указывается, кто должен организовать опытный участок и провести испытания;

«Результаты эксплуатационных испытаний представить в ОАО «РЖД» до 1 августа 2011 г.» - без указания, кто должен представить результаты испытаний - должностные лица, ответственные за проведение испытаний, комиссия, образованная для проведения испытаний, или еще кто-то.

Такие неточные формулировки приводят к задержке выполнения принятых решений.

Текст приказа, содержащего несколько решений, поручений, подразделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами с точкой (после точки текст печатается с прописной буквы).

Пункты могут подразделяться, при необходимости, на подпункты, которые обозначаются строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой или на абзацы (без буквенного обозначения). Подпункты (абзацы) печатают с красной (новой) строки со строчной буквы и отделяют один от другого точкой с запятой.

Часто в приказах (распоряжениях) исполнителями применяется индексационная нумерация пунктов и подпунктов: 1.1, 1.2, 1.3 … 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т.д. Такая нумерация может применяться, как правило, при оформлении положений, правил, инструкций, регламентов и других документов большого объема и сложной структуры и не должна использоваться в тексте приказа (распоряжения).

Не следует также выделять абзацы текста каким-либо особым способом, как это иногда делается, например знаками «тире», «звездочки», «кружочки» и др.

В тексте приказа используются как полные, так и сокращенные наименования филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД» (предусмотренные в соответствующих положениях и учредительных документах). Допускается применение общепринятых сокращенных наименований.

Полные наименования используются в случае, если приказ (распоряжение):

а) предусматривает создание, упразднение, переименование, присоединение или преобразование филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД»;

б) предназначен для предоставления в органы государственной власти, органы местного самоуправления или сторонние организации;

в) устанавливает правила (порядок), связанные с деятельностью ОАО «РЖД» и затрагивающие интересы грузоотправителей, грузополучателей, пассажиров, а также других юридических и физических лиц.

Если в приказе не содержится указанных вопросов, то наименования железных дорог, других филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД» пишутся в тексте приказа (распоряжения), как правило, без указания их статуса.

Например: Восточно- Сибирская железная дорога (вместо Восточно-Сибирская железная дорога - филиал ОАО «РЖД»), Росжелдорснаб (вместо Росжелдорснаб - филиал ОАО «РЖД»).

Допускается также применять общепринятые сокращенные наименования филиалов и других структурных подразделений. Например, Ленгипротранспуть (вместоСанкт-Петербургский институт по проектированию инженерных сооружений и промышленных предприятий путевого хозяйства и геологическим изысканиям «Ленгипротранспуть»), Желдоррасчет (вместо Центр расчетов за международные железнодорожные перевозки «Желдоррасчет»), Желдорконтроль (вместо Центр внутреннего аудита на железнодорожном транспорте «Желдорконтроль»).

Такие наименования, как Желдоррасчет, Желдорреммаш, Вагонреммаш и т.п., пишутся в кавычках и не склоняются, если используются с родовым наименованием, например: из центра «Желдоррасчет», с дирекцией «Вагонреммаш», или пишутся без кавычек и склоняются, если используются без родового наименования, например: из Желдоррасчета, с Вагонреммашем. Этот вариант рекомендуется использовать при написании и других общепринятых сокращений.

Не допускается употребление сокращения «РФ» вместо названия «Российская Федерация».

При многократном упоминании в одном приказе (распоряжении) какого-либо органа (учреждения, комиссии и др.) первый раз всегда пишется его полное наименование, после которого в скобках можно дать и далее применять в тексте приказа (распоряжения) условное, более короткое наименование. Например: Институт по проектированию инженерных сооружений и промышленных предприятий путевого хозяйства и геологическим изысканиям (далее - институт); седьмая международная выставка «Ведомственные и корпоративные сети связи» (далее - выставка). Это также относится к названиям различных программ, бизнес-планов, стандартов и к другим многословным названиям.

При этом следует учитывать, что такое условное наименование, принятое в тексте приказа (распоряжения), относится только к тексту этого приказа (распоряжения). В утверждаемом этим приказом (распоряжением) документе указываются при необходимости свои условные наименования учреждения, комиссии, другого органа либо наименования программы, правил, регламента и др.

При упоминании в тексте должностных лиц сначала указывают их фамилии, затем инициалы. Фамилия и инициалы должны быть напечатаны на одной строке, с одинаковым расстоянием между фамилией и инициалами.

Наименования должностей и департаментов (управлений) пишутся без указания наименования Общества.

Например: первый вице-президент (вместопервый вице-президент ОАО «РЖД»), начальник Департамента корпоративных финансов (вместо начальник Департамента корпоративных финансов ОАО «РЖД»).

Не рекомендуется разрывать (писать на разных строках) родовое понятие, выраженное аббревиатурой (ОАО, ЗАО, ФГУП и др.), и наименование организации, дату и наименование месяца, число и единицу измерения.

В приказе не допускается применение условных (сокращенных) наименований должностных лиц, департаментов (управлений), филиалов и иных структурных подразделений, используемых в телеграфной связи (ЦЗ, ЦБН, ЦД, ЦЮ и др.).

Если приказом предусматривается создание комиссии, то первым указывается председатель комиссии, затем заместитель (заместители) председателя и далее члены комиссии в алфавитном порядке.

В последнем пункте распорядительной части текста при необходимости, указывают должностное лицо дороги, на которое возлагается контроль над выполнением приказа.

Текст приказа излагают кратко и четко на деловом языке для исключения неоднозначного толкования документа;

Отдельные задания (например, задания, включающие цифровые данные), поясняющие или дополняющие содержание приказа, оформляют в виде приложений к приказу. О наличии приложений указывают в тексте распорядительной части приказа.

На первой странице приложения в правом верхнем углу проставляют отметку о приложении с указанием его нумерационного заголовка, в котором указывают дату и номер приказа:

Приложение

к приказу начальника дороги

от "___" апреля 2010 г. №.....

Приложения заканчивают чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 3 межстрочных интервалов (36 пт). Длина черты 2-3 см.

Если прилагаемые к приказу документы утверждаются этим приказом (в тексте приказа дается формулировка "Утвердить"), то на первой странице в правом верхнем углу каждого из этих документов проставляют отметку об утверждении (отметку о приложении в этом случае не делают):

УТВЕРЖДЕН

приказом начальника дороги

от "___" мая 2011 г. №....

Нумерацию страниц приказов, приложений к ним и каждого из утверждаемых документов производят отдельно.

В случае если утверждаемые приказом документы (положение, правила, инструкция и другие документы) имеют приложения, которые поясняют или дополняют содержание этих документов, страницы таких документов и приложений к ним должны иметь сквозную (единую) нумерацию.

Частая ошибка: на документе, являющемся приложением (в тексте указано «согласно приложению»), ставится отметка «УТВЕРЖДЕН». Или наоборот: в тексте написано «Утвердить прилагаемую Инструкцию …», а на инструкции неправильно стоит отметка «Приложение» вместо отметки «УТВЕРЖДЕНА».

Заголовок приложения к приказу (распоряжению) или утверждаемого приказом (распоряжением) документа печатается жирным шрифтом центрованным способом. Наименование вида документа выделяется прописными буквами (ПЕРЕЧЕНЬ, СОСТАВ, ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА и др.).

Проект приказа и приложения к нему, завизированные исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления дороги, подготовившего проект, согласовывают с руководителями причастных подразделений аппарата управления дороги (структурных подразделений) дороги, а также с юридической службой.

Проект приказа, представляемого на подпись начальнику дороги, также визирует заместитель начальника дороги, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы в соответствии с распределением обязанностей.

Визы согласования проставляют на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и приложений.

К проекту приказа, представляемого на подпись, должны прилагаться документы, во исполнение которых подготовлен проект, и, при необходимости, документы (копии документов), на которые имеется ссылка в подготовленном проекте приказа;

Если проект приказа подготовлен в инициативном порядке (при необходимости и в других случаях), то к нему прилагают пояснительную записку, которая должна содержать обоснование целесообразности его подготовки и вопросы, решаемые этим приказом;

Текст приказов по личному составу, связанных с назначением, перемещением, увольнением, командированием работников, начинается, как правило, с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопределенной формы: назначить, уволить, перевести, принять, командировать, предоставить отпуск. Затем указывают фамилию, инициалы работника (в приказах о приеме на работу - имя и отчество полностью) и его должность;

Приказы подписываются начальником дороги или лицом, осуществляющим его полномочия. Приказы по личному составу подписываются также заместителем начальника дороги, ведающим кадровыми вопросами, и руководителями подразделений аппарата управления дороги в пределах предоставленных им полномочий.

Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего приказ (распоряжение), его личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия).

Распоряжения по отдельным вопросам оперативного характера могут подписываться заместителями начальника дороги, в ведении которых находятся эти вопросы.

Наименование должности лица, подписывающего приказ (распоряжение), печатается от левой границы текстового поля (нулевого положения табулятора) в две строки.

Расшифровка личной подписи печатается без скобок на уровне второй строки наименования должности и выравнивается по правой границе текстового поля. Инициалы печатаются перед фамилией. Пробелы между инициалами, а также между инициалами и фамилией не делаются.

Примеры оформления реквизита «Подпись»:

Начальник железной дороги И.О.Фамилия

Первый заместитель

начальника дороги И.О.Фамилия

При оформлении приказа (распоряжения), издаваемого ОАО «РЖД» Ремонтного локомотивного депо совместно с другими подразделениями, в том числе общественными, подписи должностных лиц располагаются на одном уровне.

Дата и регистрационный номер проставляются на приказе (распоряжении) после подписания документа.

На приказах (распоряжениях) дороги должна быть проставлена отметка об исполнителе. Исполнителем является тот работник подразделения, который составляет проект приказа (распоряжения).

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество (фамилию и инициалы) исполнителя, номер его служебного телефона и условное (сокращенное) наименование подразделения управления и проставляется:

на приказе - в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа подлинника;

на распоряжении - в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа подлинника.

На лицевой стороне листа отметки печатаются шрифтом размером

№ 8-10, на оборотной стороне - шрифтом размером № 14.

Пример проставления отметки об исполнителе:

Исп. Петров Иван Иванович, НД

Тел. 4-45-50

Или

Исп. Петров И.И., НД

Тел. 4-45-50

Весьма важным для подготовки приказа, представляемого на подпись начальнику дороги, является оперативность его составления и согласования, что достигается за счет конструктивного взаимодействия подразделений аппарата управления.

Рекомендуется, чтобы на этом этапе исполнитель документа совместно с работником юридической службы провели предварительную экспертную оценку соответствия основных положений подготавливаемого проекта приказа (распоряжения) законодательству Российской Федерации, нормативным документам ОАО «РЖД» Ремонтного локомотивного депо и дороги.

Проект приказа, подготовленный в соответствии с требованиями Инструкции исполнитель представляет в двух экземплярах заместителю начальника службы управления делами.

К представляемому проекту приказа должны прилагаться подлинники материалов, во исполнение которых подготовлен проект. Могут прилагаться при необходимости документы (копии документов), на которые имеется ссылка в проекте приказа, а также справочные и другие материалы (они должны быть подписаны или завизированы должностным лицом, ответственным за подготовку представляемого проекта).

Заместитель начальника службы управления делами проверяет содержание проекта приказа (распоряжения), полноту его согласования (визирования) и правильность оформления проекта, представляемого на подпись начальнику, и удостоверяет это своей подписью (в нижней части визовой стороны листа).

Если в подготовленном на подпись проекте приказа (распоряжения) не соблюдены установленные Инструкцией требования по его согласованию и оформлению, заместитель начальника службы управления делами может возвратить проект исполнителю для устранения отмеченных недостатков.

В аналогичном порядке представляются исполнителями и проверяются помощником и секретарем первого заместителя начальника дороги, секретарями заместителей начальника дороги, старшим инспектором канцелярии службы управления делами проекты распоряжений, подготовленные для подписания соответствующим заместителем начальника дороги.

Для обеспечения точного и однозначного понимания приказа (распоряжения) он должен быть изложен деловым стилем с соблюдением правил русского языка.

- составление и оформление приказа и распоряжения об образовании советов, комиссий и рабочих групп

- составление и оформление приказа и распоряжения дороги об утверждении положений, правил, инструкций и других документов

- составление и оформление приказа и распоряжения дороги о проведении школ передового опыта, семинаров, совещаний, конференций и других аналогичных мероприятий

- составление и оформление приказа и распоряжения об утверждении проектов строительства (реконструкции) объектов железнодорожного транспорта, о вводе в эксплуатацию объектов и проведении эксплуатационных испытаний

- составление и оформление приказа и распоряжения дороги об объявлении нормативных актов Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, приказов и распоряжений ОАО «РЖД»

- составление и оформление приказа и распоряжения по вопросам управления и распоряжения имуществом

- составление и оформление приказа и распоряжения

о внесении изменений в приказы, распоряжения и иные документы

- оформление табличных приложений к приказу и распоряжению

При этом следует иметь в виду, что даты, номера, заголовки, тексты и фамилии должностных лиц в приведенных примерах являются условными.

Совместные приказы дороги и других организаций печатают не на бланках, а на листах бумаги стандартного формата А4:

- при оформлении совместного приказа наименования дороги и другой организации располагают на одном уровне;

- наименование вида документа - приказ - располагается центровано;

- подписи руководителей дороги и другой организации - располагаются ниже текста на одном уровне;

- дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центровано;

- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке расположения подписей под документом.

3.2 Распоряжение

(бланк - приложения № 1.)

Распоряжениями дороги оформляют решения отдельных вопросов преимущественно оперативного характера, связанных с обеспечением основных видов деятельности дороги, а также с исполнением решений органов государственной власти, органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров, правления и руководства ОАО «РЖД» и нормативных документов;

Подготовку проектов распоряжений осуществляют подразделения аппарата управления дороги по поручению начальника дороги, его заместителей или в инициативном порядке.

Распоряжение может не иметь констатирующей части; если она имеется, то завершается знаком препинания "двоеточие" (:). В распоряжениях (в отличие от приказов) слово "приказываю" не употребляют.

Проект распоряжения и приложения к нему, завизированные исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления, подготовившего проект, согласовывают с руководителями причастных подразделений аппарата управления (структурных подразделений) дороги.

Если в проекте распоряжения предусматриваются вопросы, решение которых связано с применением правовых норм, то такой проект подлежит согласованию с юридической службой;

Подготовку, согласование и урегулирование спорных вопросов по проекту распоряжения производят аналогично порядку, установленному для проекта приказа;

Заверенные копии распоряжения или его размноженные экземпляры исполнитель направляет адресатам согласно указателю рассылки.

стандартизация управленческий документ

3.3 Поручение

Задания и указания по решению текущих вопросов, разработке предложений по результатам совещаний, рабочих встреч и командировок, а также по подготовке документов, докладов и других материалов, в том числе с образованием для этих целей рабочих групп, рекомендуется оформлять поручениями начальника дороги или его заместителей, а не приказами и распоряжениями.

Проекты поручений начальника дороги могут готовить и визировать помощник начальника дороги или начальник Службы управления делами.

Поручения оформляются на листах формата А5 и А6.

3.4 Протокол

(бланк-приложения № 4.)

Протокол заседания - это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколами совещания не могут оформляться решения о назначении, увольнении, наказании и поощрении работников общества, которые оформляют в соответствии с порядком, установленным законодательством Российской Федерации.

Протокол по результатам совещания у начальника дороги и его заместителей оформляется в срок до 3-х дней подразделением аппарата управления, которое осуществляло подготовку материалов к данному совещанию. Он должен быть завизирован исполнителем, руководителем подразделения (ответственным исполнителем), а также заместителем начальника дороги, в сферу ведения которого входит, рассматриваемый на совещании вопрос в соответствии с распределением обязанностей. Визы согласования проставляют на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Решения, принятые на совещании, адресуют конкретным должностным лицам, подразделениям аппарата управления (структурным подразделениям) дороги с указанием фамилии и инициалов должностного лица.

В протоколе указывают должностных лиц, принимавших участие в совещании. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, при этом фамилии печатают в алфавитном порядке. Слово "Присутствовали" печатают от границы левого поля, подчеркивают, в конце слова ставят знак препинания "двоеточие". Ниже на 1-2 межстрочных интервала (12-24 пт) печатают наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы через 1 межстрочный интервал (12 пт).

Допускается оформлять список присутствующих (с указанием должностей, фамилий и инициалов) отдельным приложением.

Если совещание проходило не в Иркутске, то через 2 межстрочных интервала (24 пт) после реквизита "Вид совещания" (например, совещание у первого заместителя начальника дороги И.О. Фамилия) указывают по центру место проведения совещания (например, г.Тайшет, ст.Зяба). Дату, оформляемую словесно-цифровым способом слева, номер протокола печатают справа от названия места проведения.

Основную часть протокола печатают шрифтом размером N 14 через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и в нее включают вопросы, рассматриваемые на совещании и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруют римской цифрой и его наименование начинают с предлога "О" ("Об"), которое пишут центрировано и после последней строки проводят сплошную черту.

Под чертой в скобках указывают фамилии должностных лиц, выступавших на совещании при рассмотрении вопроса. Фамилии печатают через 1 межстрочный интервал (12 пт).

Принятые решения по рассматриваемым на совещании вопросам и поручения излагают отдельно и нумеруют арабскими цифрами.

Подпись отделяют от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт). Она включает наименование должности лица, председательствующего на совещании, его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилия).

Если к протоколу прилагают какие-либо материалы, то об этом делают соответствующую запись в протоколе.

К протоколу совещания составляют указатель рассылки, подписанный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления, ответственного за подготовку материалов совещания.

Протоколы совещаний, проводимых начальником дороги и его заместителями, в обязательном порядке направляют в канцелярию службы управления делами для регистрации и отбора на хранение (визированный экземпляр). Другой экземпляр или копию передают исполнителю для рассылки через экспедицию адресатам согласно указателю рассылки.

Если на совещании рассматривалось несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

Выписки из протокола заверяют, без воспроизведения подписи председательствующего на совещании, подписью исполнителя.

Оформление протокола совещания у руководителя подразделения аппарата управления производят на редактируемом шаблоне документов (для структурного подразделения) и пишут наименование этого вида документа - ПРОТОКОЛ.

Вид совещания (например, совещание у начальника службы технической политики И.О.Фамилия) печатают ниже слова ПРОТОКОЛ на 2 межстрочных интервала (24 пт).

Подготовка протоколов общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, заседаний правления, заседаний ревизионной комиссии, осуществляется в соответствии с положениями об этих органах (или регламентами их работы).

3.5 Письмо

(бланки - приложения № 5, 6, 7, 8.)

Письма руководства дороги подготавливают, как правило, в виде:

- докладов о выполнении поручений ОАО «РЖД», органов государственной власти, органов исполнительной власти и иных органов управления; сопроводительных писем к проектам ведомственных актов; обращений (запросов) по инициативе филиала;

- ответов в связи с запросами органов исполнительной власти, юридических и физических лиц, обращениями граждан;

- ответов на парламентские и депутатские запросы и т.д.;

Информационным (информационно-методическим) письмом доводят до подразделений аппарата управления дороги, обособленных структурных подразделений информацию, предназначенную для использования в работе в качестве методических материалов, а также для сведения;

Содержание писем должно соответствовать поручениям, предусмотренным в резолюции, отвечать по существу на вопросы, которые поставлены в письмах, обращениях и запросах, поступивших в филиал.

Письма могут быть адресованы организациям, их структурным подразделениям, руководителям или иным конкретным должностным лицам, а также физическим лицам. В состав адресата, который указывают в правом верхнем углу первого листа письма (первую строку адресата печатают на уровне наименования дороги в угловом штампе бланка), входят наименования организации (структурного подразделения организации), должности, инициалы и фамилия получателя.

При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

При направлении письма в организацию или структурное подразделение организации (без указания должностного лица) наименование пишут в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные, фамилии и инициалы лиц являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Письмо можно адресовать конкретному должностному лицу организации, если решение поставленных в письме вопросов входит в компетенцию этого должностного лица. При этом наименование организации пишут в именительном падеже, а наименование должности и фамилию - в дательном, например:

ООО "Логистика и транспорт"

Начальнику финансового отдела

И.И.Иванову

Если письмо адресуют руководителю организации или его заместителю, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, и реквизиты адресата пишут в дательном падеже, например:

Заместителю генерального

директора ОАО "Грузовая транспортная компания"

П.П.Петрову

Если в состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес, то сначала указывают наименование организации, затем ее почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

На письмах, направляемых в органы государственной власти, органы исполнительной власти и иные государственные органы, а также филиалам Общества, адрес не указывают.

Если письмо адресуют физическому лицу, то сначала указывают его фамилию, затем инициалы, далее почтовый адрес, например:

Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

Киреевский р-н, г. Липки

Тульская обл., 301264

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "КОПИЯ" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

Каждый экземпляр отправляемого письма должен быть подписан. Составную часть реквизита "Адресат": наименование организации (структурного подразделения организации), должность, инициалы и фамилию должностного лица, почтовый адрес - печатают с новой строки через один межстрочный интервал (12 пт). Начало строк многострочного реквизита должно быть выровнено по вертикальной линии.

Каждую составную часть реквизита "Адресат" отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами (18 пт).

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Например:

Оформление реквизита "Адресат" при переписке внутри Общества производят следующим образом.

При адресации письма должностному лицу Общества наименование его должности включает сокращенное наименование Общества - ОАО "РЖД" (ОАО "Российские железные дороги"), например:

Президенту ОАО "РЖД"

И.О. Фамилия

или

Вице-президенту ОАО "РЖД"

И.О.Фамилия

или

Вице-президенту - начальнику

Департамента управления персоналом ОАО "РЖД"

И.О. Фамилия

Или

Начальнику Департамента коммерческой работы в сфере грузовых перевозок ОАО "РЖД"

И.О. Фамилия

При адресации письма руководителю (должностному лицу) обособленного структурного подразделения Общества его наименование пишут без указания статуса этого подразделения в Обществе.

Например, не надо указывать, что железная дорога или проектный институт являются филиалом ОАО "РЖД":

Начальнику Забайкальской железной дороги

И.О. Фамилия

или

Директору Иркутского проектно-изыскательского института

И.О. Фамилия

В случае переписки между подразделениями аппарата управления дороги допускается не указывать наименование дороги.

Письмо должно иметь краткий заголовок, который раскрывает содержание письма. Если в письме отражено несколько вопросов, то его заголовок может быть сформулирован обобщенно. Точку в конце заголовка не ставят.

Заголовок к тексту письма печатают строчными буквами от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал (12 пт). Письма - ответы на обращения граждан заголовка не имеют.

Текст письма должен, как правило, касаться одного вопроса. В одном письме может быть затронуто несколько вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст письма, оформленного на бланке дороги (или на бланке подразделения аппарата управления), излагают от первого или третьего лица единственного числа или первого лица множественного числа.

Например: "Прошу выделить...", "Направляю материалы...", "филиал ОАО "РЖД" считает...", "Служба бухгалтерского и налогового учета сообщает...", "Просим направить..."

Если письмо оформлено на бланке начальника дороги, то его текст излагают от первого лица единственного числа: "Прошу ...", "Направляю...".

Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части излагают причину, основание или обоснование составления письма, приводят ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части излагают выводы, предложения, просьбы, решения.

3.5.8. Письмо может иметь приложения, которые поясняют или дополняют содержание письма.

Отметку о наличии приложений к письму печатают после текста письма (между текстом и подписью) и отделяют от текста 1,5-2 межстрочными интервалами (18-24 пт). Слово "Приложение" печатают с новой строки, после него ставится двоеточие и текст печатается через один межстрочный интервал (12 пт).

Если письмо имеет приложение, которое упоминается в его тексте, то отметку о нем оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложения, которые не названы в тексте, то их наименования перечисляют с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложения:

1. Справка о согласовании проекта стандарта "Документация внешнеторговая" на 5 л. в 2 экз.

2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л. в 2 экз.

Если к письму прилагают другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 22.04.2004 № 4/3032 и приложение к нему, всего на 7 л.

Отметка о наличии приложения может содержать дополнительные данные.

Если письмо направляют в несколько адресов, а приложение не во все адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то не указывают количество листов в них.

При большом количестве приложений на них составляют отдельную опись, а в самом письме после текста указывают:

Приложение: согласно описи на 48 л.

Приложения должны быть оформлены на листах бумаги стандартного формата А4, завизированы и иметь все необходимые для этого документа реквизиты. Нумерацию страниц письма и приложений производят отдельно по каждому документу.

Письма подписываются должностными лицами дороги в соответствии с их компетенцией.

Письма в адрес Президента ОАО «РЖД», вице-президентов ОАО «РЖД», органов государственной и исполнительной власти подписываются начальником дороги - филиала ОАО «РЖД» или лицом, осуществляющим его полномочия.

При оформлении письма на бланке начальника дороги логотип ВСЖД - филиал ОАО «РЖД» перед подписью не указывают, оставляют только должность - «начальник дороги».

Представляемое на подпись начальнику дороги и его заместителям письмо должно быть согласовано путем его визирования исполнителем документа, руководителем подразделения аппарата управления дороги, подготовившего письмо, руководителями причастных подразделений аппарата управления.

Письмо, подписанное начальником дороги и его заместителями, подлежит обязательной регистрации в канцелярии службы управления делами, которая отвечает за правильность оформления документа и создание единой информационной базы исходящих документов руководства дороги. Копия визированного экземпляра письма отбирается на хранение, оригинал исполнителем направляется адресату, визированный экземпляр исполнитель подшивает в дело, в соответствии с номенклатурой дел подразделения



3.6 Письмо при переписке с зарубежными корреспондентами

Переписка дороги с руководителями организаций железнодорожного транспорта (железных дорог) иностранных государств, в том числе государств-участников Содружества Независимых Государств, осуществляется за подписью начальника дороги или его заместителя, ведающего вопросами международных связей в соответствии с распределением обязанностей.