Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация внутреннего контроля исполнения бюджета

1. Понятие внутреннего контроля, его сущность и принципы

Внутренний контроль - это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия [11].

От эффективности внутреннего контроля зависит эффективность функционирования хозяйствующих субъектов в совокупности - это одно из условий эффективности всего общественного производства.

На любой стадии процесса управления неизбежны отклонения фактического состояния объекта управления от планируемого. Для своевременной информации о качестве и содержании этих отклонений и нужен внутренний контроль. Контроль выявляет слабые стороны деятельности организации, позволяет правильно использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также предотвратить кризисные ситуации.

Организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля - это сложный процесс, который включает в себя такие этапы, как:

1 этап: Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, организационной структурой, а также с ее возможностями.

2 этап: Разработка и документальное закрепление новой деловой концепции организации, а также комплекса мероприятий, способного провести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации ее целей, укреплению ее позиций на рынке.

3 этап: Анализ эффективности существующей структуры управления, ее корректировка.

4 этап: Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций.

5 этап: Организация отдела внутреннего контроля (или другого специализированного контрольного подразделения) [14].

Может быть и большее количество этапов оценки системы контроля в зависимости от индивидуальных особенностей экономического субъекта, подвергнутого проверке.

Критерием эффективности системы внутреннего контроля служит соблюдение принципов внутреннего контроля организации:

1) Принцип ответственности.

2) Принцип сбалансированности (сбалансированность означает, что субъекту нельзя предписывать контрольные функции, не обеспеченные средствами для их выполнения).

3) Принцип подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации.

4) Принцип своевременного сообщения об отклонениях.

5) Принцип ущемления интересов (необходимо создавать специальные условия, при которых любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают их к урегулированию проблем).

6) Принцип интеграции (при решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников функциональных различных направлений).

7) Принцип заинтересованности администрации.

8) Принцип компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля. Принцип компетентности состоит в проявлении контролером высокого уровня знаний при контроле финансово-хозяйственной деятельности, а также предполагает обязательное пополнение багажа знаний через курсы повышения квалификации, семинары, тренинги, необходимо постоянно быть в курсе всех последних изменений в законодательстве, изучать опыт и новые методы контроля, стремиться к повышению профессионализма.

9) Принцип соответствия (степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы).

10) Принцип постоянства (адекватное постоянное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений).

11) Принцип приемлемости методологии внутреннего контроля (означает целесообразное распределение контрольных функций, целесообразность программ внутреннего контроля, а также применяемых методов).

12) Принцип непрерывности развития и совершенствования (со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают).

13) Принцип приоритетности (абсолютный контроль надобычными незначительными операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных задач).

14) Принцип комплексности (нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов).

15) Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего контроля.

16) Принцип оптимальной централизации (динамичность, устойчивость, непрерывность функционирования системы обусловливаются единством и оптимальным уровнем централизации организационной структуры организации).

17) Принцип единичной ответственности (во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции за двумя или несколькими центрами ответственности).

18) Принцип функциональных потенциальных имитаций (временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроля не должно прерывать контрольных процессов).

19) Принцип регламента (эффективность функционирования системы внутреннего контроля прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации).

20) Принцип разделения обязанностей.

21) Принцип разрешения и одобрения.

22) Принцип взаимодействия и координации [10].

Важным аспектом функционирования системы внутреннего контроля является выполнение принципов данной системы, соблюдение которых повысит доверие к ней как внешних пользователей и ревизоров, так и внутренних пользователей данными контроля.

Контроль необходимо осуществлять на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации. Совокупность указанных принципов является основанием эффективности системы внутреннего контроля.

2. Цели и задачи внутреннего контроля

Целями организации системы внутреннего контроля на предприятии являются:

1) осуществление правильной, целенаправленной и эффективной деятельности организации;

2) обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником организации;

3) обеспечение сохранности и целостности имущества организации [13].

Для достижения вышеназванных целей необходимым условием является согласованность и целостность системы бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля, так как система двойной записи, лежащая в основе любой системы бухгалтерского учета (в том числе автоматизированных систем бухгалтерского учета), определяет порядок регистрации хозяйственных операций и обеспечивает надлежащий и четкий контроль.

Для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение следующих задач:

· проверка соблюдения в учреждении федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, правовых актов субъектов РФ, муниципальных правовых актов;

· выполнение приказов и распоряжений руководителя учреждения;

· законность и честность совершения кассовых операций в учреждении;

· организация учета и обеспечение сохранности и целостности имущества в учреждении;

· установление соответствия осуществляемых операций регламентам, полномочиям сотрудников;

· выявление внутрихозяйственных резервов и принятие мер к использованию их в интересах обеспечения деятельности учреждения;

· установление соответствия проводимых финансовых операций в части финансово - хозяйственной деятельности и их отражения в бюджетном учете;

· точность и полнота документации бухгалтерского учета;

· своевременность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

· недопущение ошибок и искажений в учете;

· изучение причин недостатков и нарушений в финансово - хозяйственной деятельности, принятие нужных и действенных мер по их устранению, предупреждению и своевременному возмещению причиненного ответственными лицами материального ущерба;

· изучение опыта практического применения в учреждении действующих положений, инструкций и иных правовых актов, определяющих нормы и порядок финансового и материального обеспечения, в целях их совершенствования [7].

Из перечисленных выше задач по организации внутреннего контроля видно неразрывную связь системы внутреннего контроля и двух видов бухгалтерского учета: бухгалтерский финансовый и бухгалтерский управленческий учет.

Первые три задачи обеспечиваются связью системы внутреннего контроля с системой бухгалтерского финансового учета, а три последние с системой бухгалтерского управленческого учета.

3. Процедуры и методы проведения внутреннего контроля

Процедуры представляют собой кирпичики в фундаменте всей системы контроля, посредством которых учреждения выстраивают и применяют выбранную методику внутреннего контроля.

Рис. 1. Основные процедуры контроля

1. Согласование документа в подразделении - это процедура, в ходе которой проверяются и подтверждаются достоверность, полнота и непротиворечивость информации, содержащейся в документе. Эта процедура включает в себя проверку правильности оформления документа и соответствия его нормативным документам, а также наличия необходимых приложений и сопроводительной документации.

2. Утверждение документа руководителем и введение его в действие - это процедура в ходе которой проверяется целостность и непротиворечивость информации, полученной из разных источников, может проводиться сверка данных. Эта процедура позволяет на ранних стадиях подготовки выявить возможные ошибки и исправить их до составления первичных документов и отчетности.

3. Проверка исполнения бюджета - это процедура, проводимая на завершающих этапах внутреннего контроля. Эта процедура проводится в форме анализа соответствия фактических бюджетных показателей плановым. Значительные отклонения служат основанием для проведения дополнительной проверки на возможные ошибки работников учреждения.

Если процедуры хорошо отработаны, то и включающие их методы внутреннего контроля могут принести хорошие результаты и показать свою эффективность [28].

На сегодняшний день в бюджетных учреждениях используются различные методики внутреннего контроля. Выделим те, которые понятны и достаточно эффективны. Наиболее общая и универсальная методика предполагает разделение внутреннего контроля по этапам осуществления операций.

Рис. 2. Основные методы контроля

Предварительный контроль - осуществляется до начала совершения хозяйственной операции. Он помогает определить, насколько целесообразной и правильной будет та или иная операция. Например: контроль за соответствием заключаемых учреждением договоров доведенным объемам лимитов бюджетных обязательств. На этом этапе, как и на следующем, задействовано много участников системы внутреннего контроля в учреждении, ответственных за совершение данных хозяйственных операций.

Текущий контроль - осуществляется на стадии формирования, распределения и использования финансовых ресурсов учреждения. Здесь проверяется соблюдение финансовой дисциплины, и принимаются меры по предотвращению нарушений. Например: постоянный анализ соответствия кассовых расходов фактически произведенным расходам. Текущему контролю подвергаются действия отдельных подразделений и отделов учреждения, добросовестное выполнение работниками своих обязанностей.

Последующий контроль - осуществляется по итогам совершения хозяйственных операций. Он осуществляется исходя из анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности. На данном этапе, как и на предыдущих, выявляются нарушения и принимаются действенные меры по их устранению. Например: проверка номенклатуры полученных и проплаченных учреждением товаров (работ, услуг) [12].

Приведенная методика поэтапного контроля необходима при разделении между сотрудниками обязанностей в системе внутреннего контроля. Например, с целью снижения риска ошибки и возможных злоупотреблений в положении о внутреннем контроле можно прописать норму о недопустимости совмещения одним лицом функций по санкционированию, исполнению и контролю за совершением хозяйственных операций [18].

Не все учреждения уделяют внимание всем этапам контроля, некоторые ограничиваются лишь «вялотекущим» и последующим контролем. В таком случае учреждению можно посоветовать другую методику внутреннего контроля, которая включает в основном последующий контроль уже совершенных операций.

3. Роль учетной политики в организации внутреннего контроля

Учетная политика является главным распорядительным документом бухгалтерской службы любого бюджетного учреждения. Бюджетный учет ведется исходя из норм БК РФ и Закона о бухгалтерском учете, которые обязывают составлять учетную политику все осуществляющие учет организации и учреждения.

В соответствии с п. 2 Инструкции №148н государственная учетная политика реализуется через:

· план счетов бюджетного учета;

· порядок отражения операций по исполнению бюджетов и кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы РФ на счетах бюджетного учета;

· перечень типовых корреспонденций счетов бюджетного учета;

· иные вопросы организации бюджетного учета.

Учетная политика включает в себя не только выбранные варианты ведения и методологию учета, но и различные приложения, в которых раскрываются практические способы реализации требований законодательства. Ниже приведены в виде схемы основные приложения к учетной политике бюджетного учреждения.

Каждое из перечисленных приложений к учетной политике является обязательным. При этом выделить главное приложение сложно, потому что при отсутствии любого из данных приложений учетная политика будет неполной, а система учета - непроработанной, не позволяющей должным образом соблюдать требования законодательства.

Рис. 3. Основные приложения к учетной политике бюджетного учреждения

Для вышеуказанных приложений, отдельные из которых взаимосвязаны, учетная политика является тем основанием, которое объединяет их в единую структуру и придает документам официальный статус. Ведь именно учетную политику запрашивают контролирующие органы при проверках учреждений. Принимают во внимание данный документ и судебные инстанции, разрешая спорные ситуации в пользу учреждений. Поэтому только в составе приложений к учетной политике будут применяться и исполняться в полной мере положения о внутреннем контроле, о документообороте, о расчетах с подотчетными лицами и другие необходимые в системе внутреннего контроля учреждения документы [9].

4. Обязанности по внутреннему контролю

Через бухгалтерию проходят почти все документы бюджетного учреждения, которые обрабатываются, принимаются к бухгалтерскому учету. Поэтому работников бухгалтерии можно считать исполнителями и контролерами в одном лице, которые участвуют во многих контрольно-ревизионных мероприятиях. Часто руководитель доверяет разработать и составить положение о внутреннем контроле бухгалтерии - «первой линии» контроля учреждения. Ведь именно она заинтересована в том, чтобы правильно и своевременно отчитаться перед бюджетом обо всех выделенных учреждению и затраченных им средствах. Однако ошибочно считать, что всю работу по внутреннему контролю можно возложить на учетных работников.

При наличии возможностей руководитель может поручить заняться внутренним контролем отдельному подразделению или комиссии по внутреннему контролю учреждения. В состав такой комиссии могут входить работники администрации, бухгалтерии, юридической службы и т.д. Главное при этом, чтобы подразделение контроля было независимым и представляло отчеты только назначившему его руководству. Тогда объективность выводов такой службы может быть не ниже оценки состояния дел в учреждении, которая дается внешними ревизорами - государственными органами.

Отметим, службы внутреннего контроля могут быть созданы органами исполнительной власти (органами местной администрации) (ст. 270.1 БК РФ). Данные подразделения занимаются разработкой и контролем за соблюдением внутренних стандартов и процедур составления и исполнения бюджета, составления бюджетной отчетности и ведения учета, а также подготовкой и организацией мер, направленных на повышение результативности (эффективности и экономности) использования бюджетных средств.

5. Структура положения о внутреннем контроле

6. Система внутреннего контроля

Система внутреннего контроля также может быть ориентирована на обеспечение эффективности деятельности, приносящей доход учреждению. Кроме того, она может включать иные мероприятия и вопросы, подлежащие внутреннему контролю.

Рис. 4. Основные элементы системы внутреннего контроля

Для бухгалтера система внутреннего контроля в большей степени включает надзор и проверку:

1) соблюдения требований бюджетного законодательства;

2) точности, правильности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;

3) предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;

4) исполнения приказов и распоряжений руководства учреждения;

5) контроля за сохранностью финансовых и нефинансовых активов учреждения [8].

Учреждению как получателю бюджетных средств следует организовать систему внутреннего контроля во исполнение норм Инструкции по составлению и представлению отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ, утвержденной Приказом Минфина России от 13.11.2008 г. №128н (далее - Инструкция №128н). Сведения о результатах мероприятий внутреннего контроля являются одним из приложений к пояснительной записке к годовой отчетности бюджетных учреждений (форма по ОКУД 0503160). Бюджетному учреждению в обязательном порядке следует указать тип и наименование контрольных мероприятий, выявленные нарушения и принятые меры по их устранению. Перечисленные сведения характеризуют результаты проведенных в отчетном периоде мероприятий по внутреннему контролю за соблюдением требований бюджетного законодательства и финансовой дисциплины, эффективным использованием материальных и финансовых ресурсов, а также за правильным ведением бюджетного учета и составлением бюджетной отчетности [16].

Состояние системы внутреннего контроля проверяется Федеральной службой финансово-бюджетного надзора. Руководствуясь п. 86 Административного регламента исполнения Федеральной службой финансово-бюджетного надзора государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации при использовании средств федерального бюджета, средств государственных внебюджетных фондов, а также материальных ценностей, находящихся в федеральной собственности, утвержденного Приказом Минфина России от 04.09.2007 г. №75н, ревизоры службы бюджетного надзора могут проконтролировать наличие и состояние текущего контроля за движением материальных ценностей и денежных средств, правильностью формирования затрат, полнотой оприходования, сохранностью и фактическим наличием продукции, денежных средств и материальных ценностей, достоверностью объемов работ и услуг [20].

7. Внутренние проверки

внутренний контроль организация проверка

Контроль посредством проведения проверок больше практикуется внешними ревизорами, что не мешает прибегать к проверкам при осуществлении внутреннего контроля. Как для плановых, так и для внеплановых проверок может понадобиться ревизионная комиссия, которая будет заниматься указанными мероприятиями контроля. Работники комиссии несут ответственность за обоснованность выводов по результатам проверки, составленный отчет и предложения руководству. Помимо плановых и внеплановых, проверки делятся на тематические, обобщающие и комплексные в зависимости от специфики и сферы деятельности учреждения.

Плановые проверки проводятся с определенной периодичностью, поэтому их сроки и объекты указываются в графике проверок. Он включает: объект проверки, период и срок ее проведения, ответственных исполнителей. Из перечисленных пунктов особое внимание следует уделить направлениям работы ревизионной комиссии. Учреждения самостоятельно выбирают объекты для проверки.

Описание выявленных недостатков и нарушений. На основании отчета разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений, назначаются сроки и ответственные за исполнение лица.

В программе внутренних проверок перечисленные вопросы могут быть разбиты на подвопросы по контролю конкретных подразделений, участков и хозяйственных операций.

При внеплановых внутренних проверках контролируются вопросы, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях и злоупотреблениях, поэтому в положении о внутреннем контроле могут быть не указаны объекты внеплановой проверки. В то же время нужно перечислить, по крайней мере, основания проведения такой проверки (неустранение нарушений, выявленных в ходе планового контроля, получение сведений о несоблюдении законодательства).

Любая проверка заканчивается оформлением результатов. По итогам контроля руководитель может принять следующие решения: привлечение к ответственности, поощрение работников, иные решения в пределах его компетенции. Исходя из выводов, сделанных по результатам проверки, составляется отчет. В него включаются все объекты проверки, а также описание выявленных недостатков и нарушений. На основании отчета разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений, назначаются сроки и ответственные за исполнение лица.

8. График документооборота учреждения

График документооборота регламентирует движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете (создание или получение, принятие к учету, обработка, передача в архив). Назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с ними и в конечном счете в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы бюджетного учреждения в целом.

Грамотно составленный график позволяет упорядочить движение документов в бюджетном учреждении и обеспечить своевременное получение документов бухгалтерской службой, их учет и хранение. В графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение.

График документооборота может быть составлен как в виде схемы, так и в виде таблицы (одна из форм таблицы приведена в Положении о документах и документообороте). Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение документов как в целом по учреждению, так и по его отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение. Наиболее простой вариант графика документооборота, составленного в форме таблицы, представляет собой сводный перечень операций по обработке бухгалтерских документов с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия [15].

Список литературы

1. Бюджетный кодекс Российской Федерации. - М.: Тандем, 2005.;

2. Отчет о проведенных внутренних контрольных мероприятиях в 4 квартале 2011 года по КУ «Центр социальных выплат по Русско-Полянскому району Омской области»;

3. Положение о внутреннем контроле Положение об отделе финансового обеспечения и кадровой работы КУ «Центр социальных выплат и материально-технического обеспечения по Русско-Полянскому району Омской области»;

4. Положение о реализации единой государственной учетной политики в Бюджетном учреждении Омской области «Центр социальных выплат и материально-технического обеспечения по Русско-Полянскому району Омской области» в 2011 г.;

5. Положение об отделе финансового обеспечения и кадровой работы Положение об отделе финансового обеспечения и кадровой работы КУ «Центр социальных выплат и материально-технического обеспечения по Русско-Полянскому району Омской области»;

6. Положение об учетной политике Бюджетного учреждения Омской области «Центр социальных выплат и материально-технического обеспечения по Русско-Полянскому району Омской области» для целей налогообложения;

7. Барматина Л.В. Контроль и ревизия. Учебно-методический комплекс / Л.В. Барматина. - Новосибирск: НГУЭУ, 2009. - С. 96.

8. Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия. Учебное пособие / Н.Д. Бровкина. - М.: ИНФРА-М, 2007. - С. 312 - 329.

9. Бурцев В.В. Государственный финансовый контроль: методология и организация / В.В. Бурцев. - М.: Маркетинг, 2000. - С. 347.

10. Внутренний аудит: Учебное пособие / ред. В.И. Подольского. 5-е изд., перераб. И доп. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - С. 494.

11. Внутренний контроль и аудит: Учебное пособие / Богатая И.Н., Н.Т. Лабынцев, Н.Н. Хахонова. - 3-е изд., перераб. И доп. - М.: ОАО «Московские учебники»; Ростов н/Д: Феникс, 2008. - С. 475.

12. Вознесенский Э.А. Финансовый контроль. Учебное пособие / Э.А. Вознесенский. - М.: Финансы, 2003. - С. 342.

13. Макальская А.К. Внутренний аудит. Учебное пособие / А.К. Макальская. - М.: Дело и сервис, 2001. - С. 143.

14. Макоев О.С. Ревизия и контроль. Учебное пособие / О.С. Макоев. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - С. 341.

15. Малолетко А.Н. Контроль и ревизия. Учебное пособие / А.Н. Малолетко. - М.: КНОРУС, 2006. - С. 93 - 97.

16. Малыхина В.А. Внутренний контроль бюджетных учреждений. Учебное пособие / В.А. Малыхина. - М.: Финансы, 2011. - С. 281.

17. Мельник М.В. Ревизия и контроль. Учебник / М.В. Мельник. - М. КНОРУС, 2006. - С. 60 -81.

Размещено на Allbest.ru