Анализ и совершенствование организационной структуры предприятия

1.1 Общая характеристика организации

Общество с ограниченной ответственностью «Анастасия плюс» создано в соответствии с гражданским кодексом Республики Беларусь, Законом Республики Беларусь «Об акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и обществах с дополнительной ответственностью», зарегистрировано в Брестском областном исполнительном комитете 26 февраля 2003 года.

Общество с ограниченной ответственностью «Анастасия плюс» было переименовано в Совместное общество с ограниченной ответственностью «Анастасия плюс» в связи с приобретением статуса коммерческой организации с иностранными инвестициями. И создано в соответствии с Инвестиционным кодексом Республики Беларусь, Гражданским кодексом Республики Беларусь и Законом Республики Беларусь «Об акционерных обществах, ответственностью». Зарегистрировано в Брестских обществах с ограниченной ответственностью и обществах с дополнительной ом областном исполнительном комитете 13 декабря 2004 года.

Форма собственности - частная.

Основной вид деятельности СООО «Анастасия плюс» - стеклообработка.

Участниками сформирован уставный фонд Общества в размере 133 380 (сто тридцать три тысячи триста восемьдесят) долларов США. Это составляет 285433200 (Двести восемьдесят пять миллионов четыреста тридцать три тысячи двести) белорусских рублей из которых 29 436 (двадцать девять тысяч четыреста тридцать шесть) долларов США внесено в денежной форме и 103 944 (сто три тысячи девятьсот сорок четыре) доллара США в не денежной форме.

История развития СООО «Анастасия плюс» началась в 1997 году на базе одноименного предприятия, расположенного на территории Городищенской мебельной фабрики ЗАО «Пинскдрев» и производившего витражи и стекло в небольших объемах для использования в мебельных гарнитурах.

За 10 лет с помощью зарубежных инвестиций было полностью переоборудовано все производство, введен строгий контроль качества, приглашены лучшие специалисты по стеклообработке и менеджменту. Были освоены фацетирование и матирование стекла и зеркал, налажен выпуск зеркал с цветной подложкой, витражей для дверей и витражного панно. А также «стеклянной» мебели (столов, тумб под ТВ).

В настоящее время, чтобы следовать за современными тенденциями в оформлении интерьеров, постоянно идет работа по улучшению дизайна изделий, использованию нестандартных материалов и расцветок.

Наличие современных станков, 10-летнего опыта и передовых технологий позволяет СООО «Анастасия плюс» выполнять самые разнообразные виды работ по промышленной обработке стекла и зеркал:

- нанесение фацета,

- шлифованная и полированная еврокромка,

- сверление,

- матирование,

- пескоструйная обработка,

- склейка,

- моллирование

- обработка кромок,

- и многое другое.

За 10 лет СООО «Анастасия плюс» завоевала своих клиентов. Однако производственные мощности фирмы позволяют изготавливать гораздо больше продукции. Возникает вопрос лишь о ее реализации.

Основные виды деятельности:

Общество осуществляет следующие виды деятельности:

- производство зеркал, стеклоизделий;

- художественное матирование стекла;

- обработка листового стекла;

- моллирование стекла;

- торгово-закупочная.

СООО «Анастасия плюс» в настоящее время выпускает:

- зеркала:

- со шлифованной,

- полированной еврокромкой,

- с фацетом прямолинейным и фигурным,

- разноообразные стеклоизделия,

- стеклянную мебель разных моделей,

- зеркала для ванных комнат,

- псевдовитражи,

- оказывает широкий спекрт услуг по обработке

- гнутые стекла

- стеклопакеты.

Списочная численность работающих на 01.01.2010 года составляет 44 человека.

Изучим данные о составе работников СООО «Анастасия плюс».

Всего в организации работает 44 человека, 11 из которых относятся к управляющему персоналу. Остальной персонал состоит из основных и вспомогательных работников.

В организации СООО «Анастасия плюс» больше всего занятых от 25 до 45 лет (70,5%). Большая часть работников работает в организации более 3-х лет (59%).

Средний возрастной состав работников составляет 35 лет.

Соотношение мужской и женской рабочей силы:

мужчины 63%

женщины 36%.

Рынок стеклоизделий, зеркальной продукции, стеклянной мебели является развивающимся и конкурентным. Чтобы оставаться на плаву, необходимо развиваться вместе с рынком, следить за его изменениями, предлагать новые формы сотрудничества.

Ценовая политика общества строится, ориентируясь на рыночные цены, ценовую политику конкурентов, с учетом издержек производства. Цены устанавливаются исходя из затрат, а также с учетом маркетинговой политики.

В целях улучшения сбытовой политики общество постоянно занимается обновлением выпускаемого ассортимента, с использованием новых технологий.

1.2 Миссия организации

Миссией СООО «Анастасия плюс» является выпуск конкурентоспособной продукции, удовлетворяющей требованиям потребителей, поддержание репутации поставщика высокого качества.

2.1 Анализ внешней среды

Макросреда:

1. Экономическая среда:

В Белоруссии в настоящее время сложилась очень сложная экономическая ситуация, способная вызвать серьезные последствия.

Со 2 января 2009 года Национальный банк Белоруссии перешел к механизму привязки курса белорусского рубля к корзине иностранных валют, одновременно девальвировав его на 20,5% по отношению к доллару США.

Рост внешней задолженности Белоруссии может привести к ее неплатежеспособности в начале 2010 года. Прирост объемов погашения задолженности Белоруссии в 2011 году может составить свыше 1 миллиарда долларов. Что может привести к очередной девальвации белорусского рубля и дефолту.

По официальным данным уровень безработицы в Белоруссии на конец января 2009 года составил 0,9%. Фактически роста заработной платы нет с ноября 2008 года.

Половина предприятий перешли на короткую рабочую неделю, в том числе и СООО «Анастасия плюс».

Частный бизнес в республике находится в загнанном состоянии и не может генерировать достаточное количество рабочих мест.

Все эти факторы влияют на уровень жизни, платежеспособность, прибыльность, уровень цен. В Табл. 1.4. показаны данные о затратах и полученной прибыли СООО «Анастасия плюс» за 2008-2009 года.

Удельный вес затрат в товарной продукции

На примере СООО «Анастасия плюс»: прибыль в 2009 г. в сравнении с 2008 годом снизилась на 5,94%.

2. Политическая среда:

Белорусские власти в последние несколько лет стали сокращать государственную поддержку предприятиям различных отраслей и проводить кампании по экономии ресурсов. Подобные меры связывают помимо прочего с ростом расходов Республики на дорожающие российские энергоносители на 20-30%.

Хотя в конце 2009 года был принят законопроект о поддержке малого и среднего предпринимательства. Суть заключается в содействии реализации инвестиционных проектов, расширении доступа к кредитным ресурсам, наращиваниях экспортного потенциала и реализации других мер. Это будет содействовать значительному повышению вклада малого и среднего предпринимательства в развитие экономики страны. В документе определено, что законодательством могут предусматриваться, в частности, особые режимы налогообложения для субъектов малого предпринимательства, а также упрощенная система ведения бухгалтерского учета.

3. Научно-техническая среда:

В основном оборудование СООО «Анастасия плюс» итальянского производства. Оборудование позволяет выпускать продукцию нужного количества, но есть оборудование, износившееся, которое не мешало бы заменить, научная среда достигла высокого уровня, и чтобы не отставать от научно-технического прогресса нужно обновить некоторые виды оборудования.

Финансовое положение не позволяет СООО «Анастасия плюс» обновить технологическую базу на данном этапе.

Микросреда (ближайшее окружение)

1. Потребители:

Продукция, производимая СООО «Анастасия плюс» ориентирована на мебельные производства, производства занимающиеся столярными работами, а также рассчитана на покупателей, как с высоким, так и средним уровнями доходов.

Чтобы привлечь новых партнеров, необходимо их ознакомить с изделиями, дать краткую характеристику. Для этого предназначена реклама, выполненная в деловом ключе с набором необходимой информации и направленная на продвижение качественной продукции. Продукция СООО «Анастасия плюс» изготавливается строго по польским технологиям на высокотехнологичном оборудовании. Предприятие производит продукцию по индивидуальным заказам.

Существует гибкая система скидок, учитывающая объем заказа, его сложность, личность клиента и существует возможность платежей в рассрочку для постоянных клиентов. Эстетические качества изделий из стекла достаточно высоки.

Все это создает сильные преимущества при конкурентной борьбе за рынок сбыта.

Потребителями продукции являются такие крупные организации как:

ОАО «Слониммебель» (1,32%),

ЗАО «Атлант» Минск (18,68%),

«Агроветсервис ОДО» (0,90%),

ЧПУП «АВН Мебель» Минск (0,97%),

ООО «БелГрупп» Смоленск (1,74%),

ООО СП «БелДрев» Гродно (1,20%),

СП ООО «Диприз» Барановичи (0,72%),

СЗАО «Белмедматериалы» (6,26%),

ЗАО «Бобруйскмебель» (3,57%),

Мебесон ООО Минск, (5,24%),

ООО «Вестмебель», СВ Класс УЧПТК Бобруйск, и др., а также мелкорозничные покупатели: ИП Корницкий В.М., ИП Чимбур, ИП Богатко, ИП Бараболкин, ИП Карпук Н.С., ИП Кожух В, ИП Хомбак О.Н. И др. (59,60%).

До осени 2008 года основным и главным потребителем СООО «Анастасия плюс» являлось крупное акционерное общество ЗАО «Пинскдрев», приносившее прибыль в размере 60%. СООО «Анастасия Плюс» поступило предложение от руководства ЗАО «Пинскдрев» войти в холдинг их общества. Акционеры СООО «Анастасия Плюс» отказались от этого предложения, так как они хотели чтобы организация существовала как отдельный субъект хозяйствования. Так как своими площадями предприятие не располагало, а арендовала площади на территории Городищенской мебельной фабрики, филиале ЗАО «Пинскдрев», в течении месяца пришлось покинуть арендуемые площади. В кратчайшие сроки удалось найти площади, которые СООО «Анастасия плюс» арендовала с последующим выкупом.

ЗАО «Пинскдрев» полностью отказалось от продукции СООО «Анастасия плюс», приобретая продукцию у основных ее конкурентов.

2. Поставщики:

СООО «Анастасия плюс сотрудничает с банком ОАО «Приорбанк».

Обеспечением сырьем и материалами необходимыми для производства занимаются специалисты группы планирования. Основное сырье, материалы и комплектующие для изготовления стеклоизделий и зеркал:

- стекло полированное толщиной 4,6,8,10 мм.;

- зеркало 4 мм (серебро, графит, бронза, синее, голубое, розовое);

- полкодержатели,

- крепления,

- держатели декоративные;

- ноги декоративные для столов и тумб;

- лента к стеклу и пленка цветная для изготовления псевдовитражей;

- пленка защитная,

- спирт,

- моющие средства, и многое другое.

Основные поставщики:

- ООО «Вильва» г. Минск РБ,

- ООО Торговый дом «Берестье - стеклоопт» г. Брест РБ,

- ООО «Главербель Клин» г. Москва РФ,

- ООО «ВТФ Авко» г. Минск РБ,

- ОДО «Тейпс-Про» г. Минск РБ,

- ЧУП «Арктек» г. Минск РБ, и другие.

Предприятие в значительной мере зависит от цен, устанавливаемых поставщиками на сырье и условий поставок сырья.

3. Конкуренты:

Основными конкурентами СООО «Анастасия плюс являются: БООО «Алмаз», ЧУП «Енисей», УЧПП «БрестОптимал», ЗАО «Айтин».

Преимущества этих организаций:

1. Крупные.

2. Находятся на территории столицы Белоруссии, город Минск и Минская область.

3. Участвуют во всевозможных выставках Республики Беларусь и за ее пределами.

4. Освоены виды деятельности, которые не освоены в СООО «Анастасия плюс», а именно фъюзинг, узорчатое стекло и пр.

Преимущества СООО «Анастасия плюс»:

1. Небольшой штат служащих, что так или иначе формирует горизонтальные коммуникационные связи.

2. Порядочность перед своими клиентами

3. Существует гибкая система скидок и возможность платежей в рассрочку.

2.2 Анализ внутренней среды

1. Выявление и написание основных, управленческих и вспомогательных бизнес-процессов.

К основным бизнес-процессам СООО «Анастасия плюс» относятся:

1. Управленческие - разработка документов;

2. Основные - обработка сырья;

3. Вспомогательные - обеспечение деятельности организации.

СООО «Анастасия плюс занимается производством стекла и стеклоизделий, поэтому основным бизнес-процессом является обработка стеклоизделий.

Функциональная матрица СООО «Анастасия плюс»

Я считаю что организационных единиц достаточно во всех структурных подразделениях. Каждый работник выполняет возложенные на него функции, соответствующие его должности.

Достаточно потому что организация является маленькой. Все специалисты, руководители, работники знают организацию, специфику работы друг друга и взаимозаменяются в случае больничного или трудового отпуска и др. обстоятельств. Так гл. инженер может выполнять обязанности директора; экономист - главного бухгалтера, мастер - начальника цеха, работники участков механической обработки могут взаимозаменяться, и остальные работники производства могут также взаимозаменяться.

5. Построение квалификационной матрицы.

Квалификационная матрица.

Из квалификационной матрицы мы видим, какие требования предъявляет СООО «Анастасия плюс» своим работникам, а именно основным требованием к высшему руководству и специалистам является наличие высшего профессионально технического или экономического образования; руководителям низшего звена (начальник цеха, мастер) в основном наличие среднего образования, рабочим наличие среднего образования желательно.

Руководители и специалисты высшего звена имеют высшее профессиональное образование согласно своей должности и опыт работы в данной организации более 3 лет.

Руководители производства имеют среднее техническое образование и опыт работы в данной организации более 3 лет.

Рабочие на участках механической обработки и участке декоративной обработки и сборки имеют среднее профессионально техническое образование и опыт работы в данной организации более 3 лет.

Обычный рабочий, имея опыт работы в данной организации, благодаря своим профессиональным и личностным качествам может вырасти до мастера, начальника цеха.

Все руководители и специалисты выполняют свои обязанности согласно должностным инструкциям и штатному расписанию.

Оплата труда осуществляется в пределах средств, заработанных трудовым коллективом. Форма оплаты - повременная, на основе применения единой тарифной сетки работников Республики Беларусь. На ее основе с использованием других элементов тарифной системы (тарифной ставки первого разряда, ЕТКС, квалификационных справочников должностей служащих).

7. Определение и описание связей между организационными единицами

Так как организация СООО «Анастасия плюс является малой (численность работников 44 человека), связи осуществляются между всеми подразделениями, директор следит за общим состоянием организации, за обстановкой дел в офисе, и за обстановкой дел на производстве и осуществляет связи со всеми структурными подразделениями. Отдел маркетинга осуществляет связи с гл. бухгалтером, дает информацию о платежах; с производством - дает оформленные заявки и следит за ходом их выполнения (начальник цеха, мастер, склад). Начальник производственно - диспетчерского отдела следит за снабжением и сроками изготовления продукции, и осуществляет связи со всеми структурными подразделениями. Начальник цеха и мастер следят за производством и качеством продукции и осуществляют связи со всеми производственными подразделениями, и с главным офисом, дают им информацию о ходе выполнения работ и качестве.

организация структура управленческий

Решить проблемы в организации можно за счет следующих действий:

1. Высокая мотивация персонала

2. Совершенствование системы работы отдела маркетинга и планирования

3. Совершенствование контроля за производством и качеством выпускаемой продукции.

Рассмотрим подробнее выявленные проблемы и запишем рекомендации по совершенствованию организационной структуры СООО «Анастасия плюс»:

1. Высокая мотивация персонала.

Главный потенциал предприятия заключен в кадрах. Какие бы прекрасные идеи, новейшие технологии, самые благоприятные внешние условия не существовали, без хорошо подготовленного персонала высокой активности добиться невозможно. Именно люди делают работу, подают идеи и позволяют предприятию существовать.

Поведение человека всегда мотивировано. Это может быть упорная работа, с воодушевлением и энтузиазмом, а может быть уклонение от нее в «знак протеста».

Мотивировать сотрудников - значит затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе труда.

Надо сказать, что человеческая психика устроена достаточно сложно, и деньги не всегда являются главным стимулом, заставляющим людей работать. Поэтому, средством мотивации могут служить не только деньги, но и все, что способствует укреплению у человека чувства самоуважения.

Материальная заинтересованность - один из основных общечеловеческих стимулов трудовой активности. Однако учитывать его необходимо осторожно, так как этот стимул, хоть и является очевидным, но, как показывает опыт, «срабатывает» далеко не всегда. Например, молодые работники, не имеющие своей семьи и профессионально не определившиеся, могут больше высокого заработка ценить возможность иметь свободное время; пожилые ориентированы на улучшение условий труда, снижение его напряженности даже в ущерб заработку.

Интерес к работе во многом определяется не только ее содержанием, но и организацией труда, методами управления и степенью влияния работника на производство (инициатива, самостоятельность, участие в принятии решений).

Удовлетворенность работников заработной платой зависит не столько даже от размера, сколько от социальной справедливости в оплате труда. Уравниловка в оплате - препятствие сохранению и усилению трудовой мотивации. При всей увлеченности своим делом, добросовестном отношении к работе, сознании, что другой человек при значительно меньшем вкладе получает столько же, оказывает деморализующее влияние на работника.

Система мотивации персонала:

1. Рабочая среда. Нет никаких сомнений, что обстановка, в которой выполняется работа, может существенно влиять на отношение и энергию работников. Это значит, что организации стоит вкладывать время, ресурсы и заинтересованность в создание такой обстановки, которая содействовала бы достижению ее задач и отвечала бы потребностям занятых.

2. Вознаграждение. Оно включает в себя зарплату и прочие выплаты, выходные дни и дополнительные льготы.

Дополнительные льготы получили в последние годы широкое распространение. Мы видим, как компания предлагает многие из следующих выгод, обычно имеющих для служащих больше ценности, чем эквивалентный объем заработка: жилье, личное медицинское страхование, страхование жизни и от несчастных случаев, оплаченное питание, возможности для развлечения, бесплатные товары, предоставление одежды, проведение диспансеризации и лечения, программы участия в прибыли, низкопроцентные кредиты, возмещение затрат на образование, загородные выезды для служащих и их семей, социальные функции.

3. Безопасность. Люди редко дают максимум возможного в атмосфере отсутствия безопасности.

Трудно ждать продуктивной работы от сотрудников бюджетной организации, финансирование которой постепенно сокращается и в любой момент может совсем прекратиться.

Чувство безопасности не просто связано с наличием или отсутствием работы. Люди также боятся утратить свое положение или потерять уважение, которое испытывают к ним другие. Многим нравится чувство безопасности, которое они испытывают в группе, к которой принадлежат.

4. Личное развитие и профессиональный рост. Один из наиболее эффективных способов увеличить вклад людей в работу организации заключается в оказании помощи их личному развитию. Развитие и опыт неразделимы, и, хотя тренировка и обучение могут оказаться полезными, невозможно найти замену возрастающей ответственности и новому опыту. Обратная связь с работой неотделима от развития людей, и она может быть сильнейшим мотивом для еще больших достижений.

5. Чувство причастности. Большинству людей нравится ощущение полезности их работы, и они хотят чувствовать себя частью организации, которая их нанимает. В некоторых организациях довольно открыто доводят до служащих информацию, что помогает им понимать происходящее. Однако в других, кажется, делают все, чтобы как можно дольше держать своих служащих в неведении. Поскольку чувство причастности - это двусторонний процесс, необходимо интересоваться мнениями, суждениями и взглядами работников. Психологи говорят, что в организационных группах обычно кто-то один является наиболее влиятельным и особенно важно, чтобы он участвовал в решении вопросов, воздействующих на группу.

6. Интерес и вызов. Стремление добиваться значительных результатов широко распространено во многих организациях. Большинство людей ищут такую работу, в которой содержался бы «вызов», которая требовала бы мастерства и не была бы слишком простой. Само содержание работы может взбодрить работников. К несчастью, очень многие виды работ скучны и не предъявляют особых требований. Даже явно исполнительские виды деятельности, типа наполнения полок или уборка, могут быть часто перестроены так, чтобы они приносили больше удовлетворения.

Мотивация сотрудников СООО «Анастасия плюс»

2. Совершенствование системы работы отдела маркетинга и планирования.

1. Перестановка кадров внутри отдела.

2. Совершенствование рекламной политики.

1. У специалистов отдела маркетинга очень много времени уходит на обработку документов, связи с клиентами, поставщиками, производством, и на маркетинговые исследования просто физически не остается времени. Я считаю что одного из специалистов по маркетингу надо перевести на должность специалиста по маркетинговым исследованиям. Для того чтобы он выполнял аналитические функции, то есть обеспечивал потребности организации в информации о внешней среде: собирал данные прежде всего о потребителях (изучение требований потребителей к качеству продукции, поиск и изучение новых рынков сбыта и новых потребителей выпускаемой продукции), конкурентах (сравнение своих возможностей с достижениями конкурентов), поставщиках и государстве.

2. Коммуникации между организацией и внешней средой представляют собой рекламную деятельность. Для того чтобы усовершенствовать рекламную политику СООО «Анастасия плюс» должна:

1. Принимать участие в специализированных выставках Белоруссии,

2. Размещать свои координаты в справочных изданиях,

3. Пользоваться услугами рекламных объявлений,

4. Проводить самостоятельную рекламную деятельность в виде расклейки по городу.

5. Размещение более обширной информации об организации в интернете.

Реклама в области коммуникаций играет информативную роль, она призывает потенциальных клиентов к сотрудничеству и напоминает уже существующим клиентам о существовании фирмы и ее работе.

Благодаря реализации этих действий СООО «Анастасия плюс» обладая полной информацией о внешней среде сможет найти большое количество новых клиентов, выйти на европейский рынок.

3. Совершенствование контроля качества.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией ее целей. Контроль необходим для эффективной деятельности любой организации.

На предприятии необходимо наличие строгой системы контроля, что позволит предотвратить срывы поставок, выпуск бракованной продукции и сбои в производстве.

Качество товара - фактор конкурентоспособности организации на рынке.

На предприятии необходимо наличие строгой системы контроля, что позволит предотвратить срывы поставок, выпуск бракованной продукции и сбои в производстве.

Таким образом, система управления качеством включает:

1. Задачи руководства (политика в области качества, организация).

2. Система документации и планирования.

3. Документация требований и их выполнимость.

4. Качество во время разработки (планирование, компетентность, документация, проверка, результат, изменения).

5. Качество во время закупок (документация, контроль).

6. Обозначение изделий и возможность их контроля.

7. Качество во время производства (планирование, инструкции, квалификация, контроль).

8. Проверка качества (входные проверки, межоперационный контроль, окончательный контроль, документация испытаний).

9. Контроль за испытательными средствами.

10. Корректирующие мероприятия.

11. Качество при хранении, перемещении, упаковке, отправке.

12. Документирование качества.

13. Внутрифирменный контроль за системой поддержания качества.

14. Обучение.

15. Применение статистических методов.

16. Анализ качества и систем принимаемых мер.

Контролируемые показатели качества устанавливаются а зависимости от специфики продукции.

Рекомендации по улучшению качества производства СООО «Анастасия плюс»:

1. Организация должна ориентироваться на потребителя и полнейшим образом удовлетворять его запросы. Это означает, что организация должна изучить потребительский спрос, на стадии дизайна продукции или услуг учитывать набор требований покупателя и, следовательно, предусмотреть необходимые изменения.

2. Продолжительное улучшение и измерение. Частота ошибок, выпуск продукции, потери, простои, удовлетворение запросов потребителя, производственная толерантность должны отслеживаться, оцениваться, быть количественно соизмеримыми с и сопоставимыми. Результаты измерения должны быть объявлены. Иногда оглашение этих показателей является достаточным, чтобы мотивировать людей к повышению качества продукции. Отслеживание также может дать ключ к повышению качества. Изменения повышают качество, и это может и должно происходить в любое время. Эталонное тестирование включает идентификацию конкурента, который характеризуется высоким уровнем организации процессов производства, сбыта, управления и т.д., изучение этих процессов и затем стремление повторить их в своей организации.

3. Открытое общение и обратная связь. Люди должны чувствовать себя свободно при обсуждении острых вопросов, касающихся качества работы. Общение должно происходить на всех уровнях организации. Подразделения, являющиеся потребителями по отношению к другим подразделениям внутри организации, должны свободно сообщать как свои требования, так и оценки выполненных заданий.

Заключение