Анализ и совершенствование организационной структуры ООО "Питер-Инфо"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. А.И.ГЕРЦЕНА

Факультет управления

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: Теория организации

Тема: Анализ и совершенствование организационной структуры ООО «Питер-Инфо»

Санкт-Петербург

2010 год

Общая характеристика организации

ООО «Питер-Инфо» является коммерческой компанией. На рынке распространения СМИ в Санкт-Петербурге работает с 10 сентября 2007 года. К настоящему времени компания насчитывает 10 современных типовых стационарных киосков по распространению печатной продукции в местах наибольшего скопления населения. Программа развития компании предусматривает увеличение розничной торговой сети города.

ООО «Питер-Инфо» является юридическим лицом, имеет постоянный, самостоятельный баланс, обособленное имущество, фирменное наименование, круглую печать со своим наименованием, эмблему и товарный знак.

Миссия

Миссия организации - это элемент общей цели, который выделяет данную организацию среди других и обозначает масштаб ее деятельности, вид продукции и тип рынка. Хорошо разработанное обоснование миссии фирмы должно четко и последовательно соотноситься со структурой и специфическими целями организации. Поскольку предполагаемые направления деятельности формируются, соответствуя организационным целям, менеджер выбирает путь, по которому эти цели будут достигаться. Этот путь и есть миссия.

Миссия ООО «Питер-Инфо» состоит в обеспечении населения газетно-журнальной продукцией по доступным ценам.

ООО «Питер-Инфо» распространяет около 350 наименований различных периодических изданий.

На основе общей миссии формулируются и устанавливаются цели предприятия - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится достигнуть предприятие.

Структура целей организации

Определение целей функционирования -- один из наиболее важных этапов в деятельности фирмы. От того, насколько правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит успех деятельности.

SWOT-анализ организации

SWOT-анализ, позволяет выявить и структурировать сильные и слабые стороны организации, а также потенциальные возможности и угрозы. По итогам этого анализа делается вывод о том, в каком направлении организация должна развивать свой бизнес и в конечном итоге определяется распределение ресурсов по сегментам.

Анализ внешней среды

Любая фирма, имеет связи с рынком: поставляя на него изделия, услуги и обеспечивая покупателей соответствующей информацией. С рынка фирма получает деньги и снова информацию - об объемах и темпах продажи, мнения покупателей, данные о товарах конкурентов и т.д. Таким образом, возникает замкнутая система, функционирующая как единое целое.

Кроме того, имеется еще одна замкнутая система, в которой компания является как бы принимающим звеном по отношению к поставщикам товаров. В ответ на этот материальный поток, фирма направляет информацию и деньги.

В итоге фирма оказывается тесно связанной с тем, что в теории маркетинга принято называть внешней средой.

В состав основных направлений деятельности компании ООО «Питер-Инфо» входит распространение газетно-журнальной продукции.

С экономической точки зрения на фирму влияют следующие факторы:

1) уровень инфляции

2) уровень цен на газеты и журналы

3) уровень развитости конкурентов

Политические факторы, действующие на компанию:

* политические реформы (например, в результате проведения которых может измениться арендная плата)

* налоговая политика

Социальные факторы:

*модные тенденции

* отношение людей к качеству жизни

* отношения людей к событиям, фактам

Покупатели, это люди практически любого возраста проживающие и работающие в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Представители этой категории обращают внимание на качество продукции и уровень цен. При принятии решений эти люди могут опираться на собственные интересы, потребности, существующие модные тенденции.

Поставщики - данная категория, безусловно, оказывает влияние на деятельность ООО «Питер-Инфо». Фирма находится в большой зависимости от них, так как газеты, журналы - основа исследуемой организации. Важно отметить, что компаний, занимающихся производством печатной продукции, в Санкт-Петербурге, небольшое количество. Поэтому все организации, занимающиеся продажей прессы, работают с одними и теми же поставщиками. Для «Питер-Инфо» важны стоимость, регулярность и, естественно, качество поставок.

Еще один немаловажный фактор, воздействующий на работу фирмы - конкуренты. Это довольно сильные, давно функционирующие на рассматриваемом рынке организации - «Роспечать» и другие.

Так, например, «Роспечать» является одним из самых крупных распространителем прессы в России.

Так же, на работу фирмы влияет такой фактор, как рабочая сила. Здесь следует учитывать высокие запросы в отношении заработной платы и соответствующий уровень квалификации. В городе находится очень много студентов, пенсионеров, которые всегда готовы подработать в киосках нашей компании.

Качественный анализ факторов внешней среды прямого воздействия

Количественный анализ факторов внешней среды

В наибольшей степени благоприятное влияние на организацию оказывают покупатели и поставщики, со стороны которых нет каких-либо существенных угроз. Таким образом, именно данными возможностями и, прежде всего со стороны покупателей и поставщиков организация должна воспользоваться для преодоления своих слабых сторон.

Анализ внутренней среды

Анализ внутренней среды представляет собой управленческое обследование функциональных зон организации с целью определения сильных и слабых сторон организации.

Для полного анализа внутренней среды компании ООО «Питер-Инфо» необходимо исследовать несколько функциональных зон.

Генеральный директор компании стоит во главе предприятия с момента ее образования и обладает большим опытом в области руководства. Следует отметить, что именно личность руководителя сыграла важнейшую роль в успехе компании.

Что касается руководителей среднего звена, то каждый из них имеет опыт работы во вверенной ему области не менее от 5 до 20 лет.

Анализируя организацию общего управления, было замечено, что организационная структура фирмы соответствует настоящему положению и существующим целям, в дальнейшем, при изменении стратегии, организационную структуру придется видоизменить.

Права и обязанности возложены на сотрудников, несущих ответственность за конкретную работу. Однако наблюдается нарушение информационных потоков, проявляющиеся в нечеткости взаимодействия между подразделениями. В этом направлении ведется работа, ведется изучение способов использования систематизированных процедур и техники в процессе принятия решений.

В организации отсутствует процедуры участия персонала в принятии какого-либо управленческого решения.

В компании ООО «Питер-Инфо» особое внимание уделено найму работников. На предприятии существуют хорошие возможности для карьерного роста; уровень зарплат средний.

Компания имеет высокую деловую активность и стремится к постоянному расширению. Анализ финансовой отчетности компании показал, что на предприятии наблюдается стабильный рост. Объем оборотных средств за последний год вырос примерно на 30%.

Особое внимание при изучении коммерческой деятельности фирмы привлекли данные по закупочной стоимости продукции, ее динамика, организация складского хозяйства и методы формирования оптимального запаса на складе фирмы.

Так введение контроля издержек значительно сократило стоимость накладных расходов, что благоприятно отразилось на себестоимости продукции.

Предприятие не ставит своей целью концентрацию своей деятельности на конкретном товаре или на определенной группе покупателей. Фирма имеет достаточно широкий ассортимент продукции.

Компания прилагает максимальные усилия для сбора информации о рынке, о предпочтениях покупателей, создания имиджа фирмы, разработки возможных новых направлений в сфере оказания дополнительных услуг. Действующая рекламная политика не всегда успешна, т.к. ориентирована большей частью на привлечение большего числа потенциальных покупателей в киоски фирмы, а не на создание предпочтений у потребителей или не на пропаганду собственных индивидуальных конкурентных преимуществ.

Проведенный анализ показывает, что внутренний потенциал компании ООО «Питер-Инфо» довольно высок. Сильны позиции организации в сбыте,

Анализ организационной структуры

Стиль руководства авторитарно-демократический: хозяин выслушивает замечания и предложения работников через специальную «почту» внутри организации, учитывает их мнения, предоставляет определенную самостоятельность, но в тоже время осуществляет строгий контроль за работой сотрудников, склада, торговыми точками и принимает единоличные решения.

В организации общая численность персонала составляет не более 100 человек. Персонал представлен административно-управленческим звеном, менеджерами, киоскерами и водителями. 50 % работников ООО «Питер-Инфо» обладают высшим образованием и все почти члены коллектива старше 25 лет. Психологи считают, что это наиболее продуктивный возраст для работников, так как основные домашние заботы постепенно уменьшаются.

Киоскеры в основном имеют средне-специальное образование. Коллектив киоскеров преимущественно составляют представительницы женского пола в возрасте 28-60 лет.

Линейная организационная структура основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления. Каждый подчинённый имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых. Преимуществами такой структуры можно назвать:

- простое построение

- однозначное ограничение задач, компетенции, ответственности

- жесткое руководство органами управления

- оперативность и точность управленческих решений

Недостатки:

- затруднительные связи между инстанциями

- концентрация власти в управляющей верхушке

- сильная загрузка средних уровней управления

Таким образом, проанализировав все вышеизложенное, мы пришли к выводу, что данная структура организации удовлетворяет ее потребностям.

Организация имеет достаточно большой ассортимент продукции, менеджеры работают только с определенным программным обеспечением (1С).

В фирме существуют такие должности как: менеджеры по продажам (закупкам) газетно-журнальной продукции и менеджеры по продажам (закупкам) сопутствующего товара.

Данное решение помогает фирме решить проблему с недостатком ассортимента продукции.

Недостаток существующей организационной структуры состоит в отсутствии четкой мотивации у сотрудников ООО «Питер-Инфо», которая бы являлась стимулом для максимально эффективной работы. Так как люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, семейное положение, его способности и т.п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим генеральному директору необходимо строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи начальнику приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

Также можно выделить следующие основные пути повышения эффективности работы организации, которые бы определяли направление совершенствования организационной структуры управления (ее организационную рационализацию или организационное новшество):

1.Обеспечение гибкости организационной структуры управления, например реакция на изменения во внешней среде с минимальными затратами, усилиями и в кратчайшие сроки.

2.Неуклонное повышение качества продукции.

Реализация данных мероприятий будет способствовать достижению целей предприятия. Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Основными переменными внутренней среды организации, которые требуют внимания руководства, являются: цели, структура, задачи, технология и люди. Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на другие. Совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.

Кроме того, проект совершенствования организационной структуры в органическом, адаптивном виде предполагает привлечение все большего количества работников, в том числе и не относящихся к управленческому персоналу, к процессу выявления и решения проблем организации.

организационный структура миссия

Заключение

В настоящее время накоплена значительная научная база в области проектирования системы управления, имеется, и все увеличивается количество публикаций российских авторов, посвященных различным проблемам этой области. Тем не менее, практика работы российских предприятий свидетельствует о том, что, несмотря на значительное количество научной, учебной и популярной литературы, наличие учебных курсов по организационному проектированию, существует еще много проблем, которые необходимо решать на основе применения современных методик и технологий менеджмента, учитывая социально-культурные и экономические особенности России, а также отраслевую специфику предприятий.

Как показал проведенный SWOT-анализ, ОАО «Питер-Инфо» имеет очень большие возможности для существования в условиях рынка; имеет высокий уровень конкурентоспособности, проявляет заинтересованность в повышении спроса. Предприятие уверенно проводит свое развитие в сторону расширения границ своей деятельности: расширяет как ассортимент товаров, так и географию торговой сети.

Анализируя структуру организации были выявлены недостатки в отсутствии четкой мотивации у сотрудников ООО «Питер-Инфо». Нами были предложены пути преодоления этих недостатков для улучшение работы и повышения рентабельности фирмы.

Список литературы

1. Мильнер Б.З. Теория организации. Учебник. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 648с.

2. Лафта Дж. К. Менеджмент. Учебное пособие. - М.: ПБОЮЛ Григорян А.Ф., 2002. - 264с.

3. Смирнов Э.А. Теория организации. Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2003. - 248 с.

4. Управление организацией. / Под ред. А.Г. Поршнева, 3.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 669с.

5. Устав ООО «Питер-Инфо»

Размещено на Allbest.ru