Цели организации выражают результат, к которому призваны стремиться работники, объединившиеся в организацию, для совместного труда, или то состояние, к которому они намерены прийти в результате совместной деятельности.

Цели следует рассматривать в качестве ориентиров, в соответствии с которыми функционирует организация. Правильно выбранные ориентиры предопределяют успех организации, и, наоборот, ошибки на этом пути могут поставить под угрозу ее существование.

Невозможно управлять людьми, если и руководителям, и подчиненным цели совершенно не ясны. Управлять -- значить побуждать других к достижению ясной им цели, а не заставлять делать то, что считаешь правильным.

Определение целей функционирования -- один из наиболее важных этапов в деятельности фирмы. От того, насколько правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит успех деятельности.

Ниже перечислены приоритетные цели ООО «Экспресс-Пресса»:

увеличение объема продаж ассортимента продукции

конкурентоспособность цен

увеличение доли рынка

продвижение на рынок новинок

2. SWOT-анализ организации

Любая фирма функционирует, имея связи с рынком: поставляя на него изделия, услуги и обеспечивая покупателей соответствующей информацией. С рынка фирма получает деньги и снова информацию - об объемах и темпах продажи, мнения покупателей, данные о товарах конкурентов и т.д. Таким образом, возникает замкнутая система, функционирующая как единое целое.

Кроме того, имеется еще одна замкнутая система, в которой компания является как бы принимающим звеном по отношению к поставщикам товаров. В ответ на этот материальный поток, фирма направляет информацию и деньги.

В итоге фирма оказывается тесно связанной с тем, что в теории маркетинга принято называть внешней средой.

ООО «Экспресс-Пресса» на рынке уже 8 лет. В состав основных направлений деятельности компании входит распространение газетно-журнальной продукции, сопутствующего товара.

С экономической точки зрения на фирму влияют следующие факторы:

* уровень инфляции

* курс доллара

* уровень цен на газеты и журналы, сопутствующий товар

* уровень развитости конкурентов

Политические факторы, действующие на компанию:

* отношение Правительства РФ к региону Санкт-Петербург

* политические реформы (например, земельная, в результате проведения которой может увеличиться/уменьшиться арендная плата)

* налоговая политика

Социальные факторы:

*модные тенденции

* отношение людей к качеству жизни

* реакция людей на изменение цен

Среди технологических факторов можно выделить следующее:

• совершенствование программного обеспечения

Что касается, покупателей, то это люди 7-60 лет и старше, проживающие и работающие в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Представители этой категории обращают внимание на качество продукции и уровень цен. При принятии решений эти люди могут опираться на собственные интересы, потребности, существующие модные тенденции.

Поставщики - данная категория, безусловно, оказывает влияние на деятельность ООО «Экспресс-Прессы». Фирма находится в большой зависимости от них, так как газеты, журналы и большой ассортимент сопутствующего товара - основа исследуемой организации. Важно отметить, что компаний, занимающихся производством печатной продукции, в Санкт-Петербурге, небольшое количество. Поэтому все организации, занимающиеся продажей прессы, работают с одними и теми же поставщиками. Для «Экспресс-Прессы» важны стоимость, регулярность и, естественно, качество поставок.

Еще один немаловажный фактор, воздействующий на работу фирмы - конкуренты. Это довольно сильные, давно функционирующие на рассматриваемом рынке организации - «Нева-Пресс», «Роспечать» и другие.

Так, например, «Роспечать» является одним из самых крупных распространителем прессы в России.

Так же, на работу фирмы влияет такой фактор, как рабочая сила. Здесь следует учитывать высокие запросы в отношении заработной платы и соответствующий уровень квалификации. В городе находится очень много студентов, пенсионеров, которые всегда готовы подработать киоскером. Следовательно, данная вакансия вряд ли будет открытой долгое время.

Качественный анализ факторов внешней среды прямого воздействия

Количественный анализ факторов внешней среды

Анализ внешней среды фирмы ООО «Экспресс-Пресса» показал, что наибольшую угрозу для компании представляют экономические факторы. Компании стоит в первую очередь в отношении этих факторов применить свои сильные стороны, которые должны помочь преодолеть существующие угрозы.

В наибольшей степени благоприятное влияние на организацию оказывают покупатели и поставщики, со стороны которых нет каких-либо существенных угроз. То же можно сказать и о политических, социальных и технологических факторах внешней среды. Таким образом, именно данными возможностями и, прежде всего со стороны покупателей и поставщиков организация должна воспользоваться для преодоления своих слабых сторон.

2.2 Анализ внутренней среды

Внутреннюю структуру организации называют еще внутренней средой. К ней относятся функциональные структуры фирмы, обеспечивающие управление, разработку и тестирование новых товаров, продвижение товаров до покупателей, сбыт, обслуживание, взаимоотношения с поставщиками и иными внешними органами. В понятие внутренней среды так же входят квалификация персонала, система передачи информации и т.д.

Таким образом, анализ внутренней среды представляет собой управленческое обследование функциональных зон организации с целью определения сильных и слабых сторон организации.

Для полного анализа внутренней среды компании ООО «Экспресс-Пресса» необходимо исследовать несколько функциональных зон.

Генеральный директор компании стоит во главе предприятия с момента ее образования и обладает большим опытом в области руководства. Следует отметить, что именно личность руководителя сыграла важнейшую роль в успехе компании.

Что касается руководителей среднего звена, то каждый из них имеет опыт работы во вверенной ему области не менее от 5 до 20 лет.

Анализируя организацию общего управления, было замечено, что организационная структура фирмы соответствует настоящему положению и существующим целям, в дальнейшем, при изменении стратегии, организационную структуру придется видоизменить.

Права и обязанности возложены на сотрудников, несущих ответственность за конкретную работу. Однако наблюдается нарушение информационных потоков, проявляющиеся в нечеткости взаимодействия между подразделениями. В этом направлении ведется работа, ведется изучение способов использования систематизированных процедур и техники в процессе принятия решений.

В организации отсутствует процедуры участия персонала в принятии какого-либо управленческого решения.

В компании ООО «Экспресс-Пресса» особое внимание уделено найму работников. На предприятии существуют хорошие возможности для карьерного роста; уровень зарплат средний.

Компания имеет высокую деловую активность и стремится к постоянному расширению. Анализ финансовой отчетности компании показал, что на предприятии наблюдается стабильный рост. Объем оборотных средств за последний год вырос примерно на 30%.

Особое внимание при изучении коммерческой деятельности фирмы привлекли данные по закупочной стоимости продукции, ее динамика, организация складского хозяйства и методы формирования оптимального запаса на складе фирмы.

Так введение контроля издержек значительно сократило стоимость накладных расходов, что благоприятно отразилось на себестоимости продукции.

Предприятие не ставит своей целью концентрацию своей деятельности на конкретном товаре или на определенной группе покупателей. Фирма имеет достаточно широкий ассортимент продукции.

Компания прилагает максимальные усилия для сбора информации о рынке, о предпочтениях покупателей, создания имиджа фирмы, разработки возможных новых направлений в сфере оказания дополнительных услуг. Действующая рекламная политика не всегда успешна, т.к. ориентирована большей частью на привлечение большего числа потенциальных покупателей в киоски фирмы, а не на создание предпочтений у потребителей или не на пропаганду собственных индивидуальных конкурентных преимуществ.

SWOT-матрица

Развёрнутая форма SWOT-анализа

Проведенный анализ показывает, что внутренний потенциал компании ООО «Экспресс-Пресса» довольно высок. Сильны позиции организации в сбыте, кадрах.

Особенно высок уровень руководства компанией.

В настоящий момент фирма использует современные информационные технологии, вся документация и учёт ведутся автоматизировано.

Несмотря на отсутствие маркетинговой службы, в этом направлении позиции ООО «Экспресс-Пресса» также довольно сильны. Однако недостатком является то, что не проводятся исследования, философия маркетинга очень слабо развита. Всё это сказывается на работе организации. Слабой стороной деятельности предприятия являются финансы.

2.3 Анализ организационной структуры

В фирме выделяется 3-х уровневая иерархия управления. Чем выше уровень иерархи, тем больше в структуре рабочего времени отводится стратегическим, перспективным вопросам. На низшем уровне работники занимаются оперативными сиюминутными задачами (продажа товара - обеспечение получения прибыли).

В организации общая численность персонала составляет 49 человек. Персонал представлен административно-управленческим звеном, менеджерами, киоскерами и водителями. 50 % работников ООО «экспресс-Пресса» обладают высшим образованием и все почти члены коллектива старше 25 лет. Психологи считают, что это наиболее продуктивный возраст для работников, так как основные домашние заботы постепенно уменьшаются.

Киоскеры в основном имеют средне-специальное образование. Коллектив киоскеров преимущественно составляют представительницы женского пола в возрасте 28-60 лет.

На данном предприятии существует функциональная структура управления, которая также называется традиционная или классическая. Посредством такой иерархической структуры наглядно отслеживается путь поступления информации и распоряжений от руководителя к подчиненным, и обратно. Наглядно эта структура будет иметь следующий вид:

организационный управление коммерческий

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.1. Линейная организационная структура управления ООО «Экспресс-Пресса»

Линейная организационная структура основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления. Каждый подчинённый имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых. Преимуществами такой структуры можно назвать:

- простое построение

- однозначное ограничение задач, компетенции, ответственности

- жесткое руководство органами управления

- оперативность и точность управленческих решений

Недостатки:

- затруднительные связи между инстанциями

- концентрация власти в управляющей верхушке

- сильная загрузка средних уровней управления

Таким образом, проанализировав все вышеизложенное, я пришла к выводу, что данная структура организации удовлетворяет ее потребностям.

Организация имеет достаточно большой ассортимент продукции, менеджеры работают только с определенным программным обеспечением (1С).

В фирме существуют такие должности как: менеджеры по продажам (закупкам) газетно-журнальной продукции и менеджеры по продажам (закупкам) сопутствующего товара.

Данное решение помогает фирме решить проблему с недостатком ассортимента продукции.

Недостаток существующей организационной структуры по моему мнению, еще состоит в отсутствии четкой мотивации у сотрудников ООО «Экспресс-Пресса», которая бы являлась стимулом для максимально эффективной работы. Так как люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, семейное положение, его способности и т.п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим генеральному директору необходимо строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи начальнику приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

Также можно выделить следующие основные пути повышения эффективности работы организации, которые бы определяли направление совершенствования организационной структуры управления (ее организационную рационализацию или организационное новшество):

Реализация данных мероприятий будет способствовать достижению целей предприятия. Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Основными переменными внутренней среды организации, которые требуют внимания руководства, являются: цели, структура, задачи, технология и люди. Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на другие. Совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.

Кроме того, проект совершенствования организационной структуры в органическом, адаптивном виде предполагает привлечение все большего количества работников, в том числе и не относящихся к управленческому персоналу, к процессу выявления и решения проблем организации.

Размещено на Allbest.ru