Анализ и совершенствование организационной структуры ООО "Питерграфия"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Российский государственный педагогический университет им. А.И. Герцена

Факультет управления

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: Теория организации

Тема:

Анализ и совершенствование организационной структуры ООО «Питерграфия»

Выполнила: Студентка 1 курса

группы 3МБ 3-09

Александрова Е.В.

Научный руководитель:

д. п. н., профессор Трапицын С.Ю.

Санкт-Петербург 2010



СОДЕРЖАНИЕ

1. Определение миссии, целей и функции организации

1.1. Общая характеристика организации

1.2. Миссия организации

1.3. Структура целей организации

2. SWOT-анализ организации

2.1. Анализ внешней среды

2.2. Анализ внутренней среды

2.3. Анализ организационной структуры



1. Определение миссии и целей организации

1.1. Общая характеристика организации

ООО «Питерграфия» создана в 2000 г. решением собрания учредителей. Данное общество является филиалом ООО «Холдинг Мосграфия», расположенного в г. Москва, которое имеет филиалы в различных регионах России и ближнего зарубежья.

Фирма занимает второе место в Санкт-Петербурге по продаже материалов для полиграфии.

В обществе трудятся:

Сотрудники офиса - 14 человек, в том числе

- Генеральный директор

- Менеджеры по продажам 8 человек

- Бухгалтеры 3человека

- Системный администратор

- Секретарь

Сотрудники торгово-складского комплекса 10 человек, в том числе

- Начальник ТСК

- Кладовщик-учетчик 2 человека

- Водитель автопогрузчика 2 человека

- Грузчики 2человека

- Водители 3 человека

Офис фирмы расположен по адресу: ул. Большая Монетная д.16

Цель общества Получение максимальной прибыли от продаж.

Функции общества

1. Осуществление торгово-финансовой деятельности в соответствии с принятыми законами.

2. Своевременное выполнение принятых заказов на продукцию фирмы.

3. Захват, максимально возможного, сегмента рынка полиграфических материалов.

4. Уважительное отношение к клиентам.

5. Обеспечение фирмы квалифицированными сотрудниками.

6. Обеспечение достойного заработка сотрудникам фирмы.

1.2 Миссия фирмы

«Бумага-это МЫ»



2. SWOT-анализ организации

2.1 Анализ внешней среды

Факторы прямого влияния на деятельность организации

- Поставщики

Иностранные фирмы, занимающиеся производством мелованной бумаги, упаковочного и дизайнерского картона, полиграфической фольги и печатающей краски. Отечественный производитель бумаги для офисной техники.

- Капитал

Капитал дает возможность, постоянно расширять ассортимент продукции выставляемой на рынок, удовлетворяя потребности все большего числа клиентов. Обновлять производственные мощности, тем самым, отказываясь от услуг различных компаний осуществляющих перевозку и сортировку товара. Повышать уровень жизни сотрудников фирмы.

- Трудовые ресурсы

Разделены, на основных работников лояльных к организации, имеющих опыт работы и составляющих костяк, и тех, кого можно заменить в любой момент.

- Законы

Законы о торговой деятельности организаций, таможенные законы и правила, ТК РФ.

- Государственные органы

Выполнение требований налоговой, пожарной инспекции.

- Потребители

В основном это организации и частные предприниматели производящие печатную продукцию в виде журналов, листовок, брошюр, а также упаковку и этикетку для различных видов товаров.

- Конкуренты

Это фирмы, занимающиеся аналогичным видом деятельности. Борьба идет с помощью:

- заключения прямых договоров с производителями об эксклюзивных поставках популярных материалов с целью захвата всей квоты на ввоз

- обеспечения поставки качественного товара точно в срок

- расширения ассортимента товара

Факторы косвенного влияния на деятельность организации

- Технологии

Процессы, связанные с выпуском нового печатного оборудования требующего соответствующего качества товара.

- Состояние экономики

Изменение таможенных пошлин и системы налогообложения, а также разрешенного количества товара на ввоз, ведет к изменению стоимости.

Оплата труда.

- Социокультурные

Традиции, поддерживаемые внутри организации

- Отношение с местными органами власти

Осуществление отпуска товара (в основном офисная бумага) по ценам ниже закупочных в детские дома, больницы, школы.

- Демографический

- Общественность

Средства массовой информации, содружество поставщиков полиграфических материалов, общечеловеческие и моральные принципы.

2.2 Анализ внутренней среды

Структура управления

Управление данной фирмой осуществляется на основании приказов, распоряжений и должностных инструкций составленных и утвержденных Генеральным директором предприятия. Данные приказы, распоряжения и инструкции составлены в соответствии с Федеральными законами, требованиями ТК РФ, пожарной, дорожной и налоговой инспекций.

На основании этого следует вывод, что всю ответственность за деятельность организации несет Генеральный директор. Именно он формирует ценовую стратегию предприятия, заключает договора на поставки и решает вопрос об отпуске товара, а также осуществляет построение структуры управления организации. Система организации состоит из совокупности взаимозависимых частей. Которые в свою очередь являются структурой организации.

управление общество

2.3 Анализ организационной структуры

Функциональные области и связи ООО «Питерграфия»

При рассмотрении структуры ООО «Питерграфия» выявляются следующие связи:

Генеральный директор
Торгово-складской комплекс		Бухгалтерия		Отдел продаж
Автохозяйство Служба доставки Транспортная логистика

1. Связь:

Основной связью, является связь руководителей с генеральным директором, которые организуют, управляют и координируют работу своих отделов. В фирме существуют следующие отделы:

- Бухгалтерия

- Отдел продаж

- Торгово-складской комплекс

2. Связь:

ТСК ООО «Питерграфия» взаимосвязан с автохозяйством, службой доставки, отделом транспортной логистики и бухгалтерией.

3. Связь:

Автохозяйство занимается непосредственной доставкой товара клиентам.

Таким образом, все функциональные области выполняют свои обязанности необходимые для нормального функционирования организации в целом. И слаженная работа всех частей, позволяет выполнять задачи организации в целом.

Структура управления ООО «Питерграфия»

Органом управления является администрация. В данном случае это генеральный директор или в его отсутствие главный бухгалтер. Также управление осуществляется коллективно начальниками отделов, в случае отсутствия директора и главного бухгалтера. Администрация осуществляет управленческие функции и также вступает во внешние правоотношения в пределах своих полномочий, которые ограничены действующими законами, правилами и моральными принципами. Администрация представляет интересы фирмы в государственных, общественных и иных учреждениях. Издает приказы и распоряжения по фирме. Назначает начальников отделов, дает рекомендации при приеме сотрудников в данные отделы. Осуществляет руководство деятельностью организации и несет ответственность перед учредителями за результаты деятельности. Генеральный директор ООО «Питерграфия» подчиняется генеральному директору ООО «Мосграфии».

Для создания структуры организации необходимо выстроить логические взаимоотношения уровней и функциональных областей, в форме, позволяющей наиболее эффективно достигать цели организации.

1. Управление строится на единоначалии, когда каждый подчиненный принимает приказы и распоряжения только от одного начальника и отвечает за их выполнение непосредственно перед ним.

2. Разделение труда в фирме является основой структуризации управленческой деятельности. Каждый сотрудник ознакомлен со своей должностной инструкцией и придерживается ее в процессе работы. По результатам деятельности ему могут добавляться дополнительные обязанности с соответствующим увеличением денежного вознаграждения.

Кроме основных отделов в организации существует также обслуживающая сфера (секретарь, уборщица, системный администратор)

Высший уровень управления фирмой осуществляет генеральный директор, координируя совместную работу подразделений.

В свою очередь начальники отделов распределяют обязанности каждого сотрудника их подразделения. Чтобы вся необходимая работа выполнялась на должном уровне.

Основными функциями генерального директора являются:

- управление торгово-финансовой и административно-хозяйственной деятельностью;

- определение ценовой политики;

- заключение договоров с поставщиками;

- определение области деятельности линейных руководителей (начальников отделов).

Задачи организации делятся на три категории:

Работа с людьми, предметами и информацией. В зависимости от занимаемой должности сотрудник может выполнять все три задачи или наиболее приоритетную. Так для водителя автопогрузчика - это в основном работа с предметами, для сотрудника отдела продаж - работа с людьми. Для логиста - работа с информацией. При этом каждый сотрудник должен представлять, в какие взаимоотношения по должности он включается, выполняя свои функциональные обязанности. Кому подчиняется, перед кем отвечает, кем руководит и как результат его деятельности сказывается на достижении цели организации. Поэтому в фирме созданы необходимые документы - локальные акты, в которых в полной мере отражены должностные обязанности каждого сотрудника организации. Понимание важности четкого выполнения своих функциональных обязанностей каждым сотрудником фирмы, способствует достижению поставленной цели.

Структура организации в период от создания фирмы до настоящего времени претерпела массу изменений связанных с расширением фирмы и увеличением числа сотрудников. И далее с развитием фирмы она также будет меняться, стремясь к совершенству.

Связи управления

Управление организацией строится по принципу единоначалия, управление обеспечивает генеральный директор, координируя работу отделов отдавая приказы и распоряжения начальникам этих отделов. В случае отсутствия какого-либо из этих элементов системы его обязанности выполняет другой элемент.

1. Связь:

Связь генерального директора с начальниками отделов и сферой обслуживания.



Генеральный директор отдает приказы и распоряжения начальникам отделов, контролирует ценовую политику в отношении различных организаций. Контролирует количество принятого и отгруженного товара, за определенные промежутки времени. Ведет переговоры с поставщиками и крупными клиентами. В случае его отсутствия все финансовые вопросы решает главный бухгалтер, а переговоры с поставщиками и клиентами берет на себя начальник отдела продаж.

2. Связь:

Работа торгово-складского комплекса. Руководство осуществляет начальник ТСК. Он планирует поставки необходимого товара, ориентируясь по данным его движения, контролирует работу склада в вопросах приема и отпуска товара и, являясь одновременно начальником автохозяйства, отвечает за техническое состояние автопарка. Также в его обязанности входит управление транспортной логистикой.

В случае его отсутствия вопросы по приемке и отпуску товара решает старший кладовщик, а движением автотранспорта и планированием поставок необходимого товара руководит логист.

3. Связь:

Старший кладовщик-учетчик имеет в своем подчинении кладовщика-учетчика, две смены грузчиков и грузчика свободной смены

В случае отсутствия, его обязанности берет на себя кладовщик-учетчик.

Также работают две смены грузчиков в паре водитель-автопогрузчика - грузчик. Т.к. режим работы склада с 6.00 до 24.00, т.е смены работают с 6.00 до 15.00 и с 15.00 до 24.00, в штате состоит грузчик с режимом работы с 9.00 до 18.00, который необходим в дневное время когда идет основное движение товара, а также может заменить грузчика любой смены в случае отпуска или болезни.



Квалификационная матрица

№	Должность	Требования
1.	Генеральный директор	Высшее образование (желательно), знание рынка полиграфических материалов, умение осуществлять торгово-закупочную деятельность в условиях рыночной экономики, умение принимать управленческие решения, обеспечивать условия труда для сотрудников.
2.	Главный бухгалтер	Высшее бухгалтерское образование, стаж работы не менее пяти лет, должен следить за финансовым состоянием организации, знать законы, нормативные акты и требования налоговых органов к торговым организациям.
3.	Начальник отдела продаж	Высшее образование (желательно), Умение руководить людьми, знание рынка полиграфических материалов, сильных и слабых сторон конкурентов, умение находить общие интересы с клиентом.
4.	Менеджер по продажам	Высшее образование (желательно), знание рынка полиграфических материалов, сильных и слабых сторон конкурентов, умение находить общие интересы с клиентом.
5.	Начальник торгово-складского комплекса	Высшее образование (желательно), знание рынка полиграфических материалов. Организовывать работу складского комплекса, знать места расположения типографий города, решать вопросы, связанные с автотранспортом в органах ГИБДД, уметь предвидеть и предотвращать возникновение конфликтов. Знать правила, хранения товара, ведения отчетной и первичной бухгалтерской документации, знание марок и видов товара.
6.	Кладовщик-учетчик	Среднее образование Знать правила, хранения товара, ведения отчетной и первичной бухгалтерской документации, уметь организовывать работу склада, знание марок и видов товара.
7.	Водитель автопогрузчика	Среднее образование, наличие прав на управление автопогрузчиком, знание марок и видов товара
8.	Грузчик	Образование не важно, знание марок и видов товара, физически крепкий.
9.	Секретарь	Образование не важно, умение грамотно и вежливо разговаривать с людьми, знать правила пользования офисной техникой.
10	Системный администратор	Образование среднее, в совершенстве знать ПК, пакет офисных и торговых программ.

SWOT- анализ деятельности организации

Чтобы достичь цели, выжить в сложных конкурентных условиях, организация должна быть эффективной и результативной. Чтобы оставаться конкурентоспособной в условиях рынка, фирме приходиться менять способы борьбы за клиента, в стремлении достичь своей цели.

SWOT-анализ:

- сильные стороны

- слабые стороны

- возможности

- угрозы деятельности

Факторы	Сила	Слабость	Возможности	Угрозы
Все сотрудники офиса имеют высшее образование	Умение грамотно подходить к решению различных проблем	Образование не соответствует деятельности	Самообучение, накопление опыта	Уход в другие фирмы менеджеров отдела продаж
Семинары	Получение дополнительных знаний в области полиграфии	Небольшое количество времени, уделяемое обучению	Увеличение объема продаж	Уход в другие фирмы менеджеров отдела продаж
Оплата труда	Средний уровень Своевременная выплата	Отсутствие привязки заработной платы к объему выполняемой работы	Работа во внерабочее время	Поиск сотрудниками, другого места работы с более высоким окладом
Приобретение оборудования	Увеличение объема продаж с меньшими затратами	Отсутствие собственной ремонтной базы	Ремонт собственными силами	Серьезные поломки и хищение
Социо- культурные	Поддержание традиций организации, сплочение коллектива	Отказ от участия отдельных членов	Взаимовыручка, более дружеское отношение внутри коллектива	Новые члены организации не придерживаются старых традиций
Политические	Выполнение всеми членами коллектива установленных норм и законов	Отказ от приобщения к традициям организации	Всегда можно найти замену	Нарушение отношений
Рекламно-информационные средства	Оповещение потенциальных клиентов о деятельности организации	Отсутствие полной информации об ассортименте предлагаемых товаров	С помощью рекламы и проводимых выставок можно полнее рассказать об предлагаемом товаре	Искажение информации о деятельности фирмы
Конкуренты	Организация ведет непрерывную борьбу за рынок сбыта	Сбои в работе, срыв поставок	Улучшение качества обслуживания клиентов	Отказ клиентов от работы с нашей фирмой
Поставщики	Проверенные, поставщики полиграфических материалов	Ограничение ввоза	Перекупка товара у конкурентов для постоянных клиентов	Все, что связано с перебоями в поставке грузов транспортные проблемы, забастовки докеров, задержки грузов таможенными службами)

Данная структура является линейно-функциональной. Прослеживается разделение труда, что дает с помощью четкого взаимодействия отделов достигать поставленной цели. Разграничение функций за счет должностных инструкций, дает возможность отслеживать на каждом этапе, выполнение определенной задачи.

В результате SWOT-анализа и анализа обязанностей сотрудников можно выявить следующую проблему: Объем обязанностей некоторых сотрудников, превышает их возможности. Необходимо увеличение штата сотрудников в связи с постоянно увеличивающимся ассортиментом продукции и объемов продаж. Расширение штата позволит снять дополнительную нагрузку с сотрудников, что позволит более тщательно относится к своим непосредственным обязанностям.

Размещено на Allbest.ru