Анализ и совершенствование организационной структуры на примере ОАО "Русские самоцветы"

В целом основными функциями действующей системы управления персоналом являются следующие:

1). Разработка кадровой политики и стратегии предприятия;

2). Подбор, расстановка и воспитание кадров;

3). Организация рациональной системы по приему, увольнению, перемещению кадров, оформлению кадровых документов;

4). Своевременное и качественное обеспечение функционирования информационной системы «Кадры» на ПК;

5). Планирование и осуществление мероприятий по обеспечению предоставления работникам предприятия основных социальных прав, льгот и гарантий;

6). Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям, наградам. Ведение учета награждения работников предприятия наградами, поощрениями;

7). Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинированной ответственности;

8). Учет и хранение подлинников действующих документов: структур управления, трудовых книжек, «Положений» о службах и подразделениях предприятия, должностных инструкций работников;

9). Организация хранения законченных дел несекретного делопроизводства, образующихся в процессе деятельности предприятия, документов по личному составу, выдача архивных справок;

10). Контроль состояния трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка.

Совершенствование организационной структуры.

Анализ действующей организационной структуры Отдела кадров ОАО «Русские самоцветы» показал, что менеджеры по персоналу совмещают всю работу по отбору, подбору, адаптации, обучению, социальному обеспечению и т.п. сотрудников предприятия. При этом не существует никакого функционального разделения их обязанностей, что крайне негативно сказывается на всех функциях управления персоналом. Становится непонятно, кто осуществляет поиск кандидатов, кто отвечает за отбор кадров, а кто за адаптацию новых сотрудников и т.д. В отделе кадров существует лишь личная договоренность сотрудников между собой о распределении обязанностей. А это приводит к снижению как качества реализации той или иной функции управления персоналом, так и к снижению ответственности за недобросовестное выполнение данной функции (как известно коллегиальная ответственность всегда более размытая, чем личная ответственность конкретного должностного лица).

Исходя из сказанного, мы предлагаем преобразовать Отдел кадров ОАО «Русские самоцветы» в Службу персонала предприятия. Представим собственный вариант новой организационной структуры, в которой выделены новые подразделения в составе Службы персонала и определены функции менеджеров данных подразделений.

Состав Службы персонала четыре организационно-функциональных отдела:

I - «Отдел найма»;

II - «Отдел адаптации»;

III - «Отдел аттестации и обучения»;

IV - «Отдел по социальной работе».

За основу деления Службы на эти отделы взят принцип разделения функциональных обязанностей менеджеров по персоналу.

Следует отметить, что у службы управления персоналом не существует отрицательных функций, и не может существовать.

Функции могут увеличиваться, уменьшаться, делиться или перераспределяться. Различие между действующей и предлагаемой организационной структурой состоит именно в разделении функций управления персоналом: вместо исполнения множества разнообразных функций, менеджеру в разных отделах предлагается сосредоточить свои усилия на выполнение одной конкретной функции управления персоналом нашего предприятия.

Таким образом, при сохранении всех функций управления персонала в действующей оргструктуре ОАО «Русские самоцветы» произойдет лишь четкое их разделение по отделам:

Функции менеджеров отдела найма:

- комплектование предприятия работниками необходимых профессий;

- организация разработки прогнозов текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда;

- установление прямых связей с учебными заведениями и Службой занятости;

- информирование работников внутри организации об имеющихся вакансиях;

- использование средств массовой информации для помещения объявлений о вакансиях;

- создание резерва кадров для выдвижения на руководящие должности;

- разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством;

- оформление извещений в Службу занятости о наличии вакантных мест;

- осуществление подбора кадров, проведение собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования и штата работников.

Функции менеджеров Отдела адаптации:

- ознакомление новых сотрудников с внутренними документами предприятия (Уставом, Правилами внутреннего трудового распорядка, Правилами поведения сотрудников);

- ознакомление новых сотрудников с предприятием и ее историей, кадровой политикой, условиями труда и правилами;

- адаптация и обучение работников, впервые принятых на работу, с целью получения ими необходимых профессиональных знаний и подготовки их к самостоятельной работе;

- составление программ профориентации персонала на предприятии;

- помощь в составлении индивидуальных планов стажировки и контроль за их выполнением;

- сбор информации о состоянии профориентации и адаптации сотрудника;

- разработка и внедрение программ повышения эффективности адаптации персонала.

Функции менеджеров Отдела аттестации и обучения:

- организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии;

- организация работы квалификационных, конкурсных и аттестационных комиссий;

- изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности;

- организация и проведение работы по повышению квалификации и подготовке кадров;

- определение программ обучения, выявление и учет сотрудников, направляемых на обучение;

- совместно с руководителями структурных подразделений участие в принятии решений по вопросам перевода и продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.

Функции менеджеров Отдела по социальной работе:

- планирование социального развития коллектива, разрешение трудовых споров и конфликтов;

- контроль за соблюдением норм трудового законодательства Российской Федерации в работе с персоналом;

- доведение информаций по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников;

- разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль их выполнения;

- организация, внедрение и контроль социального обеспечения, медицинского обслуживания, организация санаторно-курортного лечения и оздоровительного отдыха работников предприятия;

- разработка рекомендаций в области мотивации и стимулирования персонала;

- подготовка материалов для представления персонала к поощрениям, наградам; ведение учета награждения работников предприятия наградами, поощрениями;

- подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

ювелирный организационный предприятие анализ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время российскими учеными накоплена значительная научная база в области проектирования системы управления, имеется, и все увеличивается количество публикаций российских авторов, посвященных различным проблемам этой области. Тем не менее, практика работы российских предприятий свидетельствует о том, что, несмотря на значительное количество научной, учебной и популярной литературы, наличие учебных курсов по организационному проектированию, существует еще много проблем, которые необходимо решать на основе применения современных методик и технологий менеджмента, учитывая социально-культурные и экономические особенности России, а также отраслевую специфику предприятий.

Как показал проведенный SWOT-анализ, ОАО «Русские самоцветы» имеет очень большие возможности для существования в бурном русле производственной и торговой деятельности; имеет высокий уровень конкурентоспособности своих изделий, проявляет заинтересованность в повышении спроса. Предприятие уверенно проводит свое развитие в сторону расширения границ своей деятельности: расширяет как ассортимент товаров, так и географию торговой сети. Среди недостатков современного развития предприятия были выделены неповоротливое серийное производство, недостаточно квалифицированный управленческий персонал и высокая текучесть кадров, а также недостаточная оснащенность современным производственным оборудованием. Однако наряду с наличием слабых сторон, был выявлен большой перечень сильных сторон деятельности анализируемого предприятия, а именно, мощная собственная технология производства производственная база, обширная сбытовая сеть, наличие собственных финансовых ресурсов, квалифицированный производственный персонал, узнаваемая торговая марка, гарантия качества ювелирных изделий. Кроме того, ОАО «Русские самоцветы» является одним из крупнейших лидеров на ювелирном рынке по объемам реализуемой продукции.

Анализ организационной структуры ОАО «Русские самоцветы» показал, что она типична для крупных производственных предприятий, имеет иерархическую схему и линейно-функциональный характер. Данная организационная структура синтезирует элемент линейного и функционального управления: линейное руководство исполняет функции управления основной деятельностью, а узкоспециальные функции делегированы уровням управления, функциональными звеньями.

Однако изучение действующей структуры Отдела кадров ОАО «Русские самоцветы» позволило выявить ее существенные недостатки. Было показано, что менеджеры по персоналу совмещают всю работу по отбору, подбору, адаптации, обучению, социальному обеспечению и т.п. сотрудников предприятия. При этом не существует никакого функционального разделения их обязанностей, что крайне негативно сказывается на всех функциях управления персоналом. Становится непонятно, кто осуществляет поиск кандидатов, кто отвечает за отбор кадров, а кто за адаптацию новых сотрудников и т.д. В отделе кадров существует лишь личная договоренность сотрудников между собой о распределении обязанностей.

Исходя из этого, в работе был представлен собственный вариант организационной структуры Службы персонала предприятия, в которой выделены новые подразделения («Отдел найма», «Отдел адаптации»; «Отдел аттестации и обучения» и «Отдел по социальной работе») и определены функции менеджеров каждого подразделения. Можно предположить, что такое функциональное распределение функций менеджеров позволит повысить эффективность управления персоналом на предприятии, снизить текучесть кадров, а также усилить ответственность менеджеров за недобросовестное выполнение своих обязанностей.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1 Лафта Дж. К. Менеджмент. Учебное пособие. - М.: ПБОЮЛ Григорян А.Ф., 2002. - 264с.

2 Мильнер Б.З. Теория организации. Учебник. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 648с.

3 Смирнов Э.А. Теория организации. Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2003. - 248 с.

4 Управление организацией. / Под ред. А. Г. Поршнева, 3.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 669с.

5 Годовой отчет ОАО «Русские самоцветы» за 2009 год.

6 Устав ОАО «Русские самоцветы», утвержден Годовым общим собранием акционеров 03 июня 2006 года.

Размещено на Allbest.ru