Автоматизированные системы управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Вопрос №28. Телеконференции: суть и виды

Вопрос №38. Комплексные автоматизированные системы управления предприятием

Практическая часть

Список использованной литературы

Вопрос №28. Телеконференции: суть и виды

Системы проведения конференций на основе компьютеров дают возможность группе сообща работающих людей обмениваться своими мнениями, идеями или информацией при обсуждении какого-либо вопроса, преодолев временные и пространственные барьеры. Когда группа людей, которым нужно принимать участие в конференции, не может собраться одновременно в определенном месте, традиционную личную встречу провести невозможно. В настоящее время существует масса разновидностей систем проведения конференций, включая компьютерные конференции (совещания, проводимые с помощью электронной почты), конференции с использованием настольных персональных компьютеров, телеконференции, видеоконференции и конференции, проводимые с помощью средств мультимедиа.

Телеконференции - это процесс использования электронных каналов связи для организации общения между двумя и более группами участников. В процессе телеконференции передается звук, изображение или компьютерные данные. Сообщение, посылаемое в телеконференцию, становится доступно всем ее участникам, тем самым, процесс напоминает общение за круглым столом. У каждой конференции есть координатор, который следит за тем, чтобы не нарушалась тематика конференции, этикет и т.п.

Телеконференции - это общий термин, относящийся к различным технологиям, включая: аудиоконференции (audioconferencing), видеоконференции (videoconferencing) и компьютерные конференции (computerconferencing).

Аудиоконференции - это разновидность телеконференций, при которых происходит голосовая коммутация участников конференции. Аудио конференции можно организовать как на цифровых, так и на аналоговых линиях связи. Аудио конференции широко используются в комбинации с односторонним видео (oneway video), спутниковым ТВ, а также для проведения селекторных совещаний. Данный вид телеконференций имеет ограниченное применение для целей дистанционного образования.

Видеоконференция - это способ обмена видеоизображениями, звуком и данными между двумя или более точками, оборудованными соответствующими аппаратно-программными комплексами. Ее участники могут видеть и слышать друг друга в реальном времени, а также обмениваться данными и совместно их обрабатывать. Подобная система способна значительно повысить продуктивность работы обучаемых, обеспечивая им такие возможности, как личное общение с преподавателем без затрат на переезды, своевременный обмен необходимой информацией и совместная работа над какой-либо задачей удаленных друг от друга участников учебного процесса.

Видеоконференцсвязь объединяет прямой диалог, доступ к базам данных, передачу голоса и видео, а также функцию "белой доски". С помощью такой "доски" пользователи могут делать на документе свои пометки и знакомиться с комментариями и поправками других участников конференции. Учитывая возможность передачи практически любых видов информации, простоту и быстроту общения, естественность процесса общения видеоконференции можно считать наиболее эффективной технологией организации системы дистанционного образования.

Компьютерные телеконференции. В компьютерных телеконференциях могут участвовать сотни и тысячи пользователей Internet. Принять участие в конференции очень просто. Надо подключиться к конференции, набрав ее адрес. На экране компьютеров участников отображаются высказывания и отклики всех участников конференции. Хотя сообщения и отклики появляются очень быстро, телеконференции не вполне можно отнести к синхронным средствам. Скорее, они напоминают гигантские доски объявлений, на которых пишут все участники. Как и на досках объявлений, в компьютерных телеконференциях информация сохраняется некоторое время. Так что, можно вернуться и просмотреть ее, даже когда участники физически не участвуют. Таким образом, возможен просмотр информации, прошедшей в телеконференции за некоторый отрезок времени.

Телеконференции «группы новостей, Use Net» - служба интернета, предназначенная для обмена сообщениями по определенной тематике между пользователем сети интернет.

Служба телеконференции появилась в 1979 году. В отличии от электронной почты, передающей сообщения от одного пользователя к конкретному абоненту, новости передаются от одного пользователя сразу многим. Каждый узел сети, получивший новое сообщение, передает его всем узлам, с которыми он обменивается новостями. Таким образом, в обсуждении темы телеконференции может участвовать множество людей не зависимо от того, где они находятся физически. Телеконференции - это дискуссионные группы, в которых пользователи обмениваются электронными сообщениями, задают вопросы, отвечают на них, обмениваются файлами и т.д. телеконференции или группы новостей, иногда так же называют интерактивной доской объявлений.

В настоящее время в Интернете существует около 40 000 различных групп новостей. Все сообщения разделены по иерархически организованным тематическим группам. Имя каждой группы состоит из имен подуровней. Существуют глобальные иерархии локальные - для конкретной организации, страны или сети. Набор групп, получаемых сервером, определяется администратором этого сервера и наличием этих групп на других серверах с которыми обменивается сообщениями данный сервер.

Сообщения в группах телеконференций похожи на сообщения электронной почты, а заголовки сообщений содержат информацию для программного обеспечения, которое размещает их в подходящей по теме телеконференция. Если сообщение размещается более чем в одной телеконференции, то это называется перекрестной публикацией.

Чтобы получить доступ к группам новостей, необходимо установить программу, называемую программой чтения (или просмотра) групп новостей. С ее помощью осуществляются связь с сервером новостей, подписка на группы новостей и просмотр сообщений. Используя эту программу, можно отправить ответ на сообщение или начать новую дискуссию. Программа для чтения групп новостей должна поддерживать работу с протоколом доставки почты. В большинстве случаев для доступа к системе телеконференций можно использовать программу электронной почты.

При установке на компьютер программного обеспечения Internet Explorer или Netscape автоматически устанавливаются и программы для работы с группами новостей Outlook Express или Mail соответственно. Прежде чем читать сообщения групп новостей и отсылать свои сообщения, нужно установить связь с сервером новостей. Обычно поставщик услуг Интернета предоставляет адрес своего сервера новостей. Чаще всего адрес сервера новостей провайдера образуется прибавлением префикса News к адресу компании. Адрес сервера новостей вводится при настройке программы для чтения сообщений. После того как связь с сервером новостей установлена, с него загружается список доступных групп новостей. Многие программы предлагают сделать это при первом обращении к созданной учетной записи новостей. Из загруженного списка можно выбрать и подписаться на определенные группы новостей. Подписка на группу новостей, означает что при установлении связи с сервером на компьютер будут загружаться сообщения, отправленные только в эту группу. Для облегчения поиска нужной группы программы чтения новостей снабжается функциями поиска и сортировки заголовков групп, а сами группы имеют краткие описания, которые могут быть загружены вместе со списком их названий.

Названия любой группы, принадлежащей к глобальной иерархии, начинается с префикса, несущего в себе смысловое значение. Группы новостей, принадлежащих к локальным иерархиям, обычно начинаются с названия сервера новостей, а далее идут названия подуровней, несущих в себе смысловую нагрузку.

Как уже сказано, группа новостей (телеконференция) предназначена для обмена информации по конкретной теме. В большинстве случаев все сообщения, присланные в группу просматриваются специальным человеком, который определяет, выставлять ли их на всеобщее обозрение. Человека, выполняющего подобные функции, называют модератором, а группы новостей, проходящие подобную обработку, - модерируемыми.

При соединении с сервером новостей, программа считывает с него заголовки сообщений. В зависимости от того, каким образом настроена программа, считываются заголовки всех сообщений, находящихся на сервере, или же только новых. В отличии от электронной почты сообщения новостей могут «существовать» отдельно от заголовков. Для того чтобы сэкономить время, можно загрузить на компьютер только заголовки сообщений, а потом догрузить содержание заинтересовавших сообщений.

Чтение сообщений из групп новостей похоже на чтение обычного электронного письма. Единственное отличие состоит в том, что вместо адреса отправителя указывается его имя и название группы новостей, из которой пришло сообщение. В некоторых случаях вместо имени указывается адрес электронной почты.

Отправка ответа ил нового сообщения в группу новостей осуществляется так же, как и отправка электронной почты. Надо нажать клавишу с помощью, которой можно отправить новое сообщение или ответ, указать заголовок своего сообщения, написать текст, а затем нажать клавишу «отправить».

Существуют два вида отправки сообщений:

а) отправка ответа или нового сообщения, в результате которой статья появляется в списке других новостей, а значит, любой «посетитель» группы новостей может прочесть ее;

б) отправка сообщения в частном порядке, то есть посылается обычное электронное письмо конкретному человеку, чье сообщение было выбрано. В некоторых случаях авторы особо указывают на то, что ответ должен быть отправлен только по электронной почте.

Оба вида отправки сообщений можно комбинировать, то есть отправить ответ и в группу новостей, и прямо автору.

Через группы новостей пересылается сообщение, записанные как в обычном текстовом формате, так и сообщения с вложенными файлами. Работа с вложенными файлами не отличается от работы с вложениями в электронную почту.

Таким образом, программы групповых телеконференций располагаются в широком диапазоне от простой e-mail рассылки до сложных систем информационных досок объявлений (например, Usenet News - распределенная пользовательская сеть электронных досок объявлений, упорядоченная по группам новостей), включающем системы управления конференций, поддержки групповых решений и электронные митинг-системы.

Вопрос №38. Комплексные автоматизированные системы управления предприятием

Переход экономики к рыночным отношениям и усиление конкуренции внутри вертикальных рынков поставили перед отечественными предприятиями принципиально новые, несвойственные прежним плановым методам ведения хозяйства, задачи. Главными из них стали повышение эффективности производства и, как следствие, дальнейшее усиление позиций предприятия в своем секторе рынка.

Для любого предприятия или организации возможность достижения этих целей в первую очередь определяется эффективностью существующей системы управления. Скоординированное взаимодействие между всеми подразделениями, оперативная обработка и анализ получаемых данных, долговременное планирование и прогнозирование состояния рынка вот далеко не полный перечень задач, которые позволяет решить внедрение современной автоматизированной системы управления.

В этой связи, говоря о возросшем интересе украинских предприятий к внедрению автоматизированных систем управления, нельзя не отметить, что в настоящее время на отечественном рынке преобладают две основные тенденции их разработки.

Первая заключается в том, что предприятие пытается постепенно внедрить системы автоматизации лишь на отдельных участках своей деятельности, предполагая в дальнейшем стянуть их в единую систему либо довольствуясь кусочной автоматизацией. Несмотря на то, что этот путь, на первый взгляд, кажется менее затратным, опыт внедрения таких систем показывает, что минимальные затраты в подобных проектах чаще всего оборачиваются их минимальной отдачей, а то и вовсе не приносят желаемого результата.

Вторая тенденция - комплексное внедрение систем автоматизации, что позволяет охватить все звенья системы менеджмента от низового уровня производственных подразделений до верхнего управленческого уровня. В общем случае такая система включает в себя следующие компоненты:

- автоматизацию общехозяйственной деятельности предприятия (бухгалтерский учет, управление персоналом, сбыт/снабжение и т.д.)

- автоматизацию основных технологических процессов предприятия

- автоматизацию собственно управленческих процессов, анализ и стратегическое планирование.

При этом необходимо учитывать, что автоматизация управления должна накладываться на хорошо работающую, отлаженную структуру управления. Всеобъемлющий анализ совокупности конкретных бизнес-процессов предприятия, определение и исключение узких мест существующей системы управления - решение этих задач является одним из основных этапов при создании комплексной системы автоматизации.

Комплексная система автоматизации - это система управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений на основе качественной и достоверной информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета и строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческих процессов предприятия.

Комплексная автоматизированная система управления предприятием является сегодня одной из важнейших составляющих успешного развития бизнеса. Если эта система выбрана и реализована правильно, она помогает устранить многие недостатки в управлении, например:

- разобщенность управленческих и информационных технологий;

- несоответствие систем планирования и контроля;

- неэффективность управления затратами;

- неэффективность использования финансовых ресурсов (из-за отсутствия в нужные сроки выверенной информации о запасах и затратах).

Этот список можно продолжать достаточно долго, его состав будет определяться, в частности, особенностями бизнеса и сложившейся на предприятии системой управления.

Чтобы понять особенности комплексной автоматизации управления, рассмотрим некий гипотетический (но, как показывает практика, достаточно реальный для большого числа предприятий) пример неудачной организации процесса автоматизации управления.

На определенном этапе жизненного цикла предприятия руководители структурных подразделений ставят перед дирекцией вопросы о необходимости автоматизации участков их деятельности. Как правило, автоматизация начинается с задач бухгалтерии. Представители бухгалтерии уверяют руководство предприятия, что они нашли удобную и недорогую систему автоматизации бухучета, которая решит многие из их проблем. Поскольку предполагаемые затраты действительно выглядят небольшими, руководитель (иногда не особенно вникая в суть дела) дает добро на приобретение системы.

Далее службы планирования, снабжения, сбыта, управления кадрами, маркетинга и рекламы, секретариата и прочие в свою очередь предлагают приобрести вроде бы неплохие системы для автоматизации элементов их работы. Каждая из этих систем тоже стоит сравнительно недорого, системы приобретаются и каким-то образом вводятся в эксплуатацию. В результате на предприятии образуется несколько «островков» автоматизации, решающих отдельные локальные задачи. Термин «островки» употреблен здесь не случайно. Эти участки автоматизации представляют собой именно острова, поскольку в большинстве случаев не связаны между собой информационными потоками данных, отражающих особенности процесса управления конкретным предприятием.

Внедренные системы неплохо справляются с подготовкой формальных документов для внешних организаций (налоговая инспекция, различные фонды и пр.), однако практически не помогают повысить эффективность процесса управления. На стол руководителю ложатся различного рода отчеты, справки и другие документы с несогласованной номенклатурой позиций, интервалами времени, единицами измерения. Анализ этих материалов требует существенных затрат времени и далеко не всегда дает руководителю желаемые результаты для интегрированной оценки деятельности предприятия и оперативного принятия тактических и стратегических управленческих решений.

На уровне предприятия предпринимается попытка объединить имеющиеся системы, так сказать «построить мосты между островами». Поскольку системы приобретались независимо друг от друга, полностью совместить их, как правило, не удается. В лучшем случае процесс взаимодействия этих систем напоминает пересечение границы бывшего СССР по железной дороге, когда у вагонов меняют колесные тележки из-за несовместимости ширины колеи.

С течением времени неразбериха увеличивается, система становится просто неуправляемой. В результате приходится констатировать, что вложенные в автоматизацию средства не оказали никакого влияния на повышение эффективности процесса управления. Со стороны руководства следуют организационные выводы, которые часто сводятся к «наказанию невиновных и награждению не участвующих».

Рассмотренная ситуация типична для так называемой «островной» (или, как еще иногда говорят, «кусочной», «лоскутной») автоматизации хозяйственной деятельности предприятия.

В целом комплексная автоматизированная система управления предприятием должна обеспечивать:

- высшее руководство - информацией для стратегического планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности;

- руководство среднего уровня - информацией для оперативного планирования и координации подконтрольных ему функций;

- рядовых сотрудников - эффективными инструментами для выполнения должностных функций, регистрации фактов хозяйственной деятельности и принятия оперативных решений.

Как мы уже говорили выше, современные системы автоматизации управления предприятием собственно управленческих решений, в отличие от систем автоматизированного управления техническими объектами (автопилот, ракеты и торпеды с автонаведением на цель и др.) сегодня не принимают и выполнения этих решений автоматически не обеспечивают.

При создании комплексной системы автоматизации управления предприятием должны быть решены следующие основные задачи:

- создание или оптимизация единой системы планирования деятельности предприятия, основанной на учетных процедурах и дополненной эффективным механизмом управления:

- постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности;

- поддержка принятия решений на всех уровнях управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации;

Касаясь же принципов построения комплексных систем автоматизации предприятий, в первую очередь следует отметить, что такая система не может быть создана в одночасье. Поэтому на всех этапах жизненного цикла системы - разработки, внедрения, развития и сопровождения - особенно важен выбор исполнителя работ.

Наличие единого исполнителя при создании комплексной системы означает для Заказчика устранение массы традиционных стыковочных проблем, возникающих при объединении различных подсистем в общую инфраструктуру, а совместимость отдельных составных частей системы обеспечивает возможность поэтапного финансирования. В то же время технические решения должны полностью соответствовать открытым международным стандартам, что обеспечивает Заказчику надежные гарантии эффективности и защиты его капиталовложений.

Практическая часть

Развитию процессов информатизации всех сфер жизни общества способствует росту потребности в автоматизированных информационных системах, в частности экономического и управленческого характера.

В рыночных условиях актуальным для выявления результатов деятельности любой производственно-экономической системы является минимизация времени между совершением производственно-хозяйственных операций и их информационным отображением при принятии управленческих решений. Эта проблема решается на основе внедрения новых информационных технологий.

Предприятие “Дорремстрой” создано с целью удовлетворения потребностей территориальной общественности г.Сумы в выполнении работ и предоставлении услуг, связанных с ремонтом, строительством, и содержанием городских дорог и обеспечения на основании полученной прибыли социальных и экономических интересов коллектива работников предприятия.

Форма собственности предприятия - коммунальная -100 %, основатель - Сумской городской Совет народных депутатов, его часть в уставном капитале составляет 95 %, предприятие не приватизировано. Основной вид деятельности, которую проводит предприятие - строительство, ремонт и содержание городских дорог г.Сумы по договорам и заказам Сумского городского Совета.

В 2011 году предприятие планирует установить информационную систему управления предприятием «Парус», его программный продукт Парус-Бюджет 4.32, предназначенный для бюджетных организаций.

На данный момент корпорация «Парус» осуществляет внедрение программных продуктов для крупных и средних предприятий, а также государственных структур. Количество клиентов корпорации в Украине превысило 5000 предприятий и организаций.

Автоматизируемые функции и задачи программного продукта Парус-Бюджет 4.32, которые планируется установить на предприятии ГКП “Дорремстрой “:

- Бухгалтерский учет

- Производство

- Арендные платежи

- Начисление зарплаты

Документооборот в системе Парус основан на следующих принципах:

- по отношению к зарегистрированному в системе документу может быть предпринят ряд действий, которые составляют этапы документооборота. Результатом выполнения одного такого этапа может быть модификация данных самого документа, снабжение его дополнительной информацией, регистрация других документов и объектов учета системы, например, хозяйственных операций бухгалтерского учета;

- выполненный этап документооборота можно отменить, то есть удалить из базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самого документа отметку о выполнении этапа;

- возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставить в зависимость от состояния других этапов (выполнен или нет) для этого же документа. Право выполнения этапа может предоставляться ограниченному кругу пользователей;

- для каждого документа система ведет «Журнал документооборота», в который автоматически записывает всю историю: кто, когда и с какими особенностями проводил этапы. Для каждого документа можно оперативно просмотреть список «родительских» и «дочерних» документов.

Многогранность проблем, с которыми сталкиваются предприятия, различие размеров этих предприятий, разная степень их готовности к автоматизации управления, с одной стороны, и стремление корпорации «Парус» удовлетворить запросы самого широкого круга клиентов, с другой стороны, обусловливают разнообразие решений, предлагаемых разработчиками: от тиражируемых «коробочных» продуктов до крупных специализированных проектов.

В процесс внедрения информационной системы управления предприятием (ИСУП) Парус-Бюджет 4.32 в «Дорремстрое» были пройдены четыре этапа:

1. Предпроектное обследование.

2. Проектирование, настройка и адаптация системы.

3. Подготовка программного обеспечения и запуск в промышленную эксплуатацию.

4. Лицензионное сопровождение.

Комплексная система Парус обеспечивает автоматизацию четырех основных бизнес-направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия, - управление финансами, логистика, управление производством, управление персоналом. Кроме того, автоматизации подлежат функции страхования.

Система Парус полностью поддерживает классическую модель управления предприятием и на макроуровне характеризуется обеспечением следующих факторов бизнес-логики управления:

- финансовое и материальное планирование ресурсов предприятия с перспективным развитием поддержки календарного планирования. Качественное решение этой задачи определяет основы ритмичной и согласованной работы всех подразделений предприятия;

- четкая фиксация всех фактов финансово-хозяйственной деятельности, происходящих в процессе функционирования предприятия;

- анализ исполнения планов с возможностью детализации обнаруженных отклонений до первичных документов, объясняющих их причину с целью облегчения принятия управленческого решения;

- контроль и управление показателями эффективности деятельности предприятия.

Следует отметить, что автоматизация вышеописанных бизнес-направлений с учетом факторов бизнес-логики управления осуществляется в рамках системы Парус с помощью набора программных приложений - модулей.

Модули Финансовое планирование, Бухгалтерский учет, Консолидация автоматизируют решение следующих задач управления финансами:

- текущее финансовое планирование (бюджетирование), обычно на месяц или квартал: планирование доходов и расходов, движения денежных средств; составление прогнозного баланса; долгосрочное (стратегическое) финансовое планирование (например, на год и более продолжительный период);

- контроль исполнения финансовых планов (проверка соблюдения контрольных цифр доходов и лимитов расходов); план-факт-анализ выполнения финансовых планов;

- планирование и управление кредиторской/дебиторской задолженностью предприятия: установление лимитов возникновения и погашения задолженности; контроль на соответствие этим лимитам договоров, счетов, платежных документов; мониторинг текущего и ожидаемого состояния задолженности;

- оперативное планирование и управление платежами: формирование платежного календаря (плана-графика поступлений и платежей); упреждающее выявление и устранение недостатка или избытка платежных средств; управление оплатой текущих счетов и заявок; оперативный учет поступлений и платежей;

- финансовый анализ: расчет плановых и фактических показателей для анализа их взаимных отклонений.

Автоматизация производится в стоимостных показателях для разнообразных периодов, по центрам финансового учета (подразделениям, проектам, организациям), с учетом инструментов оплаты (расчетный счет, вексель, взаимозачет), приоритетов, источников финансирования, с указанием ответственных распорядителей, с идентификацией причин и виновников отклонений и др. Кроме того, обеспечивается формирование налогового плана (плана начисления и погашения налоговых обязательств), планирование и управление задолженностью по налогам, отчислениям и сборам.

Модуль Учет затрат и калькуляция себестоимости обеспечивает автоматизацию функций бухгалтерии производственного предприятия. Это приложение предназначено для использования бухгалтерами производств (цехов) и калькуляционных отделов (секторов, групп) и включает сбор данных о выпуске продукции и расходе ресурсов на производство, расчет прямых затрат производства, учет и распределение накладных расходов, калькуляцию себестоимости производства и единицы продукции, анализ затрат производства и себестоимости продукции.

Модули Учет персонала, Табельный учет рабочего времени и Расчет заработной платы обеспечивают автоматизацию работы, связанной с персоналом и по своим функциональным возможностям полностью удовлетворяют потребности кадровой службы и планово-экономического отдела (в части управления персоналом) предприятия и его подразделений по расчету заработной платы. Фундаментальным свойством этих приложений является обеспечение тесной связи процессов кадрового учета, учета труда и расчета заработной платы, которые находятся обычно в компетенции разных подразделений предприятия.

Модуль Учет персонала обеспечивает:

- учет штатного расписания;

- учет сведений о сотрудниках;

- учет сведений об исполнении сотрудниками должностей;

- выполнение действий по кадровым перемещениям и изменениям в штатном расписании, формирование отчетности;

- формирование и учет приказов по сотрудникам и штатному расписанию;

- формирование отчетов по штатному расписанию, оплате труда, труду, статистике; приказов по приему и зачислению, перемещению, оплате труда, совмещению профессий.

Модуль Табельный учет использования рабочего времени осуществляет: раздельное ведение табелей учета рабочего времени по внутренним структурным подразделениям; автоматическое формирование табелей в соответствии с индивидуальным рабочим календарем сотрудника и основаниями для оплаты (больничными листами, отпусками и т.п.). Имеется дополнительная возможность классификации отработанного времени по широкому набору произвольных признаков.

Модуль Расчет заработной платы обеспечивает расчеты:

- заработной платы по каждой исполняемой сотрудником должности;

- окладов (почасовых и тарифных), надбавок;

- авансов, доплат, премий, пособий на детей и т.п.;

- выплат из среднего заработка и др.

В результате проведения расчета заработной платы формируются и могут быть распечатаны:

- расчетно-платежные и сводные ведомости, а также платежные документы на основе этих ведомостей;

- ордера - произвольно настраиваемые своды проводок по оплате труда. Подобные ордера могут быть отработаны в бухгалтерском учете. Состав типовых проводок ордера допускает настройку, позволяющую вести аналитический учет начислений;

- лицевые счета (текущие и архивные) и расчетные листы; ведомости отпусков, больничных листов и пособий; отчетные формы и реестры для ГНИ. автоматизированный система управление телеконференция

Модули Закупки, Склад, Реализация. В процессе управления закупками и реализацией товаров в системе формируются два встречных информационных потока - о товарах и финансах. Каждый из этих потоков имеет плановую и фактическую составляющую. Система обеспечивает контроль «план-факт» и анализ логистического потока.

Для оперативного контроля и анализа равнодействующей этих потоков по каждому контрагенту они сводятся вместе в лицевом счете (рис. 5.24). Важной функцией подобного счета является контроль получения/отпуска товаров, а также отправки/получения денежных средств в соответствии с установленными графиками поступления/отпуска товаров и платежей. Этот контроль осуществляется по трем группам сумм, совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом: суммы по графику, плановая и фактическая суммы.

Плановые и фактические суммы отражают оперативную информацию по лицевому счету об ожидаемых и совершенных поступлениях/отгрузках товаров, а также ожидаемом и фактическом поступлении/ отправке денежных средств. На основании этих сумм автоматически формируются исходящие плановый и фактический остатки по лицевому счету, отрицательные значения которых указывают на плановую и фактическую задолженность контрагента по отношению к предприятию, а положительные - на задолженность предприятия контрагенту.

Лицевой счет содержит также сумму лимита кредита, которая предоставляется покупателю для оплаты закупок товаров. Если покупатель исчерпал сумму, внесенную для оплаты закупок (при этом исходящий остаток становится отрицательным), то он может закупать товары в счет лимита кредита. Превышение лимита кредита допускается, но при этом система предупреждает о подобной ситуации.

Исходные данные лицевого счета формируются вручную или на основании этапа договора, на котором ведется учет и контроль исполнения взаимных обязательств сторон, возникающих после заключения контрактов на покупку и продажу товаров. Каждый договор содержит список этапов, которые, в свою очередь, характеризуются графиками поступления (отпуска) товаров и платежей. При регистрации этапа договора в системе автоматически формируется лицевой счет контрагента. Кроме того, на основании этапа договора можно сформировать любой из документов, связанных с его исполнением: приходный ордер, счет на оплату, распоряжение на отгрузку потребителю, накладную на отпуск потребителю, плановый платеж и фактический платеж, приходную накладную и т.п. В договоре автоматически формируются три группы сумм (аналогичных суммам лицевого счета), совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом по данному договору.

Система Парус имеет набор специальных средств для общей настройки и сопровождения. Подобные функции осуществляются при помощи модуля Администратор, который обеспечивает логическое разбиение базы данных на независимые части; ведение списка пользователей системы, разграничение прав доступа этих пользователей к ее ресурсам; оптимизацию работы системы; общесистемный мониторинг, а также выполнение других служебных функций.

Необходимо отметить, что современная информационная система, рассчитанная на одновременное использование многими пользователями, не может обходиться без мощных средств разграничения прав доступа. Система Парус в полной мере отвечает этому требованию, обеспечивая многоуровневое разграничение прав доступа: к логическим частям базы данных, к модулям системы, к функциям, которые можно выполнить в приложении (например, добавлению новой информации, ее исправлению, перемещению или удалению), к отдельным записям базы (например, запретить просмотр документов, сумма которых превышает заданную, или документов с особыми пометками).

Современный уровень экономического развития отечественных предприятий характеризуется возрастающей ролью информационных технологий как ключевого фактора получения конкурентного преимущества. Эффективное решение задач сбора, хранения, поиска, переработки, преобразования, распространения и использования данных обеспечивает своевременное получение качественной и достоверной информации на всех уровнях управления предприятием. Одним из направлений достижения эффективности выступает автоматизация управления информационными потоками и поддержки принятия управленческих решений с помощью применения различных программных продуктов, на основе которых создаются информационные системы.

Внедрении информационных систем управления предприятием делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Автоматизация управления позволяет:

1. Повысить эффективность управления за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

2. Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

3. Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа персонала предприятия к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

4. Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

5. Руководителям среднего и нижнего звеньев проводить анализ

6. деятельности своих подразделении и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

7. Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

8. Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

На основании опыта, накопленного корпорацией «Парус», выработаны следующие принципы:

- автоматизация не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов, информационная поддержка связанных с этим мероприятий. Система автоматизации не должна навязывать свои правила выполнения работ. Она призвана обеспечивать поддержку принятой на предприятии и отвечающей его нуждам технологии;

- автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную «горящую» проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений. Поэтому рекомендуется комплексное решение проблем с выходом на единую информационную базу предприятия. Проектирование отдельных подсистем ведется в расчете на функционирование в составе единой системы;

- поэтапность автоматизации. Комплексность автоматизации не означает одномоментность ее осуществления. Создание информационной системы предприятия проводится в строгой последовательности, в первую очередь, на критических и базовых участках. Причем на каждом этапе достигаются определенные результаты и создается информационная основа для следующего шага автоматизации.

Список использованной литературы

1. Автоматизированное рабочее место экономиста: [учеб. пособие] / В.Д. Ковалева, В.В. Хисамудинов. - М.: Финансы и статистика; ИНФРА-М, 2009. - 336 с.

2. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учебник/ ред. Г. А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ, 2002. - 399 с.

3. Босак І.П. Інформаційне забезпечення управління підприємством: економічний аспект / І.П. Босак, Є.М. Палига // Регіональна економіка. - 2007. - № 4. - С. 193-195.

4. Буров, Є.В. Ком`пютерні мережі: підручник/ Є. В. Буров. - Львів: Магнолія 2006, 2010. - 262 с.

5. Голенищев, Э.П.. Информационное обеспечение систем управления: учебное пособие/ Э. П. Голенищев, И. Клименко. - Ростов н/Д: Феникс, 2003. - 352 с.

6. Гужва В.М. „Інформаційні системи і технології на підприємствах”, навчальний посібник, Київ, - 2001 - 345 с.

7. Информационные системы в экономике: [учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям “Финансы и кредит”, “Бухгалт. учет, анализ и аудит”] / Г.Н. Исаев. - М.: Омега-Л, 2008. - 462 с.

8. Информационные технологии управления: [учеб. пособие для вузов]; под ред. проф. Г.А. Титоренко. - [2-е изд., доп.]. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 439 с.

9. Лозікова, Г.М. Комп`ютерні мережі: навчальний посібник/ Г. М. Лозікова; Мін-во освіти і науки України, Донецький економ.-гуманітарний ін-т. - К.: ЦНЛ, 2004. - 128 с.

10. Макарова, М.В. Інформатика та комп'ютерна техніка: навчальний посібник/ М. В. Макарова, Г. В. Карнаухова, С. В. Запара ; ред. М. В. Макарова. - Суми: Університетська книга, 2008. - 665 с.

11. Математичні моделі та інформаційні технології в сучасній економіці: монографія/ ред. А. О. Єпіфанов. - Суми: УАБС НБУ, 2007. - 246 с.

12. Парус-Заработная плата [Електронний ресурс]. - Режим доступу: // http://parus.ua/

13. Татарчук, М.І. Корпоративні інформаційні системи: навчальний посібник/ М. І. Татарчук; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічний ун-т. - К.: КНЕУ, 2005. - 291 с.

14. Хотинская, Г.И. Информационные технологии управления: учебное пособие/ Г. И. Хотинская; Московский гос. ун-т сервиса. - М.: Дело и Сервис, 2003. - 128 с.

15. Шуремов Е.Л., Чистов Д.В., Лямова Г.В. Информационные системы управления предприятиями / Е.Л. Шуремов, Д.В. Чистов, Г.В. Лямова. - М.: Изд-во “Бухгалтерский учет”, 2006. - 112 с.

Размещено на Allbest.ru