Унифицированные системы управленческой документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Унифицированные системы управленческой документации

унификация документ контракт

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации.

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации

документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия, организации;

документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;

документация по распорядительной деятельности организации;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;

документация по приему на работу;

документация по переводу на другую работу;

документация по увольнению с работы;

документация по оформлению отпусков;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Унифицированная система банковской документации

платежная документация по безналичным расчетам через банки;

документация по кредитным операциям банков;

документация по контролю расходования средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

выходная документация банков;

документация по депозитарным операциям банков;

платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков внутрибанковские формы документов;

документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;

выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;

документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;

документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций

финансовая документация;

отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

Унифицированная система отчетно-статистической документации

документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

документация по статистике труда;

документация по статистике материальных ресурсов;

документация по статистике финансов;

документация по социальной статистике;

документация по статистике промышленности;

документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

документация по статистике капитального строительства;

документация по статистике внешнеэкономических связей;

документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

документация по статистике транспорта и связи;

документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

отчетная бухгалтерская документация;

регистры бухгалтерского учета;

первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

документация по состоянию рынка труда;

документация по трудовым отношениям;

документация по повышению квалификации работников органов по труду;

документация по охране труда;

документация по минимальным потребительским бюджетам;

документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации:

документация по учету и распределению средств;

документация по планово-экономической деятельности;

документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации:

оперативно-коммерческая документация;

товаросопроводительная документация;

расчетная внешнеторговая документация;

документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

транспортная внешнеторговая документация;

экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами.

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.

Деловая корреспонденция разнообразного содержания пересылается по почте, в том числе электронной, и служит средством общения между предприятиями, организациями, частными лицами. Переписка занимает в объеме документации предприятия до 80%. В целях организации более эффективной работы предприятия, создаются сборники трафаретных текстов. При этом нередко многие тексты имеют по несколько запасных вариантов. Чтобы написать, например, письмо, следует подобрать нужный вариант текста, проставить цифры или фамилии и подписать.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

Виды контрактов, оформляющих внешнеэкономическую деятельность. Типовой международный контракт о купле-продаже. Формы приложений к контрактам. Оформление дополнений и спецификаций к контрактам

Под международным контрактом понимается сделка между двумя или несколькими сторонами, находящимися в разных странах, на поставку установленного количества товарных единиц и / или оказание услуг в соответствии с согласованными сторонами условиями. Контракт считается совершенным, если достигнуто согласие сторон по всем существенным условиям. Различаются существенные, обычные и случайные условия.

Существенные условия определяются сторонами. Например, в договоре купли-продажи существенным условием является указание предмета продажи. Некоторые условия признаются существенными по закону или торговому обычаю.

Обычные условия вытекают из нормы закона, регулирующей данные отношения. Если в контракте нет специальной оговорки, то применяются нормы права. Например, при отсутствии в контракте оговорки об уплате аванса покупатель не обязан выплачивать аванс, а может осуществлять расчет по стоимости товара в целом при его получении.

Случайными считаются условия, не входящие в перечень существенных, однако включенные в контракт по требованию сторон, причем эти условия отличаются от обычных, установленных законом, но не противоречат ему. Случайные условия являются обязательными для исполнения, их неисполнение рассматривается как нарушение контракта.

Правовой базой для заключения и реализации договоров купли-продажи товаров, на мировом рынке является Венская конвенция "О договорах международной купли-продажи".

В международной торговле обычно применяются типовые контракты.

Типовой контракт-это примерный договор или ряд унифицированных условий, изложенных в письменной форме, сформулированных заранее с учетом торговой практики или обычаев, принятых договаривающимися сторонами после того, как они были согласованы с требованиями конкретной сделки.

Типовые контракты применяются в основном при заключении сделок на поставку промышленного сырья на долгосрочной основе, а также при заключений сделок на биржах. Это обусловлено такой особенностью массовых товаров, как их однородность, что облегчает унификацию условий контрактов. Имеет также значение и то, что торговля этими товарами осуществляется в крупных размерах, а импортеры обычно объединены в отраслевые организации.

Типовой контракт представляет собой образец (проект) договора и служит основой переговоров о заключении внешнеторговой сделки. Он может изменяться и дополняться сторонами. Условия соответствующего типового контракта становятся обязательными для сторон только тогда, когда они воспроизведены в заключенном сторонами договоре или в нем содержится прямая отсылка к таким условиям.

Типовой контракт может использоваться двумя способами:

- путем безоговорочного принятия одной из договаривающихся сторон условий окончательной формы типового договора, предложенной другой стороной, которая не изменяется, за исключением незначительных деталей;

- путем применения типового контракта как образца, который может быть изменен в соответствии с условиями конкретной сделки. Наиболее часто типовой контракт, разработанный одним из контрагентов, берется за образец и на его основе путем согласования каждого условия разрабатывается индивидуальный контракт, который и подписывается сторонами.

Типовые контракты разрабатываются заинтересованными международными организациями, союзами (объединениями, ассоциациями, федерациями) предпринимателей, биржами, торговыми палатами, крупными фирмами.

Наиболее распространены типовые контракты (общие условия) купли-продажи, разработанные в рамках Европейской экономической комиссии ООН. Они составлены применительно к основным внешнеторговым товарам (оборудованию, зерновым, потребительским товарам длительного пользования и др.), а также для договоров на поставку и монтаж оборудования. Существует более 30 вариантов типовых контрактов.

В практике международной торговли широко применяются контракты и общие условия поставок машин и оборудования при сделках между западноевропейскими странами, а также между ними и государствами других регионов. По массовым и сырьевым промышленным товарам контрагенты предпочитают типовые контракты, вырабатываемые отраслевыми ассоциациями. Практически каждая крупная фирма имеет достаточный выбор типовых контрактов, как правило, по группам идентичных товаров. Разрабатываются специальные типовые контракты на импорт комплектного оборудования, закупку и продажу выставочных образцов, командирование специалистов для выполнения щефмонтажных работ и технического обслуживания.

Во внешней торговле используются также типовые договоры фрахтования судов, аренды транспортных средств и оборудования, типовые лицензионные договоры и др.

Контракт купли-продажи в международной торговле состоит из нескольких разделов:

Вводная часть

В вводной части указываются наименование и номер контракта, дата и место заключения, определяются стороны (фирменное наименование, под которым они зарегистрированы, правовое положение, местонахождение). Указание места подписания имеет большое значение с точки зрения того, право какой страны применимо к контракту, если какой-либо вопрос в контракте не урегулирован.

Предмет контракта

Описывается товар, являющийся предметом купли-продажи.

Стороны должны четко определить предмет контракта - действие или совокупность действий, определяющих тип и характер условий заключаемой сделки. В зависимости от предмета контракта, который кратко отражается в его названии, определяются вид контракта, применимое право и обычаи, проформа текста.

В контракте также указывается его объект. Применительно к контракту купли-продажи сфера объектов контракта достаточно четко оговорена в Венской конвенции.

Количество

Указывается единица измерения и определяется порядок установления количества (твердо фиксированное количество иди его пределы, возможность закупки дополнительного количества и др.).

Качество

Устанавливается совокупность свойств, определяющих пригодность товара для использования его по назначению. Применяются различные способы определения качества, например:

- по стандарту (национальные стандарты, стандарты, разработанные союзами предпринимателей и ассоциациями, а также стандарты крупных фирм).

В контракте делается ссылка на номер и дату стандарта и указывается организация-разработчик;

- по техническим условиям (при отсутствии стандартов и при необходимости установления специальных требований к качеству).

В контракте или приложении к нему дается подробная характеристика товара, описываются материалы, из которых он изготовлен, приводятся правила проверки и испытаний;

- по спецификации.

Подробно указываются все технические параметры;

- по образцу.

Указываются количество образцов и порядок сопоставления товара с образцом. Обычно один образец находится у покупателя, второй - у продавца, третий - у нейтральной стороны, которая обязательно указывается в контракте. Определяется также время хранения образцов после поступления последней партии товара;

- по предварительному осмотру (обычно при продаже товаров на аукционах).

Устанавливаются сроки осмотра.

Срок и дата поставки

Указывается срок поставки, т.е. момент, когда продавец обязан передать товар в собственность покупателю или по его поручению лицу, действующему от его имени. Иногда устанавливается срок единовременной поставки, а иногда - промежуточные сроки при поставке по частям. Существуют различные способы установления срока поставки:

- "немедленно", т.е. продавец обязуется поставить товар в любой день в течение не более 2 недель;

- определение календарного дня поставки;

- определение периода (наиболее распространен в зарубежной практике): месяц, квартал, год, время месяца или квартала. В этих случаях добавляют слова "в течение", "не позднее" и т.п., а при периодических поставках - "ежемесячно", "ежеквартально" и т.п.;

- указание числа дней, недель или месяцев с момента совершения какого-либо действия, например "в течение 9 месяцев со дня получения продавцом извещения покупателя об утверждении им проектной документации".

Иногда контрагенты вообще не устанавливают срока поставки а оговаривают его в согласованных условиях, например "по мере готовности", "по открытии навигации", "по мере накопления партии" Ужесточая сроки поставки товаров, импортеры получают дополнительную выгоду от экономии оборотных средств.

Удовлетворение требований покупателей по срокам поставки является одним из важнейших показателей конкурентоспособности товаров, поэтому экспортерам часто приходится содержать склад готовой продукции в импортирующих странах для обеспечения поставок товаров в возможно кратчайшие сроки.

Отдельно оговаривается вопрос о досрочной поставке, которая может и не допускаться или допускаться при письменном согласии покупателя.

Дата поставки зависит от способа поставки и определяется датой документа, подтверждающего передачу права собственности на предмет купли-продажи, например:

- дата документа, выдаваемого транспортной организацией, принявшей товар для перевозки;

- дата расписки транспортно-экспедиционной фирмы в приеме груза для дальнейшей отправки по назначению;

- дата складского свидетельства;

- дата подписания приемосдаточного акта и выдачи сертификатам на право собственности;

- дата подписания приемосдаточного акта после поставки последней партии, без которой невозможно использовать все ранее поставленное оборудование (в контрактах на комплектное оборудование). Базисные условия поставки

При установлении базисных условий поставки определяется, кто несет расходы, связанные с транспортировкой товара от экспортера к импортеру.

Цена и общая стоимость контракта

Указываются единица измерения, за которую устанавливается цена, валюта цены, способы фиксации и уровень цены, а также скидки.

Платеж

При определении условий платежа в контракте устанавливаются:

- валюта платежа, валюта цены, курс пересчета;

- оговорки, направленные на уменьшение и устранение валютного риска;

- способ платежа (наличные, аванс, кредит);

- форма расчетов (банковский перевод, аккредитив, инкассо).

Упаковка и маркировка

Описываются требования к внешней и внутренней упаковке товара, а также устанавливается, переходит ли упаковка в собственность покупателя товара и включается ли ее стоимость в цену товара.

Согласно общим требованиям к упаковке экспортеры обязаны обеспечить физическую сохранность груза. При поставке на базисных условиях они всегда несут ответственность за повреждение товаров, которое произошло из-за несоответствия упаковки базисным условиям контракта.

Специальные требования к упаковке устанавливаются импортерами, например в связи с необходимостью специальной расфасовки товара для сбыта его потребителям без дополнительной переупаковки либо в связи с особыми требованиями к весу и габаритам грузовых мест и т.п.

Важнейшим элементом в технологии внешнеторговых операций является маркировка груза, которая содержит обязательные для экспортеров реквизиты:

- товаросопроводительная информация об импортере, номер контракта и транса, весогабаритные характеристики мест, номер места и число мест в партии или трансе;

- указание транспортным фирмам о том, как обращаться с грузом;

- предупреждение об опасностях в результате неосторожного обращения с грузом.

Рекламации

Указываются порядок и сроки предъявления рекламаций, права и обязанности сторон в связи с их предъявлением, способы урегулирования.

Гарантии

В этом разделе указываются объем гарантий, их срок, обязанности продавца, случаи, на которые гарантии не распространяются.

Большинство контрактов содержит коммерческие гарантии качества, которые представляют собой обязательства продавца поставить покупателю товар, обладающий в течение установленного гарантийного периода определенными свойствами. При несоответствии товара техническим требованиям контракта покупатели в течение гарантийного периода имеют право предъявлять продавцам .претензии по качеству.

В контрактах могут быть предусмотрены санкции, которые покупатели имеют право применять к продавцам за некачественную поставку товара. Если обнаруженный дефект не позволяет покупателю использовать товар, то он имеет право взыскать с продавца штраф за просрочку в поставке товара с момента предъявления претензии до ее устранения. Стороны могут также включить в контракт пункт, предусматривающий право покупателя предъявить продавцу; требование возместить нанесенные убытки на величину, превышающую штрафные санкции.

Технические гарантии обычно проверяются в ходе использования товаров потребителями, а при необходимости - путем специальных испытаний.

Для реализации прав по гарантии в контракты на поставку крупных партий сложных машин и оборудования импортерами включаются обязательства продавцов предоставлять банковские гарантии "должного исполнения контрактов". Они действуют до конца гарантийного периода, и из них импортерам выплачиваются суммы а штрафов, убытков или затрат по устранению дефектов. Размер таких гарантий в некоторых случаях достигает 30% и более от стоимости товаров.

Штрафные санкции и возмещение убытков

Нередко в ходе исполнения контракта экспортер допускает просрочки в поставках товаров и выполнении работ. Для того чтобы стимулировать экспортеров к своевременному выполнению обязательств и компенсировать возможные потери импортеров, контракты предусматривают взыскание с экспортеров штрафов, обычно в размерах, увеличивающихся в зависимости от длительности просрочек. Максимальные штрафы чаще всего составляют 8-10% от стоимости не поставленных в срок товаров.

Необоснованное ужесточение санкций импортером часто вызывает ответную реакцию экспортеров: они закладывают возможные штрафы в цены. Положение о штрафных санкциях обычно формулируется на основе взаимной ответственности, например наряду со штрафами за просрочку поставки экспортером предусматривается штраф за задержку платежа.

Включение в контракт положений о штрафных санкциях не снимает вопроса о возмещении убытков. Если он не урегулирован в контракте, то решается в соответствии с правом той или иной страны, применимым к данному контракту. При импорте иногда в контракты включаются оговорки о том, что уплата штрафа не освобождает продавца от полного возмещения причиненных убытков (по крайней мере, в части, не покрытой суммой штрафа). Эксперты обычно стремятся включить в контракт пункт, что косвенные убытки не подлежат возмещению.

Страхование

В данном разделе устанавливаются предмет страхования, перечень рисков, страхователь, а также лицо, в пользу которого проводится страхование.

При международных сделках обычно страхуются товары от риска повреждения или утраты при транспортировке.

Обязанности по страхованию в отношениях между экспортерами и импортерами обычно определяются базисными условиями поставки.

Условия контрактов, как правило, включают обязательства экспортеров предоставлять покупателям страховые полисы или сертификаты, которые входят в комплект платежных документов.

Форс-мажорные обстоятельства

Форс-мажорные обстоятельства (обстоятельства непреодолимой силы) - положение контракта купли-продажи, которое предусматривает отсрочку его исполнения или полное освобождение сторон от обязательств по нему в связи с наступлением событий, независящих от сторон контракта, которые делают его исполнение невозможными. Они могут быть длительными (война, запреты экспорта или импорта) или кратковременными (пожар, наводнение, закрытие навигации) и т.д. Наступление форс-мажорных обстоятельств должно быть засвидетельствовано нейтральной организацией. Их перечень определяется контрактом с учетом конкретных условий.

В контрактах также устанавливается, что сторона, которая не может исполнить обязательства, должна информировать контрагента о наступлении форс-мажорных обстоятельств и предоставить соответствующие документы, например свидетельства национальных торговых палат. Кроме того, в контрактах устанавливаются предельные сроки, после которых стороны имеют право аннулировать взаимные обязательства. При этом всегда оговаривается, что ни одна из сторон не будет иметь права потребовать от другой стороны возмещения убытков.

Арбитраж

Указываются порядок и срок разрешения споров. В этом разделе, называемом также "арбитражные оговорки", стороны могут устанавливать, что спор или разногласия, которые могут возникнуть из контракта или в связи с ним, подлежат, за исключением подсудности общим судам, передаче дел на рассмотрение постоянно действующих арбитражей в своих или третьих странах. Стороны могут устанавливать в контракте, что споры будут рассматриваться в арбитраже страны-ответчика в соответствии с действующим в нем регламентом либо, что значительно реже, в арбитраже страны продавца.

При этом в контракте подробно излагается порядок избрания и назначения арбитров, устанавливаются порядок и предельные сроки принятия решений.

В условиях контракта может уточняться, какая из сторон и в каком размере должна возмещать арбитражные расходы, а также осуществлять авансирование работы длительных арбитражей. В контрактах чаще всего предусматривается, что расходы по арбитражу несет проигравшая сторона, а это сдерживает передачу рассмотрения разногласий третейским судам. Однако может быть предусмотрено, что решение о том, в каком размере и какая сторона будет оплачивать арбитражные расходы, принимает арбитраж.

В параграфе контракта, определяющем порядок арбитражного разрешения споров, обычно указывается, что решение арбитража является окончательным, обязательным для исполнения обеими сторонами и не может быть обжаловано в судебном порядке.

Прочие условия

Указываются все прочие условия контракта, которые не нашли отражения в предыдущих разделах. Например, оговариваются обязательства по уведомлению об отгрузке, порядок, место и срок сдачи-приемки товара и др.

В зависимости от объекта сделки контракты могут включать другие разделы (технические условия, условия испытаний, требования к технической документации, условия командирования специалистов для осуществления шефмонтажных работ и т.д.), которые включаются в основной текст контракта или выносятся в приложения, являющиеся его неотъемлемой частью.

Также оговаривается вопрос об изменениях контракта, приложениях и дополнениях к нему.

Обычно оговаривается, что все изменения, приложения и/или дополнения к контракту будут иметь силу лишь в том случае, если они будут составлены в письменной форме и подписаны должным образом уполномоченными на то представителями обеих сторон.

Никакие поправки и изменения контракта целиком или частично не могут иметь юридической силы, если они не изложены письменно и не подписаны обеими сторонами.

Все письменные изменения и дополнения к контракту действительны только в том случае, если они своевременно подписаны обеими сторонами.

Все своевременно подписанные приложения и дополнения являются неотъемлемой частью контракта.

Спецификация (дополнение, приложение) должна быть такой же формы, как и контракт (либо двуязычной, либо отдельно на русском и/или английском языках).

Заявление на открытие расчётного счёта

В отделение № 8063 Северо-Кавказского банка Сбербанка России, ул. Пушкина,25,г. Ставрополь от ООО «Гермес»

Просим открыть расчетный счёт.

Подтверждаем, что прилагаемые к настоящему заявлению документы оформлены в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации и нормативных актов Банка России. Данные документы содержат сведения, подтверждающие правоспособность юридического лица и полномочия его должностных лиц.

Со своей стороны, обязуемся обеспечить предоставление Банку согласия от физических лиц, чьи персональные данные содержатся в представляемых Клиентом документах, на проверку и обработку этих данных Банком в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, в том числе Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152 - ФЗ «О персональных данных».

Руководитель Ивлев Сергей Иванович

(подпись)

М.П.

Гл. бухгалтер Мишина Елена Михайловна

(подпись)

«29»марта 2005 года

Приложение по описи на 37 листах.

ОТМЕТКИ БАНКА

Пакет документов для открытия счета по прилагаемой описи принял. Действующие решения налоговых органов о приостановлении расходных операций по иным счетам указанного Клиента, открытым в Сбербанке России ОАО, отсутствуют.

Исполнитель: ст. кассир - операционист отделения № 8063 А. И. Иванова

(подпись)

ООО «Гермес»

ОТКРЫТЬ балансовый расчётный счёт с 03. 04. 2005 г.

РАЗРЕШАЮ

«3» апреля 2005

Управляющий отделением № 8063 Северо - Кавказского банка Сбербанка России

Полевой И. К.

(подпись)

СЧЕТ ОТКРЫТ

№ балансового счета 40027599000007185503

Опись документов:

1. Заявление об открытии расчетного счета;

2. Справка о постановке предприятия на налоговый учет;

3. Справка о постановке на учет в пенсионном фонде;

4. Справка о постановке на учет во внебюджетном фонде;

5. Регистрационная карточка органов статистики;

6. Заверенное свидетельство о государственной регистрации;

7. Карточки с образцами подписей руководства предприятия, а также оттиском печати.

8. Копии учредительных документов предприятия: учредительного договора, устава, заверенные нотариально;

9. Документ, который подтверждает полномочия директора.

Руководитель ООО «Гермес» Ивлев С.И.

(подпись)

Составьте и оформите опись дел для передачи их в архив ЗАО; произведите утверждение документа.

Эмблема ЗАО «Космос» Дата ______ №______ г. Петрозаводск на _______ год	УТВЕРЖДАЮ Руководитель общественного объединения __________________ (подпись) (расшифровка подписи) Дата ___________
Индекс дела	Наименование раздела, заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела и номера статей по перечню	Примечания
01	02	03	04	05
01 Руководство
02-05	Штатное расписание		Постоянно
02 Финансирование
02-06	Годовые бухгалтерские отчеты		Постоянно
02-30	Документы об инвентаризации (акты, инвентарные описи, сличительные ведомости и др.)		3 года*	*при условии проведения ревизии
02-32	Учетные регистры (книга учета основных средств)		3 года*	*при условии проведения ревизии
_____________________ (наименование должности составителя номенклатуры) СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК общественного объединения ________ № ________ Председатель ЭК_____ Подпись _____________	__________ ___________________ (подпись) (расшифровка подписи) СОГЛАСОВАНО Протокол ЭМК государственного архива ________ №_______ Председатель ЭМК ______ Подпись _____________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в организации ЗАО «Космос»

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
01	02	03	04
Постоянного	2	-	-
Временного (свыше 10 лет)	2	-	-
Временного (до 10 лет включительно)	-	-	-
ИТОГО:	4	-	-

______________________________________________________

(наименование должности)

(подпись) (расшифровка подписи)

руководителя службы ДОУ организации)

Дата _______________

Итоговые сведения переданы в архив

___________________________________________________

(Наименование должности,(подпись)(расшифровка подписи)

передавшего сведения)

Дата ________________

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2003.

2. Анодина Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления. - М.: Омега-Л, 2006.

3. Басаков М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: Дашков и К, 2007.

4. Галахов В.В. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы. - М.: Инфра-М, 2004.

5. Кирсанова М.И., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. - М.: Инфра-М, 2002.

6. Мигель И.Н. Документирование управленческой деятельности. - М.: Флинта, 2006.

7. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). - М.: Инфра-М, 2004.

Размещено на Allbest.ru