Анализ функций управления по уровням и звеньям аппарата управления

- уровень шума в некоторых кабинетах приближается к максимально допустимому значению,

- во всем отделе поддерживается достаточная чистота помещений,

- вознаграждения (зарплата и премии) не строго фиксированные, но наблюдается большая разница в тарифах управленческого персонала и рядовых сотрудниках отдела,

- отсутствуют оплаченные питание, отдых, компенсация транспортных расходов и оплата культурных мероприятий.

Все это средства удовлетворения физиологических потребностей сотрудников.

- осведомленность о происходящем в компании среди рядовых сотрудников низкая, партнерские отношения в коллективе напряженные.

- большинство сотрудников не видят возможности карьерного роста, а также не сознают, что окружающие считают его компетентным и признают его достижения, отсюда и отсутствие желания развиваться в профессиональной сфере.

Согласно Положению «О системе оплаты труда служащих, специалистов, руководящих работников ЗАО «ГОТЭК», структура заработной платы определяется как совокупность различных видов оплат. Выплачиваемая заработная плата может включать в себя следующие элементы:

- базовая заработная плата;

- премиально-переменная часть базовой заработной платы стимулирующего характера;

- социальные стимулы (льготы работникам);

- премия по итогам года;

- дивиденды;

- разовые выплаты за конкретные результаты работы (из директорского фонда);

- выплаты различного характера (доплата за работу в ночное время, повышение квалификации, руководство бригадами; оплата за работу в выходные и праздничные дни, время нахождения в служебных командировках, время исполнения государственных и общественных обязанностей, обучение учеников на производстве; надбавки за высокую квалификацию, классность, увеличение объема работ, за освоение компьютерных технологий);

- комиссионные выплаты от конкретных сделок (по Положению для коммерческих служб);

- премии победителям внутриорганизационных соревнований, выплачиваемые два раза в год - к юбилею организации и ко Дню торговли.

Основой системы оплаты труда в ЗАО «ГОТЭК» являются два элемента заработной платы: базовая заработная плата и премиально-переменная часть базовой заработной платы стимулирующего характера. Последней отводится роль обеспечения эффективного стимулирования груда за счет увязки с результатами конкретного труда (индивидуальных результатов труда конкретного работника), в то время как базовая часть лежит в основе ее расчета. Базовая заработная плата соответствует установленным окладам и включает все установленные в данный период надбавки.

Премиально-переменная часть начисляется на должностной оклад работника за фактически отработанное в отчетном периоде время с учетом доплат и надбавок к базовому окладу. Она складывается из суммы четырех коэффициентов, каждый из которых имеет свои оценочные уровни (А, В, С, Д, Е) выполнения работы (планов), выраженные баллами.

Основанием для расчета переменных общезаводских коэффициентов являются данные бухгалтерской отчетности и оперативного учета. Размер премиальной части ФОТ утверждается приказом Генерального директора после рассмотрения материалов по премированию на заседаниях балансовой комиссии ЗАО «ГОТЭК».

Проанализируем основы деятельности отдела контроля качества и координации (далее - отдел). Данный отдел осуществляет контроль качества продукции (работ, услуг) организации и участвует в разработке комплекса мероприятий по его повышению на основе применения современных методов и принципов управления качеством, а также посредством единой электронной системы координации ЭКС осуществляет координацию деятельность всего предприятия. Он является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно ее руководителю или одному из его заместителей.

В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по управлению качеством продукции (работ, услуг), организационно-распорядительными документами самой организации и настоящим положением. Деятельность отдела осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника отдела.

Начальник и другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и других работников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации. Отдел возглавляет начальник, на должность которого назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности на руководящих должностях более 12 лет.

Начальник отдела:

- руководит всей деятельностью отдела, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на отдел задач и функций;

- осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников отдела;

- распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками отдела, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

- вносит руководству организации предложения по совершенствованию работы отдела, оптимизации его структуры и штатной численности;

- участвует в перспективном и текущем планировании деятельности отдела, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на отдел задач и функций;

- принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников отдела;

- участвует в подборе и расстановке кадров отдела, вносит руководству организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников отдела, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

- совершенствует систему трудовой мотивации работников отдела;

- осуществляет контроль за исполнением подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдением трудовой дисциплины и деятельностью отдела в целом.

Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

Проверка поступающих в организацию материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий), подготовка заключений о соответствии их качества стандартам и техническим условиям ведется на необходимом уровне.

Производится операционный контроль на всех стадиях производственного процесса, контроль качества и комплектности готовой продукции, качества инструмента и технологической оснастки, правильности хранения в подразделениях организации и на складах сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, готовой продукции.

За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники отдела несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Основные задачи отдела выполняются в полной мере и в соответствии с требованиями стандартов и технических условий, технической документацией, условиями поставок и договоров.

Ведется разработка и проведение мероприятий по повышению качества продукции (работ, услуг) организации на основе применения современных методов и принципов комплексного управления качеством.

В настоящее время осуществляется совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

Перспективные направления деятельности отдела:

- Разработка и проведение мероприятий по повышению качества продукции (работ, услуг), обеспечению их соответствия современному уровню развития науки и техники, потребностям внутреннего рынка, экспортным требованиям и т.п.

- Разработка и внедрение системы управления качеством, стандартов и нормативов, показателей, регламентирующих качество продукции (работ, услуг), наиболее совершенных методов контроля, предусматривающих автоматизацию и механизацию контрольных операций, систем бездефектной сдачи продукции, не разрушающего контроля и др.

- Проведение не предусмотренных технологическим процессом выборочных проверок качества готовой продукции, сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, качества и состояния технологического оборудования и инструмента, условий производства, хранения и транспортировки продукции.

- Анализ рекламаций, изучение причин возникновения дефектов и нарушений технологии производства, ухудшения качества работ, выпуска брака и продукции пониженных сортов, разработка предложений по их устранению.

Исходя из проведенного анализа отдела контроля и координации недостатков в функциональном распределении управления не выявлено.



3. Совершенствование функций управления

3.1 Предложения по совершенствованию функций управления в ЗАО «ГОТЭК»

Проведённые исследования, выявившие очевидные недостатки таких функций управления, как планирование и мотивация, обусловленные действующей организационной структурой и системой морального/материального стимулирования, дали основание для корректировки структуры управления ЗАО «ГОТЭК».

Стабильное финансовое положение предприятия во многом определяется правильностью функционального разделения управления. В связи недостатками в планировании, являющемся важной функцией управления предприятием, в структуру управления целесообразно ввести упраздненный 01.01.2009 г. отдел маркетинга.

Отдел маркетинга будет являться структурным подразделением ЗАО «ГОТЭК» и подчиняться директору предприятия. Отдел продаж возглавит начальник отдела продаж.

Целью деятельности отдела маркетинга будет являться увязывание целей предприятия по получению доходности с удовлетворением потребности в продукте на рынке.

Структура отдела маркетинга представлена на схеме:

Схема 2 - Структура отдела маркетинга ЗАО «ГОТЭК»

Основные положения:

1. Структуру и штаты отдела маркетинга утверждает директор по представлению начальника отдела.

2. Руководство отделом маркетинга осуществляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности приказом директора.

3. Требования к квалификации, специальным и дополнительным знаниям, а также порядок замещения должности начальника отдела маркетинга изложены в должностной инструкции начальника отдела маркетинга.

4. Распределение обязанностей в отделе маркетинга осуществляется начальником отдела в соответствии с настоящим Положением и должностными инструкциями.

Задачи отдела:

-комплексное изучение рынка и воздействие на потребительский спрос с целью его развития в необходимых для предприятия направлениях;

-исследование внутренней среды предприятия для обеспечения целевого развития и повышения конкурентоспособности на рынке;

-стимулирование продаж продукции предприятия и организация рекламной деятельности.

Функции отдела:

1. Комплексное изучение рынка и воздействие на потребительский спрос с целью его развития в необходимых для предприятия направлениях:

2.Мониторинг внешней среды (экономический и финансовый климат, политическая и правовая среда, демографическая обстановка, тенденции в области технологий, тенденции развития отраслевых и региональных рынков, сезонные колебания).

3. Оценка стабильности или динамики внешней среды, выявление конъюнктурообразующих факторов.

4. Анализ конкурентной среды:

- сбор информации о фирмах конкурентов, их сравнительная оценка и классификация;

- оценка технического уровня, качества производимых товаров, политики ценообразования, системы товародвижения, сервиса конкурентов, эффективности их деятельности в сопоставлении с потребностями клиентов;

- оценка конкурентоспособности собственного предприятия.

5.Исследование спроса:

- анализ потребностей клиентов по рыночным сегментам;

- анализ деятельности предприятия, исходя из потребностей рынка, определение положения собственного товара в сознании потребителя;

- прогнозирование спроса (по отраслям потребления, регионам, клиентам);

- выявление возможностей (опасностей) в отношении собственных товарных групп, анализ преимуществ и недостатков.

6. Исследование рынка поставщиков:

- определение конъюнктуры рынка сырья и прогнозирование рынка;

- сбор информации о работе поставщиков (статистика, конкурентные преимущества);

- анализ возможностей закупки сырья, возможностей по оптимизации состава поставщиков.

7. Прогнозирование изменений издержек производства по основным для предприятия группам и оценка потенциала получения доходности по продуктам при сложившейся конъюнктуре рынка.

8. Формирование продуктовой программы (целевые товарные группы с распределнием объемов по потребителям).

9. Годовое и ежемесячное планирование перспективного спроса (составление плана проработки потенциальных клиентов) для выполнения плана загрузки мощностей в каждый конкретный период времени.

10. Анализ выполнения запланированного объема проработки, выявление тенденций, корректировка стратегии движения на рынке.

11. Исследование внутренней среды предприятия для обеспечения целевого развития и повышения конкурентоспособности на рынке:

12. Оценка эффективности действий по продвижению товаров, выявление проблемных точек, формирование предложений по их устранению.

13.Оценка привлекательности продукции (качество продаж внутренних производственных возможностей, качество продукта, сервис и их «цена») и ее усиление.

14.Разработка стратегии и плана маркетинга с учетом существующих стратегий и проектов предприятия, а также перспективных планов развития.

15. Выделение приоритетных направлений в организации процесса продаж (системы действий для достижения стратегических целей).

16. Формирование и представление предложений по организации загрузки производства, системе сбыта продукции, направлениям проведения рекламных кампаний.

17. Стимулирование сбыта продаж продукции и организация рекламной деятельности предприятия:

18. Определение целей программ по стимулированию сбыта.

19. Анализ мотивов определенного отношения потребителей к продукции предприятия и выделение преимуществ «товара от нас».

20. Определение целевой аудитории, средств реализации программ и составление планов мероприятий.

21. Организация взаимодействий с маркетинговыми и рекламными агентствами и определение возможностей по их привлечению к реализации программ.

22. Планирование затрат на проведение программ и предварительная оценка их эффективности.

23.Согласование и утверждение программ.

24.Организация электронной рекламы и рекламы в средствах массовой информации.

25. Организация почтовых рассылок с информационными материалами и образцами продукции предприятия.

26. Организация участия предприятия в выставках, конференциях, семинарах.

27. Организация связей с общественностью.

28. Анализ рекламной деятельности, ее влияния на сбыт продукции и определение эффективности.

29. Разработка предложений по формированию фирменного стиля.

30.Развитие дилерской сети.

Функции менеджмента качества:

- Организация изучения мнения потребителей по улучшению качества производимой продукции.

- Участие в разработке документации системы менеджмента качества в рамках компетенции подразделения.

Распределение функций между работниками отдела маркетинга будут осуществляться в соответствии с матрицей распределения, которая представлена в приложении В.

Пути совершенствования мотивационных процессов. На основе проведенного анализа существующих в организации подходов к стимулированию труда предлагаю следующие усовершенствования:

Моральное стимулирование. Кроме существующих в ЗАО «ГОТЭК» видов стимулирования ввести:

- занесение на доску почета;

- присвоение званий «Лучший по профессии», «Отличник качества»

или «Коллектив отличного качества»;

- организовать коллективное вручение грамот, призов и т.п.

Материальное стимулирование:

- ввести выплату ежеквартальной специальной премии независимо от иных поощрений за разработку и внедрение новых направлений производства, в размере 10 %,15% и 20% от должностного оклада.

Исходя из проведенных исследований по теории потребностей Маслоу:

- обратить внимание на повышение удобства рабочего места и его технической оснащенности рядовых сотрудников организации, путем замены старого оборудования на более современное,

- снизить уровень шума, путем внедрения новы технологий,

- снизить разницу в тарифах управленческого персонала и рядовых сотрудниках отдела, путем усовершенствования существующей системы премирования,

- ввести оплаченное питание,

- частично оплатный отдых,

- компенсацию транспортных расходов,

- выделить средства для оплаты культурных мероприятий,

- повысить осведомленность о происходящем в компании среди сотрудников, с помощью создания ежемесячной газеты о предприятии в виде электронного носителя и предоставить доступ к данному ресурсу каждому сотруднику,

- повысить возможности карьерного роста, используя выдвижение на повышение в должности в качестве средства морального стимулирования.

Таким образом, с помощью предложений по совершенствованию функций управления - планирования, контроля и координации, можно добиться снижения и полного устранению недостатков, выявленных при анализе деятельности ЗАО «ГОТЭК».

3.2 Оценка эффективности предложений по совершенствованию функций управления ЗАО «ГОТЭК"

Понятие «эффективность» может рассматриваться в двух аспектах:

1.эффективность, другими словами отдача, рентабельность (efficiency), как итоговая характеристика какой-либо деятельности в целом, выполнения ее отдельных функций. Эта характеристика включает эффект, определяющий степень достижения тех или иных целей, отнесенный к затратам на их достижение. Решение тем эффективнее, чем больше степень достижения целей и меньше затраты на их реализацию.

2.эффективность как характеристика результативности, действенности (effectiveness) какой-либо деятельности без соотнесения полученных результатов с затраченными ресурсами. В данном случае она характеризует, прежде всего, выбор правильных целей, направлений действий, без чего с позиций первой трактовки может быть обеспечена высокая эффективность достижения неправильных целей. При этом под результативностью действий принято понимать степень соответствия их результатов задачам достижения определенной цели или совокупности целей (запланированных результатов).

Большинство оценок эффективности осуществляется именно с этих позиций. Учет затрат (если это требуется) осуществляется при использовании данного подхода путем их вычитания (а не деления на них) из конечных результатов, представленных в денежной форме, например, путем использования отчета о прибылях и убытках при определении величины прибыли, которая может рассматриваться как показатель эффективности. При оценке эффективности используются качественные и количественные методы.

Анализируя эффективность предложений по усовершенствованию функций управления ЗАО «ГОТЭК», исходя из второго аспекта анализа, можем сделать следующие выводы:

- учитывая цели и функции, предназначенные для осуществления в процессе деятельности внедряемого отдела маркетинга, делаем выводы о соответствии целей и функций данного отдела генеральной цели ЗАО «ГОТЭК» - производство упаковочных товаров удовлетворяющих спросу максимального количества покупателей;

- выявленные в процессе анализа функции управления (планирования) недостатки компенсируются деятельностью создаваемого отдела маркетинга в процессе планированию на основе сбора, обработки и анализа данных деятельности предприятия.

Анализируя эффективность предлагаемых методов мотивации персонала ЗАО «ГОТЭК» выделяем следующее:

- преимуществом данного подхода является то, что он не окажет существенной нагрузки на фонд оплаты труда и не будет иметь инфляционных последствий для социально-экономического развития ЗАО «ГОТЭК»;

- реализация этого подхода позволит работникам предприятия иметь высокую зарплату, что позволит удержать и привлечь на работу в ЗАО «ГОТЭК» высококвалифицированных, инициативных и ответственных специалистов;

- недостатком является то, что реализация такого подхода неизбежно будет болезненной, так как потребуется высвобождение определенного количества сотрудников.

Особое внимание следует уделить таким сопутствующим мерам, как повышение эффективности кадровых служб, повышение требований к претендентам на занятие должностей, улучшение организации труда и рассмотрение возможности предоставления различных льгот наряду с зарплатой и др.



Заключение

Итак, управление предприятием предназначено для сохранения его миссии и осуществляется путем противодействия разрушению предприятия в результате его взаимодействия с внешней средой. Качество управления определяется заданным критерием, правилами принятия решения и используемой информацией.

В составе персонала предприятий выделяют три категории работников:

а) персонал управления;

б) оперативный персонал;

в) вспомогательный персонал.

Деление персонала предприятия по категориям работников представляет собой наиболее общую форму функционального разделения их труда.

Основными видами разделения труда являются функциональное, технологическое и квалификационное. Функция управления - вид деятельности, основанный на разделении и кооперации менеджмента и характеризующийся определенной однородностью, сложностью и стабильностью воздействий на объект со стороны субъекта управления.

Функции управления и установление объема работ по каждой функции являются основой для формирования структуры управляющей системы и взаимодействия ее компонентов. Это краткие выводы первых двух глав.

Во второй главе курсовой работы мы охарактеризовали основные производственно-хозяйствейнные показатели деятельности ЗАО «ГОТЭК», историю предприятия, виды выпускаемой продукции и организационную структуру. На основании методологических и теоретических аспектов и приведенных характеристик предприятия был проведен анализ деятельности ЗАО «ГОТЭК», а именно, проведено исследование распределение функциональных обязанностей по уровням и звеньям аппарата управления.

Исходя из проведенного анализа распределения функций управления в ЗАО «ГОТЭК» и выявленных недостатков в третей главе курсовой работе были предложены следующие шаги по совершенствованию распределения функциональных обязанностей:

Пути совершенствования мотивационных процессов. На основе проведенного анализа существующих в организации подходов к стимулированию труда предлагаю следующие усовершенствования:

1. В связи недостатками в функциях определении целей и планировании в структуру управления предлагается ввести отдел маркетинга. Отдел маркетинга будет являться структурным подразделением ЗАО «ГОТЭК» и подчиняться директору предприятия. Отдел продаж возглавит начальник отдела продаж.

Целью деятельности отдела маркетинга будет являться увязывание целей предприятия по получению доходности с удовлетворением потребности в продукте на рынке, и осуществлении функции планирования.

2. Предложения по совершенствованию мотивации.

А) Моральное стимулирование. Кроме существующих в ЗАО «ГОТЭК» видов стимулирования ввести:

- занесение на доску почета;

- присвоение званий «Лучший по профессии», «Отличник качества»

или «Коллектив отличного качества»;

- организовать коллективное вручение грамот, призов и т.п.

Б) Материальное стимулирование:

- ввести выплату ежеквартальной специальной премии независимо от иных поощрений за разработку и внедрение новых направлений производства, в размере 10 %,15% и 20% от должностного оклада.

Во втором разделе третьей главы сделан анализ эффективности предложений по совершенствованию таких функций управления, как определение целей, планирование и мотивация.

В процессе анализа функций контроля и координации в ЗАО «ГОТЭК» недостатков не выявлено.

Таким образом, повышение эффективности процессов управления, рационализация структуры и методов деятельности управленческого аппарата, обеспечение должного соотношения прав и ответственности органов и служащих в принятии и исполнении решений зависят от содержания работы органов управления, от правильного определения их функций. Четкое представление о том, что должен делать орган управления и что он делает, позволяет искать наиболее эффективные пути реализации его задач, обеспечивать деятельность этого органа материальными, техническими, организационными, правовыми средствами, обогащать формы и методы его работы.



Список использованной литературы

1. Алексеев Н.С. Эволюция систем управления предприятием. // Проблемы теории и практики управления. - 1999. - №2.

2. Балабанов И.Т. Финансовый анализ и планирование хозяйственного субъекта. - 2-е изд., доп. - М.: Финансы и статистика, 2005.

3. Бригхем Ю., Гапенски Л. Финансовый менеджмент - СПб.: Экономическая школ, 2005.

4. Касаев Б. С., Тебекин А. В., Менеджмент организации. Электронный учебник серия: "Азбука психологии", 2008 г., Изд.: КНОРУС.

5. Крейнина М. Н. Финансовый менеджмент. - М., 2001.

6. Лафта, Дж.К. Менеджмент: учебник/ Дж.К. Лафта.- М.:ПБОЮЛ Григорян А.Ф., 2002, 264 с.

7. Малков М.И. Подходы к измерению эффективности маркетинга // Маркетинг, 2007. №3.

8. Павлова Л.Н. Финансовый менеджмент. Управление денежным оборотом предприятия. - М., 2002.

9. Райн Б. Стратегический учет для руководителей. - М.: ЮНИТИ, 2003.

10. Савчук В.П. Финансовый менеджмент предприятий: практические вопросы с анализом деловых ситуаций. - Киев: Издательский дом Максимум, 2001.

11. Смолкин, А.М. Менеджмент: основы организации: учеб. Пособие для вузов/ А.М. Смолкин.- М.: ИНФРА-М, 1999.-247с.

12. Т.Н.Клемина. Теория организации эпохи переходной экономики // Российский журнал менеджмента. 2005. Т. 3. № 4. С. 178-182.

13. Терехов Л.Л. Социально-экономическое прогнозирование. -Ростов н/Д, 2007.

14. Турусина А.Ю. Операционная эффективность маркетинга // Маркетинг и маркетинговые исследования, 2006. №1.

15. Фатхутдинов Р.А. Производственный менеджмент: Учебник. -3-е изд., перераб. и доп. -М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2002.

16. http://eup.ru/Catalog/16-0.asp

17. http://www.booksgid.com

18. http://www.stplan.ru/articles/theory/bkg.htm

19. ttp://www.cfin.ru/press/marketing/1999-1/11.shtml

20. http://www.aup.ru/books/m77/2_9.htm

Размещено на Allbest.ru