Взаимодействие внешних и внутренних коммуникаций

Размещено на http://www.allbest.ru/

Аннотация

Объектом данного исследования является фирма “Sony”

Цель данной работы: изучение внешних и внутренних коммуникаций на примере фирмы “Sony”

Для этого поставлены следующие задачи:

Во-первых, изучить материал о внешней и внутренней среде.

Во-вторых, на основе проделанной работы, провести анализ внешней и внутренней коммуникации фирмы Sony.

Гипотеза: система внешних и внутренних коммуникаций образуют единое информационное пространство предприятия. Степень развития коммуникаций влияет на уровень доходов организации.

Данная курсовая работа в дальнейшем может служить как материал для применения в менеджменте. Содержащаяся в курсовой работе информация может быть полезна для студентов связи с общественностью и экономического факультета, а так же для общего развития.

Современный мир трудно представить без коммуникаций. Жизнь современного человека стала неотделима от общения. Поэтому, очень важно как именно строятся отношения вне и внутри организации, какие устойчивые нормы и принципы существуют.

Внешние коммуникации занимаются в основном в трёх направлениях: реклама, работа с общественностью и мероприятия. Регулярное проведение пресс-конференций, периодические заявления для прессы, специальные статьи, отчеты о накопленном опыте и другие виды активности требуют не столько больших денег, сколько хороших идей. Даже просто упоминания, делаемые СМИ вскользь, но с известной регулярностью, положительно влияют на степень известности и репутацию предприятия, причем часто сильнее, чем многие дорогостоящие рекламные кампании.

Основная идея внутренней коммуникации передача всем сотрудникам миссии и стратегических целей предприятия. Многие предприятия используют в качестве основы внутренней коммуникации корпоративные газеты. Тем самым предоставляется, возможность каждому работнику находится в курсе дел компании, её целей и стремлений.

Так же одним из способов повышения эффективности внутрикорпоративных коммуникаций является проведение корпоративных мероприятий.

Не смотря на то, что в последние годы изучение коммуникаций стало важным. В нашей стране, необходимость изучения и управления коммуникациями появилось не так давно. У нас до сих пор существует недостаточность методической и творческой проработки данного вопроса.

1. Теоретические особенности создания коммуникационного комплекса фирмы

коммуникация стратегия конкурентоспособность

1.1 Взаимодействие внешних и внутренних коммуникаций

У организации имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Например, с потенциальными потребителями товаров и услуг фирмы общаются, прежде всего, с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок, а также проводя различные социологические опросы. Большое внимание уделяется созданию благоприятного образа фирмы, для чего в крупных компаниях создаются отделы связи с общественностью, специалисты которых занимаются непосредственно распространением информации. Так же проводятся различные акции, соц.опросы, участие в благотворительных акциях. Под внутренними коммуникациями подразумевается информационные обмены, осуществляемые в организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации) Раньше не уделялось должное внимание внутренним коммуникациям. Но теперь всё изменилось и руководители понимают что именно гармония внешних и внутренних коммуникаций помогает им достичь успеха и процветания фирмы.

1.2 Основные функции внутренних коммуникаций

В настоящее время внутренние коммуникации в организации рассматриваются более пристально, нежели некоторое время назад. Именно они являются средством создания более демократичной организации, ориентированной на достижение гармонии. Основная идея заключается в том, что сотрудники только могут работать с полной отдачей, когда участвуют в жизни организации, а почувствовать свою причастность к делам организации они смогут, только обладая полной информацией, т.е. полным пониманием целей и задач организации каждым ее служащим. Необходимо также, чтобы каждый сотрудник понимал, как его действия вписываются в стратегию организации и каким именно образом он вносит вклад в достижение организационных целей и задач. Например, такие группы служащих, как сотрудники отделов продаж и персонал по работе с клиентами, находятся непосредственно на переднем крае взаимодействия и непосредственно наблюдают реакцию клиентов. Они выслушивают их жалобы, пожелания, рекомендации, мнения, в чьи обязанности входит систематический анализ взаимоотношений с клиентами. Этот пример показывает, что сотрудники могут стать надежным источником информации, если в организации предусмотрены эффективные каналы обратной связи, передающие наверх мнения и наблюдения сотрудников.

Сотрудники организации находятся в тесном контакте с представителями общественных групп. В зависимости от сложившегося впечатления об организации сотрудники распространяют положительную или негативную информацию об организации другим важнейшим группам.

Для этого, необходимы систематические исследования, нацеленные на оценку действий в рамках внутренних коммуникаций и выработку рекомендаций по их совершенствованию. То есть следует разработать целую стратегию внутренних коммуникаций. Хорошая коммуникационная стратегия для каждой организации будет различной, поскольку она определяется рядом факторов:

ѕ тип бизнеса (например, автомобилестроение, консалтинговые услуги, благотворительная деятельность;

ѕ размер организации (транснациональная, национальная, местная);

ѕ возраст организации;

ѕ культура;

ѕ стиль управления;

ѕ финансовая основа организации, особенности финансирования и привлечения средств;

ѕ персонал;

ѕ состояние внешней среды организации - относительная стабильность или значительная подвижность, изменчивость, непредсказуемость.

Для эффективного поддержания задачи бизнеса, внутренние коммуникации должны быть в тесном сотрудничестве с высшим руководством организации. Управление связями с общественностью на предприятии или в организации всегда должно быть нацелено на конкретные категории общественности, проведение которых имеет значение для успешной работы фирмы. НА практике существует целый ряд методов для работы с внутренней общественностью. Встречи между сотрудниками фирмы c участием руководства компании, собрания, совещания, семинары, конференции, сбор и анализ предложений, книги пожеланий, бюллетени, ежегодные доклады, оформления стендов, стенгазет, досок объявлений, постоянных и временных выставок, статьи и письма с СМИ, использование фото-, кино- и видеоматериалов, печатных материалов (справочников, памяток для новичков и начинающих), проведение совместных уик-эндов, празднование профессиональных, национальных праздников, а также «святое» - дни рождения фирмы.

1.3 Основные функции внешних коммуникаций

В настоящий момент издано большое количество литературы, посвященной внешней коммуникации. Внешняя коммуникация своими составляющими как маркетинговая, коммерческая, рекламная коммуникация. Внешняя коммуникация обычно охватывает три области.

1.Работа с общественностью.

Целенаправленная работа со средствами массовой информации. Большие возможности в этой области есть как раз у небольших предприятий, которые не располагают многочисленными штатными маркетологами. Регулярное проведение пресс-конференций, периодические заявления для прессы, специальные статьи, отчеты о накопленном опыте и другие виды активности требуют не столько больших денег, сколько хороших идей. Даже просто упоминания, делаемые СМИ вскользь, но с известной регулярностью, положительно влияют на степень известности и репутацию предприятия, причем часто сильнее, чем многие дорогостоящие рекламные кампании.

Два показателя могут быть здесь полезны:

1) внешнее распространение корпоративной газеты;

2) количество упоминаний предприятия СМИ (отраслевыми, региональными, межрегиональными).

2.Реклама.

Сюда относятся акции по электронной рассылке, разнообразнейшие рекламные кампании, промоушн-акции и т.д. и т.п. Как правило, реклама дорога, потому что «срабатывает» лишь с некоторого порогового знамения, поэтому небольшим компаниям имеет смысл сначала исчерпать вес возможности работы с общественностью, прежде чем ввязываться в значительные рекламные кампании.

3.Мероприятия. Под этим следует понимать организацию различных мероприятий, семинаров, конгрессов и т.д., укрепляющих репутацию предприятия и его отношения с соответствующими партнерами. Необходимость внешней коммуникации признается безоговорочно. Организация - это инструмент реализации замысла инициатора, а организационная коммуникация - инструмент организации по достижению целей. Соответственно, необходимость реализации замысла определяет такие процессы как управление, обмен с внешней средой организационного продукта на ресурс, производство продукта. Открытые системы привносят определенную форму энергии из окружающей среды. Другими словами, функционирование организации сильно зависит от постоянного поступления определенных ресурсов из окружающей, например, социально-экономической среды. Ни одна организационная система не является в полной мере самодостаточной. Для того, что бы развиваться, фирме нужна постоянная связь. Отрицательная обратная связь в системе позволяет корректировать отклонения от первоначальной концепции. Таким образом, внешняя коммуникация для реализации замысла инициатора привносит энергию и информацию из внешней среды, обменивает продукт на ресурс, и снижает неопределенность внешней. Эти функциональные цели можно в полной мере отнести к коммерческой, рекламной коммуникации, продвижению, PR. Самое главное чтобы, идея предприятия стала доступной для различных социальных групп и персоналий независимо от иерархии их начального состояния. Это могут быть, например, партнеры, клиенты, общественные организации, персонал и т.д.

Если внутренняя организационная коммуникация в большей степени концентрируется на управлении и производстве продукта и ключевым процессом здесь является снижение неопределенности и производство ясности внутри организации, то внешняя коммуникация - это экспорт продукта и обмен на ресурс, и ключевым процессом здесь является формирование условий для выгодного обмена: восприятия, приобретения и использования продукта. Соответственно, это производство ясности для клиентов, партнеров. Основная задача внешней коммуникации -это влияние и управление непосредственно поведением потребителей или условиями, которые стимулируют интерес последних к компании и продукту. Поэтому основное - это активное воздействие.

2. Анализ внешней и внутренней коммуникации фирмы Sony

2.1 Управление коммуникациями фирмы “Sony”

Дата рождения “Sony” - 7 мая 1946 года. Её первоначальное название «Токио цусин когё», или Токийская компания телесвязи. Ее стартовый капитал составлял 500 долларов. Основатели компании начали со сборки электрических грелок, продажа которых на уличных рынках Токио давала прибыль. Затем освоили производство коротковолновых приставок к средневолновым радиоприёмникам. Вскоре появились две идеи относительно техноёмких товаров.

В 1948 году сотрудники американской лаборатории «Белл лэбо-рэтриз» изобрели первый транзистор. Американские специалисты считали, что транзистор можно использовать только в слуховых аппаратах. Но руководство «Тоцуко» (так в то время называли “Sony”) пошло дальше - оно задалось целью разработать собственные высокочастотные транзисторы для радиоприёмников. В 1955 году “Sony” освоила производство миниатюрных деталей и выпустила транзисторный радиоприёмник (модель «ТН-55»), а в 1957 году - его «карманный» вариант. В январе 1958 года она сменила своё название на “Sony corporation”.

Следовательно содержанием миссии Sony стала формулировка: «новаторские идеи - новейшая технология - техноемкая продукция - потребители во всём мире».

Важным этапом в становлении миссии “Sony” стал 1958 год, связанный с началом экспорта своей продукции. Основой для этого послужило решение важнейших задач на внутреннем рынке:

нахождение «ниши» на внутреннем рынке с помощью техноёмких товаров;

завоевание уважения к своей торговой марке;

создание своих магазинов, а позже - собственной сети сбыта и распределения;

приобретение славы первооткрывателей.

Миссия Сони обусловлена обликом основателей фирмы, ставших и её руководителями. Если перевести на язык образной формулы, то она выглядит так: миссия = (знания, изобретательность, энтузиазм) х (интуиция, смелость, дерзость).Первоначальная декларация философии фирмы “Sony” звучала следующим образом: "Если бы удалось создать условия, в которых люди могли бы объединиться с твёрдым намерением совместно трудиться и использовать свои технические способности для осуществления своих сокровенных желаний, то такая организация могла бы принести огромное наслаждение и пользу». Впоследствии «ведущая сила» обозначилась предельно чётко: «Никакая теория, программа или правительственная политика не могут сделать предприятие успешным; это могут сделать только люди». И главное в людях - их способности, а в руководителях - «способность использовать способности».

Безусловным лидером компании был один из её основателей Ибука. Оригинальность его мышления и даже гениальность в технической области, умение заглядывать в будущее сыграли выдающуюся роль в выпуске техноёмкой продукции. Сила “Sony” заключается в способности её менеджеров найти применение незаурядным личностям, их идеям, гармонично сочетать различные мнения. Это не громкие слова и не идеализация.

Считается, что успехи японских компаний не зависят от политики властей или экономических теорий. Все, что достигнуто, делается людьми. Наиболее важной задачей японских менеджеров является создание обстановки сотрудничества между рабочими и администрацией, сформулировать в сознании работающих отношение к корпорации как к родной семье. Такую систему, например, на почву Латвии механически перенести нельзя, ставка на людей очень рискованна.

Но как бы ни были талантливы менеджеры, судьба фирмы находится в руках работников, которые составляют коллектив. Когда принимают на работу молодого рабочего, то фирму вручают ему в руки. Работая на предприятиях промышленности с людьми, японские менеджеры понимают, что работники трудятся не только ради денег, работающие должны почувствовать, что они члены семьи и с ними обращаются как с уважаемыми ее членами, как с близкими коллегами.

Инженерно-технические работники на предприятиях “Sony” имеют униформу - одинаковые куртки и обедают в кафе за теми же столиками, за которыми едят рабочие. Ни один управляющий в фирме не имеет отдельного кабинета. Все менеджеры сидят в одних помещениях со своими подчиненными. Каждое утро мастера проводят перед началом работы беседы с рабочими, дают им инструкции. Мастера интересуются здоровьем подчиненных и здоровьем членов их семей. Выясняют, нет ли у людей проблем, которые можно решить с помощью администрации. Все молодые инженеры в фирме начинают свой трудовой путь на конвейере для того, чтобы на практике разобраться с технологией и получить представление о своем влиянии на этот процесс. Еженедельно выходит в свет внутрифирменная газета, где помещаются объявления о вакансиях. Такая практика дает возможность сменить работу внутри фирмы.

Если компания “Sony” достигла успехов, то эти успехи можно отнести в основном за счет того, что управляющие компанией обладают способностями к сотрудничеству. В компании уважается мнение разных людей. И когда спрашивают, как же совместимы люди с разными взглядами, то им отвечают, а что было бы, если бы у всех менеджеров было одно и то же мнение. Разные мнения помогают находить истину и двигать компанию вперед.

В “Sony” имеется манифест, разработанный управленцами. Манифест называется "Дух-Сони".Принцип “Sony” - уважать и поощрять способности каждого (человек на своем месте) и, как всегда, стремиться выявить лучшее в человеке, верить в него, что постоянно дает ему возможность развивать свои способности. В этом жизненная сила “Sony”. В традиции фирмы обязательное присутствие высших управляющих на торжественных обедах по случаю годовщины создания фирмы или других событий, устраиваемых за счет фирмы на головных предприятиях “Sony” и ее зарубежных филиалах.

В фирме работники стремятся вносить постоянно рационализаторские предложения, которые существенно поощряются. В среднем на одного работающего в фирме в год приходится 8 рационализаторских предложений.

Если работники фирмы сталкиваются с незнакомыми ситуациями, то действует принцип "действуй, не дожидаясь инструкций". Таким образом, работники приучаются к самостоятельности в решении вопросов.

Высшие управляющие, полагаясь на добросовестность менеджеров среднего звена, занимаются планированием и перспективами развития фирмы. Потому в “Sony” нет жесткого регламентирования обязанностей. Все действуют как в семье - делать то, в чем есть необходимость.

Если в компании случается брак, то не ищут виновного, а ищут причину. А если подвергнуть остракизму виновного в браке, он может потерять мотивацию на всю оставшуюся карьеру, а если он будет знать, что он допустил ошибку это больше не повторится. Семейная политика компании постоянно приносит свои плоды.

Как считает А. Морита, американские компании больше похожи на кирпичную стену, где каждому кирпичику точно определены рамки деятельности. Если поступающий на работу меньше или больше определенного кирпича, то его отвергают. Здесь придерживаются правила "человек для определенной работы", тогда как "Sony-менеджмент" 'основан на принципе "лучшего применения человеком своих способностей".

2.2 Рекомендации по совершенствованию внешних и внутренних коммуникаций “Sony”

Не смотря на то что фирма Sony идёт в ногу со временем всё время удивляя покупателей чем-то интересным и новым. Внешние коммуникации фирмы нуждаются в доработке. На таблице указанны сильные и слабые стороны фирмы “Sony”.

Сильные и слабые стороны организации

Для дальнейшего развития компании требуется усилить рекламную политику с использованием усовершенствованных рекламных технологий и стратегий, так как например компания Nike,которая создаёт целые комплексы отдыха связанные со спортом.

Необходимо заниматься исследовательской деятельностью, наряду с Apple,используя совершенствование технологий и научный прогресс. Такого рода действия позволят расширить ассортимент продукции и предлагать новые модели на рынок, обеспечивая достойную конкуренцию. Достоверный мониторинг рынка позволит компании предполагать потребности потенциальных покупателей.

Финансовая стабильность позволяет вкладывать деньги в разработку новой продукции и проведению рекламных компаний.

Возможно, требуется снизить цены на товар, так как уровень цен достаточно высок и в условиях кризиса покупать будет выбирать более дешёвый товар.

Моё мнение, что внутренние коммуникации фирмы Sony достаточно высоки. Тем не менее их тоже можно было бы улучшить. Например, обучение персонала. Тем самым они повысят уровень сервиса.

Заключение

Для поддержания лидирующих позиций, конкурентоспособности корпорации проводится работа по «наведению мостов» с различными кругами деловой общественности, руководствуясь основными принципами организации работы средств массовой информации.

Работники компании - это не инструмент для достижения целей, а коллеги и помощники. Если не удается создать "дух единой команды", никакие, особенно долговременные цели не будут достигнуты.

Для создания "семейного духа" используются самые разнообразные формы и методы, которые со временем отражают реальность - "компания - это мы", а "мы - это компания".

Таким образом, вышесказанное полностью подтверждает выдвинутую гипотезу, о том что система внешних и внутренних коммуникаций образуют единое информационное пространство предприятия, что влияет на уровень доходов.

Список литературы

1. Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бизнес-коммуникации. СПб., 2001

2. Жан-Пьер Бодуан "Управление имиджем компании. Паблик рилейшнз: предмет и мастерство" Пер. с фр. - М, КГ Имидж-Контакт, Инфра-М, 2001г.

3. Морита А. «Сделано в Японии. История фирмы Сони». /Перевод с англ. М.: Прогресс, 1993г.

4.«Как работают японские предприятия». /Под ред. Я. Мондена. М.: Экономика, 1989г.

5.«Миссия фирмы Сони». Управление персоналом. №10 1998.

6.«Уроки становления и развития фирмы Сони». Управление персоналом. №12 1998.

http://www.aup.ru/books/m170/1_3.htm

http://ecouniver.com/3224-vnutrennyaya-kommunikaciya-vneshnyaya.html

http://reeed.ru/info_sony.php

www.sony.ru

Размещено на Allbest.ru