Автоматизированное рабочее место для различных категорий работников на примере ООО "Теория"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

На тему: «Автоматизированное рабочее место для различных категорий работников на примере ООО «Теория»»

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты автоматизации рабочего места

1.1 Назначение и виды автоматизации рабочего места

1.2 Принципы, используемые при создании автоматизации рабочего места

1.3 Обеспечение характеристик функционирования автоматизации рабочего места

1.4 Программное обеспечение автоматизированного рабочего места

Глава 2. Анализ механизма автоматизации управленческой деятельности, ООО «Теория» посредством организации автоматизации рабочего места различных категорий служащих

2.1 Организационная структура ООО «Теория»

2.2 Автоматизация рабочего места менеджера по сбыту

2.3 Автоматизация рабочего места руководителя

2.4 Автоматизация рабочего места бухгалтера

Заключение

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы, не может вызывать никаких сомнений. Действительно, ведь в современных условиях, когда информация становится важнейшим ресурсом, для реализации функциональных задач в любой предметной области необходимо применять современные средства автоматизации деловых и производственных процессов, что достигается за счет использование автоматизированных рабочих мест Далее - АРМ на базе профессиональных персональных компьютеров с соединением их в информационные сети. Для каждой предметной области необходимо предусматривать АРМ, соответствующие их назначению.

Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом вычислений или чисто механического труда. Такие задачи составляют достаточно большую часть работы, которую многие люди считают творческой или оригинальной. Компьютерная техника позволяет ускорить почти любой творческий процесс. Результатом освоения людьми компьютерной техники и новых информационных технологий обычно является развитие творчества, поскольку значительно облегчается перебор различных вариантов.

К учреждениям, основным видом продукции которых является информация, можно отнести финансово-бухгалтерские подразделения, издательства, рекламные конторы и т.п. Разработка систем автоматизации для данных типов предприятий и учреждений становится актуальной задачей на современном этапе развития индустрии.

Одним из самых мощных факторов, стимулирующих создание все более мощных и эффективных АРМ, является конкуренция в основной деятельности компаний, поскольку именно оперативная и полная информация дает им преимущество перед конкурентами, а невнимание к качеству и эффективности информационных систем обязательно ведет к потере позиций фирмой и, в конце концов, к ее поражению.

Для процветания фирм необходимо качественное и своевременное управление их деятельностью. Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, от организаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов, разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности. Внедрение подобных систем повышает оперативность и достоверность получаемой информации, сокращается время на текущий сбор и обработку информации, а это приводит к высвобождению рабочего времени, как руководителей и специалистов для решения перспективных проблем, так и рядовых сотрудников для более качественного и продуктивного выполнения своих функций. Появляется возможность периодического анализа информации и выявления проблемных ситуаций.

Цель данной работы - изучение теоретических и прикладных объектов автоматизации управленческой деятельности предприятия на базе автоматизированных рабочих мест.

Объектом выступают различные автоматизированные рабочие места специалистов ООО «Теория». Предметом работы является изучение обеспечения АРМ специалистов данного предприятия.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АРМ

1.1 Назначение и виды АРМ

Под автоматизированным рабочим местом понимают совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно управлять его информационно-вычислительными потребностями. АРМ реализует обеспечивающую информационную технологию на рабочем месте профессионала в различных областях экономики. Использование АРМ в современном офисе максимально облегчает работу специалиста, высвобождая время и усилия, которые ранее расходовались на выполнение рутинных операций сбора данных и сложных расчетов, для творческой научно-обоснованной деятельности в решении профессиональных задач.

Для характеристики АРМ можно выделить основные составные части информационной технологии, его реализующей. К ним относятся:

- технические и аппаратные средства обеспечения (компьютеры, принтеры, сканеры, кассовые аппараты и другое дополнительное оборудование);

- прикладные программные средства и операционные системы (ОС);

- информационное обеспечение (стандарты документов и унифицированных форм, стандарты представления показателей, классификаторы и справочная информация);

- сетевые и коммуникационные устройства (локальные и корпоративные сети, электронная почта).

Характеристики этих составляющих и определяют уровень АРМ, его назначение и особенности.

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспечивает возможность расширения сферы применения за счет простоты изменения состава прикладных программных средств, удобства и «дружественности» интерфейса по отношению к пользователю, простоты адаптации АРМ к конкретным функциям пользователя. Например, 1С - Предприятие представляет собой комплекс АРМ для автоматизации рабочих мест бухгалтера, менеджера, сотрудников отдела кадров и т.д. Комплекс основывается на совокупности автоматизированных рабочих мест:

АРМ руководителя - должностного лица, определяющего тактику и стратегию функционирования фирмы;

АРМ администратора - работника, ведающего организацией документооборота, формированием списка пользователей и определением их полномочий, ведением классификаторов и т. д.;

АРМ пользователя - работника, непосредственно выполняющего процедуры создания, редактирования и обработки документов;

АРМ делопроизводителя - работника, осуществляющего контроль за выполнением распоряжений и приказов;

АРМ архивариуса - работника, ведающего архивными документами;

АРМ оператора - работника, выполняющего оформление и корректировку документов.

АРМ предназначены для обеспечения условий комфортной, высокопроизводительной и качественной работы специалиста и должны удовлетворять следующим требованиям:

- пользовательский интерфейс должен быть прост, удобен и доступен даже неподготовленному пользователю. Он должен содержать систему подсказок, желательно в демонстрационной форме (видео, звуковой, анимационной);

- необходимо обеспечивать безопасность специалиста и выполнение всех эргономических требований (комфортность, цветовую и звуковую гамму, соответствующие наилучшему восприятию, удобство расположения информации и доступность всех необходимых для работы средств, единый стиль выполнения операций и т.д.);

- пользователь АРМ должен выполнять все действия, не выходя из системы, поэтому требуется оснащенность всеми необходимыми операциями;

- обеспечение бесперебойности работы АРМ должно гарантировать пользователю своевременное выполнение задач, в соответствии с графиком работы. Сбои в производстве недопустимы;

- рациональная организация труда специалиста создает комфортные условия для работы и повышает производительность труда специалиста;

- программное обеспечение АРМ должно быть совместимо с другими системами и информационными технологиями, поэтому наиболее ценными являются технологии, объединяющие несколько АРМ.

Каждое АРМ организует свою информационную технологию или их объединение. В зависимости от используемых технических и программных средств АРМ можно разделить, на локальные и сетевые.

Локальное АРМ - дает возможность специалисту производить обработку данных на отдельно взятом рабочем месте. В этом случае классификаторы, нормативно-справочная информация и все базы данных хранятся в памяти компьютера.

Сетевые АРМ - позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей.

Наиболее эффективным и рациональным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети. При использовании ПЭВМ, подключенного к глобальной сети, АРМ, установленное на компьютере, использует технологию удаленного доступа к ресурсам центральной ЭВМ или сервера. В более сложных системах АРМ может подключаться к информационным службам и системам общего назначения и может служить элементом распределенной системы обработки данных.

В этом случае возникают дополнительные требования, касающиеся информационного обеспечения работы с базами данных:

- структура баз данных должна легко расчленяться на отдельные базы данных, размещаемые на отдельных компьютерах, при этом должна обеспечиваться простота доступа к информации, защита ее от несанкционированного доступа;

- структура информационной базы должна сохранять тип документации, используемой в области обработки;

- структура информационной базы и схема ее распределения по АРМ должны обеспечивать возможность единого способа корректировки и актуализации всех локальных баз;

- структура информационной базы должна быть максимально компактной и легко архивируемой.

1.2 Принципы, используемые при создании АРМ

Создание и использование АРМ основывается на ряде общих принципов проектирования систем обработки данных.

Главным считается принцип максимальной ориентации на конечного пользователя. Этот принцип реализуется путем создания специальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя и к возможности его обучения и самообучения, поэтому АРМ часто снабжается специальными демонстрационными роликами.

Условия работы пользователя АРМ должны, прежде всего, соответствовать, естественным условиям работника, использовать специальную терминологию. Электронные документы в АРМ должны представлять собой копию бумажной документации. Необходимо, чтобы ввод новых данных и корректировка информации сопровождались автоматизацией операций, встроенным контролем и системой подсказок, что позволяет быстро изучить работу в АРМ даже неквалифицированному в компьютерной области работнику.

В процессе разработки и использования АРМ используется принцип проблемной ориентации. Каждое АРМ специализируется на решении определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки данных, единством режимов работы, единством алгоритмов обработки данных.

Например, АРМ ЕГРПО обеспечивает пополнение и ведение государственного регистра предприятий и организаций; АРМ ИО РОВД предназначено для автоматизации работы с информационно-справочными системами районного отдела милиции и позволяет осуществлять ввод новых данных, получение справочной информации и статистическую обработку на уровне РОВД; 1С: Бухгалтерия, Инфо-бухгалтер, Бухгалтерия Парус относятся к АРМ бухгалтера и автоматизируют работу по ведению финансовой деятельности предприятия.

Немаловажное значение имеет принцип соответствия информационных потребностей пользователей используемым техническим средствам. Характеристики используемых технических средств должны соответствовать объему информации и алгоритмам ее обработки. Это значит, что только после тщательного анализа информационных потребностей пользователя можно приступать к определению состава и функций АРМ.

В процессе создания АРМ должен быть реализован принцип творческого контакта разработчиков АРМ и их потенциальных пользователей. Совместное участие пользователя и разработчика в создании АРМ помогает лучше осознать проблемную ситуацию, стимулирует интеллектуальную деятельность будущего пользователя АРМ и, в конечном счете, способствует повышению качества АРМ.

Непременным условием использования АРМ является полная документация, которая должна содержать пояснения к задачам, выполняемым с помощью АРМ, инструкцию по установке и эксплуатации АРМ, инструкцию по заполнению и ведению входных и выходных документов. Обычно фирма-разработчик программного обеспечения сопровождает его эксплуатацию. В соответствии с договором о продаже лицензионной версии программы, фирма проводит обучение сотрудников-пользователей АРМ, пополняет нормативно-справочную информацию, приводя ее в соответствие с последними постановлениями и новыми методиками, модифицирует старые и добавляет новые формы и режимы работы.

Современные АРМ легко адаптируются к разным классам профессиональных задач, обладают гибкостью и модифицируются при использовании новых методик обработки информации, настраиваются на конкретное применение в соответствии с требованиями пользователя.

1.3 Обеспечение характеристик функционирования АРМ

Обоснование конкретных характеристик всех средств АРМ происходит на этапе параметризации. Параметризация заключается в выделении и исследовании параметров технических, программных, информационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям на разных этапах структуризации АРМ. Для бесперебойной работы АРМ используются специальное методическое, информационное, математическое, программное, лингвистическое, технологическое, организационное, эргономическое и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение включает в себя организацию информационной базы. Разработчики определяют связи между информационными потоками, формируют пакет входной документации в электронном виде, определяют использование нормативно-справочной документации и уровни доступа к информации пользователей различных категорий в зависимости от сущности решаемых ими задач.

Пользователи разделяются по служебному положению, по специальностям, по уровню подготовленности и частоте работы с вычислительной техникой, по уровню доступа к данным.

По служебному положению пользователи разделяются на:

- руководителей высшего звена (директор, главный менеджер);

- руководителей среднего звена (начальники отделов);

- исполнителей работ (менеджеры, бухгалтеры);

- обслуживающий персонал (операторы, техники).

По степени подготовленности к работе с АРМ выделяются следующие категории работников:

- системные, программисты, проектировщики;

- программисты, создающие прикладные программы;

- пользователи высокого класса, имеющие подготовку к работе с АРМ;

- операторы - это пользователи, имеющие навыки работы с несколькими операциями: загрузка, ввод и т.д.

Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность алгоритмов, обеспечивающих ввод, контроль, хранение и обработку информации, формирование ее в виде графиков, таблиц и диаграмм, а также обеспечение достоверности и защиты информации.

Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса программных средств и должно согласовываться с потенциальными требованиями пользователя АРМ.

Программное обеспечение АРМ определяет интеллектуальные и профессиональные возможности пользователя, широту и полноту выполняемых функций, возможность использования дополнительных устройств. Прикладное программное обеспечение обычно настроено на работу по заданному алгоритму с информацией из определенной предметной области. Поэтому ввод и обработка данных сопровождаются строгим контролем, что снижает значительно вероятность ошибок и ведет к повышению эффективности работы пользователя. В организации АРМ программное обеспечение должно использовать удобный пользовательский интерфейс и включать в себя алгоритмы для решения задач, необходимых пользователю. Выдача результатов осуществляется в удобном наглядном виде (таблицы, графики, диаграммы). Программное обеспечение предоставляет возможность оперативной работы пользователя с БД и возможность совместного использования ресурсов в сетевых технологиях.

Лингвистическое обеспечение АРМ включает в себя языки общения технологии АРМ с пользователями (русский, английский), языки-запросы (SQL), информационно-правовые языки и языки-посредники в сетях. Языковые средства АРМ необходимы для однозначного смыслового соотношения действий пользователя и ПЭВМ. Чем выше интеллектуальность АРМ, тем больше возможностей необходимо предусматривать в языковых средствах АРМ. Языки АРМ должны быть ориентированы на пользователя и профессиональные особенности АРМ.

Технологическое обеспечение АРМ представляет собой установленную совместимость проектных решений, определяющих последовательность операции, процедур и этапов в реализации задач с помощью АРМ. Можно выделить системное и прикладное технологическое обеспечение АРМ, которое включает в себя основные операции, реализуемые информационной технологией:

- ввод информации из бумажных документов при помощи клавиатуры;

- контроль вводимой информации с помощью средств контроля и визуально;

- ввод данных с магнитных носителей, набранных на других ПЭВМ и их контроль;

- прием данных в виде сообщений по каталогам связи с использованием электронной почты, локальных или глобальных сетей, контроль принимаемой информации;

- редактирование данных;

- накопление и хранение информации;

- поиск и обработка данных по запросам пользователей;

- вывод на экран или на печать результатов поиска и обработки;

- защита информации от разных категорий угроз;

- формирование и передача данных на другие компьютеры на магнитных носителях и по сети.

Операционное обеспечение включает в себя комплекс документов, регламентирующих действия специалиста при использовании АРМ. Документация включает в себя:

- должностные инструкции специалистов АРМ;

- перечень уровней доступа и паролей к различным категориям данных;

- инструкцию по эксплуатации локальных и сетевых АРМ;

- инструкцию по набору и вводу информации;

- перечень задач, решаемых с помощью АРМ алгоритмов их решения, функциональных возможностей технологии;

- перечень выходных таблиц, графиков, диаграмм, предоставляемых на выходе сеанса работы с АРМ.

Эргономическое обеспечение АРМ включает в себя нормативы, учитывающие комплекс физиологических, психологических, антропометрических параметров человека для безопасной и комфортной организации труда пользователя АРМ. К ним можно отнести требования к расположению и цветовой гамме используемых экранных форм и расположению технических средств, к освещенности и размерам помещения, к качеству и удобству интерьера. Все эти и многие другие факторы определяют условия охраны и удобства труда главного участника АРМ - человека.

1.4 Программное обеспечение автоматизированного рабочего места

Программное обеспечение АРМ включает следующие компоненты:

- операционные системы;

- языки и системы программирования;

- прикладное программное обеспечение Далее - ППП: общесистемные (базовые) ППП и проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения.

Операционная система Далее - ОС представляет собой группу программ, которые обеспечивают управление ресурсами компьютера, поддержку работы всех программ, их взаимодействия с аппаратными средствами и предоставляют пользователю возможность общего управления компьютера. ОС управляет компьютером, периферийным оборудованием, запускает программы, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции по запросам пользователя и программ. Каждая программа пользуется услугами ОС, а потому может работать только под управлением той ОС, которая обеспечивает для нее эти услуги. Таким образом, выбор ОС для ЭВМ в составе АРМ чрезвычайно важен, так как он определяет, какие программы будут работать на АРМ, какие аппаратные средства будут включены в АРМ, какова будет степень защиты данных, и насколько комфортными и безопасными будут условия работы для специалиста АРМ. Наиболее широко в настоящее время на компьютерах типа IBM PC применяются ОС, разработанные фирмой Microsoft, это существующие версии Windows.

Современная концепция АРМ предъявляет к ОС жесткие требования, направленные на соблюдение безопасности и комфорта (эргономичность) в работе на АРМ, на повышение производительности АРМ в целом, на расширение парка обслуживаемого периферийного оборудования, на возможность синхронизации выполняемых операций и процедур.

Общее программное обеспечение Далее - ПО обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы.

Профессиональная ориентация АРМ определяется функциональной частью Далее - ФПО ПО ФПО. Именно здесь закладывается ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей.

При разработке ФПО очень большое внимание уделяется вопросам организации взаимодействия “человек-машина”. Пользователю интересно и увлекательно работать на ЭВМ только в том случае, когда он чувствует, что он занимается полезным, серьезным делом. В противном случае его ждут неприятные ощущения. Непрофессионал может почувствовать себя обойденным и даже в чем-то ущемленным только потому, что он не знает неких “мистических” команд, набора символов, вследствие чего у него может возникнуть глубокая досада на все программное обеспечение или служителей культа ЭВМ.

Анализ диалоговых систем с точки зрения организации этого диалога показал, что их можно разделить (по принципу взаимодействия пользователя и машины) на:

· системы с командным языком;

· “человек в мире объектов”;

· диалог в форме “меню”.

Применение командного языка в прикладных системах это перенос идей построения интерпретаторов команд для мини- и микро ЭВМ. Основное его преимущество - простота построения и реализации, а недостаток - продолжение их достоинств: необходимость запоминания команд и их параметров, повторение ошибочного ввода, разграничение доступности команд на различных уровнях и пр. Таким образом в системах с командным языком пользователь должен изучать язык взаимодействия.

Внешне противоположный подход “человек в мире объектов” - отсутствуют команды и человек в процессе работы “движется” по своему объекту с помощью клавиш управления курсором, специальных указывающих устройств (мышь, перо), функциональных комбинаций клавиш. Диалог в форме меню “меню” представляет пользователю множества альтернативных действий, из которых он выбирает нужные. В настоящее время наиболее широкое распространение получил пользовательский интерфейс, сочетающий в себе свойства двух последних. В нем все рабочее пространство экрана делится на три части (объекта). Первая (обычно располагающаяся вверху) называется строкой или полосой меню. С ее помощью пользователь может задействовать различные меню, составляющие “скелет” программы, с их помощью производится доступ к другим объектам (в т.ч. управляющим). Вторая часть (обычно располагается внизу или в небольших программах может вообще отсутствовать) называется строкой состояния. С ее помощью могут быстро вызываться наиболее часто используемые объекты или же отображаться какая-либо текущая информация. Третья часть называется рабочей поверхностью (поверхностью стола) - самая большая. На ней отображаются все те объекты, которые вызываются из меню или строки состояния. Такая форма организации диалога человека и машины наиболее удобна (по крайней мере на сегодняшний день ничего лучшего не придумано) и все современные программы в той или иной мере используют ее. В любом случае она должна соответствовать стандарту СUA (Common User Access) фирмы IBM.

Рассмотрим теперь два подхода к разработке АРМ. Первый подход - функциональный представляет собой автоматизацию наиболее типичных функций.

Посмотрим, как адаптируется функциональное ПО (ФПО) к конкретным условиям применения. Отметим программные средства, которые являются базовыми при АРМ для различных профессий, связанных с обработкой деловой информации и принятием управленческих решений.

Первыми появились программные средства для автоматизации труда технического персонала, что обусловлено, вероятно, большой формализацией выполняемых ими функций. Наиболее типичным примером являются текстовые редакторы (процессоры). Они позволяют быстро вводить информацию, редактировать ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к распечатке.

Применение текстовых редакторов позволят значительно повысить производительность труда машинисток.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем, чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода работ, были созданы системы управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE, ORACLE и др.). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные. Так, например, при работе с картотекой постоянно нужно перерывать большие архивы данных для поиска нужной информации, особенно если карточки отсортированы не по нужному признаку. СУБД, справится с этой задачей за считанные секунды.

Большое число специалистов связано также с обработкой различных таблиц, так как в большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов. КЭТ (крупноформатные электронные таблицы) помогают создавать подобные документы. Они очень удобны, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных. Поэтому они широко используются, например, при прогнозировании объемов сбыта и доходов.

Достаточно большой популярностью в учреждениях пользуются программные средства АРМ для контроля и координации деятельности организации, где вся управленческая деятельность описывается как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца и ответственных исполнителей. При этом деятельность каждого работника увязывается с остальными. Таким образом, создается план-график работ. Пакет может автоматически при наступлении срока формировать задания исполнителям, напоминать о сроке завершения работы и накапливать данные об исполнительской деятельности сотрудников.

Важную роль в учрежденческой деятельности играет оперативный обмен данными, который занимает до 95% времени руководителя и до 53% времени специалистов. В связи с этим получили распространение и программные средства типа “электронная почта”. Их использование позволяет осуществлять рассылку документов внутри учреждения, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест и даже проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга.

Проблема обмена данными тесно связана с организацией работы АPM в составе вычислительной сети.

В настоящее время наблюдается тенденция к созданию так называемых интегрированных пакетов, которые вмещают в себя возможности и текстовых редакторов, и таблиц, и графических редакторов. Наличие большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций - создания и обработки данных обусловлено наличием трех различных основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для хранения информации чаще всего используются СУБД, которые позволяют соединять все эти типы данных в единое целое. Сейчас идет бурное развитие двух других видов информации: звуковой и видеоинформации. Для них уже созданы свои редакторы и не исключено что в скором времени эти виды информации станут неотъемлемой частью большинства баз данных.

Хотя современное ФПО отвечает почти всем требованиям, налагаемых на него работниками различных профессий, чего-то все равно всегда не хватает. Поэтому большим плюсом такого ПО, является, возможность его доработки и изменения. Что же касается разработки новых программных средств в АРМ, то она ведется по двум направлениям: создание нового ПО для новых профессий и специализация ПО для существующих профессий. В настоящее время наблюдается тенденция перехода к созданию АРМ профессионального назначения.

Оно выражается в следующем:

· учет решаемых задач;

· взаимодействие с другими сотрудниками;

· учет профессиональных привычек и склонностей;

· разработка не только ФПО, но и специальных технических средств (мышь, сеть, автоматический набор телефонных номеров и пр.).

Оснащение специалистов такими АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повесить скорость обработки экономической информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.

В нашей стране созданы и успешно применяются замечательные программные продукты, реализующие различные функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей. Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем - Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др.

Наиболее известными офисными программами на сегодняшний день являются:

· Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы»;

· Система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ “OPTIMA-Work Flow”, разработанная фирмой «Оптима»;

· Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «ИнтерТраст»;

· Системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе DOCS Open и Work Route, выпускаемые компанией «Весть-Метатехнология».

Системы Консультант Плюс стали неотъемлемой частью правового обеспечения современного предприятия. Без справочных правовых систем сегодня немыслима работа руководителей, бухгалтеров и юристов. Охватывая полный спектр областей современного законодательства, системы Консультант Плюс позволяют специалистам успешно решать весь комплекс правовых вопросов, связанных с их профессиональной деятельностью.

Пакетные поставки систем занимают особое место в практике обеспечения предприятий правовой информацией. Фактически они позволяют реализовать комплексный подход к задаче правовой информатизации как для предприятия в целом, так и для отдельных специалистов. Гибкость пакетных поставок обеспечивает максимальный учет интересов конкретного пользователя. При установке пакетов учитываются такие факторы, как сфера деятельности предприятия, его масштаб, структура, территориальное расположение, международные связи. Основой для формирования пакета являются системы по федеральному и региональному законодательству. Технология Консультант Плюс позволяет учесть уровень используемой компьютерной техники и установить пакеты систем, эффективно работающие практически на любых компьютерах, любых программных платформах и в сетях любой конфигурации.

Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word и др.)

При использовании этих программ для составления документов текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, легко работать с таблицами и списками, многократно распечатывать текст на принтере и т.д. программы включают словарь синонимов делового языка, проверку орфографии и грамматики, современное стилевое оформление документа, возможность составления документа на нескольких языках и многое другое.

Составление документа в текстовом редакторе можно производить с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных в память ПК.

Большую популярность у секретарей приобрели текстовые процессоры Word 2003, Word 2007.

В программный пакет Word включены шаблоны документов, которые помогают создавать конкретный документ - стандартное, изысканное и современное письмо, а также резюме, факс. Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты: дату, номер документа, подпись, адресат, фамилию и телефон исполнителя и т.д. В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. В новом текстовом редакторе Word 2007 можно не только обнаружить ошибки, но и узнать, почему необходимо внести исправление.

Таким образом, новый редактор одновременно является учебником орфографии и пунктуации.

Созданные в текстовом редакторе документы запоминаются, хранятся и пересылаются в виде файлов или выводятся на печать на бумажный носитель

2. Анализ механизма автоматизации управленческой деятельности ООО «Теория» посредством организации АРМ различных категорий служащих

2.1 Организационная структура ООО «Теория»

Товарищество с ограниченной ответственностью фирма ООО «Теория» действует на основании устава, зарегистрированного постановлением Администрации г. Рыльска от 17 июня 1993 года № 749. ТОО ООО «Теория» является юридическим лицом, обладает финансово-хозяйственной самостоятельностью, имеет расчетный счет и несет всю полноту ответственности за результаты своей деятельности с момента его государственной регистрации. Юридический адрес ТОО фирмы ООО «Теория» - 445023, Российская Федерация, Курская обл., г. Рыльск, б-р Ленина,11-70. Физический адрес - Курская обл., г. Рыльск , ул. Татищева, 6.

Учредителями ТОО фирмы ООО «Теория» являются физические лица. Уставный капитал ТОО фирмы ООО «Теории» составляет 1000 рублей, но во втором квартале 1999 года ТОО фирм ООО «Теория» пройдет государственную перерегистрации с увеличением уставного капитала до 10000 рублей.

Целью деятельности организации является удовлетворение потребностей внутреннего рынка в продукции, работах и услугах. Из всех предусмотренных уставом видов деятельности ТОО фирма ООО «Теория» осуществляет розничную торговлю продовольственными товарами.

Важным фактором, определяющим, эффективность организации деятельности любого субъекта хозяйствования, является организационная структура управления.

Под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность служб, отделов, подразделений и отдельных должностных лиц, находящихся во взаимосвязи и соподчиненности и выполняющих определенные управленческие функции.

ООО «Теория», подобно подавляющему большинству других отечественных предприятий имеет линейно - функциональную структуру управления. По сути, она сочетает в себе две первичные организационные структуры: линейную и функциональную (рис.1). Сочетание этих двух форм привело к гибкой по характеру действия и направленности организационной структуре управления, являющейся базой для формирования других структур. Как и любая другая, данная структура имеет свои достоинства и недостатки.

Достоинства:

- более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников;

- освобождение главного линейного руководства от необходимости глубокого анализа периферийных, узкоспециализированных проблем;

- возможность привлечения консультантов и экспертов.

Недостатки:

- отсутствие тесной взаимосвязи на горизонтальном уровне и между производственными подразделениями;

- недостаточно четкая ответственность за готовящиеся решения;

- чрезмерно развитая система взаимодействий по вертикали, а именно подчинение по иерархии управления, т.е. существует тенденция к излишней централизованности.

Однако для более глубокого анализа данного типа организационной структуры, для фундаментального понимания механизма ее функционирования целесообразно, на мой взгляд, рассмотреть ее сквозь призму теории информации. Необходимо отметить тот факт, что любое линейное и функциональное подразделение одновременно является и источником и потребителем информации, а передача информации является непрерывным процессом.

Рис.1. Схема организационной структуры ООО «Теория»

Подразделение	Источник информации	Входная информация	Реципиент (получатель информации)	Выходная информация
Директор	Все функциональные подразделения предприятия Внешняя среда	Общие показатели работы предприятия Экономическая конъюнктура рынка	Все функциональные подразделения предприятия	Разработка целей и общей направленности развития предприятия
Гл. инженер	Подразделения основного производства	Информация о производстве, технологических процессах	Директор, ПЭО	Планы и нормативы технической работы предприятия
ПЭО	Коммерческая служба ООТиЗ БФО Отдел кадров	Планы объемов производства продукции Отчет по труду, штатное расписание Финансовый план предприятия Потребность в кадрах, их текучесть	Все функциональные подразделения предприятия	Калькулирование себестоимости продукции Внедрение новой продукции Бизнес - планирование

Конечно, выделены лишь основные функциональные единицы, т. к. все подразделения на различных уровнях связаны между собой разветвленной сетью информационных связей. Тем не менее, представленная информация дает возможность понять принципиальную схему функционирования данной организационной структуры управления.

В настоящее время автоматизация охватывает различные стороны организационно - экономической деятельности предприятий и организаций, обеспечивающих максимальную оперативность, полноту и эффективность использования данных.

Современный мир информационных технологий трудно представить без использования базы данных. Практически все системы в той или иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки информации. Информация становится фактором, определяющим эффективность любой сферы деятельности. Увеличились информационные потоки и повысились требования к скорости обработки данных, и поэтому множество операций не может быть выполнено в ручную, они требуют применение наиболее перспективных компьютерных технологий. Любые административные решения требуют четкой и точной оценки текущей ситуации и возможных перспектив ее изменения. Если раньше в оценке ситуации участвовало несколько десятков факторов, которые могли быть вычислены вручную, то теперь таких факторов сотни тысяч, и ситуация меняется не в течение года, а через несколько минут, а обоснованность принимаемых решений требуется большая, потому что и реакция на неправильные решения более серьезная, более быстрая и более мощная, чем раньше. И, конечно, обойтись без информационной модели, хранимой в базе данных, невозможно.

2.2 АРМ менеджера по сбыту

На основании рассмотренных мной в организации информационных потоков были выявлены недостатки функционирования подсистемы сбыта продукции на предприятии «Теория». Так сотрудники отдела сбыта ООО «Теория» не справляются со своими функциями, т.к. большой объём продукции и документации, связанной с её оборотом надо обработать за короткое время. Существующие программные продукты не позволяют одновременно автоматизировать все эти функции.

Существующие в ООО «Теория» программные продукты не реализуют в полной мере функции работников отдела сбыта. Поэтому актуальна разработка прикладной программы, функциональные возможности которой предполагает их автоматизированную реализацию.

Следует отметить, что ни один из программных продуктов в полной мере не автоматизирует совокупность функций, выполняемых сотрудниками отдела сбыта на ООО «Теория», учитывая специфику деятельности данного предприятия и поэтому наиболее актуальна разработка АРМ менеджера по сбыту, в которой будут автоматизирован весь спектр функций работников отдела сбыта. Данный программный продукт позволит сократить временные затраты и повысить эффективность выполнение процессов приема, отгрузки продукции, а также упростит учёт остатков на складах. Следует отметить необходимость соблюдения принципа системного внедрения АРМ. Этот подход в нашем случае проявляется в том, что в отделе сбыта, внедряется не отдельное автоматизированное рабочее место определенного функционального назначения, а система взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест во всех отделах предприятия.

На основании проведённых исследований были выделены основные функции для разрабатываемого АРМ менеджера по сбыту:

- подготовка и оформление договоров, их регистрация и учет;

- произведение необходимых расчетов и формирование соответствующего справочника;

- подготовка документации на реализуемую продукцию (накладные и счета-фактур), а также ведение их учета;

- подготовка доверенностей на сотрудников предприятия, связанных с деятельностью реализации продукции, а также их учет;

- ведение учета поступлений денежных средств от клиентов за реализованную им продукцию;

- ведение учета наличия готовой продукции на складе предприятия;

- ведение учета поступающих от клиентов заказов.

Разработка АРМ для решения вышеперечисленных задач даст возможность повысить эффективность и оперативность деятельности работников отдела сбыта на различных стадиях реализации и оформления документации на реализуемую продукцию. Благодаря автоматизации осуществления вышеперечисленных у работников отдела сократится время на выполнение данных операций, а систематизация документации сократит время на поиск необходимой информации.

Разрабатываемый программный продукт будет производить учет имеющейся готовой продукции на складе предприятия, а также необходимые расчеты, связанные с реализацией продукции.

Помимо этого, планируется, что проектируемое АРМ менеджера по сбыту помимо формирования справочников и ведения необходимых расчетов будет производить оформление документации, такой как:

- договор о поставках, заключаемый с клиентом, на основании которого будет произведена отгрузка (доставка) продукции со склада продавца клиенту;

- накладная и счет-фактура на реализуемую продукцию, которые служат основными документами, разрешающими производить отгрузку произведенной продукции со склада продавца;

- подготовка отчетности об объемах реализованной продукции за определенный период.

Разработка и внедрение АРМ менеджера по сбыту даст возможность хранить необходимую в работе информацию в нужном объёме с возможностью предоставления используемых в работе выборок агрегированных данных, что, в свою очередь, приведет к повышению оперативности обработки информации и ее использования, созданию единой базы для подготовки документации для получения полной картины об эффективности работы предприятия и его безубыточности.

2.3 АРМ руководителя

По сравнению с АРМ менеджеров (см. предыдущий раздел работы), предназначенных для решения регламентированных и формализованных функциональных задач управления, АРМ руководителей должны помочь в принятии управленческих решений, по чисто не регламентированным и трудно формализуемым задачам.

Современный руководитель должен оперативно решать множество разнообразных вопросов и задач. При этом от того, как руководитель эффективно использует имеющийся у него ресурс - сотрудников - зависит качество и своевременность решения поставленных перед ним задач.

Для эффективного решения задач и управления ресурсом руководителю необходимо оперативно спланировать свою работу и работу сотрудников. Запланированные задачи, в свою очередь, распределить между сотрудниками с учетом их профессиональной квалификации и текущей загрузки. Затем своевременно ознакомить каждого сотрудника с задачей, при этом определив сроки исполнения, состав и качество результата работы. После постановки заданий руководителю нужно контролировать их исполнение. Выполненные задания требуют проверки, подтверждения либо доработки. В ходе работы часто требуется переопределить последовательность задач, некоторые отложить и вернуться к ним позже.

Для эффективного управления задачами и ресурсом руководитель должен знать, кто из его сотрудников, чем занят, какая у него загрузка, над какими по важности задачами работает сотрудник, в каком состоянии находится каждая задача, к какому сроку задание должно быть выполнено, сколько времени длиться работ на задачей, какие задачи нужно решать в первую очередь, какие задачи были отложены и т.д.

Для решения всех перечисленных проблем руководители ООО «Теория» используют органайзеры: бумажные и электронные, для персональных компьютеров и КПК. Органайзеры служат для фиксации атрибутов задачи, таких как тема, срок исполнения, исполнитель и т.д. Электронные органайзеры позволяют напоминать руководителя о наступлении определенных дат и сроков. Недостатком органайзеров является отсутствие возможности взаимодействовать в единой среде с подчиненными сотрудниками.

В качестве электронных органайзеров используют системы, интегрированные с электронной почтой, например MS Outlook 2000 из офисного пакета Microsoft. Такие системы работают гораздо эффективнее, так как позволяют руководителю дистанционно взаимодействовать с сотрудниками. При этом отправка письма или задания сотруднику может происходить в любое время, независимо от присутствия сотрудника на рабочем месте. Исполнители могут информировать руководителя о ходе работы с помощью электронных сообщений.

Недостатком такой системы является высокая человекозависимость. Если сотрудник не прореагирует на сообщение руководителя, то руководитель не будет знать, приступил ли сотрудник к работе или не приступил, готова работа или еще в стадии исполнения и т.п. Если руководитель внесет изменения в содержание задания (текст, срок.), то ему потребуется повторно отправить задание сотруднику, уведомив его, что задание изменилось. Это накладывает дополнительные трудности и делает задание нестабильным - сотрудник не знает, насколько полученное им задание актуально: может быть, руководитель уже отправил новое сообщение с корректировкой.

Работа группы требует наличия простых и эффективных инструментов для совместной работы в частности единой базы данных планов, заданий и документов. Отсутствие единой базы данных приводит к тому, что возникает большое количество версий документов, особенно, если над ними работает группа людей. Это создает путаницу и снижает эффективность работы и взаимодействия.

Многие из существующих систем управления проектами, такие как, MS Project достаточно сложны в освоении и эксплуатации. Интеграция таких систем с системами управления документооборотом дорога и сложна. Например, для интегрированного решения в области управления проектами компании Microsoft необходимо развернуть пять серверов: Ms Project Server, MS Share Point Server, MS SQL Server, MS Internet Information Server, MS ISA Server и установить у всех пользователей пакет MS Office и клиентское приложение MS Project Prof. Для администрирования такой системы потребуется высококвалифицированный специалист. На внедрение такой системы может потребоваться много времени. Поэтому современная система управления проектами должна быть проста, мобильна, надежна, и обладать невысокой стоимостью владения (внедрение и эксплуатация). Работа с системой должна быть обеспечена через Интернет, а администрирование системы сведено к минимуму. Функциональность системы должна обеспечивать выполнение наиболее востребованных операций, таких как:

· Планирование;

· Распределение ресурсов;

· Обмен сообщениями;

· Совместная работа с документами;

· Контроль исполнения;

· Напоминания и уведомления.

2.4 АРМ бухгалтера

В бухгалтерии с помощью компьютера значительно облегчается решение информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению и распечатке первичных документов.

В настоящее время происходит быстрое оснащение отдела компьютерами. Они позволяют накапливать данные как непосредственно в учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.), так и на машинных носителях информации (например, на жестком диске, дискетах).

Относительная простота освоения и эксплуатации позволяют использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ.

Одним из обязательных условий автоматизации и учета является наличие программы регистрации и обработки бухгалтерских данных. Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации.

В настоящее время в организации используются, как комплексные программы по учету, так и программы по учету отдельных объектов, например, такие как 1С.

Программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

· план счетов;

· список видов объектов аналитического учета;

· списки объектов аналитического учета;

· констант и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

· сводные проводки;

· оборотно-сальдовую ведомость;

· оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

· карточка счета;

· карточка счета по одному объекту аналитического учета;

· анализ счета (аналог главной книги);

· анализ счета по датам;

· анализ счета по объектам аналитического учета;

· анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

· карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

· журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

На мой взгляд, хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.