Управление как процесс коммуникаций

Электронная почта может быть использована для передачи компьютерных файлов, а также для обмена по электронному стандарту. Организации, предоставляющие услуги электронной почты, имеют доступ к различным базам данных, что дает пользователю возможность получать самые свежие новости и финансовую информацию, отчеты о кредитоспособности, производить электронные банковские операции и даже приобретать товары, не выходя из дома. Основными преимуществами систем электронной почты являются высокая скорость передачи, удобство пользования. Однако самым существенным недостатком выступает отсутствие непосредственного личного контакта, связанные с этим трудности точной передачи информации, интерпретации эмоций и чувств.

В организациях наряду с электронной почтой и интеллектуальными автоответчиками используются электронные доски объявлений для передачи рутинной информации, для уменьшения бумажной работы и хранения необходимой информации. Помимо поддержания контактов электронные доски объявлений могут стать полезными в повседневной работе компаний.

Некоторые компании создают виртуальные, не нуждающиеся в помещениях и рабочих столах офисы, в которых основными средствами производства являются компактные коммуникационные средства -- электронная почта, сотовые телефоны, портативные компьютеры, факсимильные аппараты, модемы, системы проведения видеоконференций. Вооруженные ими сотрудники могут выполнять работу не только на дому, но практически в любом месте -- в офисах заказчиков, в автомобилях, в ресторанах и т.д. Однако не следует забывать о риске утраты возможностей социальных взаимодействий.[9]

2.9 Сущность коммуникационной политики и основные принципы ее осуществления

Успехи организации во многом зависят от конструктивности взаимодействия с внешней средой, с наиболее активными ее компонентами. Внешняя среда наполнена контактными аудиториями, и каждая по-своему взаимодействует с организацией. Либо способствует достижению организационных целей, либо препятствует их приближению. К контактным аудиториям относятся:

* финансовые круги -- банки, инвестиционные организации, брокерские фирмы, биржи, акционеры и т.д.;

* средства массовой коммуникации -- газеты, журналы, телецентры, радиостанции и т.д.;

* государственные учреждения -- органы власти, налоговые инспекции, суды и т.д.;

* гражданские группы действий -- защитники окружающей среды, ассоциации потребителей, общественные движения и т.д.;

* местные контактные аудитории -- окрестные жители, общинные организации и т.д.;

* широкая общественность;

* внутренние контактные аудитории -- собственные работники, занятые в организации.

В соответствии с этим коммуникациями необходимо управлять. Обычно под управлением понимается целенаправленное регулирующее воздействие на объект. Рассматривая базовый набор управленческих действий по отношению к коммуникациям, это означает:

* определять цели коммуникации;

* определять пути достижения целей;

* планировать с учетом ресурсов и ситуаций конкретные действия, направленные на достижение целей;

* организовывать реализацию планов;

* координировать взаимодействие компонентов коммуникационного процесса, а также действия непосредственных исполнителей;

* контролировать процесс исполнения;

* корректировать процесс по результатам коммуникаций.

Совокупность представленных управленческих процедур и операций объединяется в рамках коммуникационного менеджмента, который обобщенно определяется как профессиональная деятельность, направленная на достижение эффективной коммуникации как внутри организации, так и между организацией и ее внешней средой. Эта целенаправленная деятельность заключается в использовании приемов, методов, процедур, технологии, обеспечивающих эффективное информационное и эмоциональное взаимодействие между различного уровня общностями и индивидами, представляющими организацию и ее среду. Кратко содержание коммуникационного менеджмента определяется как деятельность по управлению коммуникационными проблемами организации.[8]

Коммуникационная политика включает определение целей коммуникации, пути их достижения, содержание распространяемой на различные аудитории информации, планирование обрат ной связи. Для успешной реализации коммуникационной политики необходимо, кроме технологических разработок, соответствующее подразделение, включающее, как минимум, аналитико-прогностическую группу, группу по связям с общественностью и социологическую группу. Это позволит организации:

* создать возможность для своевременного выявления и решения коммуникационных проблем;

* сделать исходящую информацию более управляемой;

* рационально выбирать цели коммуникации, ориентируясь не столько на массовую, сколько на специализированные аудитории;

* обеспечивать более высокий уровень обратной связи для повышения эффективности коммуникаций.

Коммуникационные проблемы организации напрямую связаны с коммуникационными потребностями организации. Их на практике часто отождествляют с информационными потребностями различного рода, так же как отождествляют информацию с коммуникацией, средства массовой коммуникации со средствами массовой информации. Реально к коммуникационным потребностям организации могут быть отнесены как потребности в информации, так и собственно коммуникационные потребности, т.е. потребности в общении или сплочении вокруг организации ее общественности, а также потребность в эффективной обратной связи.[3]

О коммуникационных проблемах обычно говорят в двух случаях:

* когда нарушена возможность получать и распространять адекватную информацию;

* когда с передачей и получением информации все нормально, но не удаются или малоэффективны контакты с желательными аудиториями.

Выявление коммуникационных проблем начинается со сбора информации о внутренней и внешней среде организации. Информация о людях, структуре, технологиях, целях и задачах дает представление о состоянии ее внутренней среды (например, культура взаимоотношений внутри организации, соответствие технологий уровню подготовки кадров и т.д.). Из внешней среды извлекаются данные об экономической, политической, социально-культурной ситуации, о состоянии взаимосвязей с ключевыми контактными аудиториями -- политическими партиями, общественными движениями, правоохранительными органами, медицинскими учреждениями, строительными и торговыми фирмами, банками, страховыми компаниями, налоговыми службами, местными администрациями, прессой, населением, работниками, безработными и т.д., т.е. всеми контактными аудиториями, которые являются общественностью данной организации.

Затем вся собранная информация анализируется, выявляются критические факторы как во внешней, так и во внутренней среде. На основе анализа вырабатываются рекомендации, которые ложатся в основу коммуникационной политики организации.[5]

Реализация коммуникационной политики требует разработки коммуникационной стратегии, которую традиционно сводят к планированию маркетинговых коммуникаций. Однако ее назначение гораздо шире и сложнее. Коммуникационная стратегия формируется для обеспечения корпоративной общеорганизационной миссии, отражающей социальную концепцию бизнеса. Понимание корпоративной миссии лежит в основе всех коммуникационных мероприятий, проводимых как внутри организации, так и вне ее. В первом случае доведение корпоративной миссии до каждого сотрудника помогает лучше и адекватнее уяснить цели бизнеса. Во втором случае -- обеспечивает нужной информацией потребителей, акционеров, поставщиков.

Таким образом, коммуникационная стратегия организации имеет как минимум два направления и состоит из двух функциональных стратегий: внутренней и внешней. Внутренняя коммуникация направлена в основном на решение идеологических и организационных задач и связана с разработкой и пропагандой философии организации, формированием системы организационных ценностей и образцов поведения, корпоративной культуры, мотивацией работников. К целям внутрифирменной коммуникации следует отнести удовлетворение потребностей сотрудников в неформальном общении, выработку коллективного сознания, поддержку равновесного состояния организации, а при необходимости -- нововведений, организационных изменений.

Можно также сказать и о формировании самомотивации работников. Достижение самомотивации может быть реализовано при наличии квалифицированно разработанной коммуникационной стратегии.

Таким образом, очевидно, что эффективное коммуникационное обеспечение организации предполагает разработку для каждой контактной аудитории своей конкретной коммуникационной стратегии, ориентированной на объекты корпоративных интересов. Из них формируется совокупная базовая коммуникационная стратегия организации. Важным с точки зрения управления является следующее положение. Коммуникационную стратегию нельзя рассматривать как канонический свод принципов, правил и действий, от которых ни при каких обстоятельствах нельзя отступать. На практике стратегия больше похожа на лишь относительно устойчивую систему постоянно координируемых, увязываемых с меняющейся ситуацией, прямых и ответных действий, неотвратимо приближающих организацию к намеченной цели.[10]

2.10 Коммуникативное пространство

Коммуникативная структура организации, социальных групп - довольно сложное явление, которое до сих пор является предметом исследований. Формирование, изучение и оптимизация коммуникативной структуры -- важнейшая задача менеджмента организации. Организация коммуникаций -- главная сфера успешной деятельности предприятия. Эффективно работают руководители, умеющие создавать коммуникативное пространство.

Первоосновой организационных коммуникаций являются прежде всего технологические взаимосвязи, т.е. взаимодействие рабочих мест в производственном и трудовом процессе. Вторым надстроечным компонентом оформления коммуникаций является организационная структура управления, имеющая множество разновидностей и подразделяемая на «жесткие» и «мягкие». Коммуникативное пространство может быть организовано как «команда боевого корабля», где максимальная централизация управления до предела сужает неуправляемую сферу, и как «футбольная команда», где неуправляемая сфера таится в игровых импровизациях вне тренерского плана на игру и сам процесс происходит спонтанно как игра по правилам. Именно это формирует самоорганизацию коммуникаций на социальной основе принятия общих целей, общего девиза, общих представлений о приемлемых нормах поведения и оценочных санкциях. В результате сложившихся традиций и ритуалов возникает единая система ценностных ориентации, контролирующая команду изнутри: создаются предпосылки группового контроля с целью достижения общей задачи и командного успеха. Оптимизация управления предполагает такую организацию коммуникативного пространства, в которой команда боевого корабля в любое время способна стать командой игроков на поле противника.[4]

3. Аналитическая часть “Проектирование организационной структуры управления предприятием на примере мебельной фабрики « Комфорт»”

Миссия организации:

Мы уверены, что люди достойны того, чтобы жить в благополучие и достатке, в комфортных условиях, соблюдая и следуя своим традициям и устоям. Мы вносим свой вклад в улучшения качества жизни и с этой целью мы предлагаем оптимальное соотношение цены и качества. Все заказы, независимо от стоимости и степени сложности, мы выполняем качественно и согласно договоренностям.

Цель организации:

Получить максимальную прибыль и выйти на федеральный уровень со своей продукцией.

Заключение

Выполнение данного курсового проекта позволило закрепить теоретические знания, полученные при изучении дисциплины “проектирование организационной структуры управления предприятием”, а так же применить свои творческие навыки , умения для решения не стандартных задач. Проектирование организационных структур является одной из наиболее актуальных задач на сегодня для руководителя предприятия, ввиду того, что именно от правильности построенной структуры в большей степени зависит успех организации в целом. Именно правильно спроектированная структура позволит с наименьшими затратами производить высоко качественные продукты, что является не мало важным в современных условиях жесткой конкуренции.

Литература:

1. Галькович Р.С., Набоков В.И. Основы менеджмента. - М.: Инфра-М, 1998.

2. Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. - М.: Рефл-Бук, К.: Ваклер, 2001.

3. Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник. -М.: Триада-ЛТД, 1997.

4. Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент. - СПб.: Союз, 1997.

5. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб. пособие. - 2-е изд., перераб. И доп. - М.: Инфра-М, 2000.

6. Менеджмент/Под ред. А.К. Максимцова. - М., 1998.

7. Лютенс Ф. Организационное поведение: Пер. с англ. - 7-е изд. - М.: Инфра-М, 1999.

8. Ньюстром Дж.В., Дэвис К. Организационное поведение : Пер. с англ./Под ред. Ю.Н. Каптуревского. - Спб.: Питер, 2000.

9. Галькович Р.С., Набоков В.И. Основы менеджмента. - М.: Инфра-М, 1998.

10. Теория управления: учебник / под ред. Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого. - 2-е изд., доп. - М.: Финансы и статистика, 2007.

Размещено на Allbest.ru