Совместная деятельность организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Все великие достижения человечества создавались коллективным (от латинского collectivus - собирательный) трудом. Каким бы продолжительным ни был спор о роли личности в истории, непреложным остается тот факт, что без коллективной деятельности эти личности вряд ли бы состоялись. Весь мир устроен так, что люди должны (стремятся, вынуждены) находиться в коллективах (группах). Это относится и к животному миру, который очень часто и выживает только благодаря своему «коллективу». Например, обратимся к «гусиным историям», первый «постулат» которых гласит о том, что расстояние перелета гусиной стаи на 70 % больше расстояния, преодолеваемого одним гусем. Собственно говоря, на человеческом языке - это «один в поле не воин».

Глава 1. Совместная деятельность организации

Если рассматривать коллектив с точки зрения бизнеса, то можно отметить следующее.

Преимущество коллективной (групповой) работы состоит в том, что она позволяет повышать эффективность работы за счет синергического эффекта, при котором результаты совместной деятельности превышают простую сумму результатов работы отдельных членов. Синергический эффект достигается за счет разделения труда, специализации и координации.

В результате коллективной работы появляется знание особенностей поведения людей, закономерностей групповой совместной деятельности, психологических механизмов межличностного взаимодействия, а также умение анализировать свою деятельность как совокупность конкретных проблемных ситуаций, осуществлять межличностное взаимодействие.

Коллективная работа дает возможность осознать необходимость изменения обстоятельств, а также позволяет найти средства для практического осуществления этих целей. Формирование корпоративной культуры возможно только через использование методов работы с коллективом или его группами.

Коммуникационный процесс является частью коллективной работы. Эффективные группы полностью используют знания, навыки своих членов, что поддерживает их мотивацию для выполнения поставленных задач.

Современные информационные технологии способствует появлению удобной среды для совместной работы, которая позволяет пользователям получать всю необходимую для работы информацию и обмениваться ею друг с другом. Причем возможна и связь между территориально рассредоточенными сотрудниками организации. В любой организации выделятся три формы взаимодействия сотрудников, связанных между собой общими бизнес-процессами. Это так называемые «ККК»: коммуникации, кооперация и координация.

Во-первых, сотрудники могут запрашивать у кого-либо и посылать кому-либо различную информацию. Для автоматизации этой формы общения требуется программное обеспечение, выполняющее функции коммуникаций или электронной почты.

Во-вторых, для коллективного выполнения работы нужно общее рабочее пространство как физическое, так и виртуальное. В терминах информационных технологий - это базы данных электронных документов общего доступа. При этом для территориально распределенных организаций через каналы связи должен существовать механизм синхронизации копий одной и той же базы данных документов.

В-третьих, когда документы пересылаются в соответствии с определенными правилами, они должны быть скоординированы. Программное обеспечение, решающее такую задачу, должно включать в себя встроенные средства координации или автоматизации бизнес-процессов и документооборота.

Все это предполагает коллективную (совместную) работу, выполнение которой осуществляется с помощью различного программного обеспечения. Операционные системы позволяют использовать общие ресурсы сети (папки, принтеры, модемы и т. д.), в офисные пакеты встроены функции коллективной работы с документами. Но существует программное обеспечение, которое принято относить к программам коллективной работы. Несколько лет тому компания IDC провела опрос европейских пользователей систем для совместной и коллективной работы. Были получены следующие результаты (указаны в порядке убывания интенсивности использования), которые и составляют суть программного обеспечения для коллективной работы:

- электронная почта;

- средства распространения и совместного использования информации;

- управление документами;

- возможности выполнения специализированных приложений;

- средства календарного планирования и составления расписаний;

- средства управления корпоративными знаниями;

- управление потоками работ;

- дискуссионные базы данных;

- мгновенная пересылка сообщений (chat);

- конференции в реальном времени.

Электронная почта на сегодняшний день является самым распространенным средством общения и в особых комментариях уже не нуждается. Для ее использования применяются почтовые серверы и клиенты, как правило, встроенные в Web-браузеры, обеспечивающие работу с ресурсами Интернета.

Мгновенная пересылка сообщений (chat), которые еще называют прямым диалогом, позволяет пользователям обмениваться текстовыми сообщениями практически мгновенно, моделируя обычный разговор между людьми. Эту функцию, основанную на открытом протоколе Internet Relay Chat, часто называют «мгновенной (моментальной) почтой». К программам этой категории относятся, прежде всего, ICQ, MSN Messenger и Odigo.

В рамках дискуссионной базы данных основная тема, подтемы и отзывы пользователей имеют заголовки, на основе которых строится ведение диалога. Для дискуссионных баз данных можно использовать специальные продукты, такие как Consensus @nyWare от Soft Bicycle, и приложения для организации рабочего пространства коллектива, объединяющие в дискуссионной базе данных функции анализа и поддержки принятия решений.

Конференции отличаются от других средств коллективной работы тем, что предоставляют удаленным пользователям возможность общения в режиме реального времени. Средства конференций объединяют chat, дискуссионные базы данных, передачу голоса и видео, а также функцию «белой доски», с помощью которой пользователи могут делать на документе свои пометки и знакомиться с комментариями и поправками других участников. Такие средства конференций, как Symposium от Centra Software, позволяют осуществлять и дистанционное обучение.

Сколько бы не говорили о возможностях отдельных программных продуктов для организации коллективной работы, это, как правило, средства для решения отдельных задач. Даже набор этих разрозненных программных продуктов не всегда удовлетворяет растущие запросы пользователей. Поэтому, когда говорят о средствах коллективной работы масштаба предприятия, то прежде всего подразумевают продукты:

- Lotus Domino/Notes;

- Microsoft Exchange Server/Outlook;

- Novell GroupWise.

Глава 2. Microsoft Exchange

Кроме средств работы с электронной почтой, система Microsoft Exchange предоставляет средства для организации групповой работы. При этом может использоваться механизм папок коллективного доступа Microsoft Exchange Server, а также электронных форм его клиента - Microsoft Outlook, который входит в состав офисного пакета Microsoft Office.

Папки коллективного доступа представляют собой иерархические хранилища, предназначенные для хранения и доступа к различной разделяемой информации. Все пользователи, обладающие необходимыми правами, имеют возможность работать с информацией, хранящейся в этих папках. Для более удобного доступа к объектам, хранящимся в папках, предусмотрен поиск с помощью фильтров. Имеется возможность ассоциировать с папкой набор способов просмотра так называемых представлений. Кроме обычного табличного представления информации, хранящейся в папке, Microsoft Outlook позволяет создавать представления в виде календаря, временной шкалы и набора карточек.

Наряду с документами и текстовыми сообщениями от одного пользователя к другому могут пересылаться и структурированные данные. Для подготовки и чтения такого сообщения гораздо удобнее использовать определенную экранную форму. Поэтому в состав Microsoft Outlook входит специальное средство для создания таких электронных форм - Microsoft Outlook Forms Designer.

При маршрутизации (перемещении) документов от одного рабочего места к другому пересылается документ, который представляет собой файл того или иного формата. Каждый пользователь последовательно выполняет над ним определенные действия. При маршрутизации электронных форм от одного рабочего места к другому пересылается та или иная структурированная информация.

Microsoft Exchange Server поддерживает специальный механизм, позволяющий отслеживать последовательность сообщений в цепочке, объединенной одной темой. При работе с сообщениями в папках коллективного доступа имеется возможность посылать ответ непосредственно в почтовый ящик автора, а также и помещать его в папку коллективного доступа.

Содержимое папок коллективного доступа может быть доступно не только в рамках локальной сети с помощью программы Microsoft Outlook, но и в Интернете. Эта возможность обеспечивается специальными компонентами - Microsoft Exchange NNTP Connector и Outlook Web Access. Первый позволяет опубликовать содержимое папок коллективного доступа Microsoft Exchange в новостных группах, а второй - по протоколу HTTP осуществить доступ к информации, хранящейся в персональных почтовых ящиках и папках коллективного доступа Microsoft Exchange.

Уже традиционной задачей автоматизации групповой работы стало планирование встреч и групповых мероприятий. С помощью Microsoft Outlook пользователь может вести персональную базу данных, содержащую информацию о расписании, текущих задачах и планируемых событиях или мероприятиях. По электронной почте через Microsoft Exchange Server всем участникам планируемой встречи отправляется сообщение с указанием времени встречи. Получив это сообщение, участники встречи могут либо принять предложение об участии, либо отклонить его. В любом случае ее организатор получит ответ от участников.

Задание Microsoft Outlook представляет собой запись, которая отображается в списке текущих заданий. В отличие от встречи задание планируется не на конкретное время в течение дня, а время, в течение которого оно актуально.

В Microsoft Outlook имеются средства для проведения голосования. При подготовке сообщения можно указать на необходимость ответа на данное сообщение, заранее определив их варианты. После этого при чтении полученного сообщения на форме получатель увидит дополнительные кнопки, предлагающие выбрать один из вариантов, которые были предложены автором сообщения.

2.1 Поддерживаемые протоколы и клиенты

коллектив совместный информация электронный

Microsoft Exchange Server поддерживает следующие протоколы:

MAPI -- Основной протокол взаимодействия клиентов с Exchange Server, обладает наиболее широкой поддержкой функций обмена почтовыми сообщениями и совместной работы над документами, в календарях и адресных книгах. Начиная с Exchange Server 2007 -- также основной протокол обмена данными между ролью Cервера хранения почты (Mailbox role) и прочими ролями Exchange Server 2007.

SMTP -- основной протокол пересылки почтовых сообщений в Интернете и внутри организации Exchange.

POP3 -- один из клиентских протоколов доступа к Exchange Server.

IMAP4 -- один из клиентских протоколов доступа к Exchange Server.

HTTP/HTTPS -- один из клиентских протоколов доступа к Exchange Server, кроме того используется для доступа мобильных устройств к Exchange Server, а также для пересылки и распространения адресных книг и календарей клиентам организации Exchange Server.

LDAP/LDAPS SSL -- протокол обмена данными между Exchange Server и Службой Каталогов Microsoft Windows Active Directory.

DAVEx -- в Exchange 2003, протокол обмена данными между Exchange подсистемами и IIS, основан на базе WebDAV.

С Microsoft Exchange Server могут работать следующие клиенты:

Microsoft Outlook (из состава Microsoft Office) -- основной клиент MAPI для работы с сервером с рабочих станций, поддерживает также POP3/SMTP, IMAP4/SMTP, HTTPS, RSS, ATOM.

Outlook Express (OE) -- бесплатный упрощенный клиент Outlook, входящий в поставку Microsoft Windows, вплоть до версии Windows XP. Поддерживает все протоколы полной версии, кроме MAPI.

Windows Mail -- преемник OE в Windows Vista, обладает теми же характеристиками.

Outlook Web Access (OWA) -- веб-клиент Exchange (поддерживается почти полная функциональность outlook за исключением возможности редактировать задания из планировщика и локального спам-фильтра).

Outlook Mobile Access (OMA) -- (только в Exchange 2000, 2003) предельно упрощённый интерфейс для доступа с мобильных устройств различных производителей (интерфейс потребляющий минимальный трафик и оптимизированный под экраны различного разрешения). Упразднен в Exchange Server 2007, в связи с глобальным распространением ActiveSync.

ActiveSync -- мобильный клиент, аналог Microsoft Outlook для коммуникаторов и смартфонов различных производителей. Для Exchange 2000 Server мобильных клиентов (только Windows Mobile ActiveSync) поддерживал Microsoft Mobile Information Server; в Exchange 2003 Server эти функции были интегрированы, в виде Exchange ActiveSync (EAS); для Exchange Server 2007, Microsoft открыла и передала исходные коды клиентского ActiveSync консорциуму Symbian, производителю Palm, и Apple для iPhone, в связи с чем ActiveSync для мобильных устройств был реализован не только для платформы Windows Mobile, но и для SymbianOS, PalmOS, iPhone OS и прочих.

Outlook Voice Access (OVA) -- Система голосового доступа к функциям почты, календарей, адресной книги, задачам (начиная с Exchange Server 2007). Поддерживает преобразование текстовой информации в голос (text-to-speech) в чтении текстовых почтовых сообщений и расписания событий в календаре, а также преобразование голоса в текст (speech-to-text). Поддерживает прослушивание записанных телефонных голосовых сообщений, надиктовку ответных сообщений, пометок в календаре, с пересылкой сообщений всем приглашенным, а также управление текстовыми, голосовыми сообщениями и событиями в календаре, в почтовом ящике пользователя Exchange 2007. Не требует клиентского ПО, доступ к OVA возможен с любых телефонов, поддерживающих тоновый набор. Управление содержимым почтового ящика может осуществляться как голосовыми командами, так и клавишами телефона. Поддерживается 16 языков доступа и распознавания. Поддержка русского языка реализована в версии Exchange 2010 (Exchange 14).

Произвольные почтовые клиенты -- по любым вышеуказанным протоколам, так как они являются открытыми (кроме MAPI).

2.2 Резервное копирование

Microsoft Exchange Server, до версии 2003, при установке дополняет стандартный инструмент архивации Windows -- NTBackup -- поддержкой хранилищ Exchange. Если есть необходимость резервного копирования/ восстановления не только почтовых хранилищ, но и персональных почтовых ящиков, то можно использовать инструменты резервного копирования сторонних производителей, например Symantec Backup Exec, или штатную функцию «Restore-Mailbox». В Microsoft Windows Server 2008 инструмент NTBackup отсутствует, а его аналог непригоден для архивации баз данных Exchange, вместо этого Microsoft рекомендует использовать для резервного копирования почтовых баз данных Exchange, а также служебной информации Active Directory -- серверное приложение Microsoft System Center Data Protection Manager (Microsoft SC DPM), либо альтернативные решения одобренных вендоров. Ситуация была исправлена с выходом Service Pack 2 для Exchange 2007, в этом выпуске существуют компоненты для архивирования разделов с базами Exchange в среде Windows Server 2008.

Кроме этого, Microsoft также публикует список серверных приложений для архивации, производства компаний-партнеров, для архивации хранилищ Exchange Server. Резервное копирование хранилищ в «пофайловом виде», только при условии отключения хранилищ на время резервного копирования -- крайне не рекомендуется. Механизм теневого копирования поддерживается, и возможность его применения зависит от выбранного продукта для архивации.

2.3 Непрерывность и доступность Exchange

1. Технологии репликации:

SCR (Standby Countinuous Replication) - асинхронная репликация баз между серверами

LCR (Local Continuous Replication) - асинхронная репликация базы на другой локальный диск

2. Кластерные технологии:

CCR (Cluster Countinuous Replication) - асинхронная репликация баз между узлами в кластере, защита от потери данных при переключении реализована за счет задержки сообщений в очереди HT на заданный интервал времени)

Есть вариант кластера с единым хранилищем.

Для реализации отказоустойчивости предлагается единственная технология DAG, прежние технологии SCR,LCR,CCR и кластер с единым хранилищем изъяты. DAG (Database Availability Group) - асинхронная репликация баз между узлами DAG, защита от потери данных при переключении реализована за счет задержки сообщений в очереди HT, до завершения репликации на все узлы DAG. DAG не является кластерной технологией в чистом виде, т.к. нет виртуального общего узла. В связи с этим, точка подключения MAPI клиентов перенесена с роли MB на роль CA. Т.к роль CA стала критичным компонентом, то реализована поддержка NLB кластера. В DAG кластеризуется только база, которая может перемещаться между серверами включенными в DAG. Но служба кластеризации Windows все же используется, для определения кворума. DAG может работать только на блочных устройствах (локальные диски и SAN) и не может работать на сетевых дисках NAS. Некоторые производители SAN предлагают интеграцию с DAG и подменяют её механизм репликации репликацией на аппаратном уровне.

2.4 Архитектура Exchange

В рамках модели Exchange 2007 для серверов выделяются следующие серверные роли (аналогично ролям сервера Windows 2003/2008):

1. Сервер почтовых ящиков (англ. Mailbox server, MB)

2. Сервер клиентского доступа (англ. Client Access, CA)

3. Транспортный концентратор (англ. Hub Transport, HT)

4. Пограничный транспортный сервер (англ. Edge Transport, ET)

5. Сервер объединённых коммуникаций (англ. Unified Messaging, UM)

За исключением роли пограничного сервера, все остальные роли могут совмещаться в произвольной комбинации на каждом из серверов. Во всей почтовой организации Exchange или отдельном сайте Active Directory обязательно должны быть проинсталлированы, как минимум в одном экземпляре, роли Cервера почтовых ящиков, Сервера клиентского доступа и Транспортного концентратора. Также как и для предыдущих версий, Exchange Server 2007 крайне не рекомендуется совмещать с Контроллером Домена Active Directory.

Все роли Exchange Server 2007 должны располагаться на: серверных операционных системах Windows Server 2008 или 2003, входящих в домен Active Directory за исключением Пограничного транспортного сервера, который устанавливается в Демилитаризованную Зону (DMZ) сети.

Exchange Server 2007 полностью совместим, в пределах леса Active Directory/организации Exchange с серверами Exchange 2003 и 2000, и полностью несовместим с Exchange 5.5 или более ранними версиями.

2.5 Редакции Exchange

Существует две редакции Exchange 2007: Standard Edition и Enterprise Edition. Издания различаются стоимостью, максимальным количеством поддерживаемых баз: до 5 в редакции Standard и до 50 в редакции Enterprise, поддержкой кластеризации. Ограничения на размер базы составляют 100Гб (рекомендуемое) и 16ТБ (теоретическое), с целью распределения нагрузки между хранилищами.

Начиная с Exchange 2007 в практической работе может использоваться только 64-битная реализация. 32-битная создана только для тестовых сред и не может быть лицензирована.

Глава3. Политика компании в отношении электронной почты

Чтобы минимизировать риск привлечения к ответственности и защитить коммерческие секреты и внутреннюю информацию от посягательств со стороны посторонних лиц, компаниям следует разрабатывать собственную политику в отношении электронной почты.

Эта политика может базироваться на следующих принципах:

1. Определите, какие сообщения электронной почты следует сохранять, а какие удалять.

2. Предупредите пользователей о недопустимости пересылки сообщения без согласия отправителя. Особого внимания требует пересылка сообщений электронной почты, на которую распространяется право адвоката не разглашать полученную от клиента информацию.

3. Категорически запретите использование в электронной почте непристойных или унижающих человеческое достоинство замечаний о сотрудниках и клиентах.

4. Объясните сотрудникам, что к материалам, охраняемым авторским правом, относится не только текст, но и рисунки, видео- и аудиозаписи и предупредите их о внимательном распространении подобных материалов.

5. Утвердите процедуры, касающиеся обработки жалоб на неуместные или оскорбительные сообщения. Требуйте, чтобы сотрудники безотлагательно сообщали о получении оскорбительных сообщений. Серьезно и тщательно анализируйте каждый подобный случай, чтобы избежать возможных обвинений в том, что компания осознанно допускает или дает согласие на распространение оскорбительных сообщений.

6. Чтобы обеспечить конфиденциальность, важные сообщения электронной почты, передаваемые за пределы компании, следует обязательно шифровать.

7. В особо важных областях деятельности ограничьте число сотрудников, имеющих право отправлять сообщения по электронной почте за пределы компании, или разработайте процедуры предварительного просмотра сообщений до того, как они будут переданы за пределы компании.

Глава 4. Спам

Ни один разговор об электронной почте не проходит без упоминания о спаме. Термин спам (spam) ведет свое происхождение от старого скетча американской комик-группы Monty Python Flying Circus, в котором посетители ресторана, пытающиеся сделать заказ, вынуждены слушать хор викингов, воспевающий мясные консервы. Применительно к электронным сообщениям под спамом понимается:

- Массовая рассылка почтовых сообщений пользователям, не выразившим желание получать подобную корреспонденцию. Причем нет разницы, коммерческая ли это реклама или просто полезная, по мнению отправителя, информация.

- Индивидуальные сообщения, тематика которых не имеет к адресату прямого отношения.

- Подписка человека на список рассылки без его ведома или желания.

- Помещение в конференцию, дискуссионный лист, гостевую книгу сообщений, не имеющих отношения к заданной тематике или сообщений прямой рекламы (если это не разрешено установленными там правилами).

Чем же так плох спам? На самом деле пагубность таких рассылок заключается в том, что спамеру (рассылающему спам) это практически ничего не стоит, зато дорого обходится всем остальным как получателю спама, так и его провайдеру. Большое количество рекламной корреспонденции может привести к излишней нагрузке на каналы и почтовые серверы провайдера, из-за чего обычная почта, которую, возможно, очень ждут получатели, будет проходить значительно медленнее. Спамер практически ничего не платит за то, что передает почту. За все расплачивается получатель спама, оплачивающий своему провайдеру время, затрачиваемое на получение непрошенной корреспонденции с почтового сервера.

Заключение

В заключении можно сказать, что электронная почта является отличным средством общения людей (хотя и ограниченного круга, т.е. обладателей компьютеров с соответствующим обеспечением). Можно с уверенностью сказать, что электронную почту ждёт большое будущее во всех его проявлениях, и что она будет постоянно развиваться и совершенствоваться, что будет приводить к более удобному её использованию.

Список использованной литературы

1. Антонов А.В. Системный анализ. Методология. Построение модели: Учеб. пособие. -- Обнинс: ИАТЭ, 2001. -- 272 с.

2. Богданов А.А. Тетология: В 3 т. -- М., 1905--1924.

3. Венда В.Ф. Системы гибридного интеллекта: эволюция, психология, информатика. -- М.: Машиностроение, 1990. -- 448 с.

4. Волова В.Н. Основы теории систем и системного анализа/В.Н. Волова, А.А. Денисов. -- СПб.: СПбГТУ, 1997. -- 510 с.

5. Волова В.Н. Методы формализованного представления систем/ В.Н. Волова, А.А. Денисов, Ф.Е. Темнигов. -- СПб.: СПбГТУ, 1993. -- 108 с.

6. Гасаров Д.В. Интеллетальные информационные системы. -- М.: Высш. ш., 2003. -- 431 с.

7. Гелшов В.М. Введение в АСУ. -- Киев: Техника, 1974.

8. Дегтярев Ю.И. Системный анализ и исследования операций. -- М.: Высш. ш., 1996. -- 335 с.

9. Корячов В.П. Теоретичесие основы САПР: Учеб. для вузов/В.П. Корячо, В.М. Крейчи, И.П. Норенов. -- М.: Энергоатомиздат, 1987. -- 400 с.

10. Мамионов А.Г. Основы построения АСУ: Учеб. для взов. -- М.: Высш. ш., 1981. -- 248 с.

11. Меньов А.В. Теоретичесие основы автоматизированного управления: Учеб. пособие. -- М.: МГУП, 2002. -- 176 с.

12. Острейовский В.А. Автоматизированные информационные системы в экономике: Учеб. пособие. -- Ср т: СрГУ, 2000. -- 165 с.

13. Острейовский В.А. Современные информационные технологии экономистам: Учеб. пособие. Ч. 1. Введение в автоматизированные информационные технологии. -- Ср т:СрГУ, 2000. -- 72 с.

14. Автоматизированные информационные технологии в экономике/ Под ред. проф. Г.А. Титоренко. -- М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.-- 400 с.

15. Автоматизированные информационные технологии в банковской деятельности / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. -- М.: Финстатинформ, 1997.

16. АСУ на промышленном предприятии: Методы создания: Справочник / С.Б. Михалев, Р.С. Седенов, А.С. Гринбер и др. -- М.: Энергоатомиздат, 1989. -- 400 с.

17. Комплес общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию АСУ и САПР . -- М.: Статистика, 1980.

18. Малин А.С. Исследование систем управления: Учеб. для вузов/ А.С. Малин, В.И. Мхин. -- М.: ГУ ВШЭ, 2002. -- 400 с.

Размещено на Allbest.ru