Методы теории организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Методы теории организации

Введение

На протяжении тысячелетий люди создавали организационные системы, пользуясь интуицией, здравым смыслом и опытом прошлого.

С возникновением письменности практический опыт построения систем стал переноситься на бумагу в виде проектов и передаваться будущему поколению таким образом, для построения новых операционных систем конструктор получил возможность пользоваться готовыми проектами аналогичных систем, хорошо зарекомендовавших себя в прошлом. Такая практика широко используется и в настоящее время.

Для создания системы, имеющей аналоги в прошлом, разработчик подыскивает подходящий аналогичный проект и принимает его за основу будущей системы. Если же такого аналога найти не удаётся, на помощь приходят здравый смысл и интуиция, частично дополняемые известными методами планирования организационных структур управления, среди которых наибольшее распространение получили системный подход, нормативный метод, метод параметрического моделирования, метод функционального моделирования/

Цель рассмотрения реферата. В современную, постиндустриальную эпоху наблюдается повышенный интерес к научному осмыслению организационной деятельности людей. Это привело к возникновению и развитию целого комплекса наук, которыми рассматриваются общие и частные проблемы организации («Теория управления», «Организационное поведение», «Разработка управленческих решений»). Особое место среди них занимает «Теория организации», как наука, изучающая принципы, законы и закономерности для создания, функционирования, реорганизации и ликвидации организации. Объектом теории организации являются регулируемые и саморегулирующиеся процессы, происходящие в социальных системах, вся совокупность организационных отношений общества. Это не только различные по направлению отношения между организационными системами, но также отношения субординации и координации, упорядочения и согласования, т.е. взаимодействия людей по поводу организации совместной деятельности. Поскольку самоорганизующиеся, регулируемые процессы ?свойство всех сложных организационных систем, то, следовательно, объект теории организации носит системный, многоуровневый характер ? от общества в целом до простейших предпринимательских и общественных организаций.

Предметы изучения являются общие, частные и специфические закономерные тенденции, действующие в организационных системах, механизм их использования различными субъектами управления, а также основные методы, категории, раскрывающие характер организаторской деятельности. Основным методом теории организации является системный метод, методологическая и эвристическая специфика которого заключена в ориентации исследователя на раскрытие целостности организации и обеспечивающих ее факторов, на выявление многообразных типов связей организации с внешней средой и сведение их в единую структуру. Кроме того, методом теории организации можно считать сравнительный метод, состоящий в подборе аналогичных организаций как объектов исследования для выявления позитивных и негативных элементов организаций с учетом конкретных экономических и социальных условий.

Задачи. Для адекватного и точного отражения изучаемых явлений и процессов теория организации использует систему категорий, которую можно представить состоящей из трех групп: 1) категории, общие для большинства социальных наук (общество, собственность, рынок, человек, власть, ресурсы и т.д.); 2) категории, отражающие организационные явления и процессы, происходящие в социальных системах (организация, структура организации, цель организации, законы организации, организационная культура и др.); 3) категории, раскрывающие технологию организаторской деятельности и управления (правила, процедуры, операции, коммуникации, полномочия и т.п.).

1. Методы планирования организационных систем

Системный подход.

Он основан на представлении о системе как о чём-то целостном, обладающем новыми свойствами (качествами) по сравнению со свойствами составляющих её элементов. Новые свойства при этом понимаются очень широко. Они могут выражаться, в частности, в способности решать новые проблемы или достигать новых целей.

Для этого требуется определить границы системы, выделив её из окружающего мира, и затем соответствующим образом изменить (преобразовать), или, говоря математическим языком, перевести систему в желаемое состояние.

В.М. Глушков выделил в системном подходе следующие этапы:

1. Постановка задачи (проблемы): определение объекта исследования, постановка целей, задание критериев для изучения объекта и управления им.

2. Очерчивание границ изучаемой системы и её структуризация. На этом этапе вся совокупность объектов и процессов, имеющих отношение к поставленной цели, разбивается на 2 класса - собственно изучаемая система и внешняя среда.

3. Состав математической модели изучаемой системы: параметризация системы, задание области определения параметров, установление зависимостей между введёнными параметрами.

4. Исследование построенной модели: прогноз развития изучаемой системы на основе ее модели. Анализ результатов моделирования.

5. Выбор оптимального управления. Выбор оптимального управления как раз и позволяет перевести систем в желаемое (Целевое) состояние и тем самым решить поставленную проблему.

Несмотря на чёткую математическую трактовку системного подхода, он не получил, однако, однозначной практической интерпретации. В связи с этим развиваются несколько направлений его практической реализации.

Наибольшее распространение получили АСУПовские и системотехнические направления, суть которых заключается в совершенствовании существующих систем управления. Для этого проводится их обследование (диагностический анализ), выявляются недостатки и пути устранения последних, формируются мероприятия по совершенствованию систем, разрабатываются проекты АСУ, внедрение которых рассматривается как способ преобразования существующих систем управления. АСУповское направление официально признано и закреплено в соответствующих руководящих методических материалах.

Системотехническое направление является более наукоемких и находится в настоящее время в стадии развития.

Планирования сложной системы разбивается на два этапа: внешние (или макро-) и внутреннее (или микро-) планирование. Внешнее планирование отвечает на вопрос: с какой целью создается система? Внутреннее - на вопрос: какими средствами реализуется система? Другими словами: «При внешнем планировании формируется цель и критерий эффективности будущей системы. А затем корректируется ее модель. Локализуется сама система, определяются входы, на которые система должна реагировать, и виды реакций, критерии эффективности ее функционирования. Внутреннее планирование определяет содержание самой системы».

Этап внешнего планирования складывается из подэтапов анализа и синтеза. На первом подэтапе формируется цель разрабатываемой системы, проводится изучение существующей системы, составляется генеральная схема будущей системы. На втором - последовательно выполняется эскизное, техническое, рабочее планирование системы.

1.1 Метод параметрического (организационного) моделирования

Этот метод заключается в установлении функциональных зависимостей между характеристиками ОУ (объекта управления) и СУ (субъекта управления) для выявления степени их соответствия. Для этого применяется аппарат математической статистики и логического анализа. В частности, с помощью корреляционного анализа изучаются зависимости между количеством работников аппарата управления и объёмом производства, на основе чего рассчитываются нормативы численности управленческого звена.

«Логика и механизм зависимости системы управления от объекта управления состоят в следующем. Во-первых, эта зависимость является объективной и реальной. Во-вторых, характер этой зависимости и теснота связи между элементами управляющей системы, с одной стороны, и объекта управления, с другой - неоднородные. Так, если система функций, а система информации преимущественно зависят непосредственно от особенностей объекта управления, то аппарат и техника управления зависят от объекта управления не непосредственно, а через функции управления и систему информации». Метод помогает производить синтез ОС на основе изучения сложившихся соотношений (пропорций) между характеристиками ОУ и СУ.

1.2 Метод функционального моделирования (метод аналогии)

Он заключается в том, что в основу формирования аппарата управления кладется стандартный набор функций, осуществление которых необходимо на каждом объекте для его нормальной работы. К ним относятся такие функции, как оперативное управление производством, материально - техническое снабжение, расчет труда и заработной платы, техника - экономическое планирование и др. Основой характеристикой организационной структуры управления считается численность административно - управленческого персонала, которая рассчитывается по функциям управления с учетом масштабов производства. Отраслевой принадлежности предприятия и других факторов. Исходя из численности для каждого уровня управления принимается определенное организационное решение: Формирование отдела, управления или бюро для выполнения работ по каждой функции, установление определенных должностей и т.п.

2. Закономерности планирования и построения ОС

Всякая теория должна исходить из практики, чтобы потом служить ей же опорой. В этом смысле и теория планирования и построения ОС не исключение, она должна основываться на анализе практики создания и функционирования Ос. Основная сложность состоит в том, чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения, закономерности, общие для планирования и построения всех ОС. Среди них можно выделить следующие:

Формирование ОС - многоэтапный процесс.

Необходимым условием для начала планирования, а затем и создания ОС, является наличие определенной общественной потребности. Однако одной потребности недостаточно, нужны ещё определённые экономические, юридические, социальные, технические условия и другие гарантии, обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость.

Решение вновь возникающих проблем не обязательно требует создания новых ОС. Многие проблемы могут успешно решаться в рамках «старых» ОС. Обычно для этого разрабатывается специальный комплекс мероприятий (или ЦКП) и готовятся постановления (или приказы), обязывающие комплекса мероприятия (или ЦКП) осуществляется организацией, назначаемой головной по данной проблеме. Необходимость в планировании и построении новых ОС возникает обычно, когда становится очевидным, что существующие организационные структуры управления не справляются с решением проблемы и требуется создать новые.

4. Для выбора способа решения проблем предварительно проводится их исследование. Наибольшее распространение при этом получили методы системного анализа, в основном программно-целевые методы, наиболее естественным путём связывающие проблему со средствами её решения. Решение сложной проблемы обычно начинают с построения «дерева целей», которых требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса мероприятий. Задача заключается в том, чтобы найти этот комплекс, указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий. Для этого» дерево «как бы» накладывается " на реальную среду, в результате чего находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ.

Для решения сложных проблем иногда используются методы аналитического и имитационного моделирования.

После исследования проблемы наибольшую трудность вызывает обычно выбор исполнителей (или организаций-исполнителей), деятельность которых в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность (или решить проблему) полностью или частично.

Сложность задачи заключается не столько в том, чтобы найти таких исследователей (или организаций-исполнителей), которые способны решить проблему, сколько в том, чтобы их можно было организовать в систему. При этом должна учитываться возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую (из старой в новую). Последнее обстоятельство требует учета ущерба, который может быть нанесен обществу вследствие ухода исполнителя из «старой» ОС и соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностью вследствие перехода его в новую ОС. Конечно, необходимость соизмерять ожидаемую полезность с ущербом возникает далеко не всегда, однако когда в качестве исполнителей рассматриваются крупные ОС, то она становится очевидной.

Оптимальный выбор исполнителей, т.е. состава ОУ, - задача достаточно сложная. С ростом числа потенциально возможных исполнителей (n) количество их сочетаний растёт, как 2n, поэтому объективно оценить все альтернативные варианты состава ОУ и выбрать из них один оптимальный в качестве основы для будущей ОС, как правило, не представляется возможным. В связи с этим данная задача решается обычно экспертным путём. При этом часто допускаются ошибки, снижающие эффективность создаваемой ОС.

Некоторые из этих ошибок исправляет практика, другие же сопровождают всю «жизнь» созданной ОС.

Выбор состава ОУ - длительный процесс, условно разбиваемый на два этапа. На первом этапе определяются потенциально возможные исполнители, т.е. те, кто своей деятельностью способен (судя по имеющейся информации) оказать заметное влияние на решение проблемы. На втором этапе из всех кандидатур на включение в состав отбираются те, которые удовлетворяют определённым требованиям. Для первого и второго этапов нужна информация, которую получают как на основе исследования самой проблемы, так и путём изучения конкретных условий её решения. Одним из наиболее распространённых способов определения состава потенциально возможных исполнителей (кандидатов на включение в состав ОУ) является построение «дерева целей», нижний уровень которого (уровень мероприятий) определяет конкретные мероприятия и позволяет установить предполагаемый состав исполнителей. Множество потенциально возможных исполнителей обычно называют проблемным объектом. Понятие» проблемный объект " используется и другими авторами, правда, в несколько ином смысле.

6. Планирование СУ производится после того, как выбраны границы (состав) ОУ. Этот вывод является очень важным для понимания всей технологии построения ОС.

В многоэтапном формировании ОС можно выделить три стадии:

1. На этой стадии, в связи с некоторой проблемой происходит умозрительное выделение (одним или несколькими исследованиями) ОУ из среды. При этом объект пока не получил широкого научного признания (и названия) и не имеет собственного СУ. Например, в связи с необходимостью решения проблемы укрепления здоровья населения некоторые исследователи выделяют объект, включающий ряд отраслей (здравоохранение, медицинская промышленность, физкультура и спорт, туризм и т.д.), состав которого, однако, требует уточнения. Этот объект пока не получил научного названия и не имеет собственного СУ.

2. На второй стадии объект получает научное признание, однако собственного СУ всё ещё не имеет. Например, топливно-производственный комплекс.

3. На третьей стадии объект получает юридическое признание и собственный СУ.

Таким образом, важно иметь ввиду, что ОУ длительное время может не иметь своего СУ. Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как подготовительный этап создания СУ и ОС в целом.

Построение СУ осуществляется на основе анализа особенностей ОУ (количества исполнителей, их профессионального состава, сложности выполняемых работ) и информации, полученной при исследовании проблемы и условий её решения.

Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ для разработки соответствующего СУ. Этот тезис получил своё подтверждение и дальнейшее развитие в работах наших учёных (С.Е. Каменицера, В.В. Соломатина, А.А. Модина и др.). Так, по мнению А.А. Модина, «создание и развитие современных систем управления определяется требованиями научного управления, свойствами управляемых объектов, а так же условиями использования технических средств».

Подобным образом высказываются и другие авторы. «Характеристики управляющей системы полностью определяются целями управления и степенью соответствия этим целям характеристик объекта, т.е. всей совокупности представляющих его параметров (структура объекта, состав и взаимосвязи входящих в него элементов, параметры отдельных элементов и т.д.). Следовательно, ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы, включающей объект управления, управляющую систему и обратную связь, принадлежит объекту управления. Поэтому при разработке организационной структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса, а вторичным - управляющая система как фактор надстройки».

На изучении и использовании зависимости между характеристиками СУ и ОУ основан метод параметрического моделирования, имеющий широкое применение при планировании организационных структур управления.

Указанные выше наблюдения и объективные закономерности создания ОС позволяют сформулировать следующие положения, составляющие основу проблемного подхода к планированию и последующему построению ОС.

1. В основе разработки любой ОС должно лежать изучение конкретной общественной потребности (проблемы).

2. Планирование и последующее построение ОС должно осуществляться в последовательности «проблема - ОУ - СУ», что означает последовательное выполнение этапов: исследование проблемы, выбор границ (состава) ОУ, построение (синтез) СУ.

3. Выбор границ (состава) ОУ целесообразно осуществлять в две стадии. На первой - определить состав проблемного объекта, т.е. множество потенциальных исполнителей, кто своей деятельностью способен оказать влияние на решение проблемы. На второй - выбрать из них тех, кто удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание ОС. При этом исполнителями могут быть организации (их подразделения), предприятия, объединения, отрасли и другие ОС.

4. Решение вопроса о целесообразности создания ОС должно приниматься на основе исследования проблемы, проблемного объекта, а также оценки ожидаемой эффективности системы.

5. Синтез СУ должен осуществляться исходя из особенностей ОУ.

6. Планирование ОС следует выполнять с учётом этапов, принятых для разработки сложных систем управления.

Общесистемная документация должна содержать:

- пояснительную записку к проекту (перечень документов, на основании которых разрабатывается система, их содержание, исполнители и сроки выполнения работ, постановка проблемы, характеристика ОУ и основных проектных решений);

- план мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы (уточнённый перечень работ по этапам создания, их содержание, объём, сроки выполнения, исполнители и форма завершения);

- смету затрат на создание и эксплуатацию системы;

- расчёт эффективности (исходные данные, расчёт и результаты расчёта).

В состав проектных решений по обеспечивающей части должны входить решения по каждому из видов обеспечения: организационному, информационному, техническому, программному, математическому, лингвистическому, правовому. Так, например, проектные решения по организационному обеспечению должны содержать решения по функциям персонала ОС и по организационной структуре системы. Проектные решения по информационному обеспечению должны содержать: описание организации информационной базы, описание системы классификации и кодирования, описание условий и требований по обеспечению обмена информацией в системе, макеты форм документов и др.

Проектные решения по техническому обеспечению должны содержать: описание КТС, проектную оценку надёжности КТС, технологическую схему обработки данных и т.д.

На этапе РП разрабатываются программы и эксплуатационная документация проекта по информационному, организационному и др. видам обеспечения; проводится адаптация программ и программной документации; разрабатывается документация для технических средств разового изготовления.

планирование моделирование организационный система

Заключение

В заключении можно отметить, что многие существующие ОС обладают большой избыточностью, «омертвляя» значительную часть закрепленных за ними народно хозяйственных ресурсов (трудовых, материальных, финансовых), которые могли быть использованы для решения актуальных задач социально-экономического развития страны. Сейчас или в ближайшем будущем необходимо пересмотреть действующий механизм формирования ОС, чтобы исключить или по крайней мере ограничить практику создания неэффективных систем. В самом деле, дальнейшее игнорирование ОС как самостоятельного класса систем, требующего специального изучения, при наблюдаемом росте их количества неизбежно приведёт к дальнейшему снижению эффективности использования ресурсов. До тех пор, пока общество не научится создавать высокоэффективные ОС, ему не удастся увеличить отдачу от используемых ресурсов. Именно поэтому вопросы разработки научного фундамента планирования, проектирования и построения ОС требуют первостепенного внимания и незамедлительного решения.

Список литературы

1. Большой энциклопедический словарь. - 2-е изд., перераб. и доп. - М: Большая Российская энциклопедия, 2006. - 1456 с.: ил.

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник. - М.: Издательство МГУ, 2006. - с. 309

3. Евланов Л.Г. Теория и практика принятия решений. - М.: Экономика, 2007. - 175 с.

4. Мильнер Б.З. Теория организаций. - М: ИНФРА-М, 2007. - 336 с.

5. Молл Е.Г. Менеджмент: организационное поведение. - М.: Финансы и статистика, 2006.

6. Саркисян С.А. и др. Теория прогнозмрования и принятия решений /под ред С.А. Саркисян. - М.: Высшая школа, 2008. - 355 с.

7. Эддоус М., Стенсфилд Р. Методы принятия решений /Пер. с англ.; Под ред. И.И. Елисеевой. - М.: ЮНИТИ, Аудит, 2007. - 590 с.

Размещено на Allbest.ru