Управление проектной группой

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Опишите область деятельности своей компании и функции своего подразделения. Представьте сущность проекта, опишите его особенности и предназначение с точки зрения соответствующих моделей менеджмента

- Основными видами деятельности общества с ограниченной ответственностью «Расчетно-эксплуатационный центр», сокращенно ООО УК «РЭЦ» являются управление многоквартирными домами, чистка и уборка производственных помещений и т.п.

В функции бухгалтерии входит:

- формирование учетной и налоговой политики в соответствии с действующим законодательством и потребностями компании;

- подготовка и принятие плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций;

- разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской и управленческой информации о деятельности компании, ее имущественном положении, доходах и расходах и многое другое.

Главный бухгалтер - безусловно, одна из ключевых фигур компании. Эта работа требует больших знаний в области бухучёта и налогообложения, практических навыков и постоянного повышения квалификации. Вместе с тем, для большинства главных бухгалтеров сегодня этого ещё не достаточно. От них требуются также компетенции в области управления непосредственными подчинёнными (составом бухгалтерии), позиционирования себя как руководителя в составе высшего менеджмента организации, налаживания продуктивных взаимоотношений с руководителями подразделений фирмы. К сожалению, как показывает практика, многие главные бухгалтера испытывают дефицит перечисленных управленческих компетенций, что создаёт дополнительные сложности и конфликты, отягощающие и так нелёгкую работу.

2. Сформулируйте актуальность выбранной темы работы, а также цель работы с точки зрения миссии организации, проанализируйте ее на соответствие принципу SMART

Цель работы - найти новые принципы управления коллективом бухгалтерии. Внедрить принцип делегирования задач и полномочий сотрудникам бухгалтерии с учетом специфики работы компании в сфере недвижимости и строительного бизнеса. Актуальность новых решений в управлении коллективом обоснована новыми требованиями к работе финансовых подразделений, возрастающим объемом планирующих и отчетных документов, автоматизацией работы бухгалтерии. Цель соответствует принципу SMART. Цель является конкретной (Specific), результат измерим (Measurable) критерием повышения эффективности работы сотрудников, цель вполне достижима (Achievable) - сотрудники обладают необходимыми навыками, знаниями и есть время и возможность для повышения квалификации. Цель сопоставима (Relevant) c политикой компании по повышению эффективности финансовой и хозяйственной деятельности. Временные границы (Time bound) реализации проекта ограничиваются планом деятельности предприятия и не выходят за рамки календарного года.

3. Опишите создание Вашей проектной группы (компании и / или Вашего подразделения), ее состав. Проанализируйте распределение обязанностей в проектной группе и пути преодоления возможных проблем. Поясните выбранные техники планирования и распределения работ

Наша компания и мое подразделение существуют с 2008 года. Штат моего подразделения - 4 человека. Распределением обязанностей в подразделении занимается главный бухгалтер. Делегирование полномочий основывается на доверии, контроле и четкой постановке целей. Обязанности распределены следующим образом:

В случае возникновения проблем (болезнь работника, увольнение) в коллективе существует полная взаимозаменяемость. Планирование и распределение работ определены должностными инструкциями, которые рассматриваются не только как перечень работ, выполняемых сотрудником, но и как план работы сотрудника.

4. Исследуйте проблемы мотивации производственного персонала, оцените возможные подходы к мотивации в Вашей рабочей группе (компании и / или Вашего подразделения). Опишите методы исследования мотивации, принятые рабочей группой, деятельность группы по исследованию проблем мотивации, представьте выводы и рекомендации рабочей группы

Основными проблемами мотивации производственного персонала являются:

- отсутствие системного подхода к мотивации персонала;

- отношение к персоналу как к противоборствующей стороне;

- только материальная мотивация. Использование принципа «кнута и пряника»;

- необдуманное внедрение новых методов мотивации;

- личность руководителя растворяется в «команде»;

- мотивация персонала используется в качестве системы принуждения.

В коллективе бухгалтерии нашего предприятия используются два вида мотивации - монетарная и немонетарная. Монетарная - это поощрение премией и другими материальными средствами, а немонетарная - это благодарность, дополнительный оплачиваемый отпуск и другое. Оценка может быть сделана путем исследования эффективности персонала до и после введения мотивационного проекта. Проще говоря, если сотрудники мотивирован получением премии за выполнение определенной работы, то после выполнения работы и получения премии следует провести опрос персонала (анкетирование) на предмет удовлетворенности собственной работой и её результатом.

5. Представьте краткие сведения о том, какие затруднения могут встретиться при внедрении перечисленных выше теоретических концепций в практику деятельности Вашей рабочей группы (компании и / или Вашего подразделения). Опишите конкретные действия для устранения перечисленных Вами проблем

В организации работы бухгалтерии предприятия, занимающегося управлением МКД, есть свои особенности. Для нормальной работы персонала и внедрения новых методов управления и мотивации необходимо, во-первых, четкое понимание цели нововведений руководителем подразделения и каждым его сотрудником. Не всегда персонал знает цель того или иного распоряжения руководства. Для этого каждому сотруднику необходимо четкое знание своих обязанностей и областей ответственности, а руководителю нужно уметь эффективно делегировать свои полномочия и четко доводить до персонала кто и что должен делать и ожидаемый результат. Кроме того, недопустимо полное разграничение обязанностей. В случае болезни одного из сотрудников бухгалтерии, любой другой должен уметь его заменить.

Во-вторых, всегда остро стоит вопрос мотивации сотрудников. Здесь нельзя опираться на какой-то один способ мотивации, а необходимо уметь эффективно применять различные методы поощрения и / или наказания сотрудников. Например, за инициативу и привлечение в управление нашей организацией МКД, сотруднику, положена премия, или, например, в случае систематически некачественной уборки на лестничных клетках МКД - лишение премии в качестве наказания. Лишения работника какой-то части его зарплаты, как правило, является крайней мерой. Необходимо внимательно следить за сотрудниками, чтобы понимать какие активные потребности движут ими, и умело пользоваться этим, удовлетворяя социальные потребности, потребности в уважении, потребности в самовыражении.

6. Существующие структуры управления персоналом / командой, их место в структуре организации, ключевые фигуры команды менеджеров, принятые методы управления рабочими группами, этапы и методы формирования рабочей группы, квалификация основных менеджеров

проектный группа планирование мотивация

Существует несколько структур управления персоналом компании:

1. Перевернутое дерево. Является типичной структурой с руководителем в верхней части схемы и начальниками отделов ниже. Руководитель компании делегирует решение части производственных вопросов начальникам отделов и не всегда владеет полной информацией.

2. Колесо или круг. Вся работа компании лежит непосредственно на плечах у руководителя. Делегирование полномочий отсутствует

3. Звезда. Структура характеризуется наличием большого количества горизонтальных и вертикальных связей. Такая структура может существовать только при полной уверенности руководителя в возможностях своего коллектива. Структура подразумевает реальное делегирование полномочий.

Для нормального функционирования и развития любой структуры управления предприятием необходимо делегирование руководителем компании, структурного подразделения некоторых своих задач или обязанностей другим работникам. Эффективное делегирование полномочий дает команде менеджеров намного больше власти и независимости в решении текущих вопросов, но не избавляет их от своевременной отчетности о результатах своей деятельности. Менеджеры, которым руководитель доверяет работу с персоналом, должны обладать высоким уровнем компетентности и гибкости в принятии решений. Руководитель компании, со своей стороны, определяет для каждого менеджера круг обязанностей, не допуская дублирования, определяет индивидуальные и коллективные потребности в обучении с приглашением сторонних специалистов.

7. Персонал организации и особенности его развития, планируемое количество сотрудников и вопросы набора персонала

Персонал компании - это одна из главных движущих сил, обеспечивающих успешное развитие бизнеса. Наряду с финансовыми и материальными ресурсами персонал также подлежит управлению. Управление должно строиться так, чтобы достижение стратегических и тактических целей компании было подкреплено адекватными и своевременными мерами по изменению организационной структуры, упорядочению обязанностей руководителей и сотрудников, своевременной профессиональной ориентации сотрудников и их надлежащей подготовке. Сбалансированность интересов собственников предприятия, персонала и клиентов служит условием его успешного развития. Поэтому организационное совершенствование и управление персоналом становится одной из главнейших функций руководства компании.

Несоответствие квалификации персонала организации её потребностям отрицательно сказывается на результатах ее деятельности. Развитие персонала является важнейшим условием успешного функционирования любой организации. Это особенно справедливо в современных условиях, когда ускорение научно-технического прогресса значительно убыстряет процесс устаревания профессиональных знаний и навыков.

Развитие персонала организации (кадровая работа) может проводиться в следующих направлениях:

- профессиональная подготовка. Постоянное обучение сотрудников, особенно в современных динамично развивающихся областях, позволит компании своевременно реагировать на рыночные изменения и корректировать свой бизнес.

- ротация кадров - внутренняя перестановка кадров, в соответствии с карьерным и профессиональным ростом персонала. Главной целью системы ротации кадров является оптимальная расстановка кадров различного уровня во всей компании и продуктивного развития бизнеса.

- формирование кадрового резерва и карьерное планирование. Таким образом, в любой момент можно подобрать сотрудника, по квалификации максимально удовлетворяющего установленным в должностной инструкции требованиям.

- увольнение при полном несоответствии сотрудника и его нежелании повышать профподготовку.

Профессиональное обучение важно для компании любого размера. Её успех сегодня зависит от способности сотрудников усваивать и использовать на рабочем месте новые навыки и знания.

Хорошо спланированный и структурированный подход к набору кадров, позволяет создать команду преданных, квалифицированных сотрудников, которые, не являясь родственниками или друзьями, будут способствовать достижению успеха бизнеса.

Определить необходимую численность рабочих и их профессиональный и квалификационный состав позволяют: производственная программа, планируемый рост повышения производительности труда и структура работ. Расчёт численности персонала может быть текущим или оперативным и долговременным или перспективным.

Важно создать собственную систему набора кадров. При найме кандидатов на вакантную должность можно использовать следующие источники: государственные и частные агентства по найму и трудоустройству, реклама, личные контакты. Выбор того или иного метода найма зависит от вида работы и должностной инструкции вакансии.

Резюме, анкета или личный контакт являются наиболее распространенными формами отбора кандидата для приглашения на собеседование.

Показателем успешно проведённого найма и отбора кандидатов и введения их в должность является успешное выполнение работы.

8. Методы поиска и отбора персонала, планы развития и обучения персонала, системы контроля деятельности персонала

Общий контроль политики компании в сфере управления персоналом и окончательную ответственность за ее успех несет руководство. На методы и эффективность поиска и отбора кадров влияет политика руководства в отношении персонала, обучения и развития работников и понимание значения поддержания хорошего морального климата в организации.

Процедуры поиска и отбора кадров должны рассматриваться в контексте работы всей организации. Основными предпосылками, определяющими эффективность работы по подбору и отбору кадров являются:

- постановка четких целей организации;

- разработка эффективной организационной структуры управления, позволяющей обеспечить достижение этих целей;

- наличие кадрового планирования, являющегося связующим звеном между целями организации и организационной структурой управления. Кадровое планирование - это фундамент политики в отношении персонала, обеспечивающий систематический подход к подбору и отбору кадров.

Обычно при отборе кандидатов используют не один метод, а целый комплекс различных методов, направленных на всестороннюю оценку кандидатов.

Комплексная система отбора может включать в себя следующие методы:

- предварительный отбор (анализ информации о кандидате, содержащейся в стандартной форме и результатов предварительного интервью);

- сбор информации о кандидате (от других людей);

- личностные опросники;

- тесты: интеллекта, специальных способностей, интересов и др.;

- групповые методы отбора;

- решение проблем;

- собеседование / интервью.

Теперь будем считать, что мы подобрали подходящий персонал, но людям, попавшим в новый коллектив необходимо время для адаптации и, конечно же, обучение. Обучать необходимо не только новых сотрудников, но и работников со стажем. Обучение необходимо для поддержания профессионального уровня персонала, подготовки персонала к замещению коллег во время отпуска, болезни, увольнения и т.д.

В компании должна существовать выстроенная система оценки и контроля персонала. В этом случае, каким бы способом ни проводилась такая оценка, ее результаты всегда являются базой для принятия управленческих решений. На основании этих данных строится план обучения, который создается для всей компании. В него включаются сотрудники самых разных категорий: цели у всех разные, различается и система контроля результатов. Здесь особенно важен системный подход к обучению, когда все приобретаемые или обновляемые навыки должны обязательно увязываться со стратегией развития компании, с принятой технологией работы и системой контроля.

Для определения того, насколько эффективно оказалось проведенное обучение, необходимо также определить, что было на входе и что получилось на выходе, другими словами, где произошел прирост знаний, умений и навыков во время обучения. Таким образом, система контроля обязательно включает в себя:

- входной контроль;

- текущий контроль (если речь идет о длительных программах обучения);

- заключительный контроль (может иметь формальную и неформальную форму);

- контроль за использованием приобретенных знаний и навыков в процессе работы.

Размещено на Allbest.ru