Планирование работы менеджера

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

Тема:

"Планирование работы менеджера"

Введение

Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время - это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно - его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят:» Время - деньги». Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием - временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

1. Проблема планирования и эффективности использования рабочего времени менеджера

1.1 Причины дефицита времени

Для того, чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.

Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени.

1.2 Затраты и потери рабочего времени

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени - это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах:

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени

Вид деятельности	Интервал времени (от… до…)	Продолжительность

Таблица 2. Листок «дневных помех»

помехи интервал	продолжительность	кто	пометки (причины)

Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

была ли работа необходима? (если более 10% рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)

были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)

было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)

был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени

Вид деятельности	Интервал времени	Продолжительность
Разбор почты (срочно/не срочно)	1000 - 1020	20 минут
Заказ товара сверка остатков	1020 - 1045	25 минут
Подготовка документов, отчетов	1045 - 1200	1 час 15 минут
Делегирование подчиненным работ, список заданий	1200 - 1320	1 час 20 минут
Обеденный перерыв	1320 - 1400	40 минут
Дорога	1400 - 1420	20 минут
Анализ состояния магазина, проверка знаний подчиненных	1420 - 1540	1 час 20 минут
Разработка систем мотивации персонала	1540 - 1625	45 минут
Подготовка доклада	1625 - 1700	35 минут
Доклад руководству о итогах дня	1700 - 1725	25 минут
Ответ на письма	1725 - 1800	35 минут

Таблица 2. Листок «дневных помех»

Помехи, интервал	Продолжительность	КТО	Пометки (причины)
Телефонный разговор с бывшим коллегой (во время подготовки документов)	20 минут	б. Коллега	Желание отвлечься от бумаг
Беседа с подчиненным по работе, не относящейся к нов. проекту	15 минут	Подчиненный	Проблемы с выполнением порученного
Пробка на обратной дороге	45 минут		Внешняя причина

2. Самоменеджмент

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основная цель самоменеджмента - максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.

У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций:

2.1 Постановка цели

Это анализ и формирование личных целей.

Значение постановки целей

Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели - это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ястность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

Постановка целей - это временный процесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. «Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще».

Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. Для этого могут использоваться различные технологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы:

Каких целей Вы хотите достичь?

Согласуются ли они между собой?

Существуют ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной?

Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)?

Одним словом, необходимо добиться ясности цели.

· Ситуационный анализ

Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

Путём анализа своих способностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы располагаете. Речь идёт о дальнейшем развитии этого потенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Возможно также составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. «Знать свои слабости - значит укреплять свои сильные стороны».

Анализ «цель - средство»

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

Формулирование целей.

Это последняя ступень при постановки целей. Это конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования. «Установить сроки - сформулировать результаты».

При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать также краткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальных целей.

2.2 Планирование

Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно с экономить до 2-х часов.

Принципы и правила планирования времени.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать целей мы прежде всего должны чётко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менее важные дела и уменьшать их число.

При планировании следует придерживаться некоторых основных правил:

При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени совбодными. Т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время.

Необходимо документировать потраченное время. При этом надо указывать как и на что оно было потрачено. Т.о. мы имеет постоянное представление о расходе своего времени и опыт как основу для будущей потребности во времени.

Сведение задач воедино - план действий. Чтобы составить хороший план необходимо иметь представление о предстоящих делах, к примеру разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.

Регулярность - системность - последовательность.

Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот объём задач с которым мы реально можем справиться.

Система планирования времени

Как мы видим началом служит план на несколько лет вперёд. Он выводится из плана жизни. После того, как составлен план на ближайшие несколько лет мы может составить план на год. При этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами. Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истёкшего месяца. Декадный план - это ещё более детальный, точный прогноз предстоящего периода.

«Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей»! Дневной план строится на основе декадного плана.

Составление планов дня с помощью метода «Альпы».

Этот метод включает 5 стадий:

а) составление заданий;

б) оценка длительности акций;

в) резервирование времени;

г) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

д) контроль (учёт несделанного)

Дневник времени - является важнейшим рабочим средством самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка. А также дневник является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.

Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

2.3 Принятие решений

Принять решение - это значить установить приоритетность. Оно предполагает выбор первоочередных дел и задач.

Вопрос принятия решений встал из-за появления у руководитель проблем таких как: попытка выполнения сразу большого объёма работ, распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиеся необходимыми дела. И к концу дня руководители приходит к выводу, что они проделали огромную работу за этот день, но главные проблемы и дела остались не решёнными. Многие руководители оправдываются говоря, что они вынуждены каждый день делать много важных дел. Для того, чтобы так не получалось необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение. Если следовать этому довольно таки простому правилу, то можно достичь следующего:

соблюдать установленные сроки;

получать большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;

избегать конфликтов

избегать стрессовых ситуаций и перегрузок.

Очерёдность дел можно определять с помощью следующих методов:

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Он означает, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Согласно этой теории можно сделать вывод применительно для рабочей ситуации руководителя: за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.

Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:

важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.

На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.

Менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередь значимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам:

составить список всех предстоящих задач.

Систематизировать их по важности и установить очерёдность

Пронумеровать эти задачи

Оценить свои задачи в соответствии с категорией А, Б, В.

Задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению.

Задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению.

Оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера

Этот принцип является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. Они подразделяются на 4 группы:

Срочные/ важные дела - необходимо выполнить их самому руководителю.

Срочные/менее важные дела

Менее срочные / важные задачи. Необязательно выполнять их сразу, но выполнять их надо самому.

Менее срочные/ менее важные дела.

«От задач менее срочных и несущественных следует воздерживаться».

Благодаря принципу Эйзенхауера можно существенно увеличить производительность, продуктивность и результативность.

Основы делегирования.

Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которая не может быть делегирована.

Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.

Управленческая ответственность (не делегируется)

Исполнение

Целесообразно отметить преимущества делегирования:

делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться;

делегирование способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников;

Делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компетенции подчинённых;

Делегирование положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.

Для того, чтобы научиться правильно делегировать необходимо ознакомиться и принять во внимание следующие правила:

подобрать подходящих сотрудников;

распределить сферы ответственности;

координировать выполнение порученных задач;

стимулировать и консультировать подчинённых;

осуществлять контроль рабочего процесса и результатов;

давать оценку своим сотрудникам;

пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

Делегировать необходимо рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу.

Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска, и т.д.

2.4 Реализация и организация

Составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей.

Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Существует 25 правил, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

начинать день с позитивным настроением;

хорошо позавтракать и без спешки на работу;

начинайте работу по возможности в одно и то же время;

перепроверка плана дня

вначале - ключевые задачи;

приступать без раскачки;

согласовать план дня с секретарём;

утром заниматься сложными и важными делами;

Правила основной части дня:

Хорошая подготовка к работе;

Влиять на фиксацию сроков;

Избегать действий, вызывающих обратную реакцию;

Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;

Избегать незапланированных импульсивных действий;

Своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп;

Небольшие однородные задачи выполнять сериями;

Рационально завершать начатое

Использовать временные промежутки;

Работать антициклично;

Выкраивать спокойный час;

Контролировать время и планы;

Правила завершения рабочего дня:

Завершить несделанное;

Контроль за результатами и самоконтроль;

План на следующий день;

Домой с хорошим настроением;

Каждый день должен иметь свою кульминацию.

Естественный дневной ритм

У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей - так это относительные, ритмичные колебания!

2.5 Контроль

Самоконтроль и контроль итогов.

Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае - оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

осмысление физического состояния

сравнение запланированного с достигнутым

корректировка по установленным отклонениям

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Контроль за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль).

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

«Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля».

2.6 Информация и коммуникация

Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.

Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладению информацией.

Рациональное чтение

Это важно для руководителя, поскольку рационализировать чтение означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств.

Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

Рациональное чтение предполагает прежде всего определение того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме.

при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;

надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение.

Выяснить, что бы мы хотели прочитать более интенсивно.

Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом

Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам.

Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.

Читать можно также быстрее если избавляться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения.

Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца.

Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.

Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:

Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом.

Постановка вопросов. Это критическое чтение.

Чтение. Целевое и концентрированное восприятие.

Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен.

Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста.

Рациональное проведение совещаний.

Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени!

Повестку дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечайте время в соответствии с его значимостью.

После совещания

Возвращайтесь, хотя бы время от времени к ходу и результатам состоявшегося совещания, например путём опроса участников:

а) были ли достаточно ясны тема и цель совещания;

б) получил ли каждый из участников повестку дня

в) началось ли совещание вовремя, соблюдались ли повестка дня и регламент;

г) была ли достигнута цель совещания;

д) сколько времени было использовано неэффективно.

Контролируйте выполняются ли принятые решения всеми кого они касаются.

Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Переговоры по телефону

Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.

Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.

Рациональное ведение корреспонденции.

Подготовьте стандартные ответы;

Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;

Не увлекайтесь размножением документов;

Своевременно уничтожайте архивы;

Доверяйте секретарю в разборе почты;

Совершенствуйте документооборот;

7) Стремитесь к простой системе документооборота

2.7 Как я управляю своим временем

Время представляет самую большую ценность для меня. Джон Адер в своей книге «Как управлять своим временем» приводит пять проблем,

напрасно тратящих время. Рассмотрим эти проблемы и то, как я с ними справляюсь.

· - Откладывание работы

В начале рабочего дня я приступаю к выполнению самой сложной и не приятной работы, и самой важной. А после я выполняю то, что мне нравится и интересно. Такой подход практически исключает проблему.

· - Неэффективное делегирование полномочий

Перед организацией я в ответе как за хорошую работу каждого сотрудника, а перед сотрудниками я в ответе за развитие личных качеств каждого, за мотивацию к работе и так далее. Делегирование полномочий является хорошим фактором мотивации в работе, а также влияет на развитие качеств сотрудника, поэтому я использую этот прием в своей работе. Не менее важно и то, что хороший руководитель, а я стремлюсь быть хорошим руководителем, не делегируя полномочий будет неэффективно использовать свое рабочее время, выполняя менее важную работу и отвлекаясь на нее теряет огромное количество драгоценного времени.

· - Неумение справляться с канцелярской работой

Чтобы избежать завалов документами я постоянно обращаю внимание на состояние рабочего места. Максимум необходимой мне для работы информации я храню в компьютере. Оставшаяся часть документов без труда сортируется мной и хранится в ящиках стола. Это помогает мне справляться с канцелярской работой.

- Проведение ненужных собраний.

Структура управления в нашей организации построена таким образом, что каждое функциональное подразделение имеет своего руководителя. Поэтому мне приходится ставить задачи, за исключением некоторых случает, только руководителям подразделений. Все вопросы с ними решаются мной в процессе ежедневной работы, а это исключает надобность в собраниях.

- Неумение расставлять приоритеты

Рекомендации, на что обратить внимание на этой неделе, я получаю на еженедельных оперативных совещаниях. С учетом этих рекомендаций я расставляю приоритеты. Это очень важный аспект в планировании и постановки задач при правильном распределении приоритетов исключается возможность попасть в конфликтные ситуации.

3. Методика планирования и эффективности использования рабочего времени менеджера предприятия торговли

3.1 Характеристика предприятия ООО «УралЭнерго»

Компания «УралЭнерго» активно работает на рынке кабельно-проводниковой, электротехнической, светотехнической продукции, и на сегодняшний день имеет развитую филиальную сеть в различных регионах РФ.

С 2004 года организовано и успешно работает производство электросилового оборудования, которое соответствует государственным стандартам и мировому уровню качества.

ЗАО «Уралэнерго» является официальным представителем, дилером, дистрибьютором и партнером 35 кабельных и электротехнических компаний, среди которых: ЗАО «Подольсккабель», ЗАО «Камкабель», ЗАО «Электрокабель», ЗАО «Рыбинсккабель», «Ревдинское УПП ВОС», ООО «Статус СТ», Концерн «Энергомера», «Урал-Микма-Терм», ООО «ИНТЕРЭЛЕКТРОКОМПЛЕКТ», «ДКС», ABB, ТД «Светотехника», Мордовский свет, Schneider Electric и др.

Основные виды деятельности организации.

Основными видами деятельности организации являются:

1. Производство и реализация Электрощитового оборудования.

2. Розничная торговля.

3. Посредническая деятельность.

4. Осуществление других видов деятельности в соответствии с действующим законодательством РФ.

3.2 Структура управления на предприятии

ООО «УралЭнерго» является обществом с ограниченной ответственностью с частной формой собственности, поэтому во главе структуры находится общее собрание Учредителей. Предприятием управляет генеральный директор, назначаемый общим собранием Учредителей. Структура предприятия разбита на три функциональные подструктуры. Во главе каждой подструктуры стоит директор. Таких директоров трое:

Директор отдела продаж;

Коммерческий директор;

Директор по развитию;

Органами управления ООО «УралЭнерго» являются:

- Общее собрание Участников Общества;

- Генеральный директор - единоличный исполнительный орган Общества;

3.3 Планирование времени руководителем предприятия

менеджер планирование руководитель торговля

При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время.

Любая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения поставленных задач. Выбор цели - это мыслительная деятельность, направленная на получение результата, а мероприятия - это практические действия.

Занимая должность руководителя магазина я сталкивается с массой неожиданных, непредвиденных обстоятельств и тратил на их устранение колоссальное количество времени и сил. Происходило это потому, что я, во-первых, не мог предугадать, почувствовать приближение проблем какого-либо рода и подготовиться к ним заранее и, во-вторых, все время занимался второстепенными вопросами, выпуская из вида главное - стратегические задачи, которые, если пустить их на самотек, порождают эти самые злополучные «непредвиденные обстоятельства».

Абсолютно нормальным является то, что ежедневно руководитель должен решить гораздо больше задач, чем он физически способен. Поэтому я начал распределять часть задач среди своих подчиненных, делегируя им также и соответствующие полномочия. Я вынужден это делать и хорошо знаю, как это делать правильно;

Абсолютно нормально, что многие работники знают свое дело не хуже, а лучше, чем руководитель. Кто производит - тот не управляет, кто управляет - тот не производит. Дело руководителя - управлять (производить нечто руками других людей), а не исполнять все, что нужно, самому. Я начал организовывать труд среди своих подчиненных используя их сильные стороны и получаю от этого максимальный эффект. Это способствует огромному экономию времени и позволяет заниматься важными делами не отвлекаясь на множество менее важных задач.

Выполнение определенных задач и достижение намеченных целей всегда происходит в условиях дефицита времени, поэтому после определения мероприятий, необходимых для достижения цели, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. При планировании своей работы руководитель должен установить точные сроки выполнения каждой из задач, содержащихся в индивидуальном плане. Аналогично комплексным планам управленческой деятельности планы индивидуальной работы руководителей также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще и оперативный план на один день.

Планирование предполагает постепенное продвижение вперёд, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы различные мероприятия можно было распределить по времени их реализации. В конце уходящего года следует определить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев - годовой план.

Квартальный план составляется на основе годового плана. В течение года через равные промежутки времени анализируются события истёкшего периода и при необходимости вносятся изменения в план на ближайшие три месяца, определяются задачи, которые необходимо исключить из него, и задачи, которые следует добавить в план или перенести на следующий квартал.

Из квартального плана задачи переходят в месячные планы, составление которых осуществляется с большей детализацией (расход времени указывается в часах). В этих планах устанавливается также время для решения дополнительных задач.

Исходя из месячного плана, составляется план на неделю. Недельные планы предполагают еще более детальную проработку, более точный прогноз на предстоящий период. Планирование работы на неделю может включать:

определение центральной задачи (на которой необходимо сконцентрировать усилия на этой неделе);

выявление задачи, требующей наибольших затрат времени;

определение обязательных задач (которые необходимо начать или подготовить к завершению на этой неделе);

выполнение рутинной работы (телефонные разговоры, совещания и т.д.);

определение задач, которые следовало бы решить на этой неделе (возможные задачи).

Дневной план составляется на базе недельного. В нем фиксируются задачи и дела, которые должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня. Дневной план представляет собой последнюю и самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

План работы руководителя на день представлен в приложении 1.

Эффективно управлять исполнительским и творческим временем, реально и точно его рассчитывать помогает еженедельник. Он является средством напоминания о делах, совещаниях, встречах. В еженедельнике каждое мероприятие записывается на тот день, в который оно должно быть выполнено.

Планирование позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

Практика показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на решение непосредственно управленческих проблем.

Далее рассмотрим, как наиболее рационально организовать рабочий день с тем, чтобы максимально эффективно использовать свои возможности и временные ресурсы.

3.4 Проблемы планирования и их осуществления руководителем предприятия

При планировании своего рабочего времени я столкнулся с несколькими проблемами, во-первых при планировании я не правильно расставлял приоритет задач которые надо выполнить, в последствии это приводило к потери времени и отклонения от плана, я сделал анализ всех задач и разделил их на 4 группы:

1.важные /срочные - решаются самим руководителем имеют самый высокий приоритет

2.важные /менее срочные - не подлежат делегированию менее важный приоритет

3.менее важные / срочные - подлежат делегированию

4. менее важные / менее срочные - подлежат обязательному делегированию

Это по способствовало выполнению задач максимально эффективно что позволило еще большей экономии времени.

Во-вторых я столкнулся с проблемой делегирования полномочий, не правильное распределение задач среди подчиненных не позволяло получить максимально эффективный результат от их выполнения, поэтому я провел анализ, я опросил персонал, узнал сильные стороны подчиненных, узнал склонность и желание выполнять те или иные задания каждого сотрудника и начал использовать сильные стороны каждого для выполнения задач, это увеличило скорость и качество выполнения заданной работы.

4. Ортобиоз, слагаемые ортобиоза: релаксация, рекреация, катарсис

Поговорим о таком понятии как ортобиоз. Старость у человека наступает преждевременно, в результате самоотравления организма микробными и иными ядами. Наибольшее значение придается в этом отношении кишечной флоре. На основе этих представлений предлагается ряд профилактических и гигиенических средств борьбы с самоотравлением организма (стерилизация пищи, ограничение потребления мяса, питание молочнокислыми продуктами). С развитием умственного развития человек приходит к осознанию неизбежности смерти и появляется естественное желание продлить своё недолгое существование. Конечной целью борьбы с преждевременной старостью считается ортобиоз. Ортобиоз - это естественное желание человека в продлении физической жизни тела при соблюдении рациональной гигиены. Поэтому каждая человеческая личность обязана совершенствоваться в соответствии с интересами человеческого общества и одновременно совершенствовать общественные формы человеческой жизни. Это послужит созданию лучшего в нравственном отношении человека в будущем. Выполняя свою работу менеджер не должен об этом забывать. В ортобиоз входят такие понятия, как релаксация, рекреация и катарсис. Рассмотрим каждое в отдельности.

Все множество слагаемых ортобиоза может быть объединено в три основные группы:

· Рекреация - укрепление физического здоровья.

· Релаксация - укрепление психического здоровья.

· Катарсис - укрепление нравственного здоровья.

В качестве практической меры для построения личного ортобиоза может быть использована «формула выживаемости»: в течение каждого 6-часового цикла (кроме времени сна) один час использовать для мероприятий по рекреации, релаксации, катарсису.

Рекреация - сохранение тела в активном физическом состоянии:

комплекс мер по поддержанию двигательной активности тела;

укрепление позвоночника;

работа с дыханием;

сбалансированное питание;

закаливание, связь с природой.

Примечание: наилучший эффект достигается за счет создания позитивного внутреннего настроя, достижения состояния «мышечной радо

Релаксация (греч. расслабление) - СНЯТИС нервного и мышечного напряжения, развитие воли, овладение элементами саморегуляции.

Выводы

· Вывод. В своей работе я произвел анализ на что и для чего я трачу свое рабочее время и после изучения методов планирования и эффективности использования рабочего времени я сделал вывод что самоменеджмент это неотъемлемая часть в работе любого управленца, соблюдая элементарные правила самоменеджмента и организации планирования своего рабочего времени можно сэкономить до 40-50% своего рабочего времени, используя на практике эти правила мне удалось разгрузить свой рабочий день справляться с задачами своевременно что поспособствовало снижению конфликтных ситуаций с вышестоящим руководством и клиентами, а так же рациональное использование времени позволяет выполнять все задачи без суетливых действий, подходить к решению проблемы обдуманно. Все это способствует экономию времени затрачиваемое на выполнение задач, это означает что есть больше времени на отдых, что способствует хорошему настроению, состоянию неровной системы, и здоровью руководителя. Если подытожить всё выше сказанное, то можно пожалуй остановиться на следующем:

· Время - это уникальнейший ресурс человека.

· Время - это не только количество часов и минут, это ещё насыщенные полезной работой часы и минуты.

· Необходимо внимательно относится к тому, что мы делаем. Кое-какие дела вообще не стоить делать.

· Необходимо делегировать работу другим людям.

· Необходимо отдавать отчёт себе в том, как мы тратим своё время.

· Не надо огорчаться тем, что в жизни менеджера много неупорядоченности.

· Необходимо делать всё в своё время!

· Необходимо ставить правильные цели!

· Необходимо постоянно следить за распорядком дня!

· Нельзя забывать о поставленной цели и идти к ней наикротчайшим путём!

· Необходимо планировать свой день, неделю и даже месяц.

· Нельзя забывать о контролировании сделанного.

Из написанного выше можно понять, что от каждого человека требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе человек рискует угодить в ловушку, которую готовят ему время и сам же человек если не серьёзно относится к распределению времени. Таким образом, очевидно что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Следующее на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия, т.е. мероприятия, обладающие определённой степени важности для вас. Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей каждый человек должен сам сказать себе: «Я не хочу больше тратить время в пустую и я не хочу неуспевать», тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной жизни.

Список литературы

1. Сущность мотивации и ее необходимость в управлении http://www.mylect.ru/managment/planirovanie

2. Аакер Д.А. Бизнес-стратегия. - М.: Эксмо, 2007

3. Архангельский Г.А., Организация Времени. - СПб: Питер, 2003 (базовый).

Размещено на Allbest.ru