Внедрение новых информационных технологий в кадровую деятельность учреждения
Понятие "информационные технологии" и история их развития. Влияние новых информационных технологий на трудовые процессы. Информационные технологии в управлении кадрами и особенности их применения. Программные продукты управления кадрами, их использование.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 17.05.2012 |
| Размер файла | 520,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Дальневосточная государственная социально-гуманитарная академия»
Факультет экономики и управления
КУРСОВАЯ РАБОТА
на тему: «Внедрение новых информационных технологий в кадровую деятельность учреждения»
Автор курсовой работы: А.А.Байчурина
Группа № 7161
Руководитель курсовой работы: Л.М. Кузина
Биробиджан, 2009
Содержание
Введение
1. Понятие «информационные технологии» и история их развития
1.1 Понятие новых информационных технологий
1.2 История развития информационных технологий
1.3 Влияние новых информационных технологий на трудовые процессы в кадровой деятельности предприятия
2. Информационные технологии в управлении кадрами и особенности их применения
2.1 Проблемы применения новых информационных технологий в управлении кадрами в современных условиях
2.2 Программные продукты управления кадрами, их использование
2.3 Система «КАДРЫ» - автоматизированное кадровое делопроизводство
Заключение
Список литературы
Приложение
Введение
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) важнейшая функция в деятельности любого учреждения.
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и делопроизводство приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов.
В связи с этим, с использованием информационных технологий решается проблема информатизации общества, которая заключается в повсеместном внедрении комплекса мер, направленных на обеспечение полного и своевременного использования достоверной информации, обобщенных знаний во всех социально значимых видах человеческой деятельности. Это процесс, в котором социальные, технологические, экономические, политические и культурные механизмы не просто связаны, а буквально сплавлены, слиты в единое целое. Она представляет собой процесс прогрессивно нарастающего использования информационных технологий для производства, хранения, распространения информации и особенно знаний. Результатом этого как раз и является возникновение информационного общества, знаменующего радикальные изменения не только в сфере производственных структур и технологий, но главным образом в сфере социальных и экономических отношений, в культуре, в духовной жизни и быту.
Актуальность изучения данной темы обусловлена, тем, что кадровая документация представляет собой внушающий массив документов учреждения, что существенно затрудняет работу. Автоматизация кадровой деятельности способствует упрощению поиска документов, позволяет создавать электронные формы необходимых документов с уже имеющейся в них стандартной информацией, и экономит время сотрудников.
Объектом курсовой работы являются информационные технологии.
Предметом нашего исследования являются новые информационные технологии в кадровой деятельности.
Цель курсовой работы - рассмотреть особенности применения новых информационных технологий в управлении кадрами организации.
Задачи курсовой работы:
1. Раскрыть понятие «информационные технологии» и проследить историю их развития;
2. Показать, какое влияние оказывают новые технологии на трудовую деятельность;
3. Выявить проблемы применения новых информационных технологий в управлении кадрами;
4. Охарактеризовать программные продукты управления кадрами и особенности их использования.
1. Понятие «информационные технологии» и история их развития
1.1 Понятие новых информационных технологий
Понятие «информационная технология» появилось с возникновением информационного общества, основой социальной динамики в котором являются не традиционные материальные, а информационные ресурсы: знания, наука, организационные факторы, интеллектуальные способности, инициатива, творчество.
Информационная технология - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.
Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к “человеческому фактору”, оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. В отличие от любой другой инженерной технологии, информационная технология позволяет интегрировать различные виды технологий, а информация, которую она обрабатывает в различных сферах деятельности, синтезируется для накопления опыта и внедрения в практику в соответствии с общественными потребностями.
Информационные технологии имеют различные уровни представления:
Концептуальное представление. На этом уровне определяется среда обитания объекта, целевые задачи, базовые принципы и средства реализации информационных технологий. Здесь же определяется вид структурной организации управления: децентрализованное, централизованное или иерархическое.
Описание информационных потоков. Определяются объемы, периодичность получения, необходимость накопления, пути перемещения, места обработки, хранения и накопления информации; описание методов получения, обработки и распространения информации;
Описание инструментальных средств (универсальных и специальных). Цель создания и широкого распространения информационных технологий - решение проблемы интеллектуального развития информатизации общества и всей жизнедеятельности в стране.
Полагается, что широкомасштабное внедрение новых информационных технологий повысит результативность решений, принимаемых на всех уровнях управления. Это обеспечит, в свою очередь, не только рост экономических показателей, развития народного хозяйства, но и получение качественных научных достижений в фундаментальных и прикладных науках, направленных на развитие производства, создание новых рабочих мест, повышение жизненного уровня населения, защиту окружающей среды. Успех возможен при наличии целенаправленной и долговременной программы создания информационной инфраструктуры.
Информационное общество это общество, в котором информация приобретает новое значение, фактор знания и сфера знания играют определяющую роль в общественном развитии, это общество, в котором большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, особенно высшей ее формы -- знаний. Общество определяется как информационное, поскольку объем, течение и значение информации в нем существенно возрастают, что приводит к децентрализации и дестандартизации, информация становится основанием и непременным условием любого взаимодействия.
Таким образом, можно сделать вывод, что уже сейчас информация превратилась в важнейший и ценнейший товар. Ее стоимость начинает приближаться к суммарной стоимости самих продуктов материального производства. В скором времени она еще увеличится. Дело заключается в том, что для развития материального производства необходимо применять новые информационные технологии, обеспечивающие прирост знаний, эффективное их приращение, распространение новых образцов научно-технической информации.
1.2 Этапы возникновения и развития информационной технологии
информационный технология кадры управление
На ранних этапах истории для синхронизации выполняемых действий человеку потребовались кодированные сигналы общения. Человеческий мозг решил эту задачу без искусственно созданных инструментов: развилась человеческая речь. Речь являлась и первым носителем знаний. Знания накапливались и передавались от поколения к поколению в виде устных рассказов.
Природные возможности человека по накоплению и передаче знаний получили первую технологическую поддержку с созданием письменности. Процесс совершенствования носителей информации еще продолжается. Письменность стала первым историческим этапом информационной технологии. Второй этап информационной технологии - возникновение книгопечатания. Оно стимулировало развитие наук, ускоряло темпы накопления профессиональных знаний. Знания, овеществленные через технологии в станки, машины, новые технологии, становились источниками новых идей. Спираль технологической цивилизации начала раскручиваться с бешеной скоростью.
Книгопечатание создало информационные предпосылки роста производительных сил. Но информационная революция связанна с созданием ЭВМ в конце 40-х годов. С этого же времени начинается эра развития информационных технологий.
Весьма важным свойством информационной технологии является то, что для нее информация не только продукт, но и исходное сырье. Электронное моделирование реального мира на ЭВМ требует обработки существенно большого объема информации, чем содержит конечный результат.
В развитии информационной технологии можно выделить этапы. Каждый этап характеризуется определенным признаком.
Начальный этап развития ИТ (1950-1960-е годы) характеризуется тем, что в основе взаимодействия человека и ЭВМ лежат машинные языки. ЭВМ доступна только профессионалам
Следующий этап (1960-1970-е годы) характеризуются созданием операционных систем. Ведется обработка нескольких заданий, формулируемых разными пользователями; основная цель - наибольшая загрузка машинных ресурсов.
Третий этап (1970-1980-е годы) характеризуется изменением критерия эффективности обработки данных, основными стали человеческие ресурсы по разработке и сопровождению программного обеспечения. К этому этапу относятся распространение мини- ЭВМ, осуществляется интерактивный режим взаимодействия нескольких пользователей
Четвертый этап (1980-1990-е годы) новый качественный скачек технологии разработки программного обеспечения. Центр тяжести технологических решений переносится на создание средств взаимодействия пользователей с ЭВМ при создании программного продукта. Ключевое звено новой информационной технологии - представление и обработка знаний. Создаются базы знаний, экспертные системы. Тотальное распространение персональных ЭВМ
Каждая смена поколений средств информационной технологии требует переобучения и радикальной перестройки мышления специалистов и пользователей, смена оборудования и создания более массовой вычислительной техники. Информационная технология, как передовая область науки и техники, определяет ритм времени технического развития всего общества.
Соответственно информационная технология влияет на экономику, выводя ее в сторону наукоемкости, при этом информационная технология определяет трудосберегающий характер развития общества, так как берет на себя управление многими видами работ и технологических операций.
Мы обсуждали информационную технологию сточки зрения понятия "технология". Теперь обсудим её с точки зрения информации. Термин «информация» происходит от латинского "informatio" - разъяснение, изложение, осведомленность. Понятие информации, должно быть, связана с определенным объектом, свойство которого она отражает.
Информация относительно независима от ее носителя, так как возможны ее преобразования и передача по различным физическим средам разными физическими сигналами. При этом не важно содержание информации.
Информация о любом материальном объекте может быть получена наблюдением, натурным или вычисленным экспериментом, а также на основе логического вывода. Поэтому информацию можно разделить на доопытную, априорную и послеопытную, апостеририорную (полученную в итоге эксперимента).
Понятие информации предполагает наличие двух объектов: источника информации и потребителя; важно, чтобы информация для потребителя имела смысл, чтобы он мог оценивать ее для своих целей. Поэтому выделяют три аспекта информации прагматический семантический и синтаксический:
Прагматический аспект - это возможность достижения поставленной цели и использование полученной информации. Этот аспект информации влияет на поведение потребителя в зависимости от эффективности информации. То есть этот аспект характеризует поведенческую сторону проблемы.
Семантический аспект - позволяет оценить смысл передаваемой информации. При этом оценивается вес новой информации в сравнении с уже имеющейся. Семантические связи между словами или другими смысловыми элементами отражает словарь - тезаурус.
Синтаксический аспект информации связан со способом ее представления. В зависимости от реального процесса, в котором участвует информация: сбор, передача, преобразование, отображение, представление, ввод или вывод, информация представляется в виде специальных знаков, символов.
Характерным носителем информации является сообщение, - все то, что подлежит передаче. Это может быть электрический сигнал, или сигнал другого рода энергии, передаваемый по выбранной физической среде.
Таким образом, подводя итог вышесказанному можно утверждать, что информационная технология претерпела большие изменения с момента появления и до нашего времени, когда компьютеры стали неотъемлемой частью жизни общества, и это не предел.
1.3 Влияние новых информационных технологий на трудовые процессы в кадровой деятельности предприятия
Работники кадровых служб должны учитывать то обстоятельство, что наличие современных информационных технологий оказывает воздействие на систему управления персоналом и порождает ряд новых задач, например, возможности дистанционной работы и интерактивного тестирования, использование технологии сканирования. Но здесь следует заметить, что внедрение этих задач сопряжено с разработкой организационного, методического, информационного и программного обеспечения, а также основано на использовании соответствующего технического обеспечения. Причем особенно важно, что из всех перечисленных видов обеспечения только два последних являются прерогативой специалистов в области программирования. Все остальные виды обеспечения должны выполняться специалистами в области управления кадрами.
В настоящее время практически отсутствуют специальные исследования по проблемам управления кадрами в условиях новых информационных технологий, хотя эти вопросы и поднимаются некоторыми авторами. Между тем, по мнению Кастельса М.1, «созревание информационно-технологической революции в 1990-х годах трансформировало трудовой процесс, введя новые формы социального и технического разделения труда». И далее «... новая информационная технология перестраивает трудовые процессы и работников, а, следовательно, структуру занятости и профессиональную структуру».
Практическое решение задач управления кадрами представляет собой основу для реализации кадровой политики предприятия, в качестве составных элементов которой понимаются: политика занятости, политика обучения, политика трудовых отношений, политика оплаты труда, политика благосостояния. Зависимость этих элементов от использования НИТ для основных задач управления кадрами представлена в табл. 1.
Расширение границ применения современных информационных технологий, включая ресурсы Интернет, позволяет формировать более полную информационную базу о кадрах предприятия по всем аспектам по сравнению с той, которая представлена в настоящее время в большинстве отечественных пакетов по управлению кадрами и ограничивающаяся, в основном, исключительно первичной учетной информации. Таким образом, создаются условия для решения принципиально новых задач, к числу которых можно отнести, например, задачу планирования и распределения работ в рамках проектов и формирования рабочих групп на их выполнение. Привлечение полной базы данных о кадрах позволяет подбирать персонал в соответствии со спецификой предстоящих работ, исходя из объективных профессиональных и социально-психологических характеристик персонала.
В качестве другой задачи можно назвать такую, как создание платформы для получения информации об отклонениях в развитии кадровых процессов, требующих тактического или стратегического управленческого воздействия. В качестве таких комплексных индикаторов отклонений могут быть предложены, например, текучесть кадров, застой в движении кадров, старение кадров, снижение образовательного уровня кадров, снижение дисциплины и правопорядка, уровень динамики пополнения кадрового резерва, изменения качественного уровня принимаемого контингента кадров, штатный некомплект (качественный и количественный).
Таким образом, расширение возможностей внедрения новых информационных технологий в процессы управления кадрами призваны совершенствовать их в направлении оптимизации затрат на персонал и повышения эффективности управления предприятием в целом за счет рационального использования его кадрового потенциала.
2. Информационные технологии в управлении кадрами и особенности их применения
2.1 Проблемы применения новых информационных технологий в управлении кадрами предприятия в современных условиях
Все проблемы компьютеризации в организационно-экономическом управлении в России, существующие в настоящее время, в полной мере можно отнести и к использованию современных информационных технологий (ИТ) в управлении кадрами предприятия. «Некоторые люди полагают, что проблемы бизнеса решит автоматизация труда. Действительно, компьютеры могут ускорять его, и за последние 40 лет фирмы потратили миллиарды долларов на автоматизацию операций, которые раньше выполнялись вручную. Автоматизация в ряде случаев ускоряет работу. Но при этом, по сути, выполняется та же самая работа, что не означает функциональных улучшений ее результатов».
По мнению специалистов по информационным технологиям внедрение корпоративных информационных систем таит в себе вызов руководителям разных уровней за счет роста их информированности и сведению к минимуму неопределенности в принятии решений, выдвигая на первый план компетентность и ответственность.
Отношение руководства еще многих отечественных предприятий к проблемам автоматизации управленческой деятельности характеризуется определенной инерционностью, что объясняется, в основном, двумя причинами. Первая -- негативное впечатление от предшествующих систем такого рода в форме автоматизированных систем управления. Вторая -- недостаточная профессиональная компетентность персонала управленческого звена в вопросах использования компьютерных технологий. В результате сотрудники кадровых служб практически не участвуют в процессе создания программных продуктов и поэтому далеко не всегда бывают удовлетворены возможностями программ такого класса, имеющихся на рынке. Кроме того, практическое внедрение пакетов часто тормозится несоответствием компьютерной оснащенности предприятий и требованиями, предъявляемыми к ней со стороны пакетов.
Хаммер М. и Чампи Дж.2 в отдельной главе, посвященной конструктивной роли современных информационных технологий, особенно подчеркивают то обстоятельство, что такие технологии, как совместно используемые базы данных, экспертные системы, экспертные системы, телекоммуникационные сети, инструментальные средства принятия решений, высокопроизводительные компьютерные вычисления и др. способны кардинально изменить методическую, информационную и технологическую составляющие управленческих процессов и осуществлять их, таким образом, на качественно новом, более эффективном уровне.
В настоящее время наблюдается усиление влияния новых информационных технологий (НИТ) на все принимаемые управленческие решения. Однако существует ряд объективных факторов, оказывающих сдерживающее действие на темпы их внедрения в России, к которым можно отнести, например, следующие:
1. экономическую нестабильность,
2. «пробелы» в законодательном обеспечении,
3. недостаточность образования управленческих кадров в сфере информационных технологий,
4. дефицит специалистов в области информации,
5. недостаточное государственное финансирование научно-исследовательских и практических разработок, связанных с НИТ,
6. пока еще явное отставание по сравнению с Западом в области развития средств вычислительной техники и связи.
Тем не менее, интеграция России в мировое информационное пространство не может не способствовать внедрению автоматизации во все управленческие процессы, включая управление кадрами. Современный уровень развития автоматизации в управленческий сфере сопровождается рядом проблем, решать которые в настоящий момент в полной мере не готово, наверное, ни одно отечественное предприятие.
Первая, и, возможно, главная проблема -- недостаточная компетентность как руководства всех уровней управления предприятием, так и рядовых работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации. Ещё достаточно большой их процент не имеет должного представления о различных специализированных пакетах прикладных программ, позволяющих решать сложнейшие управленческие задачи.
А компьютер воспринимается в качестве инструмента исключительно для выполнения текущих расчетных и учетных операций, а также для подготовки необходимых документов посредством стандартного текстового редактора и табличного процессора. Конечно, руководству не обязательно знать детали, но оно должно быть информировано относительно функциональных особенностей соответствующих программных продуктов и потенциальных возможностей их использования на своем предприятии. Специалисты обращают внимание на то, что в настоящее время изменилось содержание сфер деятельности персонала в организации, предъявляются повышенные профессиональные требования к служащим, которые должны не только обрабатывать информацию на компьютерах, но и иметь представление о положении дел в смежных областях и уметь при необходимости решать различные управленческие задачи.
Травин В.В. и Дятлов В.А. также обращают снимание на то, что образовательный уровень работников кадровых служб в промышленности и строительстве не достаточно высок и характеризуется такими показателями: « ... 21% имеют высшее образование, а 28% не имеют ни высшего, ни среднего специального образования... Подавляющее большинство работников -- практики, которые не обучаются ни в высших, ни в средних специальных учебных заведениях; среди руководителей кадровых служб и их заместителей этот показатель составляет 88%». Отмечается также наличие возрастной проблемы среди работников кадровых служб, каждый пятый их них (в промышленности и строительстве) уже имеет пенсионный или предпенсионный возраст. Как следствие -- неумение работников этой сферы сформулировать свои требования к соответствующему программному продукту и оценить с функциональных, информационных и технологических позиций пакеты по управлению кадрами, которые предлагаются на рынке, а, следовательно, выбрать тот из них, который наиболее полно удовлетворяет потребностям в управлении кадрами на конкретном предприятии.
Решить данную проблему можно только путем всеобщего переобучения управленческого персонала. До сих пор достаточно большой процент курсов повышения квалификации для работников кадровых служб ориентированы на два спектра вопросов: «правовые» и «правильность ведения кадрового делопроизводства». Хотя работник сферы управления должен уметь решать не только сиюминутные узкоспециализированные задачи, но и достаточно профессионально разбираться в особенностях компьютерных технологий на уровне пользователя (уметь сделать описание постановки задачи, оценить соответствующий пакет программ, проанализировать существующую систему управления и т.д.).
Вторая проблема -- это приверженность традиционному подходу в сфере управления. И хотя многие руководители и специалисты понимают, что время требует новых подходов к реализации большинства задач, но воплощать их на практике не торопятся. Это касается как типовых задач, так и принципиально новых задач.
Третья проблема -- анализ существующей системы управления на предприятии. Несмотря на то, что данная проблема достаточно подробно освящена в литературе и необходимость такого рода исследований уже неоднократно доказывалась отечественными и зарубежными учеными, предприятия весьма неохотно соглашаются на проведение подобной работы, причем только тогда, когда избежать ее уже нельзя. Например, осуществление таких работ является обязательным условием внедрения корпоративных систем управления (КСУ). Любой профессиональный разработчик, преодолевая, как правило, сопротивление со стороны клиента, все-таки занимается данным вопросом. Проектировщики КСУ, например, компания АйТи (пакеты серии БОСС) или корпорация «Галактика» (пакет «Галактика») и другие имеют для этих целей собственные оригинальные методики, не доступные, однако, для широкого использования.
Четвертая проблема заключается в организационной перестройке предприятия как в производственном, так и в управленческом секторе. Хотя большинство пакетов программ корпоративного характера предусматривают настройку на существующую организационную структуру, тем не менее, нельзя утверждать, что «приспособление» пакета под нужды существующей организации является рациональным. Классический подход говорит о том, что правильнее было бы сначала исследовать существующую систему управления, затем выработать рекомендации по ее совершенствованию, претворить их в жизнь и только после этого приступить к автоматизации управленческой деятельности.
Таким образом, можно сказать о том, что одна из главных проблем -- недостаточная компетентность как руководства всех уровней управления предприятием, так и рядовых работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации. Второй проблемой является приверженность традиционному подходу в сфере управления. Третья проблема заключается в анализе существующей системы управления на предприятии. Чётвёртой проблемой является организационная перестройка предприятия как в производственном, так и в управленческом секторе.
2.2 Программные продукты управления кадрами, их использование
В настоящее время проблемы автоматизации управленческих функций в кадровой сфере на отечественных предприятиях решаются, в основном, путем приобретения готовых программных продуктов в форме пакетов прикладных программ (ППП). В настоящее время все программные продукты управления кадрами можно подразделить на следующие группы:
1) любительские программы;
2) самостоятельные (автономные программы);
3) программы, выполненные по заказу;
4) модуль к бухгалтерии;
5) модуль в системе управления предприятием (импортный ППП);
6) модуль в системе управления предприятием (отечественный ППП).
Проанализируем каждую из этих групп с точки зрения реализованной в них концепции автоматизации. Вряд ли любительские программы стоит серьезно рассматривать в качестве полноправного участника соответствующего программного рынка. Однако поскольку они все-таки представлены, то воспользоваться ими могут небольшие фирмы, для которых комплексная автоматизация управленческой деятельности принципиального значения не имеет, а приобретаемые программы (которые могут быть из числа автономных) призваны упростить выполнение рутинных процедур в условиях отдельных автоматизированных рабочих мест.
Вторая группа программ также не удовлетворяет принципу корпоративности. Но по сравнению с первой группой самостоятельные ППП по управлению кадрами сделаны на более профессиональном уровне, поскольку их разработка ведется не программистами-одиночками, а специализированными коллективами, которые могут в случае необходимости организовать доработку продукта с учетом пожеланий клиента, модернизацию при изменении системных программ и сопровождение (консультации) в процессе эксплуатации.
Третья группа программ, хотя и выделена отдельно, но, по сути, может быть отнесена ко второй группе с той лишь разницей, что количество реализуемых задач и алгоритмы их решения предварительно согласовываются с конкретным заказчиком. В то время как программы второй группы ориентированы изначально на типовые постановки традиционных задач без учета каких-либо требований со стороны потенциальных покупателей.
Четвертая группа программ имеет в России достаточно широкое распространение. Ее типичным представителем является пакет 1С: «Зарплата плюс Кадры», завоевавший достаточно большой сегмент рынка. Пакеты этого типа ориентированы, прежде всего, на автоматизацию бухгалтерской деятельности, а обращение к кадровым задачам рассматривается как дополнительная и неизбежная функция, но только с позиций удовлетворения ими задач бухгалтерского учета. Приобретая такой пакет, предприятие «привязывает» себя к определенной системе управления кадрами. Ее расширение в рамках существующего пакета концептуально не предусмотрено. Хотя, возможно, некоторые дополнения за отдельную оплату не исключаются. В таких условиях приходится довольствоваться теми задачами и качеством их решения, которые уже реализованы, или покупать (или заказывать) другой модуль управления кадрами, рассчитанный на больший объем задач. Последнее требует финансовых затрат и руководство вряд ли пойдет на такой шаг, зная, что управление кадрами уже автоматизировано (хотя бы частично). Однако подавляющее большинство предприятий, которые достаточно успешно пользуются программами, относящимися к четвертой группе, ситуация с автоматизацией кадровой деятельности вполне устраивает и на большее они не претендуют.
Пятая группа программ, несмотря на дорогостоящие рекламные кампании с выездом специалистов в отдельные регионы России, так и не сумела составить существенную конкуренцию отечественным продуктам аналогичного класса. Это объясняется следующими причинами:
1) особенностями российской экономики;
2) несовершенством законодательства;
3) сложностью адаптации систем к условиям российских предприятий (системы могут иметь до 40000 настраиваемых параметров, как, например, R/3);
4) высокой ценой. Внедрение пакетов такого рода иногда осуществляется при наличии особых условий. Например, руководство отраслевого Управления в г. Москве принимает решение о внедрении такой системы. А это вынуждает все региональные представительства следовать по тому же пути. В противном случае будет наблюдаться информационная разобщенность внутри одного ведомства, что недопустимо, поскольку усложняет все управленческие процессы.
И, наконец, подход, реализованный в шестой группе программ по управлению кадрами, на наш взгляд, является самым рациональным и перспективным, поскольку удовлетворяет всем принципам корпоративности в управлении предприятием, учитывает особенности российской экономики и законодательства и облегчает взаимодействие между всеми управленческими структурами, включая информационные обмены между предприятием и организациями общегосударственного уровня, а также предусматривает возможность поэтапного совершенствования любого из модулей, входящего в состав корпоративной системы. Разработчики этого класса систем уже достаточно хорошо зарекомендовали себя на отечественном программном рынке и имеют в качестве своих клиентов крупные российские структуры (компании, фирмы, банки, организации, государственные учреждения (самого разного назначения и форм собственности). Более того, пакеты такого уровня всегда представлены в нескольких вариантах, различающихся по цене и предназначенных, соответственно, удовлетворять потребностям не только больших организационных структур, но также мелких и средних.
Однако следует отметить, что все представленные на рынке отечественные готовые корпоративные системы, обязательно включающие модуль управления персоналом (или управления кадрами, хотя независимо от названия комплекс решаемых задач всегда соответствует тем, которые традиционно закреплены за кадровой службой), далеко не всегда внедряется в первоначальном варианте. Для каждого предприятия они проходят процесс адаптации, но трудовые и временные затраты здесь несоизмеримо меньше по сравнению с работами по отношению к аналогичного рода продуктам иностранного происхождения.
Основных причин, приводящих к тому, что готовый продукт необходимо приспосабливать к условиям конкретного предприятия, на наш взгляд, две. Суть первой состоит в том, что любой готовый пакет такого класса ориентирован на некоторую абстрактную систему управления, что в реальных условиях вряд ли имеет место. Система управления каждого предприятия отличается спецификой. Вторая причина заключается в том, что качественная программа может быть составлена только на основе качественной постановки задачи. А последняя, в свою очередь, может быть сделана только специалистом, работающим в той предметной области, к которой данная задача относится. Но поскольку разработчики ППП практически никогда в полной мере не владеют знаниями в сфере управления кадрами, то и соответствующие постановки задач не всегда отражают все особенности данной предметной области. Кроме того, для каждого предприятия характерны некоторые другие специфические особенности (помимо системы управления), которые по возможности также должны быть учтены в соответствующем пакете программ.
Тем не менее, в любом функциональном пакете программ управленческого класса реализованы соответствующие постановки задач, сделанные специалистами в области компьютерных технологий, что неизбежно может привести и фактически приводит к некоторым издержкам в процессе внедрения таких программных продуктов.
Таким образом, получается замкнутый круг, выход из которого может быть только один: разработчик должен иметь в своем штате или активно привлекать специалистов, имеющих профессиональную подготовку системного характера, т.е. знающих не только особенности функционирования своей предметной области, но и особенности автоматизации (технологию проектирования, характер и содержание отдельных видов работ, современное состояние технического и программного обеспечения, и т.д.).
2.3 Система «КАДРЫ» - автоматизированное кадровое делопроизводство
Сегодня все большее внимание со стороны руководителей и менеджеров уделяется вопросам кадрового менеджмента. Другими словами появилась потребность в использовании современной системы управления персоналом. Кадровое делопроизводство, переведенное на аутсорсинг с передачей функций по кадровому учёту на обслуживание другой компании, имеет весомые выгоды:
-сокращение расходов на зарплату в связи с тем, что электронная система управления персоналом работает автономно;
-высокое качество результата;
-техподдержка и др.
Знаменитая фраза - «Кадры решают всё!» - очень точная и верная. Поэтому кадровое делопроизводство должно производиться профессионально.
В настоящее время рынок предлагает автоматизировать кадровое делопроизводство с помощью разных программ. Компания «Электронные Офисные Системы» разработала специальную систему «КАДРЫ». Она автоматизирует и оптимизирует кадровое делопроизводство:
-ведение штатного расписания;
-ведение личных карточек;
-оформление командировок;
-оформление отпуска;
-табельный учет рабочего времени;
-формирование и ведение приказов по личному составу и др.
Система «КАДРЫ», обеспечивающая кадровое делопроизводство, успешно используется в ведомственных структурах с подчиненными и территориально распределенными организациями, позволяя обрабатывать кадровую информацию во всех этих организациях.
«КАДРЫ» (система кадрового делопроизводства) отличается следующими преимуществами:
- реализована на базе новейших технологий;
- гибко настраивается;
- система успешно используется как в небольших организациях, так и в крупных компаниях (т.е. не зависит от количества кадров предприятия).
Ведение штатного расписания (см. Приложение Б)
- Ведение кадрового учёта в структуре взаимоподчинённых организаций.
- Формирование организационно-штатной структуры предприятия. Для каждой организации в системе можно создавать сложные внутренние структуры подразделений (департаментов, отделов и проч.).
- Формирование и ведение карточки должности штатного расписания.
- Просмотр структуры штатного расписания организации на любую дату.
- Печать штатного расписания на текущую дату в установленном формате.
Ведение личных карточек работников (см. Приложение В)
- Ведение (просмотр и редактирование) личных карточек (ЛК) работников.
- Учёт трудовых договоров. Кроме ведения информации об основной работе система позволяет оформлять любую форму совместительства, предусмотренную российским законодательством.
- Ведение информации об отпусках.
- Расчет стажа работника.
- Ведение истории изменения оклада работника.
- Формирование документов по личному составу (Т2, справки-объективки).
- Отбор (поиск) по основным реквизитам личной карточки. Печать полученных данных.
Ведение базы данных по командировкам
- Регистрация информации о командировках работников организации с учётом её вида. Соответствующие сведения отражаются в личных карточках работников.
- Автоматическое формирование и печать командировочных удостоверений (форма Т-10) и служебных заданий (форма Т-10а).
- Отбор командировок по ключевым полям.
Ведение приказов по личному составу
- Ведение приказов по личному составу: создание регистрационной карточки приказа, печать приказа в унифицированной форме.
- Возможность автоматического (при «исполнении» приказа) переноса информации в личную карточку работника.
Формирование отчетов, справок, выходных форм
Автоматическое формирование и вывод на печать различных отчётов: по штатному расписанию, по командировкам, общие справки, графики. В частности, можно подготовить такие трудоёмкие отчёты, как 1-ГС и 2-ГС.
Поиск (см. Приложение Г)
- Поиск по личным карточкам работников и по командировкам. Поиск необходимой информации осуществляется более чем по 100 реквизитам.
- Возможность просмотра и редактирования найденных карточек.
- Группировка и печать результата поиска.
Преимущества системы «КАДРЫ»Система кадрового делопроизводства «КАДРЫ» создана специально для кадровиков. Кадровые службы предприятий, использующие систему, отмечают ее функциональность, эргономичность интерфейса и легкость освоения пользователями. Этот продукт, как правило, полностью удовлетворяет потребностям сотрудников кадровых служб и разработан для решения именно их задач.
Система имеет ряд существенных преимуществ:
Для руководителя:
-позволяет построить эффективную работу с кадровыми ресурсами организации;
-обеспечивает оперативный доступ к информации, необходимой для принятия решений;
- позволяет отслеживать и оптимизировать загрузку работников;
- позволяет более эффективно управлять временными и материальными ресурсами.
Для менеджера по персоналу:
-обеспечивает ведение кадровой информации в соответствии с унифицированными формами и нормативными требованиями российского законодательства;
-позволяет автоматизировать кадровый учет в организациях, имеющих территориально распределенную структуру, при этом головной офис может получать и контролировать всю кадровую информацию филиалов;
-позволяет экспортировать данные в 1С;
-обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников;
-позволяет существенно снизить трудозатраты за счет автоматизации рутинных операций;
-исключает возможность потери информации;
-обеспечивает возможность быстрого поиска необходимых данных;
- позволяет автоматически формировать разнообразные отчеты, справки и т.д.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что система «КАДРЫ» позволяет оптимизировать следующие функции: ведение штатного расписания; ведение личных карточек; оформление командировок; оформление отпуска; табельный учет рабочего времени; формирование и ведение приказов по личному составу, и может использоваться в учреждениях с различной структурой.
Заключение
После того, как мы выполнили курсовую работу, следует сделать вывод о том, что же представляет собой информационная технология.
Новая информационная технология - это широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, информационные технологии имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации.
Теперь, выполнив нашу курсовую работу, мы можем сделать выводы.
В первом разделе мы раскрыли сущность понятия «информационная технология», рассмотрели этапы развития новых технологий, а также изучили влияние новых информационных технологий на трудовые процессы в кадровой деятельности предприятия.
Во втором разделе мы выявили и рассмотрели проблемы применения новых информационных технологий управления кадрами в современных условиях. Раскрыли особенности программных продуктов управления кадрами и их использование. Акцентировали своё внимание на системе автоматизированного делопроизводства «КАДРЫ».
В начале работы мы ставили определённые задачи, которые мы выполнили.
Во-первых: мы раскрыли сущность понятия «информационная технология». Выяснили, что это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности. Так же нами были рассмотрены различные уровни представления информационных технологий, такие как концептуальное представление, описание информационных потоков, описание инструментальных средств (универсальных и специальных).
Мы проследили историю развития новых информационных технологий. Выяснили, что формирование технологий началось с 1950-1960-х годов и характеризовалось тем, что в основе взаимодействия человека и ЭВМ лежали машинные языки. Следующий этап (1960-1970-е годы) характеризуются созданием операционных систем. Основная цель - наибольшая загрузка машинных ресурсов. Третий этап (1970-1980-е годы) характеризуется изменением критерия эффективности обработки данных, основными стали человеческие ресурсы по разработке и сопровождению программного обеспечения. Четвертый этап (1980-1990-е годы) новый качественный скачек технологии разработки программного обеспечения. Центр тяжести технологических решений переносится на создание средств взаимодействия пользователей с ЭВМ при создании программного продукта.
Во-вторых: раскрыли влияние информационных технологий на трудовую деятельность в управлении кадрами. Выяснили, что наличие современных информационных технологий оказывает воздействие на систему управления персоналом и порождает ряд новых задач, таких как, возможность дистанционной работы и интерактивное тестирование. Установили, что расширение возможностей внедрения новых информационных технологий в процессы управления кадрами призваны совершенствовать их в направлении оптимизации затрат на персонал и повышения эффективности управления предприятием в целом за счет рационального использования его кадрового потенциала.
В-третьих: выявили проблемы применения новых информационных технологий в управлении кадрами. Выяснили, одна из главных проблем -- недостаточная компетентность как руководства всех уровней управления предприятием, так и рядовых работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации. Второй проблемой является приверженность традиционному подходу в сфере управления. Третья проблема заключается в анализе существующей системы управления на предприятии. Чётвёртой проблемой является организационная перестройка предприятия как в производственном, так и в управленческом секторе.
В-четвёртых: охарактеризовали программные продукты управления кадрами. Установили, что программные продукты управления кадрами можно подразделить на любительские программы; самостоятельные (автономные программы); программы, выполненные по заказу; модуль к бухгалтерии; модуль в системе управления предприятием (импортный ППП); модуль в системе управления предприятием (отечественный ППП).
Так же были выявлены особенности использования программных продуктов: любительскими программами могут воспользоваться небольшие фирмы, для которых комплексная автоматизация управленческой деятельности принципиального значения не имеет. Автономные программы сделаны на более профессиональном уровне, поскольку их разработка ведется не программистами-одиночками, а специализированными коллективами. Программы выполненные по заказу, можно отнести ко второй группе с той лишь разницей, что количество реализуемых задач и алгоритмы их решения предварительно согласовываются с конкретным заказчиком. Модуль к бухгалтерии имеет в России достаточно широкое распространение. Пакеты этого типа ориентированы, прежде всего, на автоматизацию бухгалтерской деятельности, а обращение к кадровым задачам рассматривается как дополнительная и неизбежная функция, но только с позиций удовлетворения ими задач бухгалтерского учета. Приобретая такой пакет, предприятие «привязывает» себя к определенной системе управления кадрами. Модуль в системе управления предприятием (импортный ППП), осуществляется при наличии особых условий. Например, руководство отраслевого Управления в г. Москве принимает решение о внедрении такой системы. А это вынуждает все региональные представительства следовать по тому же пути. В противном случае будет наблюдаться информационная разобщенность внутри одного ведомства, что недопустимо, поскольку усложняет все управленческие процессы. Модуль в системе управления предприятием (отечественный ППП) является самым рациональным и перспективным, поскольку удовлетворяет всем принципам корпоративности в управлении предприятием, учитывает особенности российской экономики и законодательства и облегчает взаимодействие между всеми управленческими структурами, включая информационные обмены между предприятием и организациями общегосударственного уровня, а также предусматривает возможность поэтапного совершенствования любого из модулей, входящего в состав корпоративной системы.
Также при рассмотрении программных продуктов управления кадрами, мы акцентировали своё внимание на системе автоматизированного делопроизводства «КАДРЫ». Выяснили, что данная система позволяет оптимизировать следующие функции: ведение штатного расписания; ведение личных карточек; оформление командировок; оформление отпуска; табельный учет рабочего времени; формирование и ведение приказов по личному составу, и может использоваться в учреждениях с различной структурой.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что автоматизация управления кадрами является незаменимой, так как сокращает время обработки документов и освобождает сотрудников от рутинной работы, что в свою очередь позволяет сконцентрировать внимание на более важных аспектах управленческой деятельности.
Список использованных источников
1. «Федеральный закон «об информации, информатизации и защите информации» №24 - ФЗ от 25.01.95г.
2. ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - М.: Госстандарт России.
3. Кастельс М. Информационная эпоха: экономика, общество и культура / М. Кастельс. -- М.: Изд. ГУ--ВШЭ, 2000. -- 607 с.
4. Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. / В.В. Травин, В.А. Дятлов -- М.: Изд. Дело, 1995. -- 336 с.
5. Хаммер М., Чампи Дж. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе / М. Хаммер, Дж. Чампи -- СПб.: Изд. СПТУ, 2001. -- 332 с.
6. Экономика труда и социальных отношений / Под ред. Г.Г. Меликьяна, Р.П. Колосовой. -- М.: Изд. МГУ, 2005. -- 623 с.
7. Эволюция подходов к проблеме управления кадрами предприятия // Менеджмент в России и за рубежом. -- 2002. -- № 5. -- С.105--117.
8. http://www.infocentre/spb.ru:8100/infoctr1.html
9. http://www.mevriz.ru/articles/2003/1/1648.html
10.http://www.ssti.ru/kpi/informatika/Content/biblio/b1/inform_man/gl_3_3.htm#trubl_isp_it
11. http://technologies.su/istoriya_razvitiya_it
12. http://www.eos.ru/eos_products/eos_kadry/preimuschestva.php
13. http://revolution.allbest.ru/management/00063018_0.html
Приложение А
Таблица № 1
Влияние новых информационных технологий на изменения кадровой политики
|
Используемые НИТ |
Результаты влияния НИТ на изменения отдельных аспектов кадровой политики |
|
|
Задача: Подбор кадров |
||
|
Интернет |
Расширение возможностей нахождения искомого специалиста, в том числе в других регионах или странах. Следствие -- совершенствование трудовых процессов на соответствующем участке работы |
|
|
Задача: Анализ резюме |
||
|
Сканирование, аудио-технологии, Интернет |
Совершенствование трудовых процессов в кадровой сфере, например, оперативность и оптимизация технологии решения задачи |
|
|
Задача: Собеседование |
||
|
Интернет |
Совершенствование трудовых процессов в кадровой сфере и повышение профессиональных знаний, обучение |
|
|
Задача: Отбор претендентов на вакантные рабочие места |
||
|
Компьютерное тестирование, Интернет |
Сокращение риска принять на работу безответственного человека. Сведение к минимуму риска вхождения в коллектив работника, не соответствующего принятым на предприятии корпоративным нормам и принципам. Следствие -- сохранение устойчивого благоприятного климата в коллективе и стабильность всех трудовых процессов |
|
|
Задача: Обучение и переобучение кадров |
||
|
Интернет, системы мультимедиа |
Индивидуализация процесса обучения. Дистанционное обучение и возможность вовлекать в этот процесс различные социальные группы населения. Следствие -- изменение структуры занятости и политики обучения |
|
|
Задачи: Аттестация и продвижение по служебной лестнице |
||
|
Компьютерное тестирование, Интернет |
Повышение объективности по вопросам изменения социального статуса работника. Следствие -- изменение трудовых процессов, структуры занятости, политики обучения, политики оплаты труда, политики благосостояния |
|
|
Задача: Составление должностных инструкций |
||
|
Автоматизация (программирование) процесса составления должностных инструкций |
Изменения трудовых процессов за счет: 1) установления более четкой регламентации труда каждого конкретного работника, поскольку для этих целей будут применяться не типовые должностные инструкции, а те, которые составлены непосредственно с учетом технологической и организационно-структурной специфики предприятия; 2) экономии времени для формирования собственно должностных инструкций путем использования готовых семантических формулировок, которые при необходимости могут дополняться в соответствии со спецификой штатного расписания предприятия; |
Подобные документы
Современное состояние и тенденции развития информационных технологий. Использование информационных технологий в управлении организацией. Эволюция информационных систем. Корпоративные информационные системы, внедрение и сопровождение на производстве.
курс лекций [71,6 K], добавлен 28.08.2011Роль информационных систем и технологий в управлении предприятием, классификация их видов. Особенности и проблемы применения информационных технологий в организациях различного типа. Виды информационных технологий, используемых в кадровом менеджменте.
курсовая работа [66,7 K], добавлен 23.12.2012Информационные технологии: понятие, история развития, классификация и структура. Определение основных направлений развития информационных систем, современные подходы к их анализу. Проблемы организационной деятельности в сфере информационных технологий.
курсовая работа [33,7 K], добавлен 26.10.2013Требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. Понятие и классификация информационных технологий управления, характеристика и стратегии их использования. Использование современных информационных технологий в бухгалтерии.
курсовая работа [118,8 K], добавлен 28.10.2009Методика организации информационных технологий обеспечения управленческой деятельности, используемые ими средства и инструменты. Структура современного делопроизводства, особенности применения в нем компьютерных технологий для подготовки документов.
реферат [19,0 K], добавлен 25.01.2010Основы "информационных технологий" в деятельности туристских предприятий. Использование сети Интернет в туристском бизнесе. Анализ применения информационных технологий управления на примере ООО "Авиаэкспресс-Сервис". Программный комплекс "САМО-ТурАгент".
дипломная работа [1,2 M], добавлен 21.03.2012- Внедрение информационных технологий в процесс управленческого труда менеджеров гостиниц и ресторанов
Понятие и классификация информационных технологий и систем, их виды. Современные компьютерные технологии в управлении гостиницами и ресторанами. Анализ использования информационных технологий менеджерами гостиниц и ресторанов, их совершенствование.
курсовая работа [166,8 K], добавлен 15.02.2012 Определение роли современных информационных технологий в управлении персоналом и кадровой работе. Возможности и особенности российских справочных информационных правовых систем. Использование ресурсов сети Интернет в деятельности по управлению персоналом.
контрольная работа [29,0 K], добавлен 20.10.2010Делопроизводство и новые информационные технологии, автоматизация делопроизводства, электронный документооборот и информационные системы. Примеры использования систем электронного документооборота, опыт госструктур в автоматизации делопроизводства.
курсовая работа [48,3 K], добавлен 18.01.2011Характеристика общих базовых сведений о надежности информационных технологий управления. Понятие надежности, показатели надежности и создание надежной АСУ. Информационные технологии создания надежных систем управления. Методология проектирования АСУ.
реферат [232,9 K], добавлен 10.02.2011
