Організація роботи з документами на підприємстві
Типові організаційні структури служби діловодства. Організаційні форми роботи з документами. Завдання та функції служби діловодства, її посадовий та чисельний склад, нормативна регламентація. Основні правила організації документообігу в установі.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | украинский |
| Дата добавления | 13.05.2012 |
| Размер файла | 52,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Зміст
- Вступ
- 1. Організація служби діловодства
- 1.1 Загальні вимоги
- 1.2 Організаційні форми роботи з документами
- 1.3 Типові організаційні структури служби діловодства
- 1.4 Завдання та функції служби діловодства
- 1.5 Должностной і чисельний склад служби діловодства
- 1.6 Нормативна регламентація служби діловодства
- 1.7 Умови праці
- 2. Організація документообігу
- 2.1 Поняття "документообіг", нормативно-методична регламентація
- 2.2 Основні правила організації документообігу в установі
- Висновок
- Список літератури
Вступ
Документаційне забезпечення управління (діловодство) - це специфічний напрямок діяльності, що полягає у складанні, оформленні документів, їх обробці та зберіганні. Від того, наскільки правильно складений і оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить своєчасність та правильність прийняття управлінського рішення. У документах відображається та обліковується діяльність організації, фірми, підприємства. Тому ведення багатьох документів наказано законами. При перевірці роботи організації, проведенні ревізії перевіряють особливо документи, в яких діяльність організації або фірми зафіксована.
Організація і ведення діловодства вимагають професійних знань і навичок, тому цю роботу в установі (фірмі) ведуть спеціальні підрозділи (служби діловодства), а в невеликих організаціях і фірмах - секретарі-референти (секретарі).
У першому розділі даної контрольної роботи розглядається організація роботи з документами на підприємстві, завдання та функції служби діловодства, нормативна регламентація служби діловодства, умови праці.
У другому розділі висвітлені проблеми вдосконалення документообігу, поняття "документообіг", основні правила організації документообігу в установі, прийом, обробка і розподіл документів, що надходять, правила обробки вихідних документів.
У третьому розділі наведено приклад діловодства у структурному підрозділі виробництва друкованих плат ФГУП "Північний Рейд".
1. Організація служби діловодства
1.1 Загальні вимоги
У будь-якій організації вирішення проблем документаційного забезпечення управління покладається на спеціалізоване структурний підрозділ - управління справами, загальний відділ, канцелярію та ін Ефективність праці співробітників служби діловодства в значній мірі залежить від їх кваліфікації, а також від ступеня оснащеності сучасними технічними засобами, від урахування при створенні служби діловодства технічного, юридичного та організаційного аспектів.
Під технічним аспектом розуміється продумана політика закупівлі, установки, експлуатації та заміни всіх технічних засобів, що використовуються в роботі з документами, починаючи з малої канцелярської оргтехніки і закінчуючи новітніми комп'ютерними системами обробки інформації та засобами зв'язку.
Юридичний аспект передбачає вирішення правових питань діяльності самої служби, тобто встановлення у відповідних документах її статусу, прав, функцій, відповідальності у відповідності з діючими законодавчими актами, нормативно-методичних документів. Цей аспект передбачає дотримання самою службою вимог чинного законодавства, державної нормативної бази, стандартів у частині контролю за якістю створюваних в організації документів.
Організаційний аспект включає розробку оптимальної для конкретного управлінського апарату структури служби діловодства, регламентацію різноманітних і складних відносин і зв'язків між підлеглими і супідрядними структурними підрозділами, тобто створення умов для розподілу праці і його спеціалізації, що допоможе позбутися дублювання операцій і встановити відповідальність за виділені ділянки роботи.
Серед організаційних проблем зазвичай виділяють:
Вибір оптимальної організаційної форми роботи з документами;
Розробка внутрішньої організаційної структури служби діловодства;
Визначення посадової і чисельного складу служби діловодства;
Регламентація завдань і функцій служби діловодства в цілому, її структурних підрозділів, а також співробітників служби з метою визначення їх статусу та розмежування функцій;
Вибір оптимальної технології роботи з документами, її регламентація;
Раціональна організація робочих місць та умов праці;
Підвищення кваліфікації співробітників служби.
1.2 Організаційні форми роботи з документами
Практика виробила три форми організації роботи з документами в будь-якому управлінському апараті - централізовану, децентралізовану і змішану.
Централізована форма передбачає зосередження всіх технологічних операцій по роботі з документами у віданні одного спеціалізованого структурного підрозділу (канцелярії, загального відділу) або одного співробітника (секретаря установи). У цьому підрозділі (або цим співробітником) виконується повний цикл технологічних операцій з обробки документів від моменту їх отримання або створення до здачі в архів; прийом і обробка документів, що надходять, їх реєстрація, контроль за виконанням, довідково-інформаційна робота, систематизація та зберігання документів, відправка документів, обробка документів для їх передачі в архів.
Централізація окремих операцій з обробки документів є найбільш раціональною формою організації діловодства, так як дозволяє знизити витрати на обробку документів, поліпшити організацію праці працівників служби діловодства за рахунок спеціалізації і взаємозамінності окремих працівників, ефективно використовувати оргтехніку, досягти єдності організаційного методичного керівництва документаційне забезпечення. Однак повна централізація роботи з документами можлива тільки в невеликих установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік.
Децентралізована форма організації документаційного обслуговування представляє собою повну протилежність централізованої служби. Кожен структурний підрозділ однієї організації створює свою власну службу для роботи з документами, в якій автономно виконується весь цикл операцій по створенню, зберіганню, систематизації документів даного структурного підрозділу. Ця форма характерна для організацій та установ, апарат яких територіально роз'єднані, а також для тих, в яких документування діяльності має специфічні особливості (наприклад, виходячи з міркувань захисту інформації або самостійності діяльності структурних підрозділів).
Змішана форма організації роботи з документами - найпоширеніша. При цьому частина операцій (найчастіше прийом і обробка вступників та відправляються документів, їх реєстрація, контроль за термінами виконання, виготовлення, тиражування, архівне зберігання) зосереджується в центральній службі діловодства, а в кожному структурному підрозділі (в департаментах, управліннях, відділах) виконуються операції зі створення (друку) документів, їх систематизації, зберігання справ, їх предархивную обробці.
Найчастіше в структурних підрозділах реєструють внутрішні документи - за місцем їх створення. Наприклад, у бухгалтерії - бухгалтерські документи, у відділі кадрів - документи по загальному складу і т.д.
Використання новітніх комп'ютерних технологій, наявність факсимільних апаратів, факс-модемних пристроїв комп'ютерів дозволяють організувати прийом і реєстрацію документів, документів, контроль за їх виконанням, інформаційно-довідкову роботу в структурних підрозділах.
У створенні та організації служби діловодства питання вибору організаційної форми-один з найскладніших. Діючі державні нормативно-методичні документи не регламентують форму роботи з документами.
Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.
1.3 Типові організаційні структури служби діловодства
Структура в системі органів управління розглядається, по-перше, як стійкий зв'язок, тобто взаємодія елементів управління, по-друге, як схема розподілу загального обсягу функцій органу управління між структурними підрозділами і схема їх взаємодії.
Основні положення ГСДОУ частково регламентували назви служб діловодства, які типізовані в залежності від приналежності організацій та установ до певних груп і рівнями управління.
Управління справами створюється в міністерствах і відомствах як структура, в якій виконується робота з документами, і як орган контролю та координації діловодства в центральному апараті та в галузі. Управління справами мають наступний типовий склад структурних підрозділів:
Секретаріат · Інспекція при міністрі · Канцелярія Канцелярія створюється на державних підприємствах, в науково-дослідних організаціях, вищих навчальних закладах, вищих навчальних закладах. У складі канцелярії зазвичай створюються підрозділи (відділ, сектор, група) з прийому та обробці вступників та відправляються документів, з обліку та реєстрації документів, з контролю за термінами виконання документів, по роботі зі зверненнями громадян, щодо створення документів (машбюро, комп'ютерний центр), копіювально-розмножувальне бюро, архів.
Загальний відділ - це служба по роботі з документами у виконавчих органах влади та виконавчих структурах (мерії, префектури, муніципалітети) місцевого самоврядування. У структурі загального відділу завжди створюється протокольний відділ, група листів, приймальня.
Секретар установ (структурного підрозділу) виконує всю роботу з документами в невеликих установах і організаціях, які мають внутрішньої організаційної структури.
Основні положення ГСДОУ, таким чином, регламентують найменування та приблизну структури діловодної служби державних установ і підприємств. Рішення про створення служби, її назву та внутрішньої структурі недержавних організацій приймає керівництво організації. У спільних підприємствах це питання вирішує правління; в акціонерних товариствах - установча конференція, в кооперативах - загальні збори членів кооперативу.
1.4 Завдання та функції служби діловодства
Основною метою служби діловодства, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення. Виконання цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:
Постійне вдосконалення форм і методів роботи з документами;
Забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі у відомчий архів у відповідності з діючими державними нормативно-методичними документами;
Скорочення документообігу;
Розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і в підвідомчій системі, прогресивних технологій діловодства.
Функції сучасної служби діловодства в Росії визначаються з цілей і завдань її діяльності і включають повний обсяг роботи, яка виконується службою. Типовий склад функцій наступний:
1. Розробка, впровадження та ведення табелю та альбому уніфікованих форм документів організації; внесення до них змін.
2. Розробка та проектування бланків документів.
3. Здійснення експедиційної обробки вступників та відправляються документів.
4. Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів та виконання інформаційно-довідкової роботи по документах.
5. Контроль за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву.
6. Організація машинописного (комп'ютерного) виготовлення текстів документів, їх копіювання та оперативного розмноження.
7. Організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах.
8. Організація і ведення діловодства за пропозиціями, заявами, скаргами громадян.
9. Контроль за правильністю оформлення і формування справ у структурних підрозділах організації.
10. Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства та архіву, проведення нарад та консультування з питань, що належать до компетенції служби діловодства.
11. Організація робочих місць, АРМ, умов праці співробітників служби діловодства.
1.5 Посадовийі чисельний склад служби діловодства
В даний час основним нормативним документом, що регламентує найменування посад працівників служби діловодства, є Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад керівників, фахівців і службовців. Ці ж найменування включені в Кваліфікаційний довідник. Згідно цим нормативним документам за характером праці працівники служби діловодства діляться на три категорії: керівники, фахівці і технічні виконавці.
Керівники. Категорія включає завідувача службою діловодства (керуючого справами, завідувача канцелярією, завідувача загальним відділом), завідувача протокольним відділом, начальника секретаріату, завідувача архівом і т.д. Основна функція керівника - планування і розподіл роботи, підбір і розстановка кадрів, координація діяльності підрозділу в цілому, його структурних ланок і окремих співробітників, контроль за виконанням роботи. Кількість керівників не повинно перевищувати 20% загального числа діловодного персоналу.
Фахівці. У цю категорію включені документознавець, помічник керівника, референт, редактор, архівіст, інспектор, секретар колегії, коректор. Функції фахівців пов'язані з виконанням як технічних і оперативних завдань, так і творчих операцій з аналізу і узагальнення інформації, з розробки нормативно-методичної бази діловодства. Останнім часом слово "спеціаліст" стало позначенням посади, а не категорії службовця. У штатних розкладах фігурує спеціаліст 1-ї або 2-ї категорії, а не інспектор або старший інспектор.
Технічні виконавці - експедитор, діловод, друкарки і стенографістки, технічні секретарі, кур'єри, оператори організаційної техніки. Обов'язки технічних виконавців зводяться до виконання операцій з передачі, фіксації, обліку, доставки та зберігання інформації. Відповідно до прийнятої в країні класифікації, переважну частину працівників служби діловодства становлять службовці. До категорії робочих віднесені тільки оператори копіювальних бюро.
Оптимальна чисельність діловодних працівників по відношенню до загальної кількості працюючих в даній установі повинна становити: для міністерств і відомств - 12-15%, для промислових підприємств - 0,5% загального числа працюючих.
1.6 Нормативна регламентація служби діловодства
У числі організаційних завдань, що вирішуються в процесі створення служби діловодства, стоїть і завдання нормативної регламентації роботи самої служби. Структура, функції, завдання служби закріплюються в ряді внутрішніх документів - положенні, інструкціях, правилах, структуру і штатну чисельність, наказах про розподіл обов'язків.
До числа найважливіших організаційних документів, що закріплюють правовий статус працівників служби діловодства, відносяться Положення про службу діловодства та посадові інструкції. Вони повинні розроблятися на основі чинного законодавства, державних нормативно-методичних документів та організаційних документів, що визначають діяльність самої організації (статут, установчий договір). Створення положення та посадових інструкцій направлено на розподіл функцій і обов'язків, а також на регламентацію прийнятої технології роботи з документами.
Значну роль у регламентації діяльності діловодної служби грає Статут організації - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання та порядок роботи.
Подібну роль грають і положення про структурні підрозділи, де закріплюються завдання та функції, права та обов'язки, що їх у процесі діяльності конкретного структурного підрозділу.
Положення про службу діловодства створюється з тією ж метою, що і положення про інших структурних підрозділах. Формуляр положення та структура тексту уніфіковані в УСОРД. Перший пункт розділу "Загальні положення" встановлює точну назву служби діловодства, її місце в організаційній структурі організації, ступінь самостійності служби. Далі в положенні вказуються найменування посади керівника служби - начальник, завідувач, керуючий. Наступним пунктом дається перелік правових, директивних, нормативних та інструктивних документів, якими служба діловодства керується у своїй роботі. Вказуються так само "Функції", "Права", "Відповідальність", "Керівництво", "Взаємовідносини з іншими структурними підрозділами" Основний організаційний документ, що регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, службовець для усунення дублювання у виконанні окремих операцій, встановлення взаємозв'язків окремих посад - посадова інструкція. Посадова інструкція - дієвий засіб управління, виконує організаційну, яка регламентує і регулюючу роль. Крім того, посадові інструкції дозволяють об'єктивно оцінювати діяльність кожного працівника служби, об'єктивно застосовувати заходи впливу.
Першим джерелом для розробки посадових інструкцій є такий нормативний документ, як Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, який містить регламентований перелік вимог до кваліфікації фахівців різних категорій. Формуляр посад інструкції і структура тексту закріплені в УСОРД та Основних положеннях ГСДОУ.
Друге джерело - типові посадові інструкції. Їх розробляють для окремих категорій службовців однотипних установ або структурних підрозділів (наприклад, секретарів структурних підрозділів).
Інструкція з діловодства (документаційного забезпечення управління) - основний нормативний акт, що регламентує технологію роботи з документами в установі, правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними, вузлові організаційні моменти.
Табель форм документів за типовими управлінських ситуацій. Це перелік документів, необхідних і достатніх для реалізації управлінської діяльності конкретної управлінської структури, що містить характеристику кожного документа, його юридичної ста - туса та етапів документування. У табель вкл. тільки документи, створення яких необхідно, належить, періодично повторюється. Методика розробки табеля створена ВНИИДАД. Застосування табеля дозволяє:
Виключити можливість невиправданого створення нових форм;
Встановити єдину класифікацію документів організації відповідно до управлінськими функціями і завданнями;
Врахувати кількість видів і форм документів.
1.7 Умови праці
Умови праці працівників служби діловодства - це сукупність трудових, санітарно-гігієнічних і естетичних чинників, що обумовлюють психофізіологічний вплив на організм людини в процесі праці.
Трудові фактори - регламентація режиму роботи: чергування періодів праці та відпочинку протягом робочого дня.
До санітарно - трудовим чинників відносять світловий режим, який включає освітленість приміщення і освітленість робочого місця. Створення оптимальних акустичних умов, тобто усунення зайвих шумів, звукоізоляцію засобів механізації і т.д.
Значний вплив на працездатність людини надає обладнання робочих місць. Воно включає. меблі та оргтехніку. До обладнання робочих місць входить і постачання робочих місць основними і допоміжними матеріалами, канц. приладдям, а так само організація ремонту і налагодження устаткування, його сервісного обслуговування.
Планування приміщень повинна дозволяти раціонально розмістити меблі й устаткування і скоротити витрати часу на переміщення співробітників, створити умови для зменшення напруженості та втоми.
2. Організація документообігу
2.1 Поняття "документообіг", нормативно-методична регламентація
Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.
Організація документообігу - це правила, відповідно до яких відбувається рух документів в установі.
Документообіг є важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість цього руху.
Матеріали дослідження дозволили включити в Основні положення ЕГСД принципи організації руху документів, тобто теоретичні основи організації документообігу:
Оперативність руху;
Однаковий порядок проходження однотипних категорій документів;
Однократність операцій однакового цільового призначення;
Виключення зайвих інстанцій (кожне переміщення документа виправдовується тільки ділової необхідністю).
Матеріали дослідження дозволили включити в Основні положення ЕГСД принципи організації руху документів, Тобто теоретичні основи організації документообігу:
Оперативність руху;
Однаковий порядок проходження однотипних категорій документів;
Однократність операцій однакового цільового призначення;
Виключення зайвих інстанцій (кожне переміщення документа виправдовується тільки ділової необхідністю).
Крім того, в Основні положення ЕГСД включені і практичні правила з організації руху документів і технології їх обробки стосовно до основних документопотокам, правила доставки та передачі документів, методика обліку документообігу.
Основні положення ЕГСД, таким чином, були першим нормативним документом, що визначив теоретичні та практичні основи організації руху документів. Головне правило документообігу - оперативне рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу та праці. Реалізувати це правило в конкретних установах можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обумовленість всіх операцій, доцільність всіх переміщень. Регламентація повинна була проводитися шляхом розробки інструкцій з діловодства, де встановлюються схеми руху основних документопотоков, а також шляхи проходження окремих видів документів (найбільш важливих для діяльності організації). У період розробки Основних положень ЕГСД дослідники виходили з необхідності організації тільки традиційних (паперових) документів. Як і в інших країнах, у нас в той період удосконалення прийомів і методів роботи з машиночитаному документами проводилося незалежно і без зв'язку з цими процесами. У багатьох прикладних розробках, пов'язаних зі створенням АСУ, метою вивчення документопотоков було підвищення ефективності електронної обробки даних в обчислювальних центрах. Такі роботи широко проводилися на Заході і у нас в ЦЕМІ АН СРСР.
Розробка Основних положень ГСДОУ не принесла значних змін в концепцію руху документів. Хоча саме на рубежі 1980-х років у всьому світі починає активно обговорюватися питання про інтеграцію нетрадиційної документації, в тому числі і машиночитаній, в сформовані системи управління документами. Дослідники при цьому виходили з тих же завдань, які ставилися при управлінні документами - вдосконалення діловодства та створення умов для передачі документів на архівне зберігання. Ця інтеграція передбачала:
Об'єднання різних джерел документної інформації в єдину мережу;
Організацію документів з різними носіями на основі загальної класифікаційної схеми;
Усунення дублювання інформаційних і документаційних потоків;
Уніфікацію прийомів роботи з документами.
В Основні положення ГСДОУ включені правила прийому обробки вступників та відправляються документів, їх передачі та обліку. Напрямки руху документів і інстанції закріплюються в схемах проходження документопотоків або окремих категорій документів (наприклад, розпорядчих) які включають всі пункти обробки документів. (У тому числі і автоматизовані). Схеми розробляються службою діловодства і затверджуються керівництвом організації. Ці схеми можуть існувати як додаток до інструкції По роботі з документами або у вигляді наказу керівника.
Початкову основу, документообігу відображають такі організаційні документи, як статут, положення, накази про розподіл обов'язків, організаційна структура установи, а в інструкції по роботі з документами вони закріплюються вдруге.
Таким чином, документообіг установи являє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблему технології документаційних процесів, тому займає місце вузлового ланки будь-якої системи діловодства.
2.2 Основні правила організації документообігу в установі
Рух документів з моменту їх отримання (створення) і до моменту завершення їх виконання (відправлення або здачі в справу) утворює документообіг підприємства (ГОСТ Р 51141-98). Порядок руху документів визначається схемою документообігу. При розробці схеми документообігу приймаються до уваги положення інструкції з діловодства, посадової інструкції відповідального за діловодство, а також табеля уніфікованих форм документів підприємства. Зазначена схема закріплює організацію взаємопов'язаного і взаємоузгодженого руху документів (документованої інформації) за трьома основними каналами (документаційних потоків), призначених, відповідно, для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, між посадовими особами та структурними підрозділами підприємства (т. зв. внутрішній контур документообігу), а також між підприємством та іншими суб'єктами діловодства (т. зв. зовнішній контур документообігу).
Підкреслю, що у відповідності зі схемою документообігу встановлюється єдиний порядок руху як традиційних (паперових), так і електронних документів. Проект схеми розробляється відповідальним за діловодство або іншою посадовою особою підприємства, після чого затверджується керівником підприємства.
Дотримання порядку руху документів, передбаченого схемою, сприяє забезпеченню раціонального документообігу підприємства, основними принципами якого є:
Централізація, коли загальне управління документаційних потоків здійснює одна особа - відповідальний за діловодство;
Економічність, коли забезпечується мотивоване скорочення протяжності маршруту руху документа і на цій основі досягається економія матеріальних, інформаційних та часових ресурсів;
Функціональність, коли рух документів, як правило, "прив'язується" до процесів їх підготовки (виконання) посадовими особами (структурними підрозділами) в межах наданих їм повноважень по роботі з документами;
Уніфікація, коли одні і ті ж види (групи) документів, як правило, переміщуються відповідно до єдиних правил;
Відкритість, коли посадовим особам та структурним підрозділами підприємства забезпечується постійний доступ до документованої інформації відповідно до їх фактичними потребами (реалізація даного принципу здійснюється з урахуванням конфіденційності частини документованої інформації, наявної в розпорядженні підприємства);
Гнучкість, коли організацію роботи з окремими видами документів і стандартні маршрути їх руху можуть за рішенням уповноважених посадових осіб підприємства вноситися мотивовані зміни тимчасового характеру з метою скорочення термінів проходження документів.
Приклад схеми документообігу підприємства представлений далі.
ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор ТОВ "Назва" Підпис Л.Д. Фомін 12.02.2005г.
Схема документообігу ТОВ "Назва"
|
№ п / п |
Найменування групи документів |
Кому надходить документ |
Кому передається документ |
|
|
ВХІДНІ ДОКУМЕНТИ |
||||
|
1 |
Прийом (доставка) документів |
Експедитор |
Відповідальний за діловодство |
|
|
2 |
Первинна обробка документів |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
3 |
Попередній розгляд документів |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
4 |
Реєстрація документів |
Відповідальний за діловодство |
Директор |
|
|
5 |
Розгляд документів |
Директор |
Відповідальний за діловодство |
|
|
6 |
Передача документів виконавцям |
Відповідальний за діловодство |
Виконавці |
|
|
7 |
Виконання документів |
Виконавці |
Відповідальний за діловодство |
|
|
8 |
Повернення документів у діловодство |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
№ п / п |
Найменування групи документів |
Кому надходить документ |
Кому передається документ |
|
|
ВИХІДНІ ДОКУМЕНТИ |
||||
|
1 |
Прийом документів від виконавців |
Виконавці |
Відповідальний за діловодство |
|
|
2 |
Тиражування документів (при необхідності) |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
3 |
Реєстрація документів |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
4 |
Оформлення поштових реквізитів |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
5 |
Конвертування документів |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
6 |
Сортування документів |
Відповідальний за діловодство |
Експедитор |
|
|
7 |
Відправка документів |
Експедитор |
- |
|
|
8 |
Переміщення контрольних примірників у справи |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
ВНУТРІШНІ ДОКУМЕНТИ |
||||
|
1 |
Реєстрація резолюції в РКФ |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
2 |
Доведення резолюції до виконавців |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
3 |
Видача документів виконавцям |
Відповідальний за діловодство |
Виконавці |
|
|
4 |
Підготовка проекту документів |
Виконавці |
Погодить особа |
|
|
5 |
Узгодження проекту документа (при необхідності) |
Погодить особа |
Виконавці |
|
|
6 |
Оформлення проекту документів |
Виконавці |
Директор |
|
|
7 |
Затвердження (підписання) проекту |
Директор |
Виконавці |
|
|
8 |
Реєстрація документа |
Виконавці |
Відповідальний за діловодство |
|
|
9 |
Тиражування документа (при необхідності) |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
10 |
Видача документа в роботу |
Відповідальний за діловодство |
Посадові особи |
|
|
11 |
Переміщення контрольних примірників у справи |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
12 |
Повернення документів у діловодство |
Відповідальний за діловодство |
- |
Найменування посади відповідального за діловодство
_________________ _______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата 12.02.2005 г.
Документообіг як рух слід відрізняти від обсягу документообігу, який виражається загальною кількістю документів, що надходять в організацію і створених у ній за певний період. В обсязі документообігу необхідно враховувати всі вхідні, вихідні і внутрішні документи, а так само всі копії, виготовлені засобами оперативної поліграфії та оргтехніки.
Обсяг документообігу підраховують на основі даних обліку документів в експедиції чи канцелярії, тобто на ділянках первісної обробки та відправки, а також за реєстраційними формами у службі діловодства і в структурних підрозділах. Так як реєстрація ведеться в межах окремих груп документів (накази, протоколи, листування, звіти), то і підрахунок обсягу документообігу потрібно проводити по виділених ділянках реєстрації.
Служба діловодства періодично (щокварталу, щорічно) складає зведення даних про обсяг документообігу, де крім кількісних даних проводиться аналіз обсягу документообігу. Такі відомості дозволяють встановити певні закономірності росту та складання документообігу, його зміни. Встановлено, що щільність документообігу суттєво змінюється в межах року, кварталу, місяця, тижня. На початку цих часових відрізків різко зростає кількість документів, що надходять, в кінці - відправляються.
Крім того, облік документообігу дозволяє:
Визначити завантаження організації в цілому, її структурних підрозділів і окремих виконавців;
Визначити відповідність маршрутів руху тих чи інших документів завдань і функцій структурних підрозділів або посадових осіб;
Розробити заходи з удосконалення процесів обробки документів в цілому або їх окремих операцій;
Встановити оптимальну кількість інформації, необхідної і достатньої для функціонування апарату управління;
Розрахувати чисельність служби діловодства.
Діловодство на практиці.
1. Характеристика підприємства:
2. Цілі і завдання підприємства:
Стратегічною метою є:
Досягнення лідируючого положення в Росії в області виготовлення і ремонту гідроакустичної апаратури, апаратури систем управління та захисту ЯЕУ, загальнокорабельну систем та навігаційних комплексів на замовленнях ВМФ;
Задоволення вимог та очікувань споживачів;
Отримання прибутку, що забезпечує вирішення соціально-економічних завдань підприємства.
Цьому сприяє реалізація наступних завдань:
§ підвищення науково-технічного рівня і якості продукції.
§ економне використання ресурсів, підвищення рентабельності, зниження собівартості продукції.
§ підвищення продуктивності праці, створення сприятливого психологічного клімату в колективі.
§ забезпечення безпечних і здорових умов праці.
§ правильна експлуатація та своєчасне проведення поточного та планово-попереджувального ремонту обладнання.
§ розробка та впровадження нових і вдосконалення діючих технологічних процесів.
§ підготовка виробництва і контроль за своєчасним забезпеченням виробництва матеріалами та інструментом.
3. Основний вид діяльності підприємства: виробництво та ремонт гідроакустичних та навігаційних систем для військово-промислового комплексу.
3.1 Підрозділ Виробництво друкованих плат (ППП) забезпечує складально-монтажне виробництво друкованими платами і планками, нанесення малюнка на деталі зовнішнього вигляду методом сеткографіі, нанесення гальванічних та лакофарбових покриттів в строго у відповідності з виробничим планом.
4 Структура підприємства (див. додаток) 4.1 Структурна схема основного виробництва № 5 (див. додаток) 4.2 Структурна схема виробництва друкованих плат (див. додаток) 5 Організація діловодства у виробництві друкованих плат:
5.1 Більшість документів, що створюються в структурному підрозділі - виробництво друкованих плат, є інформаційно-довідковими. Ці документи містять інформацію про фактичний стан справ, що служить для прийняття рішень та видання розпорядчих документів. До інформаційно-довідкових документах відносяться: акти, службові записки. Так само видаються розпорядчі документи (накази, розпорядження, рішення). Розпорядчі документи носять адміністративний характер. Вони звернені до нижчестоящим або підлеглим структурам, групам або окремим посадовим особам. Для успішного функціонування підрозділи існують документація з організаційно-нормативного регулювання (правила внутрішнього трудового розпорядку, штатний розклад, положення про підрозділ, посадова інструкція).
5.2 Взаємовідносини структурного підрозділу ППП:
|
ППП отримує |
ППП передає |
|
|
Виробничо-диспечерського відділ |
||
|
-Проект квартальних і місячних планів; -Затверджений місячний план; -Графіки запуску / випуску виробів; -Оперативні розпорядження; -Виробничі завдання; -Повідомлення про зміну плану. |
-Зауваження та пропозиції щодо проектів квартальних і місячних планів; -Претензії до інших підрозділів; -Акти про шлюб, втраті і псуванні. Для заповнення незавершеного виробництва; -Місячні звіти про виконання плану виробництва за обсягом і номенклатурою. |
|
|
Відділ головного технолога |
||
|
-Графік підготовки виробництва нових виробів; -Альбом карт технологічних процесів; -Рішення, розпорядження, що стосуються тих. підготовки виробництва; -Повідомлення про зміну тих. документів і норм витрати матеріалів. |
-Заявки на обладнання; -Розроблені тих. процеси; -Розрахунки потреби ППП по спирту; -Тих. звіти і акти; -Графік контролю дотримання тих. дисципліни; -Дозвіл на тимчасовий відступ від тих. документації. |
|
|
Відділ головного конструктора |
||
|
-Конструкторську документацію; -КД для узгодження; -Вимоги на коригування КД; -Бланкову продукцію; -Консультації при освоєнні нових виробів. |
-Питання по конструкторської документації; -Дозвіл на тимчасовий відступ від КД; -КД для коригування; -Заявки на бланкову продукцію. |
|
|
Відділ матеріально-технічного постачання |
||
|
-Матеріали, госп. інвентар, спецодяг, миючі засоби; -Карти на заміну матеріалів; -Відомості про наявність, надходження, зміну термінів поставок матеріалів та комплектуючих виробів. |
-Дефіцит матеріалів; -Заявки на спецодяг; -Вимоги на одержання матеріалів, госп. інвентарю; -Тих. акти на списання матеріалів. |
|
|
Служба головного енергетика |
||
|
-Норми витрат і вказівки з використання енергоресурсів; -Акти приймання обладнання після кап. ремонту; -Накази, розпорядження, вказівки, службову і тих. документацію до виконання; -Затверджені річний і місячний план роботи; -Пропозиції до плану робіт; -Інструкції з експлуатації та техніки безпеки; схеми комунікації. |
-Заявки на запасні частини; -Заявки на ремонт ел. обладнання; -Аварійні і тих. акти; -Узгодження на виконання земляних робіт; -Накази і рішення щодо дотримання правил тех. експлуатації електроустановок споживачів -Проекти планів річних і місячних планів; -Звіти з виконання річних і місячних планів робіт. |
|
|
Служба головного механіка |
||
|
-Акти приймання обладнання після кап. ремонту; -Інструкції з експлуатації устаткування; -Акти перевірки тих. стану тих. обладнання. |
-Заявки на ремонт обладнання, закріпленого за службою головного механіка; -Заявки на монтаж і демонтаж обладнання за затвердженими планувань; -Накази, випущені на підставі аварійних актів. |
|
|
Економічне бюро |
||
|
-Штатний розклад керівників, фахівців, службовців; -Розпорядження, вказівки до виконання; -Накази з преміювання; -Відпускні записки; -Розрахункові листки; -Вкладиші, прокази на роботу у вихідні дні. |
-Проекти штатного розкладу; -Накази з переміщення працівників ППП; -Графік відпусток; дані табельного обліку для звірки; -Наряди на погодинну і відрядну роботу; -Відомості про цілозмінних і внутрізмінних простоїв. |
|
|
Інструментальний відділ |
||
|
-Технологічне оснащення, інструмент, пристосування і матеріали; -Інструкції з експлуатації та зберігання спец. технологічного оснащення та інструменту |
-Заявки на інструмент, матеріали; -Карти замовлень на виготовлення тех. оснащення, пристроїв; -Замовлення на ремонт, кап. ремонт та виготовлення дублерів тех. оснасткі; -Інструмент, списаний за актами. |
|
|
Бухгалтерія |
||
|
-Методичні вказівки щодо організації обліку мат. цінностей; |
-Акти незавершеного виробництва; -Акти інвентаризації основних фондів, дорогоцінних металів; -Звіти по спирту; -Акти на забраковану продукцію. |
|
|
Служба якості |
||
|
-Попередження про шлюб; -Звіти про результати внутрішніх аудитів; -Політику підприємства в сфері якості; -Звіти з якості продукції -Накази, рішення представника за системою менеджменту. |
-Цілі ППП у сфері якості; -Пропозиції до плану роботи ПДКК; -Акти приймально-здавальних випробувань; -Продукцію ППП для проведення тих. контролю; -Протоколи "Дня якості" у начальника ППП. |
|
|
Центральна заводська лабораторія |
||
|
-Протоколи випробування матеріалів, покриттів і друкованих плат; -Клеї на епоксидній смолі; -Маркувальні фарби на епоксидній основі; -Результати аналізів розчинів електролітів і сплавів; -Протоколи результатів досліджень рівня шуму, освітленості, температури. |
-Заявки на випробування матеріалів, покриттів і готової продукції; -Графік проведення аналізів розчинів електролітів; -Акти інвентаризації з дорогоцінних металів для узгодження; -Заявки на приготування клею, маркувальної фарби; -Заяви, графіки на проведення замірів шуму, освітленості. |
|
|
Бюро стандартизації |
||
|
-Нормативні документи; -Перелік новоприбулих нормативних документів. |
-Повідомлення про зміну тех. документаціі; -Акти впровадження нормативних документів. |
|
|
Юридичний відділ |
||
|
-Узгодження, накази, рішення. |
-Накази для узгодження. |
|
|
Бюро режиму |
||
|
-Інформацію про порушення режиму таємності працівниками ПП, факти затримання працівників ППП при порушенні пропускного режиму і про розкрадання матеріальних цінностей. |
-Матеріали про результати розслідування фактів порушень і про вжиті заходи до порушників. |
|
|
Відділ охорони праці |
||
|
-Інструкції по ТБ; -Керівні документи держ. інспекції праці; -Накази ген. директора підприємства щодо попередження нещасних випадків на виробництві; -Бланки дозволів на проведення вогневих та пожароопастних робіт. |
-Карти атестації роб. місць за умовами праці; -Звіт по завантаженню устаткування; -Звіт за характером стоків, що скидаються; -Інструкції по ТБ; -Схеми евакуації працівників ППП; -Накази про створення добровільних пожежних дружин. |
|
|
Відділ кадрів |
||
|
-Накази ОК по особовому складу та про навчання; -Графік періодичної атестації фахівців і службовців. |
-Інформацію з особового складу; -Заявки на працівників потрібної кваліфікації та спеціальності; -Інформацію про необхідність навчання працівників суміжної спеціальності. |
5.3 Облік і реєстрація вхідних документів у підрозділі:
При прийомі документів (щодня) секретар - діловод перевіряє наявність документів і додатків до них, ставить підпис у графі "Розписка в отриманні" листа "Розписка";
Документи в день отримання реєструють у підрозділах в журналах реєстрації вхідних документів, роблять відмітку про наявність документа в підрозділ по ГОСТ 6.30 (пункт 3.17) і передають на резолюцію керівнику;
Документ з резолюцією керівника передають для виконання;
Керівники бюро, груп, виконавці отримують документи у секретаря-діловода під розписку в журналі реєстрації;
Документи підлягають виконанню відповідно до доручень керівника в зазначені в резолюції терміни або встановлені в документі.
Якщо терміни виконання не визначені в тексті документа і в резолюції, то термін виконання не повинен перевищувати 10 днів. Термінові документи виконують протягом двох-трьох днів.
Термін виконання документа обчислюється з дня надходження його в підрозділ-виконавець. Продовжити термін виконання документа може лише керівник, його встановив;
На документах виконавець або керівник підрозділу зобов'язаний зробити відмітку про виконання документа.
Позначку про виконання документа оформляють відповідно до ГОСТ Р 6.30 (пункт 3.28).
Документи, з відміткою про виконання зберігають у справі підрозділи.
5.4 Порядок відправлення вихідних документів:
Секретар-діловод, перевіривши правильність оформлення реквізитів вихідного документа (не виходить за межі підприємства), наявність віз, підпису керівника підрозділу, кількості аркушів документа і додатків до нього (якщо вони згадані в тексті документа), реєструє його в журналі вихідних документів за 6.1.8 і поміщає документ у папку підрозділу в канцелярії, вказати дату передачі і реєструють номер документа в графі "Реєстраційний номер документа" в листі "Розписка";
Зав. канцелярією перевіряє правильність оформлення реквізитів документа на відповідність вимогам розділу 6, відомості про адресата, наявність підпису, наявність дати документа, наявність зазначених у документі листів і додатків, відправляє документ адресату, повертає до підрозділу оформлені копії відправлених документів 5.5 Життєвий цикл проходження зовнішніх та внутрішніх документів:
|
№ п / п |
Найменування групи документів |
Кому надходить документ |
Кому передається документ |
|
|
ВХІДНІ ДОКУМЕНТИ |
||||
|
1 |
Прийом (доставка) документів |
Секретар |
Відповідальний за діловодство |
|
|
2 |
Первинна обробка документів |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
3 |
Попередній розгляд документів |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
4 |
Реєстрація документів |
Відповідальний за діловодство |
Директор |
|
|
5 |
Розгляд документів |
Директор |
Відповідальний за діловодство |
|
|
6 |
Передача документів виконавцям |
Відповідальний за діловодство |
Виконавці |
|
|
7 |
Виконання документів |
Виконавці |
Відповідальний за діловодство |
|
|
8 |
Повернення документів |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
ВИХІДНІ ДОКУМЕНТИ |
||||
|
1 |
Прийом документів від виконавців |
Виконавці |
Відповідальний за діловодство |
|
|
2 |
Тиражування документів (при Необхідності) |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
3 |
Реєстрація документів |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
4 |
Сортування документів |
Відповідальний за діловодство |
Секретар |
|
|
5 |
Відправка документів |
Секретар |
- |
|
|
6 |
Приміщення контрольних примірник - рів у справи |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
ВНУТРІШНІ ДОКУМЕНТИ |
||||
|
1 |
Оформлення документа |
Виконавці |
Директор |
|
|
2 |
Затвердження (підписання) документа |
Директор |
Виконавці |
|
|
3 |
Реєстрація документа |
Виконавці |
Відповідальний за діловодство |
|
|
4 |
Тиражування документа (при не-хідності) |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
5 |
Видача документа в роботу |
Відповідальний за діловодство |
Посадові особи |
|
|
6 |
Приміщення контрольних примірників у справи |
Відповідальний за діловодство |
- |
|
|
7 |
Повернення документів у діловодство |
Відповідальний за діловодство |
- |
5.6 У підрозділі "Виробництво друкованих плат" документообіг забезпечується такими технічними засобами, як ЕОМ, принтер, ксерокс. Обробка документів здійснюється в ручну.
5.7 На підприємстві розроблено "Стандарт підприємства". У якому встановлюються види організаційно-розпорядчих документів (ГОСТ Р +51141), що створюються і використовуються у поточній діяльності підприємства-накази, розпорядження, акти, службові записки, рішення і т.д. Цей стандарт розроблений відповідно до ГОСТ Р 6.30, ДСТУ ISO 9001, ГОСТ РВ 15.002.
документообіг документ служба діловодство
Побудова, виклад, оформлення та позначення цього стандарту-по СТП 1.007.
Вимоги цього стандарту обов'язкові для всіх структурних підрозділів підприємства.
У цьому стандарті використані посилання на такі стандарти:
ГОСТ 2.201-80 Єдина система конструкторської документації.
ГОСТ 3.1201-85 Єдина система технологічної документації.
ГОСТ 13.0.002-84 Репрографія. Терміни та визначення.
ГОСТ 6.30-2003 Уніфіковані системи документації.
ДСТУ ISO 9001-2001 Система менеджменту якості. Вимоги.
ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа і т.д.
Відповідальність за дотримання вимог цього стандарту несуть виконавці документів, керівники підрозділів, посадові особи, служба якості при проведенні внутрішніх аудитів (перевірок), начальник бюро стандартизації при перевірці проектів організаційних документів та змін до них, від координації дій яких залежить виконання вказівок в установлені організаційно - розпорядчими документами терміни, а також відповідальні за діловодство у підрозділах відповідно до 6.3.16, 6.3.24, 6.4.19, 7.18,7.19,7.27,7.30.
Висновок
Я вважаю, що організація діловодства на підприємстві поставлена на відмінно. Документи оформляються згідно ГОСТам, кабінет діловода оснащений необхідними технічними засобами, створені всі умови для комфорту працюючого.
Список літератури
1. М.Ю. Рогожин "Офіс-майстер". - Додаток до журналу "Довідник секретаря та офіс-менеджера", 2 2006. - М.: МЦФЕР, 2006. - 325с.
2. "Діловодство" (Організація і технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін; Під ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 359с.
3. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення.М., 1991.
4. М.В. Ларін "Управління документацією і нові інформаційні технології"-М., 1998.
5. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М., Держстандарт Росії, 1998.
6. В.С. Мінгальов "Загальні закономірності документообразования в соціально-економічних системах управління. - М.: МГІАІ, 1983.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Завдання й повноваження кадрових служб, їх види і чисельність. Структура кадрової служби організації, характеристика її елементів. Особливості співпраці кадрової служби з іншими підрозділами. Удосконалення організації роботи відділу кадрів підприємства.
курсовая работа [45,5 K], добавлен 05.01.2014Теоретично-методологічні аспекти документування в установах. Завдання і функції служб діловодства. Функції секретаря і канцелярії. Організація роботи з документами. Реєстрація вхідних документів та порядок роботи з бланками, штампами, печатками.
курсовая работа [59,9 K], добавлен 22.04.2014Роль та задачі служби контролінгу на підприємстві. Загальна характеристика організаційних аспектів впровадження контролінгу. Місце служби контролінгу в організаційній структурі підприємства. Структура та можливі варіанти організації служби контролінгу.
реферат [37,3 K], добавлен 28.11.2011Виробничо-господарська та організаційна характеристика підприємства. Структура та склад кадрової служби в організації. Функції служби по роботі з персоналом. Принципи управління колективом. Порядок складання заяв про прийняття на роботу та звільнення.
отчет по практике [829,2 K], добавлен 08.05.2015Теоретичні основи діловодства як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності. Розгляд еволюції організації діловодства, характеристика сучасного стану документообороту. Дослідження особливостей нормативного і методичного забезпечення діловодства.
автореферат [15,5 K], добавлен 07.11.2014Організація та зміст роботи служби промелектроніки на підприємстві ВАТ "Центроліт". Робота в якості дублера головного спеціаліста автоматизованої обробки інформації. Знайомство з посадовими інструкціями. Синхронізація баз даних з Пенсійним Фондом.
отчет по практике [14,1 K], добавлен 26.10.2010Особливості роботи кадрової служби в готельних підприємствах. Загальна характеристика готелю "Опера", функції його кадрової служби, номерний фонд, управління кадрами підприємства. Покращення рівня якості роботи персоналу кадрової служби готелю.
курсовая работа [45,1 K], добавлен 01.09.2014Вимоги до посади секретаря керівника, обов’язки та професійна етика. Показник культури секретаря. Організаційно-економічна характеристика приватного підприємства "Дей-Сон". Функції діловодної служби. Шляхи вдосконалення організації роботи на підприємстві.
курсовая работа [38,9 K], добавлен 23.12.2012Аналіз технологічних процесів з документаційного забезпечення управління у виконкомі Жовтневої районної міської ради. Характеристика основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на підприємстві. Організація роботи секретаря.
курсовая работа [59,7 K], добавлен 03.11.2012Поняття кадрової служби в системі управління персоналом підприємства та її основні функції. Суб'єкти і об'єкти управління персоналом. Завдання кадрового діловодства. Документування механізмів прийняття працівника на роботу, звільнення та переведення.
курсовая работа [35,1 K], добавлен 02.12.2010
