Понятие "документ". Его развитие и определение
Характеристика основных терминов неразрывно связанных с понятием "документ": "информация", "юридическая сила", "реквизит". Развитие документа в современных условиях. Особенности развивающейся стадии перехода от бумажного документа к электронному.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 11.05.2012 |
| Размер файла | 48,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
1 Понятие документ
1.1 Основные термины и функции
1.2 Классификация документов
1.3 Нормативная база
2 Развитие понятия «документ»
2.1 Основные этапы развития документоведения
2.2 Развитие понятия «документ» в России
2.3 Меры по дальнейшему развитию документов
Заключение
Список источников и литературы
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.
Носителем информации выступает документ.
Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование чёткого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.
Целью курсовой работы являлись накопление, закрепление и систематизация знаний о понятиях «документ».
Основными задачами курсовой работы являются:
- изучение понятия «документ». Для этого в первой части даются основные термины неразрывно связанные с понятием документ, такие как информация, юридическая сила, для более полной характеристики понятия «документ» раскрывается и понятие «реквизит». Для осуществления этой задачи были изучены и проанализированы нормативные документы, основные требования к составлению и оформлению документов, журнальные статьи, статьи известных делопроизводителей и документоведов.
- исследование основных этапов развития понятия документа. Для этой задачи были изучены изменения понятия поэтапно, рассмотрено развитие документа в современных условиях, а также развивающаяся стадия перехода от бумажного документа к электронному документу. Материалы были взяты из книг и статей.
В первой части работы «Понятие документ» содержаться основные профессиональные термины и определения, постоянно встречающимися в работе с документами, виды документов, нормативные документы которые используются при работе с документами.
Во второй части описано развитие понятие документа и его развитие в России, а также современный документ.
В заключении подведены основные итоги курсовой работы.
1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТ
1.1 Основные термины и функции
Документ (от лат. documentum - «образец, свидетельство, доказательство») - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
В узком смысле документ - облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.
Официальная формулировка в законодательстве России:
Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения [3].
Важный вид документов - различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.
В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте - как правило, с помощью индексов.
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.
Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документамцией.
Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «Делопроизводство«.
Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).
Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.
На протяжении истории носители информации менялись.
Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементов деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:
- информационная функция - каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.
- функции, обеспечивающие процесс управления
- функции, носящие культурно-исторический характер.
Общие функции документа:
- информационная - определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
- коммуникативная - документы являются средством обмена информации,
- социальная - состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.
Специальные функции документа:
- управленческая - в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
- организационная - документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
- правовая - документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
- общекультурная - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
- историческая - документ является историческим источником.
1.2 Классификация документов
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.
С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.
Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника. Дубликат - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров [22, C.125].
Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.
Таблица - постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.
В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.
1.3 Нормативная база
Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах - государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.
На основе законодательных, нормативных и нормативно - методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149- ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
2. Федеральный закон от 27.12.02 №184-ФЗ «О техническом регулировании».
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ред. от 13.10.2008)
5. Закон от 10 июня 1993 г. №5154-1 «О стандартизации»
6. Государственная система документационного обеспечения управления.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов .
9. Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской, отчетности в Российской Федерации от 29.07.1998 №34н (ред. от 18.09.2006)
10. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г., в редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).
Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми. Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности [19, C.153-156].
Пакет общегосударственных нормативно-методических документов необходимо иметь каждой делопроизводственной службы как справочный материал.
Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты [4, C. 1]:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).
Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.
2 РАЗВИТИЕ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ»
документ реквизит информация
2.1 Основные этапы развития документоведения
Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не сразу, она прошла в своем развитии несколько этапов.
Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине XX в. Под этим названием развивалась наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения (а с середины 1940-х годов - и создания) документов во всех сферах общественной жизни. Эта наука еще имела название «книго-архиво-музееведение».
Основоположником документационной науки является Поль Отле. Он предлагал назвать науку, изучающую документную деятельность, библиологией или документологией, что было связано с отождествлением книги и документа [12].
Со временем в процессе дифференциации в качестве самостоятельных научных дисциплин выделились теория классификации документов, теория документных потоков, теория индексирования и реферирования.
История документационной науки оказалась короткой. В середине XX в. (50-60-е годы) процессы коммуникации начинают рассматриваться не только в ракурсе одного из их средств - документа, но и более широко - как информационные. Понятие «документ» уступает место понятию «информация», поскольку первое является производным от второго. Первоначальные представления о предмете документационной науки были модернизированы и приобрели информационное и кибернетическое содержание.
С начала 1960-х годов начинают развиваться научные направления под названием документалистика и документоведение. Первая рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов - от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. С этой целью документалистика изучает структуру и свойства матричных документов, методы и средства автоматической обработки, хранения, поиска и использования их, документные потоки и документные массивы для оптимизации управления крупными, главным образом, многоканальными документными системами. Однако документалистика не отражает всего диапазона исследований документа, проблем его производства, распространения и использования и не может быть обобщающей наукой о документе.
В это время документоведение развивается как научное направление, в задачи которого (по К.Г.Митяеву) входит изучение в историческом аспекте развития способов, отдельных актов и систем документирования явлений объективной действительности и его результата - создания документов, их комплексов и систем. Позднее под документоведением стали понимать науку о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая узкая трактовка документоведения сохранилась в известной степени и до наших дней. Естественно, что в таком понимании документоведение не могло претендовать на роль обобщающей науки о документе, т. к. оно ограничено управленческой сферой. За его пределами оказываются другие сферы человеческой деятельности - наука, техника, культура, социальная жизнь и т. д.
В конце 1960-х годов с развитием информатики (А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский) переосмысливаются в значительной мере достижения документационной науки, существование последней в виде автономной научной дисциплины фактически прекращается. В 1973 г. предпринимаются редкие попытки (Г.Г. Воробьев, К.Н. Рудельсон) обобщить теоретические сведения о документе, разработать его концептуальные основы с помощью информационного анализа. Часть вопросов, связанных с классификацией документов, созданием информационных моделей документа, исследованием документных информационных потоков, вошли в соответствующие разделы библиотеко-, библиографо-, архивоведения и информатики.
Вплоть до середины 1980-х годов обобщающими науками о документе считались документалистика и информатика. Однако информатика занимается изучением и документной, и недокументной информации. Вне ее поля зрения находится документ в его материальной ипостаси, условия производства, хранения, организации работы с документами. Поэтому, как и документалистику, использовать информатику в качестве обобщающей науки о документе достаточно сложно.
Ко второй половине 1980-х годов осознается тот факт, что именно обобщающее понятие документа наиболее адекватно отражает предмет профессиональной деятельности сотрудников библиотек, органов информации, архивов, музеев, книжных магазинов и т. д. Этому способствовало внедрение в профессиональную деятельность компьютерной техники и машиночитаемых носителей информации.
Дальнейшее развитие общедокументальных подходов связано с именами Д.Ю. Теплова, А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, О.П. Коршунова, в работах которых понятие «документ» выступает как самостоятельная лексическая единица. Авторами наиболее фундаментальных работ, посвященных анализу понятия «документ», классификации документов, являются Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова-Водка, С.Г. Кулешов. С появлением их работ в становлении и развитии документоведения начинается качественно новый этап. Проблемы документоведения приобретают междисциплинарный характер, ими занимаются библиотеко- и библиографоведы, специалисты в области информатики, книговеды.
В начале 1990-х годов ощущается необходимость в создании науки о документе либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для обобщающего названия науки о документе начинает использоваться ряд названий: информационно-коммуникационная наука (А.В. Соколов), документационно-информационная наука (Г.Н. Швецова-Водка) и т. д. Ядро такого комплекса наук о документе составляют библиотеко-, библиографо-, книго-, архиво-, музееведение и информатика. Общим для них является исследование документа как объекта, созданного специально для передачи информации [16, C.256].
Каждая из этих областей знания имеет свои специальные задачи, формы и методы работы с документами, однако теория и история документа являются общими для них. К общетеоретической проблематике относится, прежде всего, функциональный анализ документов, изучение их особенностей как материальных объектов с зафиксированной в них информацией, вопросы классификации и типологизации документов и т. д. Изучением общедокументных вопросов призвано заниматься документоведение.
2.2 Развитие понятия «документ» в России
Свое признание в качестве научной дисциплины документоведение в Советском Союзе получило лишь во второй половине XX столетия. Этому предшествовал длительный период так называемого практического документоведения, когда шел процесс накопления эмпирического материала, формировались подходы к его осмыслению.
В России он затянулся, в том числе и из-за социальных катаклизмов первой половины прошлого века. На протяжении многих десятилетий ученые, исследовавшие документоведческую проблематику, были вынуждены выполнять социальный заказ большевистской власти. Созданный в 1930 г. в Москве государственный историко-архивный институт (МГИАИ), в недрах которого велись документоведческие исследования, длительное время находился вместе со всей системой государственных архивов в составе Народного комиссариата внутренних дел СССР, что отнюдь не способствовало развитию научной мысли.
Первоначально новое направление было представлено в МГИАИ в качестве раздела общего делопроизводства в курсе архивоведения, а затем выделилось в самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР». Появившийся в 1943 г. термин «документоведение» для обозначения новой дисциплины фактически закрепил за ней преимущественно делопроизводственную проблематику. Такое узкое понимание предмета документоведения стало господствующим и сохранялось на протяжении всех последующих десятилетий. Выйдя из архивоведения и делопроизводства и будучи изначально призванным решать прежде всего актуальные оперативные вопросы документационного обслуживания советской административно-командной системы, документоведение до сих пор несет на себе этот родовой отпечаток, по-прежнему ориентировано на управленческую документацию, делопроизводство.
Между тем еще на рубеже XIX - XX столетий бельгийским ученым Полем Отле, по праву считающимся отцом документационной науки, было сформулировано более широкое научное понимание документа и науки о документе. П. Отле включал в понятие документа печатные и рукописные книги, газеты, журналы, письма, чертежи, карты, фотографии, рисунки и т.п., а также природные, и технические предметы, находившиеся в музеях. Управленческую же документацию он рассматривал лишь в качестве «одной из ветвей «всеобщей документации», создавшейся в результате сближения, а затем и слияния библиографии, библиотековедения, архивоведения и даже музееведения».
По мысли П. Отле и его единомышленников, документационная наука призвана изучать все документальные источники информации, документную деятельность во всех сферах общественной жизни [12, C.248].
Такое широкое толкование документа еще в дореволюционный период встретило понимание и среди российских специалистов, о чем свидетельствует, в частности, определение понятия документ, сформулированное в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося Ф.А. Брокгаузом и И.А. Ефроном. В соответствующей статье (автор - А. Гойхбарг) содержалось определение понятия документ не только в традиционно узком для того времени, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле: «Документ - в обширном смысле всякий неодушевленный предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности».
В 1920-е годы такой подход разделял известный отечественный книговед М.Н. Куфаев, который, правда, вместо термина «документ» использовал термин «книга», рассматривая последнюю как «вместилище мысли и слова человека, взятых в их единстве и выраженных видимыми знаками». Поэтому книгами он считал также и «иероглифы на сфинксах или на камнях храма, и папирусный свиток», равно как и листовки, и газеты, и фонографические валики, и грампластинки.
Однако лишь спустя несколько десятилетий, когда началось бурное развитие наук об информации, отечественные ученые вновь обратились к широкому толкованию документа. Связано это было с тем, что во второй половине XX века стал активно применяться системный подход в исследовании документа, было обращено серьезное внимание на информационную природу документа, что привело не только к дальнейшему расширению, но и, самое главное, к углублению его понятия. Тон здесь задавали специалисты в области информатики, кибернетики, документалистики.
Все это не могло не оказать определенного влияния и на развитие документоведения. В частности, в изданном в 1968 г. «Кратком словаре архивной терминологии» документ определялся уже как «результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.»
Вместе с тем советские документоведы, во многом разделяя широкое толкование понятия «документ», тем не менее продолжали ограничивать сферу научных интересов документоведения почти исключительно управленческой документацией.
Правда, в 1980-е годы отдельные советские документоведы (Б.И. Илизаров, А.Н. Сокова) в развитие идей П. Отле все же поставили вопрос о необходимости выхода за рамки традиционных представлений о предмете и объекте документоведения. Они писали о перспективе создания «интегрированной научной дисциплины», о появлении «области знаний, где формируется общая теория документа, возникающая в процессе междисциплинарной интеграции дисциплин, для которых документ является основным объектом исследования, а именно: архивоведения, археографии, документоведения, информатики, книговедения, источниковедения»
Однако лишь на рубеже XX - XXI столетий начался переход от постановки проблемы к ее реализации и были сделаны первые шаги в этом направлении, в частности, в вузовских учебных курсах Н.Б. Зиновьевой, Ю.Н. Столярова, украинского профессора Н.Н. Кушнаренко. Обращает на себя внимание тот факт, что все названные авторы работают в вузах культуры. Иначе говоря, наиболее активными и последовательными сторонниками широкого понимания объекта и предмета документоведения выступают специалисты в области книговедения, библиотековедения, библиографоведения.
Не в последнюю очередь связано это с тем, что во второй половине XX столетия, с развитием новых информационных технологий произошло существенное сближение традиционной книги с электронными изданиями на новых материальных носителях - магнитных лентах, магнитных, оптических, магнитооптических дисках и т.п. Реальностью стали электронные библиотеки.
В библиотеках активнее и эффективнее используются новые информационные технологии, библиотечные работники острее ощущают потребность в широком понимании и комплексном научном исследовании документа, функционирующего в условиях формирующегося единого мирового информационного пространства. И вот уже все громче звучат голоса о постепенном превращении библиографии в документографию, а книговедческих дисциплин - фактически в субдисциплины документоведения [12, C.262].
В то же время, складывается впечатление, что новые подходы к документу, осмыслению документной деятельности медленнее осваиваются в архивоведении и особенно среди специалистов в области «традиционного» административного документоведения, хотя многие из них ощущают потребность в разработкеобщей теории документа и документной деятельности. О такой потребности свидетельствуют, в частности, попытки выхода архивистов в смежные области, предложения о создании междисциплинарных направлений исследований - архивологии (Т.И. Хорхордина, Е.В. Старостин), феноменологии документа (В.А. Савин) и т.д.
Тревога ведущих отечественных архивистов несколько лет назад была выражена в статье Т.Т. Хорхординой, отмечавшей: «Отечественная архивоведческая мысль отстала от современного уровня научно-теоретического мышления в гуманитарной сфере как в России, так и за рубежом»; «в отечественном архивоведении утрачен вкус к теоретическим дискуссиям»
Таким образом, в настоящее время, наряду с документоведением в узком смысле, т.е. «традиционным», изучающим главным образом управленческие, административные документы, пробивает себе дорогу теоретическое, общее документоведение, базирующееся на более широком понимании документа.
Объектом этой научной дисциплины (Ю.Н. Столяров предлагает назвать ее «документологией») становится вся документированная информация, т.е. информация, зафиксированная на материальном носителе созданным человеком способом с целью ее передачи в социальном пространстве и времени.
Постепенно формирующееся среди отечественных документоведов понимание необходимости глубокой разработки общей теории документа не привело пока к созданию такой теории. Обнадеживает, однако, складывание необходимых предпосылок для этого, среди которых можно было бы назвать обозначившийся подход к документу как к многоуровневой информационной системе.
2.3 Меры по дальнейшему развитию документов
Какие дальнейшие меры в направлении развития документов, на мой взгляд, необходимо предпринять.
Государственная политика в области документационного обеспечения управления должна быть направлена на сокращение объема документооборота, унификацию систем документации, правил документирования и требований к формам управленческих документов. Особого внимания требует разработка Единой государственной системы документационного обеспечения управления как нормативного, правового акта, устанавливающего основные требования к документированию управления и систем документации, организации контроля исполнения документов, обеспечению сохранности документов и их использования в оперативных целях для принятия управленческих решений.
Документационное обеспечение нуждается в комплексной проработке правовых основ работы с документами. На наш взгляд, неурегулированным остается активное нормотворчество в области наращивания неконтролируемого числа различных форм документов, которые создаются ведомствами при разработке положений о них, в документах инструктивного межведомственного характера.
В этих условиях представляется целесообразной подготовка проекта федерального закона «О документации». Такой закон мог бы быть подготовлен Росархивом и ВНИИДАД совместно с заинтересованными ведомствами. Определенные наработки в этом направлении уже есть (проект концепции Закона). Закон определил бы компетенцию государства по отношению к документам, а также направления развития автоматизации документообработки и документационных связей.
Предлагаемый Закон, определяющий основные требования к документам, системам документации и регулирующий правоотношения в сфере документообразования, документирования, должен, на наш взгляд, преследовать следующий основные цели:
- определение единой политики в области документообразования, документирования и документооборота, направленной на упрощение, унификацию и информатизацию этих целей;
- повышение эффективности работы органов управления и управленческих структур организаций за счет достижения большей оперативности документирования и обоснованности принятия управленческих решений;
- сокращение форм, видов и количества документов, объемов работы с документами и стоимости сбора, хранения, распространения и использования документированной информации;
- борьба с бюрократизмом и коррупцией за счет минимизации состава документов, необходимых для взаимодействия органов управления, организаций и граждан, числа согласований и упрощения движения документов при принятии решений.
В Законе «О документации» могли бы быть определены следующий основные направления государственного регулирования работы с документами:
- полномочия государства по отношению к документации организаций всех форм собственности;
- ответственность организаций за документирование своей основной деятельности в установленном государством порядке;
- унификация форм документов, создающихся и обращающихся в сфере управления;
- организация и основные правила документооборота (документных коммуникаций юридических лиц, юридических лиц и граждан);
- установление требований и условий обеспечения достоверности и доказательности документированной информации, юридического значения документов управления на различных носителях;
- унификация структур, полномочий и функций служб документационного обеспечения в зависимости от уровней и масштабов деятельности органов управления и организаций;
- регулирование права собственности на документы, обеспечение их сохранности и передачи на государственное архивное хранение;
- реализация права на доступ юридических и физических лиц к документированной информации органов управления и организаций.
Государственная политика должна также, на наш взгляд, обратить внимание и на такой социально значимый аспект как документирование взаимоотношений граждан и органов государственного управления различных уровней.
Неоправданная усложненность таких отношений, необходимость собирать множество справок, заполнять сложные формы влечет за собой возникновение официальных и неофициальных поборов, посреднических форм и контор, связанных с органами государственного управления, усиливает бюрократизм и коррупцию в государственном аппарате. Нам представляется, что общество только бы выиграло, если бы государство провело глобальную ревизию сложившихся отношений частных граждан с организациями независимо от их правового статуса и формы собственности, укрепило бы доверие человека к государству.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной работе был рассмотрен путь развития документа. Постепенное совершенствование государственного и общественного строя, общей культуры, языка вело к все большему усовершенствованию документа.
Возникновение документа произошло вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, документы стали средством общения, передачи информации.
Появление документа - это закономерный этап развития хозяйственных, деловых и межличностных отношений людей.
Документ на раннем этап развития человечества выполнял те же функции, что и сейчас. В нем отражались хозяйственные операции, велись статистические подсчеты, заключались договора, велась переписка, существовали сборники законов, в которых отражалось классовое и сословное деление общества, уклад их жизни, отношение к частной собственности и рабовладению и т.д.
Многие этого не замечают, но мы живём в эпоху революционных перемен в мировой экономике, которые по своим масштабам и последствиям не имеют равных в истории. В этих условиях даже такие, казалось бы, чисто теоретические вещи, как определение понятия «документ», могут порой повлиять на реальные результаты коммерческой деятельности.
Понятие документ можно рассматривать с нескольких сторон в зависимости от стороны рассмотрения (история, ИТ., экономика…). Можно проанализировать определения в словарях и термины «документ» будут разные. До сих пор не могут подобрать определение, которое бы устроило все отрасли производства. Проанализировав понятие документ, сразу можно выделить в первую очередь то, что документ, прежде всего юридическое понятие. Неправильно оформленный документ, зачастую не имеет юридической силы. Законодательные нормы, правила, ГОСТы помогают правильно составить тот или иной документ. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, «кто владеет информацией, тот владеет миром». Информация фиксируется в документах, и перемещается во времени и пространстве. Работа с документами является своего рода координирующим центром. Документация позволяет быть всегда в курсе дел в организации. Это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
Отвечая на вторую поставленную задачу, можно определить то, что в понятие «документ» постоянно вкладывается новый смысл, более широкий, включающий в себя, как можно, более максимально уточняющий смысл, что же такое документ на самом деле. Сейчас происходит, медленный переход от «аналога - к цифре», от бумажного документа к электронному. В связи с этим появляются новые нормативные акты, федеральные законы, нормы. Но все равно тонкости остаются. Предписания государственных законов допускают существование множества подлинников (оригиналов) электронного документа, каждый из которых имеет равную юридическую силу. Трудно вообразить, что произойдет в кредитно-финансовой сфере, если бы там закон соблюдался: дважды отправленное одно и то же электронное платежное поручение формально позволяет дважды получить деньги. В законе «Об информации, информатизации и защите информации» утверждается: « Электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа «. Новая редакция Федерального закона предназначена для учета новых технологических изменений, прошедших за пять лет с момента принятия закона.
Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с документами.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральный закон от 10 января 2002 №1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи».
2. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003. - С.3.
5. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР., 2004.
6. Кушнеренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - Киев, 2001.
7. Ларьков Н.С. Документоведение. 4.1. - Томск: ТГУ, 2000.
8. Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. - М.: 2001.
9. Алексенцев А.И. Конфиденциальность делопроизводства. - М., 2003.
10. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 2003.
11. Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. - СПб., 2004.
12. Отле П. Библиотека, библиография, документация: избранные труды пионера информатики. - М., 2004.
13. Илюшеко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа: Учебное пособие. - М.: МГИАИ, 1986.
14. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учебное пособие. - М., 1977.
15. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М. - Новосибирск. 2004.
16. Кузнецова Т.В., Илюшенко МП. Основы документоведения: Учебное пособие. - М.: МГИАИ, 1988.
17. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - М., 1999.
18. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. - Ростов н/Д., 2002.
19. Митрофанова В.В. Кадровое делопроизводство в коммерческой организации. - М., 2004.
20. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов н/Д., 2004.
21. Подобед М.А., Усманова Н.Р. Документооборот предприятия. - М., 2002.
22. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб., 2004.
23. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003.
24. Стенкжов М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 2003.
25. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. - М., 2004.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.
курсовая работа [73,2 K], добавлен 14.12.2004Понятие "документирование", "юридическая сила документа"; бланки: форматы, виды. Формы представления текста; оформление реквизитов грифов, приказа, деловых писем, договора, протокола. Специфические технологии обработки конфиденциальных документов.
контрольная работа [45,5 K], добавлен 03.03.2011Рассмотрение эволюции документа в его историческом развитии, современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества. Свойства и признаки документа, его атрибутивность, функциональность, структурность, информационность.
реферат [20,6 K], добавлен 09.02.2010Бланки документов: общее понятие и характеристика, предназначение, разновидности. Бумага, применяемая для изготовления бланков. Оформление реквизитов и обязательный набор составных частей документа, расположенных в определенной последовательности.
контрольная работа [28,2 K], добавлен 13.05.2013Понятие о деловом документе как материальном носителе фиксированной информации. Функциональные системы документации в организации. Реквизиты и оформление делового документа. Место составления и гриф утверждения. Заголовок к тексту. Служебное письмо.
реферат [25,6 K], добавлен 14.11.2013Теоретический анализ возникновения письменности и появления документа. Древние рукописные книги. Понятие и значение документа в управленческой деятельности. Особенности делопроизводства в России. Столбовое, коллежское и исполнительное делопроизводство.
курсовая работа [3,0 M], добавлен 01.12.2009Поняття управлінського документа, його значення та функції. Наукові підходи щодо класифікації функцій документа. Способи документування документів. Роль документа в житті людини та суспільства. Основні вимоги до організації сучасного діловодства.
курсовая работа [53,8 K], добавлен 30.12.2013Характеристика понятия о документе - средстве закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях или явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Признаки, функции и свойства документа.
курсовая работа [48,8 K], добавлен 12.01.2011Сравнительная характеристика "подлинника" и "оригинала" документа. Достоинства трафаретной печати. Развитие технологии копирования. Закономерности существования подлогов как историко-культурного явления. Фальсификация документов в современный период.
курсовая работа [98,3 K], добавлен 29.06.2016Понятие "документ" в современном обществе. Развитие документоведения как науки. Документационное обеспечение управления как научная дисциплина. Скорость передачи информации и круг ее пользователей с помощью интернет. Доношения, записки, расписки.
курсовая работа [45,6 K], добавлен 08.06.2014
