Деловое письмо

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Кемеровский технологический институт пищевой промышленности

Контрольная работа

по дисциплине “Документирование управленческой деятельности”

Выполнил: студент гр. ЭУз-731

Тарасов К.Ю.

номер зачётной книжки №7703651

Северск 2012

Содержание

Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Состав и расположение реквизитов документов

Дайте полную характеристику следующим реквизитам: «Справочные данные об организации», «Печать», «Место составления или издания документа», «Заголовок к тексту», «Отметка для автоматического поиска документа»

Письмо - запрос

1. Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Состав и расположение реквизитов документов

Каждый документ состоит из отбельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизиты - это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью, т.е. постоянные реквизиты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографическим или другим способом.

Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью, т.е. переменные реквизиты - это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

При подготовки и оформлении документов используют следующие реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-97:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или типовой знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления и издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст).

Бланки документов проектируют в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 (рис. 1, 2). Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром -- переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках -- угловой и продольный.

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2. Дайте полную характеристику следующим реквизитам: «Справочные данные об организации», «Печать», «Место составления или издания документа», «Заголовок к тексту», «Отметка для автоматического поиска документа»

реквизит документ письмо запрос

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Совокупность перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия. Он не проставляется на внутренних документах и используется только при переписке. На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

Допускается оформление резолюции на отдельном листе -- поручении. Однако такая форма нежелательна, так как может привести к потере резолюции либо ее замене. Поручение подшивается в дело вместе с документом, но не прикрепляется к нему.

При написании на документе второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком), например:

- чего (кого), например:

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Отметка о поступлении документа в организацию (28) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости -- часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3. Письмо - запрос

Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

01.03.09 № 125 на № 121 от 27.02.09

Уважаемый Евгений Владимирович!

Благодарим Вас за предложение от 27 февраля фильтров АкваРос. Мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих фильтров, но мы бы хотели получить более подробную информацию о ценах на все фильтры, имеющиеся в наличии. В связи с этим просить выслать прайс-лист на продукцию.

Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ.

С уважением,

Директор

ООО «Аква» Чижиков Е.И. Чижиков

Список литературы

Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - 3-е изд. испр., и доп. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел - Синтез», 2000

2. Документооборот предприятия: Справочник / Авт. - сост. Усманова Н.Р. - М.: Приор, 2000

3. Колтумова М.В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю. - М.: Дело, 1998

4. Постозерова В.М. Ведение трудовых книжек на предприятии. - М.: ПРИОР, 2000

5. Рогожин М.Ю. Документационной обеспечение управления: Практическое пособие. - М.: Издательство РДЛ, 2000

Размещено на Allbest.ru