Формирование и функции документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документы. Их функции. Способы документирования

В соответствии с ГОСТом (ГСТУ) 2732-94 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення» документом является материальный объект который содержит в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством и имеет юридическую силу.

Совокупность документов по определенным вопросам называется документацией.

Документы классифицируются по различным основаниям с целью оперативной работы с документами.

Классификация документов - это распределение документов на классы по признакам их сходства или различия.

Документы классифицируются по следующим признакам:

По способам фиксации информации (письменные, графические, фото и кино документы, фоно и др.)

По содержанию (организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-бытовые и др.)

По названию (приказы, распоряжения, решения, уставы, инструкции…)

По видам (типовые, трафаретные, индивидуальные)

По сложности (сложные и простые)

По месту составления (внутренние и внешние)

По сроку исполнения (срочные, не срочные)

По происхождению (служебные; официальные; личные, которые относятся к деятельности конкретного лица (жалоба, заявление, доверенности, завещания))

По гласности (обычные без ограниченного доступа, с ограниченным доступом: ДСП (для служебного пользования), КТ (коммерческая тайна))

по юридической силе (истинные, фальшивые (подложные))

По стадиям изготовления (оригиналы, копии)

По срокам хранения (документы постоянного срока хранения, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет включительно)

По роду деятельности (система организационно-распорядительной документации; система плановой документации; система конструкторской документации; отчетно-статистической; расчетно-денежной и др.)

Система документации - это совокупность взаимоувязанных документов применяемых в определенной сфере деятельности или отрасли, тоесть для решения конкретных задач управления.

Состав управленческих документов определяется функциями организации, и на первый план в управленческой деятельности выступает управленческая функция (планирование, учет, контроль, финансирование и т.д.).

Система организационно-распорядительной документации - это такая система, которая применяется для решения организационно-распорядительных задач управления.

Унифицированная система документации - это такая система документации, которая составляется по единым правилам и требованиям.

Государственный классификатор управленческой документации (ДКУД), или ДК 010, определяет следующие унифицированные системы документации:

организационно-распорядительной документации;

первично-учетной документации;

банковской документации;

финансовой документации;

отчетно-статистической документации;

планово документации;

ресурсной документации;

торговой документации;

внешнеторговой документации;

ценовой документации;

документации по труду, социальным вопросам и защите населения;

документации по бытовому обслуживанию населения;

бухгалтерско-учетной документации;

документации по Пенсионному фонду;

словарно-справочной документации;

Унифицированная форма (служебного) документа - это стандартный формуляр (служебного) документа, установленный соответственно функциональному назначению (служебного) документа в определенной сфере деятельности или отрасли (ДСТУ 2732).

Документы играют большую роль в деятельности предприятий, организаций, учреждений, различных форм собственности.

С древнейших времен до нашего времени дошли различные виды документов, где зафиксирована информация о развитии обществ и государства в целом. Именно из документов мы узнаем историю и особенности быта, отношения, складывающиеся в обществе или иные промежутки времени. Документы имеют различные значения: историческое, хозяйственное, политическое, воспитательное, познавательное, правовое, культурное…

Документ возник с письменностью. Вначале документ был предназначен для закрепления имущественных отношений, а затем с развитием письменности стал средством передачи информации. В тоже время документ являлся одним из важнейших хранителей памяти, так как в документ закрепляется информация, т.е. сведения о явлениях, фактах, событиях, происходящих в окружающей среде.

В нашей стране создаются документы, которые используются в различных отраслях знаний. Документ (лат. «доказательство, свидетельство») был введен в русский язык Петром I и трактовался как письменное свидетельство. В дальнейшем происходит эволюция. В настоящее время понятие документ является центральным и фундаментальным в делопроизводстве. Оно отражает признаки реально существующих предметов, которые служат объектами практической деятельности по сбору, созданию, обработки, хранению, поиску, распространению и использованию информации в обществе.

Функции документа:

одна из основных функций документа является документационная, т.к. именно в документе закрепляется и хранится информация (техническая);

коммуникационная, предполагает, что при помощи документа информация передается во времени и на расстоянии;

кумулятивная функция предполагает накопление информации для дальнейшего ее использования.

Эти функции являются общими функциями, т.е. функциями характерными для всех документов независимо от вида и типа. Главной наиболее обобщенной функцией документа является хранение, и передача информации во времени и пространстве.

Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов: управленческая, познавательная, правовая, общекультурная и др.

Управленческая функция выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации. Эту функцию выполняют официальные и деловые документы: законы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы…

Познавательная функция - способность документов средством получения и передачи информации, знаний для изучения процессов и явлений природы и общества (учебники, энциклопедии, словари)

Правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов, сведений - этой функцией в первую очередь обладает официальный документ, а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

Общекультурная функция - это способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоение системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе.

К специальным функциям можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждение авторского авторитета и др.

Законодательные инструктивные акты, которые используются при выполнении функции документационного обеспечении управления

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления включает в себя законодательные акты Украины в сфере информации или документации.

Закон Украины об информации;

Закон Украины о национальном архивном фонде Украины (НАФ);

Конституция Украины;

Указы, распоряжения президента Украины;

Постановления и распоряжения правительства Украины;

Регламентирующие вопросы делопроизводства

Правовые акты исполнительных органов Украины;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера;

Методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий, различных форм собственности;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Характеристика ГОСТа 4163 - 2003

ДСТУ 4163 - 2003 УСОРД. Вимоги до оформлення документів - устанавливает требования к составлению и оформлению документов, а именно к содержанию и расположению реквизитов документа: требования к оформлению бланков документа; требования к документам, изготавливаемым при помощи печатающих устройств.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма, создаваемые в результате деятельности органов государственной власти Украины, органов местного самоуправления; предприятий, организациями, объединениями, учреждениями всех форм собственности.

Стандарт устанавливает состав реквизитов в документе.

Реквизит - это информационный элемент присущий документу.

32 реквизита:

01. изображение Государственного Герба Украины, Герба Автономной республики Крым.

02. изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания)

03. изображение наград

04. код организации

05. код формы документа

06. наименование вышестоящей организации

07. наименование организации

08. наименование структурного подразделения

09. справочные данные об организации

10. название вида документа

11. дата документа

12. регистрационный индекс документа

13. ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ

14. место составления или издания документа

15. гриф ограничения доступа к документу

16. адресат

17. гриф утверждения документа

18. резолюция

19. заголовок к тексту документа

20. отметка о контроле

21. текст документа

22. отметка о наличии приложений

23. подпись

24. гриф согласования документа

25. визы документа

26. оттиск печати

27. отметка о заверке копии

28. фамилия исполнителя и номер его телефона

29. отметка об исполнении документа и направление его в дело

30. отметка о наличии документа в электронной форме

31. отметка о поступлении документа в организацию

32. запись о государственной регистрации

Реквизиты могут располагаться на бумаге на формате бумаги А4 или А5 центрованным или угловым способом.

Центрованное расположенные реквизитов по всей длине строки (равноудаленные от левого и правого поля)

Угловое расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов в пределах 73 мм.

Для составления и оформления организацинно-распорядительной документации используют 2 вида бланков:

специальный бланк - для служебных писем;

общий бланк - для всех остальных видов организационно-распорядительной документации;

бланк конкретного вида документов.

На основании общего бланка организации можно разработать бланк структурного подразделения организации или бланк должностного лица, в том случае если должностное лицо имеет право подписи документа.

Для изготовления бланков используют 2 формата бумаги: А4 и А5 (148-210).

Для документов может использоваться формат А3 (297-420) и А6 (105-148).

Бланки должны иметь поля: левое - 30 мм., верхнее и нижнее - 20 мм., правое - 10 мм.

Для изготовления бланков используется бумага высокого качества и белого цвета.

Бланки могут изготавливаться при помощи компьютерной техники.

Для изготовления бланков используется краска черная, насыщенная. Для указания названия организации может использоваться рисованный шрифт другого цвета. Бланки могут располагаться с угловым и продольным расположением реквизитов.

Бланки могут изготавливаться на двух и более языках. В этом случае (в соответствии с законом Украины (о языках)) 6,7,8,9,10 указываются на украинском языке и на языке национального меньшинства.

Таким образом, бланк - это чистый лист бумаги с закрепленными на нем постоянными реквизитами.

Бланки подлежат учету, порядковый номер бланка проставляется на обратной стороне листа, на нижнем поле.

Система документации. Унификация документов и система документации

Унификация документов предполагает установление единообразия в документационном обеспечении управления. Унифицировать можно формат бумаги, размеры полей, количество реквизитов, расположение реквизитов и занимаемую ими площадь, правила оформления реквизитов.

Унификация может проводиться в пределах одного предприятия или в общегосударственном масштабе, отраслевом масштабе.

Унификация, проведенная в общегосударственном масштабе доведенная до общегосударственной нормы и заканчивающаяся изданием нормативно-правового акта-стандарта называется стандартизацией.

Унифицированая система организационно-распорядительной документации - это совокупность взаимоувязанных документов, которые позволяют решать организационно-распорядительные задачи управления и составляются по единым правилам и требованиям.

Кроме унифицированая система организационно-распорядительной документации в настоящее время действуют такие унифицированые системы документации как: унифицированая система коммерческой документации, унифицированая система внешнеэкономической документации, унифицированая система первичноучетной документации, унифицированая система статистической документации, унифицированая система банковской документации.

Любая унифицированая система документации включает в себя:

Государственные стандарты и руководящие документы государственного комитета по стандартизации, устанавливающие состав, содержание работ по унификации форм документов, различного функционального назначения, которые могут применяться на всех уровнях управления.

Руководяще материалы, нормативные документы, издаваемые разработчиками.

Например: разработчиками унифицированой системы организационно-распорядительной документации явлется комитет архива украины, при котором создан научно-исследовательский институт делопроизводства и архивного дела (НИИДАД).

3. Унифицированные формы документов. Целью создания унифицированной системы документации является определение и установление рационального состава форм документов, а также взаимоувязанные технико-экономические и социальные показатели в них.

Основные задачи унифицированой системы документации:

1. Установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов. Упорядочение информационных потоков, применяемых управленческой деятельностью на всех уровнях управления.

2. Обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе комплексного применения современных средств связи-коммуникации, вычислительной и организационной техники.

3. Исключение форм документов дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемые действительными потребностями управления. Сокращение количества документов.

УСОРД включает в себя 73 унифицированных документа.

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, характерных для данного вида документа.

Унифицированные формы документов, входящие в состав УСОРД делятся на 3 части:

Первая часть включает в себя унифицированные формы документов, отражающие вопросы создания, реорганизации, ликвидации предприятия, организации, предприятия.

Вторая часть включает в себя унифицированные документы по обеспечению кадрами органов государственного управления.

Третья часть включает в себя документы, которые обеспечивают автоматизированный контроль исполнения документов.

В первую подсистему входят такие документы как: положения, должностные инструкции, приказы о создании предприятий, организации, учреждения, акты ликвидационной комиссии… Всего в первую подсистему входит 54 унифицированные формы документов.

Во вторую подсистему входят документы, отражающие прием на работу, перевод, увольнение, награждение, дисциплинарные взыскания, заявления о приеме на работу и увольнении, автобиография.

Третья подсистема включает первую унифицированную форму, которая предназначена для автоматизированного контроля для исполнения документов, регистрационно-контрольная карточка (РКК).

Организационная документация - положения, устав, договор, правила, планы работы.

Справочно-информационная документация - служебные письма, объяснительные, заявления, удостоверения, завещания, акты, протокол.

Распорядительная документация - распоряжения, указы, указания, решения, постановления.

В сборник УСОРД вошло 15 унифицированных форм документов: приказ, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция, устав, акт о ликвидации; анкета, дополнение к анкете, заявление, график отпусков, объяснительная записка, докладная записка, регистрационно-контрольная карточка (РКК).

В сборник унифицированой системы организационно-распорядительной документации не вошли такие документы как: указания, решения, распоряжения, постановления…

Формуляр документа. При оформлении документов используют формуляр, который устанавливает схему расположения реквизитов документа, площадь, занимаемую каждым реквизитом, размеры полей, формат бумаги, последовательность расположения реквизитом.

Формуляр-образец - это формуляр, который разработан для определения системы документации.

Бланки документов разработаны на основании формуляра-образца.

Формуляр устанавливает 32 реквизита для организационно-распорядительной документации.

Формуляр устанавливает:

заголовочную часть документа;

содержательную часть документа;

оформляющую часть документа.

Заголовочная часть документа представлена реквизитами бланка плюс реквизит - заголовок к тексту(19)

Содержательная часть представлена реквизитами 21 (текст документа). В содержательной части может быть включен 22 реквизит (отметка о наличии приложений)

Оформляющая часть включае реквизиты гриф ограничения доступа к документу(15), адресат(16), гриф утверждения документа(17), резолюция(18), отметка о контроле(20), подпись(23), гриф согласования(24), виза(25), печать(26), отметка о заверении копии документа(27), фамилия и номер его телефона(28), отметка об исполнении и направлении в дело(29), отметка о наличии документа в электронной форме(30), отметка о поступлении документа в организацию(31), запись о государственной регистрации(32).

Организационная документация

документ управление организационный инструктивный

Организационные документы правомерно названо организационно-правовыми, так как они определяют юридический статус предприятия, организации, учреждения, закрепляют разделение труда на предприятии, права, обязанности, ответственность.

К этой группе документов относятся уставы, положения, инструкции, правила, и другие документы, с помощью которых можно эту документацию использовать: протоколы учебных собраний, учредительные договоры, штатное расписание, структура и штатная численность аппарата управления.

Формы этих документов унифицированы, относятся к системе УСОРД и собраны в сборник содержащий инструкции, методы, материалы, по применению форм их разработки и усовершенствованию, а также сами формы.

В соответствии с законом Украины о собственности существующих предприятий различных видов: государственное, частное, семейное, совместное и т.д. Эти предприятия имеют различную структуру управления, различный штат, осуществляется различная деятельность, что отражается в их основном документе, организационно-правовом документе - уставе. Государственное предприятие в качестве такого документа имеют положения (если предприятие основано на общегосударственной собственности).

Устав - определяет статус, структуру, схему управления, функции организации, производственно-хозяйственной деятельности, возможность или случаи реорганизации или ликвидации предприятия и другие вопросы, касающиеся работы предприятия. Вышестоящие органы могут разработать типовые уставы для своих подчиненных предприятий, организаций, учреждений, например: Министерство образования и науки Украины для высших учебных заведений страны, разработало типовой устав в высшей школе. Каждое учебное заведение на основании типового устава для себя разработало индивидуальный устав.

Устав оформляется с использованием общего бланка. Используют титульный лист, на котором нужно указать вид документа, название предприятия с указанием его разновидности. Устав должен быть утвержден и зарегистрирован, если предприятие государственное его утверждает руководитель вышестоящего органа. Если предприятие частное, его утверждает частное лицо, создавшее предприятие. Если предприятие создается на основе коллегиальной собственности, его утвердят на собрании учредителей или совете учредителей (протоколом). Зарегистрировать устав можно в исполкоме или в городской, районной, государственной организации. Датой устава будет дата его утверждения, номер присваивается при государственной регистрации.

Заголовок будет - название вида предприятия и его условное название.

Текст состоит из общих положений, в которых говорится, на какой форме собственности предприятие основано, с какими законами действуют, какой имеет юридический адрес, кто является учредителем.

Основные задачи - здесь перечисляются цели и задачи, стоящие перед предприятием. Следующий раздел - функции перечисляют те работы, которые предприятие должно выполнить. Иногда 2, 4 пункты объединяют и тогда они называют цели и направление деятельности.

Права и обязанности - здесь характеризуют руководителей предприятий, как основное руководство и исполнительного органа. В некоторых случаях директор предприятия назначается учредителями для выполнения функций руководства, в этом случае в уставе оговорены права директора.

Руководство. В этом разделе указывается, какие заместители у руководителя должны быть, на кого возлагают какой участок работы, какие отделы и службы «им подчиняются».

Взаимоотношения и связи. Здесь описываются возможные контакты с другими юридическими лицами.

Производственно-хозяйственная деятельность. Здесь описывается порядок реализации продукции, цены по которым реализуется товар, распределение прибыли и т.д.

Имущество и средства. В этом разделе характеризуются основные и оборотные средства и источники их создания, характер использования, замены и модернизации.

Контроль, проверка и ревизия. Здесь оговаривается, по каким направлениям, в какие сроки должна проводиться проверка ревизии, контроль, кто будет осуществлять.

Реорганизация и ликвидация предприятия. Здесь оговаривается, в каких случаях предприятие может быть ликвидировано или в нем могут быть произведены изменения.

Размещено на Allbest.ru