Документационное обслуживание как основная функция обеспечения управления

Размещено на http://allbest.ru/

Размещено на http://allbest.ru/

Содержание

Введение

Основные понятия управления. Процесс принятия управленческих решений

Нормативно - методическая база ДОУ

Значение документационного обеспечения управления

Заключение

Список использованной литературы

Объяснительная записка

Введение

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Работа с документацией - основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.д.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Четкое оформление и работа с документами гарантируют организации ее устойчивое положение в бизнесе, так как документ, т.е. зафиксированная информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны налоговых органов, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Основные понятия управления. Процесс принятия управленческих решений

управленческий делопроизводство нормативный документ

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением.

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме.

Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к принятию малообоснованных, неверных или ошибочных управленческих решений.

Документ - согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизиты - это элементы, составляющие каждый документ (наименование, автор, текст, дата, подпись и т.д.).

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами.

Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа определяет его бесспорность.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.

Степень подлинности документов - это в управленческой практике разделение документов на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ - это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их расположения. Она изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют разные управленческие функции. Некоторые функции управления являются типовыми, присущими любому аппарату управления - например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование и др. Другие функции могут выполняться каким-либо управленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению создаваемого изделия (в данном случае документа).

Стандартизация - сложный процесс. Ее элементами являются типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой - виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Нормативно - методическая база ДОУ

Нормативно - методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Главный принцип функционирования делопроизводства заключается в том, что записи информации производятся на различных носителях по установленным правилам.

Вопросы выдвижения и учета документов с момента их издания или получения до завершения исполнения или отправления определяются термином документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

Исходным понятием делопроизводства является понятие документа. документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, предприятия.

Нормативно - методическая база ДОУ включает в себя:

1) законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

2) государственные стандарты на документацию;

3) нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

4) государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

5) указы и распоряжения Президента РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

6) классификаторы социальной и технико-экономической информации;

7) унифицированные системы документации;

8) правовые акты федеральных органов исполнительной власти (агентств, служб и др.);

9) нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Значение документационного обеспечения управления

Чтобы произвести какую-либо продукцию хотя бы на одном предприятии, нужно распределить работы, согласовать усилия многих людей, грамотно дать задания специалистам и группам. Ведь каждый человек является специалистом в своей области, но только все вместе могут возводить здания, создавать автомобили, самолеты, выращивать, сохранять и реализовывать урожай. Причем часто отдельные детали и узлы конечной продукции производятся на разных предприятиях, в разных городах, а иногда и в разных странах.

Своевременность получения и достаточность информации - залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности. Объемы информации в мире каждые 3-5 лет удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране ежегодно появляется масса новых организация, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями и обмена товаров и услуг, стали субъектами и объектами передачи информации.

Информация - важнейший товар: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получит своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время, сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития современного общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому это общество называют «информационным».  Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и средства массовой информации, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Особое внимание стран с развитым рынком и проблемам информации подтверждается законодательными актами, высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники.

О значении, придаваемом делопроизводству в современной России, говорит такой факт: «Правительство Москвы в 1993 г. приняло постановлением «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а мэр Москвы издал распоряжение «Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу». Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минимальных окладов - за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; до 28 минимальных окладов - за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел).

Органы Росархива имеют законное право контролировать порядок осуществления делопроизводства и соблюдения нормативных требований в этой области на любом предприятии и в любой организации РФ (Положение об архивном фонде РФ и о Государственной архивной службе, утвержденные Указом Президента).

Заключение

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний.

Уровень, качество этого обеспечения определяет оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы - целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).

Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления (ДОУ) требует внимания руководителя и понимания им важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, организатором производства и управления и в этом смысле обязан уделять внимание ДОУ, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством, а с другой стороны, руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому ему необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.

В силу несовершенства человеческой нравственности, преобладания у человека тяги в первую очередь своих интересов, остается необходимость закреплять принимаемые решения в документах, имеющих юридическую силу и позволяющих обеспечить защиту, гарантию, соблюдения интересов взаимодействующих сторон. Рассказы об устных сделках, совершавшихся русскими купцами в прошлом веке, не включают обычно упоминания о наличии купеческих гильдий, вступление в которые было сопряжено с проверкой на честность и поручительством других членов гильдии. Исключение из гильдии за нарушение данного слова вело к потере клиентуры и разорению «разгильдяя». Устные же доверенности современных зарубежных бизнесменов подкрепляются, как правило, составлением юристами фирм - участников сделки - полноценного коммерческого соглашения.

Список использованной литературы

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие/ М.И. Басаков. - Изд. 2-е испр. и дополн. - Ростов н/Д: Феникс, 2008. - 473, (l) с. - (Справочник).

2. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учеб. пособие для учащихся нач. проф. учебных заведений/ Л.А. Ленкевич. - М.: Издательский центр «Академия», 2007. - 224 с.

3. Лукьянчук У.Р. Делопроизводство (Хочу все сдать!)/ У.Р. Лукьянчук. - М.: Юрайт-Издат, 2007. - 205 с.

4. Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие (Высшее образование)/ А.А. Раздорожный. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 304 с.

5. Рогожин М.Ю. Экспресс-курс секретаря (+CD) (Серия современный офис-менеджмент)/ М.Ю. Рогожин. - СПб.: Питер, 2008. - 288 с.:ил.

Объяснительная записка

Московский политехнический техникум

Директору Московского политехнического техникума Комитета социальной защиты населения г.Москвы Г.И.Рудину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

20.06.2012г. № 111

О причинах нарушения сроков выполнения работы В. Н. Ивановой

Принять экстренные меры. В кратчайший срок окончательно согласовать вопрос выдачи готовых дипломов Госзнаком РФ. Причины, указанные в объяснительной, признать уважительными. Дисциплинарное взыскание не применять. Рудин 20.06.2012г.

На данный момент Госзнак РФ нарушил сроки выполнения заказа на печать дипломов. Заявка на печать 250 дипломов была подана мной 13 марта 2012 года (исх. № 35). Срок вручения дипломов выпускникам политехникума согласован с Вами и назначен на 30 июня 2012 года.

На родительском собрании, проходившем 25 мая 2012 года в актовом зале политехникума, многие выпускники и их родители выразили обеспокоенность, что студенты, желающие продолжить образование, не имея дипломов об окончании политехникума, не смогут подать заявление в высшее учебное заведение в установленные сроки. В связи с этим, учебной частью политехникума было принято решение о выдаче студентам вместо дипломов справки о получении среднего образования.

В силу вышеуказанных обстоятельств, вопрос предоставления отчетных документов отложен до разрешения ситуации по выдачи дипломов выпускникам политехникума.

Об окончательном урегулировании данного вопроса обязуюсь доложить незамедлительно.

Размещено на Allbest.ru