Особливо важливим в умовах активної інформатизації виробничо-господарської діяльності підприємства оцінювати якість інформації, яка набуває характерних рис стратегічного ресурсу управління. Інформація відіграє ключову роль в процесі ухвалення рішень щодо досягнення управлінської мети, а великий обсяг її на підприємствах обумовлює актуальність досліджень, пов'язаних з оцінкою її якісного рівня, що дозволить виявити надлишкові дані.

Одним з головних чинників забезпечення ефективності системи управління виробничо-господарською діяльністю підприємства є інформаційна підтримка управлінських рішень. Саме наявність якісної та повноцінної системи інформації на підприємстві обумовлює раціональний вибір при прийнятті управлінського рішення. Проте, навіть в умовах бурхливого розвитку інформаційних технологій та активного впровадження програмного забезпечення системи управління підприємством, існує багато проблем і критики відносно якості й ефективності інформації.

В сучасних умовах інформаційної насиченості велике значення набувають якісні характеристики інформації, які повинні забезпечувати високий рівень інформаційного забезпечення, і, як наслідок, ефективність управлінських рішень. У науковій літературі акцентується увага на важливості досліджень якісних характеристик управлінської інформації, проте ця проблема зараз не досить досліджена.

Серед основних якісних характеристик, що повинні бути властиві будь-якій управлінській інформації, можна зазначити достовірність, об'єктивність, повноту, своєчасність, суттєвість. Проте навіть наявність всіх перерахованих якісних характеристик у достатній мірі не завжди забезпечує ефективність використання управлінської інформації на підприємстві.

У теорії інформації основною якісною характеристикою інформації, яка пов'язана безпосередньо з ефективністю її використання, вважається цінність інформації. Саме цінність інформації повинна лежати в основі оцінки ефективності використання управлінської інформації у процесі прийняття управлінських рішень на підприємстві. Можна вважати цінність управлінської інформації узагальненим показником її якості, який характеризує наявність у достатній мірі інших характеристик, що показано на рис.1.

Рис.1 - Якісні характеристики управлінської інформації

Доцільним є створення алгоритму здійснення оцінки цінності інформації, який би відобразив етапи формування інформаційної бази для оцінки якісних характеристик та послідовність оцінки з урахуванням особливостей кожної якісної характеристики. Алгоритм здійснення оцінки цінності інформації представлено на рис.2.

Приведений алгоритм засновано на формулі цінності інформації:

Ц=Сі*Рі* (Ді+Оі+Пі)

де:

Ці - цінність і-го виду інформації;

Сі - своєчасність і-го виду інформації;

Рі - релевантність і-го виду інформації;

Ді - достовірність і-го виду інформації;

Оі - об'єктивність і-го виду інформації;

Пі - повнота і-го виду інформації.

Використання запропонованої формули передбачає, що інформація може бути нецінною (Ці=0) лише за трьох умов:

- інформація отримана в момент, коли суб'єкт не має потреби в цих даних (Сі=0);

- інформація не стосується управлінського завдання, що вирішується (Рі=0);

- інформація одночасно не має ознак ні достовірності, ні об'єктивності, ні повноти ( (Ді=0) + (Оі=0) + (Пі=0) =0).

Починати оцінку цінності інформації необхідно з визначення управлінської мети, для досягнення якої використовується інформація, яка повинна мати критерій вартісної оцінки. Отже першим етапом в алгоритмі здійснення комплексної оцінки цінності інформації є визначення ієрархії цілей та завдань, які постають на підприємстві в процесі здійснення виробничо-господарської діяльності та управління нею (Блок 1). Один вид інформації має різний ступінь цінності при використанні для досягнення двох окремих управлінських цілей. Перелік цілей та завдань є індивідуальний для кожного підприємства, та визначається стратегічної направленістю його діяльності.

Рис.2 - Алгоритм здійснення комплексної оцінки цінності інформації

Кожне з завдань повинно бути деталізовано із закріпленням за відповідальною особою відповідно до організаційної структури управління, центрами відповідальності або технологічного процесу виробництва. Ієрархія цілей, створена за цими критеріями, полегшує визначення відповідальних осіб за вирішення встановленого управлінського завдання. Такі відповідальні особи є виробниками управлінських рішень та основними споживачами інформації.

Необхідність визначення відповідальних осіб у блоці 1 алгоритму обумовлено особливостями оцінки якісних характеристик релевантності, повноти та своєчасності. Ознаки цих характеристик отримують оцінку в залежності від особи, що приймає рішення, та ситуації, в якій він опиняється на момент вирішення завдання. У зв'язку з тим, що відповідальні особи за вирішення управлінського завдання споживають інформацію для досягнення мети управління, такий персонал було визначено як "споживачі інформації".

Блок 3 алгоритму передбачає визначення під кожне управлінське завдання набору необхідної інформації. Так, наприклад, для вирішення завдання зниження витрат на основні матеріали особі, що приймає рішення необхідно знати норми використання матеріалів, фактично використані матеріали за період, що аналізується, ціни на матеріали за постачальниками, реальних та потенційних постачальників та умови домовленостей з цими постачальниками.

Наступним етапом здійснення оцінки є ідентифікація джерел для отримання необхідної інформації (Блок 4), що забезпечує визначення переліку джерел інформації для вирішення відповідного управлінського завдання. В залежності від складності документообігу на підприємстві перелік цих джерел може змінюватись, однак, основними видами джерел отримання інформації є регістри бухгалтерського та управлінського обліку. Завдяки визначенню переліку джерел отримання необхідної інформації, можливо визначити джерела, що дублюють інформацію (Блок 5). Адже деякі дані можуть відображатися одночасно в деяких документах, але якість цієї інформації може бути різною в залежності від особливостей формування її у відповідному джерелі. У блоці 6 алгоритму оцінки цінності необхідно визначити відповідальних за створення та відображення інформації у відповідних джерелах. Виокремлення цього блоку визвано, специфікою оцінки якісних характеристик. Відповідальні за формування інформації - це особи, які відповідають за оформлення документу та відображення в ньому відповідної інформації, та були визначені як виробники інформації. Оцінка достовірності та об'єктивності інформації здійснюється в залежності від професіоналізму виробника інформації, його особистої зацікавленості у даних та інших ознак, що пов'язані саме з персоналом, що формує інформацію.

На цьому закінчується етап підготовки до здійснення оцінки цінності інформації, після чого починається етап безпосередньо оцінки. У блоці 7 проводиться оцінка достовірності (Ді) та об'єктивності (Оі) джерел інформації відповідно до таблиць їх бальної оцінки.

Особливості формування та споживання інформації обумовлює різні підходи до оцінки якісних характеристик. Оцінка характеристик своєчасності, релевантності та повноти інформації залежить від потреб та завдань споживача інформації. Тому ці якісні характеристики інформації, що була отримана з одного джерела, будуть мати різні рівні оцінки в залежності від мети її використання. У зв'язку з цим, оцінку своєчасності, релевантності та повноти доцільно здійснювати відповідно до мети. А достовірність та об'єктивність інформації залежить лише від процесу її формування та виробника, оцінка рівня цих ознак для інформації з одного джерела завжди буде мати однаковий рівень оцінки. А змінюватись оцінка достовірності та об'єктивності інформації буде в залежності від джерела її отримання та особливостей його формування. Тому доцільним є здійснення оцінки достовірності та об'єктивності не самої інформації, а її джерела. Блок 8 та 9 відображаються на блок-схемі алгоритму паралельно у зв'язку з тим, що оцінки цих характеристик не взаємопов'язана та може здійснюватися одночасно.

Якщо достовірність та (або) об'єктивність інформації дорівнює нулю, робиться висновок про необхідність підвищення вимог до виробників інформації та процесу її формування (перехід у блок 10), після чого процес оцінки продовжується (перехід у блок 11.). Отже, за результатами 8 та 9 блоків можливий перехід у блок 10, в якому проходить процес визначення причин низької достовірності та об'єктивності джерела інформації, що, по-перше, дозволяє визначити особу, що не забезпечила належний рівень інформації, по-друге, здійснити відповідні заходи щодо покращення достовірності та об'єктивності інформації.

У блоці 11 пропонується здійснення оцінки затребуваності (Зі) джерела інформації. Ступінь затребуваності джерела інформації - це кількість звернень до нього для вирішення відповідного управлінського завдання. Здійснивши таку оцінку, стає можливим визначення найбільш затребуваних джерел, які потребують високої якості, та джерел, які не використовуються для вирішення управлінського завдання. Якщо затребуваність джерела дорівнює 0, то робиться висновок, що інформація не відповідає управлінському завданню (перехід у блок 13), після чого подальша оцінка інформації є недоцільною (перехід у блок 22 "Кінець"). Якщо затребуваність не дорівнює нулю, тобто менеджери використовують це джерело для отримання інформації, то оцінка продовжується (перехід у блок 14).

Подальша оцінка здійснюється вже не на рівні джерел, а за видами інформації. Це пов'язано з тим, що джерела інформації можуть містити декілька видів інформації, які використовуються для вирішення різних управлінських завдань, а оцінка своєчасності, повноти та релевантності здійснюється та може змінюватися в залежності від управлінського завдання. Якщо своєчасність інформації дорівнює нулю (блок 15), то відповідно до формули цінність інформації також буде дорівнювати нулю (перехід у блоки 16, 17). В такому випадку робиться висновок про те, що інформації не приносить користь, подальша оцінка є недоцільною (перехід у блок 22 "Кінець"). Якщо своєчасність інформації не дорівнює нулю, здійснюється оцінка релевантності (Рі) (перехід у блок 18.) відповідно до її бальної оцінки.

управлінська інформація облікова аналітична

Якщо релевантність інформації дорівнює нулю (блок 19), то відповідно до формули (1) цінність інформації також буде дорівнювати нулю (перехід у блоки 16, 17). В такому випадку робиться висновок про те, що інформація не приносить користь, подальша оцінка є недоцільною (перехід у блок 22 "Кінець"). Якщо релевантність інформації не дорівнює нулю, здійснюється оцінка повноти (Пі) інформації (перехід у блок 20.) згідно з шкалою бальної оцінки повноти. Останнім етапом оцінки є оцінка безпосередньо комплексного показника цінності інформації (Ці) за формулою (1) та на основі шкали оцінювання якісних характеристик інформації.

Розроблені модель та алгоритм комплексної оцінки цінності інформації дозволяє проводити оцінку інформації, яку використовує управлінський персонал для вирішення завдань управління виробничо-господарською діяльністю за багатьма аспектами якості як на рівні формування інформації так і на рівні її споживання. На основі оцінки цінності інформації, її елементів в якості якісних характеристик та їх ознак, стає можливим здійснення аналізу причин отримання неякісної інформації та усунення недоліків у процесі її формування.

Оцінку цінності управлінської інформації на підприємстві також доцільно проводити через показники, що характеризують ефективність діяльності. Ефективність діяльності підприємства характеризують різні показники, серед яких і абсолютне значення чистого прибутку, і відносні показники рентабельності. Проте, на нашу думку, найкращий показник, що характеризує ефективність діяльності підприємства за всіма аспектами, - показник доданої вартості.

Підвищення ефективності діяльності, тобто приріст доданої вартості, можна забезпечити двома шляхами: економією уречевленої праці; збільшенням виручки від реалізації продукції.

Таким чином, отримуємо основні критерії прийняття управлінських рішень при використанні інформації, через які можна виразити цінність управлінської інформації.

Цінність управлінської інформації можна виразити через приріст доданої вартості або економію витрат уречевленої праці, яка, в свою чергу, виражається економією матеріальних витрат і амортизацією необоротних активів. Далі ці показники можливо розкласти на зіставні елементи для більш детального аналізу.

Дане твердження можна представити у вигляді формули:

ЦУІ = ДДВt = Eмвt + Ea,

де ЦУІ - цінність управлінської інформації в період t;

Д ДВt - приріст або втрата доданої вартості в періоді t;

Емвt - економія матеріальних витрат в періоді t;

Еа - економія амортизації в періоді t.

Виходячи із запропонованої формули, менеджери підприємств при обробці інформації повинні орієнтуватися на результат використання цієї інформації. Якщо у результаті використання конкретного виду управлінської інформації вдається досягти приросту доданої вартості або запобігти її втратам, тоді даний вид інформації можна вважати цінним (ефективним) і час, витрачений на її обробку, вважати доцільним.

Перелік посилань на джерела