Телефонное интервью

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГОУ ВПО «ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Институт ветеринарной медицины и зоотехнии

Реферат

По теме: «Телефонное интервью»

Выполнила: студентка 5 курса

ИВМЗ группа 2227

Капитонова О.В.

Проверил: Болтенков

Благовещенск, 2012 г.

Содержание

Введение

Что такое телефонное интервью

Будьте готовы к интервью

Прорепетируйте свое телефонное интервью

Специфика телефонного интервью

Если отказ, то вежливый

О чем спрашивать? Задачи рекрутера

Достоинства методики «телефонное интервью»

Недостатки методики «телефонное интервью»

Телефонный опрос физических лиц

Телефонный опрос юридических лиц

Проверка рекомендаций и представленных в резюме данных

Заключение

Источники

Приложение

Введение

Минимальный набор действий на собеседовании с потенциальным соискателем включает три составляющих: телефонное интервью, первый (или формальный) этап собеседования и заключительные переговоры с лучшими кандидатами. Сокращать процедуру подбора не рекомендуется: это могут делать только те работодатели, которые либо подбирают низкоквалифицированный персонал на временные позиции, либо готовы серьезно рисковать. проведение методика телефонный интервью

Далее рассмотрим первый этап процедуры подбора кадров на работу - телефонное интервью.

Что такое телефонное интервью?

Телефонное интервью (phone interview) - индивидуальное интервью, которое проводится по телефону. Методом телефонного опроса можно собирать информацию как по физическим лицам (жителям города, потребителям определенного товара и т.п.), так и по юридическим лицам (руководители, менеджеры организаций и т.п.)

Для проведения опроса по телефону используется база телефонных номеров (для юридических лиц) или список случайных телефонов, сгенерированных специальным программным обеспечением (для физических лиц).

Телефонное интервью - это, как правило, первый этап знакомства представителей кадровых служб с соискателями, позволяющий сэкономить время и тем, и другим. Разумеется, таким способом невозможно оценить кандидатов с большой долей вероятности, однако предоставляется хорошая возможность составить о них первое впечатление, убедиться в их заинтересованности в конкретной вакансии, а также отсеять часть претендентов, которые явно не соответствуют ожиданиям работодателя. А при региональном (дистанционном) подборе персонала телефонное собеседование является просто обязательным.

Будьте готовы к интервью

Подготовьтесь к телефонному интервью так, как бы Вы готовились к обычному интервью. Выберите нужную информацию и составьте список ваших сильных и слабых сторон. А также, план, который поможет быть готовым отвечать на вопросы о биографических данных и квалификации.

- держите резюме «наготове», на поверхности вашего стола, или прикрепите его к стене рядом с телефоном, так чтобы оно было у вас под рукой, когда нужно будет отвечать на вопросы по телефону;

- также, составьте короткий список ваших достижений, доступный для обзора;

- держите под рукой ручку и листок бумаги, для записей;

- отключите услугу ожидания вызова, чтобы Ваш звонок не прерывался;

- если Вам позвонили в неудобное время, попросите о другом времени разговора;

- выведите из комнаты детей и животных. Выключите приборы, издающие звуки и закройте дверь;

- лучше пользоваться стационарным телефоном, нежели мобильным, так как с ним могут возникнуть проблемы во время разговора.

Прорепетируйте свое телефонное интервью

Говорить по телефону не такая легкая задача, как кажется на первый взгляд. Поэтому практика никогда не помешает. Вы можете воспользоваться другом или членом семьи, чтобы провести фиктивное интервью и используйте записывающее устройство, чтобы со стороны послушать, как Вы говорите. Это даст Вам возможность услышать свои восклицания, мычания, постоянно повторяющиеся «слова паразиты» и Вы сможете уменьшить их количество в ходе репетиций. Также Вы сможете повторить ответы, на типичные вопросы.

Во время интервью:

- не курите, не пейте, не жуйте, не ешьте;

- можете держать стакан воды под рукой, на случай, если нужно будет смочить горло;

- улыбайтесь. Улыбка меняет речь и делает ее позитивной;

- говорите спокойно, четко проговаривая слова;

- используйте личное обращение по имени отчеству. За исключением случаев, когда интервьюер сам просит называть его по имени;

- не перебивайте;

- не торопитесь, это вполне приемлемо взять минутку для размышления, чтобы собраться мыслями для ответа;

- старайтесь отвечать коротко;

- помните, что цель - добиться, чтобы Вас пригласили на личную встречу;

- для того, чтобы звонки от рекрутеров не заставали Вас врасплох, предварительно укажите удобное для вас время в резюме;

После интервью:

- сделайте пометки о том, какие вопросы были Вам заданы и как Вы на них ответили;

- помните о словах благодарности. [1].

Считается, что интервью по телефону помогает проверить истинность информации, указанной в резюме. «Очень часто соискатель некорректно отображает свои навыки и компетенции, а уж тем более не может достоверно свидетельствовать о его мотивации и личностных качествах.

К тому же нередки случаи, когда кандидаты слегка "корректируют" информацию. Так, "свободный" английский иногда оказывается разговорным, а то и базовым. Не поговорив с человеком, этих сведений не выяснишь, в то время как опытный рекрутер уже на этапе беседы по телефону может определить, насколько кандидат будет интересен потенциальному работодателю».

Средняя продолжительность собеседования по телефону составляет обычно 10-20 минут. При региональном подборе кадров - от 40 минут до одного часа.

Если работодатель указал в объявлении временной интервал для обращений, то соответственно время звонка соискателя позволит оценить организованность и пунктуальность последнего. Если же период не обозначен, то звонить по поводу работы лучше с 10.30 до 13.00 и с 15.00 до 17.30.

Специфика телефонного интервью

Специфика интервью по телефону заключается в отсутствии зрительного контакта с собеседником. С одной стороны, отпадает необходимость заботиться о внешней презентации, с другой - вы лишены возможности перенести внимание оппонента на отвлеченные темы, к тому же многим именно деловой костюм и другие детали внешнего вида придают уверенность в собственных силах. Телефонная связь может исказить тембр голоса, но не в силах повлиять на интонацию и манеру ведения переговоров, поэтому обратите внимание на следующие важные детали.

Постарайтесь при первом телефонном контакте с работодателем избежать двух крайностей: не говорите слишком быстро, пытаясь уложиться в одну минуту в процессе проведения мини-презентации, но в то же время и не преувеличивайте вашу скромность, не робейте, общаясь с представителями кадровой службы.

Не перебивайте собеседника на другом конце провода, когда он, в свою очередь, начнет вам представлять компанию и рассказывать об условиях работы.

Если вы что-то не поняли или не расслышали, не бойтесь уточнить, переспросить. Такое поведение гораздо лучше, чем потом краснеть на повторном собеседовании, оправдываясь, что эту часть вы прослушали, и ссылаться на плохое качество связи.

Консультанты по развитию карьеры советуют проводить телефонное интервью стоя. Такой психологический прием помогает говорить громче и уверенней. [4]

Если вы забыли или не успели что-то спросить, то сразу перезванивать и уточнять не рекомендуется. Такое поведение может навести рекрутера на мысль о вашей неорганизованности, рассеянности. На формирование мнения о кандидате могут также повлиять различные звуки, связанные с жилищно-бытовой обстановкой, уличные шумы. Исходя из сложившейся ситуации, рекрутер, во-первых, оценит, насколько серьезно соискатель относится к данному виду переговоров, а во-вторых, с большей долей точности составит психологический портрет претендента. Так, один работник службы персонала приводит в пример случай, когда собеседование по телефону проходила девушка, и было слышно, что в переговорах принимает участие третье лицо. Это была ее мама, активно подсказывающая дочери ответы на вопросы.

Если отказ, то вежливый

Если инициатива звонка исходит не от вас, а от нанимателя, а вам в этот момент неудобно разговаривать (не имеет значения, по каким причинам: плохо себя чувствуете, напряженная рабочая атмосфера, деловые переговоры), или вы просто психологически не готовы к собеседованию, то лучше всего перенести телефонное интервью. Ответ, возможно, сформулировать следующим образом: «Спасибо вам за то, что обратили внимание на мою кандидатуру, благодарю за звонок. Ваше предложение меня очень заинтересовало, но, к сожалению, я не могу сейчас разговаривать - мне нужно уходить через пять минут. Будет ли достаточно такого времени на разговор, или можно перезвонить вам в другое время?» Таким образом, вы достаточно четко выразите свою заинтересованность в вакансии, честно предупредите об имеющемся у вас в запасе времени и согласуете срок следующего звонка.

Если по итогам телефонного разговора вы сразу получите отказ или поймете, что сами не заинтересованы в данной позиции, то обязательно поблагодарите вашего собеседника за приятный разговор и выразите надежду на возможность сотрудничества в будущем. Опыт ведения телефонных переговоров с работодателем, как и любой другой навык, приобретается не сразу. Чем больше телефонных звонков вы сделаете, тем будете увереннее себя чувствовать от раза к разу и, следовательно, меньшее число ошибок допустите. Это тот самый случай, когда количество неизбежно переходит в качество. [3]

О чем спрашивать? Задачи рекрутера

Для телефонного интервью, как правило, используют закрытые вопросы, то есть предполагаются точные ответы "да" или "нет". Если задается открытый вопрос: "С какими программами вы работали?" - то человек в первую очередь называет те, с которыми он чаще имел дело, и вероятнее всего, что на последнем месте будет та программа, опыт работы с которой самый маленький. Можно спросить и по-другому, например: "Сколько лет Вы работали с «1С»?"

Если вы точно знаете, что нужен человек, который работал в «1С» версия 7.7, а времени для обучения или освоения у него не будет, то задайте открытый вопрос: "Какой у вас опыт работы на компьютере и с какими программами?" (А не закрытый: "Есть ли у вас опыт работы с «1С» версия 7.7?") Открытые вопросы необходимо задавать кандидатам на те позиции, которые предполагают общение с клиентами и требуют развитой речи.

Стоит продублировать вопросами по телефону наиболее важную и принципиальную для вашей компании часть информации. (См. Приложение) Это может быть знание нужных вам программ, график работы, условия и зарплата. Например, не всегда нужно приглашать людей, которые явно не попадают в ваши ценовые ожидания. Когда разница в $50-100, пригласить и договориться еще можно. Но если разница в два-три раза (а на многие вакансии это так и есть, причем часто никоим образом не связано с квалификацией), тогда лучше не тратить свое время и время кандидата.

Что нужно рассказать о компании? Безусловно, кандидату надо давать первичную информацию о компании. То есть у вас должны быть ответы на вопросы, которые чаще всего задают люди по телефону, потому что хорошие кандидаты тоже имеют несколько предложений и выбирают так же, как и компании. Помните о том, что времена, когда "не хотите - у меня очередь на улице", уже миновали. Профессионалы выбирают, оценивают, принимают решения. И на сегодняшний день иногда конкурс между компаниями идет за сотрудников. И этот конкурс надо выиграть.

«Какого уровня оплата?», «Где вы находитесь?», «Сколько лет существует компания?», «Какой основной бизнес?», «Почему возникла вакансия?». На последний вопрос компании вообще чрезвычайно редко отвечают правдиво. Конечно, можно сказать, что компания развивается, растут продажи - это очень хорошая позиция. А если это не так и кандидат (ставший потом вашим сотрудником) узнает об этом, то как компания будет выглядеть в его глазах? Даже если у вас уволился человек или не подошел - это разве секретная информация? А для кандидата этот момент может быть очень важен.

Достоинства методики «телефонное интервью»

· оперативность проведения;

· возможность охвата большой выборки в сжатые сроки;

· сравнительно низкая стоимость: телефонный опрос - один из самых недорогих методов исследования;

· возможность опроса труднодоступных респондентов;

· высокая степень контроля качества работы интервьюера;

Недостатки методики «телефонное интервью»

· затруднён контроль понимания и искренности респондента;

· невозможно использовать визуальные материалы (образцы, карточки с вариантами ответов);

· ограниченная продолжительность интервью - обычно не более 15-20 минут;

· нежелание респондентов отвечать на интимные, деликатные вопросы;

· невозможно собрать глубинную информацию или мнения респондентов по широкому кругу вопросов;

· телефонные опросы физических лиц могут проводиться только в населённых пунктах с высоким уровнем телефонизации, в противном случае выборка будет нерепрезентативной;

Телефонный опрос физических лиц

Когда следует проводить телефонное интервью физических лиц?

Метод представляет собой опрос конечных потребителей по телефону по формализованной анкете. Для прозвона используются либо базы номеров квартирных телефонов (справочники ГТС), либо список случайным образом сгенерированных телефонных номеров с учётом ёмкости каждой АТС. Респондент в семье отбирается по случайному критерию. При необходимости, например, если номер не отвечает или респондент занят, по этому телефону проводится несколько повторных звонков в разные дни недели и в разное время суток.

Телефонный опрос юридических лиц

Когда следует использовать телефонное интервью юридических лиц?

В ходе телефонного опроса имеется возможность получать оперативную информацию по вопросам, на которые могут ответить в организациях работники невысокого ранга (секретарь, помощник, оператор и т.п.). При телефонном опросе юридических лиц практически невозможно получить достоверную информацию по некоторым вопросам (доходы организации, ее поставщики и клиенты).

На подготовительном этапе на основе доступных баз данных составляется список телефонных номеров юридических лиц. Затем по списку ведется поиск юридических лиц, соответствующих критериям исследования. Критериями могут служить: вид деятельности, размер штата, наличие определенной товарной группы в ассортименте и т.п. [2]

Проверка рекомендаций и представленных в резюме данных

Прежде чем начинать собирать биографические данные соискателя из внешних источников, необходимо заручиться его письменным разрешением. Это делается для того, чтобы исключить возможные юридические проблемы в дальнейшем.

Проверка рекомендаций

Получить правдивые рекомендации довольно сложно. Обычно соискатели в качестве контактных лиц предпочитают называть людей, которые рассказывают о них только хорошее. Если все же вам удалось получить негативный отзыв о кандидате, то это еще не означает, что этот человек плохо проявит себя в работе. В любом случае, следует дать возможность соискателю объяснить не самые лучшие моменты в своей биографии. Проверка рекомендаций должна быть проведена, по возможности, для всех кандидатов. Попросите каждого кандидата представить от четырех до шести референтов, с которыми можно связаться, - предыдущих работодателей, руководителей, лидеров или членов профессиональных ассоциаций, подчиненных и коллег. Составьте заранее список относящихся к работе вопросов для референтов, подразумевающих конкретные примеры достижений и особенностей поведения соискателя.

Заключение

Шансы соискателей, которые преодолели первый барьер в виде телефонного интервью, значительно повысятся, если отнестись к этому виду собеседования так же серьезно, как и к очной встрече с рекрутером.

Интервью по телефону помогает проверять истинность информации, указанной в резюме. Время звонка соискателя позволяет оценивать организованность и пунктуальность последнего.

Как и на любом другом интервью, необходимо быть готовым не только отвечать, но и самим задавать вопросы, что поможет убедить работодателя в заинтересованности соискателя получить работу в его компании.

Источники

1. онлайн-журнал HEADHUNTER::Magazine (2005-2006 гг.).

2. Роман Крецул, Интернет-журнал «Кадровый менеджмент»

Приложение

Образец (вариант заполнения) бланка телефонного интервью (вакансия - бухгалтер)

Имя: ___________________________________________________

Телефон для связи: _______________________________________

Образование: ____________________________________________

Дополнительное образование: ______________________________

Аттестат профессионального бухгалтера: (Да/Нет)

Опыт работы в бухгалтерии, лет: ____________________________

Бухгалтерия, сколько лет: (Опт/Розница, Производство/Торговля)

________________________________________________________

Налоговые проверки: (Да/Нет)

С какими компьютерными программами работал? _______________

____________________________________________________________

__________________________________________________________

График работы: ____________________________________________

Ожидаемая зарплата: ________________________________________

Размещено на Allbest.ru