Эффективное управление проектом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Управление проектом -- это применение знаний, навыков, инструментов и методов для планирования и реализации действий, направленных на достижение поставленной цели в рамках проектных требований.

На протяжении многих веков человечеству приходилось реализовывать множество проектов. Возрастающая сложность проектов, с одной стороны, и накопленный опыт управления, с другой, сделали необходимым и возможным создание идеологии и методологии управления проектами. Бурное развитие кибернетики, теории управления и исследования операций в середине 20 столетия позволило создать ряд формальных моделей и тем самым заложить систематическую научную основу управления проектами.

Управление проектом предполагает использование дух методологий: традиционной и методологии PMI.

Управление проектом состоит из четырех основополагающих процедур:

· Определение среды проекта.

· Формулирование проекта.

· Планирование проекта.

· Техническое выполнение проекта (за исключением планирования и контроля).

· Контроль над выполнением проекта.

Важным этапом в осуществлении управления проектом является составление бизнес-плана. Бизнес-план - это эффективный инструмент планирования проектно-инвестиционных мероприятий в соответствии с потребностями рынка в условиях изменяющейся внешней среды.

Для того, чтобы бизнес-план был успешно реализован в жизнь, необходимо знать, актуален ли данный проект на конкретном рынке или нет.

1. Сущность, понятие управления проектами

Проектное управление, как научная дисциплина, зародилось около полувека назад. За прошедший период ее основателям и последователям удалось добиться значительных успехов - были выработаны фундаментальные понятия, сформулированы основные принципы ведения проектной деятельности, дано развернутое описание структуры проекта. В то же время говорить об окончательном становлении этой области человеческих знаний пока рано. Экономические условия постоянно эволюционируют, и вместе с ними трансформируются подходы к проектному управлению.

Прежде чем перейти к непосредственному раскрытию проблем проектного управления, раскроем ряд связанных между собой понятий «управление», «проект» и «управление проектом».

Существует множество определений управления. Понятие «управления» можно рассматривать как

· науку (систему упорядоченных знаний в виде концепций, теорий, принципов, способов и форм управления);

· искусство - способность эффективно применять данные науки управления в конкретной ситуации;

· функцию - целенаправленное информационное воздействие на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты;

· процесс - совокупность управленческих действий, которые обеспечивают достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на "входе" в продукцию на "выходе";

· аппарат - совокупность структур и людей, обеспечивающих использование и координацию всех ресурсов социальных систем для достижения их целей.

Согласно словарю Даля можно дать определение проекта: проект (франц. план, предположение, предначертание) - задуманное, предположенное дело, и самое изложение его на письме или в чертеже. Проектировать (франц. задумать, загадать) - сообразить и предположить к исполнению.

Таким образом, управление проектами (англ. project management) -- область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются определённые цели, а также оптимизируется использование ресурсов (таких как время, деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.) в рамках некоторого проекта (определяющего конечный результат и ограничение по времени и/или другим ресурсам).

Все проекты можно охарактеризовать по степени сложности и неопределенности. Управление проектом - это управление деятельностью по проекту, осуществляемое посредством планирования и выполнения работ, координации действий специалистов и организаций, участвующих в проекте. Управление проектом состоит из пяти основных процедур, четыре из которых относятся к планированию и контролю выполнения проекта:

· Определение среды проекта.

· Планирование проекта.

· Техническое выполнение проекта (за исключением планирования и контроль

· Контроль над выполнением проекта.



В общем виде этапы планирования и управления проектом можно обрисовать в схеме (см. рис.1).

Данная методология управления проектом является традиционной. Существует также процедура управления проектом по методологии PMI. Он включает в себя следующие этапы:

· Определение требований к проекту;

· Постановка чётких и достижимых целей;

· Балансирование конкурирующих требований по качеству, возможностям, времени и стоимости;

· Адаптация спецификаций, планов и подходов для нужд и проблем различных стейкхолдеров.

Проект, по сути, состоит из следующих структурных элементов:

1. Цель проекта. Конечный результат, выход, продукция, определяемая в терминах затрат, качества и времени реализации.

2. Сложность. Для достижения целей проекта необходимо решить множество задач. Отношения между задачами могут быть довольно сложными, особенно, если в проекте много задач.

3. Уникальность. Проект - это разовое начинание, которое не будет повторяться. Даже “повторяющиеся” проекты, например, по строительству еще одного предприятия по той же проектной документации, значительно отличаются друг от друга использующимися ресурсами и средой реализации.

4. Ограниченность во времени. Проект имеет начало и конец. Для его реализация необходима временная концентрация ресурсов. По минованию надобности, ресурсы используются на другие цели.

5. Жизненный цикл. По мере реализации проекта, изменяется потребность в тех или иных ресурсах. Это изменение идет в определенной предсказуемой последовательности.

Все проекты можно разделить по принципам сложности (размеры, стоимость, количество участников) и неопределенности (достижение целей, затраты, сроки, качество).

Неопределенность - влияет на планирование.

Сложность - влияет на управление проектом.

По сути, методология PMI - это усовершенствованный традиционный подход, преобразованный с учетом требований, предъявляемых к управлению проектами сегодня. Поэтому, чтобы рассмотреть подетально каждую процедуру управления проектом, воспользуемся традиционной методологией. [15, с.138]

Этап 1. Понимание среды проекта. Среда проекта состоит из факторов, которые могут оказать влияние на проект в ходе его выполнения (экономические, политические, внутрифирменные и прочие). Среда определяет способ реализации проекта:

· На масштабы и сроки выполнения одних проектов могут влиять другие проекты, выполняемые организацией.

· Среда проекта - главный источник присущей проекту неопределенности.

Этап 2. Формулирование проекта. В основе формулирования проекта лежат три элемента:

· Цели проекта - конечный результат;

· Задачи проекта - спектр работ по проекту;

· Стратегии - пути достижения цели.

Рисунок 2. Треугольник целей проекта

При управлении целями проекта используют классическую форму тройственности (см. рис.2), которая описывает баланс между объемом, стоимостью, временем и качеством. Качество было добавлено позже, поэтому изначально именована как тройственная ограниченность.

В том или ином проекте могут превалировать различные показатели цели.

Иной подход к управлению проектами рассматривает следующие три ограниченности: финансы, время и людской ресурс. При возникшей необходимости сокращения сроков (время), можно увеличить количество занятых людей для решения этой проблемы, что непременно приведет к увеличению бюджета (стоимость). За счет выполнения этой задачи быстрее можно избежать роста бюджета, уменьшая равную величину затрат в любом другом сегменте проекта.

Также во второй этап управления проектом входят определение спецификации проекта (в письменном и графическом виде приводится информация, используемая для определения результатов и сопутствующих условий) и стратегии проекта. Стратегия разбивает проект на этапы. Этапы разбивают проект на ограниченные временные промежутки. Этапы могут быть очень простыми: начальный, средний и конечный.

Этап 3. Планирование проекта. Это очень важная процедура, от которой в целом зависит дальнейший успех проекта. На этом этапе определяются такие важные критерии как:

· Стоимость и сроки проекта;

· Объем необходимых ресурсов;

· Распределение работ между участниками проекта и контроль результатов;

· Влияние на проект каких-либо изменений.

Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. Именно на этом этапе используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, средства назначения и гистограммы загрузки ресурсов. Как правило, план проекта не остается неизменным, и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации. Планирование осуществляется в пять шагов:



Рисунок 3. Планирование проекта.

Этап 4. Техническое выполнение проекта.

После утверждения формального плана на менеджера ложиться задача по его реализации. По мере осуществления проекта руководители обязаны постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с плановыми. К сожалению, в выполнении проекта можно быть абсолютно уверенным в том, что отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда. Поэтому, задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов.

Этап 5. Управление проектом - процесс связи теории (плана) с практикой (мероприятиями плана).

Управление проектом предусматривает принятие ряда решений:

· Как осуществлять мониторинг проекта на предмет его продвижения к цели.

· Как достичь показателей проекта, сравнивая текущие показатели с плановыми.

· Как вмешаться в проект, чтобы скорректировать его, привести в соответствие с планом.

2. Разработка концепции проекта

Любой инвестор, прежде чем вложить деньги задается вопросом:

в какой проект стоит вложить деньги (средства)?

сколько (хотя бы примерно) этих средств будет нужно?

когда вложенные средства начнут приносить доход?

сколько прибыли на вложенные средства можно получить?

и, наконец, если средства ограничены, а они зачастую ограничены, то где взять деньги для проекта?

Разработка концепции состоит из двух этапов:

Формирование инвестиционного замысла (идеи) проекта;

Анализ инвестиционных возможностей.

1. Формирование инвестиционного замысла (идеи).

Причины появления замысла и проектов:

Неудовлетворенный спрос;

Избыточные ресурсы;

Инициатива предпринимателей;

Реакция на политическое и социальное давление;

Интересы кредиторов и т.д.

Полученные на этапе формирования идеи проекта результаты оформляют в виде так называемого резюме проекта - аналитической записки, излагающей суть проекта

2. Анализ инвестиционных возможностей.

Этот анализ состоит из следующих этапов:

изучение прогнозов экономического и социального развития регионов осуществления проекта;

формирование инвестиционного замысла инвестора и изучение условий его осуществления;

предпроектное обоснование инвестиций, анализ альтернативных вариантов и выбор проекта;

подготовка вариантов о намерениях;

разработка предварительного плана проекта;

выбор и согласование места размещения объекта;

экологическое обоснование проекта и его экспертиза.

3. Структура проектного анализа

Любой проект должен быть рассмотрен со всех сторон (позиций):

технический анализ;

коммерческий анализ;

финансовый анализ;

экологический анализ;

организационный анализ;

социальный анализ;

экономический анализ;

структурный анализ.

Стоимость денег во времени

Проект разрабатывается задолго до реального начала осуществления проекта, сама реализация проекта может длиться годами и десятилетиями. Деньги же тратятся сегодня, и будут тратиться в течение долгого времени, а прибыль, которую мы ожидаем, появится не сразу. Но мы знаем, что выплаченная сегодня одна гривна стоит дороже обещания заплатить ее через год.

Разноценность национальной валюты во времени происходит по следующим причинам:

например, снижение покупательной способности и общее повышение цен;

процентный доход (если рубль отнести в банк);

риск (кредитор может не выполнить свои долговые обязательства)

В проектном анализе принят метод уравнивания разновременных денег, так называемое дисконтирование.

Будущая ценность сегодняшних денег.

Условия: Норма дисконта 10% годовых, Инвестируется 100 рублей.

Решение

Период предполагаемой работы инвестируемых денег	Сумма инвестиций, руб.	Коэффициент дисконтирования	Будущая ценность сегодняшних денег, руб.
-	100	1,1=1	100х1,1=100
1	100	1,1=1,1	100х1,1=110
2	100	1,1=1,21	100х1,21=121
3	100	1,1=1,33	100х1,33=133
4	100	1,1=1,46	100х1,46=146
5	100	1,1=1,61	100х1,61=161

Таким образом, будущая ценность сегодняшних денег определяется по формуле:

FVк=РV (1+E)Є

Где FVк - будующий доход на каждом шаге;

PV - настоящая сумма.

а - число лет;

Пример: Сегодняшняя ценность будущих денег. Условия те же.

Срок возврата денег	Долг, руб.	Коэффициент дисконтирования	Сегодняшняя стоимость возвращенного долга, руб.
Сегодня	100	1,1=1	100х1/1=100
1	100	1,1=1,1	100х1/1,1=100
2	100	1,1=1,21	100х1/1,21=83
3	100	1,1=1,33	100х1/1,33=75
4	100	1,1=1,46	100х1/1,46=68
5	100	1,1=1,61	100х1/1,61=62

Таким образом, сегодняшняя ценность будущих денег определяется:

FVк=

Эффективность проекта характеризуется рядом показателей, отражающих соотношение затрат и результатов применительно к интересам сторон, участвующих в проекте.

Различают следующие показатели оценки эффективности инвестиционного проекта:

показатели коммерческой (финансовой) эффективности, учитывающие финансовые последствия реализации проекта для его непосредственных участников;

показатели бюджетной эффективности, учитывающие и отражающие финансовые последствия проекта для государственного, регионального или местного бюджета;

показатели экономической эффективности, учитывающие затраты и результаты, связанные с реализацией проекта, выходящие за пределы прямых финансовых интересов непосредственных участников инвестиционного проекта и допускающие стоимостное измерение.

Показатель эффективности инвестиций.

Метод расчета коэффициента эффективности инвестиций, это, в принципе, то же самое, что и рентабельность инвестиций.

КЭИ = ЧП /(К - ЛС)

проект управление инвестиционный

где, ЧП - чистая прибыль (балансовая прибыль за вычетом отчислений в бюджет);

ЛС - ликвидационная стоимость проекта.

Лучше все-таки КЭИ определять с дисконтированием денежных потоков.

Заключение

Эффективное управление проектами -- это интеграция информационных систем планирования с управленческими процедурами и организационной структурой. При этом покупка удачного программного обеспечения не равносильна успешной постановке управления проектами в организации. Именно качество внедрения системы определяет различие между «хорошим» и «плохим» пакетом.

Опыт осуществления проектов показывает, что последовательное применение современной методологии проектного менеджмента позволяет сэкономить до 20% средств, выделяемых на реализацию проекта. При этом собственно затраты на управление не превышают нескольких процентов от общей стоимости проекта.

Сегодня, чтобы преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо обеспечить оптимальное сочетание отлаженных бизнес-процессов в структурах управления с динамичными и нацеленными на конечный результат проектными подходами.

Управление проектом - это сложный процесс, включающий в себя определенные этапы. На каждом из этих этапов необходимо постоянно контролировать процесс принятия управленческих решений, проводить доскональный мониторинг.

От проведения данных процедур во многом зависит успешность всего проекта в целом.

Для того, чтобы проект был претворен в жизнь, необходимо четко спланировать множество деталей:

· Структуру кадров

· Обеспеченность финансами

· Будущие объемы продаж и цены на продукцию прочее.

От того, как правильно составлен бизнес-план в целом зависит успех будущего проекта, динамика роста объемов производства и прибыльности.

Список используемой литературы

1. Управление проектами. Под ред. Шапиро В.Д. СПб.: ДваТри, 2005.

2. Циферблат Л.Ф. Бизнес-план: работа над ошибками. М.: Финансы и статистика, 2000.

3. Высоцкий Л.Л., Михайлов А.П., Дащук Т.Г. Администрирование проекта. - Новосибирск: Соцтехсервис, 2007. - 63 с.

4. Высоцкий Л.Л. Управление проектами: традиции и новизна. - Новосибирск: Тема, 2005. - 291 с.

5. Бушуев С. Д., Морозов В. В. Динамическое лидерство в управление проектами. - К.: ВИПОЛ, 2009. - 312 с.

6. Михеев В. Н. Смешанные команды проекта: методологический аспект. Сб. трудов Международного симпозиума "Современное управление проектами: объединение профессионалов для достижения индивидуального успеха", Санкт-Петербург, 14 - 16 сентября 2010 г.

7. Михеев В.Н. Смешанные команды проекта: организационно-деятельностная парадигма. Сб. трудов Международного симпозиума СОВНЕТ/06 "Управление проектами в переходной экономике: инвестиции, инновации, менеджмент", Москва, 4 - 6 июня 2006 г.

8. Шапиро В.Д. Управление проектами. - СПб.: «ДваТри», 2004. - 610 с.

Размещено на Allbest.ru