Системный анализ организации и разработки рекомендаций по совершенствованию управления

4) исполнительный директор (отдел маркетинга, отдел по работе с клиентами).

Рассмотрев структуру предприятия, мы пришли к выводу, что добавлять какой-либо отдел не нужно, потому что каждый отдел имеет свою специализацию и свои задачи, вместе они составляют замкнутую, отработанную и проверенную временем систему (предприятие вышло на высокий уровень в своей профессиональной сфере) и поэтому добавление какого-либо отдела было бы лишним.

3.Задача - предписанная работа, серия работ или часть работ, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в оговоренные сроки. Задача предписывается не работнику, а его должности. Каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

В нашей фирме имеются два основных отдела: производственно-технический и по работе с клиентами.

Перед производственным отделом встают такие задачи как:

- качественно и в указанные сроки изготовить рекламную продукцию.

Задачи отдела по работе с клиентами:

- привлечь как можно больше клиентов.

Задачи отдела маркетинга:

- повышать репутацию фирмы среди клиентов, а так же конкурентов;

- вводить новую технологию по изготовлению рекламы.

4.Технология - средство преобразования сырья в искомые продукты и услуги. Производственные задачи выполняются по определенным конкретным технологиям. Вместе с развитием общества происходило совершенствование используемых в производстве технологий. Принципиальные изменения в технологии производства внесли машины (первые из них появились в последней трети 18 века), стандартизация, конвейер, компьютеры. Они изменяли объем и характер выполняемых задач, связанных с управлением производством. Технологии рекламной фирмы разнообразны и удовлетворяют современным требованиям.

Они включают в себя:

полиграфия;

широкоформатная печать;

лазерная обработка;

фрезерно-гравировальные работы;

POS - оборудование.

Эта фирма использует такое оборудование и способы производства, которые не используются в других рекламных фирмах. Например, 3D фрезер используется только в данной фирме.

5. Набор персонала заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого организация отбирает наиболее подходящих для нее работников. Набор обычно ведут из внешних и внутренних источников. Большинство организаций предпочитает проводить набор в основном внутри организации. Персонал - важнейший фактор внутренней среды организации, обуславливающий ее эффективность.

Проанализировав численность и структуру персонала фирмы мы пришли к выводу что:

в производственно - техническом отделе мужской коллектив в возрасте от 20 до 35, стаж работы от 5 до 10 лет, с высшим и средним образованием;

в отделе по работе с клиентами в основном работают женщины в возрасте от 20 до 30 лет, со стажем работы от 3 до 5 лет, с высшим образованием;

1.3 Анализ внешней среды организации

Поставщиками РПФ «Апельсина» являются: ПАПИЛЛОНЕ, Ви-ар-саплай, ВМТ, Форум.

Эта фирма занимает первое место по сибирскому региону, второе место по России, Лауреат международного конкурса.

К среде косвенного воздействия относятся:

состояние экономики;

социокультурные факторы;

политические факторы;

научно-технический прогресс;

международные события.

Научно-технический прогресс является непосредственной причиной устаревания используемых материально-технических ресурсов и производимой продукции (услуг). Поэтому организация должна быть в состоянии быстро реагировать на новые разработки и сама предлагать нововведения, чтобы сохранить свою конкурентоспособность и для этого наша фирма использует следующие новейшие технологии:

лазерную обработку любых материалов;

широкоформатный станок (полноцветная печать);

3D фрезер (фрезерно-гравировальные работы);

технология, которая разработана самой фирмой.

К социокультурным факторам относятся: различные ценности, традиции внутри фирмы (при приеме на работу, празднования дней рождений, корпоративные вечеринки). Различные конкурсные мероприятия между конкурентами.

На организацию также могут повлиять международные события: падения и рост цен на мировом рынке, изменение курса валют, инфляция, удорожание нефти (вследствие этого подорожают грузоперевозки материалов, готовой продукции и т.д.).

1.4 Основные направления совершенствования управления организации

Анализ внешней среды - процесс, по средствам которого разрабатываются стратегии, определяющие по отношению к фирме факторы с целью выделения возможности и угроз на рынке.

К возможностям относятся: ускорение роста рынка; выход на новые рынки или сегменты рынка; увеличение ассортимента продукции; расширение производства; благоприятная политика правительства.

К угрозам относятся: замедление роста рынка; изменение вкусов потребителей; увеличение продаж субститутов; сокращение спроса населения; появление новых конкурентов; увеличение цен у поставщиков; неблагоприятная политика правительства.

Анализ внутренней среды включает выделение сильных и слабых сторон фирмы.

К сильным сторонам фирмы относят: хорошее знание рынка; лидирующие позиции на рынке; наличие инновационных разработок; преимущества в области издержек; адекватные финансовые ресурсы; доступность к деловым ресурсам; высокий уровень техники и технологии; высокая квалификация и компетентность кадров; конкурентные преимущества; хорошая репутация фирмы.

К слабым сторонам относят: неразвитость маркетинга; слабое знание рынка; отставание в области исследования и разработок новых товаров; устаревшие технологии; недостаток финансовых ресурсов; отсутствие квалификационных кадров.

Проанализировав данные, можно оценить вероятность достижения компанией успеха и наметить меры по улучшению ее положения. Очевидно, что компания, имеющая больше сильных, чем слабых сторон будет иметь большую вероятность успешной деятельности, равно как и преобладание рыночных возможностей над опасностями позволяет прогнозировать желаемый результат. Проанализировав сильные и слабые стороны, рыночные возможности и опасности, которые могут выступать как отрицательными, так и положительными факторами, определяющими деятельность компании, выделяют наиболее значимые из них, на которые в дальнейшем ориентируется в процессе маркетинговой деятельности.

Некоторыми направлениями дальнейшего развития организации могут быть: разработка различных скидок, акций, розыгрышей и специальных предложений для клиентов предприятия.

Мотивация - процесс побуждения себя и других людей к достижению личных целей и целей организации. Мотивация к труду, таким образом, понимается как причины, доводы, основания в пользу трудовой деятельности. Можно сказать и так: мотивация - позиция, предрасполагающая человека действовать специфическим, целенаправленным образом. Это внутреннее состояние, определяющее поведение человека. Истинные побуждения, которые заставляют отдавать работе максимум усилий, чрезвычайно сложны. По оценкам западных специалистов, от 30 до 50% работников побуждаются к эффективной работе деньгами. Остальных побуждают к действию более возвышенные потребности: в знаниях, авторитете, творчестве. Людьми движут нравственные идеалы, великие цели, моральные убеждения, привычки, традиции и т.д. На примере данной фирмы мотивацией трудового поведения движут в наибольшей степени стремление к получению большого материального вознаграждения и стремление к продвижению по службе.

2.2 Краткая характеристика производственного отдела ООО «Апельсин»

Для исследования мы взяли производственный отдел. Численность этого отдела составляет 20 человек, численность опрошенных - 15 человек. Главной задачей этого подразделения является изготовление качественной продукции, роль его очень важна, т.к. без этого отдела фирма бы не смогла заниматься своей деятельностью. Состав работников подразделения: в основном мужской пол, в возрасте от 20 до 29 лет, со стажем работы от 3 до 5 лет (общий стаж), с высшим образованием. Характер труда преимущественно умственный, физический. Условия труда: безопасность труда, удобство и комфортность рабочих мест. В этой организации используются такие формы труда как индивидуальная и групповая.

2.3 Проведение и обработка результатов анкетирования

Для проведения анкетирования работников мы заготовили анкеты в необходимом количестве и получили согласие руководителя производственного отдела фирмы на проведение опроса. После получения заполненных анкет мы провели обработку результатов анкетирования. Итоговые результаты представлены в сводных таблицах.

Таблица 1 Сводная таблица результатов оценки мотивов трудовой деятельности

Таблица 2 - Сводная таблица результатов оценки степени удовлетворенности работой

2.4 Анализ результатов анкетирования

2.4.1 Анализ результатов анкетирования по оценке мотивов трудовой деятельности

Для обобщающей оценки результатов анкетирования используются такие показатели, как степень выраженности (В) и ранг мотивов трудовой деятельности.

Степень выраженности мотива трудового поведения определяется по следующей формуле:

где Ч₁,Ч₂,Ч₃,Ч₄ - численность работников, оценивших влияние мотива на трудовую деятельность соответственно как большое, среднее, незначительное и не имеет значение;

К₁, К₂, К₃, К₄ - коэффициенты, принимаемые равными 3, 2, 1 и 0 для вариантов ответов: большое, среднее, незначительное влияние и не имеет значение;

Ч_общ - общая численность опрашиваемых;

Ч₅ - численность работников, затруднившихся ответить на предложенный вопрос.

Показатель степени выраженности рассчитывается для каждого из 10 представленных в анкете мотивов трудового поведения.

,

,

,

,

,

,

,

,

,

.

Далее определяется ранг каждого мотива по следующей схеме. Мотиву, имеющему наибольшую степень выраженности, присваивается первый ранг и так далее по мере снижения показателя В. Результаты расчетов сводятся в таблицу, в которой последовательность мотивов определяется в соответствии с их рангом.

Таблица 3 - Обобщающая оценка степени выраженности мотивов трудового поведения

При описании полученных результатов следует не только оценить сравнительную значимость мотивов трудового поведения работников, но и обратить внимание на количественные значения степени выраженности каждого мотива.

Максимально возможное значение показателя В соответствует 3. Такой результат может быть получен в том случае, если все без исключения респонденты отметили большое влияние рассматриваемого мотива на их трудовую активность. При значении показателя В равном 2 можно говорить о средней выраженности мотива в рассматриваемом коллективе. Соответственно, значение В<2 свидетельствует о слабой выраженности мотива у сотрудников.

Представленный выше алгоритм позволяет дать обобщающую оценку структуры мотивов трудового поведения работников. Для более детального анализа мы рассмотрели и описали результаты по каждому вопросу анкеты и для большей наглядности проиллюстрировали полученные результаты с использованием круговой диаграммы.

Стремление к получению большего материального вознаграждения

Мотив к стремлению получения большого материального вознаграждения на 73% опрошенных оказывает большое влияние, на 23% оказывает среднее влияние.

Стремление избежать наказаний, взысканий

Мотив к стремлению избежать наказаний, взысканий на 47% опрошенных оказывает среднее влияние, на 33% оказывает незначительное влияние, на 13% оказывает большое влияние и для 7% вообще не играет никакой роли.

Боязнь потерять работу

Мотив боязни потерять работу на 33% опрошенных ни оказывает ни какого влияния, на 27% оказывает незначительное и среднее влияние, на 13% оказывает большое влияние.

Стремление к хорошим отношениям с коллегами

Мотив к стремлению к хорошим отношениям с коллегами на 46% опрошенных оказывает большое влияние, на 27% оказывает среднее и незначительное влияние.

Стремление к признанию, уважению

Мотив к стремлению к признанию и уважению на 47% опрошенных оказывает среднее влияние, на 46% оказывает большое влияние и на 7% оказывает незначительное влияние.

Чувство ответственности за выполняемую работу

Мотив чувства ответственности за выполняемую работу на 53% опрошенных оказывает большое влияние, на 47% оказывает среднее влияние.

Понимание значимости и необходимости работы

Мотив понимания значимости и необходимости работы на 47% опрошенных оказывает среднее влияние, на 46% оказывает большое влияние и на 7% оказывает незначительное влияние.

Стремление к продвижению по службе

Мотив стремления к продвижению по службе на 67% опрошенных оказывает большое влияние, на 33% оказывает среднее влияние.

Удовлетворение от хорошо выполненной работы

Мотив удовлетворения от хорошо выполненной работы на 66% опрошенных оказывает большое влияние, на 20% оказывает среднее влияние и на 7% оказывает незначительное влияние, 7% затруднялись ответить.

Стремление к самовыражению в труде, желание проявить творчество в работе

Мотив к стремлению к самовыражению в труде, желанию проявить творчество в работе на 47% опрошенных оказывает большое влияние, на 40% оказывает среднее влияние и на 13% оказывает незначительное влияние.

В завершении анализа мы осуществили типологизацию работников производственного отдела ООО «Апельсин» в зависимости от характера из мотивации к труду и представили в следующей таблице.

Таблица 4 - Схема типологизации персонала в зависимости от характера мотивации

Пришли к выводу, что преобладающим типом является «оптимальный» и «энтузиаст».

2.4.2 Анализ результатов анкетирования на оценку степени удовлетворенности работой

Для обобщающей оценки результатов анкетирования используются такие показатели, как степень удовлетворенности трудом (У) и ранг оцениваемого фактора.

Степень удовлетворенности трудом по каждому фактору определяется по следующей формуле:

где Ч₁ - численность совершенно удовлетворенных трудом работников по рассматриваемому фактору;

Ч₂ - численность работников, отметивших вариант ответа «пожалуй, удовлетворен»;

Ч₃ - численность совершенно не удовлетворенных трудом работников;

Ч₄ - численность работников, ответивших вариант ответа «затрудняюсь ответить»;

Ч_общ - общая численность опрашиваемых;

К₁, К₂, К₃- коэффициенты, принимаемые равными соответственно 2, 1 и 0 а варианты ответов: «совершенно удовлетворен», «пожалуй, удовлетворен» и «совершенно не удовлетворен».

Показатель степени удовлетворенности трудом рассматривается для каждого из 12 представленных в анкете факторов удовлетворенности.

,

,

,

,

,

,

,

,

,

,

,

.

Ранг факторов, влияющих на уровень удовлетворенности трудом, определяется по следующей схеме. Фактору, по которому отмечен наивысший уровень удовлетворенности, присваивается первый ранг и т.д. по мере снижения показателя У. Результаты расчетов сводятся в таблицу, в которой последовательность оцениваемых факторов определяется в соответствии с их рангом.

При описании полученных результатов следует не только провести сравнительный анализ удовлетворенности трудом по всем факторам, но и обратить внимание на количественные значения показателя У по каждому фактору.

Таблица 5 - Обобщающая оценка степени удовлетворенности работой

Максимальное значение У из выше сделанной таблицы составил 1,77 - это отношения в коллективе. И видно по результатам, что работники фирмы неудовлетворенны организацией труда и оплатой труда. Представленный выше алгоритм позволяет дать обобщенную оценку удовлетворенности трудом работников исследуемого подразделения. Для более детального анализа рассмотрим результаты опроса по каждому вопросу. Для большей наглядности построим графики.

Выбранная профессия

1- совершенно удовлетворен, 2- пожалуй удовлетворен, 3 - совершенно неудовлетворен, 4 - затрудняюсь ответить

53% опрошенных совершенно удовлетворены выбранной профессией, 47% удовлетворены в средней степени.

Содержание труда

73% опрошенных совершенно удовлетворены содержанием труда, 27% удовлетворены в средней степени.

Организация труда

40% опрошенных совершенно не удовлетворены организацией труда, 27% затруднялись ответить, 20% удовлетворены в средней степени и только13% совершенно удовлетворены организацией труда.

Оплата труда

40% опрошенных совершенно не удовлетворены оплатой труда, 27% удовлетворены в средней степени, 20% вполне удовлетворены и 13% затруднялись ответить.

Отношения в коллективе

67% опрошенных совершенно удовлетворены отношениями в коллективе, 20% удовлетворены в средней степени, 13% затруднялись ответить.

Стиль и методы работы руководителя

40% опрошенных удовлетворены в средней степени стилем и методами работы руководителя и 40% - совершенно не удовлетворены, 13% удовлетворены полностью и лишь 7% затруднялись ответить.

Отношения к администрации к нуждам работников

40% отношениями к администрации к нуждам работников пожалуй удовлетворены, 27% совершенно удовлетворены, 20% не удовлетворены и 13% затруднялись ответить.

Перспективы профессионального роста

27% опрошенных совершенно не удовлетворены перспективами профессионального роста и 27% затруднялись ответить, 26% удовлетворены в средней степени и 20% полностью удовлетворены.

Объективность оценки работы руководителем

47% опрошенных объективностью оценки работы руководителем удовлетворены в средней степени, 27% полностью удовлетворены, 13% не удовлетворены вообще и 13% затруднялись ответить.

Уровень информированности о делах предприятия

27% опрошенных не удовлетворены информированностью о делах предприятия и 27% удовлетворены в средней степени, 26% совершенно удовлетворены и 20% затруднялись ответить.

Возможность влиять на дела в коллективе

67% опрошенных удовлетворены в средней степени возможностью влиять на дела в коллективе, 13% совершенно удовлетворены и 13% совершенно не удовлетворены и лишь 7% затруднялись ответить.

Социально-бытовые условия на производстве

40% опрошенных совершенно не удовлетворены социально-бытовыми условиями на производстве, 33% удовлетворены в средней степени, 20% совершенно удовлетворены, и 7% затруднялись ответить.

Дальнейшая детализация анализа результатов анкетирования - выявление зависимости между степенью выраженности мотивов трудового поведения и такими параметрами как пол, возраст, стаж работы и уровень образования респондента.

Наиболее характерные зависимости представлены на графиках.

1. Пол

1- мужской, 2 - женский

Из этого графика можно сделать вывод о том, что на производстве работают большинство мужчин, чем женщин.

Возраст

2- до 19, 2 - 30-39 лет, 3 - 20-29 лет, 4 - 40-49 лет, 50 лет и старше

Можно сделать вывод о том, что в основном работают люди в возрасте от 20 до 29 лет и в равном количестве до 19 лет, с 30 до 39, с 40 до 49 лет.

2. Стаж работы

1 - до 3 лет, 2 - 3-5 лет, 3 - 5-10 лет, 4 - 10-15 лет, 5 - свыше 15 лет

40% рабочих со стажем от 3 до 5 лет, 33% от 2 до10 лет, 27% до 3 лет.

1 - общий стаж, 2 - стаж работы на предприятии, 3 - стаж работы по данной профессии

Причем 40% - общий стаж, 33% по данной профессии и 27% стаж работы на предприятии.

3. Образование

1 - среднее общее, 2 - ПТУ, 3 - техникум, 4 - высшее

Образования у рабочих высшее - 67%, 13 % - техникум и 13% среднее общее, 7% - ПТУ. В завершении анализа мы подробно остановились на результатах опроса, представленных в двух последних графах анкеты, т.е. оценили изменения состояние факторов, влияющих на удовлетворенность трудом работников производственного отдела. Для большей наглядности результаты анкетирования по этому вопросу мы представили на диаграмме.

Рисунок 2 - Оценка изменений удовлетворенности трудом работников по факторам за последний год

Проанализировав последние графы во второй анкете, мы пришли к выводу, что в целом за последний год произошло улучшение состояния факторов, влияющих на удовлетворенность трудом работников производственного отдела. Голоса респондентов разделились практически одинаково только в двух пунктах: в отношениях в коллективе и в социально-бытовых условиях на производстве. Практически сто процентное улучшение состояния произошло в возможности влиять на дела в коллективе, в содержании труда, в выборе профессии.

2.5 Рекомендации по развитию мотивации сотрудников организации

Сегодня люди, как правило, работают не в одиночку, а в составе группы (совокупности лиц, объединенных в силу пространственной общности, деятельности, профессии, случайных обстоятельств и т.п.), всегда выступающей по отношению к другим группам как единое целое. В организации группа может существовать как подразделение, проектная команда, бригада и прочее, выступая при этом в качестве управляющей, управляемой и самоуправляемой структурой.

Сплоченный работоспособный коллектив возникает не сразу. Этому предшествует длительный процесс его становления и развития, успех которого определяется рядом обстоятельств, мало зависящих от того, складывается ли коллектив стихийно или формируется целенаправленно. К ним относятся:

ясные, понятные, близкие людям цели деятельности,

наличие определенных, пусть даже незначительных, выгод совместной работы, демонстрирующих ее преимущества по сравнению с индивидуальной,

сильный руководитель (лидер), которому люди готовы подчиняться и идти к поставленной цели,

наличие своей «ниши» в структуре организации, где бы коллектив мог полностью реализовать себя и не препятствовал делать это другим.

Разница между хорошей и отличной организацией состоит в управлении ею, которую осуществляет руководитель, т.е. лицо, направляющее, координирующее и контролирующее деятельность исполнителей. Последние должны в обязательном порядке ему подчиняться и в рамках, определенных полномочиями, выполнять все его требования.

Проанализировав анкеты, мы пришли к выводу, что в целом за последний год произошло улучшение состояния факторов трудовой деятельности и степени удовлетворенности работой персонала производственного отдела. Голоса респондентов разделились практически одинаково только в двух пунктах: в отношениях в коллективе и в социально-бытовых условиях на производстве. Практически сто процентное улучшение состояния произошло в возможности влиять на дела в коллективе, в содержании труда, в выборе профессии. Проанализировав работу РПФ «Апельсин» мы хотели бы дать некоторые рекомендации:

40% опрошенных совершенно не удовлетворены стилем и методами работы руководителя. Поэтому мы бы порекомендовали руководителю, что бы он разработал новые методы подхода к персоналу и работе, а именно:

раз в полгода проводить собрание работников для того, что бы установить стратегическую цель на предстоящий период,

каждый квартал проводить проверку выполненной работы и сопоставлять с планом,

проводить корпоративные встречи для более тесного сплочения коллектива.

Увеличить заработную плату за счет снижения потерь рабочего времени и расширения производства. Просмотрев анкеты мы видим, что за последний год произошло улучшение состояния.

Улучшить социально-бытовые условия на производстве, выделив средства из прибыли: сделать производственные помещения более проветриваемые.

Так же мы думаем, что фирме нужно расширить производственные площади, т.к. с развитием новых технологий не хватает места для их размещения. Мы предлагаем пристроить с торца здания дополнительные площади. Либо арендовать единый офис для работы с клиентами, тем самым освободить площади под производство. Если рассматривать структуру предприятия, то мы считаем, что добавлять какой-либо отдел не нужно, потому что каждый отдел имеет свою специализацию и свои задачи, вместе они составляют замкнутую, отработанную и проверенную временем систему (предприятие вышло на высокий уровень в своей профессиональной сфере) и поэтому добавление какого-либо отдела было бы лишним.

Заключение

Менеджмент рассматривает организацию как социотехническую систему, затрагивая все сферы ее деятельности. Менеджмент сегодня стал необходимой реальностью и к нему в российском обществе проявляется активный интерес. Сегодня слово «менеджмент» знают все, ибо оно за короткое время прочно вошло в словарный запас русского языка.

Самой главной задачей менеджмента является обеспечение существования предприятия на рынке. Это возможно, если любое принимаемое решение в длительной перспективе свидетельствует об экономической пользе предприятия. В бизнесе это означает, что у предприятия постоянно имеется широкий круг потребителе. А что бы это было именно так, руководство предприятия должно заниматься рыночными исследованиями, выявлять настоящие и прогнозировать будущие потребности своих реальных и потенциальных потребителей; хорошо знать своих конкурентов ибо именно они задают те параметры, которые необходимо превзойти. Нельзя забывать, что важнейшим элементом производственного процесса на предприятии являются люди.

В курсовой работе мы исследовали рекламно-производственную фирму «Апельсин», которая занимается разработкой, дизайном и изготовлением рекламной продукции: наружная реклама (вывески, фасады, входные группы), дизайном интерьера, экстерьера, тюнингом автомобилей, изделия из жести, фрезерно-гравировальные работы и т.д.

В ходе анализа работы предприятия мы выявили сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. Провели анкетирование в производственном подразделении и на основе его сделали выводы и предложили рекомендации по развитию мотивации сотрудников организации.

Список используемой литературы

Веснин В.Р. Менеджмент: учеб. - 3-е изд., перераб. и до. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2006. - 504 с.

Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд. - М.: Гардарики, 2005. - 528 с.:ил.

Менеджмент. Учебник / Г.Б. Казначевская. Изд-е 6-е. - Ростов н/Д: Феникс, 2006. - 352 с.

Русаков В.Ф. Основы менеджмента: Текст лекций для студентов специальностей 060800, 060500, 060600. 2-е изд., стереотипное. - М.: МГУЛ, 2007. - 277 с.

Размещено на Allbest.ru