Информационные потоки в логистике
Понятия логистической системы и информационного потока. Классификация и характеристика информационных потоков и систем. Информационное обеспечение в логистике. Обработка логистической информации и организация входных потоков информации о книгах.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 24.03.2012 |
| Размер файла | 46,0 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
В условиях перехода экономики России к рыночным отношениям значимость логистики возрастает. Можно выделить пять факторов, определяющих актуальность логистики в период перехода к рынку.
Экономический фактор. В современных условиях на первый план выдвигается поиск возможностей сокращения производственных затрат и издержек обращения ради получения прибыли. Логистика позволяет связать экономические интересы производителя продукции и ее потребителя.
Организационно-экономический фактор. В условиях рынка, по мере возникновения и развития новых организационных форм, реализующих процессы товародвижения, все большее значение приобретают интеграционные формы управления и координации, обеспечение логистических процессов взаимодействия предприятий-изготовителей, потребителей, посредников, складов и транспорта.
Информационный фактор. Рыночная экономика способствует развитию информационных связей, которые являются причиной и следствием рыночных отношений, взаимообуславливают друг друга. Информатика наиболее тесно связывает рынок и логистику, поскольку ее предметом, средством и составляющей логистических процессов являются информационные потоки.
Технический фактор. Этот фактор проявляется в том, что логистика как система, ее субъекты и объекты управления развиваются на основе современных технических достижений в транспортно-складском хозяйстве и компьютеризации управления.
Государственная поддержка процессов товародвижения. В современных условиях возникает задача регулирования процессов товародвижения не только на уровне предприятий, но и в масштабах регионов, а также в национальном масштабе.
Информационные потоки в логистических системах имеют свои специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков.
Особенную роль информационные потоки играют в логистических системах. Это связано с тем, что уровень и состояние развития логистической системы каждого предприятия является его конкурентным преимуществом в современных рыночных условиях. Службы и отделы логистики наравне с материальными потоками оперируют и информационными потоками.
Высокая актуальность внедрения логистики связана с расширением в нашей стране товарно-денежных отношений, с увеличением хозяйственных связей между предприятиями, с развитием производственной инфраструктуры и расширением хозяйственной самостоятельности предприятий и организаций.
Сегодня внимание все более обращается на информационные потоки, при помощи которых планируют материальный поток, управляют им и контролируют его. Улучшение информатики и организации нередко может принести больший эффект, чем технические инновации. Каждое движение материалов связано с передачей информации. Информационное опережение позволяет получателю своевременно подготовить его приемку. Другие данные сопровождают груз, они характеризуют вид и количество товаров, отправителя, получателя и владельца, обращают внимание на опасные свойства товара.
Увеличение роли информационных потоков в современной логистике обусловлено такими основными причинами:
- для потребителя информация о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах и т.п. является необходимым элементом потребительского логистического сервиса;
- с позиции управления запасами в логистической цепи наличие полной и достоверной информации позволяет сократить потребность в запасах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности спроса;
- информация увеличивает гибкость логистической системы относительно того, как, где и когда можно использовать ресурсы для достижения конкурентных преимуществ.
Предметом исследования выступает информационный поток.
Объектом исследования является классификация и характеристика информационных потоков.
Цель курсовой работы: рассмотреть понятия логистической системы и информационного потока, определить какие виды бывают логистических потоков, а также рассмотреть рекомендации и внедрения информационных логистических систем.
Для выполнения указанных целей необходимо решить задачи:
- изучить теоретические основы информационных потоков;
- изучить как управляется информационный поток;
- проанализировать информационные потоки.
1. Теоретические основы информационных потоков
1.1 Понятия логистической системы и информационного потока
Продвижение материальных потоков осуществляется квалифицированным персоналом с помощью разнообразной техники: транспортные средства, погрузочно-разгрузочные устройства и т.д. В логистический процесс вовлечены различные здания и сооружения, ход процесса существенно зависит от степени подготовленности к нему, самих движущихся и периодически накапливаемых в запасах грузов. Совокупность производительных сил, обеспечивающих прохождение грузов, лучше или хуже, но всегда как-то организована. По существу, если имеют место материальные потоки, то всегда имеет место какая-то материалопроводящая система.
Логистика ставит и решает задачу проектирования гармоничных, согласованных материалопроводящих (логистических) систем, с заданными параметрами материальных потоков на выходе. Отличает эти системы высокая степень согласованности входящих в них производительных сил в целях управления сквозными материальными потоками.
Логистическая система - это адаптивная система с обратной связью, выполняющая те или иные логистические функции. Она, как правило, состоит из нескольких подсистем и имеет развитые связи с внешней средой [3, C. 54].
Логистическая система, как и любая сложная система, имеет свои основные черты и свойства.
Первое свойство (целостность и членимость): система есть целостная совокупность элементов, взаимодействующих друг с другом. Декомпозицию логистических систем на элементы можно осуществлять по-разному. На макроуровне при прохождении материального потока от одного предприятия к другому в качестве элементов могут рассматриваться сами эти предприятия, а также связывающий их транспорт.
Второе свойство (связи): между элементами логистической системы имеются существенные связи, которые с закономерной необходимостью определяют интегративные качества. В макрологистических системах основу связи между элементами составляет договор. В микрологистических системах элементы связаны внутрипроизводственными отношениями.
Третье свойство (организация): связи между элементами логистической системы определенным образом упорядочены, то есть логистическая система имеет организацию.
Четвертое свойство (интегративные качества): логистическая система обладает интегративными качествами, не свойственными ни одному из элементов в отдельности. Это способность поставить нужный товар, в нужное время, в нужное место, необходимого качества, с минимальными затратами, а также способность адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды (изменение спроса на товар или услуги, непредвиденный выход из строя технических средств и т.п.) [3, С. 51].
Современное состояние логистики много в чем определяется бурным развитием и внедрением во все сферы информационно-компьютерных технологий. Реализация большинства логистических концепций и систем была бы невозможной без использования быстродействующих компьютеров, локальных вычислительных сетей, телекоммуникационных систем и информационно-программного обеспечения. Значение информационного обеспечения логистического процесса настолько велико, что многие специалисты выделяют особую информационную логистику, которая имеет самостоятельное значение в бизнесе и управлении информационными потоками и ресурсами. Эту функциональную область логистики часто называют компьютерной.
Информационная логистика организовывает поток данных, которые сопровождают материальный поток, и является тем существенным для предприятия звеном, которое связывает снабжение, производство и сбыт. Она охватывает управление всеми процессами перемещения и складирования реальных товаров на предприятии, позволяя обеспечивать своевременную доставку этих товаров.
Информация выступает двигателем деятельности логистической системы и держит ее открытой - способной приспосабливаться к новым условиям. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики выступает понятие информационного потока.
В общем виде информационный поток является перемещением в некоторой среде данных, выраженных в структурированном виде.
С точки зрения логистики информационный поток - это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля за логистическими операциями.
1.2 Классификация и характеристика информационных потоков и систем
В основе процесса управления материальными потоками лежит обработка информации, циркулирующей в логистических системах.
В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:
- в зависимости от вида связываемых потоком систем: горизонтальный и вертикальный;
- в зависимости от места прохождения: внешние, внутренние;
- в зависимости от направления по отношению к логистической системе: входной и выходной;
- в зависимости от вида носителя информации выделяют бумажные, электронные, смешанные;
- в зависимости от плотности: горизонтальные, вертикальные;
- в зависимости от периодичности: регулярные, оперативные, случайные, On-line;
Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:
- опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;
- опережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;
- одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;
- вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения [4, C. 230].
Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока.
Информационный поток характеризуется следующими показателями:
- источник возникновения;
- направление движения потока;
- скорость передачи и приема;
- интенсивность потока и др.
Формирование информационных систем невозможно без исследования потоков в разрезе определенных показателей. Например, решить задачу оснащения определенного рабочего места вычислительной техникой невозможно без знания объемов информации, проходящей через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости ее обработки.
Управлять информационным потоком можно следующим образом:
- изменяя направление потока;
- ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
- ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.
Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.
Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в раздело кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица - бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт - это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.
Применяются также производные единицы количества информации: килобайт и мегабайт.
В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:
- количеством обрабатываемых или передаваемых документов;
- суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.
Следует иметь в виду, что помимо логистических операций в экономических системах осуществляются и иные операции, так же сопровождающиеся возникновением и передачей потоков информации. Однако логистические информационные потоки составляют наиболее значимую часть совокупного потока информации.
Рассмотрим в качестве примера структуру совокупного информационного потока в крупном магазине продовольственных товаров. Основную часть общего объема обращающейся здесь информации (более 50%), составляет информация, поступающая в магазин от поставщиков. Это, как правило, документы, сопровождающие поступающий в магазин товар, так называемые товарно-сопроводительные документы, которые в соответствии с вышеприведенными определениями образуют входящий информационный поток.
Логистические операции в магазине не ограничиваются получением товаров от поставщиков. Внутримагазинный торгово-технологический процесс также включает в себя многочисленные логистические операции, которые сопровождаются возникновением и передачей информации, используемой внутри магазина. При этом доля образованной информации, используемой внутри магазина, составляет приблизительно 20%.
В целом примерно 2/3 общего объема обрабатываемой в магазине информации может составлять информация, необходимая для управления и контроля логистических операций. На производственных предприятиях или предприятиях оптовой торговли доля логистических информационных потоков еще значительнее [4, С. 232].
Информационные системы в логистике могут создаваться с целью управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия, а, могут способствовать организации логистических процессов на территории регионов, стран и даже группы стран.
На уровне отдельного предприятия информационные системы, в свою очередь, подразделяют на три группы:
* плановые;
* диспозитивные (или диспетчерские);
* исполнительные (или оперативные).
Логистические информационные системы, входящие в разные группы, отличаются как своими функциональными, так и обеспечивающими подсистемами. Функциональные подсистемы отличаются составом решаемых задач. Обеспечивающие подсистемы могут отличаться всеми своими элементами, т.е. техническим, информационным и математическим обеспечением.
Плановые информационные системы. Эти системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть следующие:
- создание и оптимизация звеньев логистической цепи;
- управление условно-постоянными, т.е. малоизменяющимися, данными;
- планирование производства;
- общее управление запасами;
- управление резервами и другие задачи.
Диспозитивные информационные системы. Эти системы создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем. Здесь могут решаться следующие задачи:
- детальное управление запасами (местами складирования);
- распоряжение внутрискладским (или внутризаводским) транспортом;
- отбор грузов по заказам и их комплектование, учет отправляемых грузов и другие задачи.
Исполнительные информационные системы создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущий момент времени и своевременно выдавать соответствующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи, связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением перемещениями и т.п.
Создание многоуровневых автоматизированных систем управления материальными потоками связано со значительными затратами, в основном в области разработки программного обеспечения, которое, с одной стороны, должно обеспечить многофункциональность системы, а с другой - высокую степень ее интеграции. В связи с этим при создании автоматизированных систем управления в сфере логистики должна исследоваться возможность использования сравнительно недорогого стандартного программного обеспечения, с его адаптацией к местным условиям.
В настоящее время создаются достаточно совершенные пакеты программ. Однако применимы они не во всех видах информационных систем. Это зависит от уровня стандартизации решаемых при управлении материальными потоками задач.
Наиболее высок уровень стандартизации при решении задач в плановых информационных системах, что позволяет с наименьшими трудностями адаптировать здесь стандартное программное обеспечение. В диспозитивных информационных системах возможность приспособить стандартный пакет программ ниже. Это вызвано рядом причин, например:
- производственный процесс на предприятиях складывается исторически и трудно поддается существенным изменениям во имя стандартизации;
- структура обрабатываемых данных существенно различается у разных пользователей.
В исполнительных информационных системах на оперативном уровне управления применяют, как правило, индивидуальное программное обеспечение.
2. Управление информационным потоком
2.1 Информационное обеспечение в логистике
Под информационным управлением понимается организация и использование систем информационного обеспечения производственно-хозяйственных процессов на предприятии. Оно базируется на системном подходе, который охватывает все виды деятельности, связанные с планированием и управлением процессами, нацеленными на обеспечение предприятия релевантной информацией. Каждое предприятие должно иметь свою стратегию интеграции информационного обеспечения принятия решений, определяемую паспортными данными изделия, его жизненным циклом и технологией изготовления, выбранным способом обработки данных, средствами передачи информации клиентам и партнерам и другими факторами [5, C.192].
Чрезвычайно велико значение информационного обеспечения логистического процесса. Подчеркивая самостоятельное значение для эффективного функционирования предприятия управления информационными потоками и ресурсами, многие специалисты выделяют особую, информационную логистику.
Действительно, в центре эффективного управляемого материального потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Различают три варианта взаимодействия материальных и информационных потоков, когда информация опережает, сопровождает и поясняет материальный поток после его прохождения.
Опережение информационным потоком материального ставит своей целью устранение узких мест в производственном процессе. Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза.
Сопровождающие, когда одновременно с материальным потоком идет информация о количественных и качественных параметрах материального потока позволяет быстро и правильно идентифицировать товарно-материальные ценности и направить их по назначению.
Прохождение информационного потока с отставанием от материального обычно допускается только для оценки последнего. Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству и качеству, разнообразные претензии, подтверждения, информация о взаимных расчетах и т.д.
Цель информационного обеспечения в логистике заключается в том, чтобы получить возможность управления, контроля и комплексного планирования движения материалов и изделий. Для этого необходимо полный контроль всей массы создаваемой и передаваемой информации. Все более насущной становится проблема непрерывного учета результатов функционирования системы, что способствует оперативному внесению изменений как в построение, так и в реализацию хода производственных процессов и товародвижения. Сегодня преуспевают те компании, которые в состоянии быстрее всех собрать и обработать достоверную информацию (о состоянии финансов и складов, о движении материалов, о ценах у конкурентов и т.д.) и, проанализировав ее, принять то или иное решение, - чтобы не отстать и сыграть на опережение [5, C. 193].
Превращение параметров и данных в информацию для управления подчиняется определенным принципам. Главным из них является принцип минимального необходимого количества информации, в основе которого лежат принципы универсализации и оптимальной детализации информации. Не менее важным является принцип надежности собираемой информации. Высокая степень случайности возникающих событий часто ведет к неустойчивым показателям, имеющим временный характер, которые могут оказывать хотя и временное, но существенное влияние на величину других показателей. Из динамики и случайной изменчивости современного производства вытекает необходимость соблюдения принципа постоянства сбора производственной и коммерческой информации.
Управление информационным потоком предполагает осуществление следующих основных типовых функций:
- фильтрацию потока, т.е. избирательную переработку одних и отторжение других информационных данных и документов;
- накопление информации и хранение данных в информационном массиве;
- объединение и разделение информационных потоков в структуре информационной системе и в сетях коммуникаций;
- транспортировку потоков информации;
- различные элементарно-информационные преобразования;
- обработку информации, направленную на получение данных, связанных с осуществлением логистических операций.
Информационное обслуживание логистической системы должно удовлетворять определенным организационным требованиям. К основным из которых относятся следующие:
а) системность обслуживания, которая проявляется:
- в комплексности видов информационного обслуживания с учетом характера деятельности потребителей и решаемых ими задач в логистических процессах;
- во всестороннем удовлетворении информационных потребностей, возникающих у работников в логистической системе;
б) надежность обслуживания, которая предполагает такое обеспечение информацией, когда на каждом этапе выполнения работ потребитель получает всю необходимую ему информацию в нужные сроки и в наиболее удобном для него виде;
в) полнота обслуживания, которая подразумевает:
- полноту охвата выполняемых потребителем работ;
- полноту доведения до конкретного потребителя необходимой информации, отобранной для него из информационного потока;
г) дифференцированность обслуживания, состоящая в том, что каждый потребитель индивидуально обеспечивается информацией, способствующей решению поставленных перед ним задач в логистическом процессе.
Основными компонентами информационной составляющей логистики являются системы обработки информации и передачи логистических данных. Принятие управленческих решений требует не только наличия обычной техники генерирования, сбора и обработки данных, но и создания информационной инфраструктуры, т.е. создания системы сбора и обработки данных в заранее определенных точках логистической цепи, обмена информацией между точками и передачи информации на различные уровни управления.
Большое разнообразие и объем собираемых данных требуют и системного подхода к их обработке. В мире объем самой разной информации, передаваемой через информационно-телекоммуникационную инфраструктуру, удваивается каждые 2-3 года. Проблема «информационных перегрузок» решается сегодня с помощью извлечения из всего массива данных необходимой для нужд пользователя информации путем применения совершенных средств оборота, дальнейшей обработки и своевременного обновления информации. Современные технологии позволяют решать вопросы сжатия внутрифирменной и внешней информации, использования коммерчески выгодных интерфейсов, трансфера совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.
Быстрое развитие сетей локальных систем со сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры относятся к задачам информационного менеджмента, однако, в отличие от общепринятого понимания информационного менеджмента в информационной логистике на первом плане стоят информационные потоки между действиями (операциями) по внутри - и межфирменной координации.
2.2 Обработка логистической информации
В логистической системе весь ход подготовки и принятия решений в значительной мере является процессом переработки информационного потока. Полная и своевременная обработка информации должна обеспечивать устойчивую связь процессов снабжения, учета потребностей производства, удовлетворение имеющихся заказов на готовую продукцию. В этих условиях разрыв информации или ее оперативное поступление могут привести к нарушению снабжения предприятия определенного вида ресурсами, сбоям в производственном процессе, снижению качества обслуживания потребителей.
Эффективное управление материальными потоками невозможно в отсутствии мощной информационной системы, обеспечивающей менеджеров разного уровня необходимой и достоверной информацией для планирования и контроля за функционированием логистической системы. Принятие управленческих решений немыслимо без надлежащего обмена информацией между различными звеньями управления, без наличия информационной структуры, определяемой системой потоков информации как между источниками и получателями сверху вниз (управление процессами), снизу вверх (контроль процесса), так и между параллельными подразделениями разного функционального назначения.
В идеальном случае информационная система играет роль «центральной нервной системы», связывая воедино производственный план, план материально-технического снабжения и сбыта, и обеспечивает интегрированное управление материальными и информационными потоками, циркулирующими в логистической системе [5, C. 197].
Корпоративная информационная система сегодня обеспечивает оптимальное управление производством, запасами, транспортными средствами, качеством продукции, сортировкой и упаковкой, ликвидацией простоев, техническим обслуживанием производства и т.д. Она не только планирует производство по усовершенствованным методикам, контролирует выполнение плана работ, составляет технологические карты, управляет финансами и трудовыми ресурсами, но и осуществляет ряд «непроизводственных» функций. В их числе - контроль сервисного обслуживания, распределение готовой продукции и маркетинг.
Необходимо иметь в виду, что создание корпоративной информационной системы требует существенных затрат, оправданность которых зависит от четкого выявления информационных потребностей логистики.
Процесс выявления информационных потребностей можно представить в виде «компромисса» между затратами на получение соответствующей информации и выгодой от снижения степени риска, которая обеспечивается наличием данной информации. Аналогично решаются вопросы о количестве хранимой в информационной системе информации, скорости ее передачи, обработки, и т.д.
Одновременно при создании информационной системы следует принимать во внимание тот факт, что потребность в количестве и качестве информации на различных уровнях управленческой иерархической структуры неодинакова. Это значит, что информационная система должна обеспечивать каждый иерархический уровень информацией, необходимой для принятия решения на данном конкретном уровне.
Современные информационные системы являются, по существу, результатом эволюционного развития автоматизированных систем управления предприятием. Новые экономические условия привели к изменению задач управления предприятием. Как следствие, возникли и новые требования к автоматизированным информационным системам.
Современная информационная система задействована на интегрированное управление логистикой и производством, обеспечение рациональных бизнес-процессов.
Современные информационные технологии дают три преимущества. Это (1) снижение издержек за счет оптимизации бизнес-процессов, в том числе «сжатия» их во времени, (2) гарантированное выполнение заказов в нужном объеме и в нужные сроки, (3) обеспечение качества продукции через качество производственных и управленческих технологий.
Внедрение автоматной системы управления предприятием позволяет увеличить объем продаж не менее чем на 15%, а экономический эффект от снижения потерь окупает все затраты на систему уже через 1-2 квартала после начала ее работы в полном контуре. При этом оперативные потери или упущенные выгоды снижаются на 80-90%, а стратегические потери - на 60-90%.
Например, исследования показывают, что общий эффект от внедрения системы за счет снижения потерь в процессе сбыта составляет не менее 2% от объема продаж. Это связано в первую очередь с минимизацией потерь, которые бывают вызваны срывами поставок продукции из-за сбоев и ошибок в планировании поставок, неполной или потерянной информации, из-за низкой скорости прохождения заявок, невысокой гибкости учета потребностей клиента и т.д. Практически та же цифра получается при расчете экономического эффекта от снижения потерь в сфере управления складскими запасами. Система позволяет получать в режиме мониторинга информацию о состоянии конкретного материального ресурса в любом месте хранения в соответствии со всеми внешними и внутренними документами по его перемещению, что позволяет обеспечивать режим непрерывной инвентаризации.
Информационная система должна обеспечивать фиксацию, хранение и обработку всей информации, существенной для принятия управленческих решений.
3. Анализ информационных потоков
3.1 Организация входных потоков информации о книгах (информационный обмен с поставщиками)
логистический книга информационный
Информация является ключевым звеном в организации связей с производителями и поставщиками книжных товаров. Именно издательства и оптовые предприятия дают книжным магазинам информацию, необходимую для дальнейшего информационного обслуживания покупателей. В связи с этим в организации информационных потоков с издательствами и другими поставщиками должны быть реализованы следующие задачи:
- свободный выбор поставщиков и заключение с ними максимально выгодных договоров на поставку книжных товаров;
- получение от поставщиков необходимых покупателям книжного магазина услуг (в том числе обеспечение перспективной информацией о готовящихся к изданию книгах);
- предоставление информационного обслуживания максимально высокого качества с соблюдением требований использования современных компьютерных технологий, стандартизации и унификации данных и т.д.
При этом следует стремиться к установлению долговременного и взаимовыгодного сотрудничества с издательствами и оптовыми предприятиями.
Информационный обмен с поставщиками предполагает ведение точной и всеобъемлющей учетной документации, позволяющей оценивать результаты их деятельности по отношению к контрольным показателям (например, товарные запасы, оборачиваемость продукции, ассортиментное предложение). Это возможно на основе правильного формирования и обработки входных потоков информации. При организации входных потоков информации о книгах от поставщиков необходимо обеспечить полноту, достоверность и своевременность данных. Для этого целесообразно разработать стандарты общения, в которых зафиксировать не только требования к структуре данных о книгах, электронных форматах, сроках и порядке поступления информации, но и обязанности книжного магазина по предоставлению данных о реализации, сроках и форме заказов и т.д.
Рассмотрим процесс работы с входным информационным потоком в ТД «Библио-Глобус».
При поступлении информации от поставщиков в ТД «Библио-Глобус» мы имеем дело с входным информационным потоком, который необходимо обработать в соответствии со стандартами, применяемыми на предприятии, а затем ввести данные в электронную базу данных. На этом этапе задействовано несколько подразделений Торгового Дома.
Получив информацию о выходящих изданиях и предложении книжных товаров от поставщиков, менеджеры коммерческой службы вводят ее в информационную систему, затем с помощью этой системы формируют заказ предложенных товаров и отправляют его поставщику. После отправки заказа и выполнения его поставщиком менеджеры получают по электронной почте информацию о поступлении заказанных книг на склад магазина.
Первичную информационную обработку поступивших в Торговый Дом книг производят операторы склада, фиксируя прием товаров.
Образцы поступивших книг передаются в информационно-библиографическую службу, которая производит проверку и уточнение библиографической и коммерческой информации и заносит эти сведения в базу данных.
Таким образом, в результате обработки входного информационного потока мы имеем качественную базу данных о поступлении, наличии, а затем продаже изданий. Сформированная база данных является основой для информационного обслуживания покупателей продавцами и справочно-библиографической службой Торгового Дома.
Перспективную информацию об изданиях используют подразделения ТД «Библио-Глобус»:
- склад - для организации логистики приема, хранения и предпродажной подготовки книжных товаров;
- торговый зал - для организации продажи товаров и консультирования покупателей;
- информационно-аналитический центр - для выработки планов информационного обеспечения подразделений;
- коммерческая служба - для заказа товаров, анализа конъюнктуры книжного рынка;
- финансовые службы - планирование торгово-финансовой деятельности, ценообразование;
- сервисная служба - сбор предварительных заказов покупателей, планирование оптовых продаж;
- рекламная служба - планирование и организация рекламных мероприятий, продвижения товаров;
- справочно-библиографическая служба - ответы вопросы покупателей, сбор информации о спросе.
3.2 Организация внутренних потоков информации (информационное обслуживание сотрудников)
Внутрифирменное движение информации должно быть построено на основе стандартизации и автоматизации прохождения служебной документации. Информация внутренней среды предприятия отражает его финансово-хозяйственное состояние. На каждом из уровней управления (стратегическом, тактическом и оперативном) имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в такой информации. От четкости и оперативности обработки и движения документов внутри предприятия зависит и скорость получения его сотрудниками необходимой информации.
В автоматизированной цепочке обработки и движения документов выделяют семь этапов:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация;
- контроль исполнения;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов и отправка;
- хранение документов.
Каждый из этапов находит свое отражение в логистической информационной системе, организующей электронный документооборот. Главный принцип электронного документооборота - бумажные документы должны формироваться из компьютера, а не заноситься в него вручную.
Информационные потоки предприятия книжного дела очень насыщенные, схемы документооборота сложные. Все это приводит к необходимости уменьшения бумажного документооборота за счет электронной обработки и передачи данных. Электронный документооборот приводит к снижению затрат, а в некоторых случаях к изменению организационной структуры фирмы, так как ликвидируются звенья, связанные с промежуточной обработкой бумажных документов. Даже если не происходит высвобождения работников, то повышается эффективность их труда. Так, внедрение компьютерной системы учета реализации и управления товарными запасами книжного магазина позволяет освободить продавцов от работы по заказу книг на складе, оформлению соответствующих документов. Время, затрачиваемое на эти операции, они могут использовать на обслуживание покупателей, в результате чего повышается уровень сервиса и растут продажи.
Внутримагазинный логистический процесс включает многочисленные логистические операции, которые сопровождаются возникновением и передачей информации. Так, например, продажи книжных товаров, фиксируемые компьютерной системой в режиме реального времени, служат основой для анализа спроса и планирования логистики товародвижения.
На рынке книжных товаров все время происходят изменения: выпускаются новые издания, возникают новые технологии, формы и методы производства и продажи. Сбор информации о ситуации в книжном деле не только в России, но и в мире, ее своевременное доведение до руководителей и специалистов - важная часть логистики предприятия книжного бизнеса, позволяющая управлять инновациями.
Инновации в книжном деле - это коммерческое использование экономических, технических и социальных новшеств при создании новых товаров, использовании новых технологий, выходе на новые рынки и т.д. Основной проблемой бизнеса является решение вопроса о том, где и как сосредоточить имеющиеся материальные, финансовые, кадровые ресурсы. Владение необходимой информацией помогает сконцентрировать ресурсы в нужном месте и в нужное время.
3.3 Организация выходных потоков информации (информационное обслуживание покупателей)
От книготорговых работников требуется предоставление покупателям полной и своевременной информации о книжных товарах и услугах, оказываемых книжными магазинами. Без четко выстроенной информационной логистики выходных потоков нельзя организовать продажу книжных товаров и обслуживание покупателей, отвечающие современным требованиям.
Информационный сервис определяется объемом и разнообразием информации, предоставляемой покупателям, а также используемыми средствами информатизации и коммуникации, обеспечивающими оперативный доступ покупателя к информации.
Для покупателя книжных товаров информация о наличии их в продаже, времени выхода из печати, сроках поступления в торговую сеть является необходимым элементом логистического информационного обслуживания. Кроме того, эта информация увеличивает скорость продажи книжной продукции. Сообщая перспективную информацию о готовящихся к изданию книгах, поставщик получает существенную экономическую выгоду, так как к моменту их поступления в книжный магазин многие покупатели уже знают о них и определились с их приобретением. При этом кроме опережающего поступления информации важна обязательность поступления материального потока книг. Принимая от покупателей предварительные заказы на объявленные к выпуску издания, книжный магазин берет на себя обязательство выполнить их. Непоставка или запаздывание поставки товаров в этом случае отрицательно сказывается на уровне обслуживания покупателей, формирует у них отношение к магазину как к необязательному, ненадежному партнеру.
Хорошо известно, что приобретение книг покупателями часто бывает импульсивным, т.е. обусловлено наличием конкретного издания в данном магазине в определенный момент времени. В связи с этим современный книжный магазин должен стремиться к тому, чтобы в его торговых залах был представлен максимально широкий ассортимент, обеспечивающий посетителям книготоргового предприятия максимальную свободу выбора книг, наиболее полно соответствующих их потребностям.
С другой стороны, покупатель может потеряться в море имеющихся на книжном рынке изданий. Чтобы этого не произошло, современное книготорговое предприятие должно давать ему исчерпывающую информацию и не только в самом магазине, но и через средства массовой информации, Интернет.
Важное значение имеет справочно-библиографическая служба. Ее деятельность должна основываться на использовании автоматизированной поисковой системы, обеспечивающей покупателям возможность получения информации о наличии книг в торговых залах, о книгах, изданных в предыдущие годы и планируемых к изданию.
Помогать покупателям ориентироваться в ассортименте призвана расстановка книжных товаров в торговых залах.
В компьютерной справочной системе ТД «Библио-Глобус» фиксируется расположение новых и имеющихся в наличии изданий в торговом зале. С помощью компьютеров в торговом зале покупатели могут оперативно получать информацию о наличии и размещении книги в торговом зале, времени ее следующего завоза, цене и т.д. Хотя информационная логистика ТД «Библио-Глобус» быстро развивается и совершенствуется на основе использования современных компьютерных и других средств обработки и передачи данных, однако в этой области существует ряд проблем. Так, например, имеются случаи выдачи недостоверной информации покупателям справочно-библиографической службой магазина. Эта проблема обусловлена объективными и субъективными причинами. Укажем некоторые из них: быстрое движение товарных запасов, которое иногда приводит к продаже издания до того, как покупатель приезжает за ним в магазин; недостаточная скорость списания книг с остатков торгового зала; недостаточная квалификация работников справочной службы.
Полное и достаточное информационное обеспечение покупателей способствует принятию ими обоснованных решений о покупке, предоставляет максимальную свободу выбора и удобство приобретения необходимых им книг.
Для построения такой логистической системы информации необходимо оптимизировать всю логистическую цепь прохождения информации от покупателя (формулирование им запроса на книжную продукцию) к продавцу, от продавца к менеджеру по закупкам, от менеджера к поставщику, и затем обратно, через те же звенья - к покупателю.
Пока основной объем информации о потребностях покупателей поступает в процессе общения с ними продавца в торговом зале или по телефону, однако развитие работы Интернет-магазинов ставит проблему общения с покупателем посредством компьютерной сети.
Заключение
Основной задачей логистики является оптимизация внутренних и внешних материальных потоков, а также сопутствующих им информационных и финансовых потоков, оптимизация бизнес-процессов с целью минимизации общих затрат ресурсов.
Материальный поток двигается от первичного источника (например, поставщика сырья) через цепь производственных, транспортных и посреднических звеньев к конечному потребителю. На каждом этапе своего движения материальный поток сопровождается определенными первичными документами, которые фиксируют хозяйственные операции, и содержат информацию о состоянии материального потока. Например, приход сырья и материалов на предприятие сопровождается обменом документами между предприятием и поставщиком: договорами, счетами, счет-фактурами, накладными, доверенностями, актами и т.д. Контроль над этим информационным потоком осуществляет отдел материально-технического снабжения.
В производственный процесс включены не только цеха основного производства, но и вспомогательное и обслуживающее производства. Их взаимодействие также должно поддерживаться информационными потоками предприятия.
Информационный поток обслуживает основные функции управления предприятием: прогнозирование, планирование, организацию, регулирование, координацию, контроль, принятие решений и т.д. Для этого он выдает информацию о движении материального потока, но не в виде первичных документов, а в виде полученных на их основе сводных (агрегированных) показателей хозяйственной деятельности предприятия. Предоставление таких данных в информационную систему - это основная функция бухгалтерского (финансового и управленческого) учета, а также блока экономического анализа.
Важные информационные потоки обслуживают процесс управления персоналом предприятия. В них происходит поступление в систему бухгалтерского учета информации о количестве фактически отработанного времени, по этим данным происходит начисление заработной платы пенсионных и иных видов социальных отчислений. В рамках этого информационного потока проходят все кадровые приказы, распоряжения об изменениях штатного расписания и т.п.
Список источников
1. Аникин, Б.А., Логистика: учебное пособие / Б.А. Аникин. - М.: ИНФРА-М, 1999. - 327 с.
2. Бауэрсокс, Д.Д., Логистика: интегрированная цепь поставок / Д.Д. Бауэрсокс, Д.Д. Клосс. - 2-е изд. - М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2008. - С. 196
3. Гаджинский, А.М., Логистика: учебник для высших и средних специальных учебных заведений / А.М. Гаджинский. - 2-е изд. - М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 1999. - 228 с.
4. Гаджинский, А.М., Логистика: учебник / А.М. Гаджинский. - 11-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005, - 432 с.
5. Леншин, И.А., Основы логистики: учебное пособие / И.А. Леншин. - М.: Машиностроение, 2002. - 464 с.
6. Миротин, Л. Б, Основы логистики: учебное пособие / Л.Б. Миротин, В.И. Сергеев. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 200 с.
7. Неруш, Ю.М., Логистика: учебник / Ю.М. Неруш. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, издательство Проспект, 2006. - 520 с.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Информационное обеспечение всех элементов логистической системы, (снабжения, производства и сбыта). Цели и значение информационных потоков в логистической системе. Характеристика современных информационных технологий логистического управления в России.
курсовая работа [57,5 K], добавлен 15.11.2013Информационный поток: сущность, содержание, управление. Характерные черты процесса принятия решения, основные факторы. Модуль-метод, особенности его применения. Графоаналитический метод исследования потоков информации. Примеры информационных потоков.
курсовая работа [209,4 K], добавлен 08.02.2012Понятие логистической информационной системы, ее функциональная и организационная структура. Компьютерная информационная логистика. Особенности и проблемы использования современных IT-технологий в логистике и обработки информационных потоков с их помощью.
курсовая работа [209,6 K], добавлен 02.12.2010Иерархия использования логистических информационных систем, их виды, функции и принципы построения. Управление информационной системой с обратной связью в логистической системе. Анализ продаж и информационных логистических систем на предприятиях России.
контрольная работа [117,5 K], добавлен 02.03.2010Классификация потоков в логистике и их сущность. Организация информационных потоков на предприятии, их особенности на разных должностных уровнях. Основные комплексы задач логистики. Зарубежный опыт управления информационными потоками организаций.
реферат [28,4 K], добавлен 21.12.2012Составные части системы информационного обеспечения. Методы определения потребностей в информации. Сбор и обработка информации при помощи показателей и систем показателей. Требования к современным системам отчетности. Стандартное программное обеспечение.
курсовая работа [2,8 M], добавлен 03.08.2009Сущность, значение, особенности и технология организации информационного обеспечения управления предприятием. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении. Анализ информационных потоков и системы документооборота на предприятии.
курсовая работа [609,5 K], добавлен 06.11.2014Материальные потоки в логистике. Современная рациональная организация и управление движением материальных потоков. Обеспечение ритмичной, согласованной работы всех звеньев производства, максимальной непрерывности процессов и планового руководства.
реферат [24,4 K], добавлен 03.05.2009Общая характеристика и анализ материальных потоков предприятия, определение роли склада как составляющей логистической системы. Разработка оптимальной стратегии управления запасами. Расчет складской системы предприятия, ресурсное обеспечение ее работы.
курсовая работа [439,7 K], добавлен 26.05.2015Эклектичность логистики в рамках традиционной парадигмы. логистика как управление материальными потоками. Операциональное определение понятия "поток". Понятие, объект, предмет логистической деятельности. Поток капитала в рамках традиционной парадигмы.
реферат [15,1 K], добавлен 19.09.2010
