Назначение, свойства, признаки и функции управленческого документа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования

Профессиональный колледж ОмГУ им. Ф. М. Достоевского

КУРСОВАЯ РАБОТА

Назначение, свойства, признаки и функции управленческого документа

Студента 2 курса

Каус С.В.

г. Омск 2012Введение

Методы и подходы, в социологии управления, с позиций которых осуществляется анализ управленческих решений, включая сферу публичной власти, оставляет вне поля зрения их документную форму, что препятствует целостному видению управленческого документа. Неизбежным результатом этого являются упрощенные представления, как о документах, так и об управленческих решениях, игнорирование важнейших свойств тех и других.

Данная работа посвящена детальному изучению свойств, признаков, назначения и функций управленческого документа. Потому как для данной профессии, по мнению автора, эта тема является ключевой. Изучение и подробное владение знаниями функций управленческого документа, на основании изученного опыта, помогает оптимизировать, универсализировать, автоматизировать управление, государственными и муниципальными служащими, а также другими работниками аппарата органов государственной власти и местного самоуправления, рабочим процессом, на предприятиях.

Развитие документоведения идет медленно, что, в частности, объясняется отсутствием ресурсов, необходимых для проведения исследований, и неопределенностью практической выгоды, которая может возникнуть при использовании научных результатов.

В данной работе автор попытается произвести детальный обзор, всех свойств и функций управленческого документа, осветить наиболее значимые проблемы, провести их анализ и предложить свое видение решения этих проблем, на основе полученных данных.

Для достижения поставленной цели будут использованы несколько методов исследования, с использованием необходимой литературы и источников информации из глобальной сети Internet.

1. Наука документоведение

Документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.

Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности - создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.

Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

Документоведение изучает документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Оно исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов.

2. Основные этапы развития документоведения

Документоведение относится к разряду молодых наук. Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине XX в. Под этим названием развивалась наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения (а с середины 1940-х годов - и создания) документов во всех сферах общественной жизни. Эта наука еще имела название «книго-архиво-музееведение».

Основоположником документационной науки является Поль Отле. Он предлагал назвать науку, изучающую документную деятельность, библиологией или документологией, что было связано с отождествлением книги и документа.

С начала 1960-х годов начинают развиваться научные направления под названием документалистика и документоведение. Первая рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов - от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. С этой целью документалистика изучает структуру и свойства матричных документов, методы и средства автоматической обработки, хранения, поиска и использования их, документные потоки и документные массивы для оптимизации управления крупными, главным образом, многоканальными документными системами.

В это время документоведение развивается как научное направление, в задачи которого входит изучение в историческом аспекте развития способов, отдельных актов и систем документирования явлений объективной действительности и его результата - создания документов, их комплексов и систем. Позднее под документоведением стали понимать науку о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая узкая трактовка документоведения сохранилась в известной степени и до наших дней. Естественно, что в таком понимании документоведение не могло претендовать на роль обобщающей науки о документе, т. к. оно ограничено управленческой сферой. За его пределами оказываются другие сферы человеческой деятельности - наука, техника, культура, социальная жизнь и т. д.

В конце 1960-х годов с развитием информатики переосмысливаются в значительной мере достижения документационной науки, существование последней в виде автономной научной дисциплины фактически прекращается. В 1973 г. предпринимаются попытки обобщить теоретические сведения о документе, разработать его концептуальные основы с помощью информационного анализа.

Вплоть до середины 1980-х годов обобщающими науками о документе считались документалистика и информатика. Однако использовать их в качестве обобщающей науки о документе достаточно сложно.

Ко второй половине 1980-х годов осознается тот факт, что именно обобщающее понятие документа наиболее адекватно отражает предмет профессиональной деятельности сотрудников библиотек, органов информации, архивов, музеев, книжных магазинов и т. д. Этому способствовало внедрение в профессиональную деятельность компьютерной техники и машиночитаемых носителей информации.

С появлением работ Ю.Н. Столярова, Г.Н. Швецовой-Водкиной, С.Г.Кулешова, начинается качественно новый этап. Проблемы документоведения приобретают междисциплинарный характер, ими занимаются библиотеко- и библиографоведы, специалисты в области информатики, книговеды. В начале 1990-х годов ощущается необходимость в создании науки о документе либо комплекса научных документоведческих дисциплин.

Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особенное документоведение.

Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т. д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.

Теория документа (документология) - ядро документоведения. Она изучает общетеоретическую проблематику, связанную с понятийным аппаратом, функциональным анализом документов, изучением их характеристик как материальных объектов и зафиксированной в них информации, вопросы типологизации и классификации документов, их параметров и свойств, как средства коммуникации и элемента документных фондов.

3. Документ, его функции

Официальная формулировка понятия «документ» в законодательстве России определяется Федеральным законом № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

Документ -- материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой. Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции.

Общие функции документа:

Информационная -- определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

Коммуникативная -- документы являются средством обмена информации, и не только, а также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.

Социальная -- состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

Управленческая функция -- в ней документ выступает как средство управления деятельностью. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде. Поскольку процесс управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны. Ниже этот вопрос будет рассматриваться более детально.

Организационная функция -- документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений. К таким документам относятся: устав, должностная инструкция, положение…

Правовая -- документ может являться письменным доказательством и быть источником права. Заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия.

Общекультурная -- функция документа отражающая уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.

Историческая -- документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение.

1. Управленческий документ

«Управленческий документ - это сообщение, состоящее из содержательной части - текста (совокупность сведений о среде управления, для передачи которых сообщение создано) и справочной части, которая содержит сведения, объединенные в нормативно установленные реквизиты, обязательно включающие реквизит о заверке достоверности текста». Управленческий документ, как уже говорилось выше это, прежде всего инструмент, который выступает как средство управления деятельностью, и является основой служебной документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

а) организационно-правовая документация;

б) плановая документация;

в) распорядительная документация;

г) информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

д) отчетная документация;

е) документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

ж) финансовая документация;

з) документация по материально-техническому обеспечению;

и) договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Умение разрабатывать документы, соответствующие требованиям управления, является признаком высокого профессионализма служащих.

4. Назначение и признаки управленческого документа

Управленческий документ, как было уже сказано, имеет основное свое назначение -- регулирование деятельности общества в целом и отдельных предприятий, обеспечивающих реализацию поставленных задач. Это документы, идущие сверху вниз.

Назначение управленческого документа обеспечивать управление по вертикали.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. в создании документов. Документы необходимы для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей.

С точки зрения сферы действия управленческие документы делятся на следующие группы:

а) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан; акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями;

б) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации;

в)правовые акты, действующие в пределах отрасли;

г) правовые акты, действующие в рамках отдельных организаций или учреждений.

Юридическим основанием для разработки распорядительных документов может быть необходимость исполнения принятых законом нормативных актов. С точки зрения принятия решений управленческие документы делятся:

а) издаваемые в условиях коллегиальности;

б) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. В 1-м случае издаются постановления и решения, во 2-м -- приказы, указания, распоряжения.

Постановление -- вид документа, принятого коллегиально. Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представителями и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил. Основания для разработки постановления: законы РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиально и совещательными органами учреждения в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Оформляется как постановление.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующего на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В деятельности организации различают приказы:

1) по организационным вопросам. Издаются при создании, реорганизации, ликвидации, утверждения структуры и штатов;

2) по основной деятельности. Регламентируют порядок финансирования учреждения, материально техническое снабжение, научно-техническую политику и соц. вопросы;

3) по личному составу. Регулируют прием, перемещение, увольнение работников, взыскания, поощрения, отпуска.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Особенность: имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга лица.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его замом. Преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнением приказов, инструкций, данных вышестоящей организацией.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

а)должен быть составлен по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

б)должен издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;

в)документ всегда издается во исполнение норм права и не должен противоречить им.

Все управленческие документы по средствам фиксации можно подразделить на следующие группы:

а) письменные - документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;

б)графические - чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком. Поэтому они находят все большее применение в народном хозяйстве.

в)фотокинодокументы - разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной. В отличие от фотодокументов, дающих статическое представление об объекте или процессе, кинодокументы позволяют увидеть эти же самые объекты или процессы в их динамике.

г)фонодокументы - документы, которые в настоящее время широко применяются. К ним относится фонограмма - новое прогрессирующее средство фиксации.

Независимо от средств фиксации все документы по видам деятельности принято разделять на три большие группы.

1.Организационно - распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

Документы по финансово - расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово - расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию учреждений и предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура, и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, может быть различной.

По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные работниками данного учреждения, предприятия, и внешние, поступающие от других учреждений, предприятий и лиц.

По содержанию документы делят на простые, содержание которых посвящено одному вопросу, и сложные, содержание которых охватывает несколько вопросов.

По форме документы бывают: индивидуальные - содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка; трафаретные - часть документа отпечатана, а часть вписывается при составлении (документы такой формы увеличивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда); типовые, созданные для группы однородных предприятий, например, правила внутреннего трудового распорядка. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатают на множительных аппаратах или типографским способом. Многие из таких форм предварительно утверждаются вышестоящими организациями и являются обязательными.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные, требующие исполнения в определенный срок, установленный законом, инструкцией, приказом, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки - для телеграмм и три - пять дней - для корреспонденции.

По происхождению документы принято делить на служебные, затрагивающие интересы учреждения или предприятия, цеха, отдела, группы работников, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По назначению документы могут быть представлены в виде подлинников, копий, выписок, дубликатов.

Подлинник это документ, составленный в первый раз, подписанный и надлежащим образом оформленный.

Копия это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. При отправке подлинника предприятиям или отдельным лицам копию обязательно оставляют в делах предприятия - отправителя. Этот вид копий на практике получил название «отпуск». О выдаче копий делается отметка на подлиннике: «Копия верна».

Копии служебных документов, требующие особого удостоверения, а также копии документов личных имущественных и неимущественных прав граждан должны обязательно иметь подпись руководителя и печать предприятия.

Иногда для работы требуется выписка из определенных разделов подлинного документа. При оформлении выписки необходимо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

Предприятиям предоставлено право при утере владельцем подлинного документа, выдать ему дубликат (с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.

С точки зрения юридической силы, документы классифицируются на подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками учреждения или предприятия с соблюдением всех правил, и подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности. Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т.е. имеющими в данное время юридическую силу, и недействительными, т.е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истёк).

5. Свойства и функции управленческого документа

Свойства управленческих документов определяются компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческой деятельности на уровне управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации.

Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации, предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать Унифицированным системам документации УСД, требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания, инсруктирование и т.п. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издаются и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения и др.

Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Любой документ, в том числе и управленческий состоит из обязательных составляющих элементов - реквизитов, которые представляют собой словосочетания, необходимые для передачи элементарных информационных сообщений, дальнейшее расчленение которых невозможно без потери смысла.

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Все реквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. Однако надо помнить, что отдельные реквизиты в одном случае могут быть необязательными, а в другом - обязательными.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром. Ниже приводится максимальный перечень реквизитов. Использовать другие реквизиты, не включенные в данный перечень, не следует, но в конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа.

Формуляр для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

Формуляр - образец это модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей. Формат бумаги - А4: 210?297, А5: 148?210, А3: 420?257, А6: 150?148. Размеры полей: сверху не менее 20, снизу и справа не менее 10 (8), слева старый ГОСТ: 20, новый ГОСТ: 35. Конструкционная сетка - пересечение вертикальных и горизонтальных линий, расстояние между вертикальными - 2,6 мм, между горизонтальными - 4,25 мм. На А4 вертикальных линий - 69 (7), а горизонтальных - 65. Эта сетка наносится в зоне, ограниченной полями. Состоит из 3 зон: 1) заголовочная зона (в А4 занимает горизонтальных линий с 0 по 16); 2) содержательная или основная (с 16 по 58); 3) оформляющая (с 58 по 65). Первая зона делится на: 1) зона реквизитов (в левом верхнем углу); 2) зона кодирования (в правом верхнем углу).

При подготовке и оформлении управленческих документов используют следующие реквизиты:

01Государственный герб Российской Федерации;

02герб субъекта Российской Федерации;

03эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04код организации;

05основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07код формы документа;

08наименование организации;

09справочные данные об организации;

10наименование вида документа;

11дата документа;

12регистрационный номер документа;

13ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14место составления или издания документа;

15адресат;

16гриф утверждения документа;

17резолюция;

18заголовок к тексту;

19отметка о контроле;

20текст документа;

21отметка о наличии приложения;

22подпись;

23гриф согласования документа;

24визы согласования документа;

25оттиск печати;

26отметка о заверении копии;

27отметка об исполнителе;

28отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29отметка о поступлении документа в организацию;

30идентификатор электронной копии документа.

6. Проблемы управленческого документа и их решение

Документоведение как общая наука о документе, изучающая законы их составления и связи с деятельностью человека, является молодой наукой, находящейся в стадии преднауки. Поэтому она пока не имеет четко и полно определенной сущности, выражаемой в объекте, предмете и методах исследования, ее структуре, понятийном аппарате, а также в перечне проблем, подлежащих описанию, исследованию и решению.

Автор данной работы постарается систематизировать проблемы управленческой документации и предложить свои пути их решения.

Одной из основных проблем в управленческом документоведении можно считать проблему влияния управленческого документа на качество и эффективность управления. Особенно это актуально для России, где до сих пор носителем информации документа преимущественно является бумага.

Необычайно актуальной является проблема увеличения количества документов.

Среди объективных причин роста количества документов, связанных с естественным развитием и изменением состояния организаций, следует отметить следующие:

а)создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей и т.д.;

б)свойство документации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это характерно для материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное или некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению дополнительных документов: напоминаний, претензий и т.д.

Существует еще ряд проблем подмеченных автором данной работы, часто работники, связанные с созданием, обработкой управленческой документации не имеют понятия о стандартах этой самой документации. Недостаточное развитие электронных сетей, а при их наличие, не каждый сотрудник, связанный с производством управленческой документации умеет ими пользоваться, (да и компьютер зачастую служит как печатная машинка), что увеличивает время принятия решений. В таком случае документ на бумажном носителе «ходит по кабинетам» и принятие решения откладывается, что влияет на оперативность, гибкость управления. Экспоненциальный рост количества бумажных документов. Трудности поиска необходимых документов. По оценкам специалистов на поиск затрачивается до 30% рабочего времени сотрудников учреждения, при этом гарантия нахождения нужного документа отсутствует, до 10% документов теряются безвозвратно и создаются заново. Трудности поиска порождают проблему дублированности документов там, где это не является необходимым. Негибкая схема формирования и редактирования текстов документов. Большой срок между подготовкой документа и его публикацией. Трудность тиражирования документов (особенно это касается сложных в полиграфическом исполнении документов).

Средством решения проблем делопроизводства является использование компьютерных технологий, в частности, внедрение систем управления документами. Именно компьютерные системы способны управлять растущим объемом информации, они создают принципиально новую технологическую среду для эффективного управления документооборотом.

В настоящее время преимущественно действует следующий алгоритм принятия управленческого решения:

1.создается документ, в основном на бумажном носителе,

2.регистрируется в специальном журнале,

3.отдается на подпись должностному лицу, рассмотрение и утверждение проходит раз в 1-2 дня,

4.ознакомление с решением должностного лица,

5.работа документа.

Такой алгоритм принятия управленческого решения не лучшим образом сказывается на оперативности управления.

По мнению автора данной работы, снизить напряженность имеющихся проблем поможет автоматизация, как в организационном, так и в техническом смысле. Необходимо развивать глобальные, и локальные компьютерные сети в учреждениях и предприятиях.

Провести обучение персонала работы в электронных сетях. Проводить обучение и проверку знаний стандартов управленческой документации. Создание новых, совершенствование уже имеющихся программных продуктов с простым и понятным интерфейсом управления, для работы с документацией.

С введением электронного документооборота алгоритм принятия решения будет выглядеть примерно так:

1.создание электронного документа с одновременным сохранением, регистрацией в общей электронной базе данных и отправкой на электронный адрес должностного лица. документоведение управленческий документ

2.принятие решения и отправка на электронный адрес ответственному лицу для ознакомления с решением

3.работа документа.

При таком алгоритме принятия решений, прежде всего, увеличивается оперативность, гибкость управления, соблюдение стандартов управленческой документации происходит автоматически.

Повышается уровень безопасности при работе и хранении конфидициальной и не конфидициальной документации.

Заключение

Документ является одним из основных способов представления информации, документ является средством принятия управленческих решений, которые принимаются на основе сбора, обработки и анализа информации. Для эффективного использования этого средства необходимо обеспечить максимальную автоматизацию жизненного цикла документа с одновременным соблюдением требований безопасности информации.

Достоверность, актуальность, полнота информации, оперативность является важнейшим условием эффективности управления, залогом качества управленческих решений.

Проведенное исследование о природе и функциях управленческого документа позволило получить следующие результаты.

Управление в обществе представляет собой целенаправленный регламентированный процесс, определенный многочисленными документами, направленный на регулирование деятельности и общественных отношений различных общностей людей.

Результатом наблюдений автора стало выявление упущений в организации практической работы с документами, в органах государственной власти, учреждениях и предприятиях.

Список используемой литературы

1. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2003 - №2.

2. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.

3. ГОСТ Р 6.30-2003г. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003 г.

4. Делопроизводство в бухгалтерии (Конспект лекций). Автор: Гайфулина Н.П., редактор: Л.И. Александрова

5. Курс лекций, Преподаватель: Мигель И. Н., 35 стр. Организационно-распорядительные документы. ДГТУ

6. И. К. Корнеев, В. А. Машурцев Информационные технологии в управлении Издательство: Инфра-М 2001 г.

7. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления (в 3-х книгах). Книга 1. Управленческое документоведение. - Екатеринбург. УрАГС, 2002. (Серия «Документационное обеспечение управления»).

8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - К.: Т-во «Знание», КОО, 2000г.

9. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. 3-е изд. - Спб.: «Питер», - 2006. - 224с.

10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001.

11. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник.--4-е изд., испр. -- К.: о-во «Знания», КОО, 2003г.

12. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учеб. Для студ. - 3-е изд. - М.: Издательский центр «Академия», - 2005г. - 224с.

13. «Методика анализа регулятивных свойств управленческих документов», М.В. Самосудов «Акционерный вестник», №10, 2007 г.

14. «Деловые документы в примерах и образцах» М.Ю. Рогожин Москва МЦФЭР 2003г.

15. «Компьютерная подготовка управленческих документов» Часть1 учебное пособие для студентов, обучающихся по образовательной программе специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управление» Ю.Г. Кирюхин, Л.Р. Фионова Пенза 2005г.

16. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.

17. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. -- М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998 - 91с.

18. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 1991 - 271 с.

19. Юзвишин И.И. Основы информациологии. 2-е изд. М.: «Информациология», «Высшая школа», 2000г. 516 с.

20. Житенев В.Б. Проблемы реформирования государственной службы и ее кадрового аппарата // Проблемы кадрового обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления. Ижевск, УИГМС, 2002г.

Размещено на Allbest.ru