Организация труда

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация труда

План

1. Личное дело сотрудника. Учет кадров

2. Документирование внешнеэкономической деятельности. Виды внешних листов, правила их составления и оформления

3. Составить должностную инструкцию секретаря-референта

4. Составить кредитный договор

Список использованной литературы

1. Личное дело сотрудника. Учет кадров

Управление активами и персоналом предприятия - две неразделимые стороны управления бизнесом. Кадровая политика предпринимателя должна быть тесно связана с технической и инвестиционной. Иначе неизбежны либо неэффективное использование капиталовложений (нет кадров, способных освоить новую технику), либо утрата кадрового потенциала (способные и квалифицированные люди не находят на предприятии работу, соответствующую их запросам).

Управление персоналом начинается с выработки кадровой политики, учитывающей стратегические цели фирмы и условия формирования рынка труда. К числу этих условий относятся: Свободный выбор сферы приложения своих способностей (труд по найму, самостоятельный бизнес, учеба, домашний труд); конкуренция между работниками (за рабочие места с более высокой оплатой и лучшими условиями труда) и работодателями (за наиболее квалифицированных работников с наивысшей предельной производительностью); мобильность рабочей силы - профессиональная (определяется общим уровнем образования и подготовки) и территориальная (зависит от рынка жилья и ограничений в прописке); общий уровень занятости (для рыночной экономики необходим резерв трудоспособного населения, которое включается в производство лишь при определенных условиях труда и его оплаты); уровень оплаты труда, учитывающий прожиточный минимум.

Расстановка кадров - их рациональное распределение по подразделениям и рабочим местам с учетом интересов предприятия и самого работника. Она основана на периодической оценке (аттестации) каждого работника, контроле за адаптацией новичков, выявлении мотивов и причин текучести кадров, анализе удовлетворенности трудом по категориям персонала и подразделениям. Типовые схемы ротации (перемещений) персонала предусматривают не только вертикальное (на более высокую должность), но и горизонтальное движение. При этом новички обычно принимаются на менее квалифицированную и престижную работу, при успешном выполнении которой получают право пройти обучение и занять иное, требующее больших знаний и ответственности, рабочее место.

Ряд корпораций при аттестации и расстановке работников использует систему уровней, представленных в виде двухзначного числа. Первая цифра определяет тип выполняемой работы и систему оплаты (управляющие, специалисты, торговые агенты и т.д.), а вторая - статус работника (независимо от служебной категории), определяемый ежегодно по пятибалльной системе непосредственным руководителем (с согласия вышестоящего менеджера и самого подчиненного).

В ходе аттестации сообщается не только итоговая оценка, но и цели (приоритетные направления) работы на следующий год, рекомендации по повышению квалификации. При этом рядовой сотрудник может иметь более высокий статус в своей группе, чем его руководитель и не уступать последнему по уровню оплаты. Система уровней облегчает передвижение на другую работу, содействует сотрудничеству в коллективе.

Активная кадровая политика характерна для стабильно развивающихся фирм в наукоемких отраслях; Так, кадровый потенциал корпорации IBM, известной на мировом рынке вычислительной техники - 400 тыс. специалистов высокого класса, каждый из которых приравнивается к капиталовложению в 2-3 млн. долларов. На каждое место в IBM поступает не менее сотни заявлений, и даже к первому собеседованию допускаются лишь лица, успешно завершившие образование с безупречным послужным списком, обладающие личным обаянием. На их дальнейшее обучение и переподготовку тратится не менее 5% рабочего времени и свыше 30 тыс. долларов в год. При этом корпорация стремится гарантировать (как и ведущие фирмы Японии) пожизненную занятость (при готовности к многократной смене рабочего места).

Многие успешно развивающиеся компании в Украине также предъявляют к новым работникам такие необычные ранее требования, как аккуратность и дружелюбие в общении с клиентами, возраст до 30-35 лет, знание иностранных языков, не говоря уже об образовании, опыте работы, в том числе во внешнеторговых фирмах. Особое внимание обращается на корпоративную культуру.

Компенсаторная кадровая политика неизбежна при становлении или финансовых трудностях фирмы. Она ориентируется на максимальное использование уже сложившейся квалификации кадров и их переобучение лишь при освоении новой продукции и технологии. До половины персонала составляют временные работники, нанимаемые на несколько месяцев или по годовым контрактам. Их все чаще нанимают через посреднические конторы, получившие лицензии на коммерческую деятельность на рынке труда.

Подбор кадров - изучение их пригодности для выполнения функциональных обязанностей и заключение с отобранными кандидатами трудового договора. Этот процесс включает в себя профессиональную ориентацию молодежи на основе профессиограмм и индивидуального собеседования (в специальных центрах при службах занятости или на крупных предприятиях) и профессиональный отбор с помощью анализа соответствующих документов, тестов и испытаний (стажировки) на работе.

В современных условиях фирма обычно требует от кандидатов ксерокопии паспорта, трудовой книжки, документов об образовании, а также резюме, отражающие основные этапы биографии, образования и трудового стажа (служебной карьеры) с пояснением характера выполнявшейся работы, достигнутых успехов и места, на которое кандидат претендует. Для управляющего требуется личностная и деловая самохарактеристика с описанием основных черт характера, оценкой состояния здоровья и деловых планов.

Подбор кадров включает три этапа:

- предварительный отбор кандидатур на основании поданных документов;

- интервью с сотрудником отдела кадров (психологом);

- собеседование с потенциальным руководителем (бригадой).

В первую очередь набираются молодые, энергичные, образованные и надежные люди, заинтересованные в длительной, высокооплачиваемой и интересной работе, готовые к интенсивному труду и постоянному повышению квалификации.

Небольшие и средние фирмы прибегают к помощи независимых центров оценки персонала и кадрового маркетинга, которые прогнозируют появление новых профессий, этапы их распространения, определяют требования к кандидатам. До 15% рабочих с трудом осваивают профессии из-за их несоответствия психофизическим качествам и каждый третий из-за этого уходит с работы.

Для повышения своих шансов на рынке труда работник должен вести свой послужной список, осваивать запасные профессии, иностранные языки, быть готовым к смене рабочего места. Прежде чем открыть свое дело, следует накопить опыт в качестве ученика, стажера, рядового работника, управленца и т.д.

Обучение кадров включает: подготовку - первичное обучение и воспитание работников определенных профессий; переподготовку - обучение новым и смежным профессиям в связи с изменением условий производства и (или) трудового потенциала работника (например, в предпенсионный период); повышение квалификации - совершенствование знаний и профессиональных навыков в связи с освоением новой техники, технологии, организации производства, труда и управления.

В большинстве зарубежных фирм за обучение кадров отвечает и в нем участвует непосредственный руководитель. Все вновь принятые проходят подготовку в учебном центре фирмы, где пополняют знания и навыки, полученные в техническом училище или колледже. При сопоставимых сроках общего образования профессиональное составляет у рабочих 2-3 года. На заводах «Тоета» (Япония) рабочие ежегодно повышают квалификацию на курсах. В результате каждый из них может трудиться на любом станке в цехе, контролировать качество, в том числе на предшествующей операции, несколько раз в смену менять рабочее место. Рабочие вносят ежегодно в среднем до 70 рациональных предложений, участвуют вместе с мастером в нормировании труда.

Табели необходимы как для учета использования рабочего времени всех категорий работников, так и для контроля за соблюдением ими установленного режима работы , расчетов с ними по заработной плате и получении информации об отработанном времени. Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным на его ведение. Табель открывается 1-го числа каждого месяца и передается в бухгалтерию 2 раза в месяц:

- для корректировки суммы выплат за первую половину месяца (аванса);

- для расчета заработной платы за месяц.

Табельные номера устанавливаются на предприятии в целом по порядково-серийной системе, причем каждому производственному подразделению отводится своя серия номеров.

Оперативный учет явок работников и их пребывания на работе ведется в целом по предприятию или по каждому производственному подразделению в специальном табеле учета использования рабочего времени (форма №Т- 12 - предназначенная не только для учета использования рабочего времени, но и для расчета заработной платы, и форма №Т-13 только для учета рабочего времени).

В табель заносятся фамилии всех работников независимо от формы оплаты труда.

Табельный учет, то есть учет явок на работу и использования рабочего времени, может вестись двумя методами:

- методом сплошной регистрации - каждый день по каждому работнику отмечается отработанное и неотработанное время с указанием уважительных причин;

- методом отклонений - отмечается простои , неявки, сверхурочные и прочие отклонения от нормального режима работы, а отработанное время определяется только в конце месяца.

Так же табельный учет ведется с применением табельных марок (жетонов), карточным - при использовании контрольных часов; пропускным - путем сдачи и выдачи пропусков; с помощью контрольно-пропускных устройств и т.д. На многих предприятиях табельный учет передан непосредственно в производственные подразделения, что способствует укреплению дисциплины

Выбор метода ведения табельного учета обуславливается только удобством для предприятия.

Окончательно оформленный табель передается в бухгалтерию, где используется для расчета заработной платы работникам предприятия.

2. Документирование внешнеэкономической деятельности. Виды внешних листов, правила их составления и оформления

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. Служебные письмо - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержание писем: запросы, уведомления, приглашения, претензия, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. В письмах название вида документа не указывается.

На бланке указывается:

эмблема,

наименование предприятия,

почтовый адрес,

банковские реквизиты,

№ телефона, № факса, № и дата документа.

Бланки могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизита.

В продольном реквизите текст располагается вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. с равным удалением от левой и правой сторон документа.

Наиболее используемое угловое расположение, т.е. в левой верхней части листа. Угловое расположение имеет два вида: флаговое и центрованное. При флаговом расположении строчки бланка находятся от границы левого поля, правый край при этом не выравнивается. При центрованном - реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа, они находятся на равном удалении левого поля и от середины листа письма.

Все бланки писем должны иметь поля. Левое поле - 20 мм, верхнее не менее 10 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм.

Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А-4), отвечающий на вопрос « о чем?», указать адресат, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений ( если они есть).

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью: индекс, республика, край, область, город, улица, номер дома.

Заголовок (краткое содержание документа) составляется к любому документу, независимо от его назначения, и печатается перед текстом документа с левой стороны. Исключение составляют телеграммы, извещения. Заголовок должен быть максимально коротким, точным и начинаться с отглагольного существительного в предложном падеже.

На письмах, которые направляются в ответ на запросы учреждений, организаций и предприятий, слева (ниже даты и номера документа) делается ссылка на номер и дату письма, которое послужило основанием для ответа.

Если ответное письмо направляется нескольким адресатам, то после ссылки на номер и дату письма (основание) указывается, кто является автором запроса.

Текст письма излагается от первого лица единственного или множественного числа, или от третьего лица единственного числа. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

Датой документа является дата его регистрации.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному письму, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма.

Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.д. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей. Например - сопроводительное письмо, письма- приглашения, рекламное письмо, письмо-извещение, письмо- напоминание, гарантийное письмо и другие.

сотрудник учет кадры документирование

3. Составить должностную инструкцию секретаря-референта

Заявление о переводе на другую должность