Iнформаційні ресурси

18

Размещено на http://www.allbest.ru/

Iнформаційні ресурси

План

1. Дайте визначення поняттю «інформаційні ресурси» та визначте склад інформаційних ресурсів організації

2. Дайте визначення поняттю «інформаційне забезпечення». Назвіть складові інформаційної системи

3. Опишіть методику застосування системного підходу при управлінні системою. Назвіть та охарактеризуйте основні принципи системного підходу

Список використаної літератури

1. Дайте визначення поняттю «інформаційні ресурси» та визначте склад інформаційних ресурсів організації

Інформаційні ресурси є об'єктами відносин фізичних, юридичних осіб, держави. Вони складають інформаційні ресурси України і захищаються законом так само, як інші ресурси.

Правовий режим інформаційних ресурсів визначається нормами, що встановлюють, яким має бути порядок документування інформації, визначають право власності на окремі документи і окремі масиви документів в інформаційних системах, обґрунтовують категорію інформації за рівнем доступу до неї та порядок правового захисту інформації.

Документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси і воно здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, які відповідають за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку України. Документ, отриманий з автоматизованої інформатизаційної системи, отримує юридичну силу після його підписання посадовою особою в порядку, встановленому законодавством України.

Потрібно зазначити, що юридична сила документа, який зберігається, обробляється та передається за допомогою автоматизованих інформаційних та телекомунікаційних систем, може підтверджуватися електронним цифровим підписом, юридична сила якого, в свою чергу, визнається за наявності в автоматизованій інформаційній системі програмно-технічних засобів, що забезпечують ідентифікацію підпису і дотримання встановленого режиму їх використання. Право посвідчувати ідентичність електронного цифрового підпису здійснюється на основі ліцензії, порядок видачі якої визначається законодавством України.

Залежно від того, де знаходиться елемент складу майна - у власності громадян, органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій та суспільних об'єднань, - інформаційні ресурси діляться на державні та недержавні. Фізичні та юридичні особи є власниками тих документів та масивів документів, що створені за рахунок їх коштів, придбані ними на законних основах, отримані в порядку дарування чи спадку. Суб'єкти України є власниками інформаційних ресурсів, створених, придбаних, накопичених за рахунок засобів державного бюджету, бюджету суб'єктів України, а також отриманих шляхом інших, встановлених законом, засобів.

Власник інформаційних ресурсів, що має дані, які є державною таємницею, має право розпоряджатися цією власністю тільки з дозволу відповідних органів державної влади.

Суб'єкти, що репрезентують в обов'язковому порядку документовану інформацію в органи державної влади та організації, не втрачають своїх прав на ці документи та на використання інформації, яка міститься в них, що репрезентована юридичними особами, незалежно від їх організаційно-правової форми та форми власності, а також громадянами, документована інформація, формує інформаційні ресурси, які знаходяться в спільній власності держави та суб'єктів, що представляють цю інформацію. Інформаційні ресурси, які є власністю організації, заносяться в склад їх майна відповідно до цивільного законодавства України. Інформаційні ресурси, які є власністю держави, знаходяться у віданні органів державної влади та організацій відповідно до їх компетенції, підлягають обліку та захисту в складі державного майна. Інформаційні ресурси можуть бути товаром, за винятком випадків, передбачених законодавством України. Власник інформаційних ресурсів користується всіма правами, передбаченими законодавством України.

Громадяни, органи державної влади, органи місцевого самоврядування, організації та суспільні об'єднання повинні репрезентувати документовану інформацію органам та організаціям, що відповідають за формування та використання державних інформаційних ресурсів.

Порядок та умови обов'язкового подання документованої інформації доводяться до відома громадян та організацій.

Порядок обов'язкового подання інформації, що належить до державної таємниці та конфіденційної інформації, встановлюється та здійснюється відповідно до законодавства про ці категорії інформації.При реєстрації юридичних осіб реєстраційні органи забезпечують їх переліками документів, що подаються в обов'язковому порядку з адресами для подання. Перелік поданої в обов'язковому порядку документованої інформації додається до статуту кожної юридичної особи (положення про неї).

Незабезпечення реєстраційних органів, що реєструють юридичних осіб, переліком документів, які подаються в обов'язковому порядку з адресами для їх подання, не є основою для відмови в реєстрації. Посадові особи реєстраційних органів, винні в незабезпеченні реєстрованих юридичних осіб переліками документів, що подаються в обов'язковому порядку з адресами для їх подання, караються притягненням до дисциплінарної відповідальності, а також можливе звільнення з посади.Документи, що належать фізичним та юридичним особам, можуть включатися, за бажанням власника, в склад державних інформаційних ресурсів за правилами, встановленими для включення документів у відповідні інформаційні системи.

Інформаційні ресурси України є відкритими та загальнодоступними, за винятком документованої інформації, яка віднесена законом до категорії обмеженого доступу. Документована інформація з обмеженим доступом за умовами її правового режиму поділяється на інформацію, віднесену до державної.таємниці, та конфіденційну. Заборонено відносити до інформації з обмеженим доступом:

- законодавчі та інші нормативні акти, що встановлюють правовий статус органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій, суспільних об'єднань, а також права, свободи та обов'язки громадян, порядок їх реалізації;

- документи, що містять інформацію про надзвичайні ситуації; економічну, метеорологічну, демографічну, санітарно-епідемічну та іншу інформацію, необхідну для забезпечення безпечного функціонування населених пунктів, виробничих об'єктів, безпеки громадян та населення в цілому;

- документи, що містять інформацію про більшість органів державної влади та місцевого самоврядування; про використання бюджетних коштів та інших державних і місцевих ресурсів; про стан економіки та потреб населення, за винятком відомостей, віднесених до державної таємниці;

- документи, накопичені у відкритих фондах бібліотек та архівів, інформаційних системах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, суспільних об'єднань, організацій, які становлять суспільний інтерес чи необхідні для реалізації прав, свобод та обов'язків громадян.

Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Закону України "Про державну таємницю", а до конфіденційної- в порядку, встановленому законодавством України.Інформація про громадян (персональні дані). Переліки персональних даних, що включаються в склад державних інформаційних ресурсів, інформаційних ресурсів сумісного ведення, суб'єктів України, органів місцевого самоврядування, а також отримуваних та збираних недержавними організаціями, повинні бути закріпленими на рівні державного закону.

Персональні дані належать до категорії конфіденційної інформації.Не допускається збір, зберігання, використання та поширення інформації про особисте життя, а також тієї, яка порушує особисту чи сімейну таємницю,'"таємницю листування, телефонних переговорів, поштових, телеграфних та інших повідомлень фізичної особи без її згоди, за винятком наявності підстави судового рішення. Персональні дані не можуть бути використані з метою завдання майнової та моральної шкоди громадянам, труднощів в реалізації прав і свобод громадян України. Обмеження прав громадян України на основі використання інформації про соціальне походження, расову, національну, мовну, релігійну та партійну належність заборонено та карається відповідно до законодавства. Юридичні та фізичні особи, які, відповідно до своїх повноважень, володіють інформацією про громадян, отримують та використовують її, несуть відповідальність відповідно до законодавства України за порушення режиму захисту, обробки та порядку використання цієї інформації.

Неправомірність діяльності органів державної влади та організацій зі збору персональних даних може бути встановлена в судовому порядку на вимогу суб'єктів, що діють на основі законодавства про персональні дані.

2. Дайте визначення поняттю «інформаційне забезпечення». Назвіть складові інформаційної системи

Схема інформаційної системи

В АСУ можна виділити дві основні підсистеми:

Функціональну, що виконує функції, пов'язані з управлінням виробництва;

Забезпечуючу, що виконує власні процеси (математичне і програмне забезпечення).

Схема АСУ уособлює кібернетичну систему.

Трьохрівнева система управління

Обмін письмовою інформацією здійснюється в рамках фірми шляхом видання і поширення різного роду документів наказів, інструкцій, службових записок і т. п.

До складання документів необхідно підходити вельми ретельно, і насамперед з точки зору їх мети. У якості такого можуть виступати: інформування співробітників, надання на них необхідного управлінського впливу, інструктаж в зв'язку із здійсненням тієї або іншої роботи, контроль за її результатами, звіт про зробленого за певний період, повідомлення про які-небудь події і т.п.

Відповідно до мети створення документи можуть бути розпорядливими (наказ, вказівка); організаційними (положення, статут, інструкція, протокол); інформаційно-довідковими (довідка, доповідна або пояснювальна записка, акт, службовий лист, телеграма, - телефонограма, факсограма, командировочний посвідчення); особистими (автобіографія, заява, довіреність).

Іншою вимогою до документа є чітке визначення його змісту і об'єму. Об'єм документа звичайно пов'язаний з характером і інтерпретацією відомостей, що містяться в йому. Це можуть бути відібрані і класифіковані за тим або іншим принципом факти; обгрунтовані думки; висновки і рекомендації, спонукаючі людей (виконавців і керівників) до необхідних дій.

Вся інформація, що є в документі звичайно не включається, бо він не повинен бути дуже великим; при необхідності вона відбивається в додатку або запитується додатково. Самі питання освітлюються в тексті в порядку убування відносної важливості, а малозначні не включаються зовсім. У той же час документ повинен бути досить повним і містити всю основну інформацію, необхідну для розуміння суті проблеми. Спірних питань в документах звичайно стараються не зачіпати, або в крайньому випадку давати їх, як і роз'яснення в додатку

Наради і збори являють собою форму колективного обміну інформацією, що закінчується прийняттям конкретних рішень. Звичайно вони розрізнюються довкола учасників (на нараді присутні фахівці або зацікавлені особи; на зборах весь персонал організації або його представники); довкола проблем (що обговорюються на нарадах розглядаються конкретні поточні питання; на зборах більш загальні, що нагромадилися за певний період); метою (наради мають оперативний характер і покликані внести коректива в діяльність підприємства; на зборах передусім підводяться підсумки і визначаються плани на майбутнє і, звичайно, ефективність подібного роду заходів невелика: як вважають фахівці, вона не перевищує 10%, однією з основних причин чого є невміння переважної більшості людей працювати за допомогою цієї організаційної форми діяльності. Навряд чи знайдеться інший вигляд комунікацій, на здійснення якого тратилося б стільки часу і коштів, відволікалося б від повсякденних справ стільки людей, скільки для проведення зборів і нарад, тому існує в чималій мірі справедлива думка про те, що кращими з них є ті, які взагалі не треба провести. Але іноді, незважаючи ні на що, робити це все ж доцільно.

Зокрема, збори і нарада скликаються в тих випадках, коли треба зробити важливе повідомлення, яке може породити значну кількість питань, що вимагають негайного обговорення і уточнення на місці; коли треба добитися узгодженого розв'язання принципової проблеми, отримати схвалення тих або інших важливих і серйозних дій; проінструктувати групу людей по методах і процедурі виконання якоїсь важливої роботи; коли потрібно публічно викрити або спростувати якусь помилкову інформацію, слух. Але навіть і в цих випадках необхідно подумати, чи не краще ухвалити одноосібне рішення або обмінятися думками заочно, наприклад по телефону.

Підготовка зборів і нарад починається з розробки порядку денного, яка узгоджується з всіма учасниками, а потім уточнюється і коректується і в остаточному варіанті лунає їм перед початком заходу.

Коло учасників наради повинне бути максимально вузьким; запрошуються тільки ті люди, без яких зовсім не можна обійтися: співробітники, безпосередньо пов'язані з рішеннями, що приймаються, конкретні їх виконавці, фахівці у відповідній області, а також особи, що мають досвід дій в ситуації, з приводу якої скликається нарада.

Якщо кандидатів для присутності на нараді набирається дуже багато, краще запросити представників, оскільки захід може виявитися некерованим і не дати очікуваних результатів.

Нарада повинно починатися в точно призначений термін, що визначається часом, зручним більшості учасників (а не тільки керівництву!). Звичайно мова йде про другу половину дня, що зумовлено чисто практичним підходом: збуджені учасники навряд чи зможуть продовжувати нормальну роботу на своїх місць після бурхливих дебатів, і їх краще відразу ж відпустити додому.

Тривалість нарад, за винятком надзвичайних випадків, не повинна перевищувати двох годин, і це не випадкове. Психологи зазначили, що вже через 30 40 хвилин у людей спостерігаються ознаки ослаблення уваги; через 70 80 з'являється фізична втома; через 80 90 розвивається негативна активність розмови, заняття сторонніми справами; через 2 часи безперервної роботи її учасники готові піти на все, щоб швидше розійтися по будинках. Зрозуміло, що тут вже не до конструктивної плідної роботи.

При проведенні зборів і нарад необхідно суворо дотримуватися регламенту: захід починається в точно призначений термін без очікування що запізнюються, і якщо не трапляється непередбачених подій, повинне бути закінчене в передбачений час.

Зрозуміло, виробничі «оперативки», де відбувається «накачка» підлеглих, заслухання їх коротких повідомленні і інформування про прийняті «вгорі» рішення не вимагає такого жорсткого дотримання перерахованих вище умов, однак і тут необхідно берегти час і сили учасників.

Успіх будь-якої наради або зборів багато в чому залежить від вмілості його керівника. Останній, якщо мова не йде про «оперативку», зовсім не обов'язково повинен бути «босом», але неодмінно користуватися авторитетом і повагою що зібралися і особисто знати достоїнства і нестачі більшості присутніх.

Першим обов'язком керівника є психологічне розвантаження учасників заходу, виведення їх із звичайного рутинного стану і включення в активну роботу. Цього він досягає, створивши доброзичливу обстановку і налагодивши неформальні відносини, що дозволяє надалі забезпечити вільний обмін інформацією, повністю використати досвід, знання і компетенцію людей.

Ділова бесіда це форма обміну інформацією між двома або декількома особами у «вузькому колу». Від нарад і зборів вона відрізняється не тільки кількістю учасників, але і більш вільним характером, як відносно проблематики, так і наслідків: офіційні рішення по підсумках бесід приймаються не завжди, але при цьому для них створюється необхідний грунт (учасники отримують інформацію для роздумів, за якими можуть піти, а можуть і не піти відповідні дії).

Бесіди є необхідним складовим елементом таких управлінських процедур, як оформлення на роботу або звільнення співробітників; атестація працівників; прийом відвідувачів; консультування; ділові переговори; неофіційні зустрічі і

По характеру бесіди можуть бути офіційними і неофіційними, так званими «робітниками»; по спрямованості цільовими (переслідуючими конкретні задачі) і вільними (наприклад, ознайомлювальний); регламентованими, що тобто здійснюються за певними правилами і в наказаній послідовності (анкетування) і нерегламентованими, безсистемними (дружня розмова).

На відміну від інших форм обміну інформацією бесіди характеризуються високою мірою тісноти контактів, безпосередністю спілкування, обов'язковістю зворотного зв'язку. У результаті бесіди створюють сприятливі умови для розвитку неформальних, особистих відносин.

3. Опишіть методику застосування системного підходу при управлінні системою. Назвіть та охарактеризуйте основні принципи системного підходу

Після формулювання мети та вибору критерію оптимальності або доцільності здійснюється вибір конкретних факторів та умов, що від них залежатиме результат рішення. Обґрунтований відбір факторів є передумовою розробки науково обґрунтованого, а відтак і ефективного рішення. Модель аналізу системи- це, власне, і є схема розв'язання завдання, яке постало перед управлінням. Залежно від характеру завдання модель може бути простою або складною. Прості моделі часто бувають стандартними. Складні моделі рішення можуть (відповідно до ступеня формалізації) частково або повністю відповідати вимогам програмування.

Вибір моделі рішення та розробка програми розрахунків створюють основу для визначення складу необхідної інформації. Як модель рішення, так і інформація мають забезпечити можливість варіантних рішень.

Економічний аналіз у процесі прийняття управлінського рішення відіграє провідну роль. Отже, процес прийняття управлінського рішення має ітеративний характер, який дає змогу поліпшити модель або варіант рішення способом послідовних наближень. Так, після порівняння вибраної моделі з оригіналом системи може постати потреба у додатковій інформації, яка уможливить відповідне поліпшення моделі рішення. За негативного результату порівняння підготовленого варіанта рішення з іншими аспектами управління, із загальною метою та критеріями може постати потреба знову повернутися до аналізу варіантів розвитку системи.

З метою підвищення відповідальності за прийняття та здійснення рішення, а також створення передумов для ефективного контролю за його виконанням, рішення має бути документованим. Документація рішення оформляється з урахуванням чинних законодавчих та інших правових актів. Форма документування рішення залежить від його призначення, а зміст повинен відповідати таким вимогам: у документованому рішенні відображують мету, визначають засоби досягнення цієї мети у вигляді конкретних заходів, визначають очікувані результати, встановлюють строки виконання кожного заходу та називають конкретних осіб, які відповідають за реалізацію рішення.

Системний підхід до вивчення проблем управління дає змогу з'ясувати рівень їхньої складності, багатоаспектності та інформаційної забезпеченості. За рівнем кількісного співвідношення всіх взаємозв'язаних факторів проблеми управління поділяються на три групи.

Перша група - добре структуровані проблеми управління, коли взаємозв'язки між різними чинниками чітко з'ясовано та кількісно визначено.

Друга група - неструктуровані проблеми, коли найважливіші ресурси, ознаки й характеристики описано тільки якісно без кількісного їх визначення.

Третя група - слабко структуровані або змішані проблеми, коли частину взаємозв'язків виражено кількісно, іншу частину - якісно, а тому розв'язання проблеми потребує різних підходів.

Першу групу проблем розв'язують кількісними методами оптимізації, другу - евристичними методами (гр. heurisko - знаходжу, відкриваю), а третю - методами системного аналізу.

Системний аналіз є сукупністю наукових методів і практичних прийомів дослідження великих і складних проблем управління, методичним засобом реалізації системного підходу до управління. Схема процесу системного аналізу значно складніша за схему процесу прийняття управлінських рішень.

Перша стадія включає усвідомлення ситуації, виявлення головної проблеми, попереднє вивчення системи, формулювання цілей і визначення критеріїв.

Друга стадія - це структурний аналіз об'єкта та розробка концепції його розвитку, виявлення найчутливіших точок системи.

Третя стадія є основною - це розробка моделі та проведення аналізу.

На четвертій стадії здійснюється синтез системи на основі одержаних унаслідок аналізу даних.

Крім загальноекономічних методів у системному аналізі використовуються ще й такі: декомпозиція системи, діагностика системи, статистичне дослідження системи, метод "перехресних" порівнянь, експертні оцінки, імітаційне моделювання, аналіз чутливості рішень до різних факторів, агрегування змінних у комплексні фактори.

Системний підхід до вирішення управлінських проблем наочно виражено в розробці та реалізації цільових комплексних програм (ЦКП). ЦКП належить чільне місце в прийнятті довгострокових управлінських рішень на всіх рівнях управління. Не розглядаючи детально процесу програмування, назвемо три найважливіші характеристики ЦКП: наявність чіткої цільової установки; кількісне визначення ресурсів, необхідних для досягнення кожної цілі, з урахуванням обмеженості ресурсів; поділ генеральної програми на підпрограми.

Для глибшого підходу до масштабних рішень, які пов'язані з великими проектами, пропонується система "аналіз вигід і витрат". Канадські експерти секретаріату Ради скарбниці Канади підготували відповідний довідник. У ньому зазначається, що аналіз вигід і витрат є процедурою, за допомогою якої оцінюють доцільність програми чи проекту методом порівняння вигід і витрат. Довідник розкриває методи визначення пов'язаних з реалізацією проекта прямих і непрямих витрат і вигід, критерії їх порівнювання з урахуванням усіх чинників, що його ускладнюють.

Слід звернути увагу на пошуки нових технологій прийняття управлінських рішень. Розроблено методику рейтингового управління, яка, за визначенням авторів, є концепцією "прийняття рішень потенційними користувачами на основі використання рейтингів у процесі реалізації функцій управління". В основу цієї концепції покладено обчислення узагальненого рейтингу економічної системи за сукупністю показників її діяльності, а зміна рейтингу дає підстави для відповідних управлінських дій. Проте система рейтингового управління ще не мала практичного застосування, тому реально оцінити її перспективи поки що неможливо.

Вивчення різних способів прийняття управлінських рішень свідчить, що економічний аналіз займає суттєве місце в забезпеченні виконання чи не найважливішої вимоги до управлінських рішень - наукового обґрунтування варіантів таких рішень, досягнення максимальних економічних результатів за мінімальних витрат ресурсів.

Список використаної літератури

Вудкок М., Фрэнсис Д. Раскрепощенный менеджер. Для руководителя-практика: Пер. с англ. -- М.: "Дело", 1999. -- 320с.

Генкин Б.М. Основы управления персоналом; Учебник для вузов. -- М.: Высш. Шк., 2006. - 383с.

Курс инновационного менеджмента. -- К.: НИИ статистики, 2005. - 336с.

Ладанов И.Д. Практический менеджмент. -- М.: "Элник", 2003. -- 491с.

Словарь-справочник менеджера / Под ред. М.Г. Лапусты. - М.: ИНФРА, 2004. - 631с.

Кредісов А.І. Історія вчень менеджменту. - К., 2006. - 523с.

Панкин А.И. Основы практического менеджмента. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 288с. інформаційний ресурс документований інформація

Мочерний С. В. Економічна теорія: Посібник. -- К., 2001. -- С. 274.

Основы менеджмента: Учеб. пособие для вузов / Под ред. А. А. Радугина. -- М.: Центр, 1998. - 347с.

Костров, А.В. Основы информационного менеджмента: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 372с.

Інформаційні системи і технології в економіці: посібник / за ред. В.С. Пономаренко. - К.: Видавничий центр «Академія», 2002. - 417с.

Размещено на Allbest.ru